Trestegsmetoden när medarbetare har problem

En del av uppdraget som chef är att ge råd och därmed stötta och hjälpa sina medarbetare. Men, det är inte samma sak som att lösa deras problem åt dem och tyvärr är det en väldigt vanlig fälla att hamna i som chef. Så hur kan du som ledare göra då när en medarbetare har problem och kommer till dig för att få en lösning på det? Well, antingen kan du göra det enkelt för dig själv och bara ge ett svar eller fatta ett beslut åt dem. Eller så har du en mer coachande approach och hjälper medarbetaren att hjälpa sig själva, det kan ta lite mer tid inledningsvis men kommer att spara dig mycket tid i längden och göra dig mer umbärlig som ledare. Ett verktyg att använda sig av i det här läget har jag genom åren kommit att kalla för Trestegsmetoden, låt oss kolla närmare på hur du kan använda bossverktyget Trestegsmetoden när medarbetare har problem!

Trestegsmetoden när medarbetare har problem

Steg 1. Be medarbetaren sammanfatta problemet

Ofta kommer detta steg naturligt i och med att medarbetaren troligtvis börjar prata om situationen som har uppstått och här varierar det såklart från person hur sammanhängande detta är. Vissa vill kanske berätta alla detaljer i kronologisk ordning medan några kastar sig rakt in i berättelsens mitt och andra berättar knappt något alls. Att lyssna in detta och vara närvarande medan du gör det (oavsett hur medarbetaren delar informationen) är ett viktigt moment eftersom det ofta är ett sätt att bekräfta medarbetaren på. Men efter hen har gjort det och innan ni börjar prata om lösningar: be medarbetaren sammanfatta problemet.

Exempel på fraser en kan använda:

“Om du skulle sammanfatta problemet, hur skulle du formulera dig då?”

“Om du samlar ihop allt detta till en eller ett par meningar, vad skulle du säga då?”

Alternativt något i stil med…

“Summera det för mig…” med fortsättningar som:

“Vad handlar detta om?”

“Vad har hänt och var har det fått för konsekvenser?”

“Vad är det som behöver göras?”

Syftet med detta är 1. Du ska få en så klar bild som möjligt av vad problemet handlar om och 2. att få medarbetaren att samla ihop informationen och bli tydligare i sin kommunikation. Beroende på vem hen är som person kan du som chef behöva hjälpa till med följdfrågor ibland men se till att ni kan sammanfatta situationen/problematiken i en eller ett par meningar och att medarbetaren är den som är drivande i att göra det.

Steg 2: Fråga efter minst två eventuellt tre olika lösningsförslag

När ni enats om vad problemet består av är det dags att börja spåna åtgärder och ett sätt att göra det på är att be medarbetaren ta fram minst två, helst tre olika lösningsförslag som hen får presentera för dig. Detta kräver att medarbetaren har kompetensen som behövs och är inte alltid populärt men är i gengäld väldigt nyttigt. Är du konsekvent med detta som ledare kommer nämligen medarbetarna att börja göra detta redan när de kommer till för att berätta om problemet. Smidigt va?

Steg 3: Fråga medarbetaren vilken av lösningarna hen föredrar och motivera varför

Sista steget innebär såklart att hitta en lösning med avstamp i de olika alternativ som medarbetaren presenterat. Ibland händer det att du ser andra alternativ som medarbetaren inte gjort och då kan du återigen koppla på det coachande ledarskapet och börjar ställa följdfrågor för att lyfta fram ytterligare förslag. Var bara noga med att inte lyfta in egna lösningsförslag för att du gillar dina egna sätt att göra saker på bäst. Det finns ofta flera olika sätt att lösa situationer på och desto mer medarbetaren får äga lösningsalternativet desto bättre är det.

Ställ sedan frågan “vilken av lösningarna föredrar du och varför?” och lyssna in medarbetarens resonemang med ett öppet sinne. Genom att göra på detta sättet låter du medarbetaren få ta ansvar för situationen men du får också möjligheten att checka av hur genomtänkt det är. Förhoppningsvis kan ni sedan enas om att medarbetaren ska köra på det lösningsförslag som hen väljer - alternativt så berättar du vilket av alternativen som du föredrar att hen använder och motivera varför du tror det blir det bästa. Återigen, håll ditt ego utanför diskussionen. Ibland är det nämligen också bra att medarbetare får testa sig fram och göra om och göra rätt (förutsatt att det är säkert och funkar för verksamheten).

Gör du som chef det till en vana att börja använda Trestegsmetoden och vara konsekvent med det så kommer du att märka att dina medarbetare, förr eller senare, kommer att börja anpassa sin kommunikation när problem uppstår och både börja tänka och agera mer självständigt och självgående. Än mer och än fortare desto mer uppmuntrande och peppande du är som ledare under processen gång. Vad säger du som läser, kommer du testa på detta? Berätta gärna vad som hände!

Juni 2024

Juni! Sommaren kom med blandat väder men med en somrig guldkant på livet. Press har släppt och millimeter för millimeter har jag lyckats beta av saker jag vill få gjorda och njutit av att vara social och ha askul. Har varit något festligt nästan varje helg? Fantastiskt!

Känns konstigt att skriva att en haft en partymånad men två festligheter på en månad blir ju typ det med dagens mått mätt, haha!

Månadens teveserie:

Blev bara andra delen av Bridgerton och jag har redan glömt den? Minns bara att jag blev irriterad av den amerikanska övertydligheten i epilogen. Måste serieskapare ha som utgångspunkt att ingen kan förstå scener i sitt sammanhang eller, bevare oss alla, i sämsta fall låta en undra och lista ut något på egen hand?

Månadens musik:

Här hemma roar vi oss en del med att sjunga och, när andan faller på, modifiera barnvisor. Ett av resultaten av dessa flamsiga uttryck är en kombination av 10 siffror-visan (har ingen aning om vad den heter på riktigt) och en barnbok med små ramsor om varje siffra. Så numera har jag denna på huvudet för varje längd jag avverkar i simbassängen. Fördriver dessutom den andra halvan av längder med att komma på nya rim som sträcker sig ända upp till tjugo. Tur att en tillhör kategorin av lättroade människor va?

Månadens spel:

Har lyckats lira Sçythe flera gånger om online och bra har det varit! Tröttnar inte trots 380+ speltimmar på Steam.

Månadens godaste dryck:

Den havrecappo som drack på en inglasad veranda när regnet öste ner utanför? Förfestsbubblet? Kan inte bestämma mig så båda får kvala in på förstaplatsen.

Jag är Stockholmare i hjärtat men detta mina vänner är väl ändå bevis på hur förskånskad en blev under gymnasiet? Det är sannerligen en speciell miljö vi spenderade våra tonår i.

Månadens godaste mat:

Mycket god mat har det varit! Allt från sushi till grillat till en sinnessjukt bra lunch på Bruncheriet och en lunch på Eriksgården som krossade alla mina förväntningar. Sedan har jag också lyckats lära mig äta mer bönor och äntligen lyckats få till min svärmors omelett. Det tog bara några år övning och prövning innan det plötsligt lossnade och funkade.

Månadens sysselsättning:

Det har varit en riktigt rolig blandning mellan jobb, förskolebaciller och fest. Jag gör ju det sistnämnda extremt sällan men juni blev ovanligt intensivt på den fronten med kalas, reunion för gymnasiet och midsommar. Har badat flera gånger om och njutit av sommaren i största allmänhet. Jobbmässigt har det varit rätt intensivt eftersom vi varit sjuka så även om jag hann jobba ikapp en hel del av det jag tänkt mig var det trots allt en del som behövde skjutas på. Men annars har jag utbildat och haft ledarskapsrådgivning i olika former precis som vanligt.

Månadens höjdpunkter:

Få umgås med vänner, prata i kapp, hänga på Skånes djurpark, allt bus vår gulliga unge hittar på och lär sig, vara kreativ och bli stimulerad på jobbet! Solskenet, lugnet inombords, baden i vår lilla sjö och att jag har nått en träningsplatå som kommer tjäna som avstamp till nästa steg.

Månadens bottennapp:

Förutom att vara krassliga så var det tråkigaste att den skadade skatungen som vi hittade på vägen hem från förskolan inte klarade sig. Hade gärna sett att det slutade som en solskenshistoria men tyvärr inte den här gången.

Älskar att vi bor så nära sjön att en kan cykla ner om och ta ett dopp, ljuvligt!

Månadens oväntade:

Vet du, jag tror inte att det hände så mycket oväntat? Kanske att jag dansat bugg inte bara en utan två gånger på återföringsfesten där det spelades alldeles för mycket kasedans för min smak?

Månadens bästa beslut:

Att sova över på vårt gamla elevhem så jag och bästis från gymnasietiden kunde ägna nästan ett dygn åt att prata ikapp och ha roligt. Så jäkla fint att jag blir alldeles tårögd.

Månadens bästa inköp:

Har inte köpt något annat mer än mat i olika former med det är ju alltid en bra idé!

Månadens påminnelse:

Tar med mig allt socialt kul jag fått uppleva under månaden. Från fikor och bruncher med vettiga och roliga människor till småbarnshäng, party och soffmys.

Hade aldrig hört talas om Bruncheriet innan men tänker definitivt gå tillbaka vid tillfälle, galet så gott detta var.

Månadens anteckning:

Mest att-göra-listor allvarligt talat!

Månadens klädesplagg:

Klänningar för varför bära något annat när det är sommar och varmt?

Månadens bok:

Utsåg Du sköna nya värld som månadens klassiker mest för att M lånade den och så läste jag den under semestern men nä… Den var bara gammal, rasistisk och sunkig? Inte ens lite imponerad.

Den artikel jag är mest nöjd med den här månaden:

Denna till bredden fylld med tecken på att du är redo att bli chef - har haft den i bakhuvudet länge så det var gött att få ner den på pränt.

Vyn från terassen utanför mitt kontor är sitt grönaste och fylligaste jag.

Månaden i en mening:

Det här var kul, mycket och mycket kul!

Känslan nu när den är över?

Jag är inte redo för semester men ganska redo ändå.

Månadens nyhet?

Har knappt hunnit hänga med i nyhetsflödet de senaste veckorna tyvärr.

Vad händer framåt?

Nu, nu, nu är det dags för semester! Någon annan som kör på det nu i juli?

Årets tidigare månader: Januari, Februari, Mars, April, Maj

Lindra irritation som chef

Det har säkerligen hänt och lär hända igen - stunden när droppen rinner över och du blir riktigt irriterad, fast du är chef. Jag har ännu inte mött någon som är helt immun mot det och såklart finns det saker du kan göra för att lindra irritation som chef, både direkt när det händer och ur ett lite mer långsiktigt perspektiv!

Ingen är immun mot att förlora humöret ibland men när en jobbar som chef så kommer ditt humör att sätta tonen för medarbetarna och de du jobbar med. Det innebär inte att du måste vara glad jämt men du behöver vara medveten om din påverkansmakt och effekterna ditt humör får för andra. Bild: Niranjan _ Photographs on Unsplash

Inte bara av ondo

Innan vi går vidare vill jag också slå fast att det inte bara är av ondo att visa känslor som chef - inkluderat att bli irriterad, frustrerad eller arg. Det vara en del av att kommunicera tydligt så att medarbetare och kollegor kanske förstår allvaret i situationen eller ge dem en förståelse för var dina gränser går. Men, och det är ett stort men, det beror på hur din irritation pyser ut, varför du är irriterad och situationen ni befinner er i. Ett humörstyrt ledarskap leder sällan till en trygg och välmående arbetsmiljö - tvärtom - därför spelar det roll hur du beter dig på jobbet som chef.

Lindra irritation som chef

Ställ fler frågor först

Det är lätt hänt att anta saker eller dra förhastade slutsatser och att det leder till irritation i onödan. Så om du befinner dig i ett samtal där du märker att irritationen börja krypa i kroppen: testa att ställa fler frågor. Hur menar du? Vad innebär det? Förstår jag dig rätt om [XXX]?

Det kan hjälpa dig stävja irritationen och förhoppningsvis få bättre förståelse för vad den andra personen menar och vill. Ibland kan det leda till insikten att irritationen inte behövs alls, ibland till att den är berättigad och då har du ett bättre utgångsläge att formulera dig från.

Klassikerna: tre djupa andetag eller räkna till tio

Poängen med att ta några djupa andetag eller räkna till tio är att ge dig själv både fysisk och mental distans från det emotionella läget du befinner dig i och tre djupa andetag eller att räkna till tio är två klassiska alternativ eftersom de ofta fungerar. Här finns fler tips på tekniker för att ha emotionell distans som ledare alternativt om du kan ta en paus eller bensträckare från mötet? Gör det! Det viktigaste är inte vilken metod du använder, utan att den du använder fungerar så du kan kliva ur den värsta känsloloopen och börja hantera situationen.

Sätta ord på det

Att sätta ord på våra känslor brukar underlätta situationen eftersom du tar dina egna känslor på allvar och tar ansvar för dem. Och det behöver inte blir mer dramatiskt än att du säger något i stil med:

“Förlåt för att jag låter irriterad nu. Jag blir frustrerad när [XXX] och behöver att [XXX].”

En annan fördel är att vi då också hjälper omgivningen att tolka vad de ser i vårt kroppsspråk. Om vi inte gör det kommer personerna runt omkring troligtvis dra sina egna slutsatser - vilket kan landa i vilka slutsatser som helst och det är långtifrån alltid som de stämmer.

Se över ditt mående, din arbetsmiljö och livsstil

Kanske var det en isolerad händelse som triggade irritationen? Kanske är det dags att köra en intervention med dig själv eftersom kort stubin och dåligt humör är ett vanligt symptom på stress? Hur mår du? Är det mycket nu eller har det varit det ett tag? Hur står det till med pauserna och återhämtningen?

Om du arbetar och leder hållbart som chef minskar risken för att du tappar humöret eftersom du blir mer grundad i dig själv som ledare och människa men också att du får mer marginal över till att hantera de där sakerna som dyker upp på vägen i vardagen.

Om klaveret är trampat i

Skulle det vara så att irritationen ändå råka rinna över på alla håll och kanter? Ja, då är det bästa att äga det och ta ansvar för det. Erkänn att det inte blev bra, be om ursäkt, berätta vad du hade velat göra annorlunda. Kanske kan FASSTA-regeln vara till nytta, kanske behöver du använda en pysventil för att få ur dig resterna av irritationen så att du inte bär med dig dem vidare in i arbetsveckan.

Vad säger du? Har du något knep du brukar använda dig av när du blir irriterad på jobbet?

Välkomna tillbaka!

Hej och välkomna tillbaka till hörnet av internet där ledarskapssnacket aldrig tar slut. Har, som alltid, saknat att skriva här under sommarledigheten men precis som tidigare ledigheter har det varit jättenyttigt att vara ledig och logga ut från allt vad sociala medier heter. Tekniskt sett har jag redan jobbat en vecka (där halva första arbetsdagen hann gå innan jag behövde åka till förskolan och vabba resten av dagen, hehe) men jag passade på att jobba med olika strategifrågor, workshopa med mig själv och annat smått och gott som inte blev gjort före semestern. Ett grymt bra upplägg som jag ska komma i håg för framtiden faktiskt. Mer av det jobbet återstår men jag fick en fin start och är otroligt peppad på allt som kommer framåt.

Augusti är ju en av mina favoritmånader på året, så mycket sommar kvar att njuta av.

Vad händer nu då?

Den här veckan är det ett skönt tempo som råder, alltid något som händer men ingen stress någonstans. Ska bland annat:

• Jobbluncha

• Blogga, hurra!

• Spåna ämnen inför olika föreläsningsuppdrag

• Hänga med kollegor från Talarföreningen

• Sätta de sista detaljerna inför hösten kursstart av Become a Boss

• Rita vidare på ett projekt som jag påbörjade förra veckan

• Ha en kick off/halvårs konferens med mig själv och fortsätta tänka och arbeta framåt. Har så många olika saker i görningen att jag behöver vara smart kring vad som ska göras när för att hinna med allt

Sedan ska jag träna på med! Ett besök hos sjukgymnasten, ett pass på gymmet och ett pass i simhallen. Blir bra detta! Hur har du det där du är? Är du tillbaka i vardagen eller är det fortfarande semester som gäller?

Semesterdags

Hallå! Hur har du det? Var midsommar bra? Här var midsommaraftonen fantastiskt fin med god mat och gött sällskap. Detta åtföljdes dock av en förkyld miniboss som också lyckades smitta sin mormor och mamma så den här veckan började med den ohärliga kombinationen av vab och att själv vara sjuk. Och nej, det var inte ens i närheten av vad jag behövde – så kan vi väl säga, haha.

Jag hade nämligen, redan veckans ens började, en att-göra-lista som svällde över på alla kanter så dessa dagar har jag kört på:

1. Stenhård prioritering och bortprioritering

2. Effektiva jobbsjok med…

3. Ordentliga pauser

Den första punkten är tråkig när man vill göra allt men behövs. Tvåan är kul med bra musik i lurarna och när mycket ska sys i hop samtidigt. Trean är ett direkt måste för att kunna göra tvåan hållbart och kommer allvarligt talat rätt så naturligt för mig numera eftersom det är så välgörande. Mer pauser åt folket!

Igår kväll var det en riktigt trött och sliten småbarnsförälder som sakta, sakta cyklade ner till sjön men åh, så värdefull den stunden blev. Kände mig som pånyttfödd efter att ha guppat runt där en stund.

Är nog lite tidigt att säga än men jag tror nog schemat ska gå ihop ändå dessa dagar! Om än med lite kraftansträngning och ja, att vissa saker som jag hade velat göra nu flyttas till augusti-listan i stället.

Men med det så tänker jag att bloggen får gå på sommarlov redan nu och att jag inte får logga in här igen förrän den 12 augusti. Kommer bli svårt - saknar alltid att blogga och hänga här med er när jag är ledig. Men det är bra och det är välbehövligt. Jag vet det. Och även om vi inte lär får sova på nätterna bara för att det är semester så kommer det vara skönt med ett annat tempo ett par veckor så vi återhämtar oss lite efter vårens berg och dalbana. Jag hoppas du får en alldeles fantastisk sommar och att du kan unna dig både ledighet och djukdykningar inne i bloggarkivet här. Finns trots allt rätt mycket att läsa trots att jag inte skriver något nytt på ett par veckor, haha.

Ha det bäst så hörs vi i augusti igen!