Chefens årshjul - bli mer proaktiv som ledare

För dig som varit med här förr kommer det inte som en överraskning att jag förordar vikten att försöka arbeta både metodiskt och proaktivt som ledare. Inte i allt hela tiden men genom att ha en långsiktigt plan för din arbetsgrupp och hur du vill leda dem så kommer du att ge dig själv en bättre och mer hållbar arbetsmiljö. Och vem vill inte ha det? Här kan ett årshjul vara ett bra verktyg att använda sig av och jag tänkte att vi ska gå igenom hur du kan bygga ditt!

Chefsårshjulet hjälper oss som ledare att få en överblick över vad som komma skall vilket både gör oss mer förberedda och proaktiva i vår ledarroll som ofta är full nog av överraskningar. Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Chefens årshjul - bli mer proaktiv som ledare

Riktningen = dina mål, ditt syfte och arbetsgruppens behov av dig som ledare

Om du ska göra ditt egna årshjul blir resultatet i princip alltid bättre om du tar avstamp i din vardag och ditt specifika ledaruppdrag. Vilka mål ska du realisera med hjälp av ditt ledarskap? Varför är de viktiga för dig att nå? Och, vilka behov behöver du tillgodose hos arbetsgruppen respektive verksamheten? Det är tre stora frågor som du behöver börja med eftersom ditt årshjul ska hjälpa dig att nå målen som du har. De kommer att bidra med riktningen och vart det är du ska någonstans i ditt uppdrag.

Exempel på mål:

• Utveckla teamkänslan i gruppen, bli mer umbärlig som ledare med ökat engagemang hos medarbetarna

• Ökad tillväxt och bättre produktivitet samtidigt som välmåendet i gruppen ska vara högt

• Vidareutveckling och föryngring av både arbetet och arbetsmetoderna

Välj mål utifrån verksamhetens och gruppens och den utveckling du ser behövs och motivera dem för dig själv. Varför är de viktiga? Varför vill du nå dem? Vilken tidsrymd är rimlig att ha för denna ambition? Räcker ett år eller kommer det att behövas mer tid i anspråk?

Kartlägg dina ansvarsområden och arbetsuppgifter

När vi vet riktningen är det dags att titta på vad som görs och behöver göras:

• Vilka olika ansvarsområden har du?

• Vilka arbetsuppgifter ingår där?

• Varför gör du dessa olika saker?

• Hur brukar du göra dem?

• Finns det några särskilda intervaller, hålldatum eller deadlines som bara måste göras?

• Har verksamheten, gruppen du leder, du i ditt uppdrag eller du i ditt privatliv någon särskild hög/lågsäsong att ta hänsyn till?

• Hur ser dina förutsättningar ut under året? Om du exempelvis drabbas av säsongsdepression eller allvarlig pollenallergi kan det vara förutsättningar som ska tas i beaktning så du inte planerar in maximalt med saker då - förutsatt att du kan låta bli det.

• Finns det något från tidigare år som du kan behöva ha med i kommande årshjul?

Fyll sedan också syftet med de olika arbetsuppgifterna samt frekvensen för hur ofta eller när du behöver göra dem. Detta kommer troligen ge dig en rätt så samlad bild över vad du gör om dagarna! Det här kan också vara en lista som är bra att stämma av med din rollbeskrivning och som i förlängningen kan användas till kommande löneförhandling.

Fördelen med att göra sitt årshjul baserat på föregående år är att det blir verklighetsförankrad och sedan kan man ofta, med sina uppdateringar och justeringar, använda det som grund för nästa år. Bild: Kelly Sikkema on Unsplash

Chefsårshjulets uppbyggnad

Chefsårshjulet kan, och bör, såklart se olika ut beroende på vilket ledande roll du har, verksamheten du arbetar för och arbetsgruppen. Större organisationer har dessutom ofta riktlinjer och regler för hur ofta utvecklingssamtal, löneförhandlingar eller revisioner ska göras. Med det sagt rekommenderar jag att du baserar årshjulet utifrån följande områden:

Ekonomi

Här ingår allt ifrån budgetplanering, ekonomisk uppföljning, affärsutveckling och lönesamtal. Närvarorapportering och attestering av fakturor likaså. Kort och gott alla budgetdrivande eller påverkande aktiviteter som en som ledare ofta behöver ha löpande koll och uppföljning mot men också förbereda sig inför större moment som exempelvis budgetarbete. Märk upp viktiga datum under året och boka gärna in tider i kalendern när du ska arbeta med detta så att du inte kommer på det två dagar innan materialet ska lämnas in.

Arbetsmiljö

Som ledare har vi ett stort arbetsmiljöansvar och hur det sedan verkställs i praktiken kan se olika ut mellan organisationer och mellan chefsuppdrag så vilka aktiviteter du behöver göra känner du nog bäst - men se till att föra in dem i ditt årshjul. så att du får en överblick över dem.

Teamet

Även här kan en göra olika men jag brukar skilja på teamet som helhet och medarbetarna individuellt eftersom jag vill göra det tydligare vilka olika aktiviteter som gäller för hela gruppen och dess utveckling respektive de olika personerna som utgör gruppen. Deras behov kan nämligen se olika ut och då vill jag minska risken för att missa något. Gruppaktiviteter kan alltså vara allt från personalmöten och de dagliga avstämningarna till större konferenser och kick off:er.

Medarbetarna individuellt

Medarbetarsamtal har såklart en given plats här! Har inte din organisation en rutin och policy för hus ofta de ska hållas så rekommenderar forskningen att de genomförs två gånger per år för att ge så mycket värde som möjligt. När på året passar det verksamheten och ditt schema bäst att ha dem?

Övrig administration

Vissa av oss har, utöver ansvaret för områdena ovan, också andra administrativa sysslor. Leveransrapporter, projektplanering eller annat kul som utbildningsinsatser för dig och medarbetarna. Hur ofta och när behöver du göra detta? Genom att boka in tid för detta kommer du att säkerställa att du har tid för dem i din kalender och inte behöver göra dem utöver din ordinarie arbetstid.

Övriga aktiviteter

Har du sedan aktiviteter och uppgifter som inte passar in i någon av ovan nämnda kategorier? Ja, ge dem egna namn eller ha en dem som övriga aktiviteter. Är klokt att inte ha för många grupper bara eftersom det då ofta blir mer komplext och

Bonustips #1: Om du har möten som återkommer varje månad/kvartal/halvår - då kan det vara värt att prova att boka in dem för de kommande månaderna redan nu, gärna i form av fasta mötestider så slipper ni det extra administrativa arbetet med att hitta en ny mötestid som passar alla från gång till gång.

Bonustips #2: Ge varje aktivitetsområde i ditt årshjul en egen färg i kalendern! Då kommer du snabbt kunna se och känna igen de olika blocken.

Ett av mina ledord här i livet är “keep it simple” och därför brukar jag göra mitt årshjul rakt in i min kalender - vilket gör det överskådligt och en del av min vardag. Bild: Estée Janssens on Unsplash

Så gör du ditt eget chefsårshjul

Det finns flera olika betallösningar för att göra årshjul men om man inte har tillgång till sådana verktyg via sin arbetsgivare (eller vill pynta för det själv) funkar det minst lika bra att utgå från sin egen kalender oavsett om den är digital eller analog. Jag själv gör detta av en enkel anledning, jag vill inte lägga timmar på att göra mitt årshjul utan jag vill ha något som är snabbt och enkelt som möjligt. Ta bara fram årsvyn så att du ser alla månaderna framför dig och helst deras olika veckor och datum och börja skriva.

1: Vilka aktiviteter måste göras oavsett målet? När måste de vara gjorda med vilken marginal?

Jag försöker att alltid ha minst en, helt två, veckors marginal när jag planerar in saker och det av anledningen att jag kan bli sjuk eller få saker som trillar in som behöver prioriteras före. Är inte alltid det fungerar eller är möjligt men går det så underlättar det.

2. Vilka aktiviteter krävs för att du ska nå ditt/dina mål för året? När ska de göras?

Alla har vi arbetsuppgifter som är ett måste i vårt ledaruppdrag medan andra aktiviteter hänger mer ihop med målen vi har. Vad behöver du göra för att nå ditt mål och när behöver du göra vad? Genom att svara på de frågorna och sedan föra in detta i ditt årshjul kommer du att ha en mer genomtänkt plan vilket också ökar möjligheten till att du lyckas.

3. Skilj på “need to do” och “nice to do”

Det är lätt hänt när man sitter och planerar att allt känns lika viktigt och just därför brukar jag skilja på “need to do” och “nice to do” så att man har koll på vad som är måsten och vad som kan prioriteras bort om det behövs.

Genom att se på, planera in och skriva upp sitt arbetsår på det här sättet kommer du att bli mer proaktiv som ledare vilket troligtvis också ger dig mer utrymme till att hantera saker som dyker upp på vägen. Om vi vet vad som behöver göras under året blir vi dessutom tryggare och bättre i vår ledarroll. Fördelen med detta är också att vi ofta, med uppdateringar och justeringar, också kan kopiera föregående årshjul till det nya året så vi inte måste “uppfinna hjulet igen” (höhö).

Alltså! Chefsårshjulet kan låta massivt men det är så nyttigt att ha och att göra och om du använder dig av det kommer du att tacka mig för om ett år eller två för att ditt arbetsår blir mer överskådligt och proaktivt. Och eftersom denna text nu är evighetslång tänker jag mig att jag sätter punkt här. Har du några frågor, reflektioner eller tips att dela med dig av? Gör det i kommentarsfältet!

Lite av allt det goda

God morgon! Hur är läget idag? Med mig är det rofyllt efter en ljuvlig morgonpromenad, var knappt så att jag ville gå in för att äta frukost. Det är nästan provocerande bjärta gröna färger som omger oss nu, fåglarna sjunger ihärdigt och efter förra veckans regnskurar växer det så det knakar i trädgården. Solen värmer och snart börjar badsäsongen. Våren visar upp sig i sin fulla prakt alltså och jag får inte nog med att insupa den. Men ja, ett företag varken bygger eller driver sig självt så det är bara att kavla upp ärmarna och dra igång veckan. Slår dock två flugor i en smäll och sitter ute och jobbar så att jag får njuta så mycket som möjligt under tiden!

Fortsätter att vara lite seg i kroppen eftersom helgen också innehöll mycket träning i form av ridning och husarbete. Men det är okej! Har samtidigt återhämtat mig rejält genom att sova mycket, låta bli telefonen (och vara nästan helt utan sociala medier) och vara ute.

Lite av allt det goda

Den här veckan blir en härlig blandning av många olika saker. Ska luncha med företagskollegor på två av mina favoritlunchställen här i Höör, föreläsa analogt om hållbart ledarskap och ledarskap för entreprenörer och utbilda vidare inom projektledning och projektledarskap men också självledarskap digitalt. Plus, såklart, ha mentorssamtal och chefsrådgivning med de fantastiska (blivande) ledare som jag får hjälpa i deras vardag. Samtidigt finns det också gott om tid för att skriva och jobba med att skapa utbildningsmaterial så detta känns som den perfekta mixen av alla de arbetsuppgifter som jag gillar.

Kommer såklart vara några som är mindre roliga också men äsch, orka lägga mer energi på dem än att få dem överstökade? Så hey ho, let’s go och låt veckan börja! Har du något som du ser fram emot?

Det tuffar på

Hejsan! Hur mår du? Här är det bra tack. Mör av allt mitt tränande men jag har en fin känsla av att allt tuffar på.

Jag märker tydligt hur mycket bättre jag mår i kroppen generellt numera och även om jag på min morgonrunda häromdagen var trött kände jag mig samtidigt också mycket starkare än vad jag gjort innan. Skön känsla och det är kul hur min frisör också märker på mitt hår att jag mår allmänt bättre, haha.

Tillbakablick

Jag har typ bara suttit hemma i min egen bubbla hela veckan och det har (som vanligt) varit ett högt tempo men utan att kännas särskilt stressat. Jag matar av grej efter grej, uppdragen för hösten börjar ta form och jag har njutit av att vara lite isolerad - för det är prick det behövts. Tar igen det nästa vecka genom att vara megasocial då.

Veckans bästa

Känslan av att saker blir gjorda. Lättnaden för att bokföringssystemsprojektet rört sig framåt och även om det är långtifrån löst har jag äntligen fått svar på vad som gått galet och hur det kan ordna sig, vilken ångestladdad puck det är alltså. Ser så fram emot att få det projektet överstökat och klart. Har också haft jättefina mentorssamtal, fått klippt mig och gjort ett riktigt tufft ridpass. Är också glad över regnet som fallit här i Höör under veckan, små mängder men likväl behövdes det.

Den här fina lilla hästen och jag harvar vidare på dressyrbanan. Tycker ändå vi gör framsteg från veckan till vecka så ska bli kul att se var vi är om en månad eller två - för att inte tala om efter sommaren.

Veckans sämsta

Det får nog vara tröttheten och värken efter träningen som varit sämre än vanligt, inte på ett sätt att jag känner mig överansträngd men att jag utmanat mig känns!

Veckans utmaning

Definitivt träningen! Rider två gånger i veckan nu, ett tuffare pass och ett enklare så inte konstigt att det känns i kroppen. Men, vilken lyx det är att kunna göra det. Som jag har längtat efter detta och det känns såklart ännu bättre att få göra det när det är vår och varmt.

Chefen är också sugen på helg!

Framåtblick

Ska faktiskt jobba ett par timmar idag med en grej som jag inte hann med under veckan som inte kan skjutas framåt. Eller ja, kan och kan - men jag kommer att bli ledsen på mig själv om den inte blir gjord med lite marginal så bättre att göra det nu än att vänta. Men efter det väntar en ledig helg där jag ska påta i trädgården, rida och vara lagom social!

Veckans ledarskapstanke

Eftersom jag har preppat materialet för nästa veckas föreläsningar så har såklart tankarna snurrat en del kring de ämnen. Det mesta kring det här med ledarskapet som egen profession och hur ofta entreprenörer startar företag och väntas driva det utan någon som helst ledarskapsträning. Är inte det rätt bisarrt ändå? Precis som för förstagångsledare är detta sällan saker man bara vaknar upp och kan en morgon. Utbildning som innehåller både teori och praktik är A och O när det kommer till ledarskapsträning.

Men ja, det var nog det mesta! Berätta gärna, hur har du haft det under veckan?

Gör en telefonintervju #likeaboss

Jag fick frågan om jag skulle kunna dela några tips på hur man kan göra en telefonintervju - framförallt om man tillhör en av dem som avskyr att prata i telefon och därmed tycker det är ännu mer obekvämt att bli intervjuad över telefon. Och klart jag kan det! Här kommer ett par, stora som små, knep att använda dig av.

Att göra en intervju över telefon kan vara mer nervöst än att ses IRL men försök att hålla huvudet kallt och utstrålningen trygg och full av förtroende. Bild: Tetiana SHYSHKINA on Unsplash

Gör en telefonintervju #likeaboss

Förbered dig som om ni hade träffats

Det är kanske ingen nyhet men likväl kan ett viktigt steg för att lugna eventuella nerver vara att förbereda sig inför telefonintervjun som om ni hade träffats. Alltså, gå igenom annonsen: Vad är det som de söker? Varför är du en bra kandidat till det här jobbet? Vilka styrkor kan vara bra att du berättar om? Men också, vad vill du veta om dem?

Telefonintervjun inte bara är deras chans att se om de vill träffa dig IRL - det är också din möjlighet att se om du vill träffa dem och diskutera detta vidare. Förbered alltså 2-3 frågor som du har om jobbet eller arbetsgivaren och om de inte besvaras under intervjun, ställ dem.

Med det sagt är ofta telefonintervjuer ofta till för att ge ett första intryck med syftet att sålla bland kandidaterna till att träffa på intervju. Därför är det bra att du är preppad och tänker på…

Vad vill du ge för intryck?

För den som ogillar att prata i telefon kan det också vara nyttigt att på förhand tänka igenom vad du vill inge för intryck oavsett hur obekväm du än känner dig. Vill du vara lugn? Eftertänksam? Glad? Din utstrålning kommer att påverka samtalet mycket och om du kan ge ett tryggt intryck kommer det att öka dina chanser till att komma på intervju.

Le, le, le

Det finns en anledning till att det är ett gammalt knep att telefonförsäljare ska ha en spegel på sitt skrivbord och det är för att man ska påminna sig om att le hela tiden i samtalet. När vi ler påverkar vi samtalsklimatet positivt eftersom det märks hos mottagaren även om de inte ser dig. Det kommer också att innebära att du uppfattas som mer förtroendefull!

Klä dig snyggt och proffsigt

Även detta är ett klassiskt säljknep som också hjälper dig att bli mer professionell över telefon: klä dig på ett sätt som gör att du känner dig snygg och proffsig. Vad plaggen sedan består av spelar mindre roll - det viktiga är att också de kommer att stärka din utstrålning.

Läs mer: Frågorna att ställa på arbetsintervjun

Det kan kännas fånigt att gå runt och le även om man är nervös men det kommer att göra skillnad för den som du pratar med. Patricia Zavala on Unsplash

Preppa miljön omkring dig

Se till att du får vara ostörd i miljön för ditt samtal och ha ett glas vatten samt papper, penna och din kalender nära till hands. Det kan vara lättare hänt att bli distraherad av omvärlden när man pratar i telefon och därför är det snällt mot dig själv att avskärma dig och att använda headset om du kan. Dålig ljudmiljö eller störande bakgrundsljud kommer att påverka samtalet vare sig vi vill det eller inte och de andra praktiska detaljerna är för att du ska vara extra preppad.

Stå gärna

Här funkar vi alla olika men något som jag har märkt hjälper mig att göra bättre insatser över telefon är att stå upp eller vandra omkring. Rörelse hjälper oss ofta att bli mer kreativa och bidrar till en ökad energi i samtalet och ska därför det inte underskattas som knep.

Lyssna - tänk - svara

En sak som är bra över telefon är att det ofta blir mer naturligt att först lyssna på vad den andra säger, ta sig några sekunder för att tänka på sitt svar och sedan svara. Använd det för att lyssna aktivt på det som den som intervjuar dig berättar och frågar, vad är det som de vill veta om dig?

Andas

Eftersom den andra parten inte kan se dig under telefonintervjun kan du dra nytta av det genom att, diskret, blunda och dra ett djupt andetag då och då. Det kommer att hjälpa dig hålla nerverna i schack och hålla dig mer fokuserad!

Erkänn att du är lite nervös

Om du är nervös inför samtalet så kan det hjälpa att erkänna det. Typ när ni inleder samtalet och den som ringt dig frågar “hur mår du?”. Genom att svara i stil med “tack det är bra! Lite nervös inför detta men också glad över att vi kan prata” kan det avdramatisera situationen och om inte den du pratar med i det läget försöker att skapa ett tryggt samtalsklimat är det ett rötägg du har att göra med. Likaså om personen skulle hålla det emot dig, att vara nervös i en intervju är vanligt och normalt och det är deras jobb att bidra till en samtalsstämning som känns trygg och bekväm - gör de inte det vill du inte arbeta för/med dem.

OBS! Gå inte in på din skräck eller avsky inför att prata i telefon - det behöver inte de veta om.

Försök att komma ihåg frågan när du svarar

När man är nervös och inte heller ser personen som man pratar med är det lätt hänt att man börjar pladdra på så pass att man kanske glömmer bort vad frågan handlar om eller inte vet om ens svar besvarar frågan. Därför är det viktigt att försöka lyssna aktivt och sedan ha en riktning för ditt svar.

Ett knep kan vara att skriva ner frågan som de ställer medan de frågar den. Ett annat är att stämma av efter ditt svar “besvarade det dina fråga?” - det sistnämnda ska inte användas efter varje fråga men kan vara bra att använda om du känner att svaret blev långt eller att du har svårt att läsa av den du pratar med.

Oh ja, det var mina spontana tips på hur du kan gör en telefonintervju! Har du som läser några fler? Dela gärna med dig av dem!

Offlinehelg i bilder

Inte nog med att jag tidsinställde lördagens blogginlägg - jag loggade dessutom ut från Instagram och körde en offlinehelg hela lördagen och hela söndagen. Så! Gött! Det! Var!

På lördagen skulle vi egentligen åka iväg och köra DnD men jag var tyvärr fortfarande ur form efter veckan så fick bli att jag stannade hemma. Låg i sängen i princip hela dagen med båda katterna som sällis och spelade Fall Out 4.

Fast inte bara - var också ute en sväng och rensade upp, gödslade och sådde i odlingslådorna där vitlöken redan så det knakar. Nästa steg blir att byta ut markduken mot bågar så grejerna kan få växa ifred från grannkatter och andra marodörer. Men det var dagens enda vettiga dagsverke förutom spelandet då där jag, vid närmare eftertanke, ändå överlevde kärnvapenkrig och började leta efter kidnappare - rätt bra jobbat!

På kvällen blev det dock lite mer action när M upptäckte två sugna igelkottar utanför ytterdörren. Dålig bild pga skärmdumpade ett videoklipp av dem men vi var alla fyra väldigt fascinerande över detta. Tydligen så springer hannen runt honan, varv efter varv, medan hon fräser och morrar på honom tills hon släpper till och detta kan ta flera timmar eller natten lång. Vilket antingen måste tjatsexets lågvattenmärke eller en sann överbevisning av uthållighet och envishet? Naturen alltså… Vacker men också grym.

Söndagen inleddes med att maskrosrensrace och belöningen efteråt? Mer spel. Kan inte riktigt sluta och längtar redan till ikväll när jag får lira igen, hähä.

Efter lunch bar det av längre ut på landet och nu är Skåne som vackrast med alla blommande rapsfält. Målet var svärmors lilla gård där jag rastade häst medan resten av gänget grejade i trädgården.

Efter ridtur, poolhäng och ostfondue (jag) respektive springa ikapp med hästarna, vara upprörd för att man behövde vara inne medan jag red och sedan sola (Nisse) var vi trötta och nappade lite på kökssoffan. Skön avslutning på en utedag och helg som var härligt återhämtande!