Medarbetare utan driv

Läsarfråga:

Hejsan! Jag arbetar som chef för ett litet team på fyra personer inom ideell sektor och en av medarbetarna sticker ut på ett sätt som förvånar mig. Vi arbetar för en väldigt god sak och detta gör att medarbetarna överlag är väldigt engagerade, motiverade och kan jobba hur mycket som helst. Detsamma gäller för mig som chef och det vi gör känns väldigt meningsfullt även om det ibland också är jobbigt för att det alltid finns mer som man skulle kunna och borde göra. Förutom för en i teamet. Jag vet inte vad hen gör här förutom att komma till jobbet, göra så lite som möjligt men precis på gränsen till att underprestera. Personen har inget driv, inga idéer eller initiativförmåga och allvarligt talat både frustrerar och provocerar det mig. Alla frågor jag ställer svaras med “det spelar ingen roll”, “vet inte” eller “bryr mig inte”. Hur gör jag för att personen ska ta för sig mer på jobbet? Hjälp önskas!

Svar:

Tjenare! Såklart ska jag bidra med det jag kan. Du är inte den första, och troligtvis inte heller den sista att bli frustrerad när en själv är driven och vill mycket och andra inte är lika engagerade. Men här finns fler dimensioner än att medarbetaren gör “bare minimum” och vi behöver nog börja i den som är mest obekväm - nämligen dig själv.

Att vara chef kan innebära huvudvärk av många olika anledningar och dagens läsarfråga är kanske inte den vanligaste men likväl har jag mött den förut. Hur hanterar man en medarbetare som saknar driv och förmågan att ta initiativ? Bild: Prettysleepy from Pixabay

Hantera medarbetare utan driv

Nu känner inte jag dig än men utifrån både min professionella och personliga erfarenhet så kan jag säga att vi som är ambitiösa och engagerade på jobbet kan behöva och må bra av att justera våra förväntningar på andra i vår omvärld ibland. Såklart ska vi ställa krav på varandra och jag säger inte att du ska släppa alla förväntningar helt, men den kan vara nyttigt att se över vilka förväntningar har du på medarbetarna? Är de rimliga? Relevanta? Och, lever och leder du i enlighet med dessa förväntningar? Det blir sällan bra att ha höga krav på hur andra ska vara om man inte efterlever dem själv och man får än mer sällan genomslag för förväntningarna man har.

Med det sagt finns det en fråga som jag bedömer vara den mest viktiga här och det är:

Gör medarbetaren ett acceptabelt jobb?

Vi kan inte förvänta oss, av oss själva eller andra, att alla ska vara lika taggade, motiverade och engagerade jämt och vi kan inte heller tvinga fram driv (eller motivation) hos andra. Just därför behöver vi ta hänsyn till frågan: oavsett drivkraft och förmåga att ta initiativ - gör medarbetaren ett acceptabelt jobb?

Om ja

Om det är så att medarbetarens insats är godkänt - om än knappt och på grund av bristande engagemang - så kan vi som ledare behöva acceptera att så är fallet och vara nöjda med att jobbet blir gjort. Visst vore det frid och fröjd om medarbetare presterade mer än vad som står i anställningskontraktet eller alltid gör det där lilla extra men ibland behöver man som arbetsgivare också vara realistisk och syna sin organisation. Finns det incitament som lockar medarbetaren till att göra mer än vad hen fåt betalt för? Om inte, då är det svårt att kräva det hur önskvärt det än vore. Dock kan det vara på att vara uppmärksam på om läget förändras och medarbetaren börjar underprestera.

Om nej

Om medarbetaren däremot levererar sämre eller mindre än vad hen är anlitad att göra är det viktigt att följa upp det och vidta åtgärder. Först och främst med ett tydliggörande samtal för att fråga och uppmärksamma hen på att hens prestation inte räcker till eller är fullgod. Om förändring inte sker över så kanske det är så att medarbetaren är fel person på fel plats och därför bör se sig om efter annat eller erbjudas en annan roll.

Om -isch

Alla har vi bättre och sämre perioder i livet och även på jobbet så om det är så att medarbetaren befinner i gråzonen mellan att sköta sitt uppdrag och inte göra det skulle jag rekommendera hanteringen beroende på situationen. Vissa saker kanske man kan överseende med om det är en gång eller över kort tid men om det fortgår över tid kan de behöva hanteras.

Vad talar för att medarbetaren är oengagerad eller saknar driv? Det är viktigt att undersöka som chef för att karltägga situationen. Bild: Prettysleepy from Pixabay

Syna vad det är som stör

Till att börja med är det alltid bra att syna dig själv och varför medarbetaren utan driv provocerar dig så. Inte för att det är fel att bli provocerad för det kan vi alla bli - utan för att det kan finnas lärdomar i att undersöka varför detta retar dig. Vad i medarbetarens beteende triggar dig och hur påverkar det situationen?

Som ledare behöver vi dessutom kartlägga situationen i stort och några frågor som du kan utgå från här är exempelvis:

• Hur tar sig det dåliga engagemanget uttryck?

• Vad får medarbetarens beteende för effekter för gruppen? Stora? Få? Inga?

• Har ni pratat om detta förut och vad sades i så fall då?

• Är du säker på att det är just engagemanget som brister eller kan det vara något annat?

• Är medarbetaren medveten om hur du uppfattar hens retorik och beteende?

Anledningen till varför jag skriver de sista två frågorna är att jag har sett tidigare situationer där man som chef är frustrerad över liknande saker som du när det visade sig att medarbetaren var superengagerad men att det var deras olika kommunikationsstilarna som krockade egentligen.

Lägg dessutom till att det kan finnas massor med olika anledningar till att medarbetaren inte är engagerad. Exempelvis:

• Jobbet är ett medel - inte ett mål eller en del av hens identitet eller livsstil

• Hen går igenom en skilsmässa eller annan kris i privatlivet

• Hen har arbetat länge och är “trött” i sin yrkesroll

• Hen är vid ett ledarskap som ger order och inte vid att tänka själv eller ta initiativ (vilket kan innebära att medarbetaren behöver läras om till ditt mer coachande ledarskap)

• Hen bryr sig men visar det inte på ett sätt som du förstår eller uppfattar som chef

• Hen är både driven och ambitiös men använder de förmågorna någon annanstans än jobbet

Och så vidare, listan hade så klart kunnat göras än längre!

Nu då?

Syftet med de här tre stegen av analys är att ge dig en mer nyanserad bild av situationen vilket förhoppningsvis kan ge fler ledtrådar till hur situationen ska hanteras. Utfallet kan såklart vara en av flera olika varianter men om jag ska generalisera dem så skulle jag förutspå tre olika scenarios.

1. Du har för höga förväntningar och/eller tar medarbetarens ointresse för personligt och behöver arbeta med detta snarare än att hantera medarbetaren som provocerar

2. Du behöver prata med medarbetaren och adressera situationen för att skapa förståelse, medvetenhet och prata om vad hen kan göra annorlunda och bättre

3. Du kan behöva göra en kombination av dessa

Vilken väg som är din vet jag inte i skrivande stund men du är välkommen att höra av dig om du har några tankar, frågor eller vill diskutera detta vidare. Vill du ha än mer personlig chefsrådgivning om situationen är det bara att mejla clara@bossbloggen.se för att boka in en samtalstid. Ni andra som läser får jättegärna bidra med era tankar och perspektiv kring detta dilemma i kommentarsfältet!

Nystartskänsla

Tjenare! Hur är det hos dig idag? Med mig är det bra tack. Har en känsla av nystart i kroppen och vet egentligen inte varför men passar på att njuta av den, haha!

Förra veckans bakslag känns härligt avlägset nu och är peppad på att blicka och jobba framåt!

Vad händer i veckan?

Massor av saker i vanlig ordning! Varvar mentorssamtal med ledarskapsutbildningar, ska preppa utbildningsmaterial och det sista inför föreläsningarna jag ska köra nästa vecka om ledarskap för entreprenörer och hållbart ledarskap. Bokföringssystemet ska fixas vidare, ska såklart blogga, gå på föreläsning via Företagsmotorn och skriva för kund.

Vad händer inte?

Bra fråga, ska försöka låta bli att få psykbryt på dessa [infoga valfria svordomar] trips som har invaderat tornrummet igen. Blir tokig och börjar snart överväga att slänga ut alla växter - vilket vore synd eftersom vi har så många fina.

Vad ser du mest fram emot?

Morgondagens ridpass!

Veckans investeringar i välmåendet?

Det blir lite blandade insatser men ett frisörbesök, veckans massagetid, bada och att påta i trädgården står nog högst på listan.

Veckans utmaning?

Uppbådandet av tålamod inför bokföringsfixet. Vill verkligen bara få det överstökat!

Med det skrivet är det dags att dar igång dagen och därmed veckan. Hur ser dina planer ut?

Mellanmjölkssörja

Hejsan! Peppig rubrik va? Nä. Och vet du varför? Det är för att den här veckan verkligen har varit en enda lång och grynig mellanmjölkssörja och inget Instagram-filter i världen kan ta bort det faktumet, hahaha.

Vissa veckor är ju mindre spännande än andra och njä, den här veckan kommer jag se till att glömma undan fortare än fortast kvickt.

Tillbakablick

Alltså, det är väl egentligen inte värt att uppehålla sig för mycket vid det tråkiga. Måndagen fick bli en sjukdag och det spillde över på resten av veckan med. Har mest gått runt stressad, med ont och känt att ingenting har blivit hackat, malet eller fungerat särskilt bra. Som tur var har jobbinsatserna gått bra ändå och kursavslutningen i onsdags gick jättefint även om jag som vanligt blev lite vemodig av avslut.

Veckans bästa

Att få se framstegen som görs under utbildningarna jag gör över lite längre tid, min man och fredagen som faktiskt blev en bättre dag där mycket av det som låg och skavde i bakhuvudet tidigare i veckan. Men också att jag fick hänga med M’s fina systerdotter i tisdags och rida i onsdags!

Stod upp och jobbade en dag i veckan och som ni ser var chefen allt annat än nöjd med det!

Veckans sämsta

Det säger sig själv tänker jag…

Veckans utmaning

Är alltid utmanande när ens behov krockar med att-göra-listan men jag har gjort mitt bästa för att respektera och balansera dem två så mycket som möjligt.

Den här lilla pärlan var som vanligt en stjärna på ridbanan i veckan, ser redan fram emot nästa pass.

Framåtblick

Vet du vad? Nu när jag skriver detta är det faktiskt fredag för att jag för en gångs skull bestämt mig för att tidsinställa det här inlägget och ge mig själv två dagar helg (annars brukar det bli 1,5 dag). Jag tänker logga ut från sociala medier, påta i trädgården, sova middag, umgås och slappa allt jag kan.

Med det sagt: dags för helg! Berätta gärna, hur mår du? Hur har du det?

Månadslista: April

Klivet in i sköna maj innebär såklart att vi ska kika tillbaka på april månad. Vad hände egentligen? Pratade med en kompis igår och vi konstaterade att april gick alldeles för fort. Att det var mitten på april hade räckt lagom nu but no, nu är vi här i vårens fulla blom.

April var en rolig månad med mycket kul som hände!

Månadens teveserie:

Såg för första gången i mitt liv Veronica Mars och ja, jag fattar varför den fått kultstatus genom åren. Var ju till och med så att jag kände igen en massa skådisar som var med i sin ungdoms dagar i den och även om det blev lite dryg i perioder så måste jag säga att den hade sin charm.

Månadens musik:

Gjorde en musikalisk återupptäckt faktiskt. Under en fika på ett café spelades en låt från The Cranberries Ode to my family-platta och jag slängdes tillbaka in i mina tidiga tonår när jag lyssnade på den skivan mest jämt. Så den fick återigen bli min följeslagare under ett par veckors tid. Melankoliskt, vackert och nostalgiskt!

Månadens podd:

Har tagit igen den tidigare poddbristen med råge om än bara med en podd. Tack vare ett tips från en kompis så började M lyssna på Krigshistoriepodden och ja, nu har jag själv fallit ned i den kaninhålet. Blir i alla fall ett par avsnitt per vecka och jag tycker den är så intressant. Grabbig? Ja. MÖP:ig? Definitivt! Lärorik ändå? Absolut! Kan inte riktigt sluta lyssna på den och bäst gillar jag (surprise!) när de pratar om ledarskap, olika militära strategier och organisering.

Det har verkligen varit aprilväder i år. Dagen som jag skulle fixa mitt pass var det hagelstorm och snöblandat regn. Precis vad man önskar inför ett ett passfoto!

Månadens godaste dryck:

Alltså, att grilla och dricka GT i kvällssolen efter en ledig dag är en sjukt najs kombo och M’s gör dessutom en helt fantastiskt GT så den får toppa listan den här månaden.

Månadens godaste mat:

Grillsäsongen är nu inledd med besked, äntligen! Jag älskar att grilla och ser fram emot att träna ännu mer på detta i år och se vad jag kan lära mig för nytt.

Månadens sysselsättning:

Utbilda, utbilda, utbilda! På sätt och vis gör jag såklart det hela tiden men de senaste veckorna har det varit extra mycket arbetstid som vigts åt att leda olika kurser. Har varit väldigt roligt, framförallt för att jag har sett väldigt fina framsteg hos utbildningsdeltagarna och att få följa andras ledarskapsresor är awesome.

Två ridturer har det blivit den här månaden med - en frekvens som jag hoppas kan trappas upp nu under våren.

Månadens bästa:

Allt kompishäng! Att jag börjat rida igen! Det tar jag med mig allra mest från april. Fick umgås med vänner som jag saknat så mycket att jag var helt gråtmild före, under och efter vi sågs för att jag saknat dem så mycket under pandemin. Och ridningen skrev jag ju om här.

Månadens sämsta:

Strulet med att byta bokföringssystem. Jag överdriver tyvärr inte när jag säger att det snart har tagit fyra arbetsdagar totalt i anspråk att få till det (och nu måste delar av det göras om) och det var inget som jag egentligen har haft marginal eller tid över till. Men bra blir det ändå! Så bra att det nya bokföringssystemet får kvalas in som…

Månadens bästa beslut:

För ja, trots allt meckande och pysslande så är jag så glad och tacksam över att jag bytte bokföringssystem. Det må vara mycket jobb nu men så mycket enklare och bättre det kommer att bli sen!

Har dessutom varit galet social med andra företagskollegor den här månaden. Både roligt och lyxigt! Här på utbildningsdagen för Företagsmotorn.

Månadens bästa inköp:

Ett par plagg från Tradera som verkligen förgyllde min garderob. För knappt några pengar alls dessutom! Får visa upp dem framöver för er.

Månadens anteckning:

All these notes and no where to put them! Har kladdat så mycket och har så många idéer som jag vill skriva om här i bloggen men när mer än 60 procent av min arbetsvecka består av utbildningar och det dessutom är mycket på andra fronter blir tyvärr bloggen lidande. Men de finns ju kvar så jag hoppas det får se dagens ljus framöver!

Månadens klädesplagg:

När jag äntligen fick träffa efterlängtade vänner i april så skämdes jag dessutom bort med underbara presenter varav en av dem var den vackert röda ponchon nedan. Så vacker i perfekt roströd nyans!

Hur fin är den inte? Ska försöka fixa en bättre bild men detta kommer tveklöst att bli en klassiker i min garderob.

Månadens film:

Tveklöst Röd som vi rent utav sett två gånger, först själva och sedan med syskonbarn. Så fin skildring av pre-teens och hur det kan vara när känslorna är lite all over.

Månadens bok:

Har läst en hel del och bäst var Sexteen ways to defend a walled city. Gillade den skarpt! Dels var den väldigt trevligt skriven med en tonalitet som jag uppskattade mycket. Sedan var den också intressant eftersom jag kunde se flera olika ledarskapsläxor i den. Hoppas på att kunna få ihop det i en artikeln framöver!

Den artikel jag är mest nöjd med den här månaden:

Den här om mina första fem år som företagare! Inte för att den i sig är något mästerverk men för att den representerar en otroligt viktig milstolpe för mig och min bolagsresa.

Månaden som gick med en mening:

Social och varierande med mycket spänning och jobb!

Med det skrivet ser jag fram emot vad maj har att erbjuda och vad som komma skall framöver. Hur var din april månad?

FASSTA-regeln, en modell för när du gör fel som chef

En tråkig sanning är att alla ledare gör fel ibland - det är ofrånkomligt hur mycket en än försöker att undvika det. Och jag har ännu inte mött någon som helhjärtat och alltid gillar det. Jag gör det definitivt inte men likväl är detta något vi behöver förhålla oss till eftersom missar och fel kommer att hända förr eller senare. Sedan är vi såklart alla olika. Vissa borstar av sig misstagen de gör som om det vore vatten på en gås medan andra ältar sina missar desto mer. Jag hör till den senare kategorin och jobbar därför väldigt aktivt med att hantera detta genom olika mentala tekniker och en av dem är FASSTA-regeln. Ett eget påfund som jan kan rekommendera att du provar om du någon gång gör fel som ledare och undrar hur du ska kunna hantera situationen på ett bra sätt.

Vi är alla olika och en del har lättare att hantera missar och fel som man gör än andra. Men jag har ännu inte mött personen som genuint gillar att göra fel eller aldrig gör några. Bild: Tyler Nix on Unsplash

FASSTA-regeln, en modell för när du gör fel som chef

FASSTA-regeln är såklart en akronym som vi kommer att gå igenom stegvis nedan. För mig fungerar den som en lathund som jag har med i bakhuvudet och påminner mig själv om vad jag behöver göra när fel och misstag drar igång känslosvall och kval. Den fungerar inte felfritt eller av sig själv men genom att gå igenom den steg för steg upplever jag att jag blir mer rationell och hanterar situationer på jobbet bättre.

F = Förstå situationen

Det första vi som ledare behöver göra när fel eller misstag uppdagas är att försöka förstå situationen. Ställ frågor och försök se saken ur flera olika perspektiv. Här är det viktigt att du både försöker se situationen både ur din egen vinkel men också andras. Jobbigt? Ja, det kan det vara. Värdefullt? Absolut eftersom vi kan lära oss mycket på vägen. Vår egna upplevelse är sällan den enda och därför är det ofta nyttigt att så sakligt och neutralt som möjligt försöka kartlägga situationen. Vad gick fel? Hur påverkade den dig? Hur påverkade den andra?

A = Ansvar

Att ta ansvar för saker som händer är en av de tråkiga nödvändigheterna med ledarskapsrollen. Samtidigt - om inte vi axlar ansvaret för de missar vi gör och erkänner dem högt - hur ska vi kunna förvänta oss att andra ska göra det? Alltså, ta ansvar för de saker som du bör och behöver ta ansvar för. No more, no less. Vi måste inte bära skuld som inte är vår men samtidigt är vi anlitade och får betalt för att vara ansvariga.

S = Säg förlåt

Förlåt. Detta lilla, betydelsefulla men ibland ack så svåra ord. Som ledare får våra ursäkter en viktig betydelse och om vi har något att be om ursäkt för är det viktigt att göra det. För de som får ursäkten men också för oss själva som en del av att ta ansvar för situationen. Underskatta inte styrkan som ett förlåt kan innebära. Genuint menad har den ett signalvärde som innebär att vi tar personerna i vår omgivning på allvar och det är en del av att visa att vi tar ansvar för våra handlingar.

S = Svär av dig

Vikten av att svära av sig och ventilera ska inte underskattas. Både för att det hjälper oss att bearbeta situationen men också för att få den ur systemet så de till att du har en, gärna flera, trygga personer som inte jobbar på samma ställe som du som kan agera som pysventiler. Om det sedan är din partner, en vän, familjemedlem, mentor eller annan rådgivare spelar mindre roll - det viktigaste är att du kan få sätta ord på situationen och muttra om den utan att bli dömd och att det är en person som du har tillit och förtroende till. Att svära av dig kommer troligtvis också hjälpa dig se saken lite tydligare.

T = Ta lärpengarna

När vi väl har synat det som hänt och fått avhandla det som skaver, svider och/eller stör är det dags att fråga sig: Vad har jag lärt mig av detta? Vad tar jag med mig från denna upplevelse? Vad ska jag låta bli att göra igen? Vad ska jag göra annorlunda nästa gång?

A = Avancera vidare

Jag vet inte hur du funkar - men jag är definitivt en ältare som, om jag skulle vilja, säkert skulle kunna plocka fram alla misstag jag gjort sedan nittiotalet ur minnet om jag försökte. Men eftersom det knappast är konstruktivt försöker jag i stället fokusera på lärdomarna jag får, mentalt packa ner missen i en låda som jag förvarar på ett eget ställe i skallen och sedan gå vidare. Att älta som en del av bearbetningen är en sak, men annars är det bättre att fortsätta framåt snarare än att fastna i backspegeln.

Jag hoppas att detta metod kan vara till nytta för dig framöver! Mig har den klart hjälpt genom åren i alla fall. Dela gärna med dig! Hur ser din relation till att göra fel ut?