Konsten att leda sig själv

Läsarfrågan:

Hej! Jag har en fråga som jag hoppas du kan hjälpa mig med. Har jobbat hemifrån sedan pandemin började och det är okej men jag skulle behöva lite tips kring det här med att leda sig själv. Blir ofta antingen eller, antingen jobbar jag övereffektivt utan några ordentliga pauser eller tvärtom kommer jag knappt igång. Har du något tips eller råd? Tänker att detta måste vara aktuellt för både de som mig är anställda och företagare. Tacksam för svar och tack för en intressant blogg!

S.

Svar:

Tack för att du hör av dig med din fråga! En kan tycka att det borde vara enklare att leda sig själv än andra eftersom man har sig själv nära till hands men nja, ibland är det tyvärr inte alltid så lätt.

Att leda sig själv innebär även att man behöver vara den som “get shit done” utan att driva sig själv in i väggen. Bild: Minh Pham on Unsplash

Konsten att leda sig själv

Det är några saker som står ut i ditt meddelande även om det är kort och min första tanke är att det låter som att du skulle behöva ta på dig din chefshatt och axla ditt ansvar som chef för dig själv. Även som anställda behöver vi ofta i dagens arbetsliv kunna leda oss själva, det har de senaste åren av gränslöst arbete visat och än mer nu under pandemin. Något som innebär att du har ansvar för din egen arbetsmiljö och vilket arbetsklimat som du har på hemmakontoret. Hur vill du ha det där?

Vad är det du vill förändra?

En annan fråga som jag tänker på är att du behöver konkretisera vad det är för förändring som du behöver göra egentligen. Handlar det om ditt arbetssätt eller självledarskap? Genom att göra det kommer det bli lättare för dig att se vad det är du behöver göra annorlunda. Fortsätter du som du gör nu? Ja, då är det troligt att du kommer stanna i samma läge som du är i nu.

Alltså, rannsaka dig själv och sättet du jobbar på. identifiera vad du skulle vilja eller behöva göra annorlunda. Börja förändra det.

Utgå från dig själv

Om du bortse från normer och hur det brukar gå till: hur hade du velat organisera din arbetsdag? Jag är väl medveten om att alla inte kan styra sitt eget schema om dagarna men om du kan göra det, helt eller delvis, se till att ta makten över din kalender. Genom att utgå utifrån dina behov och det du mår bra av kommer du också att prestera bättre.

Själv ställer jag exempelvis aldrig väckarklockan på morgonen om jag inte har en tid att passa eftersom mitt välmående blir SÅ mycket bättre när jag får sova tills jag vaknar. Då jobbar jag bättre, snabbare och mer fokuserat under dagen.

Vad är din hållbara takt?

Att ha en hållbar takt innebär att ha ett arbetstempo som är rimligt och tillåter att du har bra dagar där du presterar bättre och andra när det går sämre. Att förvänta oss att vi kan, och ska, prestera maximalt alla arbetsdagar varje vecka är varken rimligt eller hållbart i längden. Tvärtom ska du ha energi kvar i kroppen när du stänger för dagen, kanske inte alla dagar men de flesta av dem.

Något som ingår i att jobba hållbart är också att ha pauser. Du kommer inte att kunna leverera bra resultat över tid om du inte ger dig sjysta förutsättningar i form av mat, sömn, motion och återhämtning.

Vilken takt som du sedan vill och kan hålla, det beror på dig, vem du är och vilken situation som du är i. Jag håller exempelvis ett rätt så högt tempo i mitt arbetsliv samtidigt som jag jobbar hållbart eftersom jag har tränat upp mitt mentala ledarskap, sällan jobbar övertid och i och av princip nästan alltid har lediga kvällar och helger.

Sluta jobba “övereffektivt” utan pauser och försök istället hitta din hållbara takt. Det kan ta lite tid innan man lyckas men det är det värt.

Jag hoppas att dessa tankar kan tjäna som svar på sin fråga. Hojta gärna till om det är något som du vill att jag utvecklar något vidare! Har du som läser några tankar som du vill dela om det här med att leda sig själv? Är det lätt, svårt eller blandat? Dela gärna med dig!

Leda på distans när alla jobbar hemifrån

Läsarfrågan:

Hej! Jag jobbar, som många andra nu, hemifrån och hela teamet gör detsamma. Tycker att det har funkat helt okej, vi alla ser allvaret i situationen och har möten digitalt. Men jag märker än mer nu att detta sliter på oss och jag tycker det är svårt att leda hemifrån när alla jobbar på distans. Alla möten är redan digitala och vi kan inte ses utomhus på ett bra sätt. Har du några tips eller råd?

K.

Svar:

Hej K! Tack för att du skriver och heja alla oss som kämpar på i dessa tider. Jag läste faktiskt senast igår en studie från Remote Lab som visar att majoriteten av medarbetarna är positiva till att jobba på distans och vill fortsätta göra det i större utsträckning efter pandemin. Något som cheferna, enligt studien, är betydligt mindre förtjusta i eftersom det är svårare att leda på avstånd och att man som chef inte har samma koll på vad medarbetarna som gör. Detta trots att medarbetarna ofta överarbetar hemifrån. Jag säger inte att så är fallet för dig! Men det kan vara en relevant kontext som är bra att känna till.

Så, till din fråga som är rätt så brett ställd. Men jag ska givetvis göra mitt bästa för att svara på den och hoppas att det kan bidra med några nya tankar och perspektiv.

Läs mer: Led digitala möten som #enriktigboss

Även om det kan kännas tufft att leda på distans är det ingen omöjlighet! Bild: Pexels från Pixabay

Leda på distans när alla jobbar hemifrån

Det finns hel del faktorer som kan underlätta ledarskap på distans. Den första av dem är att ni behöver:

Skaffa er en gemensam karta

En av fördelarna med ledarskapsmodellen Bosskartan är att den ger arbetsgruppen en gemensam grund att utgå ifrån. Och de två första hållpunkterna när man använder en skattkarta är att ni behöver ett mål - så att ni vet vart ni ska någonstans och sedan också veta varför ni ska dit. Detta behövs alltid men blir extra viktigt när teamet inte befinner sig på samma plats. För att hänvisa till den film som oftast får exemplifiera Bosskartan: Sagan om ringen. Brödraskapet som ska förstöra ondskans ring är bara samlade den första delen av sin gemensamma resa - sedan går de egna vägar men målet är fortfarande solklart. Ringen måste förstöras (och två stycken är delegerade att göra det) och övriga gruppen behöver hjälpa

De flesta har redan detta i sin vanliga verksamhet men nu är förutsättningarna annorlunda. Hur ser ert mål ut nu när alla jobbar på distans? Varför är det viktigt att ni når det? Vilka spelregler har ni för ert hemmaarbete? Exempelvis om det är särskilda tider och rutiner som gäller. Vilka olika behov har du som ledare och medarbetarna?

Tillit och förtroende

En annan viktig faktor i distansledarskap är såklart också tillit och förtroende. Känner vi inte det till medarbetarna är det både normalt och lätt hänt att ens behov av att känna kontroll ökar - man börjar kanske oro, fundersamhet och dubbelkolla saker. Och låt oss inte förringa att det finns medarbetare som har svårt att hantera distansarbete. Vissa jobbar mindre än vad de ska medan de flesta, enligt ovan studie, arbetar mer än vad de ska.

Här tänker jag att transparens är ett viktigt verktyg, både med förväntningar och ansvaret som den mer fria arbetsformen innebär. Prata om hur ni jobbar bäst och glöm inte bort det viktigaste: att jobbet blir gjort. Märker du som chef att det är si och så med resultatet som medarbetaren gör är det viktigt att följa upp och vara tydlig och transparent med vad som brister och fråga hur du kan hjälpa medarbetaren att lyckas.

Inled och avsluta veckan tillsammans

Nu vet jag inte hur stor arbetsgrupp du har men ett annat tips som kan bidra till att ni både sätter fokus och stärker teamkänslan är att inleda och avsluta veckan tillsammans med ett videomöte. Då blir det en naturlig arena för att gå laget runt och prata om vad som komma skall respektive vad som har hänt.

Använd telefonen

Jag vet inte hur väl du känner igen i detta - men ett vanligt scenario i dessa tider är att många chefer känner att det är svårt att hålla personlig kontakt med medarbetarna. På kontoret är det lättare att se hur andra mår och beter sig och det kan ibland gå att fånga upp i videosamtal. Men är man många och i ett möte kan det ändå vara svårt att avläsa. Därför vill jag slå ett slag för klassikern att lyfta på telefonluren!

Video i all ära, det kan vara jättebra format att läsa av varandra med. Men fördelen som telefonen kan ha är att den blir mer personlig och innerlig. Med lite träning går det rätt snabbt att höra hur personen på andra sidan mår och det kan ibland vara enklare att prata om saker när man inte måste titta på varandra när man gör det. Så ta för vana att faktiskt ringa dina medarbetare med jämna mellanrum för att stämma av läget och prata om allt och ingenting.

Hur länge ni sedan pratar och hur ofta du gör detta beror på dig och medarbetaren. Vissa uppskattar att få ett samtal varannan dag medan andra är nöjda med att få det varannan vecka. Det som också händer när ni har såna här "check-in"-samtal regelbundet är att du undviker en annan vanlig bieffekt av distansledarskap: att chefen bara hör av sig när något är fel. Då skapar det en naturlig samtalsmiljö för er. Och ja, det finns de som hatar att prata i telefon. Då kan det vara bra att fråga medarbetaren exempelvis: "Jag skulle vilja ha en samtalsyta där vi kan checka av läget på ett informellt och avslappnat sätt. Vilket sätt hade du föredragit, telefon eller video? Och hur ofta hade du velat att vi hörs?"

Ha tålamod

Sist men inte minst, ha tålamod! Med dig själv och med varandra. Det går kanske inte att prestera på topp eller maxat när omständigheterna ser ut som de gör? Alternativ så måste ni fokusera på saker som ni i vanliga fall inte gör? Oavsett vilket så är det viktigt att vara rimlig och kunna vara transparent som ledare med att du inte är på topp jämt. Det kommer, om ni har en sund organisationskultur, att stärka era relationer både nu och i längden.

Och ja, det är mina initiala tankar på det här med distansledarskap. Jag har egentligen en hel del mer på lager men det får bli en annan artikel. Men ett avslutande perspektiv är att detta med att fler vill jobba hemifrån även framöver är något som arbetsgivare behöver ta på allvar och förbereda sig för att ställa om till. För det går att leda på distans även om det är utmanande och ställer högre krav på oss ledare och arbetsgivare.

Jag hoppas innerligt att detta kunde bidra med några tankar och perspektiv på din fråga. Heja, heja dig och alla oss som sliter i dessa tider som både är svåra men också innebär utmaningar som vi inte har behövt hantera förut. Det är okej om det känns slitsamt och svårt och du är grym som fortsätter kämpa på! Behöver du ännu mer konkret hjälp utifrån situationen som du befinner dig i? Vänd dig till Bossakuten:

För att boka en tid hos Bossakuten, skicka ett mejl till: clara@bossbloggen.se

Leda digitala möten när alla jobbar på distans #likeaboss

Nya tider och svårigheter leder till nya arbetssätt och nya behov. Digitala möten har vi haft länge men nu när så väldigt många fler bara arbetar på distans har jag fått en del frågor om hur man kan tänka och göra för att bäst leda digitala möten vid distansarbete. Så här kommer ett gäng konkreta tankar och råd kring det!

Läs mer: När du är chef på distans

Digitala möten kan vara ett väldigt bra substitut när vi inte kan ses IRL och dessutom hjälpa dig i ditt ledaruppdrag. Bild: Welcome to all and thank you for your visit från Pixabay

Leda digitala möten #likeaboss

Ha ett syfte och ett mål

Detta är något man behöver för alla möten alltid. Men extra viktigt blir det här eftersom de digitala mötena i dessa tider kommer att hjälpa er som team att behålla er KASAM, känsla av samhörighet. Varför ska ni ses och vad är poängen med mötet? Formulera det när ni bokar in mötet och säg det när mötet inleds. Börja med att checka in och gå laget runt med att fråga hur alla mår och har det. Gör det även om mötet bara innebär att ta en digital fika för att snacka strunt och ha det bra.

Ha en genomtänkt agenda

Yes, att skriva denna punkt känns initialt som att slå in en öppen dörr men notera formuleringen: ha en genomtänkt agenda. Före mötet, se över vilka punkter är viktiga att ha med? Är de relevanta och i så fall varför? Vad är det som ska göras för respektive punkt? Är det en informationspunkt, en diskussionspunkt eller något annat? Att ha ett hum om detta på förhand kommer att hjälpa dig mycket som digital mötesledare att få ett bra flow och bra samtal i mötet.

Låt diskussioner ta tid

Det är lätt hänt att digitala möten har en fördröjning, inte bara tekniskt sett utan också för diskussioner. Därför kan det vara viktigt och värdefullt att låta diskussioner ta tid och att gå laget runt så att alla får säga sitt. Och innan ni går vidare till nästa punkt, stäm av: har vi något mer som vi behöver lyfta/diskutera eller prata om i denna punkt?

Försök hålla uppe tempot

Samtidigt kan det för många också vara svårare att hålla fokuset i ett digitalt möte, antingen för att annat distraherar eller för att det går långsammare än vad det hade hade gjort annars. Så försök som mötesledare att hålla uppe ett tempo som inte är för forcerat men inte heller för slött. Det är en balansgång och en bra grundregel kan vara att ni alla, om man märker att mötet spårar ur eller blir för detaljorienterat, är ansvariga för att säga till högt och bryta diskussionen som kanske får ombokas till ett annat forum.

Läs mer: Fem tips för mer effektiva möten

Ett annat tips är att ha en rutin att alla som inte pratar i mötet har sitt ljud avstängt, annars är risken att det kommer bli väldigt mycket bakgrundsljud på samma gång vilket kan ge en grymt störande mötesmiljö. Bild: Olly Browning från Pixabay

Låt folk prata av sig i andra sammanhang

Alla har vi olika behov av att prata av oss i vardagen och i vanliga fall till fredsställs det ofta med småpratet vi kan ha med varandra i lunchrummet eller i korridoren. Men när man jobbar mycket på distans är det inte alltid det sker lika löpande och risken finns då att det däms upp och spiller över i våra digitala möten. Det kan du som ledare underlätta både under och mellan möten. Dels genom gå laget runt och göra en avstämning i början och i slutet av mötet. Men också genom att skapa samtalsytor mellan möten. Det kan vara en digital fika, att ni chattar eller ringer varandra för ett socialt snack då och då eller andra sätt (eftersom alla medarbetare är olika och har olika behov och sätt att kommunicera på).

Att göra små sociala avstämningar kommer inte bara att hjälpa dig i din ledarroll för att du får en känsla av hur medarbetarna mår och hur allt går utan också för er som team och era möten.

Varva öppna och direkta frågor

När vi ses analogt så har vi förmånen att få se varandras kroppsspråk och mimik och även om digitala möten kan underlätta det är det inte samma sak som att göra ses IRL. Det kan vara svårare att vara subtil och svävande digitalt och är därför ett varvande av öppna och direkta frågor ett bra verktyg att använda sig av.

Jämför exempelvis frågorna:

• Hur känner du?

• Hur känner du inför detta?

• Hur går dina tankar kring detta och detta?

Alla tre fyller sina olika funktioner och kan användas på olika sätt för att mjukt men stadigt driva samtalsprocessen framåt.

Avrunda mötet ordentligt!

Sist men inte minst, se till att avrunda mötet ordentligt. Sammanfatta vad ni har gjort (det kommer att öka er känsla av att mötet var meningsfullt). Låt var och en sammanfatta vilka actions de tar med sig från mötet och vad de ska göra. Gå också laget runt och utvärdera själva mötet: vad var bra och vad kan göras annorlunda nästa gång. Det kommer hjälpa dig som mötesledare inför era kommande digitala möten.

Vad säger du som läser? Kör ni mycket digitala möten nu? Hur upplever du det jämfört med hur ni brukar ha det?

Strategier för att balansera arbete och fritid

I ett forskningsprojekt undersöker forskare från Lunds Universitet, Karolinska Institutet och Karlstads Universitet hur ett femtiotal anställda tjänstemän och chefer sätter gränser mellan sitt privatliv och arbetsliv. Hitintills har de identifierat sju olika strategier för att balansera arbete och fritid (eller inte). Känner du igen dig i någon av dem?

Det är under relativt kort tid som vårt sätt att arbeta på har ändrats rejält och med det mer gränslösa arbetslivet kommer också förändrade beteenden i hur vi skiljer på arbete och fritid. Bild: Karolina Grabowska från Pixabay

Olika strategierför att balansera arbete och fritid

Totalsepareraren

Är personen som har skarpa gränser mellan sitt arbete och sin fritid och skiljer dem åt helt. Här konstaterar forskarna att ingen person som deltog i studien och hade denna strategi var föräldrar.

Platssepareraren

Platssepareraren är i gengäld noga med att allt jobb görs på jobbet och att arbetsdagarna därmed kan bli långa eftersom inget jobb får följa med hem.

Tidssepareraren

Arbetar ofta regelbundet efter vissa tider och styrs av antalet arbetstimmar och gör de överenskomna timmarna. Inte fler, inte färre.

Arbetslivsintegreraren

Blir ogärna störd på jobbet av familjen eller privatlivet men har inga problem med att var tillgänglig på mejl eller telefon hemifrån på fritiden även om personen umgås med familjen.

Privatlivsintegreraren

Låter privatlivet till viss del få ta plats på arbetstid men låter jobbet stanna på jobbet när arbetsdagen är slut.

Totalintegreraren

Har inte några klara gränssättningar mellan vad som är jobb eller fritid utan är tillgänglig jämt.

Växlaren

Växlaren varierar sig, mer eller mindre konsekvent, mellan de olika förhållningssätten.

I en intervju med Lunds Universitets Magasin säger en av forskarna, Calle Rosengren, att de i studien ser att allt fler går från en totalintegrering till att sätta upp gränser i balansen mellan arbete och fritid. Ofta för att man har upplevt stress. Han konstaterar också att det är viktigt, eftersom många arbetar olika, är viktigt att man i arbetsgruppen pratar om hur man vill arbeta och kommunicera med varandra för att undvika frustration och stress. De ser också en koppling mellan hur personerna i studien mår och deras förhållningssätt.

– De flesta verkar må bättre av att ha en väl genomtänkt strategi och följa den, säger Calle Rosengren.

Personligen är jag tveklöst en växlare. Vissa dagar, när jag jobbar på annan plats än hemifrån försöker jag alltid göra klart jobbet tills jag kommer hem. Vissa dagar är det arbetstiden som styr. Andra så kör jag på totalseparering medan några enstaka dagar, när jag upplever att jobbet kräver det, är jag mer flexibel än så. Känner du igen dig i någon av dessa? Om ja, vilken?

Blir du ofta störd?

Blir du ofta störd av att kollegor och medarbetare kommer förbi och ska fråga eller prata om saker? Den amerikanska studien, The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress, visar att vi blir blir störda var elfte minut i genomsnitt under en arbetsdag och sedan kan det ta upp till 23 minuter att få tillbaka fullt fokus på arbetsuppgiften igen. Inte helt bra för din arbetsmiljö alltså. Frågan är: vad kan man göra åt det?

Blir du ofta störd?

Jag har genom åren läst om lösningar med egna kontor med möjligheten att stänga dörren, hörselkåpor och nu senast i raden hörde jag detta inslag på radion där anställda på ABB har fått testa ett lampsystem som då ska stoppa eventuella avbrott från kollegor.Principen är alltså att en lampa lyser rött 45 minuter under arbetsdagen när medarbetarna verkar vara som mest upptagna. Den enda svagheten med systemet, som läser av med vilken intensitet medarbetarna skrev på datorn, om de hade möten eller telefonsamtal, var att det inte kände av när de tänkte djupare tankar rapporterar SR. Trots det så visar mätningarna som gjordes under detta försök att avbrotten från kollegorna ska ha minskat med 46 procent. Men också att medarbetarna överlag upplevde att de blev mer effektiva under en arbetsdag.Nu har jag för tillfället inga kollegor att omge mig med fysiskt men jag kan absolut känna igen att jag behöver stänga ner alla former av ljud på sociala medier när jag arbetar. Annars är risken överhängande att ett visst plingande snor uppmärksamheten för det jag gör.Upplever du att ofta blir avbruten i det du gör på jobbet? Hade du kunnat tänka dig att prova ett sånt här signalsystem? Eller har ni några andra rutiner för var, när och hur ni ska kommunicera på era arbetsplatser? Dela gärna med er!