Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

En intressant frågeställning som kom från en läsare nyligen är: vad är viktigast när det kommer till att vara närvarande som chef, kvalitet eller kvantitet? Det jobbiga svaret? Det beror på.

Dels beror det på ditt chefsuppdrag, vissa chefsroller kräver att du är på plats en stor del av tiden (samtidigt är dessa uppdrag ofta färre än vad många tror och är vana vid).

Dels beror det på er organisationskultur. Inte för att du slaviskt måste göra som alla andra ens som chef, men du behöver vara lyhörd inför vad organisationens ledarskapskultur är. Kör ni kontorstvång för alla medarbetare? Då är det ganska tondövt att själv jobba hemifrån eller vara iväg fyra dagar i veckan som regel.

Dels beror det på arbetsgruppen och var de befinner sig i sin utvecklingsresa. Om vi utgår från FIRO-modellen:

• Är gruppen ny och befinner sig i tillhörighetsfasen behöver du vara mer närvarande för att få medarbetarna att känna sig trygga och välkomnade.

• Befinner ni er i rollsökningsfasen? Då ställs det ännu större krav på din närvaro och att du, både fysiskt och mentalt, är närvarande för att stötta och hjälpa gruppen ur detta steg. Notera dock att du inte behöver vara på plats tjugofyrasju för det! Men de ramar och strukturer som ni sätter här, ditt ledarskap och din närvaro är det som möjliggör att gruppen kan jobba igenom den här fasen.

• Har ni gjort detta och gruppen har nått samhörighetsfasen? Grattis! Då kommer du tjäna på att luta dig mer tillbaka och låta gruppen göra det de är bäst på.

Vilket väger egentligen tyngst när det kommer till att vara närvarande som ledare, kvalitet eller kvantitet? Bild: Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash

Lägg dessutom dimensionen att alla medarbetare har olika förväntningar på och behov av din tillgänglighet som ledare. Samtidigt, om du arbetar med tydlighet och har en genomtänkt kommunikationsstruktur som ledare så brukar detta gå bra att tillgodose utan att du ska vara tillgänglig dygnet runt (för det behöver du inte).

Och! Du behöver också ta hänsyn till dina egna förutsättningar här. Hur vill du leda och arbeta? Vad passar dig och ditt liv bäst? Det måste du också väga in och den väger tungt om du frågar mig. Ingen kommer att tacka dig för att du arbetar på ett sätt som inte är hållbart för dig i längden.

Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

Med ovan i bakhuvudet vill jag också betona att du både behöver vara kvantitativt närvarande över tid och din närvaro behöver vara kvalitativ när du väl är där och det finns inte en enda perfekt balanserad formel för proportionerna här. Desto mer kvalitativ den är desto mindre tid tenderar att behövas på plats - samtidigt, som chef kommer du aldrig få höra eller se allt som händer när du inte är där och därför behöver du vara närvarande om du ska undvika att odla en alltför skuggorganisation med ett skuggledarskap som verkar i din frånvaro.

Does this makes sence? Är alltid svårare med frågor som inte har de här enkla, raka svaren, haha. Vill du att jag utvecklar detta ytterligare? Säg till i så fall och dela gärna dina egna tankar och perspektiv!

Ps. Notera att närvaron inte behöver vara analog eller fysisk! Du kan vara närvarande digitalt med men med lite andra vanor och strukturer jämfört med om ni ses på kontoret. Det viktigaste är alltså att du strävar efter att vara en närvarande ledare och har en medveten strategi för det som du också aktivt verkställer.

FIRO-modellen, om hur en grupp utvecklas

Det finns klassiker bland ledarskapsmodeller och sedan finns det Klassiker. FIRO-modellen är en av de sistnämnda. Varför? Jo, för att den enkelt och tydligt illustrerar de olika faser som en arbetsgrupp går igenom. Därför är den i sin enklaste form ett väldigt nyttigt verktyg att ha med dig i din verktygslåda som ledare.

FIRO-modellen

FIRO står för Fundamental Interpersonal Relationship Orientation och myntades i slutet på 50-talet av William Schutz, en amerikansk psykolog, som studerade varför och hur olika arbetsgrupper under Koreakriget fungerade bättre än andra. Resultatet blev FIRO-modellen som beskriver de olika stadier som en arbetsgrupp kan befinna sig i. Den består primärt av tre faser: tillhörafasen, rollsökningsfasen och samhörighetsfasen och kompletteras sedan med två övergångsfaser. Låt oss ta en titt på hur de ser ut!

När vi är nya för varandra är vi ofta lite avvaktande och artiga för att känna in om detta är ett sammanhang vi vill vara i. Bild: Pixabay

Tillhörafasen

Tillhörafasen är den allra första tiden som en grupp går igenom tillsammans. Här presenterar man sig för varandra, börjar lära känna varandra och funderar över om det här är ett gäng som man vill vara med. Vissa tar kanske extra mycket plats genom att prata mer än de brukar, andra blir tystare för att känna in stämningen och medan alla undrar om man kommer att passa in?

Ledarskapet: Ledarskapet behöver ofta vara tydligt i tillhörafasen eftersom gruppmedlemmarna inte känner varandra och otryggheten ofta är stor. Ju otryggare miljö desto mer tydlighet och klara anvisningar krävs av den som leder gruppen.

Gemytlighetsfasen

Övergången mot nästa huvudfas kallas gemytlighetsfasen och den kan kännas igen av att det är en gemytlig stämning i gruppen. Det är en artig stämning, alla pustar ut för att man fick vara med i gänget men det blir inte så mycket gjort för man vet ännu inte riktigt vad varje person ska göra och bidra med.

Ledarskapet: Det kan vara lätt att stanna här i den trevliga miljön och kallpratet - både för för arbetsgruppen och ledaren och det är inte för inte som fasen ibland kallas för "smekmånaden". Men för att avancera vidare i sin utveckling så är nästa fas ett måste för gruppen.

I rollsökningsfasen kan det däremot bli lite stökigare och här är ledarskapet än mer viktigt för att gruppen ska kunna avancera vidare. Bild: Pixabay

Rollsökningsfasen

Nästa huvudfas är rollsökningsfasen och den träder i kraft när gruppmedlemmarna har bestämt sig för att de ska vara med och sedan börjar söka efter sin plats i gruppen. Det här som ansvar och makt kan fördelas och omfördelas i gruppen. Konflikter och konfrontationer är vanligare eftersom alla i gruppen vill veta om och hur deras kompetens är relevant gentemot alla andras.

Ledarskapet: Som ledare kan du göra en hel del för att underlätta denna fas framförallt om du är medveten om vad som sker. Målet med rollsökningsfasen är att alla vill hitta sin plats där deras kompetens och person uppskattas och kommer till mest nytta. Det krävs att du är modig när det gäller eventuella konflikter och hjälper gruppmedlemmarna att hitta sina platser och ansvarsområden där deras potential kommer till så stor rätt som möjligt. Om ledarskapet brister är det lätt hänt att grupper stannar i den här fasen och inte utvecklas vidare.

Idyllfasen

När alla har hittat sina platser så hämtar man återigen andan lite i idyllfasen som sedan, förhoppningsvis, går vidare över i samhörighetsfasen.

Ledarskapet: Precis som gemytlighetsfasen skulle det kunna vara skönt att stanna här där man har det lite varmt och mysigt - framförallt om det har varit mycket konfrontationer under rollsökningsfasen. Unna er en paus men bäst resultat får ni om gruppen lyckas avancera vidare in i samhörighetsfasen.

Grupper som litar på varandra blir tryggare, mår bättre och presterar bättre tillsammans. Bild: Pixabay

Samhörighetsfasen

Det är nämligen i samhörighetsfasen som 1 + 1 verkligen kan bli 3. Relationerna mellan gruppmedlemmarna är etablerade, man samarbetar och behöver varandra för att kunna göra jobbet. Olika åsikter får plats och gruppen kan diskutera saker öppet med varandra eftersom tilliten är stor.

Ledarskapet: Även samhörighetsfasen ställer sina krav på dig som ledare med de ser ofta annorlunda ut jämfört med de tidigare faserna. Det är här som du verkligen kan jobba med att delegera, att bli mer umbärlig och ni som grupp kan utveckla ert arbete framåt och vara produktiva.

Notera att det inte finns någon tidsaxel kopplad till dessa olika faser. En grupp kan fastna precis var som helst i sin utveckling, den kan också röra sig mellan de olika faserna olika snabbt. Även en grupp som funnits i samhörighetsfasen kan, och lär, backa tillbaka till tillhörighetsfasen så snart det sker förändringar i gruppen. Till exempel att någon slutar, att gruppen blir större eller om arbetsuppgifterna förändras. Det är alltså inte så enkelt att ledarskapet tar slut när du väl har en mogen grupp som i mångt och mycket styr sig själva och sitt egna arbete. Däremot blir jobbet som ledare enklare ju mer etablerat gruppen är i samhörighetsfasen.

Vad säger du som läsare? Kan du se vart du och dina kollegor befinner er i för fas utifrån FIRO-modellen?