Hur blir jag mer strategisk som ledare?

Läsarfrågan:

Hej, du pratade häromdagen på Instagram om att man som ledare behöver vara både operativ och strategisk. Själv är jag ganska ny i ledarrollen och jag ska jobba operativt med vissa arbetsuppgifter men också vara arbetsledande och nu ett par månader in är det svårt att inte fastna i det som händer till vardags. Hur blir jag mer strategisk som ledare och vad behöver jag göra då?

Svar:

Hej och stort grattis till ditt nya uppdrag! Och tack för att jag får bre ut mig här i stället för Instagram-chatten för den är hyfsat begränsad för den här typen av stora frågor. Det är inte ovanligt att arbeta både operativt och strategiskt som ledare (tvärtom fyller det ofta sin funktion) men det ställer sina krav på dig som leder och att du inte “bara” jobbar aktivt. Risken är nämligen stor att du blir effektivt sysselsatt med att lösa problem som uppstår på grund av bristen på ditt strategiska arbete och att tiden och förutsättningarna till att arbeta strategiskt är sällan något du får, det behöver du skapa och arbeta med aktivt, medvetet och metodiskt för att det ska hända. Ytterligare en aspekt till varför detta är viktigt är att verksamheten behöver det för att behålla riktningen mot de mål som finns för organisationen. Ännu en är att du, genom att öva upp dina strategiska förmågor nu, övar upp dig inför att ta framtida kliv uppåt i din chefskarriär. Alla vill inte det men om du skulle vilja det, då är detta tillfälle guld att stärka dina strategiska kompetenser och färdigheter och jag tänker att vi ska ta hjälp av Bosskartan för att illustrera hur du kan göra det.

För dig som inte sett denna tidigare, detta är Bosskartan - en ledarskapsmodell om vad du behöver göra för att lyckas som ledare med hjälp av en skattkarta. Vi ska alltså ut på skattjakt tillsammans och ta oss från den gröna punkten uppe till vänster ned till det magiska krysset där vår skatt finns begravd.

Bli mer strategisk som ledare

Notera nu att det inte finns en enda, snitslad bana att gå från punkt A till punkt B till punkt C när det gäller att bli mer strategisk som ledare. För det strategiska momentet handlar om att du som ledare inte bara hänger med på skattjakten och hanterar det som dyker upp på vägen - skyfall, osämja, fällor av olika slag - utan att du leder er framåt under tiden.

Vart ska ni?

Och det första, mest basala, du behöver tänka på och arbeta fram en vision kring är målet. Vad ska ni uppnå? Hur ska ni göra det? Hur ska ni må när ni kommer fram? Sedan behöver du också ha pejl på de bossnyckel nummer två och tre utöver målet: varför ni ska dit och var ni befinner er i förhållande till målet. Utan detta har du ingen anledning till att vara strategisk så börja här.

Ledarskapets olika dimensioner

Sett ur skattjaktens perspektiv behöver du leda arbetet med att planera den med teamet på förhand och under tiden behöver du dels zooma ut ofta och se vilka vägar ni har framför er på kartan men också zooma in och ut i det organisatoriska och mellanmänskliga: hur mår medarbetarna? Hur mår gruppen? Vad behöver verksamheten, teamet respektive individerna? Som ledare rör du dig i fyra olika dimensioner samtidigt och det är en viktig sak att inse och acceptera för att kunna leda strategiskt.

Se funktioner i stället för personer

En viktig lärdom alla behöver göra som ny ledare, och ju förr du gör det desto bättre, är också att börja se organisationen du befinner dig i lager. Och det närmsta lagret vi alla vandrar omkring i är det mänskliga, det är här vi som personer möts varje dag, snackar och interagerar. Chefer som är duktiga på de mellanmänskliga relationerna har förmågan att vara närvarande här oavsett var de själva befinner sig i makthierarkin och som första linjens chef är det en vanlig läxa att kunna se nästa lager - funktionerna i stället för personerna. Här ryms strategiska frågor som:

• Vilka funktioner finns i arbetsgruppen?

• Vilka av verksamhetens behov ska de tillgodose?

• Hur?

• Hur kan de göras umbärliga på kort respektive lång sikt?

• Är det rätt person på rätt funktion?

• Vad behöver personerna som utgör funktionerna på kort respektive lång sikt?

Exempel från skattjakten: behöver ni ha en eller flera funktioner som kan samla in mat åt er under resans gång? Vilka är det? Kan de det som behövs? Hur essentiella (oumbärliga) är de för gruppens överlevnad? Kan ni ersätta dem om de försvinner på vägen?

En av anledningarna till varför du behöver lära dig detta är att det annars kommer att bli väldigt svårt för dig som ledare att axla ansvaret som verksamheten kräver, framförallt de gånger som verksamhetens behov krockar med medarbetarnas personliga intressen.

Fortsättningskursen på detta? Det är att sedan lära sig att växla mellan dessa perspektiv och kunna arbeta i dem båda. Det är tyvärr inte ovanligt att chefer som klättrar högre upp i organisationerna slutar se personerna helt utan bara ser funktionerna vilket får andra konsekvenser.

Chefens årshjul

Ett viktigt verktyg jag alltid rekommenderar är att jobba upp ditt eget årshjul. Första året som ny ledare lär du dig vad du ska fylla det med, sedan sätter du ihop en skiss att utgå från under år två som du sedan kan tweeka och testa ordentligt år tre.

Det strategiska lagret av ledarrollen är komplext och behöver också få ta sin tid i vardagen. Och en av fördelarna med att jobba både strategiskt och operativt? Det är att du sällan fastnar i planerandet för det hinner du inte. Tvärtom behöver du jobba både strategiskt och operativt smart! Bild: Canva

Skapa tid för strategisk avstämning, reflektion och planering

Jag vet. Denna punkt är alltid lättare sagd än gjord men jag kan inte nog betona hur viktig den är. Ha tid, varje dag och varje vecka och varje månad, som är din ostörda ledarskapstid. Lägg upp den som den passar dig och ditt schema men säkerställ att du i alla fall har fem minuter om dagen plus femton minuter i veckan plus en till två timmar i månaden som du kan ägna åt de strategiska frågorna. Ytterligare ett sätt att lyckas prioritera dem på är att:

Ha en sakkunnig mentor

Nu är jag partisk eftersom jag anlitas som mentor och chefsrådgivare i exakt den här typen av situationer och allt ovan är saker som jag hjälper mina klienter med. Men med det sagt, att ha en extern part som du kan bolla både de operativa och strategiska frågorna med, är värt sin vikt i guld av flera anledningar, exempelvis:

• Du behöver inte fastna i problemen du har utan kan lösa dem snabbare

• Du får en naturlig plats att zooma ut och lyfta blicken i farten

• Du får bekräftelse på det du gör rätt och…

• Feedback och saklig återkoppling på det du kan göra annorlunda

• Du får en trygg plats att ventilera saker på när du behöver det

• När du inte vet vad du ska göra i vilken ordning kan du få hjälp att sortera och prioritera

• Men också hjälp att se vilka fördelar respektive nackdelar som olika lösningsalternativ har så du kan fatta bättre, mer genomtänkta beslut

För att nämna några! Vill du veta mer om det kan du boka in en kostnadsfri Bossanalys här. Men oavsett - se till att ha en mentor som är sakkunnig på riktigt för att säkerställa att du får den hjälpen du behöver ha, inte bara den mentorn kan ge.

Försök arbeta proaktivt

‍Ytterligare en pusselbit som det strategiska arbetet både utgör och förverkligar är att tänka att du som ledare ska försöka arbeta proaktivt. Nej, du kommer inte kunna förutse allt som händer. Ja, du kommer att behöva ändra din plan både en och två och femton gånger.

Vad behöver du göra i de olika organisationsdimensionerna på olika tidshorisonter:

• Idag?

• I morgon?

• Den här veckan?

• Den här månaden?

• Det här året?

• På fem repektive tio års sikt?

Du behöver inte ha tvärsäkra svar på alla dessa, eller veta allt. Men desto mer du jobbar för en vision förändrad i framtiden desto lättare kommer att bli att leda mer proaktivt.

Ha koll på din egen ledarskapsfilosofi

Ytterligare en sak som underlättar ditt strategiska är att ha formulerat din egen ledarskapsfilosofi. Du måste inte kunna leda dig själv för att leda andra bra men du leder bättre när du har gjort grundjobbet med dig själv.

Och med det får vi nog pausa för att detta inte ska bli en hel roman för det finns såklart än mer saker du kan göra för att bli mer strategisk som ledare och vill du ha hjälp med det får du höra av dig på clara@bossverket.se. Men genom att leda strategiskt kommer chanserna för er att hitta er skatt definitivt att öka!

Vad säger du som läser? Vilken eller vilka av dessa olika tips tar du med dig?

Din hållbara takt

En viktig nyckel till att jobba och leva hållbart (sådär så att du håller hela livet)? Det är att hitta din hållbara takt. Normen må vara att vi alla ska jobba heltid och vara stressade mest jämt men allvarligt talat nu - är det så du vill leva?

Själv har jag som driven och ambitiös, numera frisk-från-utmattning, också mer än en gång blivit ifrågasatt när jag vill göra mer än att jobba heltid. När jag jobbade heltid, pluggade och arbetade ideellt var jag “dum i huvudet” och det var “klart att jag blev utmattad” (nej, det var inte därför jag blev utmattad) och en viktig del av min tillfriskningsresa var att inse att jag inte trivs med att bara jobba heltid. Det passar inte mig som är nyfiken, vetgirig och rastlös. Och det var här konceptet om min hållbara takt föddes och nu är det ett återkommande verktyg jag hjälper klienter med att implementera i sina ledarroller och arbetsliv.

Som ledare är det dessutom lätt hänt att ryckas med i proppade agendor och långa to-do-lists och den enda lösningen på det behöver inte vara att inte jobba som ledare alls. Tvärtom! Det går att ha ett högt tempo och jobba hållbart. Bild: Canva

Definitionen av din hållbara takt

Vad innebär det då att ha en, för dig, hållbar takt?

Exempelvis att du:

• Lever och lägger upp din vardag i den takt som passar dig - på både kort och livslång sikt - utifrån dina faktiska, nuvarande förutsättningar.

• Kan ge järnet i perioder men måste prioritera, för dig, rätt återhämtning både löpande och mellan de intensiva stunderna.

• Kanske rent utav ha energi kvar majoriteten av dina arbetsdagar?

• Ser till att din återhämtning är så högkvalitativ att den reglerar energiskulden effektivt.

Hur gör man då? Ja, det jobbiga svaret är dessväre: det beror på!

Tyvärr är det inte alltid så enkelt att det bara räcker med att blicka inåt och bestämma dig för vad du vill ha för tempo. Ingen av oss lever eller verkar i ett vakuum och alla behöver vi anpassa oss efter vår omvärld i varierande grad där vissa behöver träna upp förmågan att respektera våra egna behov och andra behöver bli mer lyhörda inför andras behov.

Men en pusselbit är såklart att lyssna till dig själv, dina behov och tillgodose dem så gott de går. En annan är att se dig omkring och bestämma dig för vilka normer och förväntningar du ska ställa upp på, och vilka du ska ignorera. Välj det som passar dig och hur du vill leva i den mån du kan för ja, givetvis kommer faktorer som klass, olika sorters kapital och prioriteringar att spela in i detta. Alla har inte samma förutsättningar eller möjligheter som du.

Det jag gillar med att använda mig av den hållbara takten som verktyg i min vardag är att den påminner mig om en av mina livsläxor från utmattningen: livet går inte ut på att jobba. Och det som blir ohållbart snabbt är om vi jobbar jämt eller slutar leva för jobbets räkning. Extremt få blir tackade för att ha offrat sitt liv, sina hälsa, sin familj för det.

Men också att en takt, ett tempo, är något som ständigt behöver regleras efter yttre och inre faktorer. Jag vill inte ligga och hetsköra i hundranittio knyck jämt i autobahn-style även om det är kul med både fart och tajta kurvor ibland. Ibland känns det gött att puttra fram i sjuttio och då och då vill jag stanna och njuta av utsikten.

Vad säger du som läser? Hur landar tanken kring att ha och hålla en hållbar takt i dig?

Olika ledarskapsstilar

Det finns en uppsjö av olika ledarskapsstilar - alla med sin nisch och funktion och eftersom jag har skrivit om ett gäng av dem redan (och fler artiklar är på G) tänkte jag att det var på tiden att samla alla under ett och samma tak!

Jag brukar föreställa mig att de olika ledarskapsstilarna alla är olika verktyg i en verktygslåda. Eller! Olika stora pusselbitar beroende på hur mycket du använder dem, men alla behövs på olika sätt. Bild: Canva

Olika ledarskapsstilar

Det auktoritära ledarskapet

Klassikernas klassiker som stammar ur hur vi brukade arbeta och därmed leda - med det sagt är den fortfarande användbar om än inte i samma utsträckning eller på samma sätt som den har använts förr.

Läs här: Auktoritärt ledarskap

Det karismatiska ledarskapet

Ofta beundrar vi både det karismatiska ledarskapet och ledarna som använder det och i vissa lägen är det otroligt effektfullt och bidrar till en stark enande kraft i team och organisationen. Men det är inte alltid det bästa i alla lägen för det!

Läs här: Karismatiskt ledarskap

Det umbärliga ledarskapet

Att göra sig umbärlig som ledare är både en ledarskapsfilosofi - där du som ledare strävar efter att göra dig umbärlig - och en ledarskapsstil att använda dig av i vardagen! Genom att arbeta proaktivt och successivt göra medarbetarna, teamet och verksamheten oberoende av dig som ledare kommer du, med rätt stödsystem och aktiviteter på plats, göra dig själv mer umbärlig vilket ger dig mer tid till att göra det du är anlitad för som chef: att leda.

Läs här: Umbärligt ledarskap

Det coachande ledarskapet

En ledarskapstil som verkligen kan vara en game changer i form av att du låter medarbetare och kollegor själva få resonera sig fram till sina svar i stället för att ge dem åt dem.

Läs här: Coachande ledarskap

Okej, det finns också ledarskapsstilar som helst ska undvikas helt om det går. BIld: Canva

Ledarskapsstilar att undvika

Eftersom jag vill att du ska vara ordentligt rustad i din roll som ledare skriver jag också om de ledarskapsstilar som du vill undvika - samtidigt behöver du ha kunskaperna om dem för att kunna känna igen dem om de förekommer i organisationen du befinner dig i.

Låt-gå-ledarskapet

Låt-gå-ledarskapet, ursprungligen Laissez-faire, används för att beskriva en chef som inte när närvarande, fysiskt och/eller mentalt, undviker alla former av ansvar och arbetsuppgifter som har med chefsuppdraget att göra. Blir det bra? Njä, sällan om någonsin.

Läs här: Låt-gå-ledarskap

Management by Trump

Behöver jag säga något? Jag skrev denna analys efter hans första valperiod och dessvärre har vi inte sett någon förbättring i den andra.

Läs mer: Management by Trump

Vad säger du som läser, vilken eller vilka av dessa brukar du använda dig av? Är det någon av dem du skulle vilja lära dig använda?

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte ofta mitt professionella topplock ryker men idag är visst dagen det hände. Ett branschkollega (vars arbete jag hyser stor respekt inför) gjorde ett uttalande där hen gjorde uppmaningen att ta bort alla ledarskapsutbildningar till förmån för AI-tjänster och ja, detta uttalande provocerade mig djupt.

Min frustration kommer inte från att jag jobbar med ledarskapsutbildningar eller att jag ogillar AI (me like it). Utan av att jag, varje vecka, möter blivande som varande chefer som är frustrerade över att inte få tillräckligt med utbildning och ledarskapsträning baserad på deras behov. För ledarskap är ofta svårt, snårigt och ensamt. Och hur bra AI än är och blir så kan inte AI:n göra allt i ditt chefsjobb åt dig.

Bild: Gerard Siderius on Unsplash

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte AI som:

• Behöver bemöta en gråtande medarbetare när en närstående gått bort

• Eller börja undersöka och ta reda på om en medarbetare sköter sig - eller inte - hur det tar sig uttryck och sedan hanterar situationen

• Sätter upp spelreglerna för hur ert team ska jobba tillsammans

• Vara en del av och göra ett positivt avtryck på er organisations- och arbetsplatskultur

• Identifiera vilken sorts konflikt som bryter ut och hur du kan hantera olika sorters konflikter

• Leda möten på ett sätt som gör att alla kommer till tals och blir ordentligt lyssnade på samtidigt som arbetet drivs framåt

• Ha och använda medarbetarsamtalen till att stärka medarbetarens engagemang och lojalitet gentemot organisationen

• Verkställa uttänkta strategier och omsätta dem i handling

• Bygger starka, tåliga och resilienta relationer med dina medarbetare

• Ha lära-känna-samtal med dina nya medarbetare

• Vilken ledarskapsstil som du ska använda i det tillfället där du befinner dig. För ja, du kan läsa om de olika varianter som finns, exempelvis coachande ledarskap eller umbärligt ledarskap men det är genom att testa dem i olika sammanhang som du lär dig hur du kan använda dem i vardagen som ledare

För att nämna några lägen, det finns fler. Och ja, alla dessa är bra exempel på situationer där alla chefer kan och bör få utbildning och ledarskapsträning samt fortbildning inom för att bättre kunna leda dessa olika scenarion. Kommer du som läser på några fler?

Som chef måste du leda uppåt också

Det är lätt att hänt, när vi tänker på och pratar om ledarskap, att vi tänker att ditt ledarskap som chef utgår från dig och sipprar nedåt i organisationen likt ett sommarregn (någon annanstans än i Skåne där det oftast regnar på tvären). På ett sätt stämmer den bilden, samtidigt tappar den en väldig viktig del av ditt ledarskap: du måste också leda uppåt.

“Leda uppåt? Vad menar hon nu?” kanske någon tänker nu. Jo, Att leda och att följa är ett växelspel och som anställd chef kommer du såklart att behöva både följa och företräda din chef och ledningen, men de behöver också ditt ledarskap. Alltså behöver du som chef inte bara lära dig hur din arbetsgrupp och hur dina medarbetare fungerar och vill bli ledda, detsamma gäller för chefen/cheferna ovanför dig. Anledningarna till varför är flera:

• Du bygger bättre relationer när du lär dig vad din chef och ledningen behöver och vill ha och hur de fungerar, både som personer och organisatoriskt

• Bättre relationer = högre förtroende för dig som ledare vilket är bra på en massa sätt, exempelvis kan det innebära att du får tillgång till mer information som gör ditt uppdrag lättare

• En vanlig effekt när man har detta perspektiv i bakhuvudet är att man blir mer strategisk med vilka frågor man driver när och hur men också hur du kommunicerar. Du blir tydligare när du har en plan för vad du delar, när och hur och med vem och desto tydligare du är - desto tryggare blir de du kommunicerar med. Alla vill vi och mår bra av att känna oss trygga. Din chef är inget undantag från detta.

• Din vardag blir alltså ofta lättare för att du tar ett helhetsgrepp om din ledarroll och använder den i alla riktningar

• Du visar prov på vad du går för som ledare!

• Du krattar också för din egen framtida chefskarriär

Så hur gör man då när man leder uppåt?

Som chef är det lätt hänt att tänka att man “bara” leder sina medarbetare till vardags men du behöver också leda uppåt i organisationen. Bild: Canva

Leda uppåt som chef

Ja, det beror såklart på. Förlåt men det är sant för här spelar faktorer som ägarstruktur, verksamheten och organisationskulturen in men också parametrar som verksamhetens storlek, ålder och ledarskapskultur. Jag har dock några generella tips som kan underlätta!

Förstå verksamhetens syfte och drivkrafterna bakom den

I den bästa av världar (och på sociala medier) har alla organisationer stora, godhjärtade intentioner och världsförbättrande roller. I vissa fall stämmer det, i andra är det andra drivkrafter som styr i bakgrunden. Genom att förstå ägarnas, styrelsens och ledningens intressen kommer du att hitta information som är viktig att ha.

Exempel från verkligheten: Är vinsten den viktigaste drivkraften? Då kommer du tjäna på att anpassa förslag, idéer och förbättringsförslag som du lägger fram så de spelar på det. Likaså med retoriken och argument.

Se din funktions pusselbit i organisationen

Vilken roll spelar din funktion för verksamheten och organisationen? Genom att zooma ut och objektivt se ditt uppdrag ur ett större perspektiv kan det också bli lättare att se vad din chef och ledningen behöver från dig och att du gör i ditt vardagliga arbete.

Exempel från verkligheten: Varför är just du där du är och varför har du rekryterats hit? Genom att fundera igenom det ökar chansen att du tydligare förstår ditt uppdrag men också agendan du är anställd för att förverkliga.

Lär känna cheferna ovanför dig

Och nej, nu menar jag inte att du ska lära känna cheferna uppåt i en fjäskeri-anda. Genom att sträva efter att förstå hur de är och hur de fungerar kommer du lättare kunna anpassa både din kommunikation men också hur du leder uppåt.

Exempel från verkligheten: En chef ville verkligen vara den som fattade beslutet utan att själv behöva sätta sig in i vad beslutet handlade om och ur det föddes vanan att komma till chefen med en eller två lösningar, en kort beskrivning av de olika alternativen med deras för- respektive nackdelar och sedan fick hen bestämma vilket som blev bäst.

Ledarskap är en spännande blandning av strategiskt och operativt arbete oavsett vilken chefsroll man har och genom att leda uppåt kommer du få bättre förutsättningar till att göra ditt dagliga arbete. Om Bild: Canva

Fråga efter förväntningarna på dem och se sedan vilka förväntningar som faktiskt finns

Oftast har vi både kommunicerade respektive dolda förväntningar på varandra i arbetslivet och sedan brukar det tyvärr variera hur väl kommunicerade de är och hur överlappande de faktiskt är. Ta för vana att fråga din chef, både under intervjun och sedan igen under introduktionen:

• Vad behöver från mig?

• Vilka förväntningar har du på mig i denna roll?

Då får du något att förhålla dig till och utgå från. Sedan kommer du behöva stämma av över tid om det är så eller inte. Dessvärre är det inte ovanligt att dolda förväntningar bubblar upp till ytan allt eftersom och är man uppmärksam blir det lättare att se dem och också navigera utifrån dem.

Exempel från verkligheten: Jag hade en gång (för länge, länge sedan) en chef som ledde med mycket frihet under ansvar. Däremot uppskattade chefen i fråga att få information “då och då” vad som hade hänt och gjorts (förutom om saker hände akut då såklart). Över tid var det tydligt att typ varannan, var tredje dag var det bästa spannet, fick hen informationen oftare så var det lite överflödigt och mer sällan än så skapade bristen på information frågetecken.

Gör ditt jobb bra men på ett hållbart sätt

Jag vill också slå ett kraftigt slag för att göra ditt jobb så bra som möjligt och - viktigast av allt - göra det på ett, för dig, hållbart sätt. De flesta vill göra ett bra jobb och tyvärr är det många som offrar både hälsa och liv för att det ska bli så. Därför, om du hittar din egen balans i att prestera på ett sätt som inte bränner ut dig kommer du att sticka ut och dina beteenden i vardagen kommer att synas och ge effekt till fler i organisationen, i alla olika riktningar.

Exempel från verkligheten: Behövs väl knappt med tanke på hur sjuktalen ser ut när det gäller stress och utmattning? Men det finns även en balansgång mellan att göra chefsjobbet som syns, och ser bra ut, och det som faktiskt behöver göras och som inte syns vid första anblicken men märks om det inte fungerar.

Vad säger du om läser om detta med att leda uppåt? Använder du det i din vardag eller är det något som får hända i farten? Dela gärna med dig!