När chefen löser medarbetarnas problem åt dem

Läsarfråga:

"Du efterfrågade (i det senaste numret av Ledarskapsbrevet) vad som var svårast, för mig som är rätt ny chef och har varit kollega med de jag nu ska leda är att delegera när medarbetaren säger "jag tänker inte göra det", "jag har inte tid", "ska inte nån annan göra det". Det är svårt inte bara för att jag är ny i rollen utan även pga min egen personlighet. Jag är en person som gör det som läggs i mitt knä och dyker det upp ett problem så löser jag det. Inget jobb är "ovärdigt" min roll. Vilket i princip i början av mitt chefskap ledde till att jag gjorde själv när jag (försökt) delegerat och en orsak till det är att det går mycket snabbare..... Du ser. Jag målar in mig i ett hörn helt själv och mina (kanske arbetsskygga?) medarbetare är sedan länge vana vid att jag löser det som dyker upp och jag vet hur man gör. Har jobbat hårt på detta och lyckas väl lite bättre nu, men inte så bra att jag är nöjd. Men det är ändå vad jag tycker är svårast. Jobbar i en rätt stor organisation (kommunen) och min roll innebär inte personalansvar utan är av arbetsledande och utvecklande art. Har haft rollen sen ca 7 månader och fick äntligen handledning för 2 veckor sedan. Jag hoppas verkligen på ett bra stöd i detta och det verkar vara en bra handledare tack och lov. Syftet med handledningen är att finna min ledarstil och utveckla mitt ledarskap. Har du några bra tips till mig? Mvh Linda"

Om man är en problemlösande person (vilket många chefer är vilket också är bra eftersom vår uppdrag många gånger går ut på att just, lösa problem) är det lätt hänt att ta på sig att lösa alla och allas problem även när vi inte ska göra gör det. Bild: Pixabay

Svar:

Hej Linda, Jag förstår verkligen att det känns och blir som en rävsax i det läget. Känner också igen mig eftersom jag också är en person som gärna löser problem och inte heller tycker att något är "ovärdigt" min roll. En, i mitt tycke, sund ledaregenskap även om den förstås kan leda till problem. Så behåll den grundläggande inställningen men försök ändå skilja på vad som ingår i ditt arbete och vad som inte gör det.

Först och främst tycker jag det är jättebra att du äntligen har fått handledning - hade du inte det hade det varit mitt första tips. Det är så värdefullt att få det så tidigt som möjligt i sin ledarroll och det kan minska mycket onödig huvudvärk som man är i riskzonen att få som ledare.

Min spontana tanke är sedan att det låter som om att du löser dina medarbetares problem åt dem. Är så fallet så behöver du sluta med det. Det kan kan vara svinsvårt av flera anledningar. Dels för att det går emot vårt naturliga beteende som problemlösare. Dels för att medarbetarna och kollegorna kanske har vant sig vid att du gör det. Därför fungerar det sällan att bara sluta pangbom på en dag för även om du börjar släppa bollar så är risken stor att ingen annan fångar dem. Och så är golvet plötsligt fullt av bollar som rullar på olika håll och försvinner in i olika skrymslen och vrår.

Låt oss likna alla arbetsuppgifter och problem vid bollar för att göra detta lite mer visuellt. Bild: Pixabay

När chefen löser medarbetarnas problem åt dem

Så undviker du bollhavet

Så för att undvika att skapa ett bollhav tänker jag att du först behöver sätta dig ner och se över vad för problem och arbetsuppgifter som är dina i egenskap av arbetsledare. Det är steg ett:

1. Kartlägg alla uppgifter

Vilka tillhör din chef? Vilka tillhör dina medarbetares olika roller och professioner? Gör det gärna med papper och penna eller en mindmap för att verkligen kunna strukturera upp dina tankar. Målet är inte att få detaljkoll på exakt varje sakfråga utan snarare lokalisera vilka processer och uppgifter som existerar.

2. Diskutera vilka uppgifter som hör vart

Steg två tänker jag att du behöver diskutera detta - både med din chef och medarbetarna. Individuellt med chefen och gärna i grupp med medarbetarna där ni helt enkelt pratar och diskuterar vad för arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår för varje person/roll/profession (beroende på vad som är lämpligt) vid ett lämpligt tillfälle. Låt medarbetarna också gärna prata om ansvar och vad det betyder för dem som arbetsgrupp.

Du behöver inte prata om din personliga bakgrund till detta utan fokusera istället på gruppen och moderera samtalet snarare än prata själv. Snarare vara delaktig, ställa följdfrågor och ifrågasätta vid behov. Förhoppningsvis kan ett eller flera samtal leda till att ni inte bara vet vilka bollar som finns utan också vem som äger ansvaret för vilken boll och hur man ska hantera de bollar man har.

Som ledare kan det kännas snällt och som att du hjälpa andra genom att lösa problem åt dem men i själva verket gör du raka motsatsen. Bild: Pixabay

3. Ändra ditt beteende

Sedan är det dags för det tredje steget och det är att börja ändra sina beteenden och för din del innebär det att börja släppa bollar som inte är dina egna. Tips för att underlätta den processen för dig själv är att:

A) Ha koll på vilka bollar du släpper och gör det pö om pö

Att ha koll på vilka bollar som du ger ifrån dig kommer att underlätta för dig. Likaså att göra det pö om pö med en sak i taget. Kom bara ihåg att när du väl har släppt ifrån dig bollen så ska du inte (omedvetet) fortsätter att dra i den.

B) Kommunicera

Prata med personen som bör eller ska fånga upp den. Är hen medveten om att hen nu äger ansvaret för bollen? Var också uppmärksam på om hen har möjligheten och kompetensen att fånga den på ett bra sätt. Om inte kommer ni behöver fixa det, om det snarare beror på bekvämlighet så bör det också bemötas och hanteras.

Kom ihåg att det tar tid att förändra sig - både för dig som leder och för dina medarbetarna att vänja sig vid detta nya. Du kommer att behöva ha tålamod och vara konsekvent. Bild: Pixabay

C) Lös problem med frågor istället för svar

Använd ett cochande och frågande förhållningssätt när du får frågor från medarbetaren när de presenterar problem för dig. Då kan du hjälpa medarbetarna att lösa problemen själva i stället för att bara slänga över dem på dig. Har skrivit två artiklar om det innan med konkreta exempel på hur en kan göra här:

Fem gyllene regler för frågande ledare

Fem frågor du bör ställa som chef

D) Var konsekvent och tålmodig

Det kan ta tid för både dig själv och omgivningen att vänja sig vid det nya arbetssättet. Men har ni gjort en gemensam spelplan från början och du som ledare är konsekvent med att inte ta över folks bollar utan i stället ger tillbaka dem så brukar det tids nog gå lättare och lättare. Nej, det kommer inte alltid bli perfekt eller som du tänkt dig och ja, det kommer ske misstag på vägen. Men använd dem till att förbättra och fortsätt göra det. Så, det blev ett långt svar men jag hoppas att det kan bidra! Med tanke på att du uppvisar en sådan självinsikt och medvetenhet kring ditt ledarskap är jag övertygad om att du kan komma till rätta med detta. Hejar järnet på dig! Hoppas också att handledningen du får också kan stötta och peppa dig vidare i din roll - annars vet du vart jag finns om du har några andra frågor.

Vad säger ni andra som läser? Har du upplevt en liknande situation och hur hanterade du i så fall den? Alla tips och erfarenheter är välkomna!