Oumbärlig men glad ändå

Hej! Hur är läget med dig? Med mig är det äntligen bättre, tjoho! Är inte helt återställd efter förra veckan men nästan helt. Tänkte på det när jag gick in och såg intervjun med Ganimete att jag utan tvekan fortfarande är oumbärlig till den största delen i min business. Inte så konstigt när det bara jag som är anställd i Löfvenhamn UnLtd och vid sådana här tillfällen är det påfrestande att allt ens arbete avstannar när jag inte kan jobba. Samtidigt passar jag också på att njuta av de fördelarna så mycket det går, det finns också en frihet i att inte behöva svara eller ta ansvar för någon annan än sig själv om dagarna. Allt har sin tjusning!

Kändes så konstigt att bege sig hemifrån i morse när jag har varit sängliggandes i stort sett en hel vecka, haha.

Den här arbetsdagen rivstartade med poddinspelning och planen för resten av den är att bara få koll på läget igen. So far har jag konstaterat att veckan innehåller både arbete med en BossMaster-grupp och mentorssamtal med några av mina adepter. Dessutom ska jag preppa inför ett föreläsningsuppdrag, få iväg en stipendieansökan, skriva artiklar, göra intervjuer, fakturera och konsulta. Med andra ord blir det lugna kvällar för att samla kraft och komma tillbaka helt från min konvalescens. Men, även om jag är trött har jag en bra känsla i kroppen och är väldigt pepp över att få dra igång igen. Sitter på Grand i skrivande stund eftersom jag har varit i Malmö för att spela in podden men resten av veckan blir det att jobba hemifrån. Skönt för då kan jag anpassa takten ännu mer efter vad kroppen orkar med.

Berätta gärna! Hur ser dina planer för veckan ut?

Ganimete Kalludra: ”Idag så skulle jag kunna vara borta i sex månader utan problem”

Ofta när arbetsgrupper inte fungerar beror det på ledarskapet och en av de främsta målsättningarna som Veckans Bossbrud har är att ta hand om guldkornen i verksamheten: medarbetarna. ”Gör jag det”, berättar hon, ”så tar de hand om våra kunder och verksamheten. Misslyckas jag, då kommer de inte kunna göra ett bra jobb eller kunna ta hand om våra kunder”. Möt: Ganimete Kalludra! Vem är hon? Vad innebär hennes ledaruppdrag och vilka är hennes råd till framtida ledare?

Ganimete Kalludra Foto: Privat

Hej, vem är du när du inte jobbar?

− När jag inte jobbar försöker jag vara mamma, fru, vän, dotter. Vi har två barn som är 22 och 18 och jag tycker om att umgås med vänner och familj. Sedan kollar jag på Netflix, läser mycket böcker och reser ganska mycket när det går.  Men nu under pandemin har arbetsbördan varit extrem så all fritid har gått åt för att återhämta mig inför jobbet.

Vad gör du idag och vad innebär det uppdraget?

− Jag är avdelningschef för Kommunalförbundet sjukvård och omsorg vilket i korta drag innebär att vi är beställare för all vård och omsorg i kommunen. Rollen som avdelningschef för stöd och omsorg förutom personal, verksamhet och ekonomi innebär det också att ansvara för myndighetsutövning med bland annat stöd av socialtjänstlagen. Här ingår det att skapa en rättssäker verksamhet med gemensamma processer och styrdokument för att möta invånarnas behov av omsorg genom bland annat beslut om särskilda boendeformer, korttidsplatser, hemtjänst, dagverksamhet och anhörigstöd. Mina medarbetare är experter som kan sitt jobb på sina fem fingrar och jag finns där om de behöver något från mig. Som avdelningschef representerar jag Kommunalförbundet i olika styrgrupper regionalt och samverkar bland annat med socialförvaltningen inom Norrtälje kommun.

Vilka är dina bästa ledarskapstalanger om du får skryta om dem?

− Jag litar på människor och jag litar på medarbetarna. Dessutom är jag engagerad och hittar det bästa i allting, vilket jag försöker att dela med mig av. Helikopterperspektivet är viktigt för att kunna klara utmaningar som dyker upp framför oss och mitt ledarskap går ut på att jag finns där för medarbetarna och mina gruppledare, inte dem för mig. Jag vill visa vägen och inte stå mitt i den. Ofta får jag frågan ”ser du inga hinder?” och nej, det gör jag faktiskt inte. Allt är möjligt!

Vad arbetar du på att förbättra?

− Jag lyssnar jättemycket på mina medarbetare för det är de som utvecklar mig och jag frågar ofta efter feedback. Till exempel, när jag började här, då hade vi många konsulter eftersom socionomer inte växer på träd. Då var min första reflektion: ”Skärpning! Vi måste bemanna upp här och kan inte ha ett team bara med konsulter” så jag la ut annonser och började leta… Så när två jättebra kandidater sökte blev jag så glad att jag berättade det i korridoren för de andra. Och det blev inte alls bra. Där skulle jag ha haft mer is i magen och väntat med att berätta tills processen var helt färdig. På första medarbetarsamtalet var det sju personer som gav mig feedbacken att jag hade varit alldeles för snabb med att berätta det. Det var så värdefullt! Dessutom tränar jag mitt ledarskap genom att läsa böcker, se föreläsningar och träna framför spegeln om det är något särskilt som jag behöver förbereda. Jag har också många ledarskapsförebilder, som mina gamla chefer, som jag ofta rådfrågar när det behövs.

Vad har varit den viktigaste ledarskapsläxan som du har fått hitintills?

− Att alla kan säga och göra fel men det är hur du hanterar dina egna misstag som spelar roll. En dag gjorde jag tre missar på en dag och då skojade jag resten av dagen om att tre fel var max och att nästa medarbetare som ville rätta mig fick vänta till i morgon. Givetvis med glimten i ögat! Det är ett tufft uppdrag som vi har och svåra beslut som medarbetarna tar när de är ute på fältet. Då gäller det att vi i arbetsgruppen tar hand om varandra när vi är på kontoret, att vi kan skratta och skoja tillsammans och att det är okej att göra fel.  

− När jag blev chef hade jag en mentor, en man som då hade varit chef i 40 år. Han sa något som provocerade mig en del och det var att ”den bästa chefen är en chef som kommer till jobbet och brevlådan är tom”. ”Nej, den chefen för mig är lat” sa jag då och han bara konstaterade ”Ju mer åren går kommer du att förstå vad jag menar”. Jag har aldrig glömt det och inte riktigt fattat vad han har menade fram tills för två-tre år sedan. Om du bygger en verksamhet där du som chef är stöttepelaren så kommer verksamheten och medarbetarna förr eller senare att falla och då har du misslyckats i ditt chefsuppdrag. Du ska kunna lyfta bort dig själv som chef och medarbetarna kunna jobba på som vanligt ändå. Det har tagit tid att förstå det men idag så skulle jag kunna vara borta i sex månader utan problem.

Vilka är dina råd till den som vill bli chef i framtiden? Varför är det viktigt?

− Det har inget med ledarskap att göra hur länge du har jobbat. Har du talang för att bli ledare så ska du testa på chefsrollen! Sedan tycker jag det är så viktigt att du lyfter dina medarbetare och låter även dem kliva in i chefsroller. Det finns stolar åt alla och att hjälpa folk framåt är en viktig del av ledarskapet.

­− Du behöver också ha förmågan att se det goda i alla människor. Ta med dig det där bästa som du ser oavsett situationen ni befinner er i, det kommer att hjälpa dig hålla fokus.

---

Veckans Bossbrud är en intervjuserie med medlemmar i Facebook-gruppen för kvinnor som är eller vill bli chefer och varje torsdag släpps ett nytt avsnitt här i bloggen. Är du medlem i gruppen och kan tänka dig att berätta om din ledarroll eller dina ambitioner till att bli chef? Mejla direkt till clara@bossbloggen.se!

Saker jag är svindålig på

Få bloggar får mig att skratta högt så ofta som Hejhejvardag och Louise la för en vecka sen eller två upp ett inlägg om saker man inte är så bra på. Ett underhållande inlägg i vanlig ordning men det jag tog med mig extra var också kommentarsfältet som blev en sån där fin påminnelse om att ingen är perfekt och hur olika vi alla är. Så här kommer några saker jag är svindålig på! För jo, trots att jag samtidigt är kunnig, kompetent och awesome på mycket så är jag knappast någon perfekt person.

It's true! Inte ens fastän jag har kickat ut Jante går jag runt och tänker att jag är perfekt.

Saker jag är svindålig på

Ljummet prat

Jag vill ändå påstå att jag (numera) är riktigt grym på att kallprata ytligt samtidigt som jag har väldigt kort startsträcka för att prata djupa saker rätt så snabbt med folk. Men ljummet prat, det där braiga mellanstadiet när man känner varandra lite men inte väl eller som behövs när den andra personen är väldigt sval, däremot… Det fixar jag sällan! Kan liksom bara gå från kallprat direkt till varmprat. Inget ljummet mellanläge som får folk att tina upp. Vilket är synd för när jag känner att jag inte har något att säga (tro det eller ej) oftast blir tyst vilket i sin tur kan kännas lite lagom awkward. Så jag pratar med de allra flesta men bara om det är kallt eller varmt snack, haha.

Svara på mejl

Alltså… Jag gillar att skriva. Jättemycket. Men ett verktyg som jag gärna hade levt utan är mejlen eftersom det tar sån tid att kommunicera där jämfört med över telefon. Det tråkiga är att det motstånd jag känner inte verkar bli bättre med åren heller utan tvärtom bara förvärras. Bådar gott i dessa digitala tider va? Not.

Sitta still

Om jag inte mediterar eller är så trött att jag inte orkar röra mig så har jag väldigt svårt för att sitta still. Extremt svårt. Har ingen aning om varför men så är fallet. Det börjar med att jag blir rastlös, sedan uttråkad och till slut kryper det som myror i hela kroppen. Är det dessutom ineffektiva möten där jag inte blir mentalt stimulerad… Hähähä. Då krävs det en rejäl kraftansträngning och mycket social press för att hålla mig kvar i nuet - framförallt om inte sammanhanget tillåter att jag reser mig eller går runt lite. Är därför jag undviker videomöten i så stor utsträckning som möjligt och ibland har med mig en virkning! Fördelen med att pratar i telefon är inte bara att det blir mer personligt än video, det stör inte heller om jag sträcker mig eller eller byter rum på alls samma sätt.

Och ja, det var tre exempel på saker jag är svindålig på! Finns en hel uppsjö till kan jag avslöja. Som hur min förmåga att tänka logiskt går upp i rök när jag ställs inför tekniska problem eller bristen på tålamod. Men de kan vi spara till en annan gång. Berätta! Har du något som du är jättedålig på?

Ta fram teamets spelregler och uppförandekod

Det är så väldigt lätt hänt när vi jobbar tillsammans att vi tar saker för givna när det kommer till hur vi ska jobba, bete oss på arbetsplatsen och uppföra oss i teamet. Samtidigt, vi har alla som har varit nyanställda någonstans också sett att det kan variera kraftigt från arbetsplats till arbetsplats. Till och med inom samma bolag.

Därför har jag som stående rekommendation att du som chef styr upp en workshop där ni tillsammans skapar teamets spelregler och er gemensamma uppförandekod. Och det oavsett om du är ny som chef, kliver in som erfaren på en ny avdelning eller om ni har jobbat ihop ett tag. Det kan kännas fånigt att göra något sånt här om ni har jobbat ihop länge men bättre sent än aldrig! Har ni en bra kultur och stämning är det nästan ännu viktigare att sammanfatta vad det är som gör den bra. Är den sämre så är detta ett viktigt verktyg för att väcka gruppens medvetenhet och börja framåt.

Genom att prata om era spelregler och sätta dem på pränt så kommer ni inte bara stärka er teamkänsla utan också ge dig ett verktyg som du som chef kan använda efteråt. Bild: You X Ventures on Unsplash

Skapa spelregler och uppförandekod för teamet

Anledningarna och fördelarna med att prata om spelregler är flera, låt oss kika närmare på den första med hjälp av ett exempel från verkligheten.

Tänk dig in i situationen att du och ett par vänner ska spela brädspel ihop. Om det är någon som inte kan reglerna är det standard att den som kan dem, eller gruppen tillsammans, berättar hur reglerna fungerar (för annars blir det svårt att spela). So far funkar det alltså som på jobbet där vi ska få en introduktion och upplärning. Men när det kommer till brädspelet så har ni också en regelbok tillhands som ni kan bläddra om/när ni blir osams om vilka drag som är tillåtna eller inte. Det är den biten när det gäller spelregler som vi lånar när vi gör den här typen av workshop och sedan lägger vi till uppförandekoden för att undvika att spelpjäser flyger genom luften.

Enklaste sättet som jag känner till för att göra detta är köra en workshop. Det är ett tacksamt format eftersom alla får komma till tals och rätt utfört blir det väldigt interaktivt och därmed också engagerande. Hur ni sedan lägger upp det.. Ja, det beror på. Främst utifrån syftet och vad detta ska leda till men också vilka ni är och vilka möjligheter ni har. Men jag ska försöka sammanfatta några perspektiv att ta med sig.

Era förutsättningar avgör mycket

Först och främst behöver du som ledare tänka igenom vilka förutsättningar ni har för att praktiskt kunna genomföra detta. Men också varför ni behöver det och vad du tänker dig ska bli resultatet. Viktiga parametrar att ta hänsyn till är exempelvis:

• Hur väl känner ni i gruppen varandra?

• Hur ser ert nuläge ut?

• Hur mår ni och hur är stämningen?

• Hur bra jobbar ni ihop?

• Hur bra levererar ni gentemot era mål?

• Hur stor är arbetsgruppen?

• Tillåter schemat så att alla kan vara med?

• Hur mycket tid har ni till godo?

• Vilka praktiska möjligheter har ni till att göra en sån här workshop?

Och så vidare. Ofta räcker det långt med ett konferensrum med whiteboard och post-it-lappar men fika kan såklart vara ett trevligt inslag eller om ni gör detta i samband med en konferens eller ett APT. Anpassa det efter gruppen och vad du tror blir bäst för er! Det viktigaste är att ni har tid på er för att diskutera och att du som ledare är väl förberedd så att du kan guida gruppen genom det ni ska göra.

Det finns jättemånga olika verktyg att använda till en workshop som denna - bara fantasin sätter egentligen gränser. Men underskatta inte heller gamla, hederliga post-it-lappar. Verktygen ska hjälpa er och inte distrahera er. Bild: Pexels from Pixabay

Hur du kan lägga upp det

När det gäller själva workshopen tänker jag att möjligheterna är rätt oändliga beroende på vilka ni är och vad ni jobbar med. Men jag brukar tänka på själva processen i tre faser: 1. Själva workshopen 2. Arbetet med att sammanställa det ni kommit fram till och 3. Att hålla det levande.

Workshopen består i sin tur sina av tre delar:

• Uppvärmning

• Brainstorming

• Sammanfattning

Uppvärmningen varierar beroende på gruppen och hur bekväma ni som personer är med varandra. Men en eller ett par övningar som går ut på att lära känna varandra och prata med varandra brukar vara bra. En av mina favoriter är “Två sanningar, en lögn” där alla ska berätta två saker som sig själva som är sanna och en som är lögn och så får resten av teamet gissa vilken lögnen är. Alternativt att köra ett mingelbingo om gruppen är lite större eller att alla får dela med sig om något om sig själva, sitt bästa jobbminne genom tiderna eller en otippad fritidsaktivitet. En annan övning jag gillar är “Skryt för fan” där alla individuellt först får skriva ner allt de är på och sedan mingla runt och berätta det för varandra. Det viktigaste är att det är hyfsat neutrala ämnen som respekterar medarbetarnas integritet. Alla är vi olika och syftet med detta är att dra igång snacket, lätta upp stämningen och få medarbetarna att slappna av. Så beroende på gruppen kan uppvärmningen behöva ta tid eller gå jättesnabbt.

Brainstormingen kommer såklart härnäst. Här kan du välja om ni ska göra spelregler + uppförandekod i ett eller dela upp det i olika delar. Oavsett hur du gör - börja med att förklara varför du som chef vill att ni ska formulera era spelregler tillsammans och låt sedan deltagarna få diskutera detta i mindre grupper. Kom ihåg att brainstorming är ett gränslöst format på så vis att alla idéer som kläcks här är bra nog att skrivas ner oavsett hur orimliga eller konstiga de låter när man säger dem.

• Tydliga instruktioner: vad ska deltagarna göra?

• Ha allt material på plats

• Sätt en sluttid

• Dela upp er i mindre grupper

• Ha gärna diskussionsfrågor som deltagarna kan utgå ifrån

  Exempelvis: Är det viktigt att vi hälsar på varandra i korridoren? Varför? Hur vill vi känna och må på jobbet? Vad tycker vi som team är viktigt? Vad betyder bra kvalitet för oss? Vad är bra service? Vad betyder det att vara en bra kollega? Hur ska vi göra när saker går fel? Hur tar vi hand om varandra? Etcetera.

• Du kan också låta dem diskutera utifrån olika teman. Typ: Stämningen på jobbet, Teamwork, Medarbetarskap och så vidare. Dock är det viktigt att du i så fall har ett tydligt syfte med varje tema så att det blir relevanta diskussioner.

• Låt dem skriva ner punkterna de pratar om på lappar som ni sedan kan klistra upp på whiteboarden.

• Ha spelregler för diskussionerna! Mina stående punkter brukar exempelvis vara: låt alla få komma till tals, det är okej att tycka olika och att alla idéer skrivs upp hur rimliga de är eller inte. Men kör på två eller tre som du tror passar er bäst!

• Beroende på era arbetsuppgifter och organisationen i stort kan det också vara värdefullt att prata om hur man bemöter leverantörer, kunder och andra aktörer som ni samarbetar med. Men viktigast är teamet så börja där och se om andra utomstående får plats eller om ni ska göra en egen workshop för det.

När tiden är slut (och ni har haft en paus) så samlas ni allesammans igen. Passa gärna på att fråga hur det kändes för att stämma av läget. Sedan är det dags för:

Sammanställningen! Den här fasen är ofta den mest spännande tycker jag för nu gäller det att samla ihop alla era tankar och vilket förhoppningsvis kan innebära intressanta diskussioner. Det finns återigen många olika sätt att göra detta på men ett kan vara att ni börjar stort och trattar ner det. Exempelvis: börja med er vision, vad är den för er avdelning och hur vill ni ha det? Försök formulera det. Nästa steg blir er mission, vad är det ni ska göra mer konkret? Vad behöver ni för att lyckas med det och hur ska ni som team förverkliga er vision?

Ett annat alternativ är att gå laget runt, låta alla grupper presentera sina post-it-lappar, samla in extra idéer och reflektioner som dyker upp och samla dem under olika rubriker eller teman.

Här är det viktigt att du som ledare också vågar utmana deltagarna lite. Om ni till exempel kommer fram till att ni ska ha det “högt i tak” eller vara “bra kollegor mot varandra” - fråga vad det innebär i praktiken och låt alla komma med input på det. Innebär “högt i tak” att man får skoja om vad som helst? Vad är okej? Vad är inte okej? Och så vidare. Är det någonstans ni ska lägga tiden under workshopen så är det här. Brainstormingen är viktig och bra men min upplevelse är att ni kan tjäna på att ha den kortare till förmån för den här fasen.

När ni börjar bli klara, sammanfatta det ni har kommit fram till och stäm av med gruppen om detta är något ni kan enas om? Finns det några oklarheter kring någon av punkterna har ni möjligheten här att reda ut dem redan här. Var öppen med att detta är något som ni får testa, följa upp och omformulera när det behövs - att det här inte är skrivet i sten utan något levande som ni som grupp alla ansvarar för. Sist men inte minst, gå laget runt och fråga: hur kändes detta? Vad tar du med dig?

Efter detta är workshopen slut och det är dags att sammanfatta det ni har gjort. Skriv ner det i ett dokument, presentera vad det handlar om, samla de olika rubrikerna och vad ni har sagt. Kan du eller någon i organisationen formge det lite snyggt kan det såklart vara roligt men det viktigaste är såklart att innehållet är tydligt och kan förstås av alla. Be gärna om medarbetarnas feedback när du delar det med dem och följ upp detta både personligen med alla och på era avdelningsmöten.

Det kan variera så mycket i teamet hur bekväma medarbetarna är att ta ordet, därför är din roll som samtalsledare viktig så att alla får komma till tals. Bild: WikimediaImages from Pixabay

Din roll som chef

Var tydligt med syftet och målet för workshopen, berätta varför det är viktigt så att teamet får en kontext. Alla kommer kanske inte jubla eller tycka det är en bra idé direkt men låt det bero i så fall.

Låt alla få komma till tals! Här har du rollen som samtalsledare vilket innebär att du ibland behöver ge ordet till de som inte talar först eller frivilligt. Men ibland måste du också styra samtalet så att det hålls fokuserat om någon fladdrar iväg på långa sidospår. För samtalet framåt mot ert mål utan att forcera det för mycket.

Ställ öppna frågor men våga också be medarbetarna att utveckla sina tankar och konkretisera sina svar, framförallt under sammanställningen.

Och, var noga med att inte dela med dig för mycket av dina egna tankar och åsikter här. Det du tycker som chef väger ofta väldigt tungt och risken är du färgar gruppens diskussioner vilket går emot poängen för workshopen. Skulle det vara så att du upplever att gruppen missar en punkt som du själv vill ha med: lyft upp den i form av en fråga eller samtalstart eller förslag på rubrik.

Andra allmänna råd

Gör det inte mer avancerat än vad det behöver vara. Håll det enkelt och konkret och kör på i 1-3 timmar som mest. Det är en balansgång mellan att hålla det kärnfullt och att låta samtalen få ta plats men märker du att det behövs mer tid så är det okej att göra detta i omgångar om det behövs.

Det ska inte bli av avhandling av detta när ni är klara. Skriv ihop max två A4-sidor, gärna i punktform och så att det är enkelt att förstå för vem som helst (även någon som inte var med) att fatta vad ni har kommit fram till.

Se till att alla kan vara med i en sittning eller dela upp personalen i flera grupper. Det är så viktigt att alla får vara med och bidra!

Kom ihåg att det inte måste vara du själv som är workshopledare: ett annat alternativ är att ta in en person utifrån som kan hjälpa er att leda den. Fördelarna med det är flera, exempelvis att du visar att du också är en i teamet och får större utrymme att lyssna in vad medarbetarna säger när du också är deltagare. Dessutom kan en oberoende workshopledare ta med sig ny energi och vara mer utmanande eftersom hen är neutral.

Hur ni kan använda er av detta efteråt

Förutom att detta ger er som team en gemensam grund att stå på och utgå från så blir det också något som ni kan referera tillbaka till - både i vardagen, om konflikter eller problem uppstår eller om en medarbetare missköter sig. Detta är er sociala kod och den är viktigt för att ni som team ska fungera.

Och ja, jag tror vi får hålla det här. Men! Har du några följdfrågor, vill att jag utvecklar någon punkt mer - säg till! Vill du kan du såklart också få personlig rådgivning med att skräddarsy en workshop för just ditt team eller anlita mig som extern workshopledare. Har du några andra bra tips eller råd gällande övningar eller frågor som kan användas i ett sådant här sammanhang? Dela gärna med dig i kommentarsfältet så att vi kan lära av varandra!

Bara så ni vet!

Kompisar! Idag så har jag inlett den här veckan med att göra ett litet (men ont) medicinskt ingrepp. Det känns allt annat än kul och eftersom jag inte vet hur jag kommer att må framöver kommer jag att logga ut från allt vad sociala medier heter de kommande dagarna, kanske hela veckan.

Men, eftersom jag visste att detta eventuellt skulle hända har jag varit så smart att jag redan har tömt hela den här veckan på arbetsuppgifter. Dessutom har jag preppat bloggen med inlägg, så här kommer inte att vara tyst bara för att jag ligger i sängen och spelar Civ - tvärtom! Bloggen tuffar på som vanligt (däremot kanske jag inte kan dela dem till Facebook så du får hjälpa mig att skutta in här själv varje dag). Och believe me, det vill du för här kommer publiceras riktigt bra grejer.

Ibland kommer livet och kräver ens fulla uppmärksamhet och ja, då är det bara att lyda.

Jag hoppas att jag är pigg nog att börja jobba igen i slutet på veckan men vem fan vet. Jag tänker inte berätta mer än såhär och uppskattar att det respekteras. Men nu vet ni varför jag är offline och inte jobbar som vanligt i alla fall! Ta hand om dig och så hörs vi snart igen.