Fem tips för mer effektiva möten

Å ena sidan är möten ofta värdefullt att ta sig tid till. Men ibland kan det bli för mycket av det goda. Är du en av dem som känner att mötena står dig upp i halsen och att du knappt hinner se ditt skrivbord (och än mindre kollegorna) om dagarna för att det är så mycket möten? Du är inte ensam. Enligt Arbetsmiljöupplysningen så är det inte ovanligt med att upp mot trettio procent av arbetstiden upptas av möten på många arbetsplatser. Här kommer därför några tips på hur du kan få, eller skapa, mer effektiva möten.

Möten är en del av de flesta våra arbetsliv och något som kan ta mycket stor del av vår arbetstid. Därför är det viktigt att de ger värde till arbetet och inte tvärtom - hålls bara för att. Bild: Pixabay

Fem tips för mer effektiva möten

Ifrågasätt: vad är syftet med mötet och måste vi ha det?

Att ha möten ”bara för att” är sällan produktivt så börja med att se sanningen i vitögat. Måste vi ha detta möte överhuvudtaget? Är svaret på den frågan ja, diskutera och skriv upp mötets syfte och agenda redan när ni bokar det. Då blir det förhoppningsvis solklart vad poängen med mötet är. Plus att ni bör också slippa frågor som ”vad skulle vi prata om idag?” eller ”behöver jag förbereda något?” strax före det börjar.

Testa att ha kortare möten

Om era möten känns ineffektiva och det inte är ett möte som är till för att diskutera viktiga frågor som behöver få tid: testa att korta ner mötestiden. Brukar ni träffas i en timme? Testa att göra det på en halvtimme i stället och utvärdera efteråt om det blev stressigt eller inte.Det är lätt hänt att vi drar ut på saker om vi vet att vi har två timmar på oss även om uppgiften egentligen tar en kvart. Vilket inte behöver vara fel, allt måste inte vara hypereffektivt alltid. Men har ni problem med långdragna möten kan det absolut vara värt att testa korta av dem för att se om ni blir mer effektiva och prioriterar bättre om ni vet att ni har mindre tid på er.

Genom att ha mötesregler blir mötet tydligare, mer effektivt och stärker er möteskultur. Bild: Pixabay

Ha mötesregler

Är det okej att ha telefonen påslagen? Är det okej att sitta och jobba i de stunder som man inte är aktiv? Vem är det som går på mötena? Är det de personerna som verkligen ska vara med eller finns det deltagare som är med ”bara för att”? Alla arbetsplatser gör olika men det viktiga är att ni vet hur ni vill ha det. Det kommer göra er möteskultur tydligare och förhoppningsvis att ni kan arbeta mer effektivt när ni väl sitter där.

Sammanfatta mötet och vad som ska göras

När ni är klara, ta en minut åt att sammanfatta mötet och gemensamt prata om vad det är som ni ska göra. Det behöver inte vara en regelrätt uppräkning av allas att-göra-listor men att gå laget runt så att varje person får säga sitt om det så bara är: ”Jag tycker detta låter bra och ordnar med detta och detta”. Då får ni också möjligheten att se så att ni alla är på samma ställe i frågan innan ni går vidare.

Ha luft mellan mötena

Att ha möten non stop en hel arbetsdag kan kännas väldigt effektivt och ibland behövas. Men ta bensträckare däremellan och ge dig och din hjärna en paus att bearbeta det som nyss hände, vila lite och sedan ladda om inför nästa möte. Det kommer att göra dig både mer klartänkt och närvarande i de olika mötena vilket också innebär att du blir mer effektiv. Själv tycker jag att det är en balansgång kring mötestid. Det är en konst att att veta när saker behöver få ta tid respektive när de kan speedas upp.

Har du som läser några bra tips och knep att dela med dig av? Något som ni har testat som funkat bra eller som inte har funkat alls?

Kaffe till frukosten

God morgon! Hur mår du? Jag mår jättefint. Känner mig ändå rätt så utvilad och framförallt glad efter den här helgen. Den visade sig bli till bredden fylld med familjehäng och jag inser i skrivande sekund att det var detsamma förra helgen och då satt jag också här med en varm och go i känsla i magen på måndagen. Samband månne? Tror nog det. Oavsett så är jag, tack vare det och det faktum att jag för en gångs skull drack kaffe till frukosten, jäkligt redo för jobbveckan som komma skall.

Måndag

Idag är det en blandad dag som väntar. Först ska jag som alltid prata med er här och jobba lite med Bossbrudar. Sedan väntar en poddintervju med Tess, ett samtal med min mentorcoach och i eftermiddag kommer jag varva skrivande med att ha uppstartsmöte för den kvantitativa studien som jag vill genomföra inför min bok. Plus att jag ska ränna runt på stans olika universitetsbibliotek.

Tisdag

I morgon ska jag vara i Sjöbo hela dagen och jobba för Innovationscenter för landsbygden. Ska bli så roligt!

Onsdag

Är med undantag för ett lunchmöte helt obokad vilket känns så himla skönt. Här ska jag filma minst ett videoklipp, helst två. Jag ska skriva, rensa i mejlkorgen och bara jobba undan. På eftermiddagen kommer det bli ungefär två timmars pluggande med.

Torsdag

Har nog cirka tre arbetstimmar som är vigda åt möten inne i Malmö men annars ska jag 1. göra det sista för de två workshops som jag ska ha veckan därpå och 2. skriva!

Fredag

Åh, fredagen är med alldeles tom. Härmed utnämns den till en mysfredag. Jag ska jobba men i valfritt tempo och med det som behövs plus någon timmes pluggande.Här på bloggen är jag alldeles nollställd om vad som ska hända. Den där sjukveckan jag hade i januari tar fortfarande ut sin rätt i min planering. Men ja, det har aldrig varit ett hinder förut så jag ser inte varför det skulle bli det den här gången. Det får således bli en överraskning för oss alla, haha.Hur har du det och hur ser tankarna ut för din vecka?

Halvmotiverad student

Vet du... Idag måste jag skriva av mig om en sak som faktiskt känns lite obekväm att prata högt om. Jag har nog aldrig någonsin varit så omotiverad av mina studier som jag är nu. Jag läser ju fortsättningskursen på sociologi och har 1,5 termin till på halvfart tills jag tar min examen. Och sociologi är superintressant! När jag väl sätter mig ner och läser kurslitteraturen eller är i skolan så tycker jag att det är grymt lärorikt. Men segt. Om det sedan blir segt för att jag är en halvmotiverad student eller om jag blir halvmotiverad för att det är segt är en annan fråga, haha.Samtidigt tänker jag att det inte är så konstigt att jag känner såhär. Dels har jag ju läst klart mina ledarskapskurser vilka är de som jag tycker är roligast i hela världen. Dels så är det till hösten tio (!) år sedan jag började läsa den här utbildningen. Hösten 2009 började jag och tänkte ta min examen 2015 innan livet kom emellan. Nu börjar mållinjen ändå närma sig där borta i horisonten och mitt bästa knep just nu är att visualisera hur det kommer att vara att den dagen jag blir klar. 35 bast, dubbla kandidat, femton års arbetslivserfarenhet är mitt mantra, haha. Det och de små stunderna av glädje när jag får sitta och grotta ner mig i läsa intressanta saker eller lyssna på mina kursares kloka tankar är det som håller min ånga uppe. Nu är det dags att ta de där sista kliven in i mål!Har du något bra knep att ta till när motivationen tryter?

Årets sjunde vecka

God morgon! Hur står det till? Själv är hon morgontrött men annars är det fint tack. Är sådär peppad på ännu en dag i skolbänken men ja, det är bara en halvdag så det går nog snabbt. Annars måste jag säga att årets sjunde vecka svepte förbi med en salig blandning av högt som lågt och mycket tid i den analoga världen.

Tillbakablick

Ja, en kvick tillbakablick säger att det har varit mycket. I måndags var det mingel och gala hela dagen. Tisdagen och onsdagen ägnades åt coachutbildningens sista del. Torsdagen bestod av lite bloggjobb och ett par timmar för Innovationscenter för landsbygden. Och så fredag, lördag på universitetet i Växjö. Pjuh, inte konstigt att man är trött liksom.

Veckans bästa

Förutom Näringslivsgalan, coachutbildningen och mina fantastiska kollegor och vänner där så har jag också fått en riktigt jäkla rolig grej inbokad under dagarna som gick. Kommer berätta mer om det när det närmar sig men det var en tung och viktig sten som föll ur mitt bröst nu i veckan.

Veckans sämsta

Det var sorgpölen som jag trillade ner i under tisdagen. Det är 2-3 gånger per år som den brukar svämmar över och eftersom den inte gjorde det under julen var det väl dags nu i stället. I gengäld har jag ju lärt mig vid det här laget att det bara är att dyka ner i den, dra ut proppen och sedan gråta tills den är tömd igen. Det brukar gå över på en dag eller två om jag faktiskt tillåter mig själv att vara ledsen.

Veckans utmaning

Hehe, det var att inte tappa humöret när administrationen för min ledarskapsutbildning blev fel - den här terminen också. Har haft bekymmer med detta varje termin sedan jag började plugga igen och det är hyfsat tröttsamt. Som tur var ordnade det sig så nu är jag återigen student.

Framåtblick

Förmiddag = skola. Eftermiddag = resa hem. Kväll = göra så lite som möjligt. Det är väl typ det jag tänker mig om den här dagen, haha. I morgon blir det också lugnt men vi ska åka iväg till min svägerskas familj och umgås.

Veckans ledarskapstanke

Som vanligt är det många ledarskapstankar som har snurrat i huvudet den här veckan. Men en som fastnade lite extra var från Bodil Jönssons om hur vi ofta tänker på jobbet från det vi vaknar tills vi går och lägger oss trots att vi bara arbetar 24 procent på en vecka. Det berörde mig eftersom det är så enkelt att hamna där samtidigt som det känns så... skevt. Eller hur? Men det var bra för nu har jag börjat reflektera ännu mer över när och hur mycket jag faktiskt tänker på jobbet i vardagen. Ska bli spännande att se vad jag landar i för insikt om det över tid. Tänker du mycket på jobbet om i din vardag? Och hur har din vecka varit? Dela gärna med dig!

Malmö Näringslivsgala

I måndags var det ju dags för Malmö Näringslivsgala och jag kom för en gångs skull i håg att fota lite grand under hela dagen. Förvisso bara med mobilen men hey, det överlever vi va? Det var hur som helst en riktigt, riktigt bra dag. Många fina samtal och möten, grymt bra föreläsningar med spännande ämnen och en trevlig show på kvällen.

Malmö Näringslivsgala

Temat för dagen var Tillbaka till samtiden och första föreläsningen jag såg var Ashkan Fardost som hade en grymt bra dragning om digitala beteenden och framförallt framtiden. Jätteintressant och jag gillade skarpt hur han lyfte fram konkreta exempel på unga tjejer som startar och driver företag som aldrig förr.Efter honom föreläste Bodil Jönsson om tid och vårt syn på arbete och det var med superintressant. Visste du att vi bara jobbar 24 procent på en vecka och 10 procent av vårt liv? Och ändå så är upptar jobbet så sjukt stor del av vår vakna tid.Sedan var det dags för Isabella Löwengrip som intervjuades om sin bolagsresa. jag har följt henne från början så det var verkligen intressant att se hennes skills när det gäller story telling IRL.Efter lunchen så lyssnade jag på Martin Österdahl som var projektledaren för hela Eurovision när det var i Sverige för några år sedan. Så. Jäkla. Coolt. Vilket megaprojekt. 10 000 medarbetare under ett års tid, logistiken, hela organisationen, hade kunnat lyssna på honom i en timme till eller två.Sedan var det dags att avrunda dagen för min del. Begav mig hemåt en snabb sväng och sedan bar det av in till Malmö igen. Den här gången lite mer festklädd i två gamla godingar från festgarderoben. Syns ju inte på bilden men den här kjolen har verkligen ett fantastiskt svall.Och på kvällen var det mingel och sedan drog galan i gång. Ola Salo och Shirin var gästartister och wow, de var båda superstjärnor. Jag har aldrig lyssnat mycket på The Ark men de har tre låtar som betyder mycket för mig och härligt nog körde Salo dem alla tre. Älskar verkligen att se kreativa begåvningar i deras rätta element.Efter galan så stannade jag kvar och minglade lite mer men eftersom jag hade utbildning tisdag och onsdag blev det ändå en rätt tidig kväll. Stort tack till Malmö Näringslivsgala, Mama Said Media (som bjöd mig mig som er plus one) och alla jag mötte för en helt fantastisk dag och afton!