Varför är chefens självbehärskning viktig?

Efter förra veckans artikel om att ha självbehärskning som ledare har jag haft fler intressanta samtal på temat där en av följdfrågorna var: är självbehärskning viktigt att ha som ledare? Kort svar: Ja.

Varför? På grund av de olika sorternas makt som ledarrollen innebär men mest på grund av din påverkansmakt.

Hur du reagerar på saker som händer, på informationen du får - din mimik, ditt kroppsspråk, vad du säger, hur du säger det och besluten du fattar läses ständigt av av dina medarbetare och organisationen omkring er.

Hur du beter dig kommer att färga av sig till medarbetarna och övriga arbetsgruppen vare sig du vill det eller ej.

Det är därför det spelar roll. Om du är lugn, om du är stressad, har panik, är glad, orolig eller beter dig annorlunda från ditt normalläge kommer det att läsas av, tolkas och ageras utefter - både medvetet och omedvetet.

Och ja, det är ansträngande men viktigt att vara medveten om för dig som är - eller vill vara i - en ledande position. Notera att detta inte innebär att du måste eller ens kan vara harmonisk och fridfull varenda sekund på jobbet. Däremot behöver du vara medveten om ditt normalläge och hur du agerar och reagerar i olika situationer, är du det kommer du inte bara ha det lättare för att jobba proaktivt utan också hantera det som händer i närtid lättare. Exempelvis om du har en värdelös dag, är sur och tvär och märker att det spiller över på din närvaro på jobbet, då kan du med en mening ge en kontext, förklaring eller förekomma det med ett “förlåt på förhand om jag verkar kort i tonen idag, jag har sovit som en kratta”.

Givetvis varierar det ganska kraftigt hur påverkansbara dina medarbetare är av chefens humör och känsloläge. En del märker av minsta lilla medan andra är helt obrydda. Bild: Unsplash

Med det sagt skulle jag också dra parallellen av chefens självbehärskning till Herzbergers tvåfaktorsteori som skiljer på motivationsfaktorer och hygienfaktorer och klassificera detta som en senare majoriteten av tillfällena. Visst kan ett gott humör från chefen vara peppande och uppiggande men det är ändå oftast bristen på självbehärskningen som skapar mer skav och stök eftersom omgivningen tenderar att börja reglera sig för att inte skapa starka känsloyttringar.

Vad tänker du om det?

Mer självbehärskning som ledare

Som chef är det viktigt att i vardagen ha för vana att skilja på sak och person när det kommer till medarbetares beteenden. De knäppa saker vi gör behöver inte innebära att vi är idioter - samtidigt finns det absolut idioter och ja, de behöver också ledas av dig som chef. Vad kan du som chef göra till vardags för att få mer självbehärskning och öka din tolerans mot idiotiska beteenden, skeenden och ibland personer?

Läs mer: Problemvaccinet alla chefer behöver

Och innan vi tittar närmare på hur du kan få bättre självbehärskning som chef vill jag tydliggöra… Nej, du behöver inte alltid vara superharmonisk eller ständigt zen som chef även om självbehärskning är viktigt att ha. Bild: Vitaly Gariev on Unsplash

Mer självbehärskning som ledare

När man är den som är chef att det (tyvärr) troligtvis är upp till dig att hantera situationen och beroende på vad det är som prövar din självbehärskning behöver såklart tillvägagångssättet variera.

Handlar detta om dig?

Eller…

Handlar det om någon, några andra eller något annat?

Och det finns lite olika vägar att gå för att undersöka detta närmare!

Se över din allmänna stressnivå

Jag vet inte hur du som läser funkar men för de flesta av oss tenderar både tålamodet och självbehärskningen vara nära sammankopplat med våra stressnivåer. Desto högre den senare är - desto mindre får man av de förstnämnda. Det är därför:

1. Ett par djupa andetag är ett bra verktyg att ta till när du känner att varningsklockan börjar klämta för att någon trampar på dina nerver.

2. Du behöver stämma av din egen stressnivå. Är det bara idag som du stör dig på allt och alla eller är det X antal dagar i veckan? Hur stressad är du generellt? Hur ser din arbetsbelastning ut? Är det mycket multi-tasking eller gör du en sak åt gången? Är du ständigt stressad eller är det som det bör vara att stressen kommer och går när den behövs?

Att zooma ut på det här sättet kan vara svårt när man är mitt inne i det och för min egen del brukar jag försöka använda de där varningsklockorna jag nämnde ovan som en påminnelsemarkör. När jag märker att det börjar klämta brukar jag försöka (såklart med varierande framgång) använda någon av de här mentala teknikerna för att få lite distans till situationen.

Checka av: vad handlar det här om egentligen?

Den här avcheckningen kan ske på två fronter: inåt eller utåt och vilken du väljer att göra först varierar troligtvis beroende på var du befinner dig. Är du själv med möjlighet att tänka ostört här och nu? Börja inåt. Är du mitt i skeendet? Dra det där djupa andetaget, aktivera ditt mentala skydd och gå utåt.

Om går du inombords och stämmer av vad det är i situationen som triggar dig och dina reaktioner. Vem eller vad är det som stör dig så? Finns det någon röd tråd eller är det bara allt som händer på en gång?

Går du utåt behöver du stämma av: vad är det som händer här egentligen? Om det är en person som beter sig idiotiskt, vad är kontexten? Hur verkar hen må och ha det på jobbet? Är hen medveten om vad hen gör eller sker det omedvetet? Vilka blir effekterna av hens agerande?

Denna typ av kartläggning är viktig - inte för att du ska veta exakt varför människor beter sig som de gör - utan för att du ska kunna göra rätt grejer i nästa steg…

Chefer med starka känsloutbrott och känsloyttringar, framförallt om de är svåra att förstå eller förutspå för omgivningen, är något som påverkar arbetsklimatet negativt. Bild: Vitaly Gariev on Unsplash

Vad behöver du göra?

Börja agera. Det är lätt hänt att vi nöjer oss med att tänka att det är alla andra som är och gör fel men som ledare har du ett ansvar för både andras och din egen arbetsmiljö och då går det tyvärr inte att bara vifta bort det förutsatt att det inte är en engångshändelse som krockar med andra engångshändelser.

Är det hos dig själv som det skaver? Då kan du börja nysta i vad det beror på och vad du ska göra annorlunda för att få mer tålamod.

Ett annat knep jag skickar med mina klienter för att hjälpa dem att förhålla sig till situationer som är svåra och dränerande: försök se det som en realitysåpa och ta fram popcornen. Vad kommer hända härnäst? Hur illa kan det bli? Inte för att du som chef ska sitta passiv i soffan alla gånger utan för att få den där emotionella distansen som behövs.

Ett annat är använda dina pysventiler: personer som du litar på - som inte är någon av dina medarbetare - som du kan ventilera med och därmed lätta på trycket.

Dessutom behöver du, å ena sidan, se andra människor för vad de är: människor. Ingen av oss lever eller verkar i ett vakuum. Alla har vi dåliga dagar. Alla går vi igenom kriser och livshändelser som påverkar oss på olika sätt. Alla har vi olika ryggsäckar med olika erfarenheter som är bearbetade i varierande grad som påverkar oss. Dessutom påverkar er arbetsmiljö och arbetsplatskultur er alla på olika sätt.

Å andra sidan är det också en balansgång mellan att inte ta saker på för stort allvar VS ta rätt saker på allvar. Vilka beteenden på en arbetsplats kan behöva tolereras? Vad kan vi ha överseende med och när? Respektive vad behöver faktiskt hanteras för att inte någons arbetsmiljö ska vara eller bli dålig? I den senare frågan ligger en bra riktning: arbetsmiljön.

Om någon beter sig på ett sätt som återkommande stör eller påverkar verksamheten eller andra i/kring den negativt behöver du som ledare se över situationen och hantera den. Kom bara ihåg: om en enstaka person pekas ut som syndabock för ett problem så är det nio gånger av tio så att felet ligger inom arbetsgruppen och då är det där du behöver hantera situationen.

Är allt detta svaret på hur du som ledare kan behärska dig själv bättre? Ja, i bemärkelsen att du hanterar det som stör dig och kräver att du behöver behärska dig. Dela gärna med dig om du har något annat knep som du brukar använda dig i din vardag som ledare!

Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Läsarfrågan:

Hej, jag skriver detta i frustration. Jag har problem med en kollega som, lämpligt nog, alltid får något förhinder om en jobbigare arbetsuppgift dyker upp. Eller vissa dagar får “för ont om tid” i början av arbetsdagen för att hinna med alla sina arbetsuppgifter och som av en händelse är det då de tyngsta eller mest komplicerade arbetsuppgifterna som givetvis blir över för oss andra i arbetsgruppen att ta hand om. Hen ber också om hjälp i tid och otid med arbetsuppgifter som hen inte vet hur man löser trots att vi har visat hur de görs gång på gång. Personen i fråga är duktig egentligen men ganska bekväm, blir lätt stressad över saker och de här frågorna om hur man gör börjar kännas påklistrade och fejkade och det ihop med maskandet är irriterande. Vad kan jag göra och vad borde min chef göra i ett läge som detta?

Svar:

Det korta svaret? Du behöver prata med chefen! Tyvärr finns nämligen risken att chefen inte har någon som helst aning om vad som pågår eftersom din kollega, utifrån din beskrivning, tycks lida av strategisk inkompetens.

Jag tänker att vi alla nog har drabbats av strategisk inkompetens någon gång på jobbet men att det är skillnad på att maska då och då och att använda det som daglig strategi för att slippa undan vissa arbetsuppgifter. Bild: Canva

Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Strategisk inkompetens handlar om att “inte kunna” en viss uppgift eller ett visst moment för att egentligen behöva slippa göra den och kan utövas med en varierande grad av medvetenhet, från helt omedveten till fullt medveten. Den är strategisk på så vis att den slår till i vissa situationer - alternativt med vissa personer - vilket alltså innebär att risken finns att chefen inte får veta något om inte du eller andra kollegor upplyser hen om det.

Vad chefen sedan bör göra beror på vad för information hen får och hur hen får den. Men det första steget bör vara att göra en egen kartläggning av den strategiskt inkompetenta medarbetarens beteenden följt av ett korrigeringssamtal. Alternativt (eller i kombination med) en omorganisering av arbetsuppgifterna så att det inte går att hiva över de jobbigaste momenten på andra.

Eftersom strategisk inkompetens generellt används för att slippa undan ansvar och jobb så har medarbetaren som använder sig av det troligtvis inga egna incitament till att sluta med det om det inte blir obekvämare, eller får en att framstå i dålig dager att fortsätta med denna strategi.

Utöver att prata med chefen och låta hen hantera saken kommer du troligtvis också tjäna på att du som kollega och ni som arbetsgrupp också börjar agera annorlunda. För tystnad = acceptans och det är dessutom lätt hänt när man väl blir irriterad att man inte vill hjälpa personen ifråga alls, eller till slut tappar humöret och ryter ifrån en dag och det kommer troligen tyvärr inte att vara konstruktivt för situationen.

Saker du kan göra som kollega

Här finns faktiskt flera olika saker du som kollega kan göra! Exempelvis kan du prata med din kollega och säga något i stil med: “Jag tror inte du är medveten om detta men jag upplever att du ganska ofta lägger över denna och denna arbetsuppgift på mig eller andra. Kan du inte testa att göra dem själv först?” eller avrundar med “Kan du inte börja med de dessa arbetsuppgifter först och sen se om du behöver vår hjälp?”. Det är inte omöjligt att kollegan kommer att din att neka till att detta händer i ert samtal men att du har lyft det kan leda till en förändring på sikt.

En annan är att börja bemöta den strategiska inkompetensen när du råkar ut för den i vardagen. Här är några potentiella frågor som kanske kan vara användbara för dig, alternativt om du tweekar dem:

• “Vad är det som behöver göras?”

• “Vad är det som är oklart?”

• “Hur kommer det sig att du inte hinner med det?” (förutsatt att medarbetaren inte är överarbetad)

• “Varför hinner du inte med detta?” Eller: “Hur kan du veta redan nu att du inte kommer hinna med det?” (om kollegan igen säger att hen inte hinner med en sak flera timmar innan arbetsdagen är slut)

Ibland räcker det med att personen ifråga möter motstånd för att beteendet ska börja ändras (när man inser eller känner av att det inte fungerar). Eller så gör du så, om det händer två eller tre gånger på kort tid - då har du ännu mer konkreta exempel att använda dig av om du pratar med kollegan, typ “Jag tror inte du är medveten om detta men bara de senaste två veckorna upplever jag att du delegerar den här arbetsuppgiften trots att den är din att göra”.

Om den strategiska kompetensen snarare visar sig i frågorna som kollegan egentligen redan vet - då är det coachande ledarskapet och framförallt att svara på frågor med frågor fantastiska verktyg att använda och jag kan varmt rekommendera det i situationer som denna.

Jag hoppas att alla dessa tips kan hjälpa till på vägen! Om inte är du varmt välkommen att höra av dig till Bossakuten för en fördjupad och personlig rådgivning. Och du som läser får såklart gärna dela med dig, har du någonsin upplevt en strategiskt inkompetent emdarbetare förut? Och om ja, hur hanterade du/din chef det?

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Reklam för egen verksamhet

Med anledning av den kommande utbildningsdagen i konflikthantering pratar jag såklart en hel del om konflikthantering i sociala medier just nu och det blev en intressant och givande gissningslek på LinkedIn om vilken den nästvanligaste* missuppfattningen är om konflikthantering. Här kommer mitt svar!

Alla kan inte vara sams jämt på jobbet men om det råder en konflikt behöver den tas itu med snarast möjligt! Bild: Nik on Unsplash

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Det jag ser ofta är att många tänker att poängen med konflikthantering är att få parterna att prata om och enas i själva konflikten. Dåtiden. Vem sa vad? Vem gjorde vad? Vad hände?

Och ja, det är viktigt att lyfta det som hänt och har man tur kan parterna landa i en samsyn om konflikten. Men det är inte det som är det huvudsakliga fokuset med konflikthanteringen - det är nämligen att få dem att hitta hur de ska samarbeta framåt. Det framåtriktade. Fastnar ni för mycket i vad som hänt kommer ni fastna där och i sämsta fall bara förvärra konflikten ytterligare. Med det sagt ska vi inte heller bara stryka ett streck och säga “det som har hänt har hänt” och tro att det löser några problem men det är en annan femma och givetvis får utbildningsdeltagare alla de här olika verktygen med sig från utbildningsdagen!

Does that makes sence? Säg till annars så utvecklar jag det vidare.

*Den vanligaste? Ja, det är att som chef tänka “det där löser sig nog av sig självt” alternativt bara låta det bero. Såklart vill vi att medarbetare ska kunna hantera konflikter själva men det kräver bland annat att de har tillräcklig kunskaps-, mognads- och samarbetsnivå för att kunna göra det. De flesta har tyvärr inte det (än) och därför behöver du som chef kunna kliva in och hjälpa dem att lösa den.

---

Bossbloggen ingår i Bossverket där morgondagens ledare utbildas och tränas!