Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Läsarfrågan:

Hej, jag skriver detta i frustration. Jag har problem med en kollega som, lämpligt nog, alltid får något förhinder om en jobbigare arbetsuppgift dyker upp. Eller vissa dagar får “för ont om tid” i början av arbetsdagen för att hinna med alla sina arbetsuppgifter och som av en händelse är det då de tyngsta eller mest komplicerade arbetsuppgifterna som givetvis blir över för oss andra i arbetsgruppen att ta hand om. Hen ber också om hjälp i tid och otid med arbetsuppgifter som hen inte vet hur man löser trots att vi har visat hur de görs gång på gång. Personen i fråga är duktig egentligen men ganska bekväm, blir lätt stressad över saker och de här frågorna om hur man gör börjar kännas påklistrade och fejkade och det ihop med maskandet är irriterande. Vad kan jag göra och vad borde min chef göra i ett läge som detta?

Svar:

Det korta svaret? Du behöver prata med chefen! Tyvärr finns nämligen risken att chefen inte har någon som helst aning om vad som pågår eftersom din kollega, utifrån din beskrivning, tycks lida av strategisk inkompetens.

Jag tänker att vi alla nog har drabbats av strategisk inkompetens någon gång på jobbet men att det är skillnad på att maska då och då och att använda det som daglig strategi för att slippa undan vissa arbetsuppgifter. Bild: Canva

Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Strategisk inkompetens handlar om att “inte kunna” en viss uppgift eller ett visst moment för att egentligen behöva slippa göra den och kan utövas med en varierande grad av medvetenhet, från helt omedveten till fullt medveten. Den är strategisk på så vis att den slår till i vissa situationer - alternativt med vissa personer - vilket alltså innebär att risken finns att chefen inte får veta något om inte du eller andra kollegor upplyser hen om det.

Vad chefen sedan bör göra beror på vad för information hen får och hur hen får den. Men det första steget bör vara att göra en egen kartläggning av den strategiskt inkompetenta medarbetarens beteenden följt av ett korrigeringssamtal. Alternativt (eller i kombination med) en omorganisering av arbetsuppgifterna så att det inte går att hiva över de jobbigaste momenten på andra.

Eftersom strategisk inkompetens generellt används för att slippa undan ansvar och jobb så har medarbetaren som använder sig av det troligtvis inga egna incitament till att sluta med det om det inte blir obekvämare, eller får en att framstå i dålig dager att fortsätta med denna strategi.

Utöver att prata med chefen och låta hen hantera saken kommer du troligtvis också tjäna på att du som kollega och ni som arbetsgrupp också börjar agera annorlunda. För tystnad = acceptans och det är dessutom lätt hänt när man väl blir irriterad att man inte vill hjälpa personen ifråga alls, eller till slut tappar humöret och ryter ifrån en dag och det kommer troligen tyvärr inte att vara konstruktivt för situationen.

Saker du kan göra som kollega

Här finns faktiskt flera olika saker du som kollega kan göra! Exempelvis kan du prata med din kollega och säga något i stil med: “Jag tror inte du är medveten om detta men jag upplever att du ganska ofta lägger över denna och denna arbetsuppgift på mig eller andra. Kan du inte testa att göra dem själv först?” eller avrundar med “Kan du inte börja med de dessa arbetsuppgifter först och sen se om du behöver vår hjälp?”. Det är inte omöjligt att kollegan kommer att din att neka till att detta händer i ert samtal men att du har lyft det kan leda till en förändring på sikt.

En annan är att börja bemöta den strategiska inkompetensen när du råkar ut för den i vardagen. Här är några potentiella frågor som kanske kan vara användbara för dig, alternativt om du tweekar dem:

• “Vad är det som behöver göras?”

• “Vad är det som är oklart?”

• “Hur kommer det sig att du inte hinner med det?” (förutsatt att medarbetaren inte är överarbetad)

• “Varför hinner du inte med detta?” Eller: “Hur kan du veta redan nu att du inte kommer hinna med det?” (om kollegan igen säger att hen inte hinner med en sak flera timmar innan arbetsdagen är slut)

Ibland räcker det med att personen ifråga möter motstånd för att beteendet ska börja ändras (när man inser eller känner av att det inte fungerar). Eller så gör du så, om det händer två eller tre gånger på kort tid - då har du ännu mer konkreta exempel att använda dig av om du pratar med kollegan, typ “Jag tror inte du är medveten om detta men bara de senaste två veckorna upplever jag att du delegerar den här arbetsuppgiften trots att den är din att göra”.

Om den strategiska kompetensen snarare visar sig i frågorna som kollegan egentligen redan vet - då är det coachande ledarskapet och framförallt att svara på frågor med frågor fantastiska verktyg att använda och jag kan varmt rekommendera det i situationer som denna.

Jag hoppas att alla dessa tips kan hjälpa till på vägen! Om inte är du varmt välkommen att höra av dig till Bossakuten för en fördjupad och personlig rådgivning. Och du som läser får såklart gärna dela med dig, har du någonsin upplevt en strategiskt inkompetent emdarbetare förut? Och om ja, hur hanterade du/din chef det?

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Reklam för egen verksamhet

Med anledning av den kommande utbildningsdagen i konflikthantering pratar jag såklart en hel del om konflikthantering i sociala medier just nu och det blev en intressant och givande gissningslek på LinkedIn om vilken den nästvanligaste* missuppfattningen är om konflikthantering. Här kommer mitt svar!

Alla kan inte vara sams jämt på jobbet men om det råder en konflikt behöver den tas itu med snarast möjligt! Bild: Nik on Unsplash

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Det jag ser ofta är att många tänker att poängen med konflikthantering är att få parterna att prata om och enas i själva konflikten. Dåtiden. Vem sa vad? Vem gjorde vad? Vad hände?

Och ja, det är viktigt att lyfta det som hänt och har man tur kan parterna landa i en samsyn om konflikten. Men det är inte det som är det huvudsakliga fokuset med konflikthanteringen - det är nämligen att få dem att hitta hur de ska samarbeta framåt. Det framåtriktade. Fastnar ni för mycket i vad som hänt kommer ni fastna där och i sämsta fall bara förvärra konflikten ytterligare. Med det sagt ska vi inte heller bara stryka ett streck och säga “det som har hänt har hänt” och tro att det löser några problem men det är en annan femma och givetvis får utbildningsdeltagare alla de här olika verktygen med sig från utbildningsdagen!

Does that makes sence? Säg till annars så utvecklar jag det vidare.

*Den vanligaste? Ja, det är att som chef tänka “det där löser sig nog av sig självt” alternativt bara låta det bero. Såklart vill vi att medarbetare ska kunna hantera konflikter själva men det kräver bland annat att de har tillräcklig kunskaps-, mognads- och samarbetsnivå för att kunna göra det. De flesta har tyvärr inte det (än) och därför behöver du som chef kunna kliva in och hjälpa dem att lösa den.

---

Bossbloggen ingår i Bossverket där morgondagens ledare utbildas och tränas!

5 december: Ge julklappar som chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender. Orginalfrågan för femte december var vad jag önskar mig i julklapp men jag tyckte det kändes ointressant eftersom jag inte önskar mig särskilt mycket så jag tänkte i stället att vi ska kika på det här med julklappar från chefen eftersom den frågan kom upp tidigare i höstas i ett samtal. Vad är det för fördelar respektive nackdelar med att ge julklappar som chef?

Är det alltid bara en bra idé att ge julklappar som chef! Å ena sidan, ja. Å andra sidan finns det faktiskt några saker som kan vara bra att tänka på och vissa lägen då det kan vara bättre att låta bli. Bild: Photo by Roberto Nickson on Unsplash  

Fråga: Är det en bra idé att ge julklapp till sina medarbetare som chef?

Mitt svar: Det kan det absolut vara! En present kan ju verkligen vara en förvärldsligad omtanke - däremot kan det vara bra att ha några saker i åtanke. Exempelvis:

• Tänk på gränsen för förmånsskatt vid julgåvor, följ Skatteverkets riktlinjer

• Håll det på en rimlig nivå ansträngningsmässigt för att ge julklappar ett år men inte ett annat blir inkonsekvent och kan i stället bli negativt laddat. Så gör du det får se komma ihåg att ha det som tradition eller kommunicera tydligt och transparent med varför det inte blir av nästa gång

• Ge samma eller likvärdigt till alla för att inte riskera onödig upplevelse av favorisering (det blir aldrig bra) och…

• Tänk på att ge en gåva utifrån medarbetarnas perspektiv och inte ditt eget. Vad tror de hade uppskattat eller blivit glada för? För en icke-given present kan faktiskt vara bättre än en dålig sådan

• Vare sig du vill det eller inte så kommer julklappen du ger ha någon form av symbolik och jag säger inte det för att skapa prestationsångest och att varje års julklapp måste vara e-p-i-s-k men det är bra att vara medveten om det och hur ni har haft det under året. Då kan du dels lättare kan komma på något att ge men framförallt också knyta an julklappen till prestationer/året som gått.

Som arbetsgivare är det lätt hänt att underskatta julgåvor till medarbetarna men det är ett bra exempel på en liten detalj som kan få stor betydelse när det gäller personalvård. Tyvärr är dock många arbetsgivare och ledare tänker att detta ska vara något som är en motivationsfaktor. Men i praktiken upplevs det ofta som hygienfaktor, det vill säga att vi är neutrala kring att få den men om vi inte får den - så saknas den och skapar missnöje snarare än att den motiverar oss. Detta kan såklart variera från person till person men det kan vara bra att känna till som chef!

Med allt detta sagt. Vill, kan du och orkar du ge julklappar till din medarbetare - kör bara kör! Gör det på en rimlig nivå bara så at det kan vara en tradition som du orkar upprätthålla. Vad säger du? Har du fått någon bra julklapp från chefen som du uppskattat extra mycket?

Pygmalioneffekten, vän eller fiende?

Ett psykologiskt fenomen som är nyttigt att känna till som chef är Pygmalioneffekten, även kallad Rosenthaleffekten. Den togs fram i i slutet på 60-talet av socialpsykologen Robert Rosenthal och bestod, i korthet, av försök där lärare fick veta, baserat på test som gjordes, att några elever i deras klass var extra begåvade. När nya tester gjordes i slutet av läsåret, vilka hade gjort bäst resultat? Dessutom hade visade det sig att lärarnas upplevelser av eleverna var mer positiva och att de utvalda eleverna var enklare att arbeta med.

Eleverna hade dock valt ut slumpmässigt i början på året så det fanns inget som talade för att de skulle prestera bättre än någon annan. Det som syntes var dock mönstret i att lärarnas tankar och upplevelser av eleverna påverkades av deras förväntan på dem vilken i sin tur påverkade deras bemötande och undervisning av dem vilket i sin tur påverkade deras resultat.

En förenklad sammanfattning av fenomenet:

Pygmalioneffekten = höga förväntningar —> beteendepåverkan —> bättre resultat

Alltså, det du som chef tänker om dina medarbetare och förväntar dig av dem kommer att påverka hur du beter dig och leder dem, vilket i sin tur påverkar deras resultat.

Det du som chef förväntar dig av dina medarbetare kan bli självuppfyllande profetior där ditt ledarskap också blir en del av skapandeprocessen. Därför är det viktigt att tänka på vad du tänker och hur det speglas i ditt beteende! Bild: Photo by Amy Hirschi on Unsplash

Pygmalioneffekten, vän eller fiende?

Och då är den spännande frågan - är Pygmalioneffekten en vän eller fiende till dig som chef? Ja, om vi hårdrar det… Det beror på vad du tänker om dina medarbetare!

Samtidigt är ingen felfri och jag tror inte jag mött en enda person som alltid bara tänkt positiva tankar om alla andra människor i alla väder. Det handlar alltså inte om att någon gång då blir trött, irriterade eller frustrerad på dina medarbetare utan snarare att din grundläggande uppfattning om dem personer i deras yrkesroll. Det är exempelvis därför Karin Ondhoffs tips om att tänka något positivt om medarbetaren innan ett svårt samtal är så bra.

Och det jag har sett genom åren är att medvetenheten om att Pygmalionefffekten finns brukar vara en bra påminnelse om att du som chef kan påverka och bidra till dina medarbetares prestationer och beteenden på jobbet över tid. Det du som chef förväntar dig av dina medarbetare kan bli självuppfyllande profetior där ditt ledarskap också blir en del av skapandeprocessen. Därför är det viktigt att tänka på vad du tänker och hur det speglas i ditt beteende!

Vad säger du som läser? Kände du till Pygmalioneffekten sedan tidigare? Har du några frågor kring detta eller vill at vi utvecklar ämnet ytterligare?