Hur använder du din påverkansmakt?

Det vanligaste formen av makt vi oftast tänker på när det gäller ledarskap är den formella makten. Den som kommer med uppdraget och som du hoppas och ser fram emot få axla när du vill bli chef. Men den finns fler former av makt och en som du både bör och behöver använda dig av när du vill bli chef är din påverkansmakt.

Visst hade det varit bekvämt att leda om folk gjorde som en sa istället för att göra det du gör? Tyvärr är det inte riktigt så enkelt hur påverkansmakten fungerar i praktiken. Bild: Carine L. on Unsplash

Ingen av oss verkar eller lever i ett vakuum utan vi påverkar och påverkas ständigt av varandra. Samtidigt är det lätt hänt att i tanken tänka på sig själv som isolerad - eller tillskriva både fram- och motgångar endast till sig själv fastän det sällan är så.

Som blivande ledare behöver du därför ställa dig själv och svara på följande frågor: 

• Använder du aktivt och medveten den påverkansmakt du har idag för att visa hur du är som ledare? Om nej, börja nu! Om ja, fortsätt analysera kring hur påverkar du din omgivning…

• Vad tänker andra när de ser och jobbar med dig?

• Hur påverkar du andras beteenden?

• För att få andra att se dig som en chef redan nu, vad ska du:

  • Börja göra

  • Göra annorlunda

  • Sluta med

Notera att dessa frågor är nyttiga även för dig som redan jobbar som ledare, framförallt om du vill klättra vidare i chefskarriären i framtiden. Och om du som vill bli chef ha fler tips? Då ska du anmäla dig till onsdagens webinar Såhär får du ditt första chefsjobb klockan 18.00-19.00!

Bli intervjuad i media som chef: Förbered dig alltid!

Information är makt och som ledare kan det hända att du behöver svara för saker som händer i verksamheten – ibland rent utav i det offentliga. Vad ska man chef göra respektive låta bli att göra om en journalist ringer? Låt oss ta reda på det med hjälp av Jennie Zetterström, kris- och medieexpert och författare till boken Intervjun – tala framgångsrikt med journalister och media.

Även om organisationen har en presstalesperson är det viktigt att veta hur du som chef bör kunna hantera samtal i media. Bild: Sam McGhee on Unsplash

Bli intervjuad i media som chef: Förbered dig alltid!

Hej Jennie! Ska man som chef alltid vara beredd på att en journalist kan ringa?

̶ Ja, det kan du behöva vara! En chefsroll är en ansvarsposition men det kan variera om det är just du som ska vara talesperson varje gång. Många organisationer har riktlinjer om vem som ska prata med media och det är bra för det blir konstigt om en journalist utifrån ska bestämma vem i vår verksamhet som ska få svara på frågor om den. Det kan däremot vara bra att vara beredd att någon ringer och räkna med att du kan bli inspelad om det händer.

Vad kan man göra när samtalet kommer?

̶ Klargör snabbt att du inte kan intervjun här och nu och försök samtidigt samla så mycket info som möjligt. Exempelvis kan du svara ”Jag står lite illa till men vad gäller det?” och sedan kan du ställa några frågor, exempelvis:  ”Vad är det ungefär för frågor ni har? Ur vilken vinkel rapporteras detta? Vilka faktauppgifter finns respektive behövs?”

̶ Med hjälp av detta kan du på någon minut skapa dig en bild av vad det hela handlar om, vad journalisten behöver och vill ha. Sedan ber du om att få ringa upp och bokar en tid för det, alltifrån en kvart till ett datum i kalendern.

Vad ska man undvika?

̶ Ta aldrig intervjun på stående fot även om du kan frågan! För även om du är påläst vill du använda intervjun till att få ut ditt budskap. Och, för många lägger för stort fokus på själva intervjusituationen men glömmer bort att förbereda sig.

Jennie Zetterström Foto Elisa Sanvito

Hur förbereder man sig bäst?

̶ Formulera ditt huvudbudskap – vad vill jag ha sagt? - i en treenighet. Då kan du själv hålla ordning på vad du vill ha sagt och det blir tydligt för den som lyssnar eftersom det inte spretar åt alla håll och kanter.

Har du något exempel?

̶ Absolut! Till exempel: problem, lösningen, vinsten. Eller vad innebär detta för individen, gruppen, kommunen/samhället. Eller igår, idag, i morgon.

̶ Och, håll det så kort som möjligt! Annars är risken att det klipps bort. Du behöver också förstå vilken roll du har i storyn. Är du hjälte? Skurk? Expert? Offret? Tänker du att du är en hjälte som fixat en stor omorganisation men storyn handlar om att du är en skurk som förstört för medarbetarna eller leverantörerna? Beroende på vilken roll du har kan du behöva justera din framtoning och vad du säger.

Varför?

̶ Därför att affärslogik och medialogik är två olika saker. De flesta chefer utgår oftast från den egna affärslogiken där man utgår från den stora organisationen där beslut och information får ta tid. Man har också ett positivt fokus. I medielogiken däremot är det den lilla personen som får empatin och man är mer brydd om något är moraliskt eller omoraliskt, eller vilka risker som finns. Så skillnaden mellan dessa två logiker är stor.

Det är ett superbra perspektiv att ha med sig, tack! Har du något sista bonustips?

̶ Be om att få läsa dina citat! Oavsett om du tycker intervjun har gått bra eller inte, be om att få se dina citat för att se: stämmer de eller inte? Vill du föreslå eventuella justeringar, fokusera på sakfelen när du gör det. Blir det fel ändå, ta ansvar för det som är ditt. Ett annat tips om det är en kritiskt vinklad intervju är att spela in den själv. Då vet du vad som sagts och det blir lättare att komma överens om eventuella ändringar.

Summa summarum, även om samtalet kan vara oväntat – se till att förbereda dig för intervjutillfället. Utrymmet till det finns och det är en del av ditt ansvar som chef att kommunicera så tydligt som möjlig även om det publika tillfället kommer plötsligt. Vad säger du som läser, vad tar du med dig härifrån?

För snäll som ledare

Ganska ofta, i olika sammanhang, får jag höra följande:

“Jag nog för snäll som ledare”

Eller i den stilen. Ofta med ett lite urskuldande, genant leende, en svepande hand eller en liten twist i kroppen.

Och det väcker alltid ett gäng följdfrågor:

• Vad baserar du det på?

• Hur märker du det?

• Vad gör du som är “för snällt”?

För i min värld går det inte att vara för snäll, än mindre som ledare. Men det beror också på att snäll ≠ gränslös i min värld och jag vet att många blandat ihop detta helt felaktigt och tror att…

Snäll = köra över sig själv för att tillgodose andras behov. Eller snäll = låta folk få som de vill. Hur snäll = lösa medarbetarnas problem åt dem. Alternativt att snäll = inte dra några gränser för hur medarbetare får bete sig. Eller att snäll = att låta bli att prata om jobbiga saker. Ibland ses snäll = chefen är den som bestämmer och har koll på allt. Då och då möter jag personer som tänker att snäll = att hjälpa medarbetarna med allt hela tiden.

Men vet du vad? Bara för att det känns snällt för dig eller i stunden betyder det inte att det faktiskt är det i längden.

Det kan vara en reell och rejäl skillnad i att ett chefsbeteende känns snällt och om det faktiskt är det på riktigt. Bild: Canva

För snäll som ledare

Att vara, på riktigt snäll, som ledare är exempelvis att:

• Vara tydlig med vilka förutsättningar som gäller och vilka förväntningar som finns

• Visa liknande respekt för dig själv och dina behov som för andra

• Låta medarbetarna äga sina ansvarsområden, arbetsuppgifter och lösa dem själva

• Välja aktivt och medvetet mellan kortsiktighet och långsiktighet. Vad är snällast: att berätta exakt vad medarbetaren framför dig ska göra steg för steg eller lära hen läsa kartan och sedan navigera på egen hand?

• Leda med förtroendet till att medarbetarna kan, vill och gör snarare än att curla dem

• Bygga strukturer som gör det så enkelt, tydligt och tryggt som möjligt för alla i verksamheten

• Prata om det som skaver eller rätta det som är fel i stället för att låta det fortgå och bli en del av en ovana

• Låta folk (inklusive dig själv) få vara sura eller obekväma nu för att det ska bli bra för både verksamheten och dem själva på sikt

• Använda det coachande ledarskapet och svara på frågor med frågor

• Tänka dig för inför du ger råd som ledare

• Göra dig umbärlig som ledare och använda det umbärliga ledarskapet

Så om du är för snäll kanske du egentligen inte är det - mot dig själv och/eller dina medarbetare*. Och det är synd för min erfarenhet är att de flesta ledare faktiskt vill vara just det: snälla. Eller vad säger du?

Tre frågor som kan hjälpa dig på vägen:

• Vem är detta snällt för?

• Varför gör jag detta?

• Är detta snällt på riktigt eller känns det bara så?

* Som tur var går detta att göra något åt så hör av dig om du vill ha hjälp på vägen!

Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

En intressant frågeställning som kom från en läsare nyligen är: vad är viktigast när det kommer till att vara närvarande som chef, kvalitet eller kvantitet? Det jobbiga svaret? Det beror på.

Dels beror det på ditt chefsuppdrag, vissa chefsroller kräver att du är på plats en stor del av tiden (samtidigt är dessa uppdrag ofta färre än vad många tror och är vana vid).

Dels beror det på er organisationskultur. Inte för att du slaviskt måste göra som alla andra ens som chef, men du behöver vara lyhörd inför vad organisationens ledarskapskultur är. Kör ni kontorstvång för alla medarbetare? Då är det ganska tondövt att själv jobba hemifrån eller vara iväg fyra dagar i veckan som regel.

Dels beror det på arbetsgruppen och var de befinner sig i sin utvecklingsresa. Om vi utgår från FIRO-modellen:

• Är gruppen ny och befinner sig i tillhörighetsfasen behöver du vara mer närvarande för att få medarbetarna att känna sig trygga och välkomnade.

• Befinner ni er i rollsökningsfasen? Då ställs det ännu större krav på din närvaro och att du, både fysiskt och mentalt, är närvarande för att stötta och hjälpa gruppen ur detta steg. Notera dock att du inte behöver vara på plats tjugofyrasju för det! Men de ramar och strukturer som ni sätter här, ditt ledarskap och din närvaro är det som möjliggör att gruppen kan jobba igenom den här fasen.

• Har ni gjort detta och gruppen har nått samhörighetsfasen? Grattis! Då kommer du tjäna på att luta dig mer tillbaka och låta gruppen göra det de är bäst på.

Vilket väger egentligen tyngst när det kommer till att vara närvarande som ledare, kvalitet eller kvantitet? Bild: Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash

Lägg dessutom dimensionen att alla medarbetare har olika förväntningar på och behov av din tillgänglighet som ledare. Samtidigt, om du arbetar med tydlighet och har en genomtänkt kommunikationsstruktur som ledare så brukar detta gå bra att tillgodose utan att du ska vara tillgänglig dygnet runt (för det behöver du inte).

Och! Du behöver också ta hänsyn till dina egna förutsättningar här. Hur vill du leda och arbeta? Vad passar dig och ditt liv bäst? Det måste du också väga in och den väger tungt om du frågar mig. Ingen kommer att tacka dig för att du arbetar på ett sätt som inte är hållbart för dig i längden.

Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

Med ovan i bakhuvudet vill jag också betona att du både behöver vara kvantitativt närvarande över tid och din närvaro behöver vara kvalitativ när du väl är där och det finns inte en enda perfekt balanserad formel för proportionerna här. Desto mer kvalitativ den är desto mindre tid tenderar att behövas på plats - samtidigt, som chef kommer du aldrig få höra eller se allt som händer när du inte är där och därför behöver du vara närvarande om du ska undvika att odla en alltför skuggorganisation med ett skuggledarskap som verkar i din frånvaro.

Does this makes sence? Är alltid svårare med frågor som inte har de här enkla, raka svaren, haha. Vill du att jag utvecklar detta ytterligare? Säg till i så fall och dela gärna dina egna tankar och perspektiv!

Ps. Notera att närvaron inte behöver vara analog eller fysisk! Du kan vara närvarande digitalt med men med lite andra vanor och strukturer jämfört med om ni ses på kontoret. Det viktigaste är alltså att du strävar efter att vara en närvarande ledare och har en medveten strategi för det som du också aktivt verkställer.

Varför är chefens självbehärskning viktig?

Efter förra veckans artikel om att ha självbehärskning som ledare har jag haft fler intressanta samtal på temat där en av följdfrågorna var: är självbehärskning viktigt att ha som ledare? Kort svar: Ja.

Varför? På grund av de olika sorternas makt som ledarrollen innebär men mest på grund av din påverkansmakt.

Hur du reagerar på saker som händer, på informationen du får - din mimik, ditt kroppsspråk, vad du säger, hur du säger det och besluten du fattar läses ständigt av av dina medarbetare och organisationen omkring er.

Hur du beter dig kommer att färga av sig till medarbetarna och övriga arbetsgruppen vare sig du vill det eller ej.

Det är därför det spelar roll. Om du är lugn, om du är stressad, har panik, är glad, orolig eller beter dig annorlunda från ditt normalläge kommer det att läsas av, tolkas och ageras utefter - både medvetet och omedvetet.

Och ja, det är ansträngande men viktigt att vara medveten om för dig som är - eller vill vara i - en ledande position. Notera att detta inte innebär att du måste eller ens kan vara harmonisk och fridfull varenda sekund på jobbet. Däremot behöver du vara medveten om ditt normalläge och hur du agerar och reagerar i olika situationer, är du det kommer du inte bara ha det lättare för att jobba proaktivt utan också hantera det som händer i närtid lättare. Exempelvis om du har en värdelös dag, är sur och tvär och märker att det spiller över på din närvaro på jobbet, då kan du med en mening ge en kontext, förklaring eller förekomma det med ett “förlåt på förhand om jag verkar kort i tonen idag, jag har sovit som en kratta”.

Givetvis varierar det ganska kraftigt hur påverkansbara dina medarbetare är av chefens humör och känsloläge. En del märker av minsta lilla medan andra är helt obrydda. Bild: Unsplash

Med det sagt skulle jag också dra parallellen av chefens självbehärskning till Herzbergers tvåfaktorsteori som skiljer på motivationsfaktorer och hygienfaktorer och klassificera detta som en senare majoriteten av tillfällena. Visst kan ett gott humör från chefen vara peppande och uppiggande men det är ändå oftast bristen på självbehärskningen som skapar mer skav och stök eftersom omgivningen tenderar att börja reglera sig för att inte skapa starka känsloyttringar.

Vad tänker du om det?