Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Ledarskapsläxor från SJ’s uppsägning av sin VD

Det har blåst kraftigt om SJ de senaste dagarna där deras VD, Monica Lingegård, har sagts upp på grund av hennes ålder, 62 snart 63. Detta är kommunicerat av styrelsens ordförande och detta uttalande ledde till en massiv kritik och flertalet DO-anmälningar. Vad som slog mig när jag såg Dagens Industri förträffliga sammanfattning av turerna som skett på deras Instagram var det tydliga receptet för hur man gräver sin grav ännu djupare när man kommunicerar som ledare.

Att fatta fel beslut händer alla ledare och en del av dessa blir mer publika än andra. Idag ska vi se vilka ledarskapsläxor som SJ bjuder på just nu med uppsägningen av sin VD. Bild: Elland Gee on Unsplash

Recept: Hur ledares kommunikation snabbt kan göra allt värre

• Säg något som mycket troligt är diskriminerande

• Få massiv (berättigad) kritik

• Fortsätt hävda att du har rätt och säg sedan att det är utagerat

• Få mer kritik

• Använd ett externt ombud för att säga ” det var inte det jag sa från början. Det nya är dock hemligt”

Ledarskapsläxorna från SJ’s uppsägning av sin VD

Varför och hur blir detta fel? Okej, förutom det uppenbarliga grundproblemet < den troliga diskrimineringen genom att avyttra en VD på grund av hens ålder > är exempelvis följande problematiskt:

Miss: Man har inte tänkt igenom vilken anledning som anges vid pressmeddelandet (vilka har varit inblandade i att författa respektive godkänna detta?)

Ledarskapsläxa: Utöver att ha för vana att motivera dina beslut, stäm av med flera olika insatser hur du väljer att formulera ditt beslut. Välj de du stämmer av med omsorgsfullt för att minska risken att ni har för lika åsikter/perspektiv. Be också om sakkunnigt perspektiv på detta, exempelvis från HR.

Miss: Inte lyssna på den inkommande kritiken utan i stället hävda att du har rätt och sedan säga att ”nu är det utagerat”.

Ledarskapsläxa: Utagerat är vad du vill att det ska vara, inte vad som faktiskt händer och (som jag brukar nämna när jag pratar om Bosskartan) som ledare behöver du utgå från var ni faktiskt är och inte där du önskar att ni skulle vara.

Miss: Använda ett externt ombud när första uttalandet ändras.

Ledarskapsläxa: Genom att bara ändra det första uttalandet och inte rätta det signalerar du som ledare att du inte förstår vad kritiken handlar om. Att göra det genom ett externt ombud signalerar du 1. att du inte tyckte ditt ursprungliga uttalande var fel eftersom det inte är du som ledare som kliver fram och tar ansvar för ditt felande och 2. att du inte tar något ansvar för vad som utspelats de senaste dagarna. Inget ”jag har gjort fel?” eller ”jag ber om ursäkt” eller ”jag fattar att det här blivit kritiserat för att det var dåligt gjort?”. Niet. Nada.

Vad säger detta om ledarens och styrelsens värdegrund?

Ja, det vet såklart ingen. Men jag hoppas detta är ett undantag eftersom jag är tågåkare.

Vad hade kunnat göras annorlunda?

Här vill jag slå ett slag för FASSTA-regeln och att följa dess olika steg. Alla ledare gör fel, det är oundvikligt. Det som säger mest om ditt ledarskap är hur du tar ansvar för det som blivit fel.

Vad säger du som läser? Vad tar du med dig för lärdomar från detta händelse?

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Reklam för egen verksamhet

Med anledning av den kommande utbildningsdagen i konflikthantering pratar jag såklart en hel del om konflikthantering i sociala medier just nu och det blev en intressant och givande gissningslek på LinkedIn om vilken den nästvanligaste* missuppfattningen är om konflikthantering. Här kommer mitt svar!

Alla kan inte vara sams jämt på jobbet men om det råder en konflikt behöver den tas itu med snarast möjligt! Bild: Nik on Unsplash

Den nästvanligaste missuppfattningen om konflikthantering

Det jag ser ofta är att många tänker att poängen med konflikthantering är att få parterna att prata om och enas i själva konflikten. Dåtiden. Vem sa vad? Vem gjorde vad? Vad hände?

Och ja, det är viktigt att lyfta det som hänt och har man tur kan parterna landa i en samsyn om konflikten. Men det är inte det som är det huvudsakliga fokuset med konflikthanteringen - det är nämligen att få dem att hitta hur de ska samarbeta framåt. Det framåtriktade. Fastnar ni för mycket i vad som hänt kommer ni fastna där och i sämsta fall bara förvärra konflikten ytterligare. Med det sagt ska vi inte heller bara stryka ett streck och säga “det som har hänt har hänt” och tro att det löser några problem men det är en annan femma och givetvis får utbildningsdeltagare alla de här olika verktygen med sig från utbildningsdagen!

Does that makes sence? Säg till annars så utvecklar jag det vidare.

*Den vanligaste? Ja, det är att som chef tänka “det där löser sig nog av sig självt” alternativt bara låta det bero. Såklart vill vi att medarbetare ska kunna hantera konflikter själva men det kräver bland annat att de har tillräcklig kunskaps-, mognads- och samarbetsnivå för att kunna göra det. De flesta har tyvärr inte det (än) och därför behöver du som chef kunna kliva in och hjälpa dem att lösa den.

---

Bossbloggen ingår i Bossverket där morgondagens ledare utbildas och tränas!

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Rekrytering är ett stort, viktigt och komplext ämne och ett arbetssätt alla rekryterande chefer bör ha kunskap om är strukturerade arbetsintervjuer. Vad innebär det och hur kan du som chef ha strukturerade arbetsintervjuer när du rekryterar? Här finns det generellt två övergripande områden: strukturen i frågorna vi ställer respektive strukturen i bedömningarna av svaren och här kommer Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR, att dela med sig om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer!

Hej Astrid, vad innebär strukturerade arbetsintervjuer?

̶ Hej! En strukturerad arbetsintervju betyder att vi gör likadant för alla kandidater vilket innebär att vi försöker minimera vårt eget och kandidatens tolkningsutrymme. Som intervjuare formulerar vi frågor, ställer dem och tolkar sedan svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla vi intervjuar får samma frågor och så har vi på förhand bestämt hur vi ska bedöma svaren vi får, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Motsatsen är en ostrukturerad intervju där inget är formulerat på förhand och medelvägen brukar kallas för en semi-strukturerad intervju där vissa element av intervjun är planerade på förhand medan andra är oplanerade.

Bild: Mina Rad on Unsplash

Fördelar med strukturerade arbetsintervjuer

Så, vad är det som gör de strukturerade arbetsintervjuerna till en bättre metod än de andra två nämnda?

De är mer stabila

Först och främst blir strukturerade intervjuer mer stabila som metod, det vill säga att vi kommer att få liknande resultat oavsett om det är du själv eller din kollega som genomför intervjun.

̶ Desto mer ostrukturerad en intervju är desto mer olika kommer svaren att bli, det innebär att felmarginalen blir större och vi inte kan lita på våra bedömningar eller jämförelser mellan kandidater. I sämsta fall blir de så olika att kandidat B hade gått om kandidat A från ena dagen till den andra, säger Astrid Svedérus.

Större träffsäkerhet

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

Hela syftet med rekryteringsprocessen är att hitta rätt kandidat för tjänsten som är utlyst. Ett uppdrag som kan låta enkelt men inte alltid är det, dels beroende på hur bra du gjort ditt eget grundarbete med uppdragsanalys och annonsformuleringen. Men även beroende på vilka personer som söker uppdraget! Om du, efter att urvalet har gjorts bland de ansökande, sedan använder dig av standardiserade arbetsintervjuer kommer det bli enklare att identifiera rätt kandidat, berättar Astrid Svedérus.

Eftersom det är en stabilare intervjumetod får vi en högre träffsäkerhet att hitta kandidaten vi söker eftersom vi under intervjuns gång tvingas fokusera på det som är relevant för tjänsten. Vi undviker sidospår, anekdoter eller detaljer som inte är relevanta utan får större fokus på det som är viktigt, säger Astrid Svedérus.

Mer rättvist – och rättsäkert!

Genom att intervjua alla kandidater på samma sätt kommer det också att bli lättare att jämföra deras svar – något som blir mer rättvist gentemot kandidaterna eftersom de strukturella skillnaderna blir mindre

Det motverkar diskriminering och att risken för fördomar och förutfattade meningar blir en del av din bedömning och det har du som chef en skyldighet att undvika, säger Astrid Svedérus.

En annan fördel är att det blir lättare att ge återkoppling till kandidater som inte går vidare eftersom du har en bättre bedömningsgrund att utgå från. Men, finns det några nackdelar?

̶ Det kräver lite mer jobb att arbeta på detta sätt, framför allt i början. Samtidigt blir också rekryteringsprocessen lättare, du får en större trygghet att du som chef gör rätt och risken minskar att du kanske blir charmad av någon som är karismatisk. Det ska inte underskattas! Säger Astrid Svedérus.

Så, nu när vi har kikat på vilka förtjänster de strukturerade arbetsintervjuerna har. Några tankar kring det? Nästa vecka kommer ytterligare en artikel och då kommer vi avhandla hur du skapar, genomför och bedömer strukturerade arbetsintervjuer!

21 December: Hur ska man göra för att bli bättre på att lyssna som chef?

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och här kommer frågan och svaret för den tjugoförsta december som jag givetvis vinklat om till att handla om hur du kan bli bättre på att lyssna som chef

En viktig del i det aktiva lyssnandet är att kunna tysta sina tankar och ja, bara lyssna. Något som kan vara svårt men i gengäld är väldigt enkelt att öva på om du anstränger dig. Testa på nästa möte och nästa promenad! Bild: Nick Fewings on Unsplash

Sardellen: Hur ska man göra för att bli bättre på att lyssna som chef?

Mitt svar: Allvarligt talat? Take a chill pill. Och ja, jag skriver det med glimten i ögat. Men den vanligaste anledningen som jag ser ligger bakom att man som chef inte lyssnar är att man är för stressad och därmed inte klarar av att vara närvarande eller har för bråttom med att antingen komma på vad man själv ska svara eller inte upptagen med att tänka på annat/tänka framåt i samtalet medan man har det.

Först gäller det såklart att bli medveten om sitt lyssnande överhuvudtaget och här brukar självscreening vara ett nyttigt bossverktyg att använda dig av. Hur aktivt lyssnar du i vardagen? Mycket, lite eller inte alls? Varierar det olika möten/situationer/tidpunkter/samtal? När funkar det bättre? Vilka utvecklingsmöjligheter ser du själv?

Sedan, när du blivit lite klokare på hur väl du faktiskt lyssnar aktivt, är det dags att börja göra annorlunda. Träna, träna, träna. Och om någon nu tänker “näää, det här hinner inte jag med” - gör det ändå för du förlorar m-a-s-s-o-r med tid och energi i all vardaglig kommunikation om du inte använder dig av det aktiva lyssnandet som chef.

Har skrivit mer om ämnet här innan: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Berätta gärna, hur ser din relation ut till lyssnandet som ledare?