Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte ofta mitt professionella topplock ryker men idag är visst dagen det hände. Ett branschkollega (vars arbete jag hyser stor respekt inför) gjorde ett uttalande där hen gjorde uppmaningen att ta bort alla ledarskapsutbildningar till förmån för AI-tjänster och ja, detta uttalande provocerade mig djupt.

Min frustration kommer inte från att jag jobbar med ledarskapsutbildningar eller att jag ogillar AI (me like it). Utan av att jag, varje vecka, möter blivande som varande chefer som är frustrerade över att inte få tillräckligt med utbildning och ledarskapsträning baserad på deras behov. För ledarskap är ofta svårt, snårigt och ensamt. Och hur bra AI än är och blir så kan inte AI:n göra allt i ditt chefsjobb åt dig.

Bild: Gerard Siderius on Unsplash

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte AI som:

• Behöver bemöta en gråtande medarbetare när en närstående gått bort

• Eller börja undersöka och ta reda på om en medarbetare sköter sig - eller inte - hur det tar sig uttryck och sedan hanterar situationen

• Sätter upp spelreglerna för hur ert team ska jobba tillsammans

• Vara en del av och göra ett positivt avtryck på er organisations- och arbetsplatskultur

• Identifiera vilken sorts konflikt som bryter ut och hur du kan hantera olika sorters konflikter

• Leda möten på ett sätt som gör att alla kommer till tals och blir ordentligt lyssnade på samtidigt som arbetet drivs framåt

• Ha och använda medarbetarsamtalen till att stärka medarbetarens engagemang och lojalitet gentemot organisationen

• Verkställa uttänkta strategier och omsätta dem i handling

• Bygger starka, tåliga och resilienta relationer med dina medarbetare

• Ha lära-känna-samtal med dina nya medarbetare

• Vilken ledarskapsstil som du ska använda i det tillfället där du befinner dig. För ja, du kan läsa om de olika varianter som finns, exempelvis coachande ledarskap eller umbärligt ledarskap men det är genom att testa dem i olika sammanhang som du lär dig hur du kan använda dem i vardagen som ledare

För att nämna några lägen, det finns fler. Och ja, alla dessa är bra exempel på situationer där alla chefer kan och bör få utbildning och ledarskapsträning samt fortbildning inom för att bättre kunna leda dessa olika scenarion. Kommer du som läser på några fler?

Bossverktyg: Göra annorlunda

Jag har ett nytt verktyg i Bossverktygslådan som jag håller på att experimentera med för egen del men som två av mina klienter också provkör nu. Vad det är? Ett tankesätt men som finurligt nog inte bara stannar i teorin utan också skapar framåtrörelse även när du inte vet exakt vart du ska och som jag just nu praktiserar i både stort som smått i vardagen, nämligen att: göra annorlunda.

“Göra annorlunda”

I olika situationer under arbetsdagen, i stället för att slentrianmässigt marschera på och göra som du brukar - stanna upp och gör det du tänker dig annorlunda. Olika exempel, stora som små, saker som kan passa:

• Vilken väg du tar till eller från jobbet

• Hur du hanterar din mejlkorg

• Hur du prioriterar din dag

• Din mötesstruktur

• Vad du har på dig på jobbet

• Hur du har det på skrivbordet på jobbet

• Hur du använder din mobiltelefon

• Ditt träningsupplägg

• Hur du hanterar en svår fråga eller situation som ledare

• Vem du ber om råd

• Hur snabbt du verkställer en idé du får

Högt som lågt alltså! Det viktigaste är inte exakt vad du gör utan att du testar något annat nytt - sedan kan du utvärdera vad som funkar bäst för dig.

Idag kikar vi närmare på ett nytt Bossverktyg som du som ledare kan testa att använda i din vardag, nämligen: Göra annorlunda. Bild: Justin Luebke on Unsplash

Syftet med övningen: Denna övning rymmer flera lager! Den mest mest grundläggande är att du stannar upp och reflekterar över hur du brukar agera till vardags och öppnar mentalt genom att ställa dig själv frågan “hur kan jag göra detta på ett annat sätt?” och sedan prova det. Råkar du vara en person som ofta gör saker snabbt utan att tänka? Ge dig själv extra tid då. Tendererar du att göra tvärtom och känner ett behov av att tänka igenom alla olika alternativ femton gånger? Nöj dig med en, sedan testar du och ser vad som händer. Det är alltså en tacksam övning för att den utmanar alla där de är

När den kan passa extra bra: Om du känner ett litet skav i vardagen att ditt nuvarande tillvägagångssätt inte är det optimala. Eller om du befinner dig i transformationsprocessen som att bli chef/en ny chefsroll och behöver kliva in i ett nytt rum av din ledarskapsidentitet. Alternativt om du bara vill skaka loss dig själv från vanornas bojor. Vanor är bra, framförallt om du vill vara en proaktiv ledare, men de kan absolut bli inlåsande om man inte har som rutin att utmana dem då och då.

Nästa nivå av övningen: Vill du ta denna övning till nästa nivå. Gör den varje dag i en månad och skriv ner, varje dag, minst en av sakerna du gjort annorlunda och eventuellt vad som hände. Överkomplicera inte detta steg utan bara notera det snabbt och sätt dig sedan ned i slutet av månaden för att se: vad gjorde du annorlunda? Finns det några mönster här? har det fått några effekter eller kan du dra några lärdomar från detta?

Busenkelt alltså! Men, och det säger jag med egen erfarenhet, övningen kan också svida till ibland. För den kommer förr eller senare att knuffa ut dig mot kanten av din komfortzon och tvinga in dig i beslut som går emot “hur du brukar funka”. Så, det där suget i maggropen eller känslan av att det du gör är lite bakvänt och obekvämt? Det är ett gott betyg åt att du verkligen gör annorlunda. Vad säger du? Kommer du också vilja testa använda denna? Om ja, let me know vad du tycker om den!

---

Psst! Vill du ha en mentor som ger dig övningar som utmanar dig på olika sätt som ledare för dig själv eller andra?
Ansök om en kostnadsfri Bossanalys!

Som chef måste du leda uppåt också

Det är lätt att hänt, när vi tänker på och pratar om ledarskap, att vi tänker att ditt ledarskap som chef utgår från dig och sipprar nedåt i organisationen likt ett sommarregn (någon annanstans än i Skåne där det oftast regnar på tvären). På ett sätt stämmer den bilden, samtidigt tappar den en väldig viktig del av ditt ledarskap: du måste också leda uppåt.

“Leda uppåt? Vad menar hon nu?” kanske någon tänker nu. Jo, Att leda och att följa är ett växelspel och som anställd chef kommer du såklart att behöva både följa och företräda din chef och ledningen, men de behöver också ditt ledarskap. Alltså behöver du som chef inte bara lära dig hur din arbetsgrupp och hur dina medarbetare fungerar och vill bli ledda, detsamma gäller för chefen/cheferna ovanför dig. Anledningarna till varför är flera:

• Du bygger bättre relationer när du lär dig vad din chef och ledningen behöver och vill ha och hur de fungerar, både som personer och organisatoriskt

• Bättre relationer = högre förtroende för dig som ledare vilket är bra på en massa sätt, exempelvis kan det innebära att du får tillgång till mer information som gör ditt uppdrag lättare

• En vanlig effekt när man har detta perspektiv i bakhuvudet är att man blir mer strategisk med vilka frågor man driver när och hur men också hur du kommunicerar. Du blir tydligare när du har en plan för vad du delar, när och hur och med vem och desto tydligare du är - desto tryggare blir de du kommunicerar med. Alla vill vi och mår bra av att känna oss trygga. Din chef är inget undantag från detta.

• Din vardag blir alltså ofta lättare för att du tar ett helhetsgrepp om din ledarroll och använder den i alla riktningar

• Du visar prov på vad du går för som ledare!

• Du krattar också för din egen framtida chefskarriär

Så hur gör man då när man leder uppåt?

Som chef är det lätt hänt att tänka att man “bara” leder sina medarbetare till vardags men du behöver också leda uppåt i organisationen. Bild: Canva

Leda uppåt som chef

Ja, det beror såklart på. Förlåt men det är sant för här spelar faktorer som ägarstruktur, verksamheten och organisationskulturen in men också parametrar som verksamhetens storlek, ålder och ledarskapskultur. Jag har dock några generella tips som kan underlätta!

Förstå verksamhetens syfte och drivkrafterna bakom den

I den bästa av världar (och på sociala medier) har alla organisationer stora, godhjärtade intentioner och världsförbättrande roller. I vissa fall stämmer det, i andra är det andra drivkrafter som styr i bakgrunden. Genom att förstå ägarnas, styrelsens och ledningens intressen kommer du att hitta information som är viktig att ha.

Exempel från verkligheten: Är vinsten den viktigaste drivkraften? Då kommer du tjäna på att anpassa förslag, idéer och förbättringsförslag som du lägger fram så de spelar på det. Likaså med retoriken och argument.

Se din funktions pusselbit i organisationen

Vilken roll spelar din funktion för verksamheten och organisationen? Genom att zooma ut och objektivt se ditt uppdrag ur ett större perspektiv kan det också bli lättare att se vad din chef och ledningen behöver från dig och att du gör i ditt vardagliga arbete.

Exempel från verkligheten: Varför är just du där du är och varför har du rekryterats hit? Genom att fundera igenom det ökar chansen att du tydligare förstår ditt uppdrag men också agendan du är anställd för att förverkliga.

Lär känna cheferna ovanför dig

Och nej, nu menar jag inte att du ska lära känna cheferna uppåt i en fjäskeri-anda. Genom att sträva efter att förstå hur de är och hur de fungerar kommer du lättare kunna anpassa både din kommunikation men också hur du leder uppåt.

Exempel från verkligheten: En chef ville verkligen vara den som fattade beslutet utan att själv behöva sätta sig in i vad beslutet handlade om och ur det föddes vanan att komma till chefen med en eller två lösningar, en kort beskrivning av de olika alternativen med deras för- respektive nackdelar och sedan fick hen bestämma vilket som blev bäst.

Ledarskap är en spännande blandning av strategiskt och operativt arbete oavsett vilken chefsroll man har och genom att leda uppåt kommer du få bättre förutsättningar till att göra ditt dagliga arbete. Om Bild: Canva

Fråga efter förväntningarna på dem och se sedan vilka förväntningar som faktiskt finns

Oftast har vi både kommunicerade respektive dolda förväntningar på varandra i arbetslivet och sedan brukar det tyvärr variera hur väl kommunicerade de är och hur överlappande de faktiskt är. Ta för vana att fråga din chef, både under intervjun och sedan igen under introduktionen:

• Vad behöver från mig?

• Vilka förväntningar har du på mig i denna roll?

Då får du något att förhålla dig till och utgå från. Sedan kommer du behöva stämma av över tid om det är så eller inte. Dessvärre är det inte ovanligt att dolda förväntningar bubblar upp till ytan allt eftersom och är man uppmärksam blir det lättare att se dem och också navigera utifrån dem.

Exempel från verkligheten: Jag hade en gång (för länge, länge sedan) en chef som ledde med mycket frihet under ansvar. Däremot uppskattade chefen i fråga att få information “då och då” vad som hade hänt och gjorts (förutom om saker hände akut då såklart). Över tid var det tydligt att typ varannan, var tredje dag var det bästa spannet, fick hen informationen oftare så var det lite överflödigt och mer sällan än så skapade bristen på information frågetecken.

Gör ditt jobb bra men på ett hållbart sätt

Jag vill också slå ett kraftigt slag för att göra ditt jobb så bra som möjligt och - viktigast av allt - göra det på ett, för dig, hållbart sätt. De flesta vill göra ett bra jobb och tyvärr är det många som offrar både hälsa och liv för att det ska bli så. Därför, om du hittar din egen balans i att prestera på ett sätt som inte bränner ut dig kommer du att sticka ut och dina beteenden i vardagen kommer att synas och ge effekt till fler i organisationen, i alla olika riktningar.

Exempel från verkligheten: Behövs väl knappt med tanke på hur sjuktalen ser ut när det gäller stress och utmattning? Men det finns även en balansgång mellan att göra chefsjobbet som syns, och ser bra ut, och det som faktiskt behöver göras och som inte syns vid första anblicken men märks om det inte fungerar.

Vad säger du om läser om detta med att leda uppåt? Använder du det i din vardag eller är det något som får hända i farten? Dela gärna med dig!

Bosskänslan är något alla borde få känna på jobbet

Någon gång då och då möter jag någon som tycker att ordet “boss” har en negativ klang. “Jag vill inte vara bossig” eller att “en boss bara bestämmer och kör över”. Och givetvis tolkar vi och lägger olika tolkningar i olika ord men jag vill ändå vidhålla att bosskänslan är en fantastisk sådan och inte nog med det, alla borde få känna den på jobbet!

Den där känslan av tillfredsställelse, triumf och glädje när du är kompetent, kunnig och har lyckats göra någonting som du är nöjd med?

När du är duglig och gör ett sjyst jobb som chef som gör att andra mår bättre utan att köra över dig själv?

När du känner dig trygg, har en genomtänkt plan och stegar fram för att göra något som känns skakigt och svårt och är lättnad efteråt för att du tog tag i det?

När du vet att du inte är ensam med dina tankar utan tar hjälp med att vända dem till jäklar anamma, visshet och framtidstro?

Ibland är det ett rus. Ibland är det ett lugn. Ibland är det att handla och ta i. Ibland är det att lyssna in och förstå. Och du vet vad du behöver göra när och varför.

Allt detta är bosskänslan i olika tappningar. Den gemensamma nämnaren? Du och att du är en bra ledare som mår bra samtidigt som du gör ett förtklassigt jobb! Visst förtjänar alla att få ha detta som standard i sitt arbetsliv? Kanske inte tjugofyrasju, men merparten av tiden! Frågor på det?