Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Det trillar alltid in intressanta frågor på Instagram och när formatet där inte räcker till så kan det mycket väl bli så att deras svar flytta över hit i stället. En sådan var det här med att få medarbetare att prata mer på möten. Jag vet inte hur era erfarenheter ser ut men jag har genom åren sett en enorm variation i hur mycket och gärna/ogärna folk interagerar i möten som de är med i. Hur kan man göra som ledare då om man vill att en, ett par eller alla medarbetare ska prata mer?

Vi vill ha interaktiva möten där deltagarna är engagerade och delaktiga, annars är risken stor att vi bara sitter av tiden. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Steg 1: Analysera nuläget

• Vad har ni för form och format för mötet?

• Hur inbjudande är det för samtal?

• Vilka samtal är det som förs och vem/vilka är det som driver samtalen i mötena ni har idag?

• Vem eller vilka är det som är tysta? Säger de något alls och om de gör det: vad säger de då?

Det här är frågor som kan vara nyttiga att observera och analysera utifrån innan en börjar vidta åtgärder eftersom dina iakttagelser troligen kommer att göra åtgärderna mer effektiva. Exempelvis: har ni videomöten där alla kameror är avstängda, alla mikrofoner mute:ade och agendan är så proppfull att den som leder mötet behöver hela mötestiden till att informera om saker - ja, då kan en kanske inte förvänta sig särskilt mycket interaktion heller.

Andra bra frågor att ställa sig som ledare i detta läge är: Varför vill du se mer interaktion? Vad ser du för fördelar med det respektive nackdelar med hur ni har det idag?

Det är alltid matnyttigt att syna varför man vill att något ska göras annorlunda eller förbättras för att säkerställa om det finns ett verkligt behov eller ej.

Steg 2: Börja agera

Här finns det en uppsjö av olika saker som en kan göra som mötesledare så jag har gjort så att jag samlat en potpurri av dem. Några grundläggande saker som också bidrar är att se till att rätt personer är med på mötet, att formatet matchar med syftet för mötet och att ni har era mötesregler på plats sedan tidigare. Om allt detta finns så kommer här ett gäng andra tips på hur du kan få medarbetare att prata mer på möten.

Ha ett tydligt syfte med mötet och innan er mötesrutin sitter: nämn varför ni ses så det är tydligt och likaså vad som förväntas och behövs att alla förbereder och har med till mötet. Att vara förberedda kommer definiivt att öka sannolikheten att folk kan prata och tycka till mer eftersom de faktiskt är insatta och förberedda.

Börja med incheckning och avrunda med utcheckning. Detta är också en av mina stående punkter som jag upprepar om och om igen när det gäller att vara mötesledare och anledningen till det är att vi - om vi börjar med att alla går laget runt säger något - sätter tonen för att det är okej att prata under mötet. Som en enkelt uppvärmning alltså!

Låt medarbetarna äga egna punkter på agendan som de behöver presentera och prata om. Det är lätt hänt som ledare och mötesledare att fastna i informationsläget där du är den som förbereder och fixar allt inför och under mötet. Delegera detta så mycket som möjligt till så många som möjligt så att helst alla i gruppen har egna mötespunkter att ansvara för. Det sänder nämligen också ett viktigt signal om att ni är ett team som gör detta tillsammans. Om det inte finns tillräckligt många mötespunkter som personer kan man ha ett rullande schema istället fördelat över gruppen så att jobbet fördelas.

Ställ mycket frågor! Helst öppna sådana men om medarbetarna är ovana vid att prata kan man ibland behöva hjälpa till på traven med följdfrågor eller ibland alternativa sådana som exempelvis: " vad tror du blir bäst A eller B?" Och när de svarar, fråga "varför?" Så att hen går motivera sin åsikt. Och ja, syftet med att fråga mycket är såklart att uppmuntra prat!

Gå laget runt då och då (när det passar) och  för att se till att alla säger något. Och gör gärna utifrån hur ni står/sitter eftersom det finns några olika fördelar med det:

1. Det är neutralt

2. Det blir lättare för dig att hålla kollaps vem som har pratat och inte

3. Deltagarna kommer snabbt lista ut ordningen vilket brukar öka tryggheten i gruppen framförallt om den är större.

Tänk bara på att inte köra från "samma håll" varje håll gång för det kan - om man gör detta mycket under ett möte - signalera om en informell turordning. En annan potentiell nackdel är att detta kan ta tid och inte är ett knep som kan överanvändas för då blir det lätt urvattnat.

Detta är dessutom ofta ett avdramatiserande sätt att visa att alla behöver säga något. Är någon extremt fåordig: ställ en följdfråga eller två. Nöj dig inte med enstaviga svar som regel.

Fördela ordet någorlunda jämt! Taltiden behöver inte vara millimeterrättvis alltid men att alla får chansen att komma till tals och att du som mötesledare fördelar ordet till de som är tystare kommer att göra skillnad. Du leder mötet och har därför ett större ansvar för att bekräfta, lyssna på och ge utrymme till alla som deltar.

Ditt eget kroppsspråk spelar också roll. För att uppmuntra folk att prata finns det flera små saker vi kan göra med vår blick, vår hållning och utstrålning. Att ha ett öppet kroppsspråk som signalerar trygghet och öppenhet, visa med blick, ögonkontakt och utstrålning att du är nyfiken eller vill ha en fortsättning på det någon just sa samt är tyst och väntar in andras svar gör skillnad.

Ha med diskussionspunkter i agendan för att stimulera snack då och då - sedan kan det variera om snacket ska vara i helgrupp, ske två och två eller i små grupper. Dock gäller det att fånga upp och få möjlighet att göra någon form av redovisning eller sammanfattning av småpratet efteråt. Generellt gillar de flesta att redovisa vad man har gjort och så främjar det snacket ytterligare att få göra det.

Så, det var ett gäng av de generella tips jag har på lager. Har du som läser något annat knep att dela med dig av för att få medarebtare att prata mer på möten? Gör gärna det så vi kan samla dem här!

Vecka 5

Femte veckan på året hej och nu är januari snart förbi. Hur känns det? Här är det okej - lite mer slitet men glatt ändå. Det var på det stora hela en mycket lugn och skön helg som mest bestod av att skrota runt här hemma, göra lite småsysslor och sova middag om vartannat. Hemmaspa blev det också såklart veckan inleds maxat återfuktad och så fräsch det nu går att känna sig i vecka 37 efter en ansträngande natt med massa konstiga graviddrömmar, haha.

Fördelen med den nya morgonvana som vuxit fram under graviditeten där jag redan före frukosten gör i ordning ansiktet och håret är faktiskt att jag känner mig piggare bara för att jag ser piggare ut och då blir lite mer redo att säga hej till världen. Får se om den går att hålla i även framöver.

Veckans halvtid

Ja, vad ska veckans halvtidsjobb ägnas åt för roligheter? Det skojigaste blir troligtvis morgondagens utbildningspass i konflikthantering, sedan kommer det att bli en del att göra för kund, chefsrådgivning och vad som behöver göras resten av tiden återstår att se. Lite Bossbrudsjobb blir det säkert och vem vet, kanske lite bloggande med?

Jag tränar mig vidare i att inte göra för mycket planer för det är, utöver de saker som är inskrivna i kalendern, trots allt dagsformen som får diktera vad händer och sker.

Hur ser din vecka ut? Händer det något kul?

So far, so good

Goddagens! Hur står det till? Med mig är det, utifrån var jag befinner mig, helt okej. Mindre jobb och än mer vila gör gott och får mig att må bättre så även om det varit lite utmanande mentalt att inte jobba som vanligt känner jag ändå: so far so good. Är så duktig att anpassa mig efter min dagsform att jag inte förrän nu reflekterat över att jag jobbat heltid trots alla tempojusteringar och det känns verkligen rätt i hela kroppen att det är dags för mer vila nu.

Det är verkligen magen som kommer först nu när man vaggar fram.

Så vad har hänt i veckan då?

Jobbmässigt så har jag pausat de sista mentorsklienterna som jag träffar och pratar med löpande (de har fått fokusområden och saker att jobba med tills vi hörs igen). Lite vankelmodigt eftersom detta är en väldigt rolig sak att jobba med men jag ser fram emot att höra om vad som hänt om några månader igen plus att jag tröstar mig med att det ändå lär bli några samtal med chefsrådgivning och BossAkuten till under de sista veckorna som jag jobbar.

Jag har preppat och planerat om det sista för nästa veckas ledarskapsutbildning som visade sig få lite andra premisser än vad som först var tänkt: fantastiskt roligt! En av de bästa delarna med att utbilda är just uppfinningsrikedomen en behöver ha för att hantera saker som dyker upp och tillfredsställelsen när det landar: mmhhmm… Den är fin!

Driver mitt företag på heltid men har ju har utöver det också ett frilansgig som håller på att fasas över till en eminent vikarie och det har såklart krävt lite extra uppmärksamhet med.

Veckans ledarskapstanke

Alltså, det här med nepotismrekrytering är en av de ömma punkter som får mig att bli rödglödgad i blicken snabbt. Inte för att det är fel att anställa familj eller släkt generellt men om det sker så måste ske med respekt och hänsyn till organisationen och arbetsgruppen. Och då finns det ett gäng viktiga faktorer som man måste ta hänsyn till som chef och ja, det den här enhetschefen gjort är tyvärr bara tokigt från början till slut.

Preggo vecka #37

Förberedelserna faller så sakteliga på plats och i veckan fick vi hem babyskyddet som efter ungefär två sekunder ockuperades av katterna och sedan dess sover de alltså i det i skift. Alla kläder är tvättade och Knyttets BB-väska är packad och klar. Nästa vecka kommer de sista sakerna till barnrummet förhoppningsvis att levereras smärtfritt och jag har börjat med några små pysselprojekt att pynta med där inne. Vi har moln och himmelstema där och det är såklart bara och endast för vårt eget höga nöjes skull men ett bra sätt för mig att lindra mitt boandebehov och få lite kreativ avkoppling.

I helgen har jag exempelvis lärt mig knyta makraméamplar som visade sig vara är en alldeles lagom sysselsättning att roa mig med i soffan om kvällarna, än bättre just för att det är lätt att göra en liten stund och sedan lägga ifrån sig det igen. Vi har varit på tillväxtultraljud som såg jättefint ut och de senaste två dagarna har knyttet gått från att vara överallt och helst på tvären till att lägga sig med huvudet neråt. Nu är det inte långt kvar! Är det någon som har något tips på rimliga och bra saker att få gjorda innan bebis kommer? Dela gärna med dig!

Nu börjar prövningen!

Vi pratade ju om det så sent som i fredags - det där upptäckande mindset:et som jag arbetat med att odla under hösten och nu mina vänner… Nu börjar prövningen! Var nämligen hos läkaren idag och hasade mig därifrån med ett papper om halvtidssjukskrivning i handen. Lite mixade känslor kring det för å ena sidan vill jag jobba på som vanligt men å andra sidan var det också en grym lättnad för det har varit så tydligt senaste tiden att det inte går längre. Foglossningen är ett faktum, illamåendet förvärrat och tröttheten därtill kräver ett lägre tempo.

Chefen är nöjd och mannen min likaså. Ingen av dem brukar någonsin klaga på att jag sänker mitt tempo, haha. Snarare tvärtom brukar de båda uppmuntra det på sina olika sätt!

Hur jag gör jobbmässigt är på ett sätt solklart eftersom jag såklart behöver prioritera de uppdrag och det klientarbete som återstår. Bloggen får i stället gå in i en ny fas där jag ser vad jag hinner och mäktar med att uppdatera. En sak är säker och det är att jag som chef kommer att se till att jag som medarbetare respekterar den här sjukskrivningen till punkt och pricka. Det är bara en månad kvar tills Knyttet kommer och jag tänker fortsätta ta hand om mig hela vägen in i mål baserat på vad som behövs - inte vad jag vill. Så får vi se vad det innebär praktiskt! Och det är vad som händer här - hur har du det?

You can call me Doris

Överväger att byta namn

Och ja, då är det Doris som är det mest passande

You can call me Doris

Vissa veckor får man som bara vara glad över att man slår upp sina grå och typ fungerar överhuvudtaget - är inte mer än så, haha!

Måndag

Har ägnat morgonen åt att dubbelkolla mig själv, framlänges och baklänges, med vad jag har inbokat, ska göra och inte ska göra. Nu tror jag att jag har planen klar och då har jag absolut skrivit ett flödesschema för vad jag ska göra i vilken ordning idag bara för att inte missa något:

• Äta frukost

• Dra igång elden i kaminen

• Släppa ut katten i hans lilla bur

• Mata fåglar

• Dubbelkolla och boka in veckans möten

• Jobba med Bossbrudar

• Företagsekonomi

• Släppa in katten

• Äta mellanmål

• Blogga

• Sova middag

• Äta lunch

• Göra mig i ordning

• Köra till Malmö för att ha två mentorsklientmöten

• Köra hem, lämna present och handla på hemvägen

• Däcka för dagen

Du fattar nivån. Jag har inte satt minutintervall men övervägde det nästan en kort sekund innan jag insåg att det skulle ta mer tid än vad det gav i värde. Alltid väga kostnaden mot värdet!

Resten av veckan?

Det tar vi dag för dag. Mycket bebispyssel väntar med ultraljud och besök hos läkare och barnmorska - allt är okej men ska dubbelkollas. Utbildningsmaterial ska spikas och skickas, bloggen ska skrivas, jobba för kund och ha chefsrådgivningar om vartannat.

När gravidhjärnan är ett faktum är det den strategin som gäller. En dag, och en sak, i taget - haha! Hur har du det där du är?