Bli mer anpassningsbar

Något som är tydligt för min egen del just den här veckan är hur viktigt det är att vara anpassningsbar som både entreprenör och ledare och jag måste säga att en av mina styrkor är min förmåga att ställa om och lösa det som dyker upp. Men hur blir man mer anpassningsbar och vad bidrar till att jag ändå tycker att det är okej och hanterbart att behöva förhålla mig till tajta vändningar och dessutom trivas i det?

Det blir såklart svårare att vara anpassningsbar om det är för mycket som händer på en gång. Bild: Jacek Dylag on Unsplash

Grundläggande faktorer som bidrar

Låt oss börja med att titta på några av de större, grundläggande faktorerna som sällan syns vid första anblicken och än mindre faller in under kategorin “snabba tips”:

Den allmänna stressnivån

Vi har pratat om det förr, och jag kommer helt säkert lyfta det igen framöver, när vi har ett stresspåslag i kroppen så kommer det att bli mycket svårare att hantera och ha tålamod med både problem, utmaningar och överraskningar. Ha det i åtanke både om du själv eller medarbetare reagerar starkt, negativt eller frustrerat när planer spricker. Desto mer stressade vi är desto svårare kan det vara att hantera och genom att vara medveten om detta och arbeta så hållbart som möjligt till vardags så ökar vi istället våra möjligheter att deala med oväntade händelser.

Vår resiliens

Vår motståndskraft är en annan bidragande faktor som vi bygger upp och arbetar med över tid. Vi pratar om resiliens som ledarskapsverktyg i Mentalt Starkt Ledarskap men i korthet handlar det om vår förmåga att stå ut med och hantera saker som händer. Något annat som påverkar är såklart också…

Vad som behöver hanteras

Hur många, hur allvarliga och hur betungande händelser vi behöver hantera. Det borde säga sig självt men i min roll som chefsrådgivare vet jag hur svårt det kan vara att komma ihåg det när man är mitt uppe i saker som sker. Vi har ofta lättare att förstå andras situation än vår egen förutsatt att vi fortfarande kan se andras perspektiv och förutsatt att den inte påverkar vår egen situation alltför allvarligt.

Vatten är väl om något en väldigt anpassningsbart element och genom att ha frasen “be like water” i bakhuvudet kan det också bli lättare att ställa om och bli mer flexibel. Bild: Heather Miller on Unsplash

Bli mer anpassningsbar

Sträva efter att vara det - om du nu vill det

En viktig ingång till att bli mer anpassningsbar är att börja med att undersöka: vill du vara det? Och om ja, varför då? För även om jag ser att det kan vara bra att vara anpassningsbar som ledare (inte minst om man vill arbeta med det situationsanpassade ledarskapet i dagens förändringsbenägna arbetsliv) så är det inte så enkelt att man kan bli det bara för att man bestämmer sig för det. Om du däremot landar i ditt egna beslut om att du vill det, och om anledningen bakom beslutet är sunda, då ökar chansen för att du kommer att lyckas.

Definiera vad “anpassningsbar” betyder för dig

Ytterligare en betydelsefull beståndsdel är att faktiskt fundera igenom vad det betyder för dig att vara anpassningsbar. Jag menar, det är knappast hållbart eller önskvärt om vi är anpassningsbara till den gräns att vi slutar leda eller kör över oss själva för anpassningens skull. Ta också med kontexten för din yrkesroll med in i beräkningen - vissa uppdrag behöver vara mer “service minded” än andra.

För mig, i min yrkesroll, är det exempelvis väldigt viktigt att jag anpassar mig efter mina kunder och klienters behov och att jag hanterar oförutsedda händelser så lugnt och proffsigt jag kan. Genom att ha definierat det blir det enklare att också komma ihåg det även i de stunder när det är mer ansträngande.

Se fler perspektiv

En annan sak som hjälper mig är att se, och kunna växla mellan, flera olika perspektiv. Under min utmattning blev jag varse att allt alltid kan bli värre och det gör det också lättare att hantera saker som dyker upp.

Ventilera i ett tryggt forum

Se till att du har någon - en kollega, vän, mentor, en BossMaster-grupp eller partner - som du tryggt kan ventilera saker med på när det behövs! Det kommer inte att bli lättare att förhålla sig till nya händelser och happenings om du har en massa saker på hög redan. Om ditt glas redan är fullt kommer det som inte få plats med mer hur mycket du än vill och det är både nyttigt och värdefullt att ha någon/några som du kan hjälpa dig likt en pysventil som lättar på trycket.

Var förberedd

Att vara beredd handlar inte om att en ständigt ska gå och vänta på nästa katastrof ska hända, men genom att ha en plan eller vara förberedd så kommer det också att bli enklare att manövrera det som dyker upp på vägen. Själv har jag haft resväskan packad hela veckan för att kunna åka iväg snabbt om det behövs, haha.

Vad säger du som läser: hur anpassningsbar skulle du säga att du är? Har du några tankar kring det här med att vara anpassningsbar? Dela gärna med dig!

Ett litet minihus

Strax före klockan fyra lade sig mörkret runt husknutarna. Här ekar tomt utan katterna som fått åka till sin morbror och jag kommer på mig själv med att både prata med dem och passa på ytterdörren precis som om de är hemma. Jag har sedan i måndags gått runt och varit beredd på att behöva kasta mig på tåget till Stockholm men fick veta i morse att det inte blir några inspelningar den här veckan så det gav mig ytterligare en extra dag på hemma kontoret. Har försökt jobba undan och nu precis städat undan till husvakten. Väskan är fortfarande packad så är inte mycket som behöver göras inför semestern nu mer än att fortsätta räkna ner tills det är dags!

Två vintrar har vi bott här nu och tänkt att vi skulle skaffa någon form av fågelmatare utan att få till det men nu hände det visst och kul då att det lilla minihuset mer eller mindre ser ut som det stora. Det tog några dagar men nu har småfåglarna hittat det och det är så rogivande att se dem flyga fram och tillbaka. Tänker alltid på farmor när jag står och spanar på dem. Hon hade alltid koll på skatorna och katterna i den lilla dungen utanför hennes köksfönster och jag vet inte, känner mig nära i de stunderna.

Annars händer här inte mycket. Jag ska börja se om The Witcher inför släppet av nästa säsong, elda lite mer och äta bakpotatis till middag. En lagom lugn onsdag alltså! Något som hade varit otänkbart för ett gäng år sedan. Fatta att jag före min utmattning hade en filmkväll per kvartal på ett ungefär? Nu matar jag serier i princip varje vardagskväll - älskar att hänga i soffan idag, haha. Någon annan än jag som är nyfiken på om säsong två av The Witcher blir något att ha?

Skrivande chefer är kommunikativa chefer - eller?

Text som kommunikationsverktyg i arbetslivet är knappast nytt och ändå så är det något många av oss gör slentrianmässigt eller “i farten”. Vad spelar roll när vi som chefer skriver och vad är viktigt att undvika? Här kommer ett par do’s and dont’s om att kommunicera i text som ledare med konkreta råd som gör dig bättre som skrivande chef!

Don’t! Använd inte mejlen istället för samtal. Bild: Ilya Pavlov on Unsplash

Don’t

Ta allting i skrift

Visst, i dessa digitala och arbetsplatsoberoende tider där en hel del arbetar olika tider så blir mejlen eller Slack:en viktiga kommunikationskanaler. Men det innebär inte att vi ska ta allt i skrift som ledare - tvärtom. Använd textformatet till det som det ger mest värde för exempelvis rutiner, sammanfattningar av beslut eller handlingsplaner eller konkret information och använd möten och samtal när de gör mest nytta. Att skriva tar tid och därför blir det ineffektivt att skriva ner allt eller överanvända det som som kommunikationsmedel. Du bör inte heller använda mejlen som sköld för att undvika samtal eller diskussioner som är jobbiga att ha IRL.

I stället: Tänk igenom din egen kommunikationsplan. Vilka kanaler vill och ska du använda till vad och hur?

Glöm bort vem som ska läsa det

Ett annat vanligt misstag är att en utgår från sig själv när man skriver vilket i sin tur (såklart) påverkar innehållet och hur en vinklar sin text. Men risken med att skriva ur sitt eget perspektiv är också att det bara blir förståeligt för dig, alternativt att det blir för detaljerat eller saknar information.

I stället: Tänk igenom innan du börjar knacka tangentbord: vad behöver mottagaren veta? Vad vill hen veta? Vem är det som ska läsa texten och hur kan hen tänkas tolka det du skriver?

Skriv i affekt

Jag vet att du vet detta men det är för viktigt för att inte nämnas. Undvik att skriva mejl, utskick eller meddelanden i affekt. Bara gör det inte. Vi måste inte svara på allting direkt och risken är stor att vi förvärrar situationer eller rent utav startar konflikter för att vi skriver i affekt. Eftersom mejl dessutom ofta är ett hårdare format är risken stor att vi, om vi läser dem i affekt, dessutom tolkar dem mer negativt.

I stället: Om du läser ett mejl som förargar dig, eller skriver ett när du är arg och frustrerad, kliv bort från datorn och gå en promenad, ring någon som du kan ventilera med eller bara dra tio djupa andetag. Allra helst - spara mejlet till nästa dag så att du kan få kyla ner ditt känsloläge och tänka mer logiskt och långsiktigt kring hur du ska hantera situationen.

Läs mer: Tips för att prata inför folk

Do! Kom ihåg att vi har lättare att ta till oss och förstå saker om vi får dem med en kontext. Bild: Etienne Girardet on Unsplash

Do

Minns syftet med det du skriver

Att ha ett konkret syfte med det du skriver medför 1. att du får en riktning att ta stöd och förhålla dig till medan du gör det och 2. att det kommer göra det lättare att förstå det du skriver och vad du vill ha sagt. Du skriver trots allt för att bli förstådd i första hand medan anledningen att du har något att säga är sekundär.

Exempelvis: Oavsett om det är du som startar en mejlkonversation eller om du ska svara någon som redan är i gång, fråga dig själv - vad handlar detta om egentligen? Varför skriver jag detta? Vad vill jag uppnå med mejlet? Det kan kännas som onödigt tidskrävande till en början men jobbar du in den vanan kommer din kommunikation bli bättre och mer effektiv.

Använd dig av ett rakare och enklare språk

En av de viktigaste lärdomarna jag tog med mig från journalistutbildningen, och som jag arbetar med ständigt sedan dess, är att skriva så rakt och enkelt som möjligt. Korta, enkla meningar är tydligare än långa och omständliga sådana (så spara de senare till väl valda tillfällen och sammanhang). Reflektera också över vilket språkbruk du använder och din tonalitet. Låt oss kika på ett påhittat exempel:

1. Efter noggrant övervägande har jag bestämt mig för att samla in mer information. Hur lyder dina tankar kring fråga X respektive Y? Jag behöver veta detta omgående för att kunna fatta beslut om hur vi gör härnäst.

2. Jag behöver mer information och det så snart som möjligt. Vad tänker du kring X respektive Y?

Samma budskap, helt olika sätt att skriva dem på. Det ena inte behöver vara bättre eller sämre men ett av dem är rakare och tydligare vilket ökar chansen att det blir förstått.

Kom i håg! Ett mer direkt språk i skrift också kan tolkas som hårdare och mer kritiskt hos den som läser texten så det är inte så enkelt att det bara är att hugga bort alla adjektiv och utfyllnadsord - men tänk på det när du skriver och tvätta bort dem som inte bidrar till texten.

Dela kontexten

Om syftet hjälper oss att få en riktning för texten kring och ett rakare språk bidrar till ett extra stort fokus på den så kommer är kontextens funktion att fördjupa förståelsen för det vi läser. Det innebär inte att vi ska dela alla detaljer jämt eller långrandigt men genom att dela kontexten får läsaren ett sammanhang att förhålla den till. Ord och fraser som kan vara till nytta här är förslagsvis: “på grund av”, “eftersom” och “därför” just för att de bidrar med en motivering, anledning eller hänvisning till sammanhanget.

Exempelvis: Jämför “Vi ställer in julfesten” och “Eftersom smittspridningen ökar får vi tyvärr ställa in julfesten”. Samma andemening men kontexten kan bidra till ökad förståelse för anledningen till beslutet.

Det finns såklart mer att säg ai ämnet - men se det sparar jag till en annan dag! Däremot får du som läser gärna dela med dig: har du några tankar, frågor eller tips kring att skriva som chef? Det är trots allt ett viktigt verktyg att använda, inte minst när vi arbetar än mer på distans!

Big change of plans

God dagens! Hur är det med dig denna måndag? Med mig är det strålande och jag känner mig riktigt energisk idag. Ni vet hur jag brukar skoja om att jag skriver ner veckans planer här på måndagar och sedan är det en tidsfråga innan de planerna ändras? Well, den här veckan skedde detta redan igår kväll när jag fick beskedet att vi måste boka om ledarskapsutbildningarna som ska spelas in på grund av sjukdom. Så i stället för att sitta på tåget till Stockholm ligger jag i stället på soffan med värmekudden lindad runt fötterna och sörplar kaffe. Inte helt fel alltså!

Tur att en har blivit bra på att hantera ändrade förutsättningar genom åren så att en kan se det goda med saker som händer runt omkring en.

“Vad ska du göra nu då?”

“Vad ska du göra nu då?” frågade M mig igår när vi skrattade åt anpassningsförmågan en behöver ha som entreprenör men även om större delen av veckan var vigd åt det här uppdraget så är det inte så att jag känner mig direkt sysslolös:

• Alla Stockholmsmöten som behöver bokas om

• Bloggartiklar ska skrivas, helst i mängder

• Jag har en mejlkorg som är pinsamt eftersatt

• Den andra gruppen som läst projektledning och projektledarskap ska ses för sista gången på onsdag och hålla sina slutpresentationer

• Jag funderar dessutom på att börja att förbereda ledarskapsutbildningarna som ska levereras i januari. Hade tänkt göra det i nästa vecka men eftersom jag inte vet när inspelningarna blir flyttade till tänker jag att det kanske är lika så bäst att sätta tänderna i dem redan nu?

• Har redan hunnit ha ett samtal för Bossakuten och det är väl rätt så troligt att det blir fler av dem. Mejla mig om du vill ha en samtalstid på clara@bossbloggen.se!

Och så vidare… Men det blir faktiskt en kortare arbetsvecka för på torsdag eftermiddag hoppar jag och min bättre hälft på tåget till Stockholm tillsammans. Vi hade nämligen planerat in redan att han skulle möta upp mig där för en weekend och den blir såklart av i alla fall. Som jag ser fram emot det!

Hur ser dina planer ut för veckan?

En pysslande söndag

Hejsan! Hur mås det? Här är det bara fint. Jag befinner mig mitt inne i en pysslande söndag och kände att det blev passande att prata mer er under en paus på sofflocket där jag försöker värma mig under filtar framför brasan och Downton Abbey.

I fredags hände den enda sociala grejen som jag inte har avbokad eller styrt om till digitalt format, nämligen en nobelmiddag som min svägerska anordnar för ett litet men roligt sällskap.

Tillbakablick

Arbetsveckan som passerade har mest tuffat på och bestått av klientarbete, offertskrivande och att skriva saker som inte har publicerats som tänkt, haha. Dessutom har det såklart blivit en del preppande inför både nästa veckas äventyr och annat som gjorts i företagskulisserna. Är ändå en del som krävs för att hålla ett företag i ordning som man inte tänker på vid första anblicken.

Veckans bästa

Känslan av att kunna hjälpa andra oavsett om det är klienter som behöver råd och stöd eller familjemedlemmar! Den är alltid belönande. Men också nobelmiddagen och filmkvällen igår var riktigt härliga, vardagslyxiga stunder som värmde i decemberkylan. Sedan var såklart veckans utbildningsinsatser inklusive gästföreläsningen jag fick göra om bloggande i fredags väldigt roliga tillsammans med glada nyheter från kollegor.

Veckans sämsta

Lätt allt teknikstrul…

Titta på denna lilla sötnos alltså som mest ligger eller sitter parkerar framför kaminen dessa dagar.

Veckans utmaning

Att inte blir frustrerad när saker inte fungerar som man önskar, har tänkt eller behöver. Men, men! Så är det ju ibland.

Framåtblick

Det som är kvar av helgen kommer mest att bestå av att färga håret (något som jag skjutit upp hela veckan), packa och göra min sedvanliga spakväll.

Veckans ledarskapstanke

Håller i tanken på att formulera en artikel om saker man inte får göra när man säger upp folk och ja, den här nyheten dök upp i flödet som strålande exempel på vad man inte ska göra: samla 900 personer i ett och samma Zoom-samtal och informera dem att de får sluta en månad före jul. Mer om det i kommande bloggartikel alltså! Nu är det hög tid att jag tar tag i mitt hårfärgningsprojekt om det ska bli av.

Berätta gärna, hur har din vecka varit?