Saker jag är svindålig på

Få bloggar får mig att skratta högt så ofta som Hejhejvardag och Louise la för en vecka sen eller två upp ett inlägg om saker man inte är så bra på. Ett underhållande inlägg i vanlig ordning men det jag tog med mig extra var också kommentarsfältet som blev en sån där fin påminnelse om att ingen är perfekt och hur olika vi alla är. Så här kommer några saker jag är svindålig på! För jo, trots att jag samtidigt är kunnig, kompetent och awesome på mycket så är jag knappast någon perfekt person.

It's true! Inte ens fastän jag har kickat ut Jante går jag runt och tänker att jag är perfekt.

Saker jag är svindålig på

Ljummet prat

Jag vill ändå påstå att jag (numera) är riktigt grym på att kallprata ytligt samtidigt som jag har väldigt kort startsträcka för att prata djupa saker rätt så snabbt med folk. Men ljummet prat, det där braiga mellanstadiet när man känner varandra lite men inte väl eller som behövs när den andra personen är väldigt sval, däremot… Det fixar jag sällan! Kan liksom bara gå från kallprat direkt till varmprat. Inget ljummet mellanläge som får folk att tina upp. Vilket är synd för när jag känner att jag inte har något att säga (tro det eller ej) oftast blir tyst vilket i sin tur kan kännas lite lagom awkward. Så jag pratar med de allra flesta men bara om det är kallt eller varmt snack, haha.

Svara på mejl

Alltså… Jag gillar att skriva. Jättemycket. Men ett verktyg som jag gärna hade levt utan är mejlen eftersom det tar sån tid att kommunicera där jämfört med över telefon. Det tråkiga är att det motstånd jag känner inte verkar bli bättre med åren heller utan tvärtom bara förvärras. Bådar gott i dessa digitala tider va? Not.

Sitta still

Om jag inte mediterar eller är så trött att jag inte orkar röra mig så har jag väldigt svårt för att sitta still. Extremt svårt. Har ingen aning om varför men så är fallet. Det börjar med att jag blir rastlös, sedan uttråkad och till slut kryper det som myror i hela kroppen. Är det dessutom ineffektiva möten där jag inte blir mentalt stimulerad… Hähähä. Då krävs det en rejäl kraftansträngning och mycket social press för att hålla mig kvar i nuet - framförallt om inte sammanhanget tillåter att jag reser mig eller går runt lite. Är därför jag undviker videomöten i så stor utsträckning som möjligt och ibland har med mig en virkning! Fördelen med att pratar i telefon är inte bara att det blir mer personligt än video, det stör inte heller om jag sträcker mig eller eller byter rum på alls samma sätt.

Och ja, det var tre exempel på saker jag är svindålig på! Finns en hel uppsjö till kan jag avslöja. Som hur min förmåga att tänka logiskt går upp i rök när jag ställs inför tekniska problem eller bristen på tålamod. Men de kan vi spara till en annan gång. Berätta! Har du något som du är jättedålig på?

Ta fram teamets spelregler och uppförandekod

Det är så väldigt lätt hänt när vi jobbar tillsammans att vi tar saker för givna när det kommer till hur vi ska jobba, bete oss på arbetsplatsen och uppföra oss i teamet. Samtidigt, vi har alla som har varit nyanställda någonstans också sett att det kan variera kraftigt från arbetsplats till arbetsplats. Till och med inom samma bolag.

Därför har jag som stående rekommendation att du som chef styr upp en workshop där ni tillsammans skapar teamets spelregler och er gemensamma uppförandekod. Och det oavsett om du är ny som chef, kliver in som erfaren på en ny avdelning eller om ni har jobbat ihop ett tag. Det kan kännas fånigt att göra något sånt här om ni har jobbat ihop länge men bättre sent än aldrig! Har ni en bra kultur och stämning är det nästan ännu viktigare att sammanfatta vad det är som gör den bra. Är den sämre så är detta ett viktigt verktyg för att väcka gruppens medvetenhet och börja framåt.

Genom att prata om era spelregler och sätta dem på pränt så kommer ni inte bara stärka er teamkänsla utan också ge dig ett verktyg som du som chef kan använda efteråt. Bild: You X Ventures on Unsplash

Skapa spelregler och uppförandekod för teamet

Anledningarna och fördelarna med att prata om spelregler är flera, låt oss kika närmare på den första med hjälp av ett exempel från verkligheten.

Tänk dig in i situationen att du och ett par vänner ska spela brädspel ihop. Om det är någon som inte kan reglerna är det standard att den som kan dem, eller gruppen tillsammans, berättar hur reglerna fungerar (för annars blir det svårt att spela). So far funkar det alltså som på jobbet där vi ska få en introduktion och upplärning. Men när det kommer till brädspelet så har ni också en regelbok tillhands som ni kan bläddra om/när ni blir osams om vilka drag som är tillåtna eller inte. Det är den biten när det gäller spelregler som vi lånar när vi gör den här typen av workshop och sedan lägger vi till uppförandekoden för att undvika att spelpjäser flyger genom luften.

Enklaste sättet som jag känner till för att göra detta är köra en workshop. Det är ett tacksamt format eftersom alla får komma till tals och rätt utfört blir det väldigt interaktivt och därmed också engagerande. Hur ni sedan lägger upp det.. Ja, det beror på. Främst utifrån syftet och vad detta ska leda till men också vilka ni är och vilka möjligheter ni har. Men jag ska försöka sammanfatta några perspektiv att ta med sig.

Era förutsättningar avgör mycket

Först och främst behöver du som ledare tänka igenom vilka förutsättningar ni har för att praktiskt kunna genomföra detta. Men också varför ni behöver det och vad du tänker dig ska bli resultatet. Viktiga parametrar att ta hänsyn till är exempelvis:

• Hur väl känner ni i gruppen varandra?

• Hur ser ert nuläge ut?

• Hur mår ni och hur är stämningen?

• Hur bra jobbar ni ihop?

• Hur bra levererar ni gentemot era mål?

• Hur stor är arbetsgruppen?

• Tillåter schemat så att alla kan vara med?

• Hur mycket tid har ni till godo?

• Vilka praktiska möjligheter har ni till att göra en sån här workshop?

Och så vidare. Ofta räcker det långt med ett konferensrum med whiteboard och post-it-lappar men fika kan såklart vara ett trevligt inslag eller om ni gör detta i samband med en konferens eller ett APT. Anpassa det efter gruppen och vad du tror blir bäst för er! Det viktigaste är att ni har tid på er för att diskutera och att du som ledare är väl förberedd så att du kan guida gruppen genom det ni ska göra.

Det finns jättemånga olika verktyg att använda till en workshop som denna - bara fantasin sätter egentligen gränser. Men underskatta inte heller gamla, hederliga post-it-lappar. Verktygen ska hjälpa er och inte distrahera er. Bild: Pexels from Pixabay

Hur du kan lägga upp det

När det gäller själva workshopen tänker jag att möjligheterna är rätt oändliga beroende på vilka ni är och vad ni jobbar med. Men jag brukar tänka på själva processen i tre faser: 1. Själva workshopen 2. Arbetet med att sammanställa det ni kommit fram till och 3. Att hålla det levande.

Workshopen består i sin tur sina av tre delar:

• Uppvärmning

• Brainstorming

• Sammanfattning

Uppvärmningen varierar beroende på gruppen och hur bekväma ni som personer är med varandra. Men en eller ett par övningar som går ut på att lära känna varandra och prata med varandra brukar vara bra. En av mina favoriter är “Två sanningar, en lögn” där alla ska berätta två saker som sig själva som är sanna och en som är lögn och så får resten av teamet gissa vilken lögnen är. Alternativt att köra ett mingelbingo om gruppen är lite större eller att alla får dela med sig om något om sig själva, sitt bästa jobbminne genom tiderna eller en otippad fritidsaktivitet. En annan övning jag gillar är “Skryt för fan” där alla individuellt först får skriva ner allt de är på och sedan mingla runt och berätta det för varandra. Det viktigaste är att det är hyfsat neutrala ämnen som respekterar medarbetarnas integritet. Alla är vi olika och syftet med detta är att dra igång snacket, lätta upp stämningen och få medarbetarna att slappna av. Så beroende på gruppen kan uppvärmningen behöva ta tid eller gå jättesnabbt.

Brainstormingen kommer såklart härnäst. Här kan du välja om ni ska göra spelregler + uppförandekod i ett eller dela upp det i olika delar. Oavsett hur du gör - börja med att förklara varför du som chef vill att ni ska formulera era spelregler tillsammans och låt sedan deltagarna få diskutera detta i mindre grupper. Kom ihåg att brainstorming är ett gränslöst format på så vis att alla idéer som kläcks här är bra nog att skrivas ner oavsett hur orimliga eller konstiga de låter när man säger dem.

• Tydliga instruktioner: vad ska deltagarna göra?

• Ha allt material på plats

• Sätt en sluttid

• Dela upp er i mindre grupper

• Ha gärna diskussionsfrågor som deltagarna kan utgå ifrån

  Exempelvis: Är det viktigt att vi hälsar på varandra i korridoren? Varför? Hur vill vi känna och må på jobbet? Vad tycker vi som team är viktigt? Vad betyder bra kvalitet för oss? Vad är bra service? Vad betyder det att vara en bra kollega? Hur ska vi göra när saker går fel? Hur tar vi hand om varandra? Etcetera.

• Du kan också låta dem diskutera utifrån olika teman. Typ: Stämningen på jobbet, Teamwork, Medarbetarskap och så vidare. Dock är det viktigt att du i så fall har ett tydligt syfte med varje tema så att det blir relevanta diskussioner.

• Låt dem skriva ner punkterna de pratar om på lappar som ni sedan kan klistra upp på whiteboarden.

• Ha spelregler för diskussionerna! Mina stående punkter brukar exempelvis vara: låt alla få komma till tals, det är okej att tycka olika och att alla idéer skrivs upp hur rimliga de är eller inte. Men kör på två eller tre som du tror passar er bäst!

• Beroende på era arbetsuppgifter och organisationen i stort kan det också vara värdefullt att prata om hur man bemöter leverantörer, kunder och andra aktörer som ni samarbetar med. Men viktigast är teamet så börja där och se om andra utomstående får plats eller om ni ska göra en egen workshop för det.

När tiden är slut (och ni har haft en paus) så samlas ni allesammans igen. Passa gärna på att fråga hur det kändes för att stämma av läget. Sedan är det dags för:

Sammanställningen! Den här fasen är ofta den mest spännande tycker jag för nu gäller det att samla ihop alla era tankar och vilket förhoppningsvis kan innebära intressanta diskussioner. Det finns återigen många olika sätt att göra detta på men ett kan vara att ni börjar stort och trattar ner det. Exempelvis: börja med er vision, vad är den för er avdelning och hur vill ni ha det? Försök formulera det. Nästa steg blir er mission, vad är det ni ska göra mer konkret? Vad behöver ni för att lyckas med det och hur ska ni som team förverkliga er vision?

Ett annat alternativ är att gå laget runt, låta alla grupper presentera sina post-it-lappar, samla in extra idéer och reflektioner som dyker upp och samla dem under olika rubriker eller teman.

Här är det viktigt att du som ledare också vågar utmana deltagarna lite. Om ni till exempel kommer fram till att ni ska ha det “högt i tak” eller vara “bra kollegor mot varandra” - fråga vad det innebär i praktiken och låt alla komma med input på det. Innebär “högt i tak” att man får skoja om vad som helst? Vad är okej? Vad är inte okej? Och så vidare. Är det någonstans ni ska lägga tiden under workshopen så är det här. Brainstormingen är viktig och bra men min upplevelse är att ni kan tjäna på att ha den kortare till förmån för den här fasen.

När ni börjar bli klara, sammanfatta det ni har kommit fram till och stäm av med gruppen om detta är något ni kan enas om? Finns det några oklarheter kring någon av punkterna har ni möjligheten här att reda ut dem redan här. Var öppen med att detta är något som ni får testa, följa upp och omformulera när det behövs - att det här inte är skrivet i sten utan något levande som ni som grupp alla ansvarar för. Sist men inte minst, gå laget runt och fråga: hur kändes detta? Vad tar du med dig?

Efter detta är workshopen slut och det är dags att sammanfatta det ni har gjort. Skriv ner det i ett dokument, presentera vad det handlar om, samla de olika rubrikerna och vad ni har sagt. Kan du eller någon i organisationen formge det lite snyggt kan det såklart vara roligt men det viktigaste är såklart att innehållet är tydligt och kan förstås av alla. Be gärna om medarbetarnas feedback när du delar det med dem och följ upp detta både personligen med alla och på era avdelningsmöten.

Det kan variera så mycket i teamet hur bekväma medarbetarna är att ta ordet, därför är din roll som samtalsledare viktig så att alla får komma till tals. Bild: WikimediaImages from Pixabay

Din roll som chef

Var tydligt med syftet och målet för workshopen, berätta varför det är viktigt så att teamet får en kontext. Alla kommer kanske inte jubla eller tycka det är en bra idé direkt men låt det bero i så fall.

Låt alla få komma till tals! Här har du rollen som samtalsledare vilket innebär att du ibland behöver ge ordet till de som inte talar först eller frivilligt. Men ibland måste du också styra samtalet så att det hålls fokuserat om någon fladdrar iväg på långa sidospår. För samtalet framåt mot ert mål utan att forcera det för mycket.

Ställ öppna frågor men våga också be medarbetarna att utveckla sina tankar och konkretisera sina svar, framförallt under sammanställningen.

Och, var noga med att inte dela med dig för mycket av dina egna tankar och åsikter här. Det du tycker som chef väger ofta väldigt tungt och risken är du färgar gruppens diskussioner vilket går emot poängen för workshopen. Skulle det vara så att du upplever att gruppen missar en punkt som du själv vill ha med: lyft upp den i form av en fråga eller samtalstart eller förslag på rubrik.

Andra allmänna råd

Gör det inte mer avancerat än vad det behöver vara. Håll det enkelt och konkret och kör på i 1-3 timmar som mest. Det är en balansgång mellan att hålla det kärnfullt och att låta samtalen få ta plats men märker du att det behövs mer tid så är det okej att göra detta i omgångar om det behövs.

Det ska inte bli av avhandling av detta när ni är klara. Skriv ihop max två A4-sidor, gärna i punktform och så att det är enkelt att förstå för vem som helst (även någon som inte var med) att fatta vad ni har kommit fram till.

Se till att alla kan vara med i en sittning eller dela upp personalen i flera grupper. Det är så viktigt att alla får vara med och bidra!

Kom ihåg att det inte måste vara du själv som är workshopledare: ett annat alternativ är att ta in en person utifrån som kan hjälpa er att leda den. Fördelarna med det är flera, exempelvis att du visar att du också är en i teamet och får större utrymme att lyssna in vad medarbetarna säger när du också är deltagare. Dessutom kan en oberoende workshopledare ta med sig ny energi och vara mer utmanande eftersom hen är neutral.

Hur ni kan använda er av detta efteråt

Förutom att detta ger er som team en gemensam grund att stå på och utgå från så blir det också något som ni kan referera tillbaka till - både i vardagen, om konflikter eller problem uppstår eller om en medarbetare missköter sig. Detta är er sociala kod och den är viktigt för att ni som team ska fungera.

Och ja, jag tror vi får hålla det här. Men! Har du några följdfrågor, vill att jag utvecklar någon punkt mer - säg till! Vill du kan du såklart också få personlig rådgivning med att skräddarsy en workshop för just ditt team eller anlita mig som extern workshopledare. Har du några andra bra tips eller råd gällande övningar eller frågor som kan användas i ett sådant här sammanhang? Dela gärna med dig i kommentarsfältet så att vi kan lära av varandra!

Bara så ni vet!

Kompisar! Idag så har jag inlett den här veckan med att göra ett litet (men ont) medicinskt ingrepp. Det känns allt annat än kul och eftersom jag inte vet hur jag kommer att må framöver kommer jag att logga ut från allt vad sociala medier heter de kommande dagarna, kanske hela veckan.

Men, eftersom jag visste att detta eventuellt skulle hända har jag varit så smart att jag redan har tömt hela den här veckan på arbetsuppgifter. Dessutom har jag preppat bloggen med inlägg, så här kommer inte att vara tyst bara för att jag ligger i sängen och spelar Civ - tvärtom! Bloggen tuffar på som vanligt (däremot kanske jag inte kan dela dem till Facebook så du får hjälpa mig att skutta in här själv varje dag). Och believe me, det vill du för här kommer publiceras riktigt bra grejer.

Ibland kommer livet och kräver ens fulla uppmärksamhet och ja, då är det bara att lyda.

Jag hoppas att jag är pigg nog att börja jobba igen i slutet på veckan men vem fan vet. Jag tänker inte berätta mer än såhär och uppskattar att det respekteras. Men nu vet ni varför jag är offline och inte jobbar som vanligt i alla fall! Ta hand om dig och så hörs vi snart igen.

En färsk lördagslista

Så plötsligt blev det lördag… Igen! Jag vet, skriver var och varannan vecka om hur fort veckorna går men så fort det blir lite mer intensivt i schemat så rusar dagarna verkligen förbi. Hur mår du och hur har du det? Med mig är det under omständigheterna okej! Har käkat frulle och passar på att jobba undan veckans sista grejer från sängen. I den bästa av alla världar hinner en med det under arbetsveckan eller kan skjuta på dem till nästa vecka men så blev det inte den här gången. Så här kommer ett stycke lördagslista, rykande färsk!

Eftersom jag har haft flera läkarbesök den här veckan blev det hela två dagar när jag fick lämna hemmakontoret för att sitta på café och jobba. Vilket kändes väldigt... Konstigt och bakvänt faktiskt!

Tillbakablick

Dessa veckor när jag mest skriver är sällan särskilt glammiga. Jag har mest suttit i min produktionsbubbla och det har varit väldigt skönt att ge mig själv det utrymmet för det behövdes. Hade ett gäng saker som kräver full uppmärksamhet och fokus. En av dem kommer ut på tisdag och det är nog en av de längsta bloggartiklarna jag skrivit någonsin. Men jag har också ställts inför spännande dilemman och utmaningar som har varit väldigt intressanta att få rådge kring.

Veckans bästa

Stunden när jag utmanade en klient och det gav nya insikter. Wow, det är så tillfredsställande. Ett annat guldkorn var den fina feedback som jag fick av en mentorsklient som hade sitt avslutande samtal. Vissa klienter får jag följa under flera år medan andra behöver en mentor under vissa perioder. Detta uppdrag var en av de senare och det har varit så fint att få hänga med på ännu en ledarskapsresa.

En av eftermiddagarna blev det skrivstuga på Grand.

Veckans sämsta

Får stanna på det privata planet där det hör hemma men det har påverkat mig mycket.

Veckans utmaning

Att leverera och prestera tillräckligt under omständigheterna jag har haft under veckan. Men jag har verkligen lyckats med det så jag är grymt nöjd och stolt över min insats!

I helgen ryker också adventsljusstakarna ur fönstren plus att blommorna ska få lite kärlek!

Framåtblick

Det blir faktiskt vila och ladda mentalt inför ett litet medicinskt ingrepp som jag kommer att göra på måndag. Ska försöka ge mig själv så bra förutsättningar som möjligt inför det genom att slappa, äta mycket (och gott!) och dessutom ska vi storstäda huset så allt praktiskt är i sin ordning inför nästa vecka.

Veckans ledarskapstanke

Hur mycket längre det tar att kommunicera i skrift som ledare jämfört med när man kan prata IRL. Jag har vetat och varit medveten om det länge, inte minst eftersom Bossbrudsteamet bara jobbar online, men en helt annan situation i veckan påminde mig om hur stor skillnaden är eftersom det skrivna ordet behöver vägas så himla mycket mer och noggrant än det talade. Fint nog har det gått bra ändå och om jag får resonera så tror jag att följande faktorer bidrog till det:

God relation i grunden med stor tillit och välvilja plus att båda parter ansträngde sig för att vara tydliga inte bara med budskapet utan också kontexten till varför man tycker eller tänker på ett visst sätt. Täta avstämningsfrågor: Hur tänker du om det? Blir det tydligt vad jag menar? Säg till om inte! Och så vidare.

Det tar helt enkelt mycket längre tid men även det är en konst som kan vara viktigt att hantera i det digitala ledarskapet.

Och ja, så passerade den första februariveckan! Hur har du haft det?

Det här med att kliva in i chefsrollen

Är inte alltid så enkelt! Så när en av er poddlyssnare skrev och önskade att vi skulle prata om att det här med att kliva in i chefsrollen i podden var det såklart en självklarhet att ägna ett helt avsnitt till det här äventyret som så ofta är livsförändrande för så många. Och ja, jag har mycket att säga om det, haha!

Förra veckans avsnitt: Mentalt Starkt Ledarskap

Vad ska man tänka på när man är ny som chef? Och vad behöver du inte göra? Det och med avhandlas i podden den här veckan!

Kliva in i chefsrollen

En sak som jag glömde nämna i avsnittet är ett av rådet som Emma Flygare sa i sin Möt en boss-intervju. Nämligen att lyssna på vad medarbetarna säger och snabbt försöka lösa ett litet problem som dem eller verksamheten har. Då blir det enklare att få folk med sig tidigt. Men, och det är ett tips från mig som ledarskapscoach, var då också noga med att ställa frågor om problemet och stämma av det med flera så att du inte rusar in i något som verkar vara en quick-fix som i stället blir världens projekt.

Och ja, som vanligt ryms inte allt i ett enda avsnitt hur matnyttigt det än är. Men vill du få en bra start som nybliven chef? Då ska du verkligen lyssna på detta! Du hittar den såklart på Podbean, Spotify, Acast och iTunes. Är du inte medlem i vår LinkedIn-grupp än ska du definitivt gå med där också!

Är det någon av er som hänger här som är nya som chefer eller på väg in i rollen? Eller har du som erfaren ledare något tips och råd att dela med dig av?