Formella och informella organisationer

Det kan låta som konstiga termer vid första anblicken: formella och informella organisationer. Den förstnämnda är den det talas mest om och ofta finns den till och med uppritad i något tjusigt organisationsschema. Den andra däremot (och förhållanden mellan de två olika) är sällan lika enkel och rättfram att lära sig. Vad är det för skillnad på formella och informella organisationer och hur kan du lära dig att identifiera den senare?

Läs mer: Informella ledare

En bild över hur en formell organisation kan se ut i form av ett organisationsschema. Här ser vi en ledande VD, fyra chefer i ledningsgruppen med sina respektive organisationer under sig. Grafik: MAST Produktion

Formella och informella organisationer, två sidor av samma mynt

Du har förmodligen redan reflekterat över det någon gång på en arbetsplats. Att den formella laguppställningen över hur organisationen ser ut på ett sätt - medan verkligheten ser helt annorlunda ut? I stället för att ekonomichefen är den som fattar alla ekonomiska beslut kanske det är någon helt annan person eller avdelning som gör det i praktiken. Eller att informationsflödet, som kanske är tänkt att gå uppifrån och ner och tvärtom i den formella strukturen, ser helt annorlunda ut i praktiken.

När man talar om formella respektive informella organisationer så kan vi börja med att likna alla organisationer vid ett mynt. Den formella sidan är det vi ser utifrån. Vilka de olika hierarkiska nivåerna är, vilka avdelningar, chefsnivåer och yrkesroller som finns i företaget. Den formella organisationen kan liknas vid en teoretisk uppfattning eller uppdragsbeskrivning som visar hur vi vill att organisationen ska fungera, hur beslut ska tas och hur information ska flöda i den. Alltså hur det borde vara.

Här ser vi istället den informella sidan av organisationen, det vill säga hur det istället fungerar i praktiken med vem som bestämmer vad, vilka personer som fungerar som ledare i vardagen och hur information kanske slussas genom organisationen.

Den informella organisationen syns däremot sällan vid den första anblicken (om man inte vet vad man ska leta efter). Det är i den informella strukturen som det är lättast att se hur organisationskulturen ser ut och vilka värderingar som man arbetar efter i företaget. Det därför den är viktig. Men, det är långtifrån alla som pratar högt om hur ens egna informella organisation ser ut. Ofta är känner man till den mer intuitivt eller av erfarenhet om man känner till hur den fungerar alls. Det är med andra ord den informella organisationen som visar hur företaget arbetar i verkligheten och ibland så stämmer det väl överens med den formella. Ibland så stämmer det inte alls.

Lika eller helt olika

Vissa organisationer har en formell och informell struktur som är identisk där de, om man ritar upp dem på varsitt papper, överlappar varandra. Men långtifrån alla organisationer ser ut så och ju större och mer komplexa de är desto mindre troligt är det så enkelt. Vilket är helt normalt och organisationen kommer förmodligen vara högst funktionell ändå. Men ju större glappet är mellan den formella och informella organisationen desto fler kan problemen bli. Framförallt om man inte har någon kännedom eller koll på den informella delen av organisationen. Hur fattas beslut? Hur mår medarbetarna? Hur ser deras vardag ut? Hur färdas information? Vilka är de informella ledarna?

I värsta fall så kan den formella och informella strukturen vara som natt och dag, vilket kan ställa till med rätt stora problem. Jag har exempelvis sett ledningsgrupper som har en syn på organisationen och som fattar beslut som antingen hånas eller ignoreras av medarbetarna för att besluten har varit så verklighetsfrånvända. Eller chefer som varit så frustrerade eftersom medarbetarna inte tar dem på allvar eftersom medarbetarna kanske har en informell ledare som anses vara starkare.

En annan, mer diffus, effekt av ett för stort glapp mellan den formella och informella sidorna av organisationen är känslan av att teori och verklighet inte stämmer överens. Exempelvis företag som utåt sett säger att de bryr sig om personalen men i den informella vardagen beter sig som om medarbetarna är en hiskelig kostnad och förbrukningsvara. Den typen av motsägelser ger sällan effekter i det korta tidsperspektivet. Men i det långa loppet kan de påverka både organisationskulturen och företagets lönsamhet negativt.

Läs mer: Maktutövande i vardagen

Så känner du igen dem

Jag tror nog att det nästan är självskrivet vid det här laget varför du som arbetar som chef eller vill bli det bör ha koll på både den formella och informella organisationen. Förmodligen har du det redan om än kanske inte såhär uttalat. Börja med det för att lära känna den informella sidan av ert organisationsmynt. Du vet förmodligen redan hur ni vill jobba, ta på dig ett par undersökande glasögon och se hur väl ni lever upp till det. Har ni rutinbeskrivningar och stämmer de i så fall överens med hur ni jobbar? Hur går snacket i kontorslandskapet och i lunchrummet? Vilka är de informella ledarna och vad är deras roll?

De företag, vars mynt är gjorda av metall, riskerar att få ett större glapp mellan den formella och informella strukturen. Om du däremot föreställer dig myntet som ett kalkerpapper kommer du att kunna se båda delarna av organisationen samtidigt. Även om du kanske inte kan rita upp den informella strukturen lika detaljerat som den formella kan du kanske du i alla fall kan se några skillnader dem emellan. Och ett glapp i sig kanske kan berätta något om hur ni arbetar i praktiken jämfört med teorin?

Testa gärna att granska organisationen som du jobbar på och berätta i kommentarsfältet vad du kommit fram till! Var det något glapp alls och om ja, var det litet eller stort? Vilka effekter har det? Detta varierar som sagt för alla organisationer. 

Snipp, snapp, snut... Så var semestern slut!

Hello kompisar! Hur är läget? Det känns som att det var evigheter sedan vi sågs, hur har ni haft det? Med mig är det superbra. För första gången på länge har jag ägnat två hela veckor åt att vara helt ledig och njuta av det till max. Så. Himla. Skönt. När jag till slut stängde ner datorn och loggade ut från alla sociala medier så märktes det hur hårt våren ändå har tagit på mig så det var välbehövligt. Jag hann inte vila ikapp mig helt och måste erkänna att jag inte alls var särskilt sugen på att slå upp datorn när jag slog upp mina blå i morse.Samtidigt, för att kompensera den korta semestern, så ska jag jobba halvtid nu hela augusti så det känns bra ändå. Vet inte riktigt hur jag kommer lägga upp det än om det blir några timmar varje dag eller några lediga dagar men det märker vi. Är oavsett galet glad över att få skriva med er igen! Har som vanligt en massa olika idéer och tankar som jag vill prata med er om.

Måndag

Den här dagens har ägnats åt att möblera min nya kontorsplats, försöka identifiera vad som hänt när jag varit borta och hur jag ska lägga upp min vecka. Men också skriva en artikel som jag har burit i bakhuvudet länge men inte hunnit få ner på pränt: om formella och informella organisationer.

Tisdag

Eftersom Mackan är ledig i morgon så kommer jag nog också vara det så vi kan åka och bada eller något. Var länge sedan jag badade så mycket i Sverige som jag har gjort denna sommar, riktigt härligt! Men ja, det blir en lugn start på arbetsveckan.

Onsdag

Kommer ägnas åt att skriva, skriva och skriva. Förmodligen från något närliggande café eller kontoret. Sedan ska jag också ha en kortare brainstorming session för att ta fram två olika utbildningspaket till olika kunder - grymt kul!

Torsdag

Mer skrivande, haha! Blir nog också att försöka klämma in fredagens skrivtimmar här också. Har en sista komplettering för uppsatsen som jag gjorde i våras som får all energi den här dagen.

Fredag

Förhoppningsvis blir jag klar med uppsatsen under torsdagen men om inte så kommer den att få lite kärlek under fredagen med. Annars blir det en ledig dag då med.Här på bloggen tänkte jag nog helt sonika att vi skulle ta upp tråden som om ingenting hade hänt. Är så tacksam över att ni har varit inne här nästan som vanligt när jag varit borta! Plus att det här med att inte skriva på två veckor har varit väldigt effektfullt sätt att få tillbaka skrivlusten på. Sista veckorna innan ledigheten värkte jag nästan fram meningarna men nu känns det lika enkelt som vanligt igen. Så, den här veckan kommer att innehålla alltifrån artikeln som jag nämnde ovan till nästa del av samarbetsserien med Bygg ditt drömföretag och några semesterbetraktelser. Med mera.Nog om det, nu vill jag höra hur ni har haft det sedan sist. Har det varit lugnt och skönt i sommarvärmen eller fullt upp på jobbet? Eller tvärtom för den delen?

Bossiga lästips

Hej kompisar! Hur är läget? Med mig är det prima men min hjärna har nog redan checkat ut sig för allt jag gör går i slow motion. Men så får det ju vara. Tänkte att det sista jag gör innan min detox aka semester officiellt börjar är att skriva till er här. Tänkte ge er lite bossiga lästips så att ni har något att roa er med de fjorton dagar som undertecknad är ledig.

Bossiga lästips

Så, här kommer en hel godispåse med  godsaker ur Bossbloggens arkiv.Först och främst vill jag slå ett slag för alla intervjuer jag har gjort i Möt en boss. Har du inte läst dem borde du absolut göra det. Finns så många intressanta stories och tips och råd där och jag ser redan fram emot att få visa er höstens porträtt för de är prick lika inspirerande som de tidigare.Högt och lågt inom ledarskapI kategorin om ledarskap finns det rätt många artiklar vid detta laget. Här är ett axplock:Får chefen må dåligt på jobbet?När en medarbetare är för stressadMyten om en oumbärlig chefOlika typer av makt och om maktutövande i vardagenKonsten att ta kritikFIRO-modellenOlika typer av medarbetarskapLedarskap i teorin respektive verkligheten

För den karriärsugna

Innebär den lugnare sommartiden att du börjar fundera över din karriär och livssituation finns det också en hel del att läsa:Att leva utanför sin komfortzonFyra tips till dig som vill bli chefAtt söka det första chefsjobbetFrågorna du ska ställa på arbetsintervjunDe bästa tipsen från KarriärpoddenTips till dig som vill jobba utomlands

Om entreprenörskap

För den som drömmer om att bli entreprenör och sin egen chef finns det också en hel del godbitar. Först och främst kan jag verkligen rekommendera dig att läsa artiklarna som jag skrivit i reklamsamarbete med Bygg ditt drömföretag och göra de olika övningar som jag beskriver där. Framförallt del två som handlar om att förstå dina drivkrafter är väldigt matnyttig. Andra lästips är:Drömmen om att bli egenföretagare50 saker som talar för att du är en entreprenörInnan du startar företag

Artiklar hos andra

Under åren har det blivit en del artiklar hos andra med som kanske kan vara roligt att läsa? Exempelvis har jag blivit utsedd till månadens rika kvinna hos Rika Kvinnor (innerligt tack för det!) och jag har skrivit en krönika om att vara pankare  och rikare än någonsin på en och samma gång.Sedan har jag också fått äran att gästa Resa Medvetets serie Spektrum: om att förstå arbetslivet medan man reser. Hos Ideon har jag tipsat om hur man kan få till en smidigare semesterperiod och fyra tecken på att det är dags att lämna över ledarskapet.Sedan finns ju klart hela bloggarkivet här med så jag hoppas att ni ska känna er peppade på att hänga här och kommentera på som vanligt även om jag inte uppdaterar som jag brukar. Den 6:e augusti är jag tillbaka och jag längtar redan efter att få hänga med er här i höst.Ha det bäst så hörs vi om två veckor, stora kramar!

Två veckor utan sociala medier

Nu börjar de närma sig: mina två veckor utan sociala medier. Var så roligt igår, snackade lite med tjejerna som jobbade på kaféet igår och det dröjde inte många minuter för en av dem frågade något i still med ”har du svårt för att ta semester?”. Haha, så tydligt var det uppenbarligen.

Två veckor utan sociala medier

Men jag ser ändå sjukt mycket fram emot detta. Att inte har några förpliktelser, bara göra det man känner för (och inte). Njuta av sommaren och varandra. Det kändes lite konstigt att logga ut från alla mejlboxar och i morgon loggar jag ut från Facebook, Instagram och Twitter på riktigt. Inga bloggar får läsas utan det enda som är tillåtet att googla är recept och vägbeskrivningar. Misströsta dock inte, i morgon så tänkte jag lägga upp ett inlägg med en massa lästips till er så som ni kan läsa även om jag inte är här.Ser också fram emot hur jag kommer att påverkas av att inte ha sociala medier i min närhet. Jag är rätt duktig på att vara offline när jag är ledig men då är det ju bara några timmar på kvällen och något dygn på helgen. Kommer jag bli rastlös? Stressad? Må toppen? Bli lika lugn och harmoniskt som en zen-buddist? Ja, det återstår att se!Brukar du pausa från sociala medier ibland och hur är i så fall det? Lätt eller svårt? Eller är jag ensam om att falla in i slentrianscrollandet när man har det lite tråkigt?

Lite senare än vanligt

Hallå! Hur står det till? Med mig är det prima. Sitter på ett av mina stammiscaféer och betar av punkt efter punkt på att-göra-listan. I vanliga fall brukar jag jobba undan på lördagsförmiddagar men idag blev det lite senare än vanligt eftersom jag 1. åkte på ett rejält astmaanfall i morse och 2. fikade med vänner från Uppsala som var på besök. Mysig prioritering dock!

Tillbakablick

Den här veckan har verkligen varit en ljuvlig blandning av en massa jobb och försmak på semestern. Eftersom kärleken min har varit ledig har vi ägnat kvällarna åt att åka och bada, träffa vänner och (håll i er nu!) varit ute och druckit ett par öl. Det händer ju aldrig här eftersom Mackan jobbar som yrkeschaufför och vi båda alltid är för trötta för att göra något på vardagskvällarna. Men jag antar att det är det som är så mysigt med ledighet. Att man kan göra de där sakerna man aldrig annars hinner eller orkar med.

Veckans bästa

Att få vara friskare igen och kunna jobba. Jag har inte hunnit med allt som jag tänkte göra under de här två veckorna efter Almedalen men det som är mest tidspressat har i alla fall blivit gjort samtidigt som jag kunnat ta det rätt så lugnt. Veckan har också inneburit några spännande och givande möten. Det var infernaliskt roligt att få ha workshop med tjejen som jag ska coacha i hennes nya ledaruppdrag. Sedan har jag också fått en grymt rolig föreläsningsförfrågan för hösten. Berättar mer när jag vet mer om det!

Veckans sämsta

Att mitt minneskort till kameran började krångla från ingenstans men som tur var verkar det ha börjat funka igen. Så ni hör, det har varit en sjukt bra vecka.

Veckans utmaning

Hehe, att inte stressa upp mig inför semestern. Det börjar kännas läskigt nu att inte blogga eller ha tillgång till sociala medier på två veckor.

Framåtblick

Nu närmast ska jag jobba klart de sista punkterna för idag och ikväll vankas det brädspelsafton. Sedan blir det lite jobb i morgon förmiddag och på måndag morgon med men sedan är det semesterdags på riktigt!

Veckans ledarskapstanke

Alltså, nu när jag packade ihop det lilla startpaketet som jag ska skicka till ledaren som jag utbildar så blev jag påmind om hur innerligt mycket jag längtar efter att få presentera min ledarskapsmodell för er. Ni kommer nog knappast bli förvånade över dess innehåll eftersom den sammanfattar mycket av det vi pratar om här varje dag. Men det ska bli så kul att höra vad ni tycker om den att jag har bokat in lite bok-skrivtid nu i augusti bara för att få jobba mer med mitt manus.Hur har din vecka varit? Har du haft det fint?