Ta fram teamets spelregler och uppförandekod

Det är så väldigt lätt hänt när vi jobbar tillsammans att vi tar saker för givna när det kommer till hur vi ska jobba, bete oss på arbetsplatsen och uppföra oss i teamet. Samtidigt, vi har alla som har varit nyanställda någonstans också sett att det kan variera kraftigt från arbetsplats till arbetsplats. Till och med inom samma bolag.

Därför har jag som stående rekommendation att du som chef styr upp en workshop där ni tillsammans skapar teamets spelregler och er gemensamma uppförandekod. Och det oavsett om du är ny som chef, kliver in som erfaren på en ny avdelning eller om ni har jobbat ihop ett tag. Det kan kännas fånigt att göra något sånt här om ni har jobbat ihop länge men bättre sent än aldrig! Har ni en bra kultur och stämning är det nästan ännu viktigare att sammanfatta vad det är som gör den bra. Är den sämre så är detta ett viktigt verktyg för att väcka gruppens medvetenhet och börja framåt.

Genom att prata om era spelregler och sätta dem på pränt så kommer ni inte bara stärka er teamkänsla utan också ge dig ett verktyg som du som chef kan använda efteråt. Bild: You X Ventures on Unsplash

Skapa spelregler och uppförandekod för teamet

Anledningarna och fördelarna med att prata om spelregler är flera, låt oss kika närmare på den första med hjälp av ett exempel från verkligheten.

Tänk dig in i situationen att du och ett par vänner ska spela brädspel ihop. Om det är någon som inte kan reglerna är det standard att den som kan dem, eller gruppen tillsammans, berättar hur reglerna fungerar (för annars blir det svårt att spela). So far funkar det alltså som på jobbet där vi ska få en introduktion och upplärning. Men när det kommer till brädspelet så har ni också en regelbok tillhands som ni kan bläddra om/när ni blir osams om vilka drag som är tillåtna eller inte. Det är den biten när det gäller spelregler som vi lånar när vi gör den här typen av workshop och sedan lägger vi till uppförandekoden för att undvika att spelpjäser flyger genom luften.

Enklaste sättet som jag känner till för att göra detta är köra en workshop. Det är ett tacksamt format eftersom alla får komma till tals och rätt utfört blir det väldigt interaktivt och därmed också engagerande. Hur ni sedan lägger upp det.. Ja, det beror på. Främst utifrån syftet och vad detta ska leda till men också vilka ni är och vilka möjligheter ni har. Men jag ska försöka sammanfatta några perspektiv att ta med sig.

Era förutsättningar avgör mycket

Först och främst behöver du som ledare tänka igenom vilka förutsättningar ni har för att praktiskt kunna genomföra detta. Men också varför ni behöver det och vad du tänker dig ska bli resultatet. Viktiga parametrar att ta hänsyn till är exempelvis:

• Hur väl känner ni i gruppen varandra?

• Hur ser ert nuläge ut?

• Hur mår ni och hur är stämningen?

• Hur bra jobbar ni ihop?

• Hur bra levererar ni gentemot era mål?

• Hur stor är arbetsgruppen?

• Tillåter schemat så att alla kan vara med?

• Hur mycket tid har ni till godo?

• Vilka praktiska möjligheter har ni till att göra en sån här workshop?

Och så vidare. Ofta räcker det långt med ett konferensrum med whiteboard och post-it-lappar men fika kan såklart vara ett trevligt inslag eller om ni gör detta i samband med en konferens eller ett APT. Anpassa det efter gruppen och vad du tror blir bäst för er! Det viktigaste är att ni har tid på er för att diskutera och att du som ledare är väl förberedd så att du kan guida gruppen genom det ni ska göra.

Det finns jättemånga olika verktyg att använda till en workshop som denna - bara fantasin sätter egentligen gränser. Men underskatta inte heller gamla, hederliga post-it-lappar. Verktygen ska hjälpa er och inte distrahera er. Bild: Pexels from Pixabay

Hur du kan lägga upp det

När det gäller själva workshopen tänker jag att möjligheterna är rätt oändliga beroende på vilka ni är och vad ni jobbar med. Men jag brukar tänka på själva processen i tre faser: 1. Själva workshopen 2. Arbetet med att sammanställa det ni kommit fram till och 3. Att hålla det levande.

Workshopen består i sin tur sina av tre delar:

• Uppvärmning

• Brainstorming

• Sammanfattning

Uppvärmningen varierar beroende på gruppen och hur bekväma ni som personer är med varandra. Men en eller ett par övningar som går ut på att lära känna varandra och prata med varandra brukar vara bra. En av mina favoriter är “Två sanningar, en lögn” där alla ska berätta två saker som sig själva som är sanna och en som är lögn och så får resten av teamet gissa vilken lögnen är. Alternativt att köra ett mingelbingo om gruppen är lite större eller att alla får dela med sig om något om sig själva, sitt bästa jobbminne genom tiderna eller en otippad fritidsaktivitet. En annan övning jag gillar är “Skryt för fan” där alla individuellt först får skriva ner allt de är på och sedan mingla runt och berätta det för varandra. Det viktigaste är att det är hyfsat neutrala ämnen som respekterar medarbetarnas integritet. Alla är vi olika och syftet med detta är att dra igång snacket, lätta upp stämningen och få medarbetarna att slappna av. Så beroende på gruppen kan uppvärmningen behöva ta tid eller gå jättesnabbt.

Brainstormingen kommer såklart härnäst. Här kan du välja om ni ska göra spelregler + uppförandekod i ett eller dela upp det i olika delar. Oavsett hur du gör - börja med att förklara varför du som chef vill att ni ska formulera era spelregler tillsammans och låt sedan deltagarna få diskutera detta i mindre grupper. Kom ihåg att brainstorming är ett gränslöst format på så vis att alla idéer som kläcks här är bra nog att skrivas ner oavsett hur orimliga eller konstiga de låter när man säger dem.

• Tydliga instruktioner: vad ska deltagarna göra?

• Ha allt material på plats

• Sätt en sluttid

• Dela upp er i mindre grupper

• Ha gärna diskussionsfrågor som deltagarna kan utgå ifrån

  Exempelvis: Är det viktigt att vi hälsar på varandra i korridoren? Varför? Hur vill vi känna och må på jobbet? Vad tycker vi som team är viktigt? Vad betyder bra kvalitet för oss? Vad är bra service? Vad betyder det att vara en bra kollega? Hur ska vi göra när saker går fel? Hur tar vi hand om varandra? Etcetera.

• Du kan också låta dem diskutera utifrån olika teman. Typ: Stämningen på jobbet, Teamwork, Medarbetarskap och så vidare. Dock är det viktigt att du i så fall har ett tydligt syfte med varje tema så att det blir relevanta diskussioner.

• Låt dem skriva ner punkterna de pratar om på lappar som ni sedan kan klistra upp på whiteboarden.

• Ha spelregler för diskussionerna! Mina stående punkter brukar exempelvis vara: låt alla få komma till tals, det är okej att tycka olika och att alla idéer skrivs upp hur rimliga de är eller inte. Men kör på två eller tre som du tror passar er bäst!

• Beroende på era arbetsuppgifter och organisationen i stort kan det också vara värdefullt att prata om hur man bemöter leverantörer, kunder och andra aktörer som ni samarbetar med. Men viktigast är teamet så börja där och se om andra utomstående får plats eller om ni ska göra en egen workshop för det.

När tiden är slut (och ni har haft en paus) så samlas ni allesammans igen. Passa gärna på att fråga hur det kändes för att stämma av läget. Sedan är det dags för:

Sammanställningen! Den här fasen är ofta den mest spännande tycker jag för nu gäller det att samla ihop alla era tankar och vilket förhoppningsvis kan innebära intressanta diskussioner. Det finns återigen många olika sätt att göra detta på men ett kan vara att ni börjar stort och trattar ner det. Exempelvis: börja med er vision, vad är den för er avdelning och hur vill ni ha det? Försök formulera det. Nästa steg blir er mission, vad är det ni ska göra mer konkret? Vad behöver ni för att lyckas med det och hur ska ni som team förverkliga er vision?

Ett annat alternativ är att gå laget runt, låta alla grupper presentera sina post-it-lappar, samla in extra idéer och reflektioner som dyker upp och samla dem under olika rubriker eller teman.

Här är det viktigt att du som ledare också vågar utmana deltagarna lite. Om ni till exempel kommer fram till att ni ska ha det “högt i tak” eller vara “bra kollegor mot varandra” - fråga vad det innebär i praktiken och låt alla komma med input på det. Innebär “högt i tak” att man får skoja om vad som helst? Vad är okej? Vad är inte okej? Och så vidare. Är det någonstans ni ska lägga tiden under workshopen så är det här. Brainstormingen är viktig och bra men min upplevelse är att ni kan tjäna på att ha den kortare till förmån för den här fasen.

När ni börjar bli klara, sammanfatta det ni har kommit fram till och stäm av med gruppen om detta är något ni kan enas om? Finns det några oklarheter kring någon av punkterna har ni möjligheten här att reda ut dem redan här. Var öppen med att detta är något som ni får testa, följa upp och omformulera när det behövs - att det här inte är skrivet i sten utan något levande som ni som grupp alla ansvarar för. Sist men inte minst, gå laget runt och fråga: hur kändes detta? Vad tar du med dig?

Efter detta är workshopen slut och det är dags att sammanfatta det ni har gjort. Skriv ner det i ett dokument, presentera vad det handlar om, samla de olika rubrikerna och vad ni har sagt. Kan du eller någon i organisationen formge det lite snyggt kan det såklart vara roligt men det viktigaste är såklart att innehållet är tydligt och kan förstås av alla. Be gärna om medarbetarnas feedback när du delar det med dem och följ upp detta både personligen med alla och på era avdelningsmöten.

Det kan variera så mycket i teamet hur bekväma medarbetarna är att ta ordet, därför är din roll som samtalsledare viktig så att alla får komma till tals. Bild: WikimediaImages from Pixabay

Din roll som chef

Var tydligt med syftet och målet för workshopen, berätta varför det är viktigt så att teamet får en kontext. Alla kommer kanske inte jubla eller tycka det är en bra idé direkt men låt det bero i så fall.

Låt alla få komma till tals! Här har du rollen som samtalsledare vilket innebär att du ibland behöver ge ordet till de som inte talar först eller frivilligt. Men ibland måste du också styra samtalet så att det hålls fokuserat om någon fladdrar iväg på långa sidospår. För samtalet framåt mot ert mål utan att forcera det för mycket.

Ställ öppna frågor men våga också be medarbetarna att utveckla sina tankar och konkretisera sina svar, framförallt under sammanställningen.

Och, var noga med att inte dela med dig för mycket av dina egna tankar och åsikter här. Det du tycker som chef väger ofta väldigt tungt och risken är du färgar gruppens diskussioner vilket går emot poängen för workshopen. Skulle det vara så att du upplever att gruppen missar en punkt som du själv vill ha med: lyft upp den i form av en fråga eller samtalstart eller förslag på rubrik.

Andra allmänna råd

Gör det inte mer avancerat än vad det behöver vara. Håll det enkelt och konkret och kör på i 1-3 timmar som mest. Det är en balansgång mellan att hålla det kärnfullt och att låta samtalen få ta plats men märker du att det behövs mer tid så är det okej att göra detta i omgångar om det behövs.

Det ska inte bli av avhandling av detta när ni är klara. Skriv ihop max två A4-sidor, gärna i punktform och så att det är enkelt att förstå för vem som helst (även någon som inte var med) att fatta vad ni har kommit fram till.

Se till att alla kan vara med i en sittning eller dela upp personalen i flera grupper. Det är så viktigt att alla får vara med och bidra!

Kom ihåg att det inte måste vara du själv som är workshopledare: ett annat alternativ är att ta in en person utifrån som kan hjälpa er att leda den. Fördelarna med det är flera, exempelvis att du visar att du också är en i teamet och får större utrymme att lyssna in vad medarbetarna säger när du också är deltagare. Dessutom kan en oberoende workshopledare ta med sig ny energi och vara mer utmanande eftersom hen är neutral.

Hur ni kan använda er av detta efteråt

Förutom att detta ger er som team en gemensam grund att stå på och utgå från så blir det också något som ni kan referera tillbaka till - både i vardagen, om konflikter eller problem uppstår eller om en medarbetare missköter sig. Detta är er sociala kod och den är viktigt för att ni som team ska fungera.

Och ja, jag tror vi får hålla det här. Men! Har du några följdfrågor, vill att jag utvecklar någon punkt mer - säg till! Vill du kan du såklart också få personlig rådgivning med att skräddarsy en workshop för just ditt team eller anlita mig som extern workshopledare. Har du några andra bra tips eller råd gällande övningar eller frågor som kan användas i ett sådant här sammanhang? Dela gärna med dig i kommentarsfältet så att vi kan lära av varandra!

Det här med att kliva in i chefsrollen

Är inte alltid så enkelt! Så när en av er poddlyssnare skrev och önskade att vi skulle prata om att det här med att kliva in i chefsrollen i podden var det såklart en självklarhet att ägna ett helt avsnitt till det här äventyret som så ofta är livsförändrande för så många. Och ja, jag har mycket att säga om det, haha!

Förra veckans avsnitt: Mentalt Starkt Ledarskap

Vad ska man tänka på när man är ny som chef? Och vad behöver du inte göra? Det och med avhandlas i podden den här veckan!

Kliva in i chefsrollen

En sak som jag glömde nämna i avsnittet är ett av rådet som Emma Flygare sa i sin Möt en boss-intervju. Nämligen att lyssna på vad medarbetarna säger och snabbt försöka lösa ett litet problem som dem eller verksamheten har. Då blir det enklare att få folk med sig tidigt. Men, och det är ett tips från mig som ledarskapscoach, var då också noga med att ställa frågor om problemet och stämma av det med flera så att du inte rusar in i något som verkar vara en quick-fix som i stället blir världens projekt.

Och ja, som vanligt ryms inte allt i ett enda avsnitt hur matnyttigt det än är. Men vill du få en bra start som nybliven chef? Då ska du verkligen lyssna på detta! Du hittar den såklart på Podbean, Spotify, Acast och iTunes. Är du inte medlem i vår LinkedIn-grupp än ska du definitivt gå med där också!

Är det någon av er som hänger här som är nya som chefer eller på väg in i rollen? Eller har du som erfaren ledare något tips och råd att dela med dig av?

Skriv leverantörsavtal som #enriktigboss

En viktig men ofta underskattad komponent i alla organisationer, oavsett hur stora eller små de är, är inköp. Vad vi köper in och hur vi gör det har inte bara påverkan på budgetkalkylen utan också er som arbetar i företaget. Därför kan det som chef vara nyttigt att ha en förståelse för hur du kan skriva leverantörsavtal som #enriktigboss oavsett om det är du själv eller någon annan som gör inköpen. Hanna Notmeijer, senior rådgivare inom inköp och supply chain och grundare av klädmärket New Odd Things, delar med sig av sina bästa kunskaper om vad du ska tänka på och undvika.

− Inköp är mer komplext än vad man kanske tror och har framförallt större effekt eftersom de val som du gör har direkt påverkan på sista raden för bolaget. Att öka försäljningen kan låta bra men tar tid har du inte koll på dina marginaler kan det bli förödande, medan om du gördu en besparing på inköpssidan syns det hela besparingen direkt på resultatet, säger Hanna Notmeijer.

Don’t! Glöm inte bort att företagets inköp är mer än siffror i ett excelark och underskatta inte den betydelse som era inköp har för hela organisationen. Bild: Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Don’t

Hasta igenom upphandlingar

Ofta är det bråttom och ofta kan det kännas lockande att ta första bästa lösning som känns bra. Men risken med att hasta sig igenom upphandlingar är att det ofta dyker upp en massa merkostnader efteråt.

− Ge den tiden det tar att göra bra upphandlingar. Tänk igenom ordentligt vad det är som ni behöver och ta in flera offerter så att ni kan jämföra olika leverantörer och upplägg, säger Hanna Notmeijer.

Hanna Notmeijer Foto: Privat

Tänk bara på dig själv

En viktig del av det nya sättet att göra affärer på är att samarbete, hållbarhet och win-win är det som räknas. Något som Hanna Notmeijer också trycker hårt på. Den som bara tänker på sig själv kommer inte kunna bygga långsiktiga relationer med sina leverantörer.

− Det är ett förlegat sätt att göra affärer på för det gynnar ingen i längden. Inköp, framförallt de som sträcker sig över tid, är ett partnerskap. Utan fullt engagemang från din leverantör kommer du inte få det du behöver. I pandemin har det ofta varit leverantörsrelationer som har avgjort att om man kan kunnat lösa problem tillsammans eller istället få förödande konsekvenser, säger Hanna Notmeijer.

Fokusera bara på priset

Det är lätt att gå i fällan att inköp och avtal bara handlar om pris. Men en viktig fråga är: vad betalar du för?  Glöm inte bort perspektiv som: kvalitet, leverans, service, socialt ansvarstänkande ansvarstagande och etiska aspekter. Många slutkonsumenter ställer högre krav på det idag för hela företagsverksamheten och inte bara den produkt eller tjänst som ni säljer.

− Som företag har ni en maktposition och ett ansvar och dessa områden blir mer komplexa allteftersom de efterfrågas mer och mer. Därför kan ni inte längre bara tänka på prislappen, säger Hanna Notmeijer.

Do! Ha en rutin för att gå igenom alla era avtal varje år, då undviker ni risken att de blir liggandes, utdaterade eller onödigt dyra. Bild: Photo by Romain Dancre on Unsplash

Do

Läs alltid avtalen noga

Ett annat viktigt råd som Hanna Notmeijer delar med sig av är att alltid läsa avtalen noga hur tråkig den finstilta texten än verkar vara.

− Ja, jag tycker det är väldigt viktigt! Har du inte ett formellt avtal på din affär är det en stor risk för både dig och din leverantör, säger Hanna Notmeijer och fortsätter:

− Det är så lätt att man bara signerar pappret men då riskerar ni att få problem längre fram. Orkar du inte läsa det finstilta själv – ta hjälp med att göra det och se till att du förstår hur avtalet och er uppgörelse fungerar. Antingen av någon internt som tycker att sådant här är roligt och är kompetent inom området eller en jurist.

Skriv tydliga avtal

En vanlig myt är att avtal måste vara så krångliga som möjligt. Men nej, så är det verkligen inte. Det viktigaste är att det är tydligt och skrivet på ett vis att någon som inte varit med i upphandlingen kan läsa och förstå upplägget för ert samarbete.

− Simplifiera ert avtal så mycket som det går och skriv det så att båda parter förstår vad som ingår och inte. Och! Tänk på att också ta med vem som ansvarar för vad om saker inte fungerar som det ska, säger Hanna Notmeijer.   

Se över era avtal regelbundet

En annan vanlig sak är att avtal blir liggandes år efter år och riskerar att snabbt bli utdaterade, något som kan ställa till med stora bekymmer och risker om något går fel.

− Gör det till en vana att gå igenom alla avtal varje år för att se efter om något behöver ändras, uppdateras eller omförhandlas, säger Hanna Notmeijer. 

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

I know, det känns himla meta att döpa ett poddavsnitt till Mentalt starkt ledarskap när podden i sig heter detsamma. Men! Det är av en bra anledning. Efter att ha resonerat och bollat fram och tillbaka under ett gäng månader har vi nämligen landat i den slutliga definitionen av vad mentalt starkt ledarskap är. Och det var vi såklart tvungna att berätta om för er i ett alldeles eget avsnitt! Vi delar dessutom också med oss konkret hur vi själva har arbetat för att bli mentalt starka ledare.

Förra veckans avsnitt: Mentalt starka mål

Jag pratar om ledarskap som en resa många gånger men ja, det är ju för att det är så!

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

En tanke som vi också berör som jag reflekterat över än mer efter att vi spelade in avsnittet är hur tydligt det är att en som mentalt stark ledare aldrig blir klar. Inte heller jag och Alex som har tränat i flera år är varken färdiga och fullfjädrade. Vi kommer alla ständigt att utsättas för nya situationer, möta nya personer och behöva utmana vår komfortzon och det ingår som ledare att acceptera det. Men mer om det kan du såklart höra i podden! Som vanligt hittar du den på Podbean, Spotify, Acast och iTunes och du är såklart varmt välkommen att joina vår LinkedIn-grupp också.

Och berätta gärna vad du tycker om vår definition! Är den rimlig? Är den bra? Upplever du att du är en mentalt stark ledare?

Mentalt starka mål

Nytt åt! Nya tag! Nytt jag! Fast nej, inte det sista. Jag tvivlar inte en sekund på att 2021, precis som alla andra 35 år jag har levat, kommer att innebära nya insikter och lärdomar men jag kommer fortfarande vara jag. Men en sak som är ny är att det nu är dags för säsong två av Mentalt Starkt Ledarskap! Så kul! Och ja, det förtjänar faktiskt så många utropstecken för jag är så peppad på detta. Och vi drar igång den andra säsongen med att snacka om mentalt starka mål och målsättning.

Mentalt starka mål

Mål är en nödvändighet i den bemärkelsen att vi behöver dem för att veta vart vi ska och ta reda på hur vi ska göra för att ta oss fram. Det är dessutom ett viktigt verktyg att samla teamet med och därför är det något som alla mentalt starka ledare borde använda sig av. Och det här är inget nytt (forskningen har visat det hur länge som helst nu) - samtidigt räcker det inte att bara följa SMART-modellen. I det här avsnittet får du alltså ta del av flera olika tankar och perspektiv kring hur man kan tänka kring mål och målsättning, använda sig av känslomål och jag bjussar faktiskt också på min vidareutveckling av SMART-modellen som jag faktiskt inte har skrivit om i bloggen eftersom jag sparade den till ett framtida bokmanus.

Så här är den alltså, det första avsnitt av vår andra poddsäsong! Och en annan nyhet är faktiskt att vi numera finns överallt där poddar finns så du kan välja och vraka om du vill lyssna på oss via Podbean, Spotify, Acast eller iTunes. Hurra!!!

Det roliga med att podda, tycker jag, är alla tankeprocesser som varje inspelning startar. Den här veckan har jag tack vare detta avsnitt skärskådat mig själv en del och hur jag jobbar med målsättning och verkligen landat i att mitt sätt att jobba med mål passar mig väldigt, väldigt bra. Och som vanligt är jag nyfiken: hur jobbar du med mål för dig själv personligen respektive som ledare? Skiljer det sig åt på något vis?