Skriv leverantörsavtal som #enriktigboss

En viktig men ofta underskattad komponent i alla organisationer, oavsett hur stora eller små de är, är inköp. Vad vi köper in och hur vi gör det har inte bara påverkan på budgetkalkylen utan också er som arbetar i företaget. Därför kan det som chef vara nyttigt att ha en förståelse för hur du kan skriva leverantörsavtal som #enriktigboss oavsett om det är du själv eller någon annan som gör inköpen. Hanna Notmeijer, senior rådgivare inom inköp och supply chain och grundare av klädmärket New Odd Things, delar med sig av sina bästa kunskaper om vad du ska tänka på och undvika.

− Inköp är mer komplext än vad man kanske tror och har framförallt större effekt eftersom de val som du gör har direkt påverkan på sista raden för bolaget. Att öka försäljningen kan låta bra men tar tid har du inte koll på dina marginaler kan det bli förödande, medan om du gördu en besparing på inköpssidan syns det hela besparingen direkt på resultatet, säger Hanna Notmeijer.

Don’t! Glöm inte bort att företagets inköp är mer än siffror i ett excelark och underskatta inte den betydelse som era inköp har för hela organisationen. Bild: Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Don’t

Hasta igenom upphandlingar

Ofta är det bråttom och ofta kan det kännas lockande att ta första bästa lösning som känns bra. Men risken med att hasta sig igenom upphandlingar är att det ofta dyker upp en massa merkostnader efteråt.

− Ge den tiden det tar att göra bra upphandlingar. Tänk igenom ordentligt vad det är som ni behöver och ta in flera offerter så att ni kan jämföra olika leverantörer och upplägg, säger Hanna Notmeijer.

Hanna Notmeijer Foto: Privat

Tänk bara på dig själv

En viktig del av det nya sättet att göra affärer på är att samarbete, hållbarhet och win-win är det som räknas. Något som Hanna Notmeijer också trycker hårt på. Den som bara tänker på sig själv kommer inte kunna bygga långsiktiga relationer med sina leverantörer.

− Det är ett förlegat sätt att göra affärer på för det gynnar ingen i längden. Inköp, framförallt de som sträcker sig över tid, är ett partnerskap. Utan fullt engagemang från din leverantör kommer du inte få det du behöver. I pandemin har det ofta varit leverantörsrelationer som har avgjort att om man kan kunnat lösa problem tillsammans eller istället få förödande konsekvenser, säger Hanna Notmeijer.

Fokusera bara på priset

Det är lätt att gå i fällan att inköp och avtal bara handlar om pris. Men en viktig fråga är: vad betalar du för?  Glöm inte bort perspektiv som: kvalitet, leverans, service, socialt ansvarstänkande ansvarstagande och etiska aspekter. Många slutkonsumenter ställer högre krav på det idag för hela företagsverksamheten och inte bara den produkt eller tjänst som ni säljer.

− Som företag har ni en maktposition och ett ansvar och dessa områden blir mer komplexa allteftersom de efterfrågas mer och mer. Därför kan ni inte längre bara tänka på prislappen, säger Hanna Notmeijer.

Do! Ha en rutin för att gå igenom alla era avtal varje år, då undviker ni risken att de blir liggandes, utdaterade eller onödigt dyra. Bild: Photo by Romain Dancre on Unsplash

Do

Läs alltid avtalen noga

Ett annat viktigt råd som Hanna Notmeijer delar med sig av är att alltid läsa avtalen noga hur tråkig den finstilta texten än verkar vara.

− Ja, jag tycker det är väldigt viktigt! Har du inte ett formellt avtal på din affär är det en stor risk för både dig och din leverantör, säger Hanna Notmeijer och fortsätter:

− Det är så lätt att man bara signerar pappret men då riskerar ni att få problem längre fram. Orkar du inte läsa det finstilta själv – ta hjälp med att göra det och se till att du förstår hur avtalet och er uppgörelse fungerar. Antingen av någon internt som tycker att sådant här är roligt och är kompetent inom området eller en jurist.

Skriv tydliga avtal

En vanlig myt är att avtal måste vara så krångliga som möjligt. Men nej, så är det verkligen inte. Det viktigaste är att det är tydligt och skrivet på ett vis att någon som inte varit med i upphandlingen kan läsa och förstå upplägget för ert samarbete.

− Simplifiera ert avtal så mycket som det går och skriv det så att båda parter förstår vad som ingår och inte. Och! Tänk på att också ta med vem som ansvarar för vad om saker inte fungerar som det ska, säger Hanna Notmeijer.   

Se över era avtal regelbundet

En annan vanlig sak är att avtal blir liggandes år efter år och riskerar att snabbt bli utdaterade, något som kan ställa till med stora bekymmer och risker om något går fel.

− Gör det till en vana att gå igenom alla avtal varje år för att se efter om något behöver ändras, uppdateras eller omförhandlas, säger Hanna Notmeijer. 

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

I know, det känns himla meta att döpa ett poddavsnitt till Mentalt starkt ledarskap när podden i sig heter detsamma. Men! Det är av en bra anledning. Efter att ha resonerat och bollat fram och tillbaka under ett gäng månader har vi nämligen landat i den slutliga definitionen av vad mentalt starkt ledarskap är. Och det var vi såklart tvungna att berätta om för er i ett alldeles eget avsnitt! Vi delar dessutom också med oss konkret hur vi själva har arbetat för att bli mentalt starka ledare.

Förra veckans avsnitt: Mentalt starka mål

Jag pratar om ledarskap som en resa många gånger men ja, det är ju för att det är så!

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

En tanke som vi också berör som jag reflekterat över än mer efter att vi spelade in avsnittet är hur tydligt det är att en som mentalt stark ledare aldrig blir klar. Inte heller jag och Alex som har tränat i flera år är varken färdiga och fullfjädrade. Vi kommer alla ständigt att utsättas för nya situationer, möta nya personer och behöva utmana vår komfortzon och det ingår som ledare att acceptera det. Men mer om det kan du såklart höra i podden! Som vanligt hittar du den på Podbean, Spotify, Acast och iTunes och du är såklart varmt välkommen att joina vår LinkedIn-grupp också.

Och berätta gärna vad du tycker om vår definition! Är den rimlig? Är den bra? Upplever du att du är en mentalt stark ledare?

Mentalt starka mål

Nytt åt! Nya tag! Nytt jag! Fast nej, inte det sista. Jag tvivlar inte en sekund på att 2021, precis som alla andra 35 år jag har levat, kommer att innebära nya insikter och lärdomar men jag kommer fortfarande vara jag. Men en sak som är ny är att det nu är dags för säsong två av Mentalt Starkt Ledarskap! Så kul! Och ja, det förtjänar faktiskt så många utropstecken för jag är så peppad på detta. Och vi drar igång den andra säsongen med att snacka om mentalt starka mål och målsättning.

Mentalt starka mål

Mål är en nödvändighet i den bemärkelsen att vi behöver dem för att veta vart vi ska och ta reda på hur vi ska göra för att ta oss fram. Det är dessutom ett viktigt verktyg att samla teamet med och därför är det något som alla mentalt starka ledare borde använda sig av. Och det här är inget nytt (forskningen har visat det hur länge som helst nu) - samtidigt räcker det inte att bara följa SMART-modellen. I det här avsnittet får du alltså ta del av flera olika tankar och perspektiv kring hur man kan tänka kring mål och målsättning, använda sig av känslomål och jag bjussar faktiskt också på min vidareutveckling av SMART-modellen som jag faktiskt inte har skrivit om i bloggen eftersom jag sparade den till ett framtida bokmanus.

Så här är den alltså, det första avsnitt av vår andra poddsäsong! Och en annan nyhet är faktiskt att vi numera finns överallt där poddar finns så du kan välja och vraka om du vill lyssna på oss via Podbean, Spotify, Acast eller iTunes. Hurra!!!

Det roliga med att podda, tycker jag, är alla tankeprocesser som varje inspelning startar. Den här veckan har jag tack vare detta avsnitt skärskådat mig själv en del och hur jag jobbar med målsättning och verkligen landat i att mitt sätt att jobba med mål passar mig väldigt, väldigt bra. Och som vanligt är jag nyfiken: hur jobbar du med mål för dig själv personligen respektive som ledare? Skiljer det sig åt på något vis?

Tips för att hantera din mejl

Mejlen, många gånger underlättar den vår vardag men det är inte heller ovanligt att den blir en tidstjuv som ständigt pockar på vår uppmärksamhet. Harvard Business Review har skrivit ett gäng tips för att hantera din mejl #likeaboss och här är de som är aktuella för dig som är eller vill bli ledare!

Gränslöst arbete kan vara otroligt givande och flexibelt men det kan också bli en belastning om man inte har tydliga riktlinjer eller vet vilka förväntningar som finns. Bild: rawpixel från Pixabay

Tips för att hantera din mejl

Var tydlig med din tillgänglighet

Det första tipset är att vara tydlig med hur tillgänglig du är via mejl. När är dina arbetstider och hur lång tid kan det ta innan mottagaren får ett svar? Genom att vara transparent så vet de som mejlar dig vad de kan förvänta sig av dig.

Använd dig av autosvar oftare

Det är inte ovanligt att mejlen är öppen och uppe i bakgrunden alltid. Men att våga lämna mejlen och använda sig av autosvar oftare är en annat tips från artikeln. Inte minst om du har projekt som kräver att du fokuserar på det. Då vet mottagaren om att du inte är tillgänglig och när du kan förväntas att vara tillbaka.

Ha ett standardsvar på vanliga frågor

Får du ofta samma frågor om och om igen? Ja, händer det som ledare så behöver du hjälpa personerna i fråga att få de kunskaperna som du behöver så de slipper behöva mejla dig. Är du i en annan position så kan du i stället tjäna på att ha ett standardsvar där de vanligaste frågorna är samlade.

Prata om hur ni ska kommunicera med varandra

En annan grundläggande faktor, som jag nog hade satt överst på listan, är att ni i teamet behöver prata om hur ni ska kommunicera med varandra. Vad mejlar ni varandra om? När ska ni ringa varandra i stället för att skicka mejl? Vilka tider ska ni vara tillgängliga och inte? vad ska ni ha för förväntningar på varandra med svarstider etcetera? Genom att prata med varandra tidigt så kan undvika både konflikter och tandgnissel som kan uppstå när alla har olika syn på vad exempelvis en snabb respons är.

Var ett gott föredöme

Alla kan vi jobba olika arbetstider och vara tillgängliga olika tider på dygnet. Men, att vara tillgänglig alltid oavsett om du jobbar eller är ledig är varken hälsosamt eller hållbart i längden. Här gäller det alltså att du är ett gott föredöme som ledare och inte själv kollar eller svarar på mejlen i tid och otid. Ha i stället som rutin att ni ringer eller sms:ar varandra om något akut eller brådskande. Då slipper du ha koll på mejlen när du är ledig på samma sätt.

Har du som läser några andra bra tips på lager när det gäller mejlhantering och hur vi kan använda detta fina verktyg på ett bra och hållbart sätt?

Hantera en kollega med kontrollbehov

Läsarfråga:

Hej och tack för en bra blogg! Jag är inte chef just nu men har ett problem som jag skulle vilja fråga om ändå, hoppas det är okej. Trivs jättebra på mitt jobb, kollegorna och chefen är trevliga men jag har en kollega med ett enormt kontrollbehov. Hen dubbelkollar allt. Inte bara sitt eget jobb utan också våra andras och vi andra får inte bara höra när vi gör fel utan hen tar lätt också över arbetsuppgifter eller gör om dem om de inte har gjorts exakt “rätt” sätt. Jag säger “rätt” för det är rätt ofta som det snarare är såsom personen själv hade gjort uppgiften… Inte att de bryter mot våra rutiner. Jag tycker att det var lättare att stå ut med det när vi jobbade på kontoret, för då kan man ändå se varandra och jag vet att hen inte menar något illa egentligen, men nu när vi jobbar hemifrån blir jag så irriterad och frustrerad vissa dagar. Vad tycker du att jag ska göra?

Tack på förhand!

N.

Svar:

Hej och klart att du ska ställa frågan! Ledarskap angår alla, inte bara de som för tillfället är anställda som chefer. Det är ledarskap att göra som du har gjort nu: att ta ansvar för hur personer/processer/händelser påverkar oss på jobbet och att agera för att lösa dem. Och det lär du behöva eftersom din kollega uppvisar ett väldigt gränslöst beteende även om hen säkerligen inte menar något illa med det.

Först några generella ord om kontrollerande beteenden på en arbetsplats. Det kan få många negativa bieffekter oavsett om det är en medarbetare eller chef som gör det även om det ofta har större påverkan om en ledare föredrar att ha kontroll framför koll. Några av de vanligaste effekterna är att man som medarbetare känner sig övervakad vilket i sin tur ofta leder till otrygghet, frustration, irritation eller att man blir rädd för att gör fel . I sämsta fall, om detta pågår över längre tid, är risken att medarbetare gör mindre, tar mindre ansvar eller gör minsta möjliga eftersom “det ändå inte är lönt”. Kontrollerande och detaljstyrande beteenden är alltså inget att sträva efter samtidigt som vi, i våra organisationer, behöver ha koll på vad och hur vi gör saker. Men åter till ditt dilemma. Här kommer mina tankar kring vilka steg du ta för att hantera en kollega med kontrollbehov.

Känslan av att vara kontrollerad och övervakad på jobbet är inte den som är den mest förlösande för kreativitet och initiativförmåga.

Hantera en kollega med kontrollbehov

Analysera läget

Det första du behöver göra är att rannsaka dig själv och analysera läget lite grand, en punkt som ofta missas i farten men är superviktig både för din egen skull men också för hur du ska gå vidare. Vad är det kollegan gör som är så kontrollerande? Hur påverkas du av kollegans beteende? Vad är det hen gör som skapar de här känslorna hos dig? Hur länge har detta pågått och när upplever du att hen gör detta? Vad är acceptabelt och vad är det inte? Lite som du har börjat göra redan i din fråga till mig men gör det ännu mer konkret. Känn också in hur nära, eller hur långt över, kollegan har gått över din smärtgräns för vad du kan tåla. Om den är långt bort, nära eller redan överskriden situationen på verkar såklart också situationen.

En annan värdefull fråga att ställa sig generellt är: har kollegan fog för att dubbelkolla det jag gör? Det är kanske inte så alls men tänk tanken ändå. Det kan kanske ge dig en insikt eller ett perspektiv som du kan ta med dig in i nästa steg. I situationen som du beskriver kan det också vara passande att fråga dig själv varför det är lättare att stå ut med detta på kontoret jämfört med nu? Vad gör skillnaden?

Dock ska du inte behöva “stå ut” med ett sådant här beteende. Ibland kan det här analysarbetet resultera i en tänker att det är enklare att låta kollegan hållas än att försöka göra något åt saken. Det behöver inte vara fel beroende på kollegans beteende eller situationen i ett större perspektiv. Men, om du inte försöker lyfta saken vidare kommer det högst troligen inte att förändras av sig självt och jag har genom åren sett hur den här typen av beteende kan spåra ur fullständigt om personerna får fortsätta utan att någon säger ifrån till dem.

Prata med kollegan

Här går det att diskutera om det är ditt jobb eller chefens att prata med din kollega och hjälpa hen att ändra sitt beteende. Vissa menar att man inte ska behöva göra det som medarbetare men i min värld tycker jag det är sjystaste är att ta snacket själv först. Tänk om det hade varit du som gör något fel? Hade du velat höra det från din kollega eller från chefen? Förmodligen (beroende på er relation och organisation) blir det mindre dramatiskt om du testar att göra det själv.

Be om att få prata med personen i enrum (går lika bra att göra digitalt) och var tydlig genom att säga något i stil med “jag vet inte om du är medveten om det här. Men när du gör X eller Y så upplever jag att jag blir kontrollerad och det får mig att må […] och […]”. Till exempel! Genom att säga såhär så visar du att du förstår att personen inte gör detta med flit eller av ondo och du är konkret samtidigt som du berättar hur din upplevelse ser ut. Gör det med välvilja, utan anklagelse och utan att blanda in andra kollegor och vad de tycker och tänker för att öka chansen för att ditt budskap landar så bra som möjligt. Kom också ihåg att kontrollbehov kan bero på många olika saker och att det inte alltid (om det inte handlar om maktutövande) används av illvilja.

Hur kollegan reagerar på detta… Ja, det kan vi bara resonera kring på förhand. Antingen blir detta ett wake up call och personen inser vad ens beteende får för effekter, ber om ursäkt och förbättrar sig. Kanske blir personen megadefensiv och känner antingen inte igen bekymret alls eller försöker slå bort det med ett “så jobbar jag” eller “det är sån jag är”. Sker det sistnämnda kan det vara klok att låta det gå någon vecka eller två, se om hens beteende förändras. Om inte, eller möjligtvis till det sämre - gå till chefen! Men förhoppningsvis kan det räcka med att du upplyste personen om hur hens beteende påverkar dig.

Det mesta är enklare i teorin än praktiken och självinsikt kan absolut kvala in i det området. Vi tror ofta att vi vet hur vi är som personer och hur vi beter oss. Men det behöver inte alltid stämma överens med hur andra uppfattar oss. Bild: Gerd Altmann from Pixabay

Prata med chefen

Om du har gjort ett ärligt försök med din kollega men problemen kvarstår, då ska du absolut lyfta detta med din chef. Beroende på hur närvarande chefen är och hur hens relationer ser ut med er medarbetare kommer det kanske som en överraskning, kanske inte. Oavsett vilket ingår det i hens ansvarsområde nu att lösa situationen, det vill säga att prata med dig, kollegan det berör och tillsammans med hen ta fram en handlingsplan.

Lyft problemet vidare

Får du inget gehör från chefen men kollegans beteende fortsätter och får dig att må dåligt? Ta det vidare! Till chefens chef, HR, ditt arbetsmiljöombud eller facket. Du ska inte behöva må dåligt, känna dig otrygg eller vantrivas på jobbet på grund av detta och det är ovan personers skyldighet att bidra till att du har en bra arbetsmiljö.

Om inte heller det fungerar… Försök hitta en ny arbetsplats alternativt hitta strategier för att må bättre trots din kontrollerande kollega. Du ska inte behöva stå ut med att känna dig övervakad på jobbet, men ibland är det inte alltid så enkelt att säga upp sig även om du kanske skulle må bättre i längden av att göra det.

Jag hoppas att detta kan bidra med perspektiv och konkreta verktyg till hur du ska hantera läget. Och! Jag hoppas framförallt att detta löser sig. Alla förtjänar att må bra på jobbet och genom att göra det du gör nu så tar du ansvar för din egen arbetsmiljö vilket är både viktigt, kraftfullt och mentalt starkt. Så jag hejar på dig och du får gärna höra av dig igen om du behöver vidare råd. Har du som läser någon input eller tankar att dela med dig av till frågeställaren? Dela gärna med dig!