Fem knep för att förhandla som #enriktigboss

Förhandlingar är en del av alla ledares vardag, oavsett om det gäller lönesamtal, diskussioner med medarbetare eller facket eller din egen chef. Och precis som med så många andra aspekter är övning är väsentlig del av att bli bättre på att förhandla. Men det finns knep för att förhandla som #enriktigboss som du kan använda dig av - här är några av dem!

Ett perspektiv som kan underlätta vid alla former av förhandlingar är att de ska resultera i en win-win för både parter. Bild: Christina @ wocintechchat.com on Unsplash

Knep för att förhandla som #enriktigboss

Förbered dig

Misstag nummer ett är att inte ägna en enda tanke på vad du vill ha ut av förhandlingen du har framför dig vilket kan riskera både själva förhandlingen och relationerna omkring den. Förbered dig genom att tänka på: Vad vill du uppnå? Vad är syftet med förhandlingen? Vilket är ditt bästa möjliga scenario? Vilket är det sämsta respektive mest realistiska? Vilka argument kan motparten tänkas ha och vilka fakta och argument behöver du ha på plats och kunskap om innan ni träffas?

Ha ett öppet sinne

Även om du har en agenda och ett mål med förhandlingen kan du också tjäna på att ha ett öppet sinne. Det är inte alltid som din idé är den enda rätta eller ens den bästa.

Lyssna in vad det är som sägs egentligen

Förhandlingar kan vara spännande - inte bara för att de händer - utan också för att de kan ge uttryck för behov och känslor som är svåra att se till vardags. Sätter sig medarbetarna helt på tvären kring en förändring som på sikt kommer att gynna dem? Då kanske de inte har förstått vad förändringen egentligen handlar om eller så kan det också vara ett uttryck för att de upplever att de inte har fått vara delaktiga tidigt nog i processen. Lyssna noga på vad det är som sägs och försök förstå vilka behov som motparten egentligen vill få tillgodosedda.

Var hellre för tydlig än otydlig

En annan viktig aspekt att ha med sig är att ni måste prata om samma saker, annars riskerar ni bra att förhandlingen blir ineffektiv och luddig. Var hellre för tydlig än otydlig. Bekräfta att du tolkar motpartens ståndpunkter, resonemang och argument korrekt. Sammanfatta det ni har kommit överens om muntligt innan ni lämnar rummet och prata också om vad som får delas och spridas (och inte) samt var, när och hur eventuell kommunikation ska ske.

Stämningen i och utanför förhandlingsrummet

En mjukare aspekt av förhandlingar som kan ha en väldigt stor påverkan är stämningen i och utanför förhandlingsrummet. Är er atmosfär trevlig och avslappnad? Ja, då lär ni också bli mer välvilligt inställda till att hitta gemensamma ståndpunkter medan ni förhandlar. En annan viktig faktor för ert kommande samarbete är också hur stämningen är efteråt. Hur vill du att din motpart ska känna när hen lämnar rummet? Att vara medveten om det kan bidra till att förhandlingen stärker er relation (även om ni har helt olika ståndpunkter) snarare än söndrar den.

Vad säger du? Har du några fler knep att dela med dig av vid förhandlingar?

När medarbetare är för personliga

Läsarfråga:

Hej och välkommen tillbaka från semestern! Jag läste ditt inlägg om det här med att var personlig eller privat som chef, mycket intressant. Men hur gör man som chef om medarbetare är för personliga och delar med sig av saker som är så privata att de blir gränslösa? Både i enskilda samtal och i gruppen? Ser och hör signaler att andra kollegor tycker det är jobbigt och obekvämt.

Tack för tips!

Petra

Svar:

Hej och tack! Vad roligt att du gillade artikeln och kul att den kunde väcka vidare frågeställningar. Framförallt när det är lite klurigare sådana - även om jag förstår att det kan upplevas som obehagligt att uppleva. Att vara personlig i all ära, det är skillnad på att vara personlig och gränslös och det senare... Det kan skapa rejält med obehag för den som råkar ut för det!

Hur hanterar man som chef att medarbetare är för personliga och därmed blir gränslösa? På jobbet likväl som i offentliga miljöer underlättar det ofta om vi har en liknande syn på vad ett professionellt beteende innebär och inte. Bild: Dimitri Houtteman från Pixabay 

När medarbetare blir för personliga

Nu vet jag inte på vilket sätt medarbetaren har varit för personlig på så jag kommer att svara hyfsat generellt och så får du, som en i princip alltid behöver göra, anpassa detta efter situationen du befinner dig i. Men också beroende på hur gränslös medarbetaren är eller har varit.

Prata med de som eventuellt är berörda

Den här punkten är exempelvis en "det beror på"-punkt. Är det någon av kollegorna som drabbats, påverkas eller slår larm om är det viktigt att både samla in information om vad som hänt. Lyssna aktivt, ställ öppna frågor, bemöt och bekräfta känslorna som personen kan ha. Här är det alltid en balansgång mellan att bekräfta personens känslor och att ta ställning. I vissa frågor är det jätteviktigt att ta ställning i som chef medan det i de flesta andra är lika viktigt att visa respekt mot båda medarbetarna även om någon har gjort något fel.

Exempel på fall där det är viktigt att ta ställning direkt som ledare kan vara om det gäller diskriminering, rasism, sexism, något olagligt eller något som strider gentemot organisationens och teamets värderingar. För andra förseelser (framförallt kanske om de orsakas av misstag, klantighet och obetänksamhet) kan det i gengäld vara viktigt att bekräfta känslorna samtidigt som du förhåller dig mer neutral.

När du har fått en bild av vad som har hänt och vad problemet som du eller andra upplever består av så är nästa steg såklart att prata med medarbetaren som det berör.

Prata med medarbetaren

Detta är däremot alltid en måste-punkt. Om någon är för personlig så är det viktigt att du som chef upplyser personen om att beteendet/handlingen/samtalsämnet/vad det nu rör sig om är olämpligt. Gör du inte det så kommer personen inte heller få en chans att bättra sig och det kan i sin tur både skapa situationer som blir värre och påverka arbetsgruppen negativt.

Det är min erfarenhet att få människor vill göra andra illa eller obehag med vilja och det är tyvärr inte alltid som vi är medvetna om hur vad vi säger och gör kan uppfattas av andra. Därför är det ofta bra att utgå ifrån att ingen gör det och att belysa beteendet utifrån perspektivet: "jag vet inte om du är medveten om detta, men när du gör XXX så händer YYY".

Antingen så är medarbetaren helt omedveten om vad ens beteende har inneburit och förhoppningsvis kan du genom att lyfta upp frågan skapa en förståelse för det. Oavsett vilken respons du får är det viktigt att ni tydliggör hur medarbetaren ska tänka och agera framåt och det är bra om ni både dokumenterar mötet och skriver en handlingsplan.

Ibland händer det att medarbetaren blir defensiv, arg eller känslosam i samtalet, kanske på grund av skam och skuldkänslor eller för att hen inte känner igen sig i det som beskrivs. Här blir det viktigt att du behåller lugnet och bekräftar hens känslor eftersom olika saker är olika viktiga för oss men få av oss gillar att göra fel. Men om du märker att hen fastnar i ett ältande - också fokuserar och för samtalet framåt och fokuserar på sak-frågan.

Läs mer: Favoriserande chefer - när relationen blir för bra

Vad som är för personligt är en intressant fråga eftersom vi alla är olika och inte har samsyn på vad som är okej beteende och inte. Bild: StockSnap från Pixabay

OBS!

Gäller händelsen något av de ämnen som jag nämnde ovan, exempelvis rasism eller sexuella trakasserier kan du också använda samma samtalsingång som ovan. Men! Det är ännu viktigare att du är tydlig med varför detta beteende inte är okej eller godtagbart och att det kommer att få konsekvenser om detta fortgår.

Följ upp

Efter ett samtal är det viktigt att du också följer upp hur det har gått. Både för att du ska få bekräftelse på att det har skett en förändring men också för att visa att du tar ditt chefsansvar. Förhoppningsvis har medarbetaren fått insikten, kunskapen och förutsättningarna som hen behövde för att göra en förändring. I sämsta fall har det inte hjälpt och då är det viktigt att du vidtar åtgärder. Vilka det är beror helt och hållet på vad det gäller - men låt det inte bara fortgå för det kommer bara att skada arbetsgruppen på sikt. Och! Att ett beteende som gör andra illa får konsekvenser blir viktigare desto allvarligare som förseelsen är.

Vad är FÖR personligt?

Ja, det är ju en fråga i sig var gränsen går för vad som är FÖR personligt och inte. Och det beror också på. På organisationen, arbetsplatsen, arbetsgruppen och också er som ingår i den. Alla har vi olika gränser och därför kan det vara viktigt att prata om allas olikheter och hur respektfull kommunikation kan se ut. Både när det gäller att ställa frågor till varandra som att veta sina egna gränser och kunna säga ifrån. Det som känns som ett självklart lunchämne för en person är kanske jättejobbigt för en annan och så vidare.

Jag hoppas nu att detta svar kunde bidra med input på vad du kan göra som chef om en medarbetare är för personlig. Låt mig veta om det är något som du vill att jag utvecklar vidare eller förtydligar! Är det någon av er som läser som varit i liknande sits med medarbetare eller kollegor som varit för personliga? Vad hände då? Berätta gärna!

Bygg motståndskraftiga team

Kriser må vara jättejobbigt men fördelen med dem är att vi kan bli kloka på var våra brister finns och få en indikation på hur väl vi har byggt motståndskraftiga team. Hur väl kan ni hantera förändringar och oväntade saker som händer? Hur kan man bygga upp motståndskraften i teamet och vad ska du undvika att göra? Det reder vi ut idag med input från Caroline Rödén, grundare och VD på Bluecall.

− Har du motståndskraft så kan du hoppa in i olika situationer somär nya för dig och ändå ha ett gott självförtroende i det. De personer och teamsom klarar sig bäst i kris har förmågan att återhämta sig från svårasituationer och anpassa sig till de förutsättningar som råder, säger CarolineRödén.

Don't! Undvik inte jobbiga samtal eller svåra situationer. Sannolikheten att de löser sig av sig själva är inte jättestor och det kommer inte att bidra till att bygga upp motståndskraftiga team. Foto: Christer Andreasson från Pixabay

Don’t

Stoppa i huvudet i sanden

En av de tråkiga sanningarna med att vara chef är att det inte går att stoppa huvudet i sanden och tro att saker löser sig av sig självt. Istället är det genom att lösa konflikter, ha svåra samtal och hjälpa teamet att kommunicera direkt med varandra kommer du inte bara att göra dig umbärligare utan du kommer också hjälpa teamet att klara av svåra situationer tillsammans. 

Caroline Rödén Foto: Privat

− Det är aldrig en bra idé att bara stoppa huvudet i sanden ochlåta saker falla mellan stolarna för det skapar bara oro och otrygghet igruppen, säger Caroline Rödén.

Tänk att du som chef ska göra allt

Vi har pratat om vikten att delegera och göra sig umbärlig mångagånger förut här men det är värt att upprepa igen efter ensam inte är starkast.Tvärtom blir organisationen och ni som team mycket mer sårbara om det bara ären person som kan vissa saker eller har viss information. Var transparent iditt ledarskap och engagera teamet i vad som händer och sker i organisationen.

− Uppstår det en kris kan det vara en otrolig styrka att förbereda olika scenarier tillsammans och hur ni ska förhålla er i olika situationer eftersom det ger känslan av kontroll, säger Caroline Rödén.

Glöm bort att feedbacka varandra

Feedback är inte bara viktigt för oss millennials. Alla mår bra avdet eftersom det skapar tydlighet, både i era roller, ert team och arbetet somni gör och det i sin tur kommer att stärka era relationer vilket bidrar tillatt göra era mer sammansvetsade och trygga.

− Att ta in input från varandra är så värdefullt i vardagen om detså bara gäller att ställa frågan ”Jag tänkte gå vidare på det här sättet, vadtänker du om det?”, säger Caroline Rödén.

Läs mer: Så skapar du en bra feedback-kultur

Do! Kom ihåg att det är tillsammans som vi blir starkare så gör utvärderingarna av det som händer tillsammans. Foto: aseemiya från Pixabay

Do

Kartlägg teamets motståndskraft

Ett viktigt inledande steg är att du som ledare börjar med attkartlägga hur motståndskraftiga du kan se att ni är. Hur reagerar teamet ochdess medlemmar när oväntade saker händer? Vad händer och på vilka sätt agerarni? Genom att vara uppmärksam på det kan bli klokare på vilka delar ni behöverstärka upp framöver.

− Ett viktigt verktyg i detta är att utvärdera de olika projektsom ni gör. Vad har gått bra och vad har inte gjort det? Vad tar vi med oss somlärdom till nästa gång? Säger Caroline Rödén.

Var närvarande och frågande

En annan viktig aspekt i att bygga motståndskraftiga team är attlära känna och prata mycket med varandra. Både i goda som dåliga tider. Hur mårvi? Hur har vi det? Genom att ställa frågor visar vi att vi bryr oss omvarandra och i dessa tider när många arbetar hemifrån och inte ses blir detännu viktigare.

− Fråga var och en: hur är det att jobba hemifrån? Hur planerar dudina dagar? Hur funkar privatlivet? Hur kan jag stötta dig? Så du får koll påom du som chef lägger energi på rätt saker och utmaningar. Vissa tycker kanskedet är kanon att jobba hemifrån medan vissa tycker det är jättetufft säger CarolineRödén.  

Vänd misslyckanden till möjligheter

Ett annat sätt att bygga upp motståndskraften är att fokusera påvad ni har lärt er under utmaningarna som ni möter. Men också att användamisslyckanden till möjligheter: vad lärde vi oss av det som gick tokigt här?Vad visade det oss?

− Gå laget runt och dela med er till varandra, hur har vi löst problemen som vi har mött idag? Vad är viktigast? Hur kan vi använda detta i framtiden? Då fångar ni upp lärdomarna som ni gör snabbare, säger Caroline Rödén.

Vad säger du som läser? Har du arbetat aktiv med att bygga upp motståndskraftiga team och i så fall hur?

Tyckte du om detta inlägg?

Klicka gärna i hjärtat eller dela det så att andra kan få läsa det! 

Robotchef eller blodigel? Att vara personlig eller privat som chef

Det är dags att syna ytterligare ett viktigt ledarskapstema i sömmarna, nämligen gränsen mellan att vara personlig eller privat som ledare. Genom att lära känna varandra på jobbet så bygger vi starkare relationer med varandra och det kräver att du också delar med dig av dig själv. Men om den ena ytterligheten är att vara en iskall robotchef och den andra är att vara en alltför påstridig blodigel: var går gränsen mellan de två? Vad är viktigt att tänka på och vad bör du undvika att göra som chef?

Det finns säkerligen en uppsjö av olika definitioner av att vara personlig respektive att vara privat som chef och på jobbet. Men min tanke är att:

Privat = information och händelser som inte tillför dina kollegor och medarbetare, din arbetsplats eller din yrkesroll något om du delar dem. Tvärtom är det saker som du antingen behåller för dig själv alternativt delar med dina nära och kära.

Personligt = information, händelser, anekdoter som kan berika era relationer eftersom du hjälper människor omkring dig att lära känna dig bättre.

Läs mer: Kompis och chef på samma gång

Don't! Glöm inte heller bort att vi har alla har olika definitioner av vad som är personligt och vad som är privat. Det du ser som allmän information kan uppfattas som ovan av mottagaren. Bild: Robin Higgins från Pixabay 

Don't

Ignorera skillnaden mellan att vara personlig och privat

Ett vanligt misstag är att inte reflektera över eller göra någon skillnad på att vara personlig eller att vara privat och det leder ofta i sin tur till en av de två ytterligheterna: antingen så blir en alldeles för personlig eller alldeles för privat.

Att vara för personlig och dela med sig av (eller få) information som vi inte vill ha om varandra kan leda till att vi inte känner oss obekväma med varandra. Alternativt att vi uppfattar den som är för personlig för oprofessionell. Att vara för privat kan i gengäld också skapa en känsla av otrygghet och det kan bli svårt att få tillit till varandra om chefen inte delar med sig av någonting som påvisar sin mänsklighet.

Glöm bort företagskulturen

Alla arbetsplatser har olika företagskulturer som präglar hela organisationen. Alltifrån hur ni arbetar, hur ni pratar om och på jobbet, hur ni umgås och vad som är "okej" och inte att göra, tycka och säga. Vissa är mer personliga och familjära medan andra är mer formella och hierarkiska. För dig som ledare är det alltså inte bara viktigt att lära känna just er företagskultur utan också komma ihåg att ni inte bara påverkas av den - ni skapar och upprätthåller den med, i och genom ert dagliga arbete.

Detta innebär alltså inte att du måste göra som alla andra i organisationen. Tvärtom. Det finns många organisationer som hade tjänat på ett mer personligt och mer medmänskligt ledarskap. Men det är viktigt att ha med organisationens behov och nuvarande kultur i bakhuvudet som ledare.

Gör en copy paste

Givetvis finns det mycket att lära sig av hur andra ledare arbetar och drar sina gränser mellan att vara personlig och privat. Men! Eftersom vi alla är olika är det dumt att göra en cope paste och försöka anamma någon annans ledarstil rakt av. Reflektera över var dina gränser går mellan att vara privat och personlig. Vad är du bekväm med att dela med dig av och inte på jobbet? Hur vill du vara som ledare och vilken organisationskultur vill du att du och personerna i ditt team ska ha?

Genom att lära känna dina egna gränser så kommer du bli tryggare i din ledarroll och kunna bygga mer genuina relationer med människorna som du arbetar med och leder.

Don't! Glöm inte heller bort att vi har alla har olika definitioner av vad som är personligt och vad som är privat. Det du ser som allmän information kan uppfattas som ovan av mottagaren. Bild: Pexels from Pixabay

Do

Var personlig - inte privat!

Du har så mycket att tjäna på att vara personlig som ledare - bättre relationer ger i regel högre engagemang bland medarbetarna vilket i sin tur ger bättre resultat. Robotchefer kommer att vara sönderrostade i framtidens arbetsliv där ett medmänskligare ledarskap råder och motsatsen... Ja, de lär inte heller ha särskilt mycket utrymme att röra sig på. Var medveten om skillnaden mellan personlig och privat och våga vara det senare genom att...

Bjuda på dig själv

Våga bjuda på dig själv, den du är, livet du lever, misstag du gör eller anekdoter. De flesta av oss tycker det är roligare och enklare att arbeta med personer som vi känner eftersom vi känner oss tryggare med varandra.

Respektera både dina och andras gränser

Precis som du inte kan tvinga andra att dela med sig av saker som de anser vara privata behöver du inte heller dela med dig av saker du inte är bekväm med. Genom att lära känna var dina gränser går kommer det att bli lättare att hitta din balans i att vara personlig. Och respektera både dina egna och andras gränser när det kommer till personlig integritet. Är du någon gång osäker på var någon annans gräns går?

1. Rannsaka dig själv om det du undrar är any of your business. Om det inte är det - låt bli att ställa frågan eller ta upp diskussionen.

2. Om det är en för arbetet relevant fråga/samtalsämne: stäm av om det är okej att prata om eller inte. Berätta varför du anser det vara relevant och ha en diskussion om det. Då visar du respekt för andras integritet.

Vad säger du som läser? Har du någon gång upplevt en ledare som befinner sig i någon av dessa ytterligheter? Hur gör du själv för att balansera gränsen mellan att vara personlig eller privat som ledare? Dela gärna med dig!

Så hjälper du medarbetare med en anpassningsstörning

Kriser som händer oss påverkar oss alla på olika sätt. Den pandemi vi alla är mitt inne i nu är bara ett exempel på saker som kan hända och ge oss en så kallad anpassningsstörning. Det innebär att en situation, exempelvis en skilsmässa, ett dödsfall eller någon annan form av trauma, påverkar oss starkt och negativt med ökad oro, ångest, nedstämdhet och att vi får svårt att fokusera.

Att få detta efter något som har hänt oss är normalt och behöver i sig inte vara något att oroa sig för. Men om det dåliga måendet håller i sig över tid kan det leda till en anpassningsstörning och Fast Company menar att detta är något som flera lider av i dessa tider. Så hur kan du som chef hjälpa medarbetare med en anpassningsstörning? Här är några råd på vägen!

Inget liv levs endast i dur och även på arbetsplatser är det viktigt att vi får ha dåliga dagar. Men när dåliga dagar beror på något särskilt, håller i sig länge och går ut över övriga livet på ett negativt sätt kan det röra sig om en anpassningsstörning. Bild: Free-Photos från Pixabay

Så märker du av det

Som vi nämnda ovan är de vanligaste symptomen på en anpassningsstörning stark oro, nedstämdhet, ångest, en känsla av meningslöshet och svårigheter att hålla fokus och koncentration. Den märks ofta av relativt nära inpå den utlösande händelsen, ofta inom tre månader enligt Fast Company. Men den varar i gengäld sällan mer än sex månader så genom att upptäcka symptomen i tid kan anpassningsstörningen lindras.

Här gäller det alltså att du som ledare känner dina medarbetare, att er relation är stark och att du har ett närvarande ledarskap så att du kan känna in och få veta om något särskilt händer. Genom att lära känna varandra blir det lättare att se om någon beter sig annorlunda eller inte verkar må bra. Det är normalt att ha sina up's and down's, framförallt om tråkiga saker händer. Men om medarbetaren påverkas för illa av det som skett kan en person behöva din hjälp att återhämta sig.

Läs mer: Våga prata om psykisk ohälsa på jobbet

Så hjälper du en medarbetare med en anpassningsstörning

För det första är det viktigt att du som chef har med dig att du varken är eller ska vara psykolog på arbetet. Det är en sak att vara stöttande, coachande och hjälpande och en annan att vara medicinsk kunnig för att kunna ställa diagnoser och därigenom bidra till att lösa dem. Men har du medarbetare som du kan känna igen i beskrivningen ovan finns det ändå saker du kan göra för att underlätta situationen.

Prata om hur ni känner och påverkas

En så liten sak som att prata med varandra om hur ni känner och påverkas kan bidra till att ni mår bättre. Gör en daglig check in där ni går laget runt och stämmer av hur ni mår och hur ni har det. Genom att göra så får alla komma till tals och det kan bli ett forum till att få ventilera transparent i teamet oavsett om det är positiva eller negativa saker ni känner.

Fråga personligen

Sedan är det såklart så att alla har olika behov av att prata om saker som händer och alla är inte bekväma med att säga för mycket i grupp. Därör blir det också viktigt att fråga personligen "hur mår du?", stämma av "hur har du det?" och om det finns något du som chef kan hjälpa medarbetaren med. Lyssna aktivt på svaren du får. Oavsett om ni har en stark relation eller inte med varandra än så visar du på så vis att du bryr dig - framförallt om du är tydlig med att fråga med värme och omtanke.

Hjälp personen få professionell samtalshjälp

Om ens dåliga måendet går ut över jobbet eller familjelivet mer än att man har ett gäng dåliga dagar kan det vara läge att hjälpa medarbetaren få professionellt stöd i form av samtalshjälp. Ibland kan det behövas långtgående stöd och ibland kan det räcka med några samtal, det varierar såklart på vad det är som orsakar anpassningsstörningen. Men om det går ut över arbetet så ingår det i ert arbetsmiljöansvar att hjälpa medarbetaren.

Kom ihåg att detta är en medicinsk diagnos som inte kan utfärdas lättvindigt av vem som helst. Däremot kan det vara bra att känna till att den finns och att det är något som går att få medicinsk hjälp med oavsett om det är du själv eller någon annan som drabbas!

Vad säger du som läser, var denna artikel till någon nytta? Är detta något som du känner till sedan tidigare eller var det som för mig något nytt?