Före, under och efter svåra samtal

Vi har pratat om dem innan: de svåra samtalen som är en del utav alla chefers vardag. De kan vara mer eller allvarliga. Men oavsett hur stora eller små de verkar vara är det så viktigt att du tar samtalet så snart som möjligt så att inte fler problem uppstår. Karin Odhnoff, ledarskapskonsult och ägare av Cajos Consulting AB, delar med sig av vad du som chef kan tänka på före, under och efter svåra samtal.

Det är lätt hänt att tänka att svåra samtal bara består av själva samtalet men det innefattar också viktigt för- och efterarbete. Foto: Pixabay

Före, under och efter svåra samtal

Före

Karin Ondhoff Foto: Privat

Det är lätt hänt att fokusera på känslorna när man förbereder svåra samtal. Hur ska personen du pratar med känna? Hur kommer hen reagera?

Men ett svårt samtal handlar mer om bara känslor. Varför ha du samtalet? Vad är det som du vill uppnå med samtalet?

Är det rykten och klagomål som är anledningen till samtalet så måste du som chef undersöka relevansen och hitta fakta i dem. Det ska vara sakliga argument som du lägger fram, framförallt om det är arbetsrättslig process.

− Rannsaka dig själv också, har du som chef gjort tillräckligt eller hade du kunnat göra något annorlunda? säger Karin Odhnoff.

Men det gäller också att du funderar över hur din relation till medarbetaren ser ut eftersom det kan påverka ert samtal och inte minst hur du går in i samtalet. Om du tycker att er relation är ansträngd eller känns jobbig så är risken stor att du som ledare går in i det samtalet men en omedveten, negativ energi vilket kan försvåra samtalet oerhört.

Där är Karin Odhnoffs tips att boosta dig själv inför samtalet:

− Hitta saker som är bra med personen, så du går in så du går in med en neutral men optimistisk attityd. Välj också ditt tillfälle och din miljö med omsorg och omtanke och ha tiden på din sida så ni inte behöver stressa, säger Karin Odhnoff.

Läs mer: Att förbereda svåra samtal är att göra dem lite lättare

Under

När ni sedan sitter i samtalet, var tydligt med syftet, tydlig och korrekt och neutral som möjligt. Medarbetaren kan reagera på en massa olika sätt och det är helt okej att bli förbannad, besviken eller ledsen. Vänta och låt medarbetaren reagera. Prata inte sönder samtalet utan våga vara tyst.

− Det är helt meningslöst att skriva ned precis vad du ska säga men ha stolpar så du kan hålla den röda tråden och vara tydlig. Är det en arbetsrättslig fråga så kommer du också att behöva presentera vad du har för underlag, säger Karin Odhnoff.

Ett annat av hennes tips är att visa medarbetaren respekt genom att fråga: ”Vad kan jag som chef göra för dig nu?” Men också att låta medarbetaren påverka vad som ska hända efter samtalet. Avsluta samtalet genom att sammanfatta det tillsammans och låt medarbetaren få det sista ordet.

− Du har makten ändå som chef så låt medarbetaren få sista ordet eftersom medarbetaren då förmodligen går ut från samtalet med en bättre känsla, säger Karin Odhnoff.

Läs mer: Nio vanliga misstag vid svåra samtal

Hur påverkas teamet av det som hänt eller gäller för den enskilda medarbetaren. Här gäller det att vara lyhörd för allas behov av integritet och tydlighet.

Efter

Vilka känslor går medarbetaren vidare med? Var någon från facket eller någon annan med? Det kan kännas som att det är klart när samtalet väl är över men det är det varken för medarbetaren eller arbetsgruppen. Har du en plan för hur ni ska prata om det efteråt och i arbetsgruppen?

− Jag tror en av framgångsfaktorerna är att finnas där för medarbetaren och inte lämna hen i sticket. Låt medarbetaren få samtalsstöd, oavsett om du ger det själv eller erbjuder det via exempelvis företagshälsovården, säger Karin Odhnoff.

Sist men inte minst är det viktigt att du gör den skriftliga dokumentationen. Gör den efter samtalet och visa den för medarbetaren så hen kan få godkänna det.

− Det kan vara bra att ha av många skäl men framförallt så att ni är eniga om vad som har sagts och att du som chef visar att du har lyssnat och förstått medarbetarens situation och att ni har samsyn på planen framåt, säger Karin Odhnoff.

Vad säger du som läsare? Hur brukar du göra genomföra svåra samtal? Har du något tips eller råd som du vill dela med dig av? 

Hantera gnälliga personer

Alla har vi någon gång upplevt det på jobbet: gnäll. Ibland är det berättigat, ibland inte. Ibland är det befriande men tyvärr ofta destruktivt och för den som får höra det kan det bli väldigt frustrerande. Här är några do's and dont's som kan hjälpa dig att hantera gnälliga personer på jobbet. För jo, hantera det bör du göra, framförallt om du är chef, och det allra helst innan det sprider sig och fäster sig i väggarna.

Don't

Underskatta korn av sanning i gnället

Det är lätt hänt att avfärda gnället som just gnäll. Något som är utan substans och jobbigt att lyssna på. Det finns givetvis absolut personer som påminner om den lilla deprimerade åsnan Ior, som gnäller och hittar det negativa med allt som sker. Men det kan också finnas korn av sanning i gnället. Försök att lyssna och fråga efter vad gnället egentligen består av: finns där en poäng? Eller gnäller personen för gnällandets skull? Det senare kan nämligen vara ett symptom för något annat. Exempelvis att något skaver eller känns fel, att personen inte mår bra eller trivs, eller att arbetsgruppen saknar något som de behöver.

Låt det spridas ohämmat

Om förutsättningarna är rätt så kan gnäll spridas likt en gräsbrand och bidra till att kväva alla former av engagemang och optimistisk stämning. Därför är det viktigt att ni också hjälper varandra att sätta upp branddörrar så att det inte kan spridas vidare. Gnäll kan också vara luftburet och ibland räcker det med att utsättas för dess ljudvågor för att ens goda humör ska försvinna men även kaffemaskinen kan vara en smittohärd.

Om kaffemaskinen i för stora mängder används som klagomur så finns risken att kaffet tids nog blir överexponerat och att gnällets bittra eftersmak därmed får spridning genom hela arbetsplatsen.

Tro inte att allt gnäll är farligt

Ja, gnäll kan bli ödesdigert för det goda humöret men det är också lätt hänt att stämpla allt gnäll som farligt. Men så är ju inte fallet och arbetsmiljöer där man bara och endast får prata om positiva saker blir sällan särskilt positiva i längden. Ibland kan det vara oerhört befriande att få gnälla av sig om något som retar och stör en och det kan också skapa en känsla av samhörighet.Läs mer: Hälsningar på jobbet

Do

Skilj på gnäll och gnäll och gör det med respekt och omtanke

En bra tumregel när du själv känner att gnällsuget slå till kan vara att skilja på gnäll och gnäll men också att gnälla med respekt och omtanke gentemot din omgivning.Har något hänt som du inte kan påverka eller styra och det kan kännas lättare och bättre om du får svära av dig högt inför någon annan? Har du frågat personen som du vill gnälla inför om det är okej att du gnäller lite över en sak (och avser att göra det i någorlunda begränsad mängd) och hen säger "absolut, jag lyssnar". Kör på!Om det däremot är en situation som du kan påverka eller ändra eller om du inte har stämt av att omgivningen vill eller kan lyssna kan det vara sjyst att 1. ändra det som ändras kan i stället för att gnälla om det 2. undvika att gnälla oannonserat och ohämmat av respekt för din omgivning.

Hjälp personen att skilja på gnäll och kritik och hur hen kan leverera det senare

Har du medarbetare som gnäller mycket så kan det vara bra att prata med hen om detta. Personen är kanske inte alls medveten om att hen gnäller? Eller vad det får för konsekvenser för omvärlden eller vet hur man levererar kritik? Genom att lyfta frågan och diskutera det kan ni förhoppningsvis hjälpas åt att utveckla detta tillsammans och därmed minska gnället.Läs mer: Att förbereda svåra samtal

Arbeta med kulturen i teamet

Även om det kanske är enstaka individer som gnäller finns det flera anledningar till att inte bara fokusera på dem. Lyft också blicken och titta på er arbetsgrupp och organisation. Hur ser kulturen ut? Är det mycket gnäll generellt? Men också: hur gnäller du själv?Jag har stött på organisationer där gnället var en del av kommunikationen och då hade det inte hjälpt att bara jobba med enskilda individer för att förbättra situationen. I stället hade det behövts att gruppen och organisationen tillsammans sätter upp spelregler för hur man ska prata med varandra. Det kan dessutom vara bra att se över vilka branddörrar som ni har. Finns det naturliga kommunikationsvägar där ni kan fånga upp problem och konflikter i verksamheten? Kan ni prata om både bra och dåliga saker i er organisation? Hur mår ni och era medarbetare? Mår man bra så behöver man sällan gnälla över saker som inte är relevanta.Så. Jag hoppas att detta kan bidra till en lite mer nyanserad bild av gnäll och konkreta tips på hur du kan hantera det. Notera nu att jag på intet sätt säger att jag själv lever efter detta 24/7, 365 dagar om året. Men om vi alla anammar ovan som grundläggande ambition och aktivt arbetar med det så tror jag ändå att det kan bidra till att gnället minskar och blir lite mer konstruktivt.Vad är dina erfarenheter av gnälliga personer? Har du hanterar det på något vis och i så fall hur? Dela gärna med dig av dina tankar i ämnet!

Fem tecken på att du borde vara chef

Har du någon gång undrat om du skulle kunna göra ett riktigt bra jobb som chef? Eller jobbar du redan som chef men hyser tvivel om det här verkligen är ett jobb för dig? Läs vidare då! Här har du nämligen fem sällsynta tecken på att du borde vara chef enligt Inc.com.

Fem tecken på att du borde vara chef

Du har lätt att knyta kontakt med andra

Att få kontakt med personer du inte känner är en sak – att få och knyta kontakt, att mötas och kunna samtala med andra är en annan. Som ledare måste du inte bara kunna prata utan också samtala. Den smått slitna klyschan om att du har två öron och en mun har en stor grushög av sanning i sig.

Du får andra att känna sig välkomna och trygga

Det är lätt att tro att man som chef är och ska vara alienerad från dina medarbetare men en riktigt bra ledare får andra att känna sig välkomna och trygga och kan delta i gemenskapen. En arbetsmiljö som är trygg, där personer får känna sig delaktiga och att det är okej att vara sig själv utifrån arbetsplatsen olika spelregler är välmående. Det är inget som en person kan skapa själv men som ledare har du en viktig roll i att förverkliga den.

Du kan visa sympati

Som ledare blir det inte bara viktigt att känna sympati med andra, det blir också viktigt att kunna visa det. Det handlar inte om att du ska lösa andras problem åt dem eller ta över ansvaret från dem. Men kan du hjälpa dem och bidra med verktygen, möjligheterna eller förutsättningar för att hjälpa personerna runt omkring dig och gör det utifrån din förmåga – då är du absolut lämpad att befinna dig i en ledarroll.Läs mer: Ny som chef

Du är öppen och transparent

Vår hjärna gillar tydlighet och sammanhang och det är därför som lösa trådar, dolda agendor och otillräcklig information så snabbt ger upphov till oro, spekulationer, konspirationsteorier och ryktesspridning. Det tar dessutom 33 millisekunder för hjärnan att läsa av och identifiera andras känslor. Därför kommer du som är öppen som person, som är transparent och inte målar upp en fasad om hur perfekt du är som ledare att ha ett stort försprång gentemot de personer som vill behålla så mycket information som möjligt för sig själva.

Du förstår vad andra blir motiverade av

Alla är vi olika med olika drivkrafter och förmågor. Har du lätt för att se och förstå vad människor i din omgivning blir motiverade och engagerade av? Då har du definitivt fallenhet för att kunna arbeta som chef om du inte redan gör det.Känner du igen dig i en eller flera av dessa beteenden och förmågor? Om ja, grattis! Om inte, misströsta inte. Det finns de som gör detta lika naturligt som att andas men vi är många som inte gör det utan tränar upp dessa färdigheter dagligen. Men nu är jag nyfiken på om du jobbar du redan som chef idag eller vill bli det i framtiden? Eller känns ledarrollen allt annat än lockande?

Symptom på stress

En studie från Unionen visar att sex av tio tjänstemän är stressade och känner att stressen har ökat under det senaste året. I förra veckan så fick jag, som snart frisk från min utmattning, frågan om vilka varningssignaler och olika stress som jag tycker att man bör ta på allvar. Det korta svaret på den frågan är: alla. Men först vill jag att vi pratar vilka de faktiskt är.

Läs mer: Skillnaden mellan att vara överarbetad och utbränd

Symptom på stress ska tas på allvar som chef oavsett om det är du chef eller medarbetare som upplever dem. Bild: Pixabay 

Symptom på stress

Vårdguiden har gjort en lång sammanställning över olika symptom på stress, här är en sammanfattning av dem:

Sömnrubbningar

Sömnrubbningar kan komma i flera olika former. Dels att man kan få svårt att somna på kvällen, vaknar mitt i natten eller tidigt på morgonen. Men också att en sover mer än vanligt och upplever att man är trött när du vaknar även om man har fått sova ostört och ordentligt flera nätter i rad.

Orolighet och nedstämt humör

Att få hetsigare eller sämre humör över saker som i vanliga fall kanske inte hade stört dig, att känna oro och ångest och ha svårt för att koppla av är andra stress symptom. Framförallt om du blir alltmer nedstämd och likgiltig om vad som händer och sker runt omkring dig.

Minnes- och koncentrationssvårigheter

Att få svårt för att minnas saker som du i vanliga fall kommer ihåg, är extra disträ eller inte kunna hålla fokus på det du gör är också vanliga symptom på stress.

Läs mer: När chefen mår dåligt på jobbet

Vardagens beskrivs ofta av många som ett ekorrhjul och ja, så kan det såklart upplevas. Men det kan också se ut på andra vis alternativt att du ändrar din uppfattning och upplevelse! Bild: Pixabay 

Fysiska besvär

Stress kan också yttra sig fysiskt och kamoufleras i form av magproblem, stelhet, spändhet, ont i bröstkorgen eller kroppen generellt, minskad sexlust, försämrat immunförsvar och andningssvårigheter.

Andra symptom på stress

Andra symptom är att börja undvika sociala kontakter. Men också att höja tempot och skala bort allting som är roligt, trevligt eller på något vis distraherande eftersom det känns som att tiden inte räcker till. Med mitt eget facit i hand var det dessa beteenden som, i kombination med livsstilen och värderingarna jag hade då, som till slut fick mig att rasa. Ett annat intressant symptom som 1177 lyfter är behöva ”alkohol, nikotin, koffein eller sömnmedel för att orka med vardagen, eller tar till fett, socker, alkohol eller nikotin som en tröst”.

Läs mer: Så minskar du din stress med din andning

Att leva lugnare och mer stressfritt är inte bara bra för dig idag - det gynnar också din långsiktiga hälsa! Bild: Pixabay

Känner du igen dig i flera av de här rubrikerna? Har det varit så under en längre tid utan att du har fått någon paus eller återhämtning mellan de stressiga perioderna? Förlåt för stora bokstäver nu, men: TA SYMPTOMEN PÅ ALLVAR.

Tagga ner, skala av och dra ner på förväntningarna och pressen. Stress i sig är inte farligt men om du inte får någon återhämtning från den så kommer du förr eller senare riskera att bli sjuk och det är det inte värt. Framförallt inte om det går att undvika. Sedan är det klart svårt att slappna av på begäran. Framförallt när stora och svåra saker händer oss i livet. Men försök då att allra minst ge dig själv så sjysta förutsättningar som möjligt. Ta på dig din egen chefsmössa och trappa ner på alla "borden" och be om hjälp om det behövs.

Stressar du mycket? Om ja, varför och över vad? Om inte, vad tror du är nyckeln ditt en mer stressfri tillvaro?

Ledarskap för entreprenörer i start up's

I helgen föreläste jag om ledarskap för entreprenörer i start up's och jag fick frågan från en av er om jag inte kunde skriva en bloggartikel i ämnet också. Klart jag kan! Det blir inte någon copy paste på min föreläsning men däremot tre svagheter som jag har noterat bland start up's och nyetablerade företag och hur en kan förebygga dem med hjälp av just ledarskap.

Läs mer: Innan du startar företag

Såhär såg det ut när jag lunchföreläste i söndags! Foto: Paula Jacobsson

Ledarskap för entreprenörer

Först och främst så finns det klart ett gäng skillnader mellan en start up och en redan existerande, väletablerad organisation. Storleken är förstås en och den ekonomiska stabiliteten är en annan. I gengäld har en start up har ofta större möjligheter och behov av att kunna fatta snabba beslut, förändras kvickare och vara mer flexibla.

Prata om er ledarskapsfilosofi tidigt

Det generella och förenklade start up resan börja ju ofta med att någon kommer på en idé som samma person ensam eller med hjälp av andra börjar förverkliga den. Ju färre ni är desto mer finns det att göra och det är så lätt hänt att företaget växer från en till fem till tio eller rent utav 25 medarbetare. Sker det på kort tid är det lätt hänt att organisationen drabbas av växtvärk och att det blir svårt att behålla styrfart, lönsamheten, den goda stämningen och riktningen vart ni ska.

Men det går att undvika och ett sätt att göra det på är att sätta grunderna för er ledarskapsfilosofi så tidigt som möjligt. Hur vill ni att arbetsklimatet ska vara i er organisation? Hur vill ni att framtidens ledare i er organisation ska bete er? Vilka värderingar är viktiga att ni lever efter oavsett hur stora ni blir? Det kan kännas overkill att prata om sådant innan ni vet om företaget kommer att överleva sina fem första år eller onödigt att ödsla tid på. Men det kommer att göra er mycket mer tydliga i ert arbete och ert sätt att arbete. Vilket i sin tur gör det lättare för er att växa eftersom ni blir mer effektiva, inte lika personberoende och att era nyrekryteringar kan få en kvickare start när de börjar.

Läs mer: FIRO-modellen, om hur en grupp utvecklas

Att ni arbetar självständigt behöver inte innebära att alla jobbar åt olika håll, tvärtom! Bild: Pixabay

Bygga självständiga team tidigt

I en organisation är givetvis alla mer eller mindre beroende av varandra och desto färre man är, desto mer märkbart blir det. Inte bara för att beroendet ökar men också för att sårbarheten gör det. Risken att saker försenas eller fastnar om någon blir sjuk, om en inte levererar på topp eller om möten behöver ställas in blir större. Något som knappast är optimalt och gärna då botas med att jobba ännu hårdare och att sig ännu mer. Men det är inte att pressa hårdare som är lösningen på problemet.

Först och främst: försök att få teamen att arbeta så självständigt som möjligt. Hur en gör det är ett helt eget inlägg men kortfattat så innebär det att de har kompetens och nätverk inom hela organisationen, konsekvenstänk samt full beslutsrätt. Så ni kan snabba fatta beslut tillsammans men också springa på olika bollar. Tänk om hela fotbollslaget skulle stå inklämda på en punkt i matten av planen? Det hade inte blivit ett jätteeffektivt spel. Men samtidigt är det givetvis en balansgång så att inte de olika teamen blir som egna små, självstyrande företag inom organisationen. Tricket med självständighet är dock att inte sluta prata eller kommunicera med varandra bara för att man har fullt ansvar och beslutsfattarrätt.

Strukturera er

Att skriva riktlinjer och policydokument tidigt i ett företag kan kännas lika överdrivet som att tänka och prata igenom ledarskapsfilosofi när man bara är två eller tre anställda. Men det kommer att komma en dag då någon av er ställer er själva frågan "hur gjorde vi nu det här?". Alternativt om någon av er blir akut sjuk och ni andra ska täcka upp för hen som är borta. Då kan struktur vara en fantastisk tillgång. Och nej, det behöver inte vara en meterlånga checklistor. Men att ha en gemensam plattform där allas dokument finns, gemensamma mejlboxar, tydliga ansvarsområden och lathundar för de rutiner som inte alla kan kommer ni att komma långt med, jag lovar. Det kommer att spara er tid att prata om och styra upp det innan ert bolag växer. Vad säger ni andra entreprenörer och egenföretagare som jag vet läser bloggen? Har ni några andra tips att dela med er av? Dela gärna med dig!