Nio vanliga misstag vid svåra samtal

Svåra samtal är ett nödvändigt ont när en arbetar som ledare. Rita Bytyqi, praktikant här hos Bossbloggen, har därför sammanfattat Harvard Business Reviews lista över nio vanliga misstag vid svåra samtal och hur du kan undvika dem!

Svåra samtal kallas det eftersom de ofta är just svåra. Därför är det viktigt att ta dem på allvar. Bild: Pixabay

Nio vanliga misstag vid svåra samtal

1. Vi hamnar i konfliktfällan

I konflikter är det lätt hänt att man hamnar i en vinna-förlora-situation eftersom vi människor ofta strävar efter att ha rätt. Men svåra diskussioner är väldigt sällan ett nollsummespel där en segrar och en förlorar. Försök undvika konfliktfällan genom att lägga vinnarskallen åt sidan och fokusera på sakfrågan.

2. Vi försöker förenkla problemet

Det är lätt att vi ser på saker och ting i svartvitt och därmed förenklar situationer vi befinner oss i. När man ser världen i svartvitt är det vanligt att vi blir kategoriska och att vi dömer andra på förhand. Men världen har ofta många grå nyanser om inte ämnet hade varit komplicerad hade det inte varit så svårt att prata om det. Undvik att överanalysera saker men förenkla dem inte för mycket

3. Vi har inte tillräckligt med respekt

För att undvika en kampfälla måste du respektera personen du pratar med men även respektera dig själv. Det gör man genom att man lämnar ifrån sig mobilen, vara förbered och ta er den tid ni behöver. Se till att du bemöter den andra personen på ett respektfullt sätt som du kan vara stolt över i framtiden.

Läs mer: Konsten att ge kritik

4. Vi blir arga eller ger upp

Rädsla, ilska, genans eller att man går i försvarsställning är alla vanliga känslor och beteenden som kan uppkomma under samtal som vi tycker är jobbiga. Visa av oss reagerar genom att konfrontera personen eller bli aggressiva eller dominanta. Medan andra skyndar sig att släta över problemen. Håll huvudet kallt och stå för det du verkligen vill uppnå. Dessa tuffa känslor kommer inte att försvinna men med träning blir det lättare att kontrollera känslorna och acceptera dem.

Genom att lyssna aktivt

5.  Vi faller för avledningsmanövrar

Lögner, hot, sarkasmer, tystnad och personliga påhopp kan vara vanligt under svåra samtal. Fastän du försöker hålla dig borta från konfliktfällan så betyder det inte att personen du pratar med också gör det. Men igen det allra effektivaste är att hålla huvudet kallt och fokusera på sakfrågan.

Läs mer: Emotionell distans som ledare men medmänsklig ändå

6. Känn till dina svaga punkter

Alla har vi svaga punkter och om din samtalspartner hittar någon av dina finns risken att du blir provocerad och känslomässigt upprörd. Det är inte alltid lätt att veta vad som får dig att tappa balansen men att vara medveten om dina svagheter kan det hjälpa dig att behålla lugnet och kontrollen.

Läs mer: Lär känna dig själv mer för att bli mentalt starkare

7. Du förbereder dig för mycket

Man ska självklart förbereda sig inför ett svårt samtal men du måste vara beredd på att du inte kan förutse personens alla reaktioner. Att ha ett ”manus” i huvudet kan hindra dig att lyssna aktivt. Så förbered dig men inte för mycket.

Läs mer: Att förbereda svåra samtal

8. Vi gör antaganden om motpartens tankar

Optimister tror ofta att konflikter beror på missförstånd mellan två människor med goda avsikter. Pessimister tror att motparten har själviska eller illasinnade avsikter. En vanlig fälla är att glömma att det enda vi känner till är våra egna avsikter. Om du inte förstår vad din samtalspartner menar och säger: fråga! Att medge att du inte förstår kan vara ett bra sätt att hitta tillbaka sakfrågan.

Läs mer: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

9. Vi tappar siktet på målet

Nyckeln till alla tuffa samtal är att hålla fokus på målet. Gör det enklare för er genom att tänka igenom vad ni ska vill åstadkomma med hjälp av samtalet.

Vad säger du som läser? Har du några tips på misstag att undvika när man sitter i svåra samtal?

När chefen har favoriter

Läsarfråga:

Hej! Jag har tittat lite på din blogg och tycker den är intressant. Du verkar vara en vettig och klok människa. Jag är ingen chef men har ju så klart en egen. Och har en situation jag skulle vilja ha hjälp med om du har tid och lust att svara.Jag har märkt en tydlig favorisering hos min chef. Det handlar mycket om att det bara är en person som blir ombedd om åsikter, eller hjälp. Men jag tycker inte det är den som har störst kunskap. Och så är det ett slags "gullande". För den här anställda har ett ganska omoget beteende och om hon inte får sin vilja igenom blir det ofta sura miner eller liknande.T.ex var det lottning om en resa gällande jobbet och då fick inte "favoriten" åka. Då säger vår chef att den som fick åka inte ska prata så mycket om resan eller verka för glad för "favoriten" blev besviken. Väl på resan får jag höra hur hon lovar "favoriten" på telefon att det är minsann hon som ska få åka nästa gång. Men är man måste väl kunna vara glad åt andra på en arbetsplats, åtminstone sköta det snyggt? Jag fick inte heller åka men var glad ändå för min kollegas skull.Vi är en ganska liten arbetsgrupp på 7 personer och brukar alltid lägga ihop till något litet när någon fyller år. Nu när "favoriten" fyllde år fick hon ett eget paket av chefen. Får man göra så? De umgås lite grann på fritiden men inte överdrivet, det är ganska stor ålderskillnad. Jag tycker det är väldigt oproffsigt och skulle vilja veta vad du tycker man ska göra. Jag känner att om man skulle ta upp det kommer man verka avundsjuk och missunnsam men jag bryr mig ju inte om paketet i sig utan det är ju situationen som känns så fel. Tack för svar!Mvh A.

Svar:

Hej A,Tack så jättemycket för ditt mejl. Klart jag har tid och lust att svara och tack för att jag fick lyfta upp din fråga även här i bloggen!Utifrån det du berättar så håller jag med om att din chefs beteende kan tolkas som favoriserande. Vilket är himla tråkigt! Vi måste givetvis alla förhålla och anpassa oss efter varandra men det blir tyvärr sällan bra när någon får specialbehandling utan uttalad anledning.

När chefen har favoriter och hur man kan bemöta det

Hade jag befunnit mig i din situation så hade jag börjat med att prata med chefen. Detta eftersom hen kanske/förmodligen/förhoppningsvis inte är medveten om sitt beteende och hur det kan uppfattas. Inled gärna med att du vill ge chefen feedback och var så konkret som möjligt. I vanliga fall så förespråkar jag att en ska använda jag-budskap vid svåra samtal. Det vill säga att du beskriver hur du har uppfattat de specifika situationerna. Men i det här fallet så finns ju risken att du uppfattas som missunnsam då och därför är nog bättre att vara lite mer neutral i din feedback.Till exempel: I stället för att säga "det var fel att du gav 'favoriten' ett paket". Testa att säga: "När du gav 'favoriten' ett eget paket utöver insamlingen men inte gör det för alla i gruppen så kan det upplevas som att 'favoriten' är lite mer värdefull än oss andra vilket kan skapa en tråkig stämning". Betona gärna att du är övertygad om att chefen inte menar något illa med sitt beteende. Men även att du lyfter den här frågan av omtanke för chefen så att hen ska bli medveten om hur beteendet kan upplevas och uppfattas av de andra medarbetarna.Då blandar du inte in dig själv alls eller säger att någon annan uppfattar det si eller så. I stället blir du tydlig med hur det kan uppfattas och att du försöker vara sjyst gentemot chefen.

Gullande beteende stjälper mer än hjälper

När det gäller att gruppen ska anpassa sig för att "favoriten" ska hållas på gott humör låter det som att chefen försöker mildra eventuella konflikter. Vilket inte behöver vara fel. Men genom att lova att personen ska få resa i väg nästa gång pga att hen har varit tjurig sänder ju tyvärr signalerna till er andra att detta är ett beteende som belönas. Även det kan du lyfta.Det är förståeligt om det kortsiktigt sett är lättare för chefen att lova "favoriten" nästa resa för att hen blir glad igen. Men gullandet blir kontraproduktivt långsiktigt sett eftersom det innebär att man får som man vill om man beter sig som medarbetaren gör. Något som jag inte tror att chefen vill uppmuntra egentligen.Läs mer: Favoriserande chefer, när relationen blir lite för bra

Om det inte fungerar

Skulle det vara så att chefen inte alls vill kännas vid detta eller lyssna alls på vad du har att säga så kan du i alla fall känna dig nöjd med att du har försökt. Alternativt så lyfter du det vidare till chefens chef (om det går). Detta är en sådan sak som inte kommer att göra gott för er företagskultur och därför borde det ligga i deras intresse om inte läget förändras eller förbättras.Allt detta bygger dock på att chefens inte skulle vara medveten om vad hen gör och hur det uppfattas. Skulle det i stället i ert samtal framkomma att detta agerande är medvetet från chefens sida... Då hade nog en varningsklocka börja ringa i mitt ena öra. Kanske inte så starkt men tillräckligt för att börja fundera på om det är dags att uppdatera CV:t.Jag hoppas att detta kan hjälpa dig något och jag håller tummarna för att det ordnar sig. Lycka till!Vad säger du som läsare? Har du varit i en sådan här situation tidigare och hur löste det sig då?

---

I vinjetten Läsarfrågan så besvarar jag frågor som ni läsare har ställt. Har du en fråga som du undrar över eller vill bolla? Tveka inte att ställa dem här eller mejla mig på clara@bossbloggen.se så svarar jag så snart jag har möjlighet!

Klassiska ledarskapsstilar

Idag så tänkte jag att vi ska kika tillbaka lite i backspegeln när det gäller ledarskapsstilar. När jag började läsa ledarskap och organisation för snart tio år sedan så pratade vi då om några klassiska ledarskapsstilar: auktoritärt ledarskap, demokratiskt ledarskap och låt-gå-ledarskap. De är grundläggande, även om det finns fler idag, men bra att ha koll på om man arbetar som ledare.

Katter är ofta ett ypperligt exempel på hur det auktoritära ledarskapet kan se ut.

Klassiska ledarskapstilar

Det auktoritära ledarskapet

En auktoritär ledare styr med tydlighet och rakhet, fattar besluten själv och fördelar sedan ut arbetsuppgifterna till medarbetarna som utför dem. Tilliten till andras förmåga är svag, kontrollbehovet ofta relativt stort och relationerna i en organisationer med auktoritärt ledarskap blir ofta väldigt hierarkiskt.

Det demokratiska ledarskapet

Det demokratiska ledarskapet pekas rätt ofta ut som ett klassiskt svenskt och modernt sådant. Makten är inte längre centrerad bara till chefen utan i stället viktigt att ledaren engagerar alla andra i beslut som ska fattas. Miljön är coachande, engagerande och inkluderande.

Som ledare är det viktigt att prioritera sina behov och tillgodose sina egna intressen och sin agenda  - men att göra det på katters vis blir sällan bra. Bild: PIxabay

Låt-gå-ledarskap

Har du någon gång varit med om att en avdelning haft en chef som går till jobbet fast utan att göra sitt chefsjobb? Där personen, mer eller mindre omedvetet, undviker att fatta beslut och smiter ifrån alla uppgifter som ingår i hens ledaruppdrag? Då har du förmodligen stött på en låt-gå-ledare och den ledarstilen kännetecknas av just att ledaren har övergett sitt uppdrag och undviker allt ansvar som det är möjligt. Ett intressant fenomen som kan orsaka stora problem för både arbetsgrupperna och organisationen som drabbas.En skulle kunna tro att det auktoritära ledarskapet är den ledarstil som ogillas mest. Men det finns studier, exempelvis av Öster och Karttunen (2007), som visar att låt-gå-ledarskapet är det som är mest impopulärt och att de som deltagit i studien ändå föredrar att ha en ledare som är auktoritär än ingen ledare alls.

Bubblare: Det situationsanpassade ledarskapet

En ytterligare kandidat till stilarna ovan är det situationsanpassade ledarskapet som är en produkt av den auktoritära och demokratiska ledarstilen. De målas ofta upp som motpoler till varandra men ingen av dem är alltid gångbar i alla olika situationer.

Tänk dig följande scenario: det börjar brinna och arbetsgruppen måste utrymma lokalerna. Vad blir mest effektivt? Att utrymningsledaren tar en auktoritär roll och börjar dela ut tydliga order om vad som behöver göras för att alla ska komma ut? Eller att gruppen börja diskutera vilken väg som är mest lämpad?

Detsamma gäller ofta för nya grupper där ingen känner varandra sedan tidigare. Då blir behoven av tydliga riktlinjer större jämfört med om arbetsgruppen är mer mogen och kan jobba mer självständigt. Den situationsanpassade ledarstilen går alltså ut på att balansera sig på skalan mellan det auktoritära och demokratiska ledarskapet och anpassa sig efter personerna, gruppen och situationen som man står i för stunden. Vad säger du som läsare? Har du upplevt en eller flera chefer med någon av dessa ledarstilar och vilken av dem föredrar du?

Framtidens ledarskap

Om det är något som jag är pepp på så är det framtidens ledarskap. Det ska bli så olidligt spännande att se hur vi kommer jobba framöver. När AI och VR är vardag, vi alla har små virtuella assistenter och maskinerna tar över våra jobb: hur kommer ledarskapet se ut då? Men ja, än är vi ju inte där så jag tänkte mig att vi idag skulle nöja oss med den lite närmare framtiden. Vilka ledarskapstrender är det som råder nu?

Kommer en mer robotiserad värld bidra till mer medmänsklighet? Det återstår att se! Vad vi kan se redan nu är dock starkare tilltro och behov att att veta och respektera medmänskliga värderingar i affärslivet. Bild: Pixabay

Framtidens ledarskap

Värderingarna

Värderingar kommer fortsätta bli viktigare och viktigare i samhället och det gäller även vårt arbetsliv. Vi kommer alltmer att välja chefen framför arbetsuppgifterna och företag kommer att behöva syna sig själv rejält i sömmarna för att locka rätt medarbetare. För jo, det kommer kunna räcka med en dålig chef, omoraliska fadäser och att man som bolag inte tar kampanjer som #metoo på allvar för att folk ska lämna skutan om det inte rimmar med deras övertygelser. Jag ser redan idag en vattendelning mellan företag som jobbar i ett gammalt, traditionellt systemet där alla är en kugge i hjulet och företag med en mer modern och medmänsklig kultur. Det ska bli spännande att se vilken sida som växer sig störst framöver men jag sätter mina optimistiska slantar på den sistnämnda.

Medarbetarskap och medansvar

Har du läst artikeln om olika typer av medarbetarskap? Om inte, gör det. Medarbetarskap och medansvar blir en naturlig följd av att vi pratar mer om våra värderingar. Fler kommer vilja ta mer ansvar för oss själva och våra arbetsuppgifter och det kräver en arbetsmiljö och ett ledarskap som främjar detta.

Ytterligare en trend är vetskapen om att ensam inte alltid är starkast även om självledarskap behövs och får större betydelse. Bild: Pixabay

Laget går före jaget

Individualiseringens tider är knappast förbi men jag tycker mig se alltfler solidariska drag och beteenden. Teamet blir viktigare eftersom ensam inte är starkast. Något som glädjer mig oerhört. Inte bara för att det är sympatiskt och hållbart sätt att arbeta på utan också eftersom jag är inne på linjen att ledarskapsutveckling inte bara ska vara för chefer...

Självledarskap

För det är så att samtidigt som laget tycks bli viktigare än jaget så kommer ett av modeorden för den kommande tiden stavas: självledarskap. Vi pratade om det en hel del under förra året men nu växer det än mer. Allt fler vill kunna leda sig själva än mer och än bättre. Det är alltså ett sätt för företag att både säkra sina framtida ledare och främja arbetsmiljön att erbjuda ledarskapsutbildning till fler än bara de som redan är chefer.

Ledarskap generellt

Ledarskap är ett ämne som ständigt är aktuellt eftersom det är så närvarande i allas vår vardag. Det är viktigt och det behövs. Inte minst för att motverka det ökade antalet sjukskrivningar. Har man makt är det optimala att man vill väl med den och det hoppas jag att vi kommer att se mer av framöver. Vad säger ni läsare? Vilket trender tror du vi kommer att se när det gäller ledarskap?

Olika ledarskapsläxor från Star Wars

I tiderna när Star Wars-febern härjar tänkte jag att det skulle vara intressant att undersöka vad vi kan lära oss om ledarskap från de olika filmerna. Sagt och gjort! Här kommer en artikel med några ledarskapsläxor från Star Wars.

Och ja, den här artikeln innehåller glimtar från Episode VIII: The Last Jedi som om du skyr spoilers likt pesten: bokmärk den här artikeln och läs den efter att du har sett filmen.

Ledarskap finns överallt i vår vardag och i Star Wars-filmerna är det extra tydligt hur olika organisationers uppbyggnad och ledarskap har olika effekter. Bild: Pixabay

Ledarskapsläxor från Star Wars

Dela alltid med dig av din kunskap

När Yoda dör uppmanar han Luke Skywalker att alltid föra sina kunskaper vidare. Och även om det citatet ska uppmuntra Luke Skywalker att träna upp nya jedi’s så tycker jag också att det beskriver en grundvärdering när det kommer till ledarskap. Kunskap är makt och en bra ledare delar med sig av det så mycket det är möjligt med goda intentioner.

Läs mer: Olika typer av makt

Alltför dolda agendor kan skapa mycket merjobb

Det finns absolut en poäng med alla i en organisation inte vet allt. Men alltför dolda agendor kan också skapa ruskigt mycket merjobb om inte starka informella ledare vet vad ledningen planerar. Ett lysande är exempel på det är sidoberättelsen från den episod åtta där ett par personer försöker genomföra ett galet komplicerat sidouppdrag bara för att de upplevde att högsta ledningen ”inte gjorde något”. Ett sidouppdrag som dessutom omkullkastade ledningens egen plan och ledde till att mångt många fler dog än vad som hade behövts. Lösningen? Berätta för medarbetarna att ni jobbar på att lösa situationen och, om du kan, hur ni gör det.

Se helheten

Leia, min favoritledare jämte Yoda, säger skarpt åt piloten Poe att ta ut sitt huvud ur cockpiten när han blir för enkelspårig och bara kör sitt race i den senaste filmen. En viktig påminnelse, framförallt när ledarskap blir politiskt eller kritiskt. Som ledare för en större organisation måste du kunna zooma ut och inte bara se din egen eller din avdelnings agenda.

Läs mer: Informella ledare - vilka är de?

Värderingar har större betydelse för organisationer än vad vi pratar om till vardags. Framförallt när det handlar om värderingar kring människosyn och vilka roller vi har på vår arbetsplats. Bild: Pixabay

Högsta ledarens värderingar spelar roll

Att ha organisationer som leds av en person endast kan absolut vara mer effektiva än de där en styrelse eller ett parlament får bestämma. Men det blir också uppenbart under episod ett till tre hur viktigt det är att den högsta ledarens värderingar är vettiga – framförallt om hen får eller har all makt. Tänk om Palpatine inte hade manipulerat sig till att bli envåldshärskare, eller om han faktiskt hade menat väl, då hade kanske inte imperiet uppstått från första början? Karismatiska ledare kan vara otroligt värdefulla, men det kan också gå väldigt fel.

Var obekväm när det krävs

Under ett rabalder i filmen så skedde en ordväxling som jag fann intressant. CPO säger ”Sir, I’m afraid to ask…” och får svaret ”Good instinct CPO, go with that!” av Poe. Eftersom Poe är den som står bakom rabaldret och därmed inte vill bli påkommen är det förståeligt men det är blir också tydligt att ledare som är rädda för att göra sig besvär än mindre får reda på vad som sker i kulisserna. Ledarrollen är inte alltid bekväm och vissa situationer kommer att kräva att du fattar jobbiga beslut, är obekväm och stör.

Misslyckande är en bra lärare

Mitt favoritcitat från den senaste filmen är dock Yodas konstaterande: "Failure the best teacher is". För även om framgångar glädjer och misslyckanden svider så är det ofta en mer effektiv läxa att inte göra samma misstag två gånger. Alla misslyckas och gör misstag, vare sig vi vill det eller ej, och ledare och chefer är inget undantag från detta.

Läs mer: Återhämta sig från misslyckande

Vad säger ni? Finns det någon ledarskapsläxa från de gamla filmerna som jag har missat (har bara sett dem en eller två gånger)? Dela gärna med dig!