Fem frågor du bör ställa som chef

Som en uppföljning på gårdagens fem gyllene regler för frågande chefer tänkte jag att vi ska kika närmare på några konkreta frågor som Harvard Business Review tipsar om. Här är fem frågor du bör ställa som chef!

Vänta, vad?

För att undvika att dra för snabba slutsatser av det någon berättar så stäm av att du faktiskt förstår situationen och vad det är personen säger. Då kan "vänta, vad?" komma väl till pass för att ge er en möjlighet att i samtalet stämma av så att alla pratar om samma sak.

"Jag undrar varför...?" eller "Jag undrar om...?"

Enligt Harvard Business Review måste ledare, precis som barn, ständigt vara nyfikna och ställa sig frågor om organisationen som de jobbar inom för att kunna vara en del i att utveckla arbetet framåt. När du väl kikar närmare på vad det är ni gör egetnligen så kan frågorna "jag undrar varför...?" eller "jag undrar om...?" vara till hjälp att ifrågasätta sätten ni jobbar på och leda till att ni hittar nya lösning.

"Kan vi åtminstone..?"

Sitter ni fast i en diskussion? Eller har ni ett problem Då kan frågan "kan vi åtminstone...?" hjälpa er att komma vidare. Antingen genom att ni åtminstone kan enas om varuti problemet ligger eller "kan vi inte åtminstone börja prova och sedan utvärdera hur det funkar?".

Hur kan jag hjälpa till?

Som vi var inne på igår är det lätt hänt att man i sin strävan att hjälpa andra eftersom man, genom att ge instruktioner eller rentutav gå in och ta över arbetsuppgiften kan stjälpa mer än vad man hjälper i längden. Betänk bara hur svårt det hade varit för oss att knyta våra egna skosnören om våra föräldrar aldrig lät oss lära det själva?Genom att fråga efter hur du kan hjälpa till så hjälper du i stället din kollega att själv definiera vad problemet är och sedan tänka konkret kring vad du kan bidra med.

"Vad är viktigt här?"

Att fråga sig själv och andra "vad är viktigt här?" är något du bör göra ofta i vardagen. Alla har vi långa att-göra-listor och blott tjugofyra timmar om dygnet och svarte på frågan kan inte bra hjälpa oss att prioritera rätt saker - den kan också hjälpa oss med vår hälsa och livet i stort. Gör du rätt saker och gör du dem på rätt sätt? Gör dina kollegor och medarbetare det? Vad är det viktigaste med det ni jobbar med? Vad är viktigt för dig?Har du någon favoritfråga som du gillar att ställa? Jag måste nog säga att "hur...?" är min bästa. Älskar att få veta hur saker fungerar eller varför saker händer och då kan "hur..." vara en fantastisk inledning.

Fem gyllene regler för frågande ledare

Att ställa frågor kan vara ett av dina bästa verktyg i din ledarskapslåda om du håller förmågan skarp. Bästa sättet att göra det på? Här är fem gyllene regler för frågande ledare som vill vässa sitt ledarskap ytterligare med hjälp av frågor!

Det är en vanlig föreställning om att en som chef måste ha svar på allt och det är synd för det är när vi som chefer hjälper medarbetarna lösa sina egna problem som personalen utvecklas mest och kan arbeta mer självständigt på sikt. Bild: Pixabay

Fem gyllene regler för ledare med frågor

Ställ öppna frågor

I samtalsmetodik skiljer man på "öppna" respektive "stängda" frågor. Så kallade stängda frågor kan besvaras med ja, nej eller något annat enstavigt ord. Öppna frågor syftar till att få den du pratar med att besvara frågan med en eller flera meningar.

Frågan "är det här bra?" kommer förmodligen ge dig ett ja eller ett nej till svar medan frågan "vad tycker du om detta?" blir mer inbjudande och uppmuntrar den du talar med att uttrycka sig.

Lyssna på svaren

Detta kan låta självklart: likväl är det många frågor ställs utan att någon lyssnar in svaren på dem. För dig som chef är det extra viktigt att lyssna till vad det är som sägs eftersom det kan ge dig information eller kunskaper som du kan behöva för att fatta beslut, planera för framtiden eller få ett statusuppdatering om hur medarbetarna och organisationen mår.

Våga ställa följdfrågor

När vi lyssnar på det andra berättar så dyker det alltid upp möjligheter till följdfrågor: använd de möjligheterna. Det kommer förmodligen ge dig en mer nyanserad bild av situationen och personen än vad du fick av det första svaret.

Fråga när du inte förstår

Om du står i ett samtal och inser att du inte alls förstår vad den andra personen menar, vad som har hänt eller vad något ord betyder: fråga! Får du frågan om du hänger med och du inte alls fattar galoppen: erkänn att du inte gör det. Det kanske kan kännas pinsamt men det kommer både spara er tid men också påvisa att du bryr dig om din samtalspart och ämnet som ni diskuterar.

Fråga med kroppen också

Kom ihåg ditt kroppsspråk när du pratar med andra. Det hjälper inte ett dugg om du ställer nyfikna och öppna frågor med rösten om ditt kroppsspråk är slutet och stängt. Då ger du dels mixade budskap men kan också så en känsla av tvivel eller brist på engagemang hos den du pratar med.

Våga använda ditt kroppsspråk för att förmedla känslor när du ställer frågor. Jag menar, jag hade också varit aspaff om om jag som minion hamnat på en äggkopp som innehåller kiwi. Bild: Pixabay

Bubblare: Svara på frågor med frågor

Ett effektivt verktyg för att skapa ett mer umbärligt ledarskap är en chefs förmåga att kunna svara på frågor. När en medarbetare kommer med en fråga så svarar de allra flesta av oss på den. I exemplet nedan där en medarbetare har ett problem med en kund är det lätt hänt att man som chef berättar för medarbetaren hur hen ska lösa situationen.

Exempel #1

Medarbetare: Jag har problem med den här kunden, vad ska jag göra?Chefen: Vad för typ av problem är det?Medarbetare: Vi har problem med detta och detta.

Chefen: Kontakta den och den, ta reda på det och säg såhär till kunden.Medarbetaren: OK!

Om chefen i den här situationen fokuserar på att svara med öppna frågor skulle det kunna se ut såhär i stället:

Exempel #2

Medarbetare: Jag har problem med den här kunden, vad ska jag göra?

Chefen: Vad för typ av problem är det?

Medarbetare: Vi har problem med detta och detta.

Chefen: Hur skulle du vilja lösa det?

Medarbetaren: Vi skulle kunna göra såhär...

Chefen: Vad får det för effekter? Vilka andra alternativ finns?... och så vidare ...

Det är frågor som "hur skulle du vilja lösa det?" som gör skillnaden. Den ger medarbetaren utrymme att använda sin kompetens till att lösa problemet själv. Det är däremot viktigt att du som chef är stöttande och bollar medarbetarens tankegångar fram till en lösning. Om du får en bra balans i detta så kommer det att innebära att medarbetarna på sikt får bättre tilltro till sin egen kompetens och möjlighet att mer självständigt fatta beslut.

Få saker klår känslan av tillfredsställelse när en har löst ett problem själv, hjälp dina medarbetare att få känna den oftare! Bild: Pixabay

Fördelarna med att svara med frågor är flera: dels får medarbetarna ta större ansvar och du kan över tid bli mer umbärlig som chef eftersom medarbetarna blir mer vana att själva lösa problemen som de står inför. Det kan också vara väldigt effektivt för att du som chef ska få reda på om det är någon kunskap eller kompetens som behöver förstärkas eller förbättras i arbetsgruppen. Nackdelen är förstås att du måste motstå frestelsen och tillfredsställelsen att vara den som sitter inne med svaren.

Vad säger du som läsare: hjälpte denna artikel dig på något vis? Om ja, hur? Om nej, varför inte?

Storasyskon blir ofta chefer

Är du äldst i syskonskaran? Då är chansen hela tjugo procent större att du blir chef. Detta jämfört med om du är nummer tre i syskonskaran enligt rapporten Född till chef? från Institutet från arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering. Samtidigt påvisar rapporten att småsyskon oftare driver eget företag.

Äldre syskon mer socialt begåvade

Studiens resultat påvisar att äldre syskon skulle vara mer socialt begåvade och uthålliga vilket påverkar deras yrkesval och därför arbetar de oftare som chefer. Småsyskon beskrivs i gengäld som "mer rebelliska, riskbenägna och kreativa" med sämre möjligheter på arbetsmarknaden. Huruvida det är möjligheterna till att få jobb eller att de är mer kreativa och risktagande som får dem att starta eget förtäljer inte rapporten.Anledning till att storasyskon anses ha större sociala förmågor beskrivs som en miljöfaktor och högre möjlighet till engagemang i barnets sociala utveckling från föräldrarnas sida. De yngre syskonen läser mindre, lägger kortare tid på skolarbete vilket enligt studien kan påverka både den sociala förmågan och barnens framtida möjligheter till arbete.Vad säger du? Stämmer det in på dig och din familj? På min gör det nog inte det. Är min lillasyster som har jobbat som chef och jag som startar eget. Sedan har vi i och för sig båda alltid anammat ledarroller i olika sammanhang ändå. Lillebror är väl minst social men vette katten om det är jämförbart med oss andra som är supersociala: ett arv från vår kära mamma! Vilket nummer är du i syskonskaran?

Chefen som personlig tränare

För en tid sedan så fick jag ett pressutskick i form av boken Chefen som personlig tränare i brevlådan. Det är Jan Blomström som driver Proleadpodden som har skrivit den: låt oss kika närmare!Chefen som personlig tränare är en matnyttig, fullspäckad och intressant läsning. Den tar avstamp i perspektivet att ledarskap oftast inte behöver vara svårare än vad man gör det och att chefsrollen kan jämställas med en personlig tränare. Jag gillar båda dessa tankar. Den första eftersom jag många gånger upplever att ledarskap å ena sidan målas upp som en konstform med hjälp av den ena klyschan värre än den andra. Den andra eftersom jag gillar hur synen på chefen som personlig tränare flyttar fokuset från chefsrollen till medarbetarna.

Med det perspektivet blir det medarbetarna som gör jobbet medan chefen stöttar, pushar och skapar möjligheterna att utvecklas och i slutändan förtjänas den som förtjänas bör: medarbetaren som står på prispallen. Jag finner den synen mycket sympatisk.

Tankar och lärdomar från Chefen som personlig tränare

Några av de tankar och lärdomar som jag tar med mig från Chefen som personlig tränare är bland annat:Tränaren kan inte träna åt sina adepterOm medarbetaren inte kan uppnå de resultat som ni satt upp är det lätt hänt att chefen hoppar in och slutför de sista hundra meterna själv. Det är knappast något en tränare skulle göra. Istället behålls fokuset på adepten och hur man kan bygga upp personen så att hen klarar av att slutföra loppet själv. En intressant tanke som fler chefer kan ha nytta av att komma ihåg i sin ledarroll.AllmänkunskapJag är av den personliga åsikten att chefen inte behöver vara den som har mest specialistkunskap men att det ändå krävs att chefen har koll på hur organisationen, processer och verksamheten fungerar i stort för att kunna göra ett bra jobb. Jan Blomström kallar denna förmåga för allmänkunskap och beskriver hur den är nödvändig för att du som ledare ska kunna förhålla dig kritisk till det ni gör och vara ett relevant bollplank till de problem och svårigheter som ni stöter på i organisationen.Rekommenderas till: Den som vill få lite nya tankar och perspektiv kring ledarskapsrollen likväl som medarbetarskap!

Betyg:

    Jag velade rätt länge om Chefen som personlig tränare skulle få tre riktigt vassa stilettklackar eller fyra mjukare taxklackar. Den påminner lite om kurslitteratur och kan bli lite långrandig och repetitiv som läsning. I gengäld är det många intressanta tankar och perspektiv som lyfts och eftersom innehåll alltid går framför form så den får därför en svag fyra.

---

Detta inlägg är en recension av ett pressutskick och är därför ej sponsrad. Recensionen speglar mina personliga åsikter och tankar om den omskrivna produkten. För mer information om hur jag förhåller mig till samarbeten och PR återfinns i Bossbloggens PR Policy.

Så chefar du på Facebook

Ska chefen ska vara vän med sina medarbetare på Facebook eller inte? En enkel fråga utan något svartvitt svar. Men den är ofta en vattendelare. Vissa vill absolut inte vara vän med chefen på Facebook - andra tycker det är jättetrevligt. Ditt eget svar spelar också roll eftersom ditt beteende på sociala medier kan komma att påverka relationen mellan dig och medarbetarna på jobbet. Hur kan du som chef använda Facebook så att de påverkar dina jobbrelationer så positivt som möjligt? Och vilka fällor ska du undvika?

Don’t

Publicera först och tänk sen

Skriv inte i dina sociala medier i affekt. Om det är något du är eller bli upprörd över: logga ur, ta en paus och fundera innan du reagerar. När du sedan bemöter det är det viktigt att du väljer dina ord och försöker vara så tydlig som möjligt.− På sociala medier har du en mycket större publik än vad du ser och många deltar inte i diskussionerna men har ändå koll på vad som händer. Därför är det viktigt att du som ledare tänker efter före du skriver saker i dina sociala kanaler. En chefs ord stöts och blöts mer, säger Nina Jansdotter, karriärscoach och expert inom sociala medier.När du skriver faller de saker som är viktiga för vår kommunikation, kroppsspråk och tonfall, bort. Det gör att det kan vara svårare att nå ut med ett budskap så alla förstår det. Så ansträng dig för att vara så tydlig som möjligt när du skriver.

Var otydlig

Oavsett om du vill vara vän med dina medarbetare eller ej på sociala medier, klargör din ståndpunkt på arbetsplatsen. Otydlighet föder osäkerhet.Har du en policy om öppenhet: berätta det och säg att du gärna är vän med dina medarbetare eftersom du tycker det är roligt och vill lära känna dem bättre. Då ger du också dem möjligheten att lära känna dig bättre. Vill du hellre ha kontakt med dina medarbetare på LinkedIn än på Facebook eller inte ha kontaktytor med medarbetarna alls i sociala medier är det helt okej. Men du måste vara tydlig med det och medveten om din maktposition som chef.− Om du som chef säger att den av dina medarbetare som vill bli vän med dig får skicka en vänförfrågan måste du också vara tydlig med att det är okej att låta bli. Vissa medarbetare kan känna sig påtvingade eller uppleva att ”storebror ser dig” om chefen vill vara vän på Facebook. Medan andra ser det som en ära och tycker det är jättepositivt, säger Nina Jansdotter.

Glöm bort att du är chef

Som ledare gäller det att tänka ett varv till om vad du visar upp på sociala medier. Vad vill du att medarbetarna, vännerna och nätverkskontakterna ska se? Är du chef eller ledare så är du det också på sociala medier.− Det förväntas mer i alla sammanhang av någon som är chef, både privat och i sociala medier. Du får inte vara tafflig och det kommer förväntas att du kommunicerar på ett professionellt vis även privat. Vilket man kan kanske inte alltid vill eller orkar, säger Nina Jansdotter.

Do

Bestäm spelreglerna

Prata med arbetsgruppen och medarbetarna om hur ni vill använda era sociala medier och bestäm spelregler för det. Kan och ska ni prata jobb över Facebook? Är det okej att skriva till varandra dygnet runt? Det är inte alla som vill använda sin Facebook till att prata jobb – framförallt inte om de inte är på jobbet medan andra är helt okej med det.− Sociala medier och hur ni ska jobba med dem bör vara en återkommande punkt på era möten. Till exempel om ni ska eller bör vara vän med kunder, leverantörer och samarbetspartners? Vad ni har för policy, värderingar och sekretess? Vad förväntas ni göra och inte göra i sociala medier? Vart går allas gränser för företagets och medarbetarnas interaktion i sociala medier? säger Nina Jansdotter.

Var konsekvent

Om du som chef är vän med medarbetare och kollegor på Facebook gäller det att du är uppmärksam på vad du själv gör. Var noga med hur du fördelar din uppmärksamhet och vad du gillar och kommenterar. Att gilla medarbetares inlägg kan vara en fin gest och ge både bekräftelse och positiv känsla. Men utebliven uppmärksamhet eller att du är inkonsekvent kan ge känslan av att bli förbisedd eller att favorisering.− Vissa har koll på vilka statusar du interagerar med och inte så var noga med att se och prata med alla. Sociala medier är ett utmärkt verktyg för att interagera och kan vara väldigt positivt för att skapa bra stämning i en arbetsgrupp, säger Nina Jansdotter.

Var social

Det grundläggande med sociala medier är att vara just det: social. Och eftersom nästan alla har Facebook kan det vara ett komplement till att lära känna dina kontakter närmare och fördjupa er relation. Men också låta de lära känna dig bättre om du vill och vågar vara lite personligare och dela med dig av dina ups and downs. Du kan också använda de sociala kanalerna för att lyfta fram och förstärka budskap eller ge positiv feedback. Saker på sociala medier syns mer och kan bli väldigt uppskattade.− Har chefen en syn på Facebook som socialt forum eller karriärnätverk finns många fördelar att använda sig av det i sitt ledarskap. Men det kanske inte passar alla och det är givetvis helt okej att låta bli eller välja andra vägar, säger Nina Jansdotter.Vad säger du? Är du kompis med in chef respektive dina medarbetare på Facebook? Om ja, varför och om nej, varför inte? Dela gärna med dig av dina tankar och erfarenheter kring detta.

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?