Så blir du mer umbärlig som chef
Vi har pratat om det förut, att bli oumbärlig som ledare kan rätt snabbt bli ohälsosamt både för dig som individ, för arbetsgruppen och för organisationen. Som chef ska du inte behöva vara på plats dygnet runt för att den dagliga verksamheten ska fungera. Du ska inte heller behöva vara tillgänglig jämt för att svara på vardagliga frågor.
Motsatsen, att bli mer umbärlig som chef, innebär att medarbetarna och arbetsgruppen har kunskaperna som krävs för att kunna sköta jobbet. Men också förmågan och mandatet att fatta beslut och sköta den dagliga driften eftersom de, som vi berör i Bosskartan, alla vet var ni befinner er nu, vart ni ska och varför ni ska dit. Det innebär också att ni har strukturer och rutiner som gör att ni inte har enskilda nyckelpersoner som sitter på all kunskap och därmed blir sårbara för att nyckelpersonerna blir sjuka eller tar nästa steg i karriären.
Så, hur gör man då för att bli mer umbärlig som chef? Det finns flera vägar dit och eftersom detta är en av de vanligaste sakerna som jag hjälper mina klienter med kommer jag, av respekt för dem, inte att dela med mig alla verktygen här. Men här kommer några av guldkornen!
Läs mer: Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare
Att göra sig mer umbärlig som ledare handlar alltså inte om att chefen ska ligga i en hängmatta och lata sig hela dagarna. Det handlar om att utveckla individer, grupper och organisationer så att de blir stabila och självständiga att de kan klara sig utan dig. Bild: Vu Thu Giang on Unsplash
Så blir du mer umbärlig som chef
Se till att rätt förutsättningar finns på plats
Först och främst är det bra om du ser till så att medarbetarna har förutsättningarna som de behöver för att kunna göra sitt jobb på ett bra vis. Både gällande kunskaper och kompetenser och bra arbetsvillkor. Detta är förstås alltid viktigt och ingår i alla chefsuppdrag. Men för den ledare som vill bli mer umbärlig kommer det att underlätta rejält om ni som jobbar i er organisation har en trygg och hälsosam miljö att verka i. Detta kan alltså liknas vid att grundmåla en tavla. Det kan fungera jättebra även om era arbetsförhållanden är sådär - men det kommer inte att bli lika bra som om de hade funnits på plats.
Jobba med strukturer och rutiner
Ett annat värdefullt set med verktyg är strukturer, rutiner och riktlinjer. Vad är det ni ska göra? Vem gör vad? Hur jobbar ni tillsammans? Vilka rutiner har ni för att spara och överlämna information? Och så vidare. Här finns några vanliga scenarios, exempelvis att:
Det inte finns någon struktur alls
De rutiner ni har inte efterlevs
Strukturen funkar i teorin men inte praktiken
Er struktur är mer komplicerad än vad den behöver vara
Jag skulle nog behöva skriva en artikel bara om denna punkt. Men i korta drag så är strukturer, rutiner och riktlinjer tänkta att stötta er i er vardag. Inte orsaka extra arbete, inte krångla till det och dessutom vara lättillgänglig för alla.
Alltså, prata i gruppen om hur ni ska jobba. Skriv ihop en kort dokumentation om det. Ha era rollbeskrivningar på plats. Finns det några särskilda uppgifter som ni gör? Skriv kortfattat ihop en lathund: varför gör ni detta? Vad målet är med uppgiften och hur det går till? Ta fram rutiner för hur ni har era möten. Dokumentera det som behövs men inte mer. Jag brukar använda mig av tankesättet att om jag dör, så ska en person utifrån kunna komma in och med hjälp av dokumentationen som finns på egen hand kunna få ett hum om vad arbetet går ut på och börja kunna göra det. Kanske inte exakt som ni gör det - men så att det viktigaste blir gjort.
Använd dig av ett coachande förhållningssätt
Ett annat mycket effektivt sätt att göra sig mer umbärlig på är att svara på frågor som du får med frågor. Alltså, istället för att bara berätta för medarbetaren hur hen ska göra: fråga vad personen hade velat fatta för beslut. Det som händer då är att medarbetaren själv får använda sin kompetens och kunskap och då tydligare äger processen vilket i sin tur kan leda till att personen känner mer ansvar, blir mer engagerad i sitt arbete och på sikt (om du är konsekvent med att göra detta) kan arbeta mer självständigt. Jag har skrivit närmare om hur du kan göra det i artikeln: fem gyllene regler för frågande chefer.
Ett av knepen är att du som chef uppmuntrar personalen att prata direkt med varandra istället för med dig! Bild: Amy Hirschi on Unsplash
Låt personalen jobba så självständigt som möjligt
En annan viktig faktor är att du som chef låter medarbetarna arbeta så självständigt som möjligt. Det innebär inte att du inte ska bry dig eller vara clueless om vad som händer. Men du ska inte heller behöva ha stenkoll på varenda detalj eller exakt hur medarbetarna jobbar. Denna punkt är ofta en process som måste gås igenom stegvis - både för chefen och medarbetarna. Hur det praktiskt kan gå till i pratar vi bland annat om här i den här läsarfrågan: När chefen löser medarbetarnas problem åt dem.
Skapa en kultur där medarbetarna pratar med varandra istället för dig
Sist men inte minst, så kommer du att kunna bli mer umbärlig som ledare om du skapar en kultur där medarbetarna pratar direkt med varandra i stället för dig. Det innebär inte heller att du inte ska få veta något som chef - men du behöver inte ha ett finger i varje syltburk för att få provsmaka sylten. Också denna punkt kan bli ett kapitel för sig, men kortfattat:
Om en medarbetare kommer till dig med en sak som någon annan kan eller bör svara på, uppmuntra medarbetarna att prata med den personen direkt i stället och sedan berätta för dig hur det gick.
Se över ert mejlande. Mejl kan vara ett grymt bra verktyg men risken är stor att ni mejlar om allt. Inklusive saker som hade gått fortare att prata med varandra om. Uppmuntra er alla att prata med varandra i första hand och mejla därnäst. Behöver man ha ett samtal i skrift så kan man ju sammanfatta det som sagts i korta punkter och skicka över efter att ni har snackat.
Ha en genomtänkt mötesstruktur som är anpassad efter er grupp och ert arbete. Strunta i vad alla normer säger om att ha möten på en timme, si och så här ofta. Sätt era egna mötesrutiner i stället! Möten kan vara ett otroligt kraftfullt sätt att skapa samtal och kontaktytor på.
Så, det blev ett lång inlägg detta trots att jag försökte hålla mig kort. Men jag hoppas att det ändå kan bidra till att du kan ta nästa steg för att bli mer umbärlig som ledare. Får du problem eller vill ha hjälp i processen? Tveka inte att höra av dig till mig på clara@bossbloggen.se i så fall.
Ledarskapsbrevet är för dig som vill vässa ditt ledarskap och utvecklas som ledare och skickas ut cirka en gång i månaden. Vill du också få det? Skicka ett mejl märkt “Ledarskapsbrevet” till clara@bossbloggen.se.
