Läsarfråga:

Hej och välkommen tillbaka från semestern! Jag läste ditt inlägg om det här med att var personlig eller privat som chef, mycket intressant. Men hur gör man som chef om medarbetare är för personliga och delar med sig av saker som är så privata att de blir gränslösa? Både i enskilda samtal och i gruppen? Ser och hör signaler att andra kollegor tycker det är jobbigt och obekvämt.

Tack för tips!

Petra

Svar:

Hej och tack! Vad roligt att du gillade artikeln och kul att den kunde väcka vidare frågeställningar. Framförallt när det är lite klurigare sådana – även om jag förstår att det kan upplevas som obehagligt att uppleva. Att vara personlig i all ära, det är skillnad på att vara personlig och gränslös och det senare… Det kan skapa rejält med obehag för den som råkar ut för det!

Hur hanterar man som chef att medarbetare är för personliga och därmed blir gränslösa?
På jobbet likväl som i offentliga miljöer underlättar det ofta om vi har en liknande syn på vad ett professionellt beteende innebär och inte. Bild: Dimitri Houtteman från Pixabay 

När medarbetare blir för personliga

Nu vet jag inte på vilket sätt medarbetaren har varit för personlig på så jag kommer att svara hyfsat generellt och så får du, som en i princip alltid behöver göra, anpassa detta efter situationen du befinner dig i. Men också beroende på hur gränslös medarbetaren är eller har varit.

Prata med de som eventuellt är berörda

Den här punkten är exempelvis en “det beror på”-punkt. Är det någon av kollegorna som drabbats, påverkas eller slår larm om är det viktigt att både samla in information om vad som hänt. Lyssna aktivt, ställ öppna frågor, bemöt och bekräfta känslorna som personen kan ha. Här är det alltid en balansgång mellan att bekräfta personens känslor och att ta ställning. I vissa frågor är det jätteviktigt att ta ställning i som chef medan det i de flesta andra är lika viktigt att visa respekt mot båda medarbetarna även om någon har gjort något fel.

Exempel på fall där det är viktigt att ta ställning direkt som ledare kan vara om det gäller diskriminering, rasism, sexism, något olagligt eller något som strider gentemot organisationens och teamets värderingar. För andra förseelser (framförallt kanske om de orsakas av misstag, klantighet och obetänksamhet) kan det i gengäld vara viktigt att bekräfta känslorna samtidigt som du förhåller dig mer neutral.

När du har fått en bild av vad som har hänt och vad problemet som du eller andra upplever består av så är nästa steg såklart att prata med medarbetaren som det berör.

Prata med medarbetaren

Detta är däremot alltid en måste-punkt. Om någon är för personlig så är det viktigt att du som chef upplyser personen om att beteendet/handlingen/samtalsämnet/vad det nu rör sig om är olämpligt. Gör du inte det så kommer personen inte heller få en chans att bättra sig och det kan i sin tur både skapa situationer som blir värre och påverka arbetsgruppen negativt.

Det är min erfarenhet att få människor vill göra andra illa eller obehag med vilja och det är tyvärr inte alltid som vi är medvetna om hur vad vi säger och gör kan uppfattas av andra. Därför är det ofta bra att utgå ifrån att ingen gör det och att belysa beteendet utifrån perspektivet: “jag vet inte om du är medveten om detta, men när du gör XXX så händer YYY”.

Antingen så är medarbetaren helt omedveten om vad ens beteende har inneburit och förhoppningsvis kan du genom att lyfta upp frågan skapa en förståelse för det. Oavsett vilken respons du får är det viktigt att ni tydliggör hur medarbetaren ska tänka och agera framåt och det är bra om ni både dokumenterar mötet och skriver en handlingsplan.

Ibland händer det att medarbetaren blir defensiv, arg eller känslosam i samtalet, kanske på grund av skam och skuldkänslor eller för att hen inte känner igen sig i det som beskrivs. Här blir det viktigt att du behåller lugnet och bekräftar hens känslor eftersom olika saker är olika viktiga för oss men få av oss gillar att göra fel. Men om du märker att hen fastnar i ett ältande – också fokuserar och för samtalet framåt och fokuserar på sak-frågan.

Läs mer: Favoriserande chefer – när relationen blir för bra

Vad som är för personligt är en intressant fråga eftersom vi alla är olika och inte har samsyn på vad som är okej beteende och inte. Bild: StockSnap från Pixabay

OBS!

Gäller händelsen något av de ämnen som jag nämnde ovan, exempelvis rasism eller sexuella trakasserier kan du också använda samma samtalsingång som ovan. Men! Det är ännu viktigare att du är tydlig med varför detta beteende inte är okej eller godtagbart och att det kommer att få konsekvenser om detta fortgår.

Följ upp

Efter ett samtal är det viktigt att du också följer upp hur det har gått. Både för att du ska få bekräftelse på att det har skett en förändring men också för att visa att du tar ditt chefsansvar. Förhoppningsvis har medarbetaren fått insikten, kunskapen och förutsättningarna som hen behövde för att göra en förändring. I sämsta fall har det inte hjälpt och då är det viktigt att du vidtar åtgärder. Vilka det är beror helt och hållet på vad det gäller – men låt det inte bara fortgå för det kommer bara att skada arbetsgruppen på sikt. Och! Att ett beteende som gör andra illa får konsekvenser blir viktigare desto allvarligare som förseelsen är.

Vad är FÖR personligt?

Ja, det är ju en fråga i sig var gränsen går för vad som är FÖR personligt och inte. Och det beror också på. På organisationen, arbetsplatsen, arbetsgruppen och också er som ingår i den. Alla har vi olika gränser och därför kan det vara viktigt att prata om allas olikheter och hur respektfull kommunikation kan se ut. Både när det gäller att ställa frågor till varandra som att veta sina egna gränser och kunna säga ifrån. Det som känns som ett självklart lunchämne för en person är kanske jättejobbigt för en annan och så vidare.

Jag hoppas nu att detta svar kunde bidra med input på vad du kan göra som chef om en medarbetare är för personlig. Låt mig veta om det är något som du vill att jag utvecklar vidare eller förtydligar! Är det någon av er som läser som varit i liknande sits med medarbetare eller kollegor som varit för personliga? Vad hände då? Berätta gärna!