Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Det trillar alltid in intressanta frågor på Instagram och när formatet där inte räcker till så kan det mycket väl bli så att deras svar flytta över hit i stället. En sådan var det här med att få medarbetare att prata mer på möten. Jag vet inte hur era erfarenheter ser ut men jag har genom åren sett en enorm variation i hur mycket och gärna/ogärna folk interagerar i möten som de är med i. Hur kan man göra som ledare då om man vill att en, ett par eller alla medarbetare ska prata mer?

Vi vill ha interaktiva möten där deltagarna är engagerade och delaktiga, annars är risken stor att vi bara sitter av tiden. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för att få medarbetare att prata mer på möten

Steg 1: Analysera nuläget

• Vad har ni för form och format för mötet?

• Hur inbjudande är det för samtal?

• Vilka samtal är det som förs och vem/vilka är det som driver samtalen i mötena ni har idag?

• Vem eller vilka är det som är tysta? Säger de något alls och om de gör det: vad säger de då?

Det här är frågor som kan vara nyttiga att observera och analysera utifrån innan en börjar vidta åtgärder eftersom dina iakttagelser troligen kommer att göra åtgärderna mer effektiva. Exempelvis: har ni videomöten där alla kameror är avstängda, alla mikrofoner mute:ade och agendan är så proppfull att den som leder mötet behöver hela mötestiden till att informera om saker - ja, då kan en kanske inte förvänta sig särskilt mycket interaktion heller.

Andra bra frågor att ställa sig som ledare i detta läge är: Varför vill du se mer interaktion? Vad ser du för fördelar med det respektive nackdelar med hur ni har det idag?

Det är alltid matnyttigt att syna varför man vill att något ska göras annorlunda eller förbättras för att säkerställa om det finns ett verkligt behov eller ej.

Steg 2: Börja agera

Här finns det en uppsjö av olika saker som en kan göra som mötesledare så jag har gjort så att jag samlat en potpurri av dem. Några grundläggande saker som också bidrar är att se till att rätt personer är med på mötet, att formatet matchar med syftet för mötet och att ni har era mötesregler på plats sedan tidigare. Om allt detta finns så kommer här ett gäng andra tips på hur du kan få medarbetare att prata mer på möten.

Ha ett tydligt syfte med mötet och innan er mötesrutin sitter: nämn varför ni ses så det är tydligt och likaså vad som förväntas och behövs att alla förbereder och har med till mötet. Att vara förberedda kommer definiivt att öka sannolikheten att folk kan prata och tycka till mer eftersom de faktiskt är insatta och förberedda.

Börja med incheckning och avrunda med utcheckning. Detta är också en av mina stående punkter som jag upprepar om och om igen när det gäller att vara mötesledare och anledningen till det är att vi - om vi börjar med att alla går laget runt säger något - sätter tonen för att det är okej att prata under mötet. Som en enkelt uppvärmning alltså!

Låt medarbetarna äga egna punkter på agendan som de behöver presentera och prata om. Det är lätt hänt som ledare och mötesledare att fastna i informationsläget där du är den som förbereder och fixar allt inför och under mötet. Delegera detta så mycket som möjligt till så många som möjligt så att helst alla i gruppen har egna mötespunkter att ansvara för. Det sänder nämligen också ett viktigt signal om att ni är ett team som gör detta tillsammans. Om det inte finns tillräckligt många mötespunkter som personer kan man ha ett rullande schema istället fördelat över gruppen så att jobbet fördelas.

Ställ mycket frågor! Helst öppna sådana men om medarbetarna är ovana vid att prata kan man ibland behöva hjälpa till på traven med följdfrågor eller ibland alternativa sådana som exempelvis: " vad tror du blir bäst A eller B?" Och när de svarar, fråga "varför?" Så att hen går motivera sin åsikt. Och ja, syftet med att fråga mycket är såklart att uppmuntra prat!

Gå laget runt då och då (när det passar) och  för att se till att alla säger något. Och gör gärna utifrån hur ni står/sitter eftersom det finns några olika fördelar med det:

1. Det är neutralt

2. Det blir lättare för dig att hålla kollaps vem som har pratat och inte

3. Deltagarna kommer snabbt lista ut ordningen vilket brukar öka tryggheten i gruppen framförallt om den är större.

Tänk bara på att inte köra från "samma håll" varje håll gång för det kan - om man gör detta mycket under ett möte - signalera om en informell turordning. En annan potentiell nackdel är att detta kan ta tid och inte är ett knep som kan överanvändas för då blir det lätt urvattnat.

Detta är dessutom ofta ett avdramatiserande sätt att visa att alla behöver säga något. Är någon extremt fåordig: ställ en följdfråga eller två. Nöj dig inte med enstaviga svar som regel.

Fördela ordet någorlunda jämt! Taltiden behöver inte vara millimeterrättvis alltid men att alla får chansen att komma till tals och att du som mötesledare fördelar ordet till de som är tystare kommer att göra skillnad. Du leder mötet och har därför ett större ansvar för att bekräfta, lyssna på och ge utrymme till alla som deltar.

Ditt eget kroppsspråk spelar också roll. För att uppmuntra folk att prata finns det flera små saker vi kan göra med vår blick, vår hållning och utstrålning. Att ha ett öppet kroppsspråk som signalerar trygghet och öppenhet, visa med blick, ögonkontakt och utstrålning att du är nyfiken eller vill ha en fortsättning på det någon just sa samt är tyst och väntar in andras svar gör skillnad.

Ha med diskussionspunkter i agendan för att stimulera snack då och då - sedan kan det variera om snacket ska vara i helgrupp, ske två och två eller i små grupper. Dock gäller det att fånga upp och få möjlighet att göra någon form av redovisning eller sammanfattning av småpratet efteråt. Generellt gillar de flesta att redovisa vad man har gjort och så främjar det snacket ytterligare att få göra det.

Så, det var ett gäng av de generella tips jag har på lager. Har du som läser något annat knep att dela med dig av för att få medarebtare att prata mer på möten? Gör gärna det så vi kan samla dem här!