Konflikt med en informell ledare

Läsarfrågan:

“Hej! Jag är chef för första gången sedan ett par månader tillbaka och tycker att det har gått bra hitintills. Men jag har problem med en medarbetare som jag har identifierat som informell ledare. Han ifrågasätter mig på möten, låter bli att göra som vi har kommit överens om och nu fick jag höra att han underminerar mig och mitt ledarskap mot kollegorna och hellre vill att de frågar honom om saker istället för att informera mig (som de borde). Vi har jobbat ihop innan, vilket gick bra, men så sökte vi båda chefspositionen men jag fick det trots att jag är mycket yngre eftersom personen har stort kontrollbehov och styr och ställer väldigt mycket. Hur ska jag hantera situationen och få personen att respektera mig som chef?

Tack för en bra blogg!”

D.

Svar:

Tack själv för frågan! Det är inte en enkel situation som du befinner dig i och jag ser flera dimensioner i den vilket såklart gör det jobbigare för dig.

Först och främst behöver du kartlägga situationen än mer. Vad är det som du gör som ifrågasätts och kritiseras? Är det sakfrågor eller hur du är som ledare/person? Är det legitima saker att kritisera och tycka annorlunda kring? Hur tar det sig uttryck? När händer det? Vad händer på mötena när detta sker och vad blir effekterna i arbetsgruppen?

Men också: vad är bakgrunden för medarbetaren? Har han alltid betett sig på detta vis? Är det bara mot dig eller är han allmänt kritisk mot allt som inte han själv anser vara en bra idé?

Du behöver dessutom observera och bedöma, ofärgat från denna problematik, hur medarbetarens prestation och arbetsinsats är i övrigt. Hur sköter han sitt jobb? Vad fungerar bra? Vilka är hans styrkor? Vad fungerar sämre?

Det som är viktigt här är inte att förstå varför medarbetaren gör som han gör – vi kanske kan ana eller skymta potentiella anledningar – men eftersom vi inte kan veta det blir det sekundärt. Utan det vi vill är att försöka hitta eventuella mönster och konkreta situationer eller frågor där det händer samt försöka se effekterna som beteendet får. Att vi utöver det gör en analys av arbetsinsatsen är också viktigt inför samtalet som behöver tas med personen i fråga.

När en motarbetas hårt och länge som chef så är det både naturligt och normalt att man blir frustrerad, grinig och arg. Därför är de viktigt att hantera konflikten tidigt så att ni inte riskerar att det blir som på bilden. Bild: Photo by Charl Folscher on Unsplash

Ett potentiellt hav av olika anledningar

Hur du lägger upp samtalet beror såklart på observationerna som du gör så härifrån kan det bli klurigt för mig att ge så detaljerade råd utan mer information. Men utifrån liknande situationer som jag har sett, och tidigare erfarit, så finns det mängder med potentiella scenarios. Här är några exempel:

1) Personen underpresterar eller underleverar och en förlängning av det kan vara att han vill jobba på sitt sätt och använder sitt informella ledarskap för att verkställa sin agenda

2) Er relation är svag och/eller han saknar respekt för dig och ditt ledarskap

3) Något har förändrats för den informella ledaren, på jobbet eller privat, och att påvisa sin informella makt kan vara ett sätt att återfå känsla av inflytande, kontroll och att vara betydelsefull

4) Ni står på varsin sida i ett politiskt spel

5) Gruppen befinner sig i rollsökningsfasen som beskrivs i FIRO-modellen där gruppmedlemmarna söker förståelse för vem som ansvarar och makt för vad och beteendet utgör symptom för detta

6) Medarbetaren upplevs som bråkig och jobbig har värdefulla poänger och insikter i sin kritik även om den inte alltid levereras på bästa sätt men gruppen/organisationen tillåter inte oliktänkande

7) Den som ledare har svårt för att ta kritik

Det finns såklart än fler möjliga scenarios än dessa och jag har ingen aning om någon av dessa gäller för din situation. Ibland är det en blandning av flera olika saker (eftersom livet oftast består av grötiga gråzoner). Kom ihåg att det nio gånger av tio som en grupp utser en syndabock inte är hos syndabocken som problemen finns och därför kan handla om andra saker än det vi först tror och tänker oss. Ibland inträffar dock den tionde gången och då behöver det hanteras genom samtalet ni kommer att behöva ha. Det beror dessutom också på hur personen är och hur er relation ser ut hur du kan adressera problemet i samtalet OCH om personen gör detta medvetet eller omedvetet.

Konflikt med en informell ledare

Om medarbetaren underpresterar eller hens attityd och beteende som brister är det vad som behöver stå i fokus i ert möte. Är det er relation som brister så är huvudfrågan hur ni ska kunna samarbeta bättre framåt. Om personen motarbetar dig medvetet behöver du troligen ha en tydligare ton i samtalet för vad som är acceptabelt beteende i ert team och inte jämfört med om du misstänker att detta sker omedvetet. Att ha en bra arbetsmiljö på jobbet är lika viktigt för dig som chef som för medarbetarna du leder och att ha det motsatta är inget du ska behöva stå ut med.

Min erfarenhet är att att det ibland kan vara nyttigt som ledare att erkänna den informella ledarens makt och påverkan över sina kollegor. Genom att berätta att du ser och värdesätter det, att ni därför behöver ha ett gott samarbete och uppmanar personen till att kliva in i ledarrollen som det informella ledarskapet innebär kan leda till att personen börjar ta mer ansvar för sin påverkansmakt. Många individer växer med det ansvar som vi får till oss och jag har sett detta göra stor skillnad på väldigt kort tid.

Oavsett vilket så är målet med samtalet att hitta vägar framåt så prata med din chef innan ni ses så du har hens stöd, prata med HR om det går och dokumentera mötet och skriv en handlingsplan på vad medarbetaren (och du) behöver göra framåt och vad som har tydliggjorts. Följ sedan upp det: blir det bättre eller sämre?

Om bättre, hurra och bra jobbat av er båda! Om sämre, följ upp med ytterligare samtal och vidta åtgärder om det fortsätter. Jag har genom åren fått ta del av både exempel som löst sig jättefint där chefen och medarbetaren har funnit bra samarbetsformer och andra där det har slutat desto sämre. En lärdom från de senare tillfällena är att om medarbetaren inte sköter sitt uppdrag och dessutom är kränkande eller gränslös i sitt beteende utan den minsta vilja att försöka förändra det: då är en omplacering eller ett utköp troligen mer skonsamt än att detta ska fortsätta och troligen förvärras över flera års tid. Men det är viktigt att alltid försöka lösa situationen först.

Även om en tycker olika, inte “klickar”, direkt ogillar eller konkurrerar med varandra så är det fortfarande viktigt att vara respektfull mot varandra på jobbet. Bild: Photo by Stillness InMotion on Unsplash

Du som yngre chef behöver inte “bevisa dig” för att få grundläggande respekt

Sist men absolut inte minst, ett ämne jag nog skulle kunna skriva en hel bloggserie om. Jag möter ofta funderingar kring hur en som yngre (och/eller kvinna) ska behöva “bevisa sig” eller sätta sig i respekt från personerna som en är eller blir chef för. Och vet du, så till vida du inte beter oförskämt eller illa, så ska inte du behöva vara eller göra något för att få grundläggande respekt för dig som person eller som chef. Såklart tar det tid att bygga tillit och förtroende och det är inget vi kan förvänta oss att bara få från våra medarbetare men att bli lyssnande på och bli tagna på allvar: det ingår i att vara vardagligt respektfull såsom en bör vara mot alla på jobbet. et är inget som vi ska se som “en bonus” på en arbetsplats. Du har fått det här jobbet eftersom någon tror att du kommer att göra ett bra jobb i den här rollen och det räcker - sedan kommer du att göra fel, misstag och lära dig massor på vägen. För det ingår i ledarskapet och ingen chef är perfekt, inte jag, inte du och ingen annan heller.

Du ska alltså inte tolerera gränslösa och respektlösa beteenden hur ny du än är som chef! Det är stor skillnad på det och att behöva argumentera för och motivera beslut, ståndpunkter och handlingar som du gör som ledare, det senare behöver alla ledare göra och det förstnämnda ska ingen behöva acceptera.

Som vanligt blev detta svar rätt så långt men ja, komplexa frågor behöver få ta plats tänker jag. Behöver du mer råd och stöd kring detta, boka en tid hos Bossakuten så kan jag hjälpa dig personligen. Men jag hoppas att detta svar ändå kan bidra med några tankar och nya perspektiv! Vad säger du som läser? Har du varit med om något liknande som beskrivs här i läsarfrågan?

Konflikthantering som #enriktigboss

Det sägs att svenskar är konflikträdda och att vi undviker konflikter allt vi kan. Huruvida det stämmer eller inte kan såklart diskuteras men en sak som är säker är att chefer och ledare inte bara behöver lära sig att tåla konflikter - vi måste också hantera dem. Så, hur gör man det? Hur gör man om en medarbetare blir arg eller börjar gråta? Hur gör man det på ett sätt som leder framåt?

Läs mer: Olika typer av konflikter

Att tycka olika eller att inte dra jämt alltid är både naturligt och sunt i en organisation. Men när det uppstår konflikter kan det vara bra att reda ut dem förr snarare än senare.

Konflikthantering som #enriktigboss

Det bästa vore såklart om medarbetare och kollegor som blir osams själva kan diskutera och lösa problemet som de har. Men om det inte går så är det upp till dig som chef att hjälpa dem med det. Konflikter som får ligga olösta över tid riskerar inte bara att växa och byggas på, de kan också bli otroligt infekterade och sprida både osämja och negativitet till andra medarbetare och delar av organisationen. I poddavsnittet om detta lyfter vi upp hur du som ledare både kan förbereda och genomföra en konflikthantering på ett bra sätt men andra saker som kan vara bra att ha med sig är:

• Genom att vara närvarande som ledare så blir det lättare att avgöra om konflikten är något som kommer att lösa sig av sig självt eller om du behöver kliva in. Är du osäker om du behöver hjälpa till? Fråga de som är inblandade: “är detta något ni löser själva eller finns det något jag kan hjälpa er med?”

• Sätt tydliga spelregler för samtalet redan i början av samtalet: framförallt om det är flera personer inblandade. Exempelvis att ni måste låta varandra tala till punkt och aktivt lyssna på varandra. Berätta också från början att du är med som samtalsledare och att din roll är hjälpa medarbetarna framåt vilket innebär att du kommer att fördela ordet och se till att samtalet rör sig framåt.

• Förbered dig före samtalet genom att prata med de som är inblandade individuellt för att få så god förståelse som möjligt för vad som har hänt och vad konflikten handlar om egentligen.

Som vanligt så hittar du också avsnittet på Podbean, Spotify, Acast eller iTunes. Dessutom är du givetvis varmt välkommen in till vår LinkedIn-grupp om du vill nätverka och lära känna andra som lyssnar på podden!

När lönsamhet och välmående krockar

I samband med att jag föreläste om hållbart ledarskap och Bosskartan förra veckan så kom en mycket intressant fråga. Nämligen vad som händer när organisationens lönsamhet och medarbetares behov av välmående krockar och du som chef står mittemellan. Hur gör man då?

Det kortaste svaret är förstås: det beror på. Men jag tänkte att vi ska utveckla det lite mer än så eftersom detta är en spännande gråzon. Häng med!

Som chef, och särskilt som mellanchef, hamnar en ibland mittemellan när organisationen har ett behov och medarbetare ett annat. Bild: KT on Unsplash

När lönsamhet och välmående krockar

Det är rätt ofta som dessa två aspekter, lönsamhet och välmående, ses som motpoler till varandra och så behöver det inte vara. Tvärtom - det går att göra både och. Men eftersom få saker i livet är svartvita behövs ibland det ena mer än det andra. Det är dock viktigt att ha med sig som ledare att forskning påvisar att om vi mår bra på jobbet så presterar vi bättre, vilket såklart påverkar lönsamheten positivt.

Vill du som företagare dessutom behålla er kompetenta, drivna och kunniga personal är detta ytterligare ett incitament som kommer att få dem att vilja stanna hos er. Mår medarbetarna bra mår organisationen bra - och omvänt. Vi klarar oss inte utan varandra och att exploatera medarbetare som förbrukningsvaror är inte ett sätt att vara en del av framtidens värderingsstyrda affärsliv.

Så, hur gör du som chef när medarbetarnas behov och organisationens behov och resurser krockar med varandra? Det beror givetvis på vad situationen gäller med det första steget tänker jag är att:

Kartlägga alla(s) behov och möjligheter

Vilka behov har medarbetaren och varför är de viktiga? Vilka behov och resurser har ni som organisation? Vad är direktiven ovanifrån och vilka skyldigheter har ni som arbetsgivare? Även om det kan ta tid i anspråk att prata, undersöka och researcha de olika alternativen kommer det att underlätta för dig när du ska försöka...

Hitta en bra lösning

Målet med situationen är såklart att hitta en lösning. Helst en som är så bra som möjligt för alla parter och det är därför det är värt att lägga lite extra tid på kartläggningen. Genom att diskutera de olika behoven som finns kan ni förhoppningsvis också hitta olika förslag på olika lösningar som förhoppningsvis kan bli en win-win.

Det går såklart inte alltid att göra alla glada eller vara alla till lags. Något som kan underlätta då är att:

Vara så transparent som möjligt

Du kan som chef förmodligen inte dela med dig av allt gentemot dina medarbetare eller kollegor. Men genom att vara så transparent som möjligt kommer du att underlätta processen - både i förhandlingen när ni ska hitta en lösning men framförallt om ni inte kan mötas i en kompromiss. Genom att förklara, motivera och ge en kontext till varför parterna kan eller inte kan göra något blir det lättare för mottagaren att förstå situationen även om hen inte håller med.

Andra tips är att hålla dig så objektiv som möjligt. Använd både hatten där du representerar organisationen men också hatten där du ansvarar för medarbetarna och deras arbetsmiljö. Försök se och förstå de olika perspektiven. Men också att det inte alltid går att göra alla nöjda samtidigt och i de lägena är det viktigaste att du som ledare känner att du har gjort var du kan och att du har agerat på ett sätt som går i linje med dina värderingar och skyldigheter som chef.

Jag hoppas det här inlägget kan ses som en riktlinje för hur du kan göra det! Dela gärna med dig - har du några erfarenheter eller situationer där du som ledare har befunnit sig i en sådan här sits? Vad hände då och hur löste du det?

Hantera en svår medarbetare

Det är inte alltid en dans på rosor att jobba som chef och förr eller senare så kommer du att möta medarbetare som är envisa, säger emot, misstycker eller sätter sig på tvären. Så hur kan du tänka när du ska hantera en svår medarbetare? Här kommer några do's and dont's.

Men först! En brasklapp. En stor sådan. Var försiktig med att stämpla medarbetare som "lätta" eller "svåra". Risken är nämligen stor att vi, om vi börjar kategorisera varandra så, påverkas av det psykologiska fenomenet Pygmalion-effekten. Det innebär i korthet att vi riskerar att börja behandla personer utifrån det vi tror om dem. I de ursprungliga experimenten som gjordes bland lärare och elever så fick lärare veta att några elever i deras klass var särskilt intelligenta och började behandla dem som om de var det - vilket i sin tur påverkade elevernas skolarbete.

Så bara för att rubriken här handlar om hur du kan hantera svåra medarbetare innebär det inte det är så svartvitt att vissa medarbetare är "lätta" och därmed bra och enkla att jobba med medan andra är "svåra" och därmed omöjliga att jobba med.

Läs mer: Det är dags att skrota det första intrycket!

Don't! Låt din irritation eller frustration ta överhanden om du kan undvika det när du har en medarbetare som känns lite extra... mycket. Och svär inte av dig till andra i arbetsgruppen utan om du behöver det, spara det till ett tryggt sammanhang utanför jobbet som din mentor, ditt chefsnätverk eller en chefskompis istället. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Don't

Glöm bort skillnaden mellan sak och person

När vi har mycket att göra och bara vill att allt ska funka smidigt är det lätt hänt att börja blanda ihop sak och person. Det har hänt oss alla någon gång och inget att dra för stora växlar på i efterhand. Men försök påminna dig nästa gång du märker att du biter ihop och tänker frustrerande tankar om en person att det är en viktig skillnad. Så även medarbetaren känns jobbigast i världen är det ditt jobb att försöka hålla huvudet kallt och skilja på personen och vad hen gör.

Glöm bort kontexten

Få av oss agerar i ett vakuum och historielöst utan det finns ofta anledningar till varför vi agerar som vi gör. Det är sällan heller en enda sak eller alltid enkelt att veta exakt varför vi beter såsom vi gör. Så om en medarbetare exempelvis motsätter sig alla former av förändringar så kan det bero en rad olika faktorer.

Kanske har hen blivit överkörd och illa påverkad av tidigare organisationsförändringar? Kanske är hens förändringsmotstånd extra starkt på grund av erfarenheter utanför jobbet? Eller så motsätter sig hen förändringarna eftersom hen inte upplever att hen har blivit tillfrågad eller informerad om dem tidigare? Och så vidare. Jag skulle kunna fortsätta rada exempel men jag tror du fattar. Vi är dessutom långtifrån alltid medvetna om varför vi reagerar eller agerar på det sätt som vi gör.

Det innebär dock inte att du som chef behöver veta allting om alla medarbetare. Däremot kan det underlätta enormt att lära känna personerna som du jobbar med och, om du är ny i organisationen eller arbetsgruppen, ställa frågor om hur det har varit förut för att öka din förståelse och medvetenhet. Och, inte minst, kom ihåg att vår historia inte alltid är det bästa sättet för att förutspå hur vi kommer att agera i framtiden.

Utgå från dig själv

En annan vanlig miss vi gör är att utgå från oss själva när vi hanterar olika situationer. Alla är vi olika, alla jobbar vi olika, alla har vi olika inlärningsstilar och sätt att förstå saker på. Så bara för att en medarbetare inte tänker eller agerar som du innebär det inte per automatik att det är medarbetaren är fel på utan det är kanske något du skulle kunna göra annorlunda.

Do! Kom ihåg att vi alla är mänskliga och försök att ha ett öppet sinne för vad det är medarbetaren ger uttryck för med sitt beteende. Bild: Ozan Karabulut från Pixabay 

Do

Lyssna på vad hen säger

Försök att ta ett kliv åt sidan och lyssna efter vad det är den stökiga medarbetaren ger utlopp för egentligen? Gnäll, klagomål eller motstånd är ofta symptom och utan att fixa rotorsaken så kommer det också bli svårt att stävja det.

Rätt många som stämplas som "jobbiga medarbetare" är egentligen en av er organisations starkaste tillgångar. Dels för att de vågar höja sin röst om saker som kanske inte fungerar i verksamheten, om de svårigheter eller utmaningar som inte ni andra är medvetna om eller om det som är obekvämt att prata om. Dels för att det sista du vill som chef är att bara vara omgiven av ja-sägare eller personer som är precis som du själv. Olika är inte alltid det bekvämaste men det är det nyttigaste att ha olika perspektiv, infallsvinklar och åsikter i arbetsgruppen - ni kommer att prestera bättre då även om det kräver mer arbete av dig som ledare inledningsvis.

Ge personen insyn och ansvar

De allra flesta av oss reagerar med oro när vi inte har en kontext eller insyn i vad som sker. Likaså om vi inte känner att vi får vara med i beslut som gäller oss själva. Därför kan insyn och ansvar göra stor skillnad. Inte minst för att skapa känslan av delaktighet.

Var tydlig när det behövs

Sist men inte minst vill jag också betona att du inte ska utplåna dig själv för att behaga alla alltid. Nej, ledarskap handlar inte om dig och ja, det är medarbetarna som du ska prioritera främst. Men ibland så är det också så att det inte spelar någon som helst roll vad du gör som chef om inte medarbetaren också vill samarbeta. Jag har tyvärr sett jätteduktiga chefer misslyckas i sitt uppdrag eftersom gruppen inte var det minsta mottagliga eller samarbetsvilliga. It takes two to tango och är inte den enda som bär ansvar för att er relation och att medarbetaren ska fungera i sitt arbete.

Så om du har försökt alla verktyg som du kan komma på för att underlätta den motsträviga medarbetarens vardag, förståelse, insyn och ansvar utan att få något gehör - prata om det med personen ifråga! Helst individuellt och våga var direkt om det som inte fungerar och hur ni kan arbeta med detta framåt. Var transparent och säg hur du upplever ert samarbete. Exempelvis: "jag upplever [detta och detta]. Hur upplever du det? Vad behöver du från mig och vad kan vi göra för att detta ska fungera bättre? Vad kan du själv göra?"

Balansen mellan hur direkt en kan och bör vara beror givetvis på vilken problematik det gäller. Men sträva efter att vara tydlig med omtanke och försök hitta saker att jobba fram emot. Går inte det (eller om personen fortsätter vara motsträvig och motarbeta dig i din roll) då kanske det kan behövas sättas hårt mot hårt för att förtydliga vad som förväntas av medarbetaren och inte.

Bonustips: Undvik att lägga allt ditt fokus på en eller några få medarbetare

Ibland händer det att en eller några få personer i arbetsgruppen kan dränera mer energi från dig som ledare än vad hela arbetsgruppen gör tillsammans. Då är det viktigt att du skapar dig en strategi för hur du ska hantera det för dig själv. Ett bonustips är dessutom att försöka att undvika allt ditt fokus på en eller några få medarbetare. Det är allmänt känt och påvisat att det i princip alltid finns någon eller några motarbetare i alla organisationer. En gyllene regel i förändringsledning är att vi, inför en förändring, ofta kan kategoriseras i tre olika grupper:

1. De som säger "ja, vad kul!" utan att behöva höra så mycket mer om vad som komma skall

2. De som säger "okej, vi får se hur det här går" innan de bestämmer sig för om de vill hoppa på tåget eller ej.

3. De som motsätter sig alla förändringar vad det än gäller

Det är vanligt då att lägga mest fokus på den tredje gruppen i tron om att om du kan vinna över dem är de andra med på tåget. Gör inte det. Se istället till så att alla har all information och är så delaktiga som de behöver vara och lägg sedan din mesta energi på de personerna som ingår i de två första grupperna. Kom också ihåg att det inte heller så enkelt att vi alla alltid befinner oss i en av dessa kategorier. Tvärtom kan vi röra oss mellan dem beroende på vad förändringen gäller.

Så, nu får vi nog sätta punkt. Det här är onekligen ett stort ämne och ovan är mina generella tankar och tips för hur du kan hantera en svår medarbetare. Har du frågor eller följdfrågor kring en specifik situation med en medarbetare som sätter sig på tvären? Tveka inte att mejla mig på clara@bossbloggen.se i så fall eller dela med dig av dina erfarenheter i kommentarsfältet!

Hantera starka känslor i svåra samtal

Svåra samtal är ett ämne vi har pratat om flertalet gånger förut. Något vi däremot inte har hunnit beröra än är hur en kan hantera starka känslor i svåra samtal. För det är inte alltid så enkelt att veta vad man ska göra om en medarbetare reagerar jättestarkt på det ni pratar om. Och det är oavsett om personen bryter ihop i tårar, blir asförbannad eller reagerar på något annat vis. Beroende på ämnet och relationen en har är inte alltid heller så enkelt att hålla sina egna känslor i schack heller för den delen. Så, vad kan vara bra att tänka på?

Läs mer: Att förbereda svåra samtal

Känslor och särskilt starka sådana kan upplevas som väldigt privata. Både för den som känner dem och den som får se dem. Därför är det viktigt att du som chef tar hand om det förtroende som du får när en medarbetare visar dem. Bild: Tom Pumford on Unsplash

Hantera starka känslor i svåra samtal

I teorin hade det kanske känts bekvämt om ingen av oss hade negativa känslor eller i alla fall alltid hade förmågan att alltid hålla dem borta från jobbet. Och visst, på de allra flesta arbetsplatser finns det en norm om hur vi bör uppföra oss och inte. Vilket ofta kan vara positivt! Det innebär dock inte alltid att vi alltid visar våra bästa sidor eller alltid har förmågan att lämna privatlivet hemma och jobbet på jobbet och så vidare. Känslor är fullt naturligt (och livsnödvändigt) och ja, ibland så reagerar vi starkt på saker som händer omkring oss.

I det svåra samtalet så är det ofta du som mötesledare och personen/personerna samtalet berör. Ibland kan det förstås behöva finnas andra med men för denna artikel tänker vi oss att du som chef och en medarbetare är själva och att medarbetaren blir ordentligt arg eller ledsen över det ni prata om. Vad ska du tänka på som chef?

Behåll lugnet

Oavsett vilken känslan medarbetaren reagerar med är det viktigt att du försöker hålla dig lugn. Det går inte i alla lägen, vilket är helt okej och vi kommer beröra det senare, men sträva efter det. Det kommer att hjälpa dig tänka klarare och lyssna på vad medarbetaren upplever.

Lyssna, lyssna, lyssna

När vi blir ledsna, arga eller upprörda är ofta det bästa vi som medmänniskor kan göra är att lyssna. Det är sällan rätt tid att komma med lösningar när medarbetaren är mitt inne i känslostormen. Förminska inte hens känslor, hen känner dem av någon anledning som du kanske inte har en aning om. Visa att du bryr dig genom att ställa öppna frågor och lyssna ordentligt på svaren. De kan hjälpa dig att förstå vad det här handlar om egentligen. Vilket i sin tur kan hjälpa er framåt när känslorna har stillats lite.

Ta inte över av personens känslor

Det är en sak att du som chef i det här läget påverkas av att personen reagerar, är medkännande och anpassar samtalet efter detta. Men det är en annan sak att ta över hens känslor och känna dem som om de vore dina. Din roll här är att hjälpa medarbetaren och att ni tids nog ska hitta en lösning på problemet som ni står inför och har det här samtalet kring.

Det finns lite olika tekniker för hur en kan göra detta. Men de förtjänar nog en egen bloggartikel om ni är intresserade av ämnet.

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Något som däremot är viktigt är att du som chef är medveten om ditt kroppsspråk och vad du förmedlar med det under ert samtal. Det spelar ingen roll att du säger att medarbetaren får ta sin tid om är du är sammanbiten och stressad. Bild: Christian Fregnan on Unsplash

Det är okej att visa känslor

Även om du inte ska att du inte ska ryckas med och känna allt medarbetaren känner så är det förstås okej att du visar känslor. Inte minst om det är något sorgligt som hänt. Du som chef varken kan eller behöver vara stoisk jämt. Tvärtom, kan det skapa en känsla av samhörighet och förståelse att visa vad du känner och inte ha ett ansikte fyllt av botox.

Fysisk kontakt kan både hjälpa och stjälpa

Ibland kan fysisk kontakt, en hand på underarmen eller en kram vara till hjälp för den som är upprörd. Men i det här sammanhanget kan det snabbt stjälpa mer än det hjälper beroende på vilken relation ni har och hur kulturen ser ut just på er arbetsplats. En bra tumregel är: känns det som om personen behöver en kram eller någon att, bokstavligen talat, hålla i handen. Fråga om personen vill ha det. Säger hen nej eller på något vis visar att de tycker detta är obehagligt - låt bli.

Låt de mest starka känslorna stilla sig innan ni går vidare

Beroende på anledningen till det svåra samtalet är kanske detta inget som medarbetaren kommer att komma över tills ert möte är klart. Det är helt okej. Det viktiga är att personen får utrymme för att låta de starkaste känslorna stillar sig. Ha inte för bråttom med att gå vidare i samtalet även om det kan kännas lockande att få det överstökat, eller känns obekvämt och jobbigt. Ha tålamodet att vänta ut hen. Sedan kommer ni förmodligen att ha ett betydligt mer konkret samtal om vad som komma skall.

Följ upp efteråt

Om det har varit ett samtal med en anledning som påverkar medarbetaren starkt är det både omtänksamt och betydelsefullt att du följer upp hur en mår eller vad som har hänt sedan ni pratades vid. Visa att du bryr dig även utanför mötesrummet, det kommer att uppskattas.

Om du själv är den som reagerar starkt

Ibland kan det hända det att man själv är den som förlorar fattningen om något svårt kommer på tal. Sker det, försök att hitta den igen eftersom detta samtal är inte för dig. Be om ursäkt om det behövs. Och kom ihåg att du också är mänsklig. Det behöver alltså inte vara hela världen att du gjorde detta. Däremot kan det vara nyttigt att i efterhand fundera över vad det var som triggade igång dina känslor och varför det blev som det blev. Det kan både leda till lite bättre självförståelse och bli en nyttig lärdom för framtiden.

Vad säger du som läser? Har du någon gång varit med om detta och hur löste ni situationen då?