Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Liven vi lever

Förutom att det har varit extrema mängder jobb den här veckan har jag också hunnit filosofera mycket. En del av mitt jobb och liv som både är ett intresse liksom nödvändigt vattenhål och jag är alltid nyfiken. Vad händer här? Och vart är vi på väg?

Den här veckan har två olika händelser varit extra katalyserande för tankeverksamheten och båda har satts i rullning av två (av mina många) entreprenörsförebilder och sedan misstänker jag att den senaste tidens dödsfall har spelat in med. Livets skörhet framträder trots allt tydligare när döden är närvarande bland kulisserna.

Först ut av entreprenörsförebilderna var Madeleine Rybeck som intervjuade mig till sin podd Kvinna 40+ där vi pratade om det här med att kombinera karriär och familjeliv - går det att göra både och? Ja, tänker jag och önskar att jag tryckt ännu hårdare på att man kan jobba hållbart på riktigt även om det kräver både sin ansträngning och avspänning på samma gång.

Sedan läste jag Krickelins inlägg och kommentarsfält om hur våra inre barns röster tystnar respektive tystas ner under dem sociala civiliseringen även kallad uppväxt.

Och vet du? Jag är så evinnerliga less på alla dessa sociala konstruktioner - som såklart å ena sidan är nödvändiga för att vi som samhälle ska fungera men som å andra sidan också fortsätter göra oss illa på olika sätt.

Åsikterna om hur andra lever sina liv. Hur man ser ut eller hur man identifierar sig.

Fnysanden om hur man inte kan göra det ena eller varför inte hela friden inte alla går samma eller liknande väg som man själv har gjort.

Frustration över andras okunskap, omedvetenhet eller oförstånd.

Illamåenden över andras gränslöshet som samtidigt också tillåts även om kliven över gränsen inte borde ha skett från första början.

Vad fan liksom. Om det inte skadar någon annan - låt folk få leva som de vill. Vara som de vill. Jobba och se ut som de vill. Låt oss mötas i respekt och med omtanke istället för misstänksamhet och misstro.

Liven vi lever är allt vi har och det är fan för kort för att göra något annat än att försöka upplevas och njutas av - samtidigt som vi behöver göra det bättre för fler. Och det sista tror jag ändå är det viktigaste av allt för den lilla bisatsen rymmer det som många saknar. Meningsfullheten och syftet utanför oss själva. Det som också ger gemenskapen, sammanhanget och glädjen. Vi dör alla ensamma men vi kan leva tillsammans tills dess. Och finns det någon bättre gåva att ge våra barn än en värld och en mänsklighet som mår lite bättre för varje generation? Jag tror inte det. Eller?

Formulera din ledarskapsfilosofi!

En av bossnycklarna är Ledarskapsfilosofi och det var nu i somras som jag insåg att denna och alla olika övningar som ingår inte bara borde vara en del av klientarbetet eller utbildningarna jag gör - såklart borde det vara en separat ledarskapsträning där du får coachas genom alla de olika övningarna som ingår så att du kan skapa din personliga ledarskapsfilosofi.

Din ledarskapsfilosofi = hjärta + hjärna + handlingskraft! Alla pusselbitar behövs för att vara en bra ledare och genom att sätta ord på detta gör du grundarbetet som kommer att underlätta resten av din chefskarriär.

Din ledarskapsfilosofi

I två workshops om två timmar djupdyker vi in i ditt ledarskap. Hur är du som ledare? Hur vill du vara? Vad är dina styrkor? Vad är dina svagheter? Hur kan du använda dig av de förstnämnda och förebygga de senare? Vilka är dina värderingar? Vad vill du utstråla? Hur agerar du under stress och press? Det och mycket är områden som vi jobbar med tillsammans. Slutresultatet blir din egenkomponerade ledarskapsfilosofi som du kan använda som ramverk och riktlinje i din vardag. Men som också gör det lättare för dig att fokusera på de du leder eftersom du blir mer proaktiv, tydligare och tryggare just har gjort det grundläggande jobbet med dig själv.

Priset för att arbeta fram din ledarskapsfilosofi är 10 000 SEK, exklusive moms för företag och inklusive moms för privatpersoner. Möjlighet till delfakturering respektive delbetalning av utbildningsbeloppet finns och vi träffas antingen på plats i våra lokaler i Höör, digitalt eller talas vid över telefon.

Jag har jobbat som chef i många år, varför ska jag göra detta?

För att du vill jobba annorlunda, mer fokuserat och på sikt göra dig själv umbärlig som ledare. Du vill gå från att vara reaktiv, släcka bränder och känna dig stressad till att vara mer proaktiv, arbeta med dina styrkor och svagheter och bli mer välgrundad. Mer erfarenhet ger dig mer data om hur du leder i praktiken och innebär inte att “det är för sent” att skapa sin ledarskapsfilosofi ett gäng år in i chefskarriären. Tvärtom är det “bättre sent än aldrig”-principen som råder här.

Och om jag är ny som chef?

Då är det klockren tajming för att underlätta din egen transformationsprocess in i chefsrollen!

Kan jag göra detta om jag vill bli chef?

Såklart! Även om du inte har erfarenhet av chefsuppdraget sedan tidigare har du troligtvis olika ledarerfarenheter vi kan utgå från. Fördelen med att göra detta grundarbete såhär tidigt är du ger dig själv en karta för hur du vill vara och agera som ledare. En vanlig utmaning som blivande förstagångsledare är att uttrycka sina ledarskapsförmågor. Här får du dem samlade vilket gör det lättare för dig att sälja in dig själv som blivande ledare men det gör det också lättare när du väl kliver in i ditt första chefsuppdrag eftersom du har gjort det grövsta grovarbetet med dig själv.

Vill du läsa mer om eller boka denna ledarskapsträning? Det gör du här: Din ledarskapsfilosofi!

---

Bossbloggen ingår i Bossverket där morgondagens ledare utbildas och tränas!

Skohorn, silvertejp, pannben och humor

Ja, det är mina verktyg jag använder mig av den här veckan för att få ihop allt! Ibland är det inte svårare än så, hehe. Skämt åsido! Anledningen till varför det händer så mycket på en gång är för att min man kör en utbildningsvecka med långa dagar plus att förskolan är stängd så jag drar merparten av lasset hemma plus har flera stora och viktiga deadlines samtidigt. Uppskattade i söndags att jag har ungefär 60 procent av min vanliga arbetstid den här veckan och ungefär 150 procents arbetsbelastning. Rimligt? Den här gången: ja! Eftersom (och jag vill verkligen betona eftersomet här) det gäller en ynka arbetsvecka. Men då fattar du vad jag menar med att både skohornet, silvertejpen, pannbenet och humorn alla fyra är ständigt närvarande. Kom ihåg - det är okej att ge järnet de stunder de behövs när livet sedan går tillbaka till det vanliga. Tycker det är viktigt att nyansera det apropå den här gamla godingen till bloggartikel: skillnaden mellan att vara överarbetad och utbränd

Så vad gör vi? Nu kör vi! Jag är taggad och tycker det ska bli en rolig utmaning. Hur har du det där du är? Är det fullt ös hos dig med eller lite lugnare tempo?

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte ofta mitt professionella topplock ryker men idag är visst dagen det hände. Ett branschkollega (vars arbete jag hyser stor respekt inför) gjorde ett uttalande där hen gjorde uppmaningen att ta bort alla ledarskapsutbildningar till förmån för AI-tjänster och ja, detta uttalande provocerade mig djupt.

Min frustration kommer inte från att jag jobbar med ledarskapsutbildningar eller att jag ogillar AI (me like it). Utan av att jag, varje vecka, möter blivande som varande chefer som är frustrerade över att inte få tillräckligt med utbildning och ledarskapsträning baserad på deras behov. För ledarskap är ofta svårt, snårigt och ensamt. Och hur bra AI än är och blir så kan inte AI:n göra allt i ditt chefsjobb åt dig.

Bild: Gerard Siderius on Unsplash

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte AI som:

• Behöver bemöta en gråtande medarbetare när en närstående gått bort

• Eller börja undersöka och ta reda på om en medarbetare sköter sig - eller inte - hur det tar sig uttryck och sedan hanterar situationen

• Sätter upp spelreglerna för hur ert team ska jobba tillsammans

• Vara en del av och göra ett positivt avtryck på er organisations- och arbetsplatskultur

• Identifiera vilken sorts konflikt som bryter ut och hur du kan hantera olika sorters konflikter

• Leda möten på ett sätt som gör att alla kommer till tals och blir ordentligt lyssnade på samtidigt som arbetet drivs framåt

• Ha och använda medarbetarsamtalen till att stärka medarbetarens engagemang och lojalitet gentemot organisationen

• Verkställa uttänkta strategier och omsätta dem i handling

• Bygger starka, tåliga och resilienta relationer med dina medarbetare

• Ha lära-känna-samtal med dina nya medarbetare

• Vilken ledarskapsstil som du ska använda i det tillfället där du befinner dig. För ja, du kan läsa om de olika varianter som finns, exempelvis coachande ledarskap eller umbärligt ledarskap men det är genom att testa dem i olika sammanhang som du lär dig hur du kan använda dem i vardagen som ledare

För att nämna några lägen, det finns fler. Och ja, alla dessa är bra exempel på situationer där alla chefer kan och bör få utbildning och ledarskapsträning samt fortbildning inom för att bättre kunna leda dessa olika scenarion. Kommer du som läser på några fler?