Fem vanliga ledarskapsmissar

Ingen är perfekt och inte heller chefen. Framförallt inte när tiden är knapp och stressnivåerna höga. INC.com har listat fem vanliga ledarskapsmissar som är lätta att råka göra när tiden inte räcker till och sedan har jag såklart utökat dessa med tips och råd med hur du kan hantera dem om och när de väl händer.

Men innan vi dyker ner i dem vill jag börja med att säga att du som känner igen dig i en eller flera av dessa missar inte ska döma dig själv för hårt utan tvärtom uppskatta att du vågar granska dig själv i din ledarroll och upptäcka de misstag du har gjort. Det är inte alla ledare som gör det trots att det är högst normalt att göra fel och att det är genom dem som vi kan utvecklas och bli ännu bättre ledare.

Genom att lära oss från det vi gör fel gör vi fler rätt som ledare. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Fem vanliga ledarskapsmissar

Inte lyssna ordentligt 

Handen upp den som aldrig har råkat vara så upptagen, stressad eller jäktad att man missar den någon säger till en. Ingen? Nä, det har väl ändå alla varit med om någon gång i livet. Ytterst mänskligt, ytterst förståeligt med risken kan bli stor att problem, konflikter och missförstånd börjar gro om vi som ledare inte lyssnar ordentligt och försöker förstå det som sägs till oss. För det är inte så så enkelt att vi bara kan nöja oss med orden vi får till oss, i ledarrollen behöver vi också försöka se deras kontext och förstå deras innebörd.

Sätt att hantera det på: Om du kommer på dig själv med att inte lyssna eller inte riktigt förstå vad din medarbetare eller kollega pratar om. Erkänn det, be om ursäkt och dra ett djupt andetag för att dra dig tillbaka till nuet. Ställ följdfrågor och kontrollfrågor som: tolkar jag dig rätt i/om XXX…? Det är i princip alltid bättre, mer effektivt och mer förtroendeingivande att göra erkänna sin mänsklighet än att anta saker eller gissa sig fram.

Lästips: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Inte ge medarbetarna tillräckligt med information 

En annan vanlig miss är att inte ge medarbetarna tillräckligt med information om saker som händer och sker eller att medarbetarna inte har någon kunskap eller förståelse för kontexten som de verkar i. Något som är vanligt eftersom vi människor har en tendens att utgå från oss själva i första hand och, när vi har bråttom, stanna där och glömma bort att andra kanske inte vet det du vet eller har de kunskaperna som du har.

Sätt att hantera det på: Lösningen är inte att alltid ge all information till alla hela tiden eller att alltid sätta alla som cc på dina mejl utan det du behöver göra är att bygga dig din egen kommunikationsplan. Vem behöver veta vad och när? Vad kan du dela och vad kan du inte dela? Vilka kommunikationsstyrkor har du som ledare? Vilka svagheter har du? Genom att veta det senare kan du lättare förekomma dig själv.

En annan viktig sak är att lyfta hur det arbete ni gör påverkar andra omkring er, att påvisa kontexten ni befinner er i, i vardagen. Exempelvis genom att motivera beslut: “Jag hade velat gör si men då påverkas ekonomiavdelningen negativt. Kan vi göra såhär i stället?” och att se över er möteskultur så att alla får den information som de behöver för att kunna göra sitt jobb.

Lästips: Vardagsretorik som ledare

Inte coacha medarbetarna 

När tiden är risken stor att en som ledare börjar berätta hur saker ska göras, ge instruktioner snarare än att coacha medarbetarna till att själva fatta beslut. Och ibland är det rätt så! Jag menar, om kontorslandskapet brinner är det knappast rätt läge att börja ställa coachande frågor som “vilket håll vill du helst välja?”. Men eftersom ett av de vanligaste argumentet för att inte coacha medarbetarna är att det inte finns tid till det - när det coachande ledarskapet faktiskt frigör tid för dig som chef - vill jag ändå uppmuntra dig att göra det ändå.

Sätt att hantera det på: När en medarbetare kommer till dig med en fråga, svara med frågor istället. Låt medarbetaren (förutsatt att hen har kunskapen och kompetensen till det) få resonera sig fram till svaret istället för att du bara ger det till hen. Ja, det tar mer tid till en början och kräver mer av dig som ledare inledningsvis men förtjänsten blir att du kommer att hjälpa medarbetaren att börja arbeta mer självständigt vilket över tid sparar dig massor av tid samtidigt som det utvecklar medarbetaren och troligtvis också ökar hens engagemang och ansvarskänsla för sina arbetsuppgifter.

Lästips: Fem gyllene regler för frågande chefer

En annan vanlig miss, som ofta orsakas av stress och tidspress, är att inte vara tillgänglig som chef utan ha dörren till sitt kontor mer stängd än öppen. Bild: Tim Mossholder on Unsplash

Inte bekräfta eller erkänna sina medarbetare

Jag hade senast häromdagen diskussionen om hur olika behov vi alla har av bekräftelse och hur vissa medarbetare bara gör sitt jobb och bara förväntar sig beröm när hen gör något extra medan andra knappt gör det arbete de ska och ändå behöver massvis av beröm för minsta lilla de gör. Vilket kan vara grymt krävande för en som ledare att ge för man har ofta mycket annat som väntar utan att behöva berömma minsta lilla grej som personalen är anställd för att göra. Jag både förstår och känner igen den frustrationen precis som jag vet hur lätt det är att saker som fungerar bara får rulla på och så lägger vi mest tid på att prata om det som inte funkar eller kan bli bättre. Det är varken konstigt eller ovanligt att vi hamnar i den här fällan som chefer. Men! Att bekräfta och erkänna sina medarbetare spelar ofta större roll än vad vi tror och här har du som ledare ett viktigt ansvar, för få klarar sig utan att någon som helst bekräftelse i sitt arbetsliv.

Sätt att hantera det på: Försök få in beröm, bekräftelser och erkännanden av andras prestationer i vardagen och arbeta aktivt för att skapa en bra feedback-kultur. Att ge beröm behöver varken vara stort eller avancerat utan du kan komma långt med att uttrycka din uppskattning vilket i första steget gör att medarbetarna känner sig värdefulla och kan öka känslan av meningsfullhet men på lång sikt också stärker er som team och organisation.

Lästips: Saker som bra ledare säger om och om igen

Att ha kontorsdörren stängd

När man har mycket att göra är det lätt hänt att man stänger in sig på kontoret för att få saker gjorda, det är både rimligt och logiskt. Men en viktig del av ledarskapet handlar om att vara närvarande för din personal och det är inte heller alltid så enkelt att du upplevs som tillgänglig även om du har kontorsdörren öppen.

Sätt att hantera det på: Gör dig så tillgänglig som möjligt, ha en bra mötesstruktur och rutiner för att träffa personalen i vardagen. Är du inte på plats, var tydlig med var och hur du kan nås utan att för den sakens skull sitta och svara på mejl på din fritid. Reflektera över hur du reagerar i ord och kroppsspråk när medarbetare söker kontakt och hur du kan visa din tillgänglighet för teamet. Ha kontorsdörren öppen så ofta det går och stäng den när det behövs, vet du att det kommer en period när det kommer att vara mer intensivt och att du inte kommer att kunna vara närvarande som du brukar: berätta det så att medarbetarna vet var de har dig!

Lästips: Vad händer när ledarskapet inte finns

Och ja, som jag skrev tidigare, misströsta inte nu om du känner igen dig i någon av missarna utan se det som en lärdom. Att bli en ännu bättre ledare är en utvecklingsresa och den går inte alltid spikrakt framåt och uppåt utan kan ibland snarare liknas vid en berg-och-dalbana, hehe. Har du någon annan vanlig miss som du har upplevt eller sätt som du vill lägga till på listan?

En lunkande måndag

Hejsan! Hur står det till? Med mig är det helt okej trots att jag låg däckad i migrän större delen av helgen. M konstaterade på torsdagen att jag nog skulle behöva vara ledig några dagar och ja, det fick han rätt i. När spänningar och stress släpper för mig så kommer migränen ofta som ett brev på posten och eftersom förra veckan innebar flera rejäla utandningar och lättnadens suckar så fick det tyvärr bli några dagars sjukfrånvaro härifrån! Har därför en lunkande takt den här måndagen som, när jag tänker efter redan, ändå har hunnit vara rätt så händelserik. Dels av roliga nyheter och besked som jag inte kan dela eftersom de inte är mina. Dels har vi gått ut med beskedet nu att den tredje säsongen av podden skjuts på framtiden eftersom Alex har behövt rensa sitt schema för att vårda sin hälsa. Tråkigt men när livet kommer och knackar på måste man prioritera, att vara en stark ledare innebär att en måste ta det ansvaret både för sig själv och för andra.

Den här höstens sminkutmaning är det röda läppstiftet som jag alltid varit så svag för men aldrig lyckats börja med eftersom jag inte hittat rätt än. Får se om jag lyckas med det de kommande månaderna!

Veckan som kommer

Ja, halva dagen idag har redan hunnit gå och jag har jobbat undan ungefär hälften av det jag behöver göra idag inklusive att meditera och sova middag. Efter ett så stort och så ihållande migränanfall som jag har haft sedan i lördag är det verkligen mat och sömn som behövs extra utav för att kunna återgå till det normala. Men eftermiddagen kommer att vigas åt blogg- och Bossbrudsjobb samt att skriva vidare på utbildningsplanen jag håller på att sätta ihop till kund.

I morgon jobbar jag för Innovationscenter större delen av dagen och har en mentorsklient. Övriga veckan kommer att fyllas till bredden av att bygga klart ledarskapsutbildningar för kund, skriva bloggartiklar och att få några andra saker i rullning. Förhoppningsvis blir det en tur till stallet och en annan ut i skogen också men det återstår att se!

Tempot fortsätter alltså att vara lågmält intensivt och jag ser fram emot arbetsveckan. Får hoppas att jag slipper mer migrän bara. Hur ser dina planer ut för veckan?

En dag när inte mycket gått som tänkt

Hallå! What’s up? Med mig är det okej trots att jag har en dag som är lite motvalls. Jag vaknade med lätt migrän i morse. Diskmaskinen är trasig. Jag missade en mötestid. Ett annat fick skjutas fram. Katten ska till veterinären om en stund och jag ser inte fram emot att försöka få in honom i buren och hoppas innerligt att han mår bra utöver sin artros. Usch, har verkligen ont i magen inför detta.

Samtidigt händer det bra saker med så jag ska inte klaga alltför mycket även om jag mest känner mig som på bilden just nu. Jag ligger okej på det med allt utbildningsmaterial som jag håller på med nu - även om mycket återstå så de kommande två veckorna blir fullt fokus på det. Är en fröjd att få nörda ner sig på det här sättet så det är jag grymt glad för!

Men nu, nu är det dags att försöka övertala det lilla djuret att han ska in i buren. Notera att han sovit i den hela förmiddagen, haha, men kunde såklart inte stänga in honom i den när det var flera timmar kvar tills vi skulle åka. Håll gärna tummarna för oss!

När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

Läsarfrågan:

Hej, jag skulle behöva din hjälp. Vi genomgår en stor organisationsförändring som nyligen delats med medarbetarna och sedan dess har personalen varit både orolig och upprörd. Det är inte klart hur förändringen kommer att påverka oss och vi vet inte om det blir nedskärningar eller inte men sedan det blev offentligt har det varit mycket skitsnack i lunchrummet, spekulationer och rykten som florerar. Överlag är folk frustrerade, nedstämda och bekymrade och det har blivit en väldigt defensiv stämning där alla skyller allt på alla andra. Vad kan jag som mellanchef göra? Läget börjar redan bli ohållbart och samtidigt befinner vi oss i en process som kommer att ta månader innan allt blir klart.

Svar:

Hej! Klart att jag ska försöka hjälpa till även om jag redan nu vill förvarna om att det kommer att bli ett mer generellt svar än jag egentligen hade önskat. Detta eftersom det är flera olika faktorer som spelar roll här och jag egentligen skulle behöva lite mer information än vad ditt mejl innebär. Men jag ska göra mitt bästa och skulle du vilja ha, eller behöva, mer detaljerad input än såhär rekommenderar jag dig att boka in en tid på Bossakuten så kan jag bidra än mer genom det formatet. Nog om det och låt oss i stället fokusera på din situation som jag förstår är allt annat än enkel att befinna sig i.

Att folk reagerar på stora förändringar är knappast konstigt eftersom vårt arbete ofta är livsavgörande och det behöver vi ha med oss i bakhuvudet som ledare. Bild: Michal Matlon on Unsplash

När personalen är orolig och upprörd vid omorganisering

I situationerna som dessa behöver vi som ledare komma ihåg att:

Ovisshet är plågsamt för de flesta av oss

Överlag är ovisshet jobbigt som tusan att behöva uthärda för de allra flesta. När det gäller en så viktig del av våra liv och vardag som arbetet - då kan det bli än värre att behöva hantera stora förändringar. Än mer sådana som vi inte vet vad de kommer att leda till. Olika personer påverkas såklart olika av detta, den ena kanske inte påverkas alls medan en annan känner sig extremt otrygg och stressad och hur vi reagerar på den otryggheten varierar också kraftigt från person till person. Det du beskriver ovan i form av frustration, ledsamhet och oroligheter är vanliga reaktioner men även ilska och sorg kan såklart förekomma. Jag ser även den defensiva stämningen som en naturlig följd av ovissheten, dels för att vi i ovisshet ofta blir mer protektionistiska kring det vi har och känner till men i omorganiseringar är det också vanligt att känna behovet att försvara sin ställning och roll och bevisa sitt värde.

Därför är ditt främsta syfte och funktion nu att bidra till att öka känslan av trygghet så mycket som det går. Dock med rimliga förväntningar på dig själv och vad din insats kan göra, i så stora förändringar så är otrygghet en naturlig effekt.

Med det i bakhuvudet tänker jag att vi kan beröra några olika saker som kan vara viktiga för dig som ledare att ha med dig i detta läge. Den första är:

Känslor behöver få vara okej

Att bara bita ihop och låtsas som ingenting har hänt är sällan en taktik som någon mår bra av och det är viktigt att vi som ledare och ledning har med oss att medarbetarna inte måste tycka att det som bestäms över deras huvuden alltid är roliga. Överlag behöver vi ofta ta in information när vi får den och det är inte ovanligt, när det gäller organisationsförändringar, att ledningen en mycket längre bearbetningsfas i arbetet med att ta fram vad och hur saker ska ändras när medan medarbetarna ofta får insynen strax före verkställandet. Det förförfarandet behöver inte vara fel men jag har flera gånger förr mött chefer och ledningsgrupper som inte förstår varför medarbetarna reagerar så starkt just för att de har glömt att de har smält detta under veckor, kanske månader, medan det är nyheter för andra och det måste få vara okej att inte jubla då. Alltså, både positiva och negativa känslor måste få vara okej.

Detta innebär såklart inte att det för den saken skull är acceptabelt att bete sig hur som helst på jobbet, än mindre när den initiala chocken har lagt sig, och här finns det saker du som chef kan göra för att påverka stämningen.

Checka dig själv

Hur har du agerat under den här processen är alltid en bra sak att börja med, inte för att du som chef måste agera perfekt i varje läge utan för att få förståelse för din roll i situationen. Har du själv varit stressad och negativt påverkad och hur har det tagit sig uttryck? Hur inlyssnande har du varit och vad har ditt gensvar varit på medarbetarnas olika känslor hitintills? Det räcker inte med att säga att du finns där för medarbetarna om de vill och behöver prata om du exempelvis, hypotetiskt sett, inte är inne på kontoret eller får ett stelt och obekvämt kroppsspråk när de vill göra det. Så checka dig själv (utan att döma dig själv för hårt om du nu har gjort tokigt) och ha din påverkansmakt i åtanke framöver. Det du säger och gör på jobbet räknas!

Planera din kommunikation

Även om omorganisationen i stort borde ha en kommunikationsplan så är det viktigt att du som ledare också tänker igenom vad du kan säga, när och hur - helst utifrån den kommunikationsplan som redan finns. Kom ihåg att om det är lika viktigt att dela med sig av att det inte finns någon information som när det gör det och gör det regelbundet. Ett sätt att underlätta det på kan vara att ha regelbunden uppdatering inbokad i samband med något av era möten eller annat kommunikationstillfälle. Var också noga med att vara transparent och svara på alla frågor som dyker upp på vägen. Finns något du inte får eller kan dela med dig av? Erkänn det och säg att du kommer att berätta det du vet när du kan. Det är mer förtroendeingivande och tydligare att vara rak med det än att ducka samtalsämnet eller att ignorera frågorna. Det senare kommer snarare bara öka otryggheten och troligen bidra till mer ryktesspridning.

Det är inte varken enkelt eller bekvämt alla gånger att prata om saker som är jobbiga eller känsliga men det behövs vare sig vi vill det eller inte. Bild: Headway on Unsplash

Prata med teamet om hur ni ska hantera detta

Jag tycker också att det är viktigt att ni pratar ihop er som arbetsgrupp om stämningen ni har och vad ni kan göra för att göra den som god som möjligt. Det kan vara en utmaning att hitta en bra balans mellan att alla ska få ge uttryck för tankar och åsikter och att prata konkret om hur alla kan bidra till att stämningen ska kunna förbättras trots de tråkiga omständigheterna. Samtidigt, var inte rädd för att adressera problemen du ser. Märker du att stämningen håller på att bli destruktiv - lyft frågan för att förebygga att ni alla ska må sämre på jobbet än vad ni redan gör.

Ha enskilda samtal vid behov

Om det är en eller ett par medarbetare som som har extra stor påverkan när det kommer till att sprida negativ stämning, rykten eller att bete sig defensivt: ha enskilda samtal med dem. Det är inte säkert att själva inser vilka effekter deras beteenden har och min erfarenhet är att prata om det direkt med dem kan göra mycket. Framförallt om du delar hur du ser att deras uppförande påverkar andra och ber dem ta ansvar för den påverkansmakt det innebär att de har. De flesta växer med de ansvaret som de inser att de har.

Var närvarande

Du behöver också vara närvarande som ledare - inte i den bemärkelsen att du är delaktig i allt hela tiden, men genom att finnas på plats och vara tillgänglig i den mån det går för både småprat och frågor kommer att underlätta både för dig själv och medarbetarna eftersom du då får bättre uppfattning om hur ni mår och har det. Det kommer också göra det enklare för dig om du skulle behöva göra följande…

Bemöta och markera vid behov

Ryktesspridning och spekulationer går varken att stoppa eller undvika helt men det kan vara bra att försöka stävja dem, framförallt om de blir många, stora och skapar för mycket oro och drama i organisationen. Enklast är att svara på frågor när de ställs och om du är närvarande när spekulationer eller “sanningar” yttras faktiskt bemöta dem direkt på ett avdramatiserande sätt: antingen genom att syna spekulationen och påpeka det ni vet respektive inte vet. Alternativt be personerna sluta sprida ryktena vidare eftersom de påverkar andra negativt. Om du inte säger ifrån eller markerar i dessa lägen så fungerar din tystnad som medgivande och det riskerar att förstärka den dåliga stämningen snarare än lindra den.

Som sagt, du som chef kan inte göra allt själv och du kan inte heller räkna med att stämningen genom insatser som de jag beskrivit ovan ska utgöra någon form av mirakel. Ni måste inte må bra i svåra tider men det är viktigt att göra vad du kan för att försöka lindra det som går. Därför vill jag avrunda detta med att ge dig cred för att du inte bara ser vad som händer i organisationen utan tar ditt ansvar som ledare genom att ställa frågan till mig och försöka bidra med det du kan. Jag hoppas att råden ovan kan hjälpa dig på vägen men tveka inte att höra av dig om det finns mer jag kan bidra med! Lycka till och om ni andra bloggläsare har några råd och erfarenheter att dela med er av: skriv gärna en kommentar!

Nytvättat och dan’t

God morgon och välkommen till en ny vecka med nya möjligheter! Haha, okej. Det var kanske i det klyschigaste laget men det har väl trots allt sin poäng. Hur är läget? Själv är jag aningens trött eftersom vi fick strömavbrott ett par timmar i går kväll vilket innebar att jag behövde sitta uppe närmare en timme extra för att vänta på att tvättmaskinen skulle bli klar. Men förutom det är det toppen! Det känns som att veckan bokstavligen talat har fått sig en ren och fin inledning just för att vi storskurade vårt lilla hus igår (såna dagar är jag så glad över att vi inte bor större, haha). Jobbigt som f-n att göra, väldigt njutigt när det är gjort. Är bland det bästa jag vet att krypa ner i nytvättade lakan när allt är rent och städat hemma och en själv är nyduschad, mmm...

Måste säga det att jag är glad för att min inre prepper har fått mer spelutrymme sedan vi flyttade till hus så att strömavbrott (när det är såhär pass varmt obs) blir mysigt snarare än jobbigt. Framförallt om elen bara är borta några timmar, hehe.

Måndag

Just nu sitter jag vid matsalsbordet och skriver och så snart jag satt punkt för detta inlägg beger jag mig till Sjöbo Kommun för större delen av den här dagen. Blir nog lite jobb hemifrån sen på eftermiddagen men känns fint att få inleda veckan med att hänga i en riktig kontorsmiljö.

Tisdag

Kommer faktiskt att bli en annorlunda dag! Ska nämligen vara så busig att jag ska hjälpa svärmor med hennes lilla häst ett par timmar på dagen och förutom det är det utbildningsprepp som står på schemat. Jag är snabb med att fixa utbildningsmaterial men det är såklart mycket jobb ändå med att få allt på plats. Ska dessutom börja sätta ihop andra ledarskapsutbildningar för en kund.

Onsdag

Skrivjobb, telefonmöte, BossMasters och en veterinärtid med Totoro för hans artros. Blir en rätt så fullspäckad dag med andra ord!

Torsdag

Som alltid numera innebär torsdagsförmiddagar projektledar- och projektledarskapsutbildning och den här veckan är det förstudiefasen som vi ska djupdyka ner i. Kommer bli kul men intensivt och sedan på eftermiddagen blir det till att skriva vidare på de önskade utbildningarna.

Fredag

Kommer inte göra något annat än att knacka tangentbord faktiskt. Pausar möjligtvis från det någon timme om någon bokar in en tid hos Bossakuten - du minns väl att jag har den rådgivningen tillgänglig varje vecka för dig som är ledare med problem eller i behov av bollplank, råd eller stöd i olika ledarskapsfrågor? Bara att skicka ett mejl märkt Bossakuten till clara@bossbloggen.se för att boka in en tid!

Annars vet jag inte om det händer så fasligt mycket. Har en sjyst nivå med jobb nu, en plan för veckans bloggartiklar och är pepp på veckans träning. Vardagens fina lunk! Hur ser din stundande vecka ut?