Ta fram teamets spelregler och uppförandekod

Det är så väldigt lätt hänt när vi jobbar tillsammans att vi tar saker för givna när det kommer till hur vi ska jobba, bete oss på arbetsplatsen och uppföra oss i teamet. Samtidigt, vi har alla som har varit nyanställda någonstans också sett att det kan variera kraftigt från arbetsplats till arbetsplats. Till och med inom samma bolag.

Därför har jag som stående rekommendation att du som chef styr upp en workshop där ni tillsammans skapar teamets spelregler och er gemensamma uppförandekod. Och det oavsett om du är ny som chef, kliver in som erfaren på en ny avdelning eller om ni har jobbat ihop ett tag. Det kan kännas fånigt att göra något sånt här om ni har jobbat ihop länge men bättre sent än aldrig! Har ni en bra kultur och stämning är det nästan ännu viktigare att sammanfatta vad det är som gör den bra. Är den sämre så är detta ett viktigt verktyg för att väcka gruppens medvetenhet och börja framåt.

Genom att prata om era spelregler och sätta dem på pränt så kommer ni inte bara stärka er teamkänsla utan också ge dig ett verktyg som du som chef kan använda efteråt. Bild: You X Ventures on Unsplash

Skapa spelregler och uppförandekod för teamet

Anledningarna och fördelarna med att prata om spelregler är flera, låt oss kika närmare på den första med hjälp av ett exempel från verkligheten.

Tänk dig in i situationen att du och ett par vänner ska spela brädspel ihop. Om det är någon som inte kan reglerna är det standard att den som kan dem, eller gruppen tillsammans, berättar hur reglerna fungerar (för annars blir det svårt att spela). So far funkar det alltså som på jobbet där vi ska få en introduktion och upplärning. Men när det kommer till brädspelet så har ni också en regelbok tillhands som ni kan bläddra om/när ni blir osams om vilka drag som är tillåtna eller inte. Det är den biten när det gäller spelregler som vi lånar när vi gör den här typen av workshop och sedan lägger vi till uppförandekoden för att undvika att spelpjäser flyger genom luften.

Enklaste sättet som jag känner till för att göra detta är köra en workshop. Det är ett tacksamt format eftersom alla får komma till tals och rätt utfört blir det väldigt interaktivt och därmed också engagerande. Hur ni sedan lägger upp det.. Ja, det beror på. Främst utifrån syftet och vad detta ska leda till men också vilka ni är och vilka möjligheter ni har. Men jag ska försöka sammanfatta några perspektiv att ta med sig.

Era förutsättningar avgör mycket

Först och främst behöver du som ledare tänka igenom vilka förutsättningar ni har för att praktiskt kunna genomföra detta. Men också varför ni behöver det och vad du tänker dig ska bli resultatet. Viktiga parametrar att ta hänsyn till är exempelvis:

• Hur väl känner ni i gruppen varandra?

• Hur ser ert nuläge ut?

• Hur mår ni och hur är stämningen?

• Hur bra jobbar ni ihop?

• Hur bra levererar ni gentemot era mål?

• Hur stor är arbetsgruppen?

• Tillåter schemat så att alla kan vara med?

• Hur mycket tid har ni till godo?

• Vilka praktiska möjligheter har ni till att göra en sån här workshop?

Och så vidare. Ofta räcker det långt med ett konferensrum med whiteboard och post-it-lappar men fika kan såklart vara ett trevligt inslag eller om ni gör detta i samband med en konferens eller ett APT. Anpassa det efter gruppen och vad du tror blir bäst för er! Det viktigaste är att ni har tid på er för att diskutera och att du som ledare är väl förberedd så att du kan guida gruppen genom det ni ska göra.

Det finns jättemånga olika verktyg att använda till en workshop som denna - bara fantasin sätter egentligen gränser. Men underskatta inte heller gamla, hederliga post-it-lappar. Verktygen ska hjälpa er och inte distrahera er. Bild: Pexels from Pixabay

Hur du kan lägga upp det

När det gäller själva workshopen tänker jag att möjligheterna är rätt oändliga beroende på vilka ni är och vad ni jobbar med. Men jag brukar tänka på själva processen i tre faser: 1. Själva workshopen 2. Arbetet med att sammanställa det ni kommit fram till och 3. Att hålla det levande.

Workshopen består i sin tur sina av tre delar:

• Uppvärmning

• Brainstorming

• Sammanfattning

Uppvärmningen varierar beroende på gruppen och hur bekväma ni som personer är med varandra. Men en eller ett par övningar som går ut på att lära känna varandra och prata med varandra brukar vara bra. En av mina favoriter är “Två sanningar, en lögn” där alla ska berätta två saker som sig själva som är sanna och en som är lögn och så får resten av teamet gissa vilken lögnen är. Alternativt att köra ett mingelbingo om gruppen är lite större eller att alla får dela med sig om något om sig själva, sitt bästa jobbminne genom tiderna eller en otippad fritidsaktivitet. En annan övning jag gillar är “Skryt för fan” där alla individuellt först får skriva ner allt de är på och sedan mingla runt och berätta det för varandra. Det viktigaste är att det är hyfsat neutrala ämnen som respekterar medarbetarnas integritet. Alla är vi olika och syftet med detta är att dra igång snacket, lätta upp stämningen och få medarbetarna att slappna av. Så beroende på gruppen kan uppvärmningen behöva ta tid eller gå jättesnabbt.

Brainstormingen kommer såklart härnäst. Här kan du välja om ni ska göra spelregler + uppförandekod i ett eller dela upp det i olika delar. Oavsett hur du gör - börja med att förklara varför du som chef vill att ni ska formulera era spelregler tillsammans och låt sedan deltagarna få diskutera detta i mindre grupper. Kom ihåg att brainstorming är ett gränslöst format på så vis att alla idéer som kläcks här är bra nog att skrivas ner oavsett hur orimliga eller konstiga de låter när man säger dem.

• Tydliga instruktioner: vad ska deltagarna göra?

• Ha allt material på plats

• Sätt en sluttid

• Dela upp er i mindre grupper

• Ha gärna diskussionsfrågor som deltagarna kan utgå ifrån

  Exempelvis: Är det viktigt att vi hälsar på varandra i korridoren? Varför? Hur vill vi känna och må på jobbet? Vad tycker vi som team är viktigt? Vad betyder bra kvalitet för oss? Vad är bra service? Vad betyder det att vara en bra kollega? Hur ska vi göra när saker går fel? Hur tar vi hand om varandra? Etcetera.

• Du kan också låta dem diskutera utifrån olika teman. Typ: Stämningen på jobbet, Teamwork, Medarbetarskap och så vidare. Dock är det viktigt att du i så fall har ett tydligt syfte med varje tema så att det blir relevanta diskussioner.

• Låt dem skriva ner punkterna de pratar om på lappar som ni sedan kan klistra upp på whiteboarden.

• Ha spelregler för diskussionerna! Mina stående punkter brukar exempelvis vara: låt alla få komma till tals, det är okej att tycka olika och att alla idéer skrivs upp hur rimliga de är eller inte. Men kör på två eller tre som du tror passar er bäst!

• Beroende på era arbetsuppgifter och organisationen i stort kan det också vara värdefullt att prata om hur man bemöter leverantörer, kunder och andra aktörer som ni samarbetar med. Men viktigast är teamet så börja där och se om andra utomstående får plats eller om ni ska göra en egen workshop för det.

När tiden är slut (och ni har haft en paus) så samlas ni allesammans igen. Passa gärna på att fråga hur det kändes för att stämma av läget. Sedan är det dags för:

Sammanställningen! Den här fasen är ofta den mest spännande tycker jag för nu gäller det att samla ihop alla era tankar och vilket förhoppningsvis kan innebära intressanta diskussioner. Det finns återigen många olika sätt att göra detta på men ett kan vara att ni börjar stort och trattar ner det. Exempelvis: börja med er vision, vad är den för er avdelning och hur vill ni ha det? Försök formulera det. Nästa steg blir er mission, vad är det ni ska göra mer konkret? Vad behöver ni för att lyckas med det och hur ska ni som team förverkliga er vision?

Ett annat alternativ är att gå laget runt, låta alla grupper presentera sina post-it-lappar, samla in extra idéer och reflektioner som dyker upp och samla dem under olika rubriker eller teman.

Här är det viktigt att du som ledare också vågar utmana deltagarna lite. Om ni till exempel kommer fram till att ni ska ha det “högt i tak” eller vara “bra kollegor mot varandra” - fråga vad det innebär i praktiken och låt alla komma med input på det. Innebär “högt i tak” att man får skoja om vad som helst? Vad är okej? Vad är inte okej? Och så vidare. Är det någonstans ni ska lägga tiden under workshopen så är det här. Brainstormingen är viktig och bra men min upplevelse är att ni kan tjäna på att ha den kortare till förmån för den här fasen.

När ni börjar bli klara, sammanfatta det ni har kommit fram till och stäm av med gruppen om detta är något ni kan enas om? Finns det några oklarheter kring någon av punkterna har ni möjligheten här att reda ut dem redan här. Var öppen med att detta är något som ni får testa, följa upp och omformulera när det behövs - att det här inte är skrivet i sten utan något levande som ni som grupp alla ansvarar för. Sist men inte minst, gå laget runt och fråga: hur kändes detta? Vad tar du med dig?

Efter detta är workshopen slut och det är dags att sammanfatta det ni har gjort. Skriv ner det i ett dokument, presentera vad det handlar om, samla de olika rubrikerna och vad ni har sagt. Kan du eller någon i organisationen formge det lite snyggt kan det såklart vara roligt men det viktigaste är såklart att innehållet är tydligt och kan förstås av alla. Be gärna om medarbetarnas feedback när du delar det med dem och följ upp detta både personligen med alla och på era avdelningsmöten.

Det kan variera så mycket i teamet hur bekväma medarbetarna är att ta ordet, därför är din roll som samtalsledare viktig så att alla får komma till tals. Bild: WikimediaImages from Pixabay

Din roll som chef

Var tydligt med syftet och målet för workshopen, berätta varför det är viktigt så att teamet får en kontext. Alla kommer kanske inte jubla eller tycka det är en bra idé direkt men låt det bero i så fall.

Låt alla få komma till tals! Här har du rollen som samtalsledare vilket innebär att du ibland behöver ge ordet till de som inte talar först eller frivilligt. Men ibland måste du också styra samtalet så att det hålls fokuserat om någon fladdrar iväg på långa sidospår. För samtalet framåt mot ert mål utan att forcera det för mycket.

Ställ öppna frågor men våga också be medarbetarna att utveckla sina tankar och konkretisera sina svar, framförallt under sammanställningen.

Och, var noga med att inte dela med dig för mycket av dina egna tankar och åsikter här. Det du tycker som chef väger ofta väldigt tungt och risken är du färgar gruppens diskussioner vilket går emot poängen för workshopen. Skulle det vara så att du upplever att gruppen missar en punkt som du själv vill ha med: lyft upp den i form av en fråga eller samtalstart eller förslag på rubrik.

Andra allmänna råd

Gör det inte mer avancerat än vad det behöver vara. Håll det enkelt och konkret och kör på i 1-3 timmar som mest. Det är en balansgång mellan att hålla det kärnfullt och att låta samtalen få ta plats men märker du att det behövs mer tid så är det okej att göra detta i omgångar om det behövs.

Det ska inte bli av avhandling av detta när ni är klara. Skriv ihop max två A4-sidor, gärna i punktform och så att det är enkelt att förstå för vem som helst (även någon som inte var med) att fatta vad ni har kommit fram till.

Se till att alla kan vara med i en sittning eller dela upp personalen i flera grupper. Det är så viktigt att alla får vara med och bidra!

Kom ihåg att det inte måste vara du själv som är workshopledare: ett annat alternativ är att ta in en person utifrån som kan hjälpa er att leda den. Fördelarna med det är flera, exempelvis att du visar att du också är en i teamet och får större utrymme att lyssna in vad medarbetarna säger när du också är deltagare. Dessutom kan en oberoende workshopledare ta med sig ny energi och vara mer utmanande eftersom hen är neutral.

Hur ni kan använda er av detta efteråt

Förutom att detta ger er som team en gemensam grund att stå på och utgå från så blir det också något som ni kan referera tillbaka till - både i vardagen, om konflikter eller problem uppstår eller om en medarbetare missköter sig. Detta är er sociala kod och den är viktigt för att ni som team ska fungera.

Och ja, jag tror vi får hålla det här. Men! Har du några följdfrågor, vill att jag utvecklar någon punkt mer - säg till! Vill du kan du såklart också få personlig rådgivning med att skräddarsy en workshop för just ditt team eller anlita mig som extern workshopledare. Har du några andra bra tips eller råd gällande övningar eller frågor som kan användas i ett sådant här sammanhang? Dela gärna med dig i kommentarsfältet så att vi kan lära av varandra!

Bara så ni vet!

Kompisar! Idag så har jag inlett den här veckan med att göra ett litet (men ont) medicinskt ingrepp. Det känns allt annat än kul och eftersom jag inte vet hur jag kommer att må framöver kommer jag att logga ut från allt vad sociala medier heter de kommande dagarna, kanske hela veckan.

Men, eftersom jag visste att detta eventuellt skulle hända har jag varit så smart att jag redan har tömt hela den här veckan på arbetsuppgifter. Dessutom har jag preppat bloggen med inlägg, så här kommer inte att vara tyst bara för att jag ligger i sängen och spelar Civ - tvärtom! Bloggen tuffar på som vanligt (däremot kanske jag inte kan dela dem till Facebook så du får hjälpa mig att skutta in här själv varje dag). Och believe me, det vill du för här kommer publiceras riktigt bra grejer.

Ibland kommer livet och kräver ens fulla uppmärksamhet och ja, då är det bara att lyda.

Jag hoppas att jag är pigg nog att börja jobba igen i slutet på veckan men vem fan vet. Jag tänker inte berätta mer än såhär och uppskattar att det respekteras. Men nu vet ni varför jag är offline och inte jobbar som vanligt i alla fall! Ta hand om dig och så hörs vi snart igen.

En färsk lördagslista

Så plötsligt blev det lördag… Igen! Jag vet, skriver var och varannan vecka om hur fort veckorna går men så fort det blir lite mer intensivt i schemat så rusar dagarna verkligen förbi. Hur mår du och hur har du det? Med mig är det under omständigheterna okej! Har käkat frulle och passar på att jobba undan veckans sista grejer från sängen. I den bästa av alla världar hinner en med det under arbetsveckan eller kan skjuta på dem till nästa vecka men så blev det inte den här gången. Så här kommer ett stycke lördagslista, rykande färsk!

Eftersom jag har haft flera läkarbesök den här veckan blev det hela två dagar när jag fick lämna hemmakontoret för att sitta på café och jobba. Vilket kändes väldigt... Konstigt och bakvänt faktiskt!

Tillbakablick

Dessa veckor när jag mest skriver är sällan särskilt glammiga. Jag har mest suttit i min produktionsbubbla och det har varit väldigt skönt att ge mig själv det utrymmet för det behövdes. Hade ett gäng saker som kräver full uppmärksamhet och fokus. En av dem kommer ut på tisdag och det är nog en av de längsta bloggartiklarna jag skrivit någonsin. Men jag har också ställts inför spännande dilemman och utmaningar som har varit väldigt intressanta att få rådge kring.

Veckans bästa

Stunden när jag utmanade en klient och det gav nya insikter. Wow, det är så tillfredsställande. Ett annat guldkorn var den fina feedback som jag fick av en mentorsklient som hade sitt avslutande samtal. Vissa klienter får jag följa under flera år medan andra behöver en mentor under vissa perioder. Detta uppdrag var en av de senare och det har varit så fint att få hänga med på ännu en ledarskapsresa.

En av eftermiddagarna blev det skrivstuga på Grand.

Veckans sämsta

Får stanna på det privata planet där det hör hemma men det har påverkat mig mycket.

Veckans utmaning

Att leverera och prestera tillräckligt under omständigheterna jag har haft under veckan. Men jag har verkligen lyckats med det så jag är grymt nöjd och stolt över min insats!

I helgen ryker också adventsljusstakarna ur fönstren plus att blommorna ska få lite kärlek!

Framåtblick

Det blir faktiskt vila och ladda mentalt inför ett litet medicinskt ingrepp som jag kommer att göra på måndag. Ska försöka ge mig själv så bra förutsättningar som möjligt inför det genom att slappa, äta mycket (och gott!) och dessutom ska vi storstäda huset så allt praktiskt är i sin ordning inför nästa vecka.

Veckans ledarskapstanke

Hur mycket längre det tar att kommunicera i skrift som ledare jämfört med när man kan prata IRL. Jag har vetat och varit medveten om det länge, inte minst eftersom Bossbrudsteamet bara jobbar online, men en helt annan situation i veckan påminde mig om hur stor skillnaden är eftersom det skrivna ordet behöver vägas så himla mycket mer och noggrant än det talade. Fint nog har det gått bra ändå och om jag får resonera så tror jag att följande faktorer bidrog till det:

God relation i grunden med stor tillit och välvilja plus att båda parter ansträngde sig för att vara tydliga inte bara med budskapet utan också kontexten till varför man tycker eller tänker på ett visst sätt. Täta avstämningsfrågor: Hur tänker du om det? Blir det tydligt vad jag menar? Säg till om inte! Och så vidare.

Det tar helt enkelt mycket längre tid men även det är en konst som kan vara viktigt att hantera i det digitala ledarskapet.

Och ja, så passerade den första februariveckan! Hur har du haft det?

Det här med att kliva in i chefsrollen

Är inte alltid så enkelt! Så när en av er poddlyssnare skrev och önskade att vi skulle prata om att det här med att kliva in i chefsrollen i podden var det såklart en självklarhet att ägna ett helt avsnitt till det här äventyret som så ofta är livsförändrande för så många. Och ja, jag har mycket att säga om det, haha!

Förra veckans avsnitt: Mentalt Starkt Ledarskap

Vad ska man tänka på när man är ny som chef? Och vad behöver du inte göra? Det och med avhandlas i podden den här veckan!

Kliva in i chefsrollen

En sak som jag glömde nämna i avsnittet är ett av rådet som Emma Flygare sa i sin Möt en boss-intervju. Nämligen att lyssna på vad medarbetarna säger och snabbt försöka lösa ett litet problem som dem eller verksamheten har. Då blir det enklare att få folk med sig tidigt. Men, och det är ett tips från mig som ledarskapscoach, var då också noga med att ställa frågor om problemet och stämma av det med flera så att du inte rusar in i något som verkar vara en quick-fix som i stället blir världens projekt.

Och ja, som vanligt ryms inte allt i ett enda avsnitt hur matnyttigt det än är. Men vill du få en bra start som nybliven chef? Då ska du verkligen lyssna på detta! Du hittar den såklart på Podbean, Spotify, Acast och iTunes. Är du inte medlem i vår LinkedIn-grupp än ska du definitivt gå med där också!

Är det någon av er som hänger här som är nya som chefer eller på väg in i rollen? Eller har du som erfaren ledare något tips och råd att dela med dig av?

Aysha Jones: ”Jag tror alla ledare är lite galna och konstiga”

Hon beskriver sig själv som en ”introvert extrovert” som helst sitter i soffan, doftar på sitt te och njuter. Samtidigt är hon mångentreprenör, heltidsanställd, grundare av svenska BLM-rörelsen och har flera andra uppdrag samtidigt – bland annat som moderator för Bossbrudsgruppen. Veckans bossbrud är såklart Aysha Jones: vad är hennes styrkor som ledare och vad har hon lärt sig på sin ledarskapsresa? Det och mer läser du såklart om här!

Aysha Jones Foto: joikhtiar

Hej, vem är du när du inte jobbar?

− Då är jag världens mest töntiga och jobbiga mamma som vill dansa morgondans när barnen ska till skolan, haha. Är en tacksam och levnadsglad människa som gärna bjuder över folk på middag och hör vad som händer i deras liv, vad de drömmer om och om jag kan få bidra till det på något vis. Jag saknar det så mycket nu under pandemin!

Vad gör du idag och vad innebär det uppdraget?

− Min ledarroll är väldigt annorlunda jämfört med traditionella ledarroller och jag behöver få alla dessa olika roller att gå ihop till en. Dels är jag heltidsanställd som platschef på Helio och så driver jag flera egna företag. Alla inom olika branscher men tillsammans bildar dem ett stort allt. Det innebär att jag behöver leda mig själv extremt mycket mer än att leda andra.

− Jag är duktig på att hitta personer som är självgående och brinner för det de gör så mitt ledarskap innebär att jag behöver titta inåt och se vad jag kan ge dem snarare än att leda dem. Dessutom kan de nästan alltid mer än mig vilket jag lär mig så mycket av och jag tänker att en bra ledare vågar bli ledd. Det är en utmaning, men genom att släppa ratten till någon annan och sätta sig i baksätet utvecklas jag som ledare med.

Vilka är dina bästa ledarskapstalanger om du får skryta om dem?

− Jag vet hur det är att jobba i andra positioner än min egen och har förståelse för det. Ofta så har högre chefer noll koll på hur lägre roller fungerar och då ställer man helt orimliga krav och har förväntningar som är omöjliga att uppnå.

− Sedan tar jag inte mig själv på för stort allvar. Man måste trivas och må bra med sitt team och sin chef. Kan du inte ta till dig personen som är din chef kommer ingenting att funka och du själv som ledare måste kunna bjuda på det lättsamma. Du får inte vara för busy, för viktig eller sätta dig själv på en piedestal. Då tappar du teamets vilja att jobba framåt.

Vad arbetar du på att förbättra?

− Jag vill ha saker nu och att det ska gå fort! Det kämpar jag med och eftersom jag har ADHD och älskar det jag gör kör jag mest i 180. Men jag behöver anpassa mig efter andra och världen i stort också, haha.

Vad har varit den viktigaste ledarskapsläxan som du har fått hitintills?

− Gör din research och gör den ordentligt! Då har du en bra grund att stå på och det behöver du som ledare. Vad är visionen, budgeten och målen? Det får man genom att göra research och jag har lärt mig det eftersom jag har tappat folk och business just för att jag inte har haft en bra grund att stå på.

− En annan ledarskapsläxa jag har fått är kunskapen om jaget. Jag behöver veta vem jag är innan jag går in i andra sammanhang. Genom att veta vem jag är, då vet jag varför jag är där och då blir resultatet som bäst.

Vilket är ditt råd till den som vill bli chef i framtiden? Varför är det viktigt?

− Ta reda på varför du vill bli chef! Med facit i hand så kan jag säga att det är mycket ansvar och ofta mycket stress och press. Jag tror alla ledare är lite galna och konstiga för att vi gillar det här och mår bra av att alltid vara lite pressade, haha. Så ställ dig själv frågan: varför vill du göra detta? Men kom också ihåg att man växer in i rollen. Om du lyckas med att inte ta dig på för stort allvar, så är det otroligt givande och man lär sig så mycket på vägen och det är inte ensamt på toppen om du inte gör det ensamt.  

Ett sista tips?

− Om du som chef tycker det är jobbigt att lämna över förarsätet till någon annan, ställ frågor men säg ”vi” istället för ”du”. Fråga: hur tänker vi här? Hur går vi framåt nu? Vad gör vi härnäst? Ett ”vi” istället för ett ”jag” är avväpnande och då visar du att du fortfarande är en del av teamet fastän du hoppar bak i bilen.

---

Veckans Bossbrud är en intervjuserie med medlemmar i Facebook-gruppen för kvinnor som är eller vill bli chefer och varje torsdag släpps ett nytt avsnitt här i bloggen. Är du medlem i gruppen och kan tänka dig att berätta om din ledarroll eller dina ambitioner till att bli chef? Mejla direkt till clara@bossbloggen.se!