Leda på distans när alla jobbar hemifrån

Läsarfrågan:

Hej! Jag jobbar, som många andra nu, hemifrån och hela teamet gör detsamma. Tycker att det har funkat helt okej, vi alla ser allvaret i situationen och har möten digitalt. Men jag märker än mer nu att detta sliter på oss och jag tycker det är svårt att leda hemifrån när alla jobbar på distans. Alla möten är redan digitala och vi kan inte ses utomhus på ett bra sätt. Har du några tips eller råd?

K.

Svar:

Hej K! Tack för att du skriver och heja alla oss som kämpar på i dessa tider. Jag läste faktiskt senast igår en studie från Remote Lab som visar att majoriteten av medarbetarna är positiva till att jobba på distans och vill fortsätta göra det i större utsträckning efter pandemin. Något som cheferna, enligt studien, är betydligt mindre förtjusta i eftersom det är svårare att leda på avstånd och att man som chef inte har samma koll på vad medarbetarna som gör. Detta trots att medarbetarna ofta överarbetar hemifrån. Jag säger inte att så är fallet för dig! Men det kan vara en relevant kontext som är bra att känna till.

Så, till din fråga som är rätt så brett ställd. Men jag ska givetvis göra mitt bästa för att svara på den och hoppas att det kan bidra med några nya tankar och perspektiv.

Läs mer: Led digitala möten som #enriktigboss

Även om det kan kännas tufft att leda på distans är det ingen omöjlighet! Bild: Pexels från Pixabay

Leda på distans när alla jobbar hemifrån

Det finns hel del faktorer som kan underlätta ledarskap på distans. Den första av dem är att ni behöver:

Skaffa er en gemensam karta

En av fördelarna med ledarskapsmodellen Bosskartan är att den ger arbetsgruppen en gemensam grund att utgå ifrån. Och de två första hållpunkterna när man använder en skattkarta är att ni behöver ett mål - så att ni vet vart ni ska någonstans och sedan också veta varför ni ska dit. Detta behövs alltid men blir extra viktigt när teamet inte befinner sig på samma plats. För att hänvisa till den film som oftast får exemplifiera Bosskartan: Sagan om ringen. Brödraskapet som ska förstöra ondskans ring är bara samlade den första delen av sin gemensamma resa - sedan går de egna vägar men målet är fortfarande solklart. Ringen måste förstöras (och två stycken är delegerade att göra det) och övriga gruppen behöver hjälpa

De flesta har redan detta i sin vanliga verksamhet men nu är förutsättningarna annorlunda. Hur ser ert mål ut nu när alla jobbar på distans? Varför är det viktigt att ni når det? Vilka spelregler har ni för ert hemmaarbete? Exempelvis om det är särskilda tider och rutiner som gäller. Vilka olika behov har du som ledare och medarbetarna?

Tillit och förtroende

En annan viktig faktor i distansledarskap är såklart också tillit och förtroende. Känner vi inte det till medarbetarna är det både normalt och lätt hänt att ens behov av att känna kontroll ökar - man börjar kanske oro, fundersamhet och dubbelkolla saker. Och låt oss inte förringa att det finns medarbetare som har svårt att hantera distansarbete. Vissa jobbar mindre än vad de ska medan de flesta, enligt ovan studie, arbetar mer än vad de ska.

Här tänker jag att transparens är ett viktigt verktyg, både med förväntningar och ansvaret som den mer fria arbetsformen innebär. Prata om hur ni jobbar bäst och glöm inte bort det viktigaste: att jobbet blir gjort. Märker du som chef att det är si och så med resultatet som medarbetaren gör är det viktigt att följa upp och vara tydlig och transparent med vad som brister och fråga hur du kan hjälpa medarbetaren att lyckas.

Inled och avsluta veckan tillsammans

Nu vet jag inte hur stor arbetsgrupp du har men ett annat tips som kan bidra till att ni både sätter fokus och stärker teamkänslan är att inleda och avsluta veckan tillsammans med ett videomöte. Då blir det en naturlig arena för att gå laget runt och prata om vad som komma skall respektive vad som har hänt.

Använd telefonen

Jag vet inte hur väl du känner igen i detta - men ett vanligt scenario i dessa tider är att många chefer känner att det är svårt att hålla personlig kontakt med medarbetarna. På kontoret är det lättare att se hur andra mår och beter sig och det kan ibland gå att fånga upp i videosamtal. Men är man många och i ett möte kan det ändå vara svårt att avläsa. Därför vill jag slå ett slag för klassikern att lyfta på telefonluren!

Video i all ära, det kan vara jättebra format att läsa av varandra med. Men fördelen som telefonen kan ha är att den blir mer personlig och innerlig. Med lite träning går det rätt snabbt att höra hur personen på andra sidan mår och det kan ibland vara enklare att prata om saker när man inte måste titta på varandra när man gör det. Så ta för vana att faktiskt ringa dina medarbetare med jämna mellanrum för att stämma av läget och prata om allt och ingenting.

Hur länge ni sedan pratar och hur ofta du gör detta beror på dig och medarbetaren. Vissa uppskattar att få ett samtal varannan dag medan andra är nöjda med att få det varannan vecka. Det som också händer när ni har såna här "check-in"-samtal regelbundet är att du undviker en annan vanlig bieffekt av distansledarskap: att chefen bara hör av sig när något är fel. Då skapar det en naturlig samtalsmiljö för er. Och ja, det finns de som hatar att prata i telefon. Då kan det vara bra att fråga medarbetaren exempelvis: "Jag skulle vilja ha en samtalsyta där vi kan checka av läget på ett informellt och avslappnat sätt. Vilket sätt hade du föredragit, telefon eller video? Och hur ofta hade du velat att vi hörs?"

Ha tålamod

Sist men inte minst, ha tålamod! Med dig själv och med varandra. Det går kanske inte att prestera på topp eller maxat när omständigheterna ser ut som de gör? Alternativ så måste ni fokusera på saker som ni i vanliga fall inte gör? Oavsett vilket så är det viktigt att vara rimlig och kunna vara transparent som ledare med att du inte är på topp jämt. Det kommer, om ni har en sund organisationskultur, att stärka era relationer både nu och i längden.

Och ja, det är mina initiala tankar på det här med distansledarskap. Jag har egentligen en hel del mer på lager men det får bli en annan artikel. Men ett avslutande perspektiv är att detta med att fler vill jobba hemifrån även framöver är något som arbetsgivare behöver ta på allvar och förbereda sig för att ställa om till. För det går att leda på distans även om det är utmanande och ställer högre krav på oss ledare och arbetsgivare.

Jag hoppas innerligt att detta kunde bidra med några tankar och perspektiv på din fråga. Heja, heja dig och alla oss som sliter i dessa tider som både är svåra men också innebär utmaningar som vi inte har behövt hantera förut. Det är okej om det känns slitsamt och svårt och du är grym som fortsätter kämpa på! Behöver du ännu mer konkret hjälp utifrån situationen som du befinner dig i? Vänd dig till Bossakuten:

För att boka en tid hos Bossakuten, skicka ett mejl till: clara@bossbloggen.se

Tekniskt psykbryt

Jisses alltså, det är få saker som ger mig psykbryt så mycket som tekniska saker som inte fungerar. Då blir jag typ såhär...

Sammanbiten, stressad och grinig. Allt annat än den sinnesron som vi pratar om i veckans kommande poddavsnitt som jag just nu ligger och lyssnar på, haha! Fint nog så märker jag att stämningen i avsnittet ändå smittar av sig så är redan mycket lugnare redan nu fastän mitt bekymmer ännu inte har löst sig. Mitt hopp står till Mackan när han kommer hem.

Men förutom det är läget bra! Jag ligger här i tornrummet och bara matar undan jobb. Det är riktigt oglammigt och tråkigt men samtidigt skönt att få det gjort. Är inte riktigt lika pepp nu som i jag var i måndags men jag inbillar mig att jag kommer känna såhär när jag är färdig:

Så det är rådande läge just här, just nu! Hur har du det?

Management by Trump

Okej, än är han inte helt lämnat det vita huset men eftersom hans presidentskap ändå är på upphällningen kan vi nu studera detta fenomen närmare. Efter att ha sett Donald Trump leda USA i fyra års tid så har jag konstaterat att Trumps ledarskap, the Management by Trump, innehåller följande olika ingredienser!

Läs mer: Trump for president

Vad består Trumps ledarskap av? Oh vilka effekter får det? Bild: Tibor Janosi Mozes från Pixabay

Management by Trump

Tyck att du alltid är störst, bäst, vackrast och kan allt

Det trumpska ledarskapet genomsyras av övertron till egna jaget. Han är störst, bäst, vackrast och dessutom kan han allt - om allt. Vilket såklart är värt att ifrågasätta när både hans handlingar och forskare och sakkunniga tydligt visar att han har fel. Hur som helst är detta en stadig grundplåt att stå på. För vem kan ifrågasätta dig som ledare när du är så fullständigt övertygad om din egen förträfflighet?

Välj egna sanningar framför fakta

En annan sidoeffekt av att ha en övertro på sin egen kunskap är välja sina egna sanningar framför fakta som presenteras för dig. Som i det här klippet när Trump enkelt avfärdar sakkunnigas vädjan om att ta klimathotet på allvar för att skydda California-bor från framtida skogsbränder med kommentaren "It will start getting cooler, you just watch"... För visst är det enklare att ignorera effekterna av det som sker när de inte drabbar dig själv personligen?

Skyll alltid allt dåligt på någon annan

Ett annat beteendemönster är oförmågan att ha eller göra fel. Och om du inte kan göra fel blir det såklart alltid någon som gör det. Vilket i sin tur gör ditt jobb enklare eftersom du då alltid kan skylla allt dåligt på någon annan samtidigt som du låter bli att ta det yttersta ansvaret som ledare och lösa problemet ifråga. Jag tänker att det ändå måste vara rätt bekvämt att nyttja förmånerna som en hög ledande position innebär om man kan ignorera ansvaret som följer med dem?

Missbruka information som maktmedel

Jag är all for att vara transparent som ledare - det är viktigt för att skapa bra relationer och göra bra resultat. Men det är inte synonymt med alla ska veta allting hela tiden. Som ledare behöver du ibland hushålla med information och inom politiken anses det, rätt eller fel, vara extra viktigt att presentera den till din egen fördel. Information är ett maktmedel som du behöver förhålla dig till, använda dig av och ta ansvar för.

Men det är stor skillnad på det och strössla falskheter och lögner omkring sig vilket är något som Trump har kritiserats för löpande under åren som president. I klippet från Last Week Tonight från 2017 nedan kan vi se att ungefär en fjärdedel av Obamas uttalanden var helt eller delvis felaktiga eller falska. Trumps andel i samma mätning? Nästan 70 procent. Under en av de sista helgerna i valspurten gjorde CNN en faktagranskning av Trump och fann att han gjorde minst 66 falska eller vilseledande uttalanden under tre dagar. Slutsatsen vi kan dra här? Att missbruka information som maktmedel är ett effektivt använt verktyg i Trumps ledarskap.

Ignorera krisers allvar

Det är alltid lätt att i efterhand se vad som borde ha gjorts när kriser sker. Än lättare är det att peka ut fel och syndabockar till höger och vänster (vilket vi i och för sig har sett här är en viktig del av Management by Trump). Men ytterligare en aspekt av denna ledarskapsstils oförmåga att ta ansvar är att ignorera allvaret i kriser som uppstår och trots att det finns mycket att säga om allas olika agerande eller brist på agerande i Coronapandemin så är ändå Trumps ignorerande och förminskande av den extraordinär.

Rasistiskt och sexistiskt beteende

Att Trump är rasist och sexist var ingen nyhet ens när han blev president så att detta beteende kvarstår genom presidentkandidaturen är inte förvånande. Det är äckligt provocerade att höra honom säga "I am the least racist person in the world" men uttalandet också ett tydligt bevis på hur bristen på självinsikt är en avgörande del i hans ledarskap.

Extremt hög personalomsättning

Det är bra att ha en viss personalomsättning i alla organisationer för att de inte ska frysa fast. Men under Trumps ledning kan vi se att personalomsättningen i administrationen har varit historisk hög. Under de första två åren låg den på 62 procent enligt klippet från CNN nedan och redan då hade tre personer hunnit ha positionen som "chief of staff".

Så hög personalomsättning är ett av de tydligaste symptomen på att något inom en organisation är knas och ja, ledarskapet är ofta en starkt bidragande faktor där.

Användandet av härskartekniker

Sist, men inte minst, är härskartekniker ett vanligt inslag i Trumps kommuniaktion. Dels genom att ignorera, förminska, förlöjliga och gå på personangrepp i diskussioner, intervjuer eller debatter. Men han börjar också prata om annat eller avbryter personen. Ett klipp som visar det tydligt är detta från debatten med Clinton där han avbryter henne hela 25 gånger.

Bonus: Häng ut dina medarbetare inför alla andra

En bubblare i det Trumpska ledarskapet är också hur han hänger ut medarbetare inför alla andra. Både de som arbetar för honom men också tidigare medarbete. Nedan ser vi exempelvis en tweet från Trump om en av sin tidigare medarbetare... Och ja, detta är ett effektivt verktyg att använda sig av om man tycker det är bra att organisationer präglas av rädsla och osäkerhet. För vem vågar göra fel med en chef som beter sig såhär gränslöst?

Printscreen från CNN

Summa summarum, såhär lyder min sammanställning av Management by Trump. Ett ledarskap som jag hoppas att vi slipper se fler gånger framöver och att vi kan använda detta för att lära oss hur ledarskap inte ska gå till. Vad säger du som läser? Vad har du lärt dig av Trumps ledarskap?Och, har du upplevt något liknande själv någon gång?

Nummer 46

God morgon! Hur mår du? Med mig är det bra tack. Jag har precis reflekterat lite till kring hur jag ska arbeta fram till jul. Så nu när jag har landat i det är det såklart dags att fokusera på den här veckan märkt med nummer 46.

Sekunden efter att denna bilden togs så bestämde sig damen för att lägga sig ner och överta min vänsterarm.

Vad gör du just nu?

Ligger här tornrummet och skriver detta med bara högerhanden eftersom katten har ockuperat min vänsterarm. Inte helt enkelt men är man en blödig kattmamma så är man, hehe.

Hur var helgen?

Tack för frågan! Den var verkligen avslappnad och mysig. Fick umgås med den närmsta familjen, spela brädspel och Heroes, pyssla lite i trädgården, måla, tvätta bilen och leka med kattungar. Känns som att helgerna är evighetslånga nu när en inte pluggar längre!

Vad har ni för väder idag?

Riktigt novembergrått, disigt och småkyligt.

Hur ser veckans planer ut?

Podd ska spelas in, jag ska ha mentorsklienter, Bossbrudsjobb, det ska skrivas en jäkla massa bloggartiklar och så kommer förhoppningsvis alla texter till den nya hemsidan bli klara så jag kan gå in i den värsta fasen: den tekniska...

I helgen fick jag också träffa två nya små familjemedlemmar. Galet gulliga! Här har lilla Mulan lyckats kliva i skålen med kattungemjölk och spilla ner hela sig själv till sin egen förskräckelse, haha.

Vad ser du mest fram emot?

Podd- och klientarbetet! De arbetsuppgifterna ger så himla mycket energi just nu.

Vad ser du inte fram emot?

Lätt att behöva gå upp härifrån, klä på mig och gå ut. Var för mysigt att ligga nedbäddad här med katten för att vilja göra det.

Vad har du för målsättning med veckan?

Göra så många snälla saker mot mig själv som möjligt! Men såklart också leverera bra resultat till mina klienter och kunder och få så mycket gjort som möjligt men i ett snällt tempo.

Och ja, det var kort om min vecka det. Den ser med andra ord väldigt mycket ut som vanligt och det lär som vanligt dyka upp rådgivning och andra saker på vägen som jag ännu inte känner till. Hur har du det och ser din vecka ut?

Management by Millennials

Trots lite teknikstrul blev det såklart ett poddavsnitt den här veckan och denna gång snackar vi om millennials och närmare bestämt Management by Millennials. Jag har en föreläsning med exakt denna titel och var därför såklart extra pepp på att prata om det här. För det sker många förändringar nu. I samhället, i arbetslivet och vi som yngre generationer tar med oss mycket nytt allteftersom vi går in i arbetslivet och avancerar inom det.

Hur vill vi i generation Y och Z jobba egentligen? Det och mer pratar avhandlas i veckans poddavsnitt!

Management by Millennials

En sak som vi inte i slutändan inte berörde så mycket i podden som jag hade tänkt att vi skulle göra är faktiskt samma aspekt som Ledarskapsbrevet handlade om den här veckan var dock: värderingar. Något som studier har visat är att etik och moral är extra viktigt för oss i generation Y och Z och det kan vi se effekter av redan nu i arbetslivet.

Exempelvis eftersom vi, om vi kan undvika det, inte stannar på en arbetsplats som inte lever upp till de uttalade värderingar som finns. Redan i min B-uppsats så såg jag att ledarskapsrollen var villkorad för de kvinnor som jag intervjuade i det arbetet. Personerna där menade på att de hellre skulle låta bli att att kliva in i chefsrollen om inte de fick rätt förutsättningar att göra det eller om organisationens värderingar inte stämde överens med deras egna. Och det är inte bara här det mönstret framgår utan även andra rapporter påvisar att vi millennials är kritiska och kräsna och det tror jag är både viktigt och bra på många sätt. För hur ska annars arbetslivet utvecklas till det bättre?

Samtidigt kan vi såklart också tjäna på att skilja på kritik och att vara dömande. Ingen organisation eller person är perfekt och det är viktigt att komma ihåg det och i stället använda vår kritiska förmåga till att utveckla varandra och världen på ett sjyst sätt!

Men ja, mer om det senare. Vill du lyssna på avsnittet? Jaaaa - klart du vill! Du hittar det som alltid på Spotify och Podbean och så tycker jag såklart att du ska joina vår grupp på LinkedIn. Och dela gärna med dig! Känner du som millennial igen dig i de beskrivningar som görs av våra generationer?