Så blir du mer umbärlig som chef

Vi har pratat om det förut, att bli oumbärlig som ledare kan rätt snabbt bli ohälsosamt både för dig som individ, för arbetsgruppen och för organisationen. Som chef ska du inte behöva vara på plats dygnet runt för att den dagliga verksamheten ska fungera. Du ska inte heller behöva vara tillgänglig jämt för att svara på vardagliga frågor.

Motsatsen, att bli mer umbärlig som chef, innebär att medarbetarna och arbetsgruppen har kunskaperna som krävs för att kunna sköta jobbet. Men också förmågan och mandatet att fatta beslut och sköta den dagliga driften eftersom de, som vi berör i Bosskartan, alla vet var ni befinner er nu, vart ni ska och varför ni ska dit. Det innebär också att ni har strukturer och rutiner som gör att ni inte har enskilda nyckelpersoner som sitter på all kunskap och därmed blir sårbara för att nyckelpersonerna blir sjuka eller tar nästa steg i karriären.

Så, hur gör man då för att bli mer umbärlig som chef? Det finns flera vägar dit och eftersom detta är en av de vanligaste sakerna som jag hjälper mina klienter med kommer jag, av respekt för dem, inte att dela med mig alla verktygen här. Men här kommer några av guldkornen!

Läs mer: Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare

Att göra sig mer umbärlig som ledare handlar alltså inte om att chefen ska ligga i en hängmatta och lata sig hela dagarna. Det handlar om att utveckla individer, grupper och organisationer så att de blir stabila och självständiga att de kan klara sig utan dig. Bild: Vu Thu Giang on Unsplash

Så blir du mer umbärlig som chef

Se till att rätt förutsättningar finns på plats

Först och främst är det bra om du ser till så att medarbetarna har förutsättningarna som de behöver för att kunna göra sitt jobb på ett bra vis. Både gällande kunskaper och kompetenser och bra arbetsvillkor. Detta är förstås alltid viktigt och ingår i alla chefsuppdrag. Men för den ledare som vill bli mer umbärlig kommer det att underlätta rejält om ni som jobbar i er organisation har en trygg och hälsosam miljö att verka i. Detta kan alltså liknas vid att grundmåla en tavla. Det kan fungera jättebra även om era arbetsförhållanden är sådär - men det kommer inte att bli lika bra som om de hade funnits på plats.

Jobba med strukturer och rutiner

Ett annat värdefullt set med verktyg är strukturer, rutiner och riktlinjer. Vad är det ni ska göra? Vem gör vad? Hur jobbar ni tillsammans? Vilka rutiner har ni för att spara och överlämna information? Och så vidare. Här finns några vanliga scenarios, exempelvis att:

• Det inte finns någon struktur alls

• De rutiner ni har inte efterlevs

• Strukturen funkar i teorin men inte praktiken

• Er struktur är mer komplicerad än vad den behöver vara

Jag skulle nog behöva skriva en artikel bara om denna punkt. Men i korta drag så är strukturer, rutiner och riktlinjer tänkta att stötta er i er vardag. Inte orsaka extra arbete, inte krångla till det och dessutom vara lättillgänglig för alla.

Alltså, prata i gruppen om hur ni ska jobba. Skriv ihop en kort dokumentation om det. Ha era rollbeskrivningar på plats. Finns det några särskilda uppgifter som ni gör? Skriv kortfattat ihop en lathund: varför gör ni detta? Vad målet är med uppgiften och hur det går till? Ta fram rutiner för hur ni har era möten. Dokumentera det som behövs men inte mer. Jag brukar använda mig av tankesättet att om jag dör, så ska en person utifrån kunna komma in och med hjälp av dokumentationen som finns på egen hand kunna få ett hum om vad arbetet går ut på och börja kunna göra det. Kanske inte exakt som ni gör det - men så att det viktigaste blir gjort.

Använd dig av ett coachande förhållningssätt

Ett annat mycket effektivt sätt att göra sig mer umbärlig på är att svara på frågor som du får med frågor. Alltså, istället för att bara berätta för medarbetaren hur hen ska göra: fråga vad personen hade velat fatta för beslut. Det som händer då är att medarbetaren själv får använda sin kompetens och kunskap och då tydligare äger processen vilket i sin tur kan leda till att personen känner mer ansvar, blir mer engagerad i sitt arbete och på sikt (om du är konsekvent med att göra detta) kan arbeta mer självständigt. Jag har skrivit närmare om hur du kan göra det i artikeln: fem gyllene regler för frågande chefer.

Ett av knepen är att du som chef uppmuntrar personalen att prata direkt med varandra istället för med dig! Bild: Amy Hirschi on Unsplash

Låt personalen jobba så självständigt som möjligt

En annan viktig faktor är att du som chef låter medarbetarna arbeta så självständigt som möjligt. Det innebär inte att du inte ska bry dig eller vara clueless om vad som händer. Men du ska inte heller behöva ha stenkoll på varenda detalj eller exakt hur medarbetarna jobbar. Denna punkt är ofta en process som måste gås igenom stegvis - både för chefen och medarbetarna. Hur det praktiskt kan gå till i pratar vi bland annat om här i den här läsarfrågan: När chefen löser medarbetarnas problem åt dem.

Skapa en kultur där medarbetarna pratar med varandra istället för dig

Sist men inte minst, så kommer du att kunna bli mer umbärlig som ledare om du skapar en kultur där medarbetarna pratar direkt med varandra i stället för dig. Det innebär inte heller att du inte ska få veta något som chef - men du behöver inte ha ett finger i varje syltburk för att få provsmaka sylten. Också denna punkt kan bli ett kapitel för sig, men kortfattat:

• Om en medarbetare kommer till dig med en sak som någon annan kan eller bör svara på, uppmuntra medarbetarna att prata med den personen direkt i stället och sedan berätta för dig hur det gick.

• Se över ert mejlande. Mejl kan vara ett grymt bra verktyg men risken är stor att ni mejlar om allt. Inklusive saker som hade gått fortare att prata med varandra om. Uppmuntra er alla att prata med varandra i första hand och mejla därnäst. Behöver man ha ett samtal i skrift så kan man ju sammanfatta det som sagts i korta punkter och skicka över efter att ni har snackat.

• Ha en genomtänkt mötesstruktur som är anpassad efter er grupp och ert arbete. Strunta i vad alla normer säger om att ha möten på en timme, si och så här ofta. Sätt era egna mötesrutiner i stället! Möten kan vara ett otroligt kraftfullt sätt att skapa samtal och kontaktytor på.

Så, det blev ett lång inlägg detta trots att jag försökte hålla mig kort. Men jag hoppas att det ändå kan bidra till att du kan ta nästa steg för att bli mer umbärlig som ledare. Får du problem eller vill ha hjälp i processen? Tveka inte att höra av dig till mig på clara@bossbloggen.se i så fall.

---

Ledarskapsbrevet är för dig som vill vässa ditt ledarskap och utvecklas som ledare och skickas ut cirka en gång i månaden. Vill du också få det? Skicka ett mejl märkt “Ledarskapsbrevet” till clara@bossbloggen.se.

Söndagskänsla på en måndag

God morgon! Hur är det? Jag mår finemang men går runt med söndagskänsla även om det råkar vara måndag. Givetvis på grund av att jag jobbade långpanna i lördags och skönt nog kommer jag också kompensera en del för det idag.

Föreläsningen och panelsamtalet Föreläsningen och panelsamtaletpå Climate Faze 2 gick fint och jag är så glad för den fina feedbacken jag fick från arrangören. Är så kul att föreläsa och jag lär mig något nytt varje gång.

Måndag

Idag blir det alltså rätt så stillsamt tempo. Om en stund trillar min syster, systerdotter och mamma in eftersom vi alla råkar vara (semi)lediga idag. Efter det ska jag jobba och förmodligen också åka in till Lund för att gå på möte på Nyföretagarcentrum där.

Tisdag

I morgon blir det en lång arbetsdag för Innovationscenter för landsbygden. Börjar i Sjöbo med ett frukostevent om energieffektivisering, sedan åker jag till Ystad för att dokumentera vårt event Food Jam. Avrundar dagen med att käka middag med en vän i stan.

Onsdag - Fredag

Jobbar hemifrån eller från Lund alla dessa dagar. Hoppas på att kunna ge mig några riktigt produktiva arbetsdagar där jag kan jobba fram lite marginaler åt mig själv. Minst en heldag kommer också att vikas åt skolarbete.

I helgen blev jag också intervjuad på Instagram av organisationen Hela Sverige ska leva om mina tankar med att bo och jobba på landet. Nu har det gått fyra månader sedan vi flyttade hit och som vi trivs!

Bloggveckan kommer som vanligt att bestå av en blandad kompott. Exempelvis en artikel om att göra sig umbärlig som chef och en annan om stress! Och rätt mycket mer såklart.

Vad ska du hitta på i veckan?

Friluftsliv i vardagen

När jag ska beskriva mig själv så brukar jag konstatera att jag är en ledarskapsnörd och naturknarkare. Dramatiskt uttryckt kanske men likväl sant. Jag älskar livet inomhus under en hög av täcken och filtar. Men jag mår ändå bäst med friluftsliv i vardagen. När jag får andas frisk luft och bara höra trädsus och fågelkvitter. Som tur var är min bättre hälft likadan och har introducerat mig både till vandring och tältning och paddling. Och nu bor vi äntligen så att vi har naturen nära, nära. Det var tveklöst det vi dagdrömde mest om när vi letade efter vårt lilla hus.

Det gör ju så jäkla gott för både kropp och själ att få komma ut såhär till vardags.

Friluftsliv i vardagen

Nu i sommar har det förstås varit väldigt mycket fokus på huset och trädgården. Att städa, rensa, röja upp och förstås också njuta av allt det här vackra vi bor i. Men nu när hösten anlänt på riktigt så har vi börjat ge oss ut i naturen mer och upptäcka våra nya hoods. Med facit i hand så har vi också konstaterat att vi ur den aspekten gärna hade levt ännu längre ut i skogen. Samtidigt är det så värt att bo där vi gör och därmed ha kollektivtrafik nära till hands eftersom jag reser runt så mycket. Så nu har vi lite av de bästa världarna. Grymt lyxigt och det ska bli spännande att se om vi märker någon skillnad i vårt välmående av att vara ute mer även när vår mest nykära-fas har lagt sig, hehe.

Vad säger du som läser, är du en inne- eller utekatt?

Mot Huskvarna för en ledarskapsföreläsning

Hejsan! Hur står det till? Med mig är det fint tack. Sitter på tåget på väg mot Huskvarna för att hålla en ledarskapsföreläsning och delta i en panel. Men mer om det strax! Först, låt oss kika på veckan som passerade kvickare än kvickast.

Var så glad igår när jag fick frågan om en annan ledarskapsföreläsning nu i vår. Ska bli spännande!

Tillbakablick

Den här veckan har varit ovanlig så på vis att jag har jobbat hemifrån fem dagar i sträck. Vet inte om det har hänt någonsin förut. Har förstås varit allt annat än isolerad för det. Det blir en del möten och telefonsamtal ändå, men att jobba ostört hemifrån verkligen precis det som jag behövde. Har fått mycket gjort och det känns så skönt.

Veckans bästa

När jag gjorde en mental justering och fick nästan direkt en belöning på att det är rätt spår. Att jag har skickat roliga offerter, fått två andra roliga förfrågningar och blivit intervjuad i ett kul format. Det var också fint att få se bilderna från första Bossbrudsträffen!

Den här lilla sötsmulan har varit orimligt nöjd med att jag har jobbat hemifrån.

Veckans sämsta

Känslan av otillräcklighet som jag har haft en del under veckan.

Veckans utmaning

Hänger ihop med förra punkten. Har känt mig stressad i veckan och natten till fredag drömde jag en stressdröm där jag blev jagad av en geting och skrek så hela huset vaknade. Det var sjukt länge sedan jag gjorde det (när jag var yngre skrek jag varje natt typ). Det fina här var dock att jag, när jag gått upp klockan fem, lade mig på soffan och mötte stressen i vitögat. Mina gamla vanor är att bita ihop och kämpa ännu hårdare när jag känner såhär. Nu gjorde jag tvärtom och lyckades slappna av i stället och mota undan migränen som var på ingång. Kändes riktigt fint när det fungerade så direkt!

Och i veckan har vår trädgård gått från grön till gul, så vackert!

Framåtblick

Idag ska jag jobba hela dagen. Kommer fram till Huskvarna efter elva, kör min ledarskapsföreläsning Ledarskap i praktiken efter lunch och efter det följer panelsamtalet Talks about the Future. Sedan hoppar jag på tåget mot Skåne igen och åker nog vidare direkt för att fira lillebror som fyller år idag. I morgon däremot, då blir det lugnt och stilla.

Veckans ledarskapstanke

Just nu sitter jag och funderar över NASA's ledarskapsarbete. En av personerna som ska vara med i panelen idag är nämligen deras talesperson. Jag har noll aning om vi kommer att få möjligheten att talas vid - men om det sker är jag nyfiken på deras tankar kring det. Det blir en spännande dag med andra ord!

Hur mår du och hur har din vecka varit?

Livsvårdstimme på jobbet, äldre i arbetslivet och kvinnokarta

I vanligt ordning innehåller nyhetssvepet en blandning av notiser som jag plockat upp i mitt nyhetsflöde. Den här gången är det exempelvis en studie om att äldre mår bättre än yngre på jobbet och om att ha livsvårdstimme på jobbet i stället för en friskvårdstimme.

Äldre mer engagerade på sina arbetsplatser

Att anställningsbarheten minskar med åldern är ett märkligt fenomen på dagens arbetsmarknads i mitt tycke. Som tur var verkar alltfler instämma i det. DN berättar exempelvis att anmälningar till DO om åldersdiskriminering, sedan 2015, har ökat med 25 procent. Bild: Johan Mouchet on Unsplash

Feelgood presenterar i sin Jobbhälsorapport att äldre ofta mår bättre på arbetsplatsen. Personer mellan 50 och 60 har lägst sjukfrånvaro och upplever sällan stress på jobbet. Sämst mår de som är i åldern 30 - 40 år. Dessutom känner sig 60-åringarna också mer engagerade än yngre generationer, 80 procent respektive 65 procent. Ännu fler anledningar till att inte bara anställa personer som är under 40 år alltså!

Kvinnokarta Helsingborg avslutas

Kvinnokarta Helsingborg har bland annat arrangerat föreläsningar och stadsvandringar om kvinnor som varit verksamma här. Bild: Charley Litchfield on Unsplash

I januari 2016 startade projektet Kvinnokarta Helsingborg som började med stadsvandringar för att berätta om kvinnor som har varit viktiga för Helsingborgs stad men inte synts till alls i rampljuset. Tanken var att projektet skulle pågå i ett år men arbetet fortsatte i ytterligare två och i januari avslutas projektet berättar SVT. Under åren har bland annat

Nanny Palmkvists liv som rösträttspionjär och kvinna före sin tid samt Maria Zoéga, högst delaktig i kafferosteriets affärsutveckling, lyfts fram tillsammans med andra kvinnliga profiler.

Livsvårdstimme på jobbet

Äta glass, umgås med vänner eller sova middag. Det viktiga med livsvårdstimmen är inte vad du gör utan att du gör något som får dig att må bra. Bild: Mark Cruz on Unsplash

Friskvård är väl ett välkänt begrepp idag. Ett annat, lite nyare, är livsvårdstimme. Något som Kammarkollegiet började med för två år sedan i stället för den klassiska friskvårdstimmen skriver Arbetaren. Livsvårdstimmen är alltså en timmes betald arbetstid som du som medarbetare får göra vad du vill som får dig att må bra. Mest sunt av allt? Det är att företaget, bara för de har infört detta, inte för den sakens skull mäter potentiella effekter av den. Istället så säger Helén Björkman, HR-chef på Kammarkollegiet, till Arbetaren:

– De anställda pratar positivt om timmen. Vi hör att den är uppskattad och bidrar till att vi är en attraktiv arbetsplats. När de anställda har god hälsa och mår bra trivs de bättre och blir bättre kollegor som gör ett bättre jobb. 

Vad hade du föredragit på din arbetsplats: friskvårdstimme eller livsvårdstimme?