P som i Personlig

Precis som i så många andra områden så finns det ledarskapstrender som växlar och varierar över tid. En av dem är hur personlig våra chefer och ledare ska vara. Förr, när auktoritet värderas högre än mycket annat tjänade det sitt syfte att vara ouppnåelig och privat som ledare. Idag värdesätter många, inte minst yngre, det motsatta – ett personligt ledarskap där vi får lära känna varandra på riktigt. Ha äkta relationer med varandra. Så hur kan en gör för att vara mer personlig som ledare och vad kan det ge för positiva effekter? Här är några tips!

P som i Personlig

Lär känna medarbetarna

Ställ frågor om dina medarbetare, lär känna vilka de är och hur de lever och har det. Det är dock viktigt att göra det på ett nyfiket och icke snokande sätt. Som ledare har du makt och då blir det extra viktigt för dig att respektera andras gräns mellan personligt och privat. Om du gör det kommer du att lära känna dina medarbetare bättre och det kommer att göra ditt ledaruppdrag lättare eftersom du har bättre förståelse för vilka de är och lättare kunna läsa av hur de mår.

Prata om dig själv med

Nej, du behöver absolut inte berätta om allt vad du gör om kvällarna i fikarummet eller ha monologer där du berättar allt om dig själv och ditt liv och leverne. Men genom att berätta om ditt liv utanför jobbet så kommer din relation med medarbetarna att förmänskligas och bli mer ömsesidigt. Relationer är inte en envägskommunikation utan bygger på att två, eller flera, parter lär känna varandra bättre. Det kommer att öka dina medarbetares förtroende för dig och troligen också göra det lättare för dem att vända sig till dig om de har problem eller behöver råd och stöd från dig som chef. Tänk bara på att vara lika bjussig med information om dig själv gentemot alla medarbetare så det inte uppstår för stora glapp dem emellan - det kan nämligen i stället underblåsa känslor av favorisering.

Lär känna dig själv

En annan viktig sak är också att veta vem du själv är och hur du fungerar. Vad värdesätter du? Vilka är dina värderingar? Vilka gränser har du och hur ser de ut? Hur fungerar du i din ledarroll och vad har du för styrkor och svagheter? Att lära känna medarbetarna är måhända det viktigaste men att veta vem du är kommer också att underlätta för dig i din chefsroll eftersom du förstår dig själv bättre.

Ett sätt att göra det på? Gör en vana av att reflektera över ditt ledarskapsbeteende då och då. Hur ofta väljer du själv men genom att göra det kommer du att motverka att fastna i bilden av dig själv som ledare (vilket är väldigt lätt hänt, framförallt om man har mycket att göra på jobbet).

Dela gärna med dig! Hur personlig skulle du säga att du är som ledare?

O som i Oumbärlig

Sedan ett gäng år tillbaka har det tyvärr rått en trend att en ska göra sig oumbärlig på jobbet. Det är få gånger som jag säger att jag avskyr något – men den trenden avskyr jag verkligen. Förmodligen eftersom det bland annat var min oumbärlighet som bland annat bidrog till att jag blev sjuk i utmattning en gång i tiden.

O som i Oumbärlig

Oumbärlighet är direkt skadligt och tveklöst ohälsosamt på flera olika nivåer:

För individen

Även om det kan låta som ett bra argument vid löneförhandlingarna att vara oumbärlig så är det sällan positivt i längden för individen. Att vara den enda som kan vissa saker, veta rutiner eller göra jobbet innebär dessvärre ofta också att du sällan kan vara borta från jobbet. Inte ledig, inte sjuk. Inte sällan blir arbetsbördan också större eftersom ingen annan riktigt vet vad eller hur mycket du jobbar och riskerar därför att lasta på dig än fler arbetsuppgifter vilket på sikt kan tära på ens hälsa och arbetsmiljö. Oumbärlighet påverkar sällan heller bara individen utan beroendet av en viss person spiller också över på…

Arbetsgruppen

Oumbärliga personer riskerar nämligen också ofta att bli flaskhalsar om hen har en slev med i många olika soppor. Inte minst om personen arbetar som ledare och blir överhopad med arbete på grund av sin oumbärlighet. Att information fastnar och att alla beslut behöver fattas av en enda person som kanske inte hinner med att fatta dem är tidiga varningssignaler på det vilket tids nog också kommer att försvåra för…

Organisationen i stort

Organisationen som helhet står nämligen också som förlorare när enstaka personer blir oumbärliga. Dels för att det blir ett större kompetenstapp om personen slutar eller sjuk. Dels för att motivationen och engagemanget hos de övriga medarbetarna sjunker som en gråsten om ledarskapet inte hinns med.

Vad säger du som läser? Har du någon gång varit, är eller sett någon annan vara oumbärlig och sett några av dessa baksidor IRL?

N som i Närvaro

En av nycklarna i min ledarskapsmodell Bosskartan är närvaro. Varför? För att ett ledarskap som är närvarande ökar både välmåendet och engagemanget i arbetsgruppen. Men hur enkelt är det att vara närvarande när många saker händer samtidigt för dig som ledare? Ibland plättlätt, ibland lite mer utmanade. Går det att vara supernärvarande dygnet runt? Nja, det är kanske inte går att göra jämt. Men det är inte bara medarbetarna som mår bättre av att du är närvarande som chef utan också du själv och därför kan det vara klokt att sträva efter att vara så närvarande som möjligt. Här är tre faktorer som påverkar hur närvarande vi upplever att någon är - som du då kan dra nytta av i ditt ledarskap!

N som i Närvaro

Kroppsspråket

Hur står du? Hur rör du dig? Tittar du på personen du pratar med eller gör du andra saker samtidigt? Ditt kroppsspråk kan förråda dig och visa om du verkligen är på plats eller på språng. Se till så att det matchar det du faktiskt säger. Så om någon frågar dig om ni kan talas vid och du säger ja, visa med ditt kroppsspråk att du är där i nuet. 

Läs mer: Vardagsretorik för ledare

Aktivt lyssnande

Att lyssna aktivt är ett hantverk i sig och kan kräva sin beskärda del av övning men i grunden handlar det om att lyssna: vad det är som sägs egentligen? Hur sägs det? Vad betyder det? Och att lyssna – tänka – svara istället för att vänta på att svara.

Läs mer: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Tillgängligheten

Reflektera en stund: hur tillgänglig är du som chef? Sitter du i möten hela dagarna, de flesta dagarna i veckan? Hur stor del av dagen är din dörr öppen respektive stängd? Hur mycket hinner du småprata med dina medarbetare och kommer de till dig eller är du också aktiv och letar upp dem? Det påverkar också hur närvarande du upplevs vara.

Läs mer: Så bli du mer umbärlig som chef

Själv har jag under många år tränat upp min förmåga med att vara närvarande men framförallt färdigheten i att kunna slå på respektive slå av den när det behövs i min yrkesroll. Idag sker det per automatik och då blir det också mycket lättare överlag att vara mer närvarande i vardagen.

Har du något knep som du använder dig av för att vara mer närvarande? Dela gärna med dig!

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Läsarfrågan:

“Hej, hej! Har läst bloggen ett tag och gillar blandningen av de olika artiklarna som finns här. Mycket intressant. Men ett ämne som jag inte kan se om du har skrivit om innan är att förhindra utmattning hos andra. Har en person i teamet som jag ser befinner sig i riskzonen. Hen arbetar mycket övertid, tar ofta på sig extra arbetsuppgifter och har blivit mer och mer retlig i humöret senaste tiden. Har förstått att svåra saker pågår i privatlivet med, med både sjuka barn och potentiell skilsmässa, men medarbetaren vill helst inte diskutera sådant på jobbet utan hänvisar till att ‘det är mycket nu men det går bra’. Jag har själv varit utmattad men det är många år sedan och känner mig frustrerad som chef. Hur kan jag stoppa en medarbetare från att bli utmattad när hen själv inte lyssnar eller ser det själv?

Tacksam för hjälp! Brydd chef”

Svar:

Hejsan! Och tack för ditt meddelande - jag önskar att jag kunde skriva att detta kan vara den sista medarbetaren vi lär se bli utmattad men tyvärr tycks trenden fortsätta som tidigare. Först och främst vill jag betona hur bra det är att du som chef ser varningssignalerna och att du hörsammar dem även om medarbetaren själv inte gör det. Ofta blir vi mer uppmärksamma på symptomen som utmattning innebär när vi själva har upplevt det och det är en styrka att ha och använda som ledare, det kan förhoppningsvis också bidra till att vi kan bidra och underlätta situationen på ett mer konkret sätt jämfört med om vi inte hade haft denna erfarenhet.

En del av sjukdomsproblematiken med utmattning är att den som är på väg dit inte ser väggen närma sig, eller tro att den är längre bort än vad den egentligen är. Bild: Henry & Co. on Unsplash

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Samtidigt är det tyvärr så att vi, hur mycket vi än vill och hur hårt vi än försöker, inte heller ensamma kan stoppa en medarbetare från att bli utmattad. Det måste vara personen själv som ändrar sin kurs till att gå bort från väggen snarare än rakt in i den. Vad vi som chefer däremot kan göra är att hjälpa medarbetaren att dra i handbromsen och kanske också underlätta för personen att ändra sin riktning men det är viktigt att var medveten om att du som chef inte kan göra jobbet eller vara den som räddar medarbetaren i slutändan - det måste hen göra själv.

Kartlägg läget, lyft frågan och skriv en handlingsplan

Det första du kan och bör göra som chef är 1. kartlägga situationen, vilka varningssignaler ser du och hur de tar sig uttryck. 2. lyfta frågan och prata med medarbetaren om detta. Hur personen i fråga reagerar på detta kan sedan variera rätt kraftigt beroende på flera olika faktorer och en vanlig utmaning är att det ingår i sjukdomsbilden att medarbetaren förr eller senare blir så kallat fartblind och inte själv ser väggen alternativt intalar sig att avståndet till den är mycket längre än vad det faktiskt är. Min erfarenhet är att desto närmare en person är en utmattning, desto mindre självinsikt brukar hen ha men det kan såklart variera från person till person.

Men om vi ska generalisera lite så är potentiella utgångslägen här att medarbetaren:

A) Själv ser att utmattningen är nära och accepterar att hen måste börja göra något annorlunda för att förhindra att gå in i väggen

B) Har självinsikt men inte accepterar eller instämmer i att hen behöver göra en beteendeförändring. Vanliga bortförklaringar här brukar gå i stil med “bara jag tar mig igenom den här perioden” eller “bara jag får ta semester” och därmed förminska och/eller skjuta problemet framför sig

C) Inte håller med, ser eller vill erkänna att varningssignalerna finns alls. Kommer med “förklaringar” och svepskäl som förklarar allt, skyller på omgivningen eller omständigheterna alternativt skyller ifrån sig.

Om medarbetaren reagerar som i de två senare scenarierna kan du absolut behöva vara rak och tydlig och lägga fram det du har sett i din kartläggning. Det kan kännas och upplevas som tufft men du gör ju detta av omtanke och ibland är det faktiskt snällare att säga ifrån och säga emot snarare än att klappa medhårs. Samtalet kan och får alltså bli både svårt och obekvämt om det är vad som behövs för att medarbetaren ska få sig en tankeställare. Oavsett hur personen reagerar är det jätteviktigt att ni i detta samtal skriver en handlingsplan tillsammans som innehåller vad medarbetaren ska göra annorlunda framåt men också vad du som chef ska stötta upp med.

Arbetsanpassa

Arbetsmiljölagen är både tydlig och rätt så krävande när det kommer till en arbetsgivares ansvar när det gäller arbetsanpassning och vi är dessutom skyldiga att göra proaktiva insatser när det behövs. Var därför inte rädd för att göra arbetsanpassningar som behövs. Dessa ska givetvis inte vara lösningen på problemet men underlätta för medarbetaren att bromsa i tid och förhindra den potentiella utmattningen.

Förhoppningsvis kan detta leda till att situationen underlättas och en utmattning avvärjs. Jag håller alla tummar och tår för det! Men, eftersom det tyvärr finns en risk för att detta inte är tillräckligt så känner jag mig tvungen att lyfta den tråkiga potentiella utvägen med och det är att…

Det är så viktigt att vi som ledare känner till symptom för stress och hjälper medarbetare som riskerar att bli utmattade. Bild: Tim Gouw on Unsplash

Låta personen rasa

Som jag varit inne på tidigare kan vi som ledare - eller medmänniskor - inte rädda någon som inte vill bli räddad och om vi har gjort vad vi kan, arbetsanpassat det som går och medarbetaren ändå inte hörsammar detta… Ja, då kan det nästbästa vara att förbereda sig på kraschen, hoppas att den blir så lindrig som möjligt och att det kommer tjäna som väckarklockan medarbetaren behöver för att förändra sitt liv och leverne.

Saker du kan förbereda inför detta är att tänka igenom hur arbetet kan organiseras om medarbetaren är sjukskriven och undersöka vilka möjligheter till framtida rehabilitering som finns. Nu har du som skrev frågan egen erfarenhet av utmattning men det kan ändå vara bra att läsa på än mer om utmattningsrehabilitering och vad en som chef kan göra för att underlätta processen.

Granska övriga organisationen

Sist men inte minst vill jag också rekommendera dig att se över övriga arbetsgruppen och organisationen. Inte för att det går att vaccinera sig mot utmattade medarbetare eftersom det långtifrån alltid bara är jobbet som medför att vi blir sjuka i det men för att en utmattad medarbetare troligtvis kan ses som en isolerad händelse. Men två eller fler inom en överskådlig tidsperiod… Det kan vara ett symptom som skvallrar om mer djupgående problematik i organisationen och då räcker det inte med att hantera detta på individnivå utan då behöver större, mer övergripande förändringar tas till.

Med det sagt - heja dig för att du så uppenbart ser och och bryr dig om dina medarbetare. Jag önskar er all lycka till och hoppas, hoppas att det går att avvärja situationen. Kontakta mig om du vill ha mer råd och stöd på vägen! Har ni andra som läser ytterligare tips eller egna erfarenheter att dela med dig av? Gör gärna det!

M som i Mod

En av de vanligaste fraserna vi hör att man måste vara modig som ledare och precis som i de flesta andra fall av klyschor finns det är en stort korn av sanning även här. Men vad betyder det att vara modig som ledare? Varför är det viktigt att vara det? Den första frågan handlar om att skapa en genuint bra arbetsmiljö och organisationer som är både lönsamma och välmående. Den andra om att förändra världen till det bättre för medarbetarna och världen oavsett om det gäller att ta ställning, konflikthantering, leda ett utvecklingssamtal, hålla en presentation eller något annat. Här kommer tre exempel på situationer som kräver mod oavsett om sakfrågan är jämställdhet, mångfald eller något helt annat.

M som i Modig

Våga granska sömmarna

Självkritik är sällan bekvämt, likväl måste vi våga granska oss själva i sömmarna då och då för att bli medvetna om hur vi har det och vad vi gör. Syna våra organisationer och ifrågasätta: vad vi gör och hur vi gör det? Hur jämställda är ni? Hur ser er mångfald ut? Hur mår ni egentligen i er verksamhet? Det kan svida men är värt det i längden eftersom medvetenheten kan ge er möjligheten att också agera och förändra till det bättre. 

Var inte rädd för den dåliga stämningen

Det är väldigt få som tycker det är roligt när det uppstår dålig stämning men det innebär inte att vi måste vara rädda för den. Framförallt inte som ledare eftersom du som chef/medlem i ledningsgrupp eller styrelse har mer makt att faktiskt skapa en förändring. Organisationer som har ledare som drar sig för att säga till, säga ifrån, ta de jobbiga samtalen eller ifrågasätta alltifrån berättigade orättvisor till skadliga värderingar mår sällan bra. Dålig stämning är inte farligt och för att skapa förändringar finns risken att man behöver genomlida lite av den emellanåt. 

Våga ta ställning tillsammans

Värderingar är något vi alla bär med oss och är medvetna om i olika grad och därför är det så viktigt att prata om i både lednings- och arbetsgrupper om vilka värderingar ni har och vad de betyder för er. Vilka sakfrågor tycker ni är viktiga och kan ta ställning till tillsammans? Tycker ni att det är viktigt att alla människor behandlas lika? Tycker ni att jämställdhet borde vara en självklarhet? Det är inte alltid bekvämt att leda sådana diskussioner men de är likväl viktiga att ha.

Sedan finns det såklart en lång rad fler tillfällen där man som ledare behöver vara modig. När kriser sker, svåra samtal behöver hållas eller situationer måste hanteras. Ledarrollen är inget för den fege helt enkelt! Berätta gärna, när kände du dig modig senast som ledare?