N som i Närvaro

En av nycklarna i min ledarskapsmodell Bosskartan är närvaro. Varför? För att ett ledarskap som är närvarande ökar både välmåendet och engagemanget i arbetsgruppen. Men hur enkelt är det att vara närvarande när många saker händer samtidigt för dig som ledare? Ibland plättlätt, ibland lite mer utmanade. Går det att vara supernärvarande dygnet runt? Nja, det är kanske inte går att göra jämt. Men det är inte bara medarbetarna som mår bättre av att du är närvarande som chef utan också du själv och därför kan det vara klokt att sträva efter att vara så närvarande som möjligt. Här är tre faktorer som påverkar hur närvarande vi upplever att någon är - som du då kan dra nytta av i ditt ledarskap!

N som i Närvaro

Kroppsspråket

Hur står du? Hur rör du dig? Tittar du på personen du pratar med eller gör du andra saker samtidigt? Ditt kroppsspråk kan förråda dig och visa om du verkligen är på plats eller på språng. Se till så att det matchar det du faktiskt säger. Så om någon frågar dig om ni kan talas vid och du säger ja, visa med ditt kroppsspråk att du är där i nuet. 

Läs mer: Vardagsretorik för ledare

Aktivt lyssnande

Att lyssna aktivt är ett hantverk i sig och kan kräva sin beskärda del av övning men i grunden handlar det om att lyssna: vad det är som sägs egentligen? Hur sägs det? Vad betyder det? Och att lyssna – tänka – svara istället för att vänta på att svara.

Läs mer: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Tillgängligheten

Reflektera en stund: hur tillgänglig är du som chef? Sitter du i möten hela dagarna, de flesta dagarna i veckan? Hur stor del av dagen är din dörr öppen respektive stängd? Hur mycket hinner du småprata med dina medarbetare och kommer de till dig eller är du också aktiv och letar upp dem? Det påverkar också hur närvarande du upplevs vara.

Läs mer: Så bli du mer umbärlig som chef

Själv har jag under många år tränat upp min förmåga med att vara närvarande men framförallt färdigheten i att kunna slå på respektive slå av den när det behövs i min yrkesroll. Idag sker det per automatik och då blir det också mycket lättare överlag att vara mer närvarande i vardagen.

Har du något knep som du använder dig av för att vara mer närvarande? Dela gärna med dig!

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Läsarfrågan:

“Hej, hej! Har läst bloggen ett tag och gillar blandningen av de olika artiklarna som finns här. Mycket intressant. Men ett ämne som jag inte kan se om du har skrivit om innan är att förhindra utmattning hos andra. Har en person i teamet som jag ser befinner sig i riskzonen. Hen arbetar mycket övertid, tar ofta på sig extra arbetsuppgifter och har blivit mer och mer retlig i humöret senaste tiden. Har förstått att svåra saker pågår i privatlivet med, med både sjuka barn och potentiell skilsmässa, men medarbetaren vill helst inte diskutera sådant på jobbet utan hänvisar till att ‘det är mycket nu men det går bra’. Jag har själv varit utmattad men det är många år sedan och känner mig frustrerad som chef. Hur kan jag stoppa en medarbetare från att bli utmattad när hen själv inte lyssnar eller ser det själv?

Tacksam för hjälp! Brydd chef”

Svar:

Hejsan! Och tack för ditt meddelande - jag önskar att jag kunde skriva att detta kan vara den sista medarbetaren vi lär se bli utmattad men tyvärr tycks trenden fortsätta som tidigare. Först och främst vill jag betona hur bra det är att du som chef ser varningssignalerna och att du hörsammar dem även om medarbetaren själv inte gör det. Ofta blir vi mer uppmärksamma på symptomen som utmattning innebär när vi själva har upplevt det och det är en styrka att ha och använda som ledare, det kan förhoppningsvis också bidra till att vi kan bidra och underlätta situationen på ett mer konkret sätt jämfört med om vi inte hade haft denna erfarenhet.

En del av sjukdomsproblematiken med utmattning är att den som är på väg dit inte ser väggen närma sig, eller tro att den är längre bort än vad den egentligen är. Bild: Henry & Co. on Unsplash

Stoppa en medarbetare från att bli utmattad

Samtidigt är det tyvärr så att vi, hur mycket vi än vill och hur hårt vi än försöker, inte heller ensamma kan stoppa en medarbetare från att bli utmattad. Det måste vara personen själv som ändrar sin kurs till att gå bort från väggen snarare än rakt in i den. Vad vi som chefer däremot kan göra är att hjälpa medarbetaren att dra i handbromsen och kanske också underlätta för personen att ändra sin riktning men det är viktigt att var medveten om att du som chef inte kan göra jobbet eller vara den som räddar medarbetaren i slutändan - det måste hen göra själv.

Kartlägg läget, lyft frågan och skriv en handlingsplan

Det första du kan och bör göra som chef är 1. kartlägga situationen, vilka varningssignaler ser du och hur de tar sig uttryck. 2. lyfta frågan och prata med medarbetaren om detta. Hur personen i fråga reagerar på detta kan sedan variera rätt kraftigt beroende på flera olika faktorer och en vanlig utmaning är att det ingår i sjukdomsbilden att medarbetaren förr eller senare blir så kallat fartblind och inte själv ser väggen alternativt intalar sig att avståndet till den är mycket längre än vad det faktiskt är. Min erfarenhet är att desto närmare en person är en utmattning, desto mindre självinsikt brukar hen ha men det kan såklart variera från person till person.

Men om vi ska generalisera lite så är potentiella utgångslägen här att medarbetaren:

A) Själv ser att utmattningen är nära och accepterar att hen måste börja göra något annorlunda för att förhindra att gå in i väggen

B) Har självinsikt men inte accepterar eller instämmer i att hen behöver göra en beteendeförändring. Vanliga bortförklaringar här brukar gå i stil med “bara jag tar mig igenom den här perioden” eller “bara jag får ta semester” och därmed förminska och/eller skjuta problemet framför sig

C) Inte håller med, ser eller vill erkänna att varningssignalerna finns alls. Kommer med “förklaringar” och svepskäl som förklarar allt, skyller på omgivningen eller omständigheterna alternativt skyller ifrån sig.

Om medarbetaren reagerar som i de två senare scenarierna kan du absolut behöva vara rak och tydlig och lägga fram det du har sett i din kartläggning. Det kan kännas och upplevas som tufft men du gör ju detta av omtanke och ibland är det faktiskt snällare att säga ifrån och säga emot snarare än att klappa medhårs. Samtalet kan och får alltså bli både svårt och obekvämt om det är vad som behövs för att medarbetaren ska få sig en tankeställare. Oavsett hur personen reagerar är det jätteviktigt att ni i detta samtal skriver en handlingsplan tillsammans som innehåller vad medarbetaren ska göra annorlunda framåt men också vad du som chef ska stötta upp med.

Arbetsanpassa

Arbetsmiljölagen är både tydlig och rätt så krävande när det kommer till en arbetsgivares ansvar när det gäller arbetsanpassning och vi är dessutom skyldiga att göra proaktiva insatser när det behövs. Var därför inte rädd för att göra arbetsanpassningar som behövs. Dessa ska givetvis inte vara lösningen på problemet men underlätta för medarbetaren att bromsa i tid och förhindra den potentiella utmattningen.

Förhoppningsvis kan detta leda till att situationen underlättas och en utmattning avvärjs. Jag håller alla tummar och tår för det! Men, eftersom det tyvärr finns en risk för att detta inte är tillräckligt så känner jag mig tvungen att lyfta den tråkiga potentiella utvägen med och det är att…

Det är så viktigt att vi som ledare känner till symptom för stress och hjälper medarbetare som riskerar att bli utmattade. Bild: Tim Gouw on Unsplash

Låta personen rasa

Som jag varit inne på tidigare kan vi som ledare - eller medmänniskor - inte rädda någon som inte vill bli räddad och om vi har gjort vad vi kan, arbetsanpassat det som går och medarbetaren ändå inte hörsammar detta… Ja, då kan det nästbästa vara att förbereda sig på kraschen, hoppas att den blir så lindrig som möjligt och att det kommer tjäna som väckarklockan medarbetaren behöver för att förändra sitt liv och leverne.

Saker du kan förbereda inför detta är att tänka igenom hur arbetet kan organiseras om medarbetaren är sjukskriven och undersöka vilka möjligheter till framtida rehabilitering som finns. Nu har du som skrev frågan egen erfarenhet av utmattning men det kan ändå vara bra att läsa på än mer om utmattningsrehabilitering och vad en som chef kan göra för att underlätta processen.

Granska övriga organisationen

Sist men inte minst vill jag också rekommendera dig att se över övriga arbetsgruppen och organisationen. Inte för att det går att vaccinera sig mot utmattade medarbetare eftersom det långtifrån alltid bara är jobbet som medför att vi blir sjuka i det men för att en utmattad medarbetare troligtvis kan ses som en isolerad händelse. Men två eller fler inom en överskådlig tidsperiod… Det kan vara ett symptom som skvallrar om mer djupgående problematik i organisationen och då räcker det inte med att hantera detta på individnivå utan då behöver större, mer övergripande förändringar tas till.

Med det sagt - heja dig för att du så uppenbart ser och och bryr dig om dina medarbetare. Jag önskar er all lycka till och hoppas, hoppas att det går att avvärja situationen. Kontakta mig om du vill ha mer råd och stöd på vägen! Har ni andra som läser ytterligare tips eller egna erfarenheter att dela med dig av? Gör gärna det!

M som i Mod

En av de vanligaste fraserna vi hör att man måste vara modig som ledare och precis som i de flesta andra fall av klyschor finns det är en stort korn av sanning även här. Men vad betyder det att vara modig som ledare? Varför är det viktigt att vara det? Den första frågan handlar om att skapa en genuint bra arbetsmiljö och organisationer som är både lönsamma och välmående. Den andra om att förändra världen till det bättre för medarbetarna och världen oavsett om det gäller att ta ställning, konflikthantering, leda ett utvecklingssamtal, hålla en presentation eller något annat. Här kommer tre exempel på situationer som kräver mod oavsett om sakfrågan är jämställdhet, mångfald eller något helt annat.

M som i Modig

Våga granska sömmarna

Självkritik är sällan bekvämt, likväl måste vi våga granska oss själva i sömmarna då och då för att bli medvetna om hur vi har det och vad vi gör. Syna våra organisationer och ifrågasätta: vad vi gör och hur vi gör det? Hur jämställda är ni? Hur ser er mångfald ut? Hur mår ni egentligen i er verksamhet? Det kan svida men är värt det i längden eftersom medvetenheten kan ge er möjligheten att också agera och förändra till det bättre. 

Var inte rädd för den dåliga stämningen

Det är väldigt få som tycker det är roligt när det uppstår dålig stämning men det innebär inte att vi måste vara rädda för den. Framförallt inte som ledare eftersom du som chef/medlem i ledningsgrupp eller styrelse har mer makt att faktiskt skapa en förändring. Organisationer som har ledare som drar sig för att säga till, säga ifrån, ta de jobbiga samtalen eller ifrågasätta alltifrån berättigade orättvisor till skadliga värderingar mår sällan bra. Dålig stämning är inte farligt och för att skapa förändringar finns risken att man behöver genomlida lite av den emellanåt. 

Våga ta ställning tillsammans

Värderingar är något vi alla bär med oss och är medvetna om i olika grad och därför är det så viktigt att prata om i både lednings- och arbetsgrupper om vilka värderingar ni har och vad de betyder för er. Vilka sakfrågor tycker ni är viktiga och kan ta ställning till tillsammans? Tycker ni att det är viktigt att alla människor behandlas lika? Tycker ni att jämställdhet borde vara en självklarhet? Det är inte alltid bekvämt att leda sådana diskussioner men de är likväl viktiga att ha.

Sedan finns det såklart en lång rad fler tillfällen där man som ledare behöver vara modig. När kriser sker, svåra samtal behöver hållas eller situationer måste hanteras. Ledarrollen är inget för den fege helt enkelt! Berätta gärna, när kände du dig modig senast som ledare?

Vett och etikett för chefen på julfesten

Ett ämne som en av er bloggläsare önskat att jag ska ta upp är vett och etikett för chefer på julfesten. Vad ska man tänka på? Vilka fällor kan vara bra att undvika? Och ja, såklart kan vi ta oss en kik på detta.

Notera nu att vi rör oss i gråzoner här och att det å ena sidan faktiskt finns några “rätt respektive fel” medan det å andra sidan också finns en hel del saker som “beror på”. Lägg dessutom till dimensionen att det finns flera olika åsikter kring vad som är okej och inte när det gäller festande chefer. Men jag ska göra mitt bästa för att navigera oss genom ämnet utifrån mitt perspektiv som ledarskapsutvecklare - sedan får du som läsare gärna bidra med dina tankar och perspektiv i kommentarsfältet!

Chefen på fest är ett spännande ämne där många ofta tycker olika om vad som är okej eller inte. Bild: Alexa från Pixabay

Är det okej för chefer att festa loss?

Ja, det kan det absolut vara - däremot skulle jag säga att det också beror på hur en “festar loss”. Först och främst kanske inte alkohol behöver vara ett måste för att släppa loss och ha roligt. Men vill du dricka som chef och kan göra det i den mängden och på ett sätt som innebär att du fortfarande kan uppföra dig och vara en bra och trevlig representant för din arbetsgivare: kör bara kör! Handlar det däremot om att bli asplakat, hångla upp kollegor, prata om saker du inte hade snackat om annars på jobbet eller bete sig allmänt oanständigt… Då skulle jag säga att det är bättre att låta bli det alkoholhaltiga.

Ytterligare en dimension till detta är att en som chef bör och behöver tänka på sina medarbetares uppfattningar och behov och det här en klassisk vattendelare. Vissa medarbetare tycker det är okej eller rent utav uppskattar att chefen partajar - andra gör det inte. Här skulle jag säga att gränsen ändå går vid det vi berör i stycket ovan: att vara en sjyst representant för företaget, arbetsgruppen och sig själv som ledare går först och kan inte riktigt pausas när och hur som helst som vi som ledare känner för det. Sedan kan man chef strunta i vad andra tycker och tänker om det men då får du i gengäld acceptera att det troligtvis har sina effekter vilket kan försvåra ditt dagliga arbete längre fram.

Faktorer som påverkar

Några saker som spelar roll och spelar in här som vi som ledare inte heller kan ignorera är exempelvis:

Företagsrepresentation och ert varumärke: Alla organisationer ser festligheter på olika sätt och detta är definitivt en del av ert arbetsgivarvarumärke. Hur vill ni att det ska se ut?

Organisationskulturen: Hur ser julfest-kotymen ut i företaget? Vad är det för slags fest som styrs upp och bjuds på?

Dina medarbetare: Hurdana är medarbetarna? Vad för beteende är okej respektive inte från deras sida när det är personalfester?

Sammankomstens kontext: Är det julbord eller middag som gäller? Dansgolv? Nattklubb? Miljön och inramningen för er julfest kommer såklart också att påverka situationen och vad som anses vara acceptabelt och inte.

Du som ledare: Hur vill du vara och uppfattas som ledare? Hur viktiga är relationerna med dina kollegor? Dricker du alkohol och hur påverkar den i så fall dig? Vad gör du och hur är du när du festar?

Alla dessa frågor är bra att ledningsgruppen och alla chefer pratar om med varandra innan ni bjuder in till fest. Det kommer göra det lättare för er att navigera bland gråzonerna som finns och tydliggör förväntningarna.

Den här frågan kompliceras såklart av att alla gillar olika och att det är svårt som tusan att göra alla nöjda jämt. Samtidigt innebär inte det att man ska låta bli att försöka få så många som möjligt att känna att företagsjippot är roligt och trevligt. Bild: Alexa från Pixabay

Vett och etikett för chefen på julfesten

Minns att det är ett jobbsammanhang

Tillit och förtroende för dig som ledare skapas, bibehålls, förstärks, minskas eller raseras i alla sammanhang som dina medarbetare ser dig i. Inklusive julfesten. Det är något vi som ledare måste acceptera och förhålla oss till och därför kan det vara bra att se julfester som jobbsammanhang även om de är mer avslappnade än en vanliga dag på kontoret. Hur vill du att medarbetarna ska prata om dig och ditt uppförande dagarna efter er festlighet?

Ditt beteende sätter tonen för vad som är okej och inte

Det går inte heller att pausa eller stänga av den påverkansmakt en har som ledare. Ditt beteende sätter tonen för andras och kommer att få effekter vare sig du vill det eller inte. Vill du att de ska vara positiva eller negativa? Ska de vara en källa till att stärka gemenskap och sammanhållning eller få motsatt effekt? Därför är det också så viktigt att behandla alla lika även i festliga sammanhang för att minimera risken för upplevd favorisering.

Om negativa saker inträffar på julfesten måste de hanteras efteråt

Konflikter, trakasserier och olämpliga beteenden är inte saker som “händer på julfesten och sedan stannar där” utan det är ens skyldighet som chef att adressera och hantera situationen väl tillbaka på kontoret. Det ingår i arbetsmiljöansvaret och är superviktigt att ta på allvar. Har genom åren hört och sett så många exempel på allvarliga situationer som viftas bort, förminskas eller ignoreras för att de har skett på personalfester och det kan i sämsta fall vara skadligt för både individer, arbetsgrupper och organisationen i stort.

Gör julfesten välkomnande för alla

Det är tyvärr inte ovanligt att exkludering sker, om än omedvetet, när det kommer till julfester och även om det är omöjligt att alltid göra alla nöjda så är det viktigt att alla medarbetare känner sig välkomna och inbjudna till det som ni styr upp. Gör inte “som vi alltid har gjort” eller “som alla andra” bara för att utan tänk noga igenom vilka signaler er julfest sänder till medarbetarna.

Det är ofta en balansgång mellan vad medarbetarna uppskattar och vill ha, resurserna ni har att tillgå, faktumet att alla gillar olika och att det inte går att göra alla nöjda jämt. Ansträng er för att navigera så medvetet, aktivt och respektfullt som möjligt mellan dessa olika viljor för att skapa en så välkomnande stämning som möjligt för alla. Ni kanske inte lyckas till hundra procent men desto mer ni strävar efter det - desto bättre kommer ändå resultatet att bli.

Kom ihåg varför ni har er julfest

Till syvende och sist kanske det är detta som allt detta handlar om. Att inte slentrianplanera in er julfest utan att se på den som en personalaktivitet med ett syfte vilket i sin tur kräver sin beskärda del av planering, eftertanke och genomarbetning. Varför har in en julfest? Hur kan den främja ert mående och ert samarbete på jobbet?

Detta skulle jag säga är de grundläggande punkterna i vett och etikett för chefen på julfesten! Vad säger du som läser? Hur ser du som ledare på ditt festande och vad säger du som medarbetare om festande chefer? Vore intressant att höra!

L som Lat

Att vara lat är ofta ett skällsord. Vi ska ju vara drivna, engagerade och aktiva. Rörelse är utveckling och utvecklas du inte så stagnerar du är paroller som jag ofta hör. Men måste det ena verkligen utesluta det andra? Är det verkligen dåligt att vara lat? Nej, det behöver inte vara. Jag trodde länge att lata sig var något som endast pensionärer förtjänade att göra men har idag insett att det finns lägen som det inte bara är bra att vara lat – vi borde vara lata för att vi själva och vår omgivning ska må bättre. Här är några exempel på situationer när lathet faktiskt är en dygd och borde eftersträvas.

Lat som i Lat

Under ledighet

Eftersom helgen snart är här är det den första latheten som jag tänker på. Att ha stunder som en inte gör någonting alls är inte bara viktigt för vår återhämtning utan också för vår kreativitet. Hur många gånger har inte goda idéer vaknat till liv i stunderna som vi låter tankarna löpa fritt utan något mål eller en agenda? Hur mycket bättre blir inte återhämtningen om vi faktiskt unnar oss att ha den ordentligt och - framförallt - kravlöst?

På jobbet

Att vara lat på jobbet kan låta otroligt provocerande men det finns lägen då det kan vara guld värt.

Exempel 1: Lathundar

Hur många gånger har det inte hänt att du undrar ”hur var det nu jag gjorde detta?” tills du har kunskapen att göra en arbetsuppgift som rinnande vatten? Här kan lathundar vara ovärderligt. Ha korta, pedagogiska lathundar för era olika arbetsuppgifter – varför de görs, hur de görs och när. Ta också med de små korta know how’s:en som annars gärna blir tyst kunskap. Det kan kännas tidskrävande att skriva dem, men i gengäld sparar ni kunskap och information som inte är avhängiga vissa enskilda nyckelpersoner.

Exempel 2: När latheten gör oss mer strukturerade

Vem här gillar att ägna tid och energi åt att leta efter saker? Försöka minnas saker man glömt? Om du använder din egen bekvämlighet till att göra det lättare för dig och ha mer ordning och reda - då är det en grymt bra grej!

Som ledare

Att vara lat som ledare uppfattas sällan som smickrande det heller men samtidigt kan det vara otroligt nyttig att du som ledare faktiskt lutar dig tillbaka och inte gör någonting. Först och främst - att fokusera på de arbetsuppgifter som får störst effekt med lägst möjliga ansträngning kan vara otroligt viktigt som ledare.

”Spring inte med vattenhinkar om ert jobb är att bygga en vattenledning” sa Charlie Söderberg och så till vida du inte har ett operativa arbetsuppgifter som ingår i ditt uppdrag, koncentrera dig på de arbetsuppgifter som ingår i ledarrollen. Gör inte oeprativa grejer! Men även när du delegerar kan du tjäna på att luta dig tillbaka. Att låta medarbetarna vara mer ansvariga och arbeta mer självständigt är sunt för både dig dem, dig och organisationen i stort.

Alltså, lathet kan vara av godo och ett ledarskapsverktyg i sig! Vad säger du som läser? Kan du med se fördelar med att vara lat på jobbet?