Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Vi pratade för ett tag sedan om lära känna samtal och den modell jag brukar utgå ifrån vid den typen av samtal. Här kommer, utöver den, ett gäng tips för att ha bättre lära känna samtal som ny chef. Stora som små, ytliga som djupa.

Syftet med ett lära känna möte är att börja bygga er kommande arbetsrelation. Bild: Jason Goodman on Unsplash

Tips för bättre lära känna samtal som ny chef

Här kommer ett gäng blandade tips inför ett lära känna samtal, enjoy!

• Planera in och ha gärna era lära känna möten så tidigt som möjligt när du tillträder din nya roll. Glöm ingen medarbetare.

• När du bjuder in till mötet, var tydlig med syftet för mötet och om det är något som behöver förberedas.

• Ställ öppna frågor för att försöka få personen att prata men kom ihåg att det här ska vara ett samtal - inte monologer eller regelrätta fråga-svar-intervjuer.

• Är det en tystlåten person – låt mötet vara kortare och ha inte timmeslånga möten bara för att. Relationer tar tid att bygga och detta är startskottet för er så bli inte stressad om personen är sluten. Vissa av oss tar längre tid på sig att värma upp inför nya bekanta och andra vill inte att chefen ska veta allt om dem, det behöver vi som ledare acceptera.

• Snacka mer professionellt än privat: vissa pratar jättemycket om sitt privatliv på jobbet och vill kunna göra det medan andra är betydligt mer restriktiva. Här gäller det att känna in var gränsen går för personen och läsa av både svar och kroppsspråk hos medarbetaren för att respektera hens integritet.

• Låt medarbetarna lära känna dig med – relationer är ömsesidiga och goes both ways.

• Tänk på miljön för samtalet, det finns en risk att det inte blir så avslappnat om du sitter vid ditt skrivbord med medarbetaren på andra sidan bordet. Välj ett konferensrum eller gör det i form av ett walk and talk för att neutralisera samtalets karaktär.

• Hur samtalet upplevs är betydelsefullt och kommer att bidra till er framtida relation. Tänk därför igenom före samtalet om du skak ha något ledord att använda dig av (typ: trevligt, tryggt eller tydliggörande) eller en vision för hur du hoppas medarbetaren ska uppleva samtalet. Att göra den typen av mentalt förberedelsearbete ger inga garantier för att det blir så men chansen för det kommer att öka.

• Finns det möjlighet till det: fråga om medarbetaren har några problem eller utmaningar i arbetet som ni kan behöva titta på framöver? Lova inget du inte kan hålla och var försiktig med att infria enstaka personers tjänster utan att ha kollat hur det påverkar resten av gruppen först bara.

• Respektera den maktobalans som troligtvis råder mellan er

• Skippa mobilen, skippa datorn med ha med ett anteckningsblock för att kunna notera om det är något som du ska kolla upp eller fixa från mötet. Men utöver det, undvik att ta anteckningar under sittande möte. Behöver du skriva ner vissa saker efteråt för att minnas dem senare? Gör det efter mötet i så fall.

Det finns alltså en hel del saker att tänka på när det kommer till lära känna samtal och ja, det finns definitivt fler do’s and dont’s. Har du som läsare något tips i ämnet? Please share!

I som i Informella ledare

Precis som att alla organisationer har en formell och en informell sida så är det en annan informell företeelse som i princip förekommer i alla företag: de informella ledarna. Den kan vara så enkelt att den närmaste chefen också har en stor informell makt men så är långt ifrån alltid. Eftersom de informella ledarna ofta har stor makt och påverkan över sina kollegor kan det därför vara väldigt viktigt att du som ledare har koll på vilka de informella ledarna är i din organisation.

Läs mer: Tips till informella ledare

I som i Informella ledare

Här är några kännetecken. Den informella ledaren är ofta en person som:

Utses av medarbetarna

Medan linjechefen ofta utses formellt genom en rekrytering eller befordran så sker den informella ledarens utnämning ofta omedvetet eller i det dolda. Ibland är det personen själv som tar sig rollen som informell ledare men oftast är det medarbetarna som utser personen själva.

Har koll på det mesta

Denna process baseras ofta på att den informella ofta har väldigt bra koll på arbetet och organisationen som ni jobbar i. Hen vet svaret på de flesta frågorna som kan komma och mycket erfarenhet. Det är därför inte ovanligt att personen har jobbat länge i företaget men det behöver absolut inte vara ett måste. Unga och relativt nyanställda kan snabbt avancera till informella ledare om det upplevs som att de är väldigt kunniga och…

Har mycket förtroende hos sina kollegor

Den informella ledaren har ofta ett mycket högt förtroende hos sina kollegor och får därmed ofta agera rådgivare, höra mycket av det informella prat som sägs i organisationen och ta del av andras förtroenden. Därför kan den informella ledarens ord kanske rent utav väga tyngre än många andras (inklusive chefens). Något som i sin tur är ett argument för att du som (blivande) ledare, om du inte redan har det, bör skaffa dig koll på vilka som är informella ledare i er organisation.

Vad säger du som läser? Har du koll på vilka informella ledare som finns i din organisation?

G som i Gemenskap

Känner du till begreppet KASAM? Det står för känslan av sammanhang på svenska och myntades utav sociologen Aaron Antonovsky i slutet på sjuttio-talet. I sina studier så undersökte han hur individer som, trots att de kanske var sjuka eller upplevde traumatiska livskriser, ändå upplevde god hälsa. Anledningen till detta beskrev han som KASAM: att vi människor måste uppleva att vår tillvaro och vårt liv är begripligt, hanterbart och meningsfullt för att vår hälsa ska vara god. Här kan vi också se varför gemenskap är viktigt. En av våra primära överlevnadsstrategier är ju att vi är flockdjur och därför blir också faktorer som gemenskap, delaktighet viktiga även i dagens arbetsmiljö.

G som i Gemenskap

Här är tre faktorer som stärker, eller kan splittra, en gemenskap:

Gemensamma spelregler

Hur många gånger har vi inte upplevt att projekt går fel eller blir kraftigt försenad för att vi inte har kommit överens om vilka spelregler vi ska ha innan vi sätter igång? Föreställ dig stämningen som skulle uppstå om vi spelade sällskapsspel utan att ha en regelbok till hands innan vi en börjar spela. Det finns givetvis alla möjligheter i världen att det kan bli en jätterolig spelomgång men om målet är att ni ska spela spelet som det är ämnat kommer ni spara mycket tid, energi och möda på att prata om vilka spelregler som gäller först. Detsamma gäller i arbetslivet och min erfarenhet är att det ofta är bättre att repetera spelreglerna en gång för mycket än en gång för lite.

Läs mer: Håll en workshop om teamets spelregler

Samtal

Att prata med varandra är väl ändå ett av de enklaste sätten att skapa gemenskap på? Ändå är det ofta det första vi slutar att göra när vi blir stressade. Intressant va? Om än inte så konstigt när hjärnan stänger av vår förmåga att känna empati vid stress. Men det är just därför som det är så viktigt att vi som ledare behöver undvika att ha konstant stresspåslag i kroppen och att prioritera tiden för både formella och informella samtal i vardagen.

Läs mer: Tips för att hantera stress

Tid

Sist men inte minst så är tid en faktor som är lätt att glömma bort när vi pratar om att skapa delaktighet i arbetsgrupper. Det innebär inte att vi behöver umgås (eller prata) med varandra 24/7 för att vi ska känna en gemenskap med varandra. Meningsfulla eller viktiga relationer kan givetvis skapas i både kortare och intensivare format än så men i regel blir gemenskaper starkare över tid allt eftersom relationerna i gruppen blir starkare. Genom att göra saker tillsammans och spendera tid ihop

Läs mer: Bygga starka relationer som chef

Berätta gärna, hur skulle du säga att er gemenskap är i teamet som du leder?

Stockholms första Bossbrudsträff

I mars 2020 så var planeringen för en första Bossbrudsträff spikad och klar när you-know-what slog till och allt behövde ställas in. Trist men nödvändigt. Men sedan dess har jag såklart längtat efter att få debutera med Bossbrudsträffarna i Stockholm och igår skedde äntligen premiären!

Utöver att snacka järnet fick vi också lära oss att scanna varandras LinkedIn-koder av mingelproffset Maryem.

Stockholms första Bossbrudsträff

På grund av en mängd olika förhinder så blev vi en liten men vansinnigt trevlig grupp som sågs och pratade om allt möjligt som hör ledarskap till. Det blev som vanligt övningar av olika slag, Aysha gjorde ett fantastiskt gästande och berättade mer om sitt entreprenörskap och hur hon är som chef men också fina samtal och nätverkande.

Dessutom bjöd Underverket på en otroligt kreativ och härlig miljö, stort tack för att vi fick hänga hos er och tack till alla er som kom!

Är så tydligt varje gång vi ses såhär hur mycket man behöver få träffa och prata med andra som leder. Det behöver inte vara samma chefsroll, samma bransch eller ens en liknande organisation – det finns alltid minsta gemensamma nämnare och erfarenheter att utbyta.

Därför känns det extra kul att det bara kommer att bli fler av dessa och anmälningslänkar för de Bossbrudsträffar som sker i november – de hittar du här!

Anmälan till Malmö den 17 november

Anmälan till Stockholm den 10 november

Härligt att ha något att se fram emot i november måste jag säga! Och jag kan varmt rekommendera dig att du anmäler dig så snart som möjligt för att säkra din plats. Visst ses vi?!

F som i Förväntningar

Har du någon gång gått hem besviken från en biofilm för att den inte motsvarade det du förväntade dig? Känner du dig någon gång otillräcklig som ledare trots at du gör allt du kan för att lyckas med allt? Förväntningar är ett ämne som vi sällan snackar så mycket om trots de ofta är väldigt närvarande i vardagen. Saker går inte som tänkt oss, andras beteenden som överträffar eller inte lever upp till det vi trodde. Som chef behöver du inte heller bara tänka vilka förväntningar som du har på dig själv, du måste också motsvara och leva upp till det andra förväntar sig av dig. Både inom professionen och som medmänniska. Här är tre konkreta tips som du kan använda för att inte dina egna eller andras förväntningar ska bli för pressande och stressande.

Läs mer: Höga förväntningar som ledare

Fråga efter vad andra förväntar sig av dig

Det kan låta konstigt men det absolut kvickaste sättet är att fråga dina medarbetare, dina kollegor och din chef vad de förväntar sig av dig. Både som person och ledare. Följer du dessutom upp detta med följdfrågor kan du kartlägga om du kanske redan lever upp till andras förväntningar, om du överträffar dem eller, i deras ögon, underpresterar. Jag kan säga att jag märkte ett tydligt kliv framåt i min egen kommunikation när jag började fråga detta i kombination med om det är något som personen ifråga behöver från mig. Det har gjort stor skillnad i samspelet med andra men också visat tydligt hur tydlighet i princip bara är av godo.

Var tydlig med vad du kan göra och inte

Nästa steg är att analysera och kommunicera. Om någon anser att du de facto underlevererar: vad är det som saknas? Är det verkligen ditt arbete att göra det personen efterfrågar? Du har möjligheten att påverka vilka förväntningar andra har på dig genom att tala tydligt om vad du kan göra och inte och det behöver inte vara svårare än att säga “Tyvärr, det är inget jag kan bidra med just nu eftersom [infoga valfri motivering]…” eller “Jag kanske kan göra det om utifall att..” för att tydligt kommunicera vad som behöver ändras för att du ska kunna göra det.

Keep it real

Sist men inte minst, både gentemot dig och andra, keep it real. Vad är rimligt att du ska hinna med om dagarna med den arbetsbelastning som du har? Är det tajt om luft och marginalerna är pyttesmå: tryck inte in mer saker i schemat. Förvänta dig inte att du ska hinna med ett projekt som borde ta fyra veckor på tre dagar. Ifrågasätt dig själv lika mycket som andra: är detta rimligt och realistiskt? Det och att börja agera utifrån det kommer högst troligen att bidra till en lägre puls framöver.

Vad säger du som läser? Har du några knep när det gäller att kommunicera kring förväntningar som du vill dela med dig av?