Ledarskapets ABC: E som i Ensamhet

Det sägs att det är ensamt på toppen som ledare och på sätt och vis stämmer ju det. Det går inte prata om allt med alla medarbetare. Men ensam ska ingen behöva vara – ej heller du som chef och därför handlar bokstaven E i Ledarskapets ABC om hur du kan lindra den ensamheten på olika sätt.

Fem sätt att lindra ensamhetskänslan som chef

Umgås med mer ditt team

En del menar att chefen inte ska vara kompis med sina medarbetare och det håller jag inte med om. Tvärtom. En verkligt bra ledare är personlig och kan bygga nära relationer med personerna i sitt team. Men! Det kommer att ställa större krav på dig som ledare att ha dessa närmare relationer. Det krävs att ni kan skilja på sak och person (och prata om vad som är vad) men också att du är tydlig med när du behöver ha på dig chefsmössan och fatta obekväma beslut. Det är inte alltid enkelt men både du och ditt team kommer att må bättre om ni känner en gemenskap.

Sedan finns det såklart flera saker som du inte kan prata med ditt team och dina medarbetare om när det gäller chefsuppdraget, men då finns det som tur var andra möjligheter, exempelvis att:

Nätverka med andra ledare

Det kan vara svårt att hinna med när tiden är knapp men att nätverka är så viktigt för dig som ledare. Dels kan du få nyttiga lärdomar från att höra andra berätta om det de gör i sina branscher och ledarskapsroller. Men också lite nya perspektiv, idéer och inte minst känna samhörighet. Att leda är svårt ibland och så är det oavsett vilket företag en jobbar inom eller vilken bransch man är verksam i. Därför kan det också vara bra att höra hur andra har det. Du kanske sitter ensam i din båt men i gengäld kan ni vara många båtar på samma flod och jag vet att ni är flera chefer som kan känna igen i er i och hos varandra.

Bli med mentor eller en BossMaster-grupp

Att ha en utomstående person eller ett nära team, en BossMaster-grupp, med personer som stöttar, peppar och utmanar varandra är fantastiskt. Det kan också vara otroligt skönt att få bolla problem eller funderingar som kanske är av känsligare karaktär och som man inte vill prata om på en nätverkslunch. Det kommer inte bara lindra din känsla av ensamhet, det kan också stärka och förbättra dig som ledare! Så om du känner dig ensam, gå med i Bossbrudar och läs mer om våra BossMaster-grupper eller hör av dig till mig för mentorskap.

Bli din egen bästa kollega

Ytterligare ett sätt att lindra ensamheten på - förutom att umgås med andra - är också att utse dig själv och börja agera som din egen bästa kollega. Hur pratar du med dig själv i din chefsroll? Hur uppmuntrar du dig? Vad säger du om det går dåligt? Det kanske låter flummigt men genom att bli medveten om och börja använda din egen röst på ett konstruktivt sätt i vardagen kommer du också uppleva att du stöttar dig själv mer och bättre och det ska verkligen inte underskattas!

Skaffa dig en pysventil att använda till vardags

Sist men inte minst, ett annat bra tips är att ha en (eller flera) personer i din vardag som agerar som pysventil där du kan få prata av dig om både bra och jobbiga saker utan att bli dömd eller bedömd. Det spelar ingen roll om det är en partner, en familjemedlem eller vän eller om personen ifråga förstår ditt jobb eller ej, vad som är viktigt är att du får möjligheten att ventilera och bearbeta det som händer i din chefsvardag. Alla behöver vi det om än i olika grad.

Känner du dig ensam ibland som chef? Dela gärna med dig om du vill!

D som i Delegera

Delegera är ett viktigt verktyg att använda som ledare. Jobbigt ibland? Absolut. Nervkittlande? Det kan det verkligen vara för en ledare med stor ansvarskänsla. Men det finns flera fördelar med det! Dels gör du dig själv mer umbärlig eftersom du delar med dig av kunskaperna och uppgifterna du har. Dels kan det ge chansen för medarbetare att prova på att få mer ansvar vilket är kompetenshöjande.

D som i Delegera

Här är några av de vanligaste anledningarna till att många chefer inte kan eller vill delegera saker:

”Det går fortare om jag gör det själv”

Ja, det kommer det förmodligen att göra. Men om det är ditt argument skvallrar det om att du har lite för mycket på ditt bord och skulle behöva delegera. Nej, det kommer kanske inte bli gjort på exakt samma sätt som du själv hade gjort det. Men jo, möjligheten finns förstås att det blir än bättre gjort än om du gör det själv.

Tips från ledarskapscoachen: Se om du kan delegera enklare saker till att börja med - att ersätta dig på vissa möten kan exempelvis vara ett väldigt bra första steg som är hyfsat tydligt avgränsat och frigör tid för dig.

”Jag kan delegera själva uppgiften men inte ansvaret”

Det är inte alls ovanligt att man delegerar en arbetssyssla men att ansvaret och mandatet att fatta beslut stannar kvar hos chefen. Är det verkligen så det måste vara eller är det mest bekvämt för den chef som vill vara den som fattar alla beslut? Det varierar klart beroende på ledaren och arbetsuppgiften. Men en gyllene regel när du delegerar är att delegera allt – och det inkluderar mandatet att kunna göra jobbet ordentligt och lösa problem som dyker upp på vägen.

Tips från ledarskapscoachen: Ta ovan nämnda mötesdelegering som exempel, det kommer knappast bli effektivare om medarbetaren bara får gå på mötet men inte fatta några beslut på det. Så se till att medarbetaren har fullt mandat att företräda dig och att du istället får information om vad som hänt eller bestäms efteråt om det skulle behövas.

”Medarbetarna har redan fullt upp”

En bra insikt eftersom att delegera dina arbetsuppgifter till någon som redan är belastad till max knappast kommer att bli positivt i längden. Men nöj dig inte med det heller! Bara för att ni jobbat på ett visst sätt fram till nu behöver det inte vara hur ni alltid ska göra det framöver.

Tips från ledarskapscoachen: En bloggläsare berättade att hon som chef, i ett sådant här läge, hade hjälpt medarbetarna hitta vad de kan prioritera bort för att de inte ska bli överarbetade när de får delegerat andra uppgifter till sig. Mycket klokt och kanske en strategi som också du kan använda dig av?

Har du som läser några tankar, frågor eller tips gällande konsten att delegera? Dela gärna med dig!

Hantera en gnällig medarbetare

Läsarfrågan:

Hej! Jag arbetar som chef för en arbetsgrupp på sju personer sedan ett par år tillbaka. Det fungerar överlag bra men jag börjar tröttna på en medarbetare som varit anställd länge. Det går i perioder men personen är ofta väldigt gnällig. Inget är bra. Alla förändringar är dåliga. Även när förbättringar i verksamheten hittas det alltid något att klaga på. Lönen är för dålig, kunderna är hemska. Häromdagen ville jag nästan skrika på ett av våra personalmöten: VARFÖR STANNAR DU HÄR OM DET ÄR SÅ HEMSKT?! Gjorde det inte men är fortf frustrerad för det drar ner stämningen varje gång hen drar igång sin klagosång.

Har försökt prata med medarbetaren om detta. Frågat hur hen trivs på jobbet och så men då är det inget särskilt. Men en dålig dag är hen som ett svart hål energimässigt och ingenting jag, eller kollegorna, säger hjälper. Det känns som om jag har provat allt men inget funkar. Min chef är inte mycket till hjälp så hoppas du kan bidra med dina erfarenheter. Vad ska jag göra?

Mvh Frustrerad chef

Negativa och gnälliga medarbetare Hello I'm Nik on Unsplash

Svar:

Hej du frustrerade chef! Du är inte ensam om att ha upplevt denna irritation och frågan du var på väg att ställa om varför en medarbetare stannar kvar hos en arbetsgivare när ingenting duger är du nog tyvärr varken den första eller sista att undra. Så hur kan man göra som chef för att hantera en gnällig medarbetare? Låt oss undersöka det tillsammans.

Hantera en gnällig medarbetare

Gnäll är ofta frustrerande men kan gömma symptom för annat

På kort sikt kan gnäll vara positivt för att den skapar en känsla av samhörighet plus att det kan vara nyttigt att få ventilera saker som strular eller inte fungerar - då kan gnället verka som en pysventil där ens känslor bearbetas. Men tyvärr kan gnäll snabbt också bli en väldigt destruktiv kraft inom grupper och organisationer och det blir lätt hänt en negativ spiral som smittar av sig, där gnäll föder än mer gnäll och till slut blir det svårt att se något positivt alls i sin omgivning.

Men gnäll kan också innehålla symptom för helt andra saker än vad personen faktiskt gnäller om. Alltifrån gamla oförrätter, olösta konflikter och vantrivsel på jobbet till att medarbetaren har problem i privatlivet och därför tar ut sitt missnöje i den kontext hen kan göra det i, det vill säga på jobbet.

Min första fråga till din situation är: Om du anstränger dig för att lyssna på gnället, vad verkar det handla om? Kan du se något mönster i form av några särskilda situationer eller omständigheter som triggar det? Vad verkar spela in och påverka situationen? Och, vad i gnället stämmer och är berättigat? Vad är det inte enligt din uppfattning?

Ibland är det tydligt, ibland inte. Men det är viktigt att du undersöker detta för att hantera gnället endast kanske inte hjälper mot den grundläggande orsaken till gnället.

Medarbetare VS motarbetare

Ett annat perspektiv är detta om motarbetande medarbetare. En mogen arbetsgrupp tillåter att medlemmarna i den har olika åsikter och kan lösa eventuella konflikter - det innebär också att medarbetarna kan säga emot eller låta bli att hålla med oss som ledare. Det är normalt och sunt eftersom vi som ledare inte kan eller vet allt och en grupp fylld av ja-sägare som bara håller med dig som chef inte hälsosam om än kanske bekväm att leda. Det är dessutom vanligt att de flesta grupper har en eller ett par personer (beroende på dess storlek och grupperingar) som fungerar som så kallade motarbetare.

Dessa motarbetare tenderar att ogilla förändring, komma med motargument, sätta sig på tvären eller vara svårövertalade och funktionen av motarbetandet är att, medvetet eller omedvetet, verka som en slags bromskloss för gruppen. I bland varierar det från situation till situation vem av medarbetarna som tar sig an eller får rollen som motarbetare, ibland är det samma person som gör det. Anledningarna till bromsandet kan variera enormt mycket och likaså sätten de uttrycks på men dessa personer upplevs ofta som ansträngande - vilket de mycket kan vara. Dock är den jobbiga sanningen att de behövs och även om en så kallad motarbetare skulle sluta eller lämna gruppen så är det troligt att en annan person börjar fylla den rollen i stället.

Jag hörde en gång det skämtas om att “det inte spelar någon roll hur många motarbetare som slutar, det kommer alltid in någon ny” - och ja, det finns en sanning i det.

Den andra frågan jag har är alltså: utifrån det du vet och ser av din arbetsgrupp, är den här medarbetaren en så kallad motarbetare eller skulle du säga att det handlar om något annat?

Alla är vi olika

Ytterligare en dimension till detta dilemma är såklart också medarbetaren som person. Alla är vi olika och någon av oss lär tyvärr vara Ior, den lilla åsnan från Nalle Puh som förkroppsligar en väldigt pessimistisk och sorgsen syn på världen. Vilket kan vara charmigt som tecknad figur men inte lika kul om man behöver arbeta med personen åtta timmar om dagen.

Vissa av oss har en väldigt tydlig yrkesroll som vi går in i på jobbet där en har tänkt igenom hur man är och agerar på jobbet medan andra inte har det. Finns inget rätt eller fel i hur en gör med det men när man arbetar tillsammans behöver det såklart ändå finnas grundregler för hur vi beter oss på jobbet, i jobbet och mot varandra på arbetsplatsen.

Min tredje fråga är därför: Om du tar ett djupt andetag och bortser från din egen frustration över medarbetarens beteende, hur är medarbetaren på jobbet? Hur verkar vara hen som person men också må? Och, hur trivs hen på jobbet med sina arbetsuppgifter?

Få av oss blir charmigare är vi mår dåligt generellt och du skriver att du har pratat med medarbetaren om det sistnämnda och att det inte gav något särskilt. Men både under- och överbelastning på jobbet kan skapa frustrationer och det förstnämnda ska inte underskattas som problematik. Att ha för lite att göra eller att göra uppgifter som upplevs som understimulerade kan också ge mer tid över till att tänka, se och känna in saker som inte fungerar. Om det sedan gäller för just din situation eller ej är dock oklart men kan likväl vara bra att undersöka.

Att ha ett samtal med den gnälliga medarbetaren är troligen en åtgärd du måste vidta om inte problemet löser sig och genom att prata om det visar du att du bryr dig som chef, både om medarbetaren och situationen ifråga. Bild: Daniel K Cheung on Unsplash

Ditt förhållningssätt gentemot medarbetaren

Utöver detta behöver du som chef dessutom analysera och arbeta med ditt förhållningssätt gentemot medarbetaren. Vi kan inte klicka med alla vi jobbar med och vissa personer kommer att kräva mer av oss som ledare än andra just för att de är olika oss - det är bra och så som det borde vara.

I och med detta är min fjärde fråga till dig: Vad hos dig är det som medarbetaren triggar? När är det du blir frustrerad och hur påverkar det dig och ditt beteende gentemot medarbetaren och gruppen? Hur påverkar du och ditt ledarskap generellt situationen?

Prata med medarbetaren om hens påverkansmakt

Sist men inte minst, så måste du - även om du har pratat med medarbetaren tidigare - ha ett nytt samtal där du adresserar problemet med medarbetarens attityd, hens beteende och hur det påverkar omgivningen. Var tydlig i detta samtal och resonera tillsammans med medarbetaren om vad hen kan göra annorlunda framåt. Prata om era olika behov och förväntningar och skriv en handlingsplan för detta. Du som chef kan inte begära att medarbetaren ska dansa in på kontoret varje dag men alla behöver vi vara måna om den påverkansmakt vi har och det kan mycket väl vara så att medarbetaren inte är medveten om hur hens maktutövande tar sig uttryck och får för konsekvenser.

Förhoppningsvis kan detta fungera som väckarklockan för medarbetaren som därmed kan börja arbeta för en beteendeförändring - kom bara ihåg att detta kan ta tid och hen lär behöva ditt stöd på vägen.

Skulle medarbetaren däremot uppvisa noll självinsikt i detta eller inte vilja göra denna förändring, då behöver ni än mer komma överens om grundläggande spelregler för beteendet på arbetsplatsen som hen måste förhålla sig till för att värna om sin och sina kollegors arbetsmiljö. Viktigt då att detta inte handlar om att förbjuda gnäll eller förhindra oliktyckande utan snarare prata om hur man kommunicerar med varandra på ett sätt som är konstruktivt snarare än destruktivt. Detta kan också vara bra att prata om i hela arbetsgruppen för att säkerställa att ni alla har gemensamma spelregler att utgå ifrån.

Andra lästips som kanske också kan vara till nytta för dig i detta:

Före ett svårt samtal

Före, under och efter ett svårt samtal

Hantera starka känslor i ett svårt samtal

Medarbetare utan driv

Medarbetare som tar mycket plats

I sämsta fall: hjälp medarbetaren söka sig vidare

Om det skulle vara så att medarbetarens gnäll grundar sig i att hen inte trivs hos er som arbetsgivare - ja, då är det kanske tid att hen söker sig vidare om medarbetaren vill det. Ingen av er kommer att vinna i längden på att medarbetaren stannar längre än nödvändigt och här kan du som chef kanske bidra. Exempelvis med att medarbetaren får söka nytt jobb när arbetstiden tillåter det eller där du kanske kan bidra med referenser, kontakter eller något annat hen behöver.

Jag hoppas att detta, väldigt långa svar, kan bringa lite mer klarhet i din fråga. Avslutningsvis vill jag också bekräfta igen att jag förstår din frustration, det är jobbigt att vara chef ibland. Dock kommer du att behöva ta tag i den här situationen för den lär inte lösa sig av sig självt. Jag önskar dig varmt lycka till och tveka inte att höra av dig igen om du önskar vidare rådgivning i den här frågan.

Och om du som läser vill dela med dig av dina erfarenheter av en liknande situation är det såklart varmt välkommet, bara lämna en kommentar!

C som i Cirkulera

Cirkulera mera! Låter det konstigt? Som ledare är det lätt hänt att man fastnar i sin mejlbox eller sitter fastklistrad i möten dagarna i ända. Därför är cirkulerande ett viktigt verktyg i chefslådan och här är tre sätt att använda cirkulation på till din fördel:

Rör på dig

Ställ dig upp och sätt fart på cirkulationen genom att röra och sträcka lite på dig. Du kommer inte heller bara mjuka upp kroppen utan också ge din hjärna en skön paus. Så upp och hoppa!

“Ta en tur”

Gå runt och prata med dina kollegor och medarbetare. Sitter du i eget kontorsrum eller mycket i möten är det extra viktigt att du skapar möjligheter till att vara social utan att det blir en så stor grej. Och att ha informella samtalsytor utspritt under arbetsveckorna är ett jätteviktigt verktyg att använda som ledare. Du behöver inte vara tillgänglig alltid men genom att vara det då och då kommer du att öppna upp till att få höra och vara delaktig i mer småprat och här finns ofta mycket bra information att hämta.

Praktisera eller gör studiebesök

Testa på någon annans arbetsuppgifter genom att praktisera ett par timmar hos dina medarbetare eller hos någon annan avdelning. När vi befinner oss i våra chefsbubblor är det lätt hänt att glömma av vad det är dina kollegor och medarbetare jobbar med om dagarna. Du behöver givetvis inte kunna deras jobb lika bra som dem - men det är värdefullt att ha ett hum om hur de olika medarbetarna arbetar och vad de gör. Framförallt om du har gjort jobbet tidigare för då är det nyttigt att uppdatera dig. Funkar det inte att göra deras arbetsuppgifter rakt upp och ner? Gör studiebesök! Det är något som ofta både underskattas och struntas i när tiden är knapp men det kommer att ge dig bättre och mer aktuell information om verksamheten, bidra till bättre beslutsfattande och stärka dina relationer internt.

Vad säger du som läser? Är dessa saker som du arbetar med i din vardag eller skulle vilja göra det?

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Svåra samtal är ett ständigt återkommande tema både här och i ledarskapsutbildningarna som jag gör just för att de ofta är vad de heter: svåra. Av olika anledningar såklart! Men det finns några viktiga saker som du behöver göra före ett svårt samtal oavsett varför du behöver ha det och med avstamp i denna artikel från HBR plus egna tillägg tänkte jag att vi skulle kika på några dem!

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Det må vara ett citat av det klyschigare slaget men när det gäller svåra samtal är förberedelserna viktiga och det finns flera saker som du bör göra före ett svårt samtal. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Vad är felet egentligen?

Misstag, konflikter, missförstånd och fel kan vara prick så enkla som de ser ut att vara vid första anblicken. Men de kan också vara symptom för något annat och det behöver vi som ledare vara lyhörda inför. Var alltså inte för snabb med att döma ut någon handlingar eller agerande innan du vet vad som har hänt och försök dessutom undersöka vad rotorsaken till medarbetarens beteende kan vara. Exempelvis är otydliga spelregler på jobbet eller otrygghet i arbetsgruppen sådana saker som kan ställa till det för medarbetarna utan att hen är medveten om det.

Tips! Försök att kartlägga situationen så sakligt och objektivt som möjligt. Undvik förhastade slutsatser utan se det som att du söker efter en möjlig förklaring snarare än att det finns en enda sanning. Det gör det troligen inte!

Ha rätt motiv

När vi står i en svår situation som behöver lösas med hjälp av ett samtal är det viktigt att dubbelkolla sina motiv för samtalet. Varför behöver ni ha detta? Och, vad hoppas du att ni ska uppnå? Det är nämligen lätt hänt att fastna i kortsiktiga mål när man har ett problem. Exempelvis: “om medarbetaren bara börjar komma i tid löser sig allt annat” eller “om medarbetaren gör si istället för så”.

Tips! Checka dina egna motiv, varför är detta samtal viktigt att ha? För vem? Är det motiv som gör skillnad på lång eller kort sikt?

Syna ditt känsloläge

När ett svårt samtal behövs är det ovanligt att man som chef känner sig stressad, frustrerad och ibland rent utav irriterad eller arg. Problemet om du går in i samtalet med de känslorna är dock att de kommer att färga av sig och försvåra samtalet för er båda. Undvik att stämpla en situation, eller medarbetare, med olika epitet och försök skilja på sak och person.

Tips! Prata om situationen med någon annan som du litar på, din chef, en mentor eller extern person, som du vet inte sprider det du säger vidare. Då kan du få chansen att ventilera ur dig de största känslorna innan du går in i själva samtalet.

Samla ihop den fakta som finns

Att förbereda sig inför det svåra samtalet är A och O och genom att samla ihop den fakta som finns kommer samtalet att bli enklare att genomföra, tydligare och troligtvis också ge bättre resultat. Vad är det som har hänt? Vem har gjort eller sagt vad och när? Vilka effekter har det fått?

Tips! Genom att göra kartläggningen och försöka sätta samman en tidslinje så kan du hjälpa dig själv av skapa en bild av situationen. Kom bara ihåg att du inte har all fakta förrän du också har pratat med medarbetaren.

Plocka fram nyfikenheten

Sist men inte minst, plocka fram nyfikenheten inför samtalet och gå in i det med ett öppet sinne. Genom att ställa frågor och lyssna in vad medarbetaren säger kommer du att få mer information och kunna leda samtalet på ett bättre sätt.

Tips! Jag brukar tänka att det svåra samtalet är det sista steget i kartläggningen för att säkerställa att jag inte på förhand bestämmer mig för vad som har hänt och sedan låta den största delen av samtalet fokusera på det framåtblickande. Vad ska vi göra/förändra/tänka på framåt? Annars är risken stor att man fastnar i skuldbeläggande eller detaljer kring vad som har trots att samtalet, för att bli riktigt konkret, bör fokusera på vad som sker framåt.

Och ja, det var några av de viktiga saker att göra före ett svårt samtal. Dela gärna med dig av dina egna tankar och erfarenheter kring svåra samtal!