Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Svåra samtal är ett ständigt återkommande tema både här och i ledarskapsutbildningarna som jag gör just för att de ofta är vad de heter: svåra. Av olika anledningar såklart! Men det finns några viktiga saker som du behöver göra före ett svårt samtal oavsett varför du behöver ha det och med avstamp i denna artikel från HBR plus egna tillägg tänkte jag att vi skulle kika på några dem!

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Det må vara ett citat av det klyschigare slaget men när det gäller svåra samtal är förberedelserna viktiga och det finns flera saker som du bör göra före ett svårt samtal. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Vad är felet egentligen?

Misstag, konflikter, missförstånd och fel kan vara prick så enkla som de ser ut att vara vid första anblicken. Men de kan också vara symptom för något annat och det behöver vi som ledare vara lyhörda inför. Var alltså inte för snabb med att döma ut någon handlingar eller agerande innan du vet vad som har hänt och försök dessutom undersöka vad rotorsaken till medarbetarens beteende kan vara. Exempelvis är otydliga spelregler på jobbet eller otrygghet i arbetsgruppen sådana saker som kan ställa till det för medarbetarna utan att hen är medveten om det.

Tips! Försök att kartlägga situationen så sakligt och objektivt som möjligt. Undvik förhastade slutsatser utan se det som att du söker efter en möjlig förklaring snarare än att det finns en enda sanning. Det gör det troligen inte!

Ha rätt motiv

När vi står i en svår situation som behöver lösas med hjälp av ett samtal är det viktigt att dubbelkolla sina motiv för samtalet. Varför behöver ni ha detta? Och, vad hoppas du att ni ska uppnå? Det är nämligen lätt hänt att fastna i kortsiktiga mål när man har ett problem. Exempelvis: “om medarbetaren bara börjar komma i tid löser sig allt annat” eller “om medarbetaren gör si istället för så”.

Tips! Checka dina egna motiv, varför är detta samtal viktigt att ha? För vem? Är det motiv som gör skillnad på lång eller kort sikt?

Syna ditt känsloläge

När ett svårt samtal behövs är det ovanligt att man som chef känner sig stressad, frustrerad och ibland rent utav irriterad eller arg. Problemet om du går in i samtalet med de känslorna är dock att de kommer att färga av sig och försvåra samtalet för er båda. Undvik att stämpla en situation, eller medarbetare, med olika epitet och försök skilja på sak och person.

Tips! Prata om situationen med någon annan som du litar på, din chef, en mentor eller extern person, som du vet inte sprider det du säger vidare. Då kan du få chansen att ventilera ur dig de största känslorna innan du går in i själva samtalet.

Samla ihop den fakta som finns

Att förbereda sig inför det svåra samtalet är A och O och genom att samla ihop den fakta som finns kommer samtalet att bli enklare att genomföra, tydligare och troligtvis också ge bättre resultat. Vad är det som har hänt? Vem har gjort eller sagt vad och när? Vilka effekter har det fått?

Tips! Genom att göra kartläggningen och försöka sätta samman en tidslinje så kan du hjälpa dig själv av skapa en bild av situationen. Kom bara ihåg att du inte har all fakta förrän du också har pratat med medarbetaren.

Plocka fram nyfikenheten

Sist men inte minst, plocka fram nyfikenheten inför samtalet och gå in i det med ett öppet sinne. Genom att ställa frågor och lyssna in vad medarbetaren säger kommer du att få mer information och kunna leda samtalet på ett bättre sätt.

Tips! Jag brukar tänka att det svåra samtalet är det sista steget i kartläggningen för att säkerställa att jag inte på förhand bestämmer mig för vad som har hänt och sedan låta den största delen av samtalet fokusera på det framåtblickande. Vad ska vi göra/förändra/tänka på framåt? Annars är risken stor att man fastnar i skuldbeläggande eller detaljer kring vad som har trots att samtalet, för att bli riktigt konkret, bör fokusera på vad som sker framåt.

Och ja, det var några av de viktiga saker att göra före ett svårt samtal. Dela gärna med dig av dina egna tankar och erfarenheter kring svåra samtal!

Ledarskapets ABC: B som i Balans

De senaste årens modeord är väl ändå balans? Men som med så många andra klyschor så finns det en god poäng med att ha det som ledare eftersom vi så ofta jobbar och rör oss i och med olika gråzoner. Här är tre saker som en ledare ofta behöver balansera:

Lönsamhet och välmående

Vi kan absolut har lönsamma organisationer som inte funderar så mycket på det där med hur medarbetarna mår. Frågan är bara hur länge de goda resultaten håller i sig? I de värsta fallen dröjer det ett till två år innan sprickorna i fasaden börjar synas men det kan självklart variera. Flertalet studier visar trots allt på att vi gör bäst ifrån oss när vi är trygga och mår bra på jobbet så kika dig omkring bland dina kollegor under dagen idag. Hör du skratt runt fikabordet? Känn in stämningen idag och jämför den med hur det känns på måndag. Är temperaturen iskall och tystnaden total kanske det är läge att smyga in lite nöje på dagordningen?

Jobb och fritid

Att bara göra en sak dygnets alla timmar är påfrestande för oss alla i längden - även när det gäller jobb som är bär epitetet ROLIGT. Men om du inte skulle kunna jobba: vad skulle du göra då? Vad har du för hobbys och intressen som berikar vardagen?

Livet går inte ut på att jobba och vår fritid är viktig som energipåfyllare i vardagen. Sedan har vi såklart mer eller mindre av fritidsmöjligheter i olika perioder av livet men den är viktig att prioritera för majoriteten av oss. Hur prioriterar och balanserar du ditt arbete och din fritid?

Aktivitet och återhämtning

Den eviga tangon dansar väl på knivseggen mellan aktivitet och återhämtning? Men precis som den odrägliga sommarplågan antydde är det pausen som gör dansen. Luta dig tillbaka någon gång under dagen för att inte göra någonting i en minut eller två. Gör det nu när du läst detta. Ta din lunch. Se till att du får någon återhämtning utöver sömnen varje dag och allra minst någon gång varje vecka. Du kommer inte att hålla över tid om du inte prioriterar din återhämtning mellan de olika aktiviteter som du gör om dagarna.

Dela gärna med dig av dina tankar kring det här med balans? Vad tycker du är utmanande att balansera som ledare?

Mentorskap för dig som är eller vill bli chef

Reklam för egen verksamhet

Något alla, och jag menar faktiskt alla när jag skriver det, har nytta av för att utvecklas i sitt ledarskap är att ha en mentor. En sakkunnig person du kan rådfråga, bolla med och som både kan uppmuntra, utmana och hjälpa dig att hantera och lära dig av de olika situationer som du upplever i ditt arbetsliv.

Det kan vara bra att vara medveten om att jag som mentor både är snäll och ibland utmanande med dig som klient eftersom jag vill att du ska nå dina mål och ambitioner. Man anlitar alltså inte mig för att bara bli klappad medhårs utan för att du vill mer och är villig att göra jobbet som krävs!

Genom åren har jag exempelvis hjälpt mina mentorsklienter med att:

• Leda sitt team ännu bättre

• Bli tryggare i sin ledarroll

• Vässa sitt självledarskap

• Få mer kunskaper om ledarskap och organisationsutveckling

• Lyckas landa sitt första chefsjobb

• Bli mer umbärlig

• Få bättre självkänsla och självförtroende

• Jobba hållbart och därmed må bättre

• Praktiska verktyg att använda i vardagen

• Ge råd i hur klienten kan lösa och agera i olika situationer

• Förhandla upp lönen

Och mycket mer! Du tar med dig den eller de saker som du vill prata om inför varje samtal - jag tar med mig hela min verktygslåda som ledarskapscoach, mentor och chefsrådgivare och hjälper dig på vägen. Tystnadsplikt råder såklart för våra samtal.

Upplägg för mentorskap

Upplägget för mentorskapet skräddarsys ofta efter ditt behov men utgångspunkten brukar vara en timmes samtal i månaden över telefon om vi inte kommer överens om något annat. Du får hemläxor och övningar att göra mellan samtalstillfällena och det vanligaste är att köpa ett samtalspaket om fyra månader i taget eftersom mest resultat sker över tid. Investeringen du gör, utöver din tid, är för enstaka samtal är 1700 SEK (exklusive moms för företag och inklusive för privatpersoner) och för ett samtalspaket 1500 SEK (inklusive moms för privatpersoner, exklusive moms för företag) per samtal.

Det spelar ingen roll om du redan arbetar som chef, är företagsledare, nybliven ledare eller vill bli chef i framtiden - jag hjälper dig att utvecklas vidare inom ditt ledarskap från där du är idag mot hur du vill vara framöver. Vill du veta mer eller rent utav tjinga din plats (de är begränsade eftersom jag redan har ett gäng mentorsklienter): skriv till clara@bossverket.se så drar vi igång!

Ledarskapets ABC: A som i Anställa

En sak som har varit ett stående inslag i Ledarskapsbrevet sedan det började skickas ut är Ledarskapets ABC. Men nu när brevet inte har skickats ut på så pass länge och vi börjar närma oss slutet på alfabetet har jag landat i att det är dags att Ledarskapsbrevet får en nystart i höst och då borde ju såklart Ledarskapets ABC publiceras här i en uppdaterad version. Så låt oss börja med bokstaven A - som i Anställa!

A som i Anställa

Definitionen av en nystart är väl ändå en nyanställning? Men, att anställa nya teammedlemmar är inte alltid så enkelt. Här är några vanliga fällor som du som ledare bör undvika när du rekryterar:

Träffas för få gånger

Det optimala är att träffa personen minst tre gånger. Yes, du läste rätt. Att ses så många gånger prioriteras ofta bort på grund av tidsbrist men det kan spara dig både tid och pengar i längden eftersom du får möjlighet att lära känna kandidaterna bättre. Stämmer det personen säger och hur hen beter sig överens? Hur är personen när hen slappnar av mer? Går det att ordna ett provpass eller ett arbetsprov så att du kan få se kandidaten i en annan situation? Ett annat alternativ kanske kan vara ett studiebesök så att ni kommer ut ur konferensrummet och att du får träffa personen i en annan miljö.

Rekrytera inte dig själv

Forskning påvisar gång på gång att team med mångfald och olika personligheter är de som presterar bäst över tid så rekrytera inte dig själv om det, mot förmodan, är det som arbetet kräver. Tänk på teamets sammansättning och låt olikheter få vara ett av ledorden som du har med dig i rekryteringsprocessen. Ryska-dockan-rekrytering, det vill säga när alla i teamet är kopior av dig som chef kommer att göra arbetsgruppen för homogen vilket gör den svagare för att upptäcka risker, hantera utmaningar samt er innovationsförmåga.

Dra förhastade slutsatser

När vi sitter i en intervjusituation är det lätt hänt att dra egna slutsatser utifrån kandidaternas svar. Var noga med att inte göra det utan lyssna aktivt och ställ följdfrågor i stället. Vill du utveckla det? Kan du berätta mer? Hur blev det? Vad hände då? Vilka effekter fick det? Det är bara några få exempel på frågor som är bra att ställa i stället för att tänka att vi vet exakt vad som hände.

Undvik bekvämlighetsrekrytering

En annan viktig sak att undvika är det jag brukar kalla för bekvämlighetsrekrytering, vilket innebär att man rekryterar personen som upplevs som mest bekväm. Antingen för att hen finns i ens nätverk, man känner varandra sedan tidigare eller att någon man känner tipsar om dem. Alternativt att man “klickar” och därför känns det bra. Men saken är den att även om det känns bra är risken stor att den är en genväg i rekryteringen snarare än ett bra val av kandidat.

Lämna magkänslan hemma

Det finns egentligen bara ett läge där magkänslan ska få vara med i en rekrytering och det är om du aktivt och medvetet har arbetat med att tvätta den från allt vad fördomar och förutfattade meningar heter. Annars är nämligen risken enorm att magkänslan styr oss i riktningen att det ska kännas bra - vilket tenderar att leda till bekvämlighetsrekrytering. Det upplevs tyvärr ofta som enklare att arbeta med personer som är lika oss själva men det är inte vad verksamheten och organisationen behöver och det är trots allt dess behov du är här för som ledare.

Och det var den första delen i Ledarskapets ABC! Jag hoppas du gillade den (skriv gärna en kommentar om du har någon tanke att dela med dig av kring det här med att anställa) och ska bli kul att se vad du tycker om fortsättningen i höst.

Fem anledningar till att sätta spelregler som chef

Jag skrev på både Instagram och LinkedIn igår om det här med att sätta spelregler som chef vilket fick mig att vilja utveckla det även här. Vi har tidigare pratat om hur du håller en workshop om teamets spelregler och nu tänkte jag ge dig lite extra ammunition till varför du ska göra det med just din arbetsgrupp.

Läs mer: Chefens årshjul - bli mer proaktiv som chef

När vi spelar sällskapsspel tillsammans är det en självklarhet att prata om vilka spelregler som gäller innan spelomgången börjar. Men i arbetslivet räknar vi oftast bara med att allt ska funka av sig självt! dograapps from Pixabay

Fem anledningar till att sätta spelregler

Viktigt att minnas att detta är inget som man bara kan göra när arbetsgruppen är ny eller när du kliver in som ny chef. Tvärtom! Det är sällan “för sent” att göra detta utan även befintliga arbetsgrupper kan må bra av att sätta sina normer och (informella) sociala koder på pränt. Varför? Ja, det finns flera anledningar till det:

1. När vi har uttalade spelregler blir det tydligare vad som gäller för oss som ingår i gruppen. När vi vet vad som förväntas av oss ökar känslan av trygghet, vilket är positivt för de allra flesta av oss och det får oss att må och prestera bättre på jobbet.

2. Vi förebygger konflikter och missförstånd. Inte alla såklart men desto tydligare spelplanen och riktlinjerna är desto enklare och bättre blir förutsättningarna för att ni ska hålla sams och lyckas nå era mål

3. Ni bidrar till att sätta tonen för er del av organisationskulturen genom att faktiskt sätta er ner och prata om hur ni vill ha det i er arbetsgrupp. Här har du också möjlighet att vara med och påverka samtalen som ledare med: hur vill du att stämningen ska vara?

4. Du som chef kommer att få det lättare att korrigera beteenden som avviker från det ni har kommit överens om på ett mer odramatiskt sätt. Förr eller senare kommer någon att glömma spelreglerna eller gränser att testas och har ni på förhand bestämt hur ni ska bete er har ni något att förhålla er till.

5. Du stärker förtroendet för dig som ledare och blir tydligare i ditt ledarskap. Se bara till att du själv också följer spelreglerna, annars kommer inte medarbetarna att vilja göra det.

Jag rekommenderar alltså alla ledare och chefer att göra detta - även om det kanske känns lite fånigt eller överflödigt. Det kommer att göra det lättare för er att arbeta tillsammans!

Vad säger du som läser? Är detta något nytt eller har du testat att ha nedskrivna spelregler för teamet sedan innan? Dela gärna med dig!