Konflikt med en informell ledare

Läsarfrågan:

“Hej! Jag är chef för första gången sedan ett par månader tillbaka och tycker att det har gått bra hitintills. Men jag har problem med en medarbetare som jag har identifierat som informell ledare. Han ifrågasätter mig på möten, låter bli att göra som vi har kommit överens om och nu fick jag höra att han underminerar mig och mitt ledarskap mot kollegorna och hellre vill att de frågar honom om saker istället för att informera mig (som de borde). Vi har jobbat ihop innan, vilket gick bra, men så sökte vi båda chefspositionen men jag fick det trots att jag är mycket yngre eftersom personen har stort kontrollbehov och styr och ställer väldigt mycket. Hur ska jag hantera situationen och få personen att respektera mig som chef?

Tack för en bra blogg!”

D.

Svar:

Tack själv för frågan! Det är inte en enkel situation som du befinner dig i och jag ser flera dimensioner i den vilket såklart gör det jobbigare för dig.

Först och främst behöver du kartlägga situationen än mer. Vad är det som du gör som ifrågasätts och kritiseras? Är det sakfrågor eller hur du är som ledare/person? Är det legitima saker att kritisera och tycka annorlunda kring? Hur tar det sig uttryck? När händer det? Vad händer på mötena när detta sker och vad blir effekterna i arbetsgruppen?

Men också: vad är bakgrunden för medarbetaren? Har han alltid betett sig på detta vis? Är det bara mot dig eller är han allmänt kritisk mot allt som inte han själv anser vara en bra idé?

Du behöver dessutom observera och bedöma, ofärgat från denna problematik, hur medarbetarens prestation och arbetsinsats är i övrigt. Hur sköter han sitt jobb? Vad fungerar bra? Vilka är hans styrkor? Vad fungerar sämre?

Det som är viktigt här är inte att förstå varför medarbetaren gör som han gör – vi kanske kan ana eller skymta potentiella anledningar – men eftersom vi inte kan veta det blir det sekundärt. Utan det vi vill är att försöka hitta eventuella mönster och konkreta situationer eller frågor där det händer samt försöka se effekterna som beteendet får. Att vi utöver det gör en analys av arbetsinsatsen är också viktigt inför samtalet som behöver tas med personen i fråga.

När en motarbetas hårt och länge som chef så är det både naturligt och normalt att man blir frustrerad, grinig och arg. Därför är de viktigt att hantera konflikten tidigt så att ni inte riskerar att det blir som på bilden. Bild: Photo by Charl Folscher on Unsplash

Ett potentiellt hav av olika anledningar

Hur du lägger upp samtalet beror såklart på observationerna som du gör så härifrån kan det bli klurigt för mig att ge så detaljerade råd utan mer information. Men utifrån liknande situationer som jag har sett, och tidigare erfarit, så finns det mängder med potentiella scenarios. Här är några exempel:

1) Personen underpresterar eller underleverar och en förlängning av det kan vara att han vill jobba på sitt sätt och använder sitt informella ledarskap för att verkställa sin agenda

2) Er relation är svag och/eller han saknar respekt för dig och ditt ledarskap

3) Något har förändrats för den informella ledaren, på jobbet eller privat, och att påvisa sin informella makt kan vara ett sätt att återfå känsla av inflytande, kontroll och att vara betydelsefull

4) Ni står på varsin sida i ett politiskt spel

5) Gruppen befinner sig i rollsökningsfasen som beskrivs i FIRO-modellen där gruppmedlemmarna söker förståelse för vem som ansvarar och makt för vad och beteendet utgör symptom för detta

6) Medarbetaren upplevs som bråkig och jobbig har värdefulla poänger och insikter i sin kritik även om den inte alltid levereras på bästa sätt men gruppen/organisationen tillåter inte oliktänkande

7) Den som ledare har svårt för att ta kritik

Det finns såklart än fler möjliga scenarios än dessa och jag har ingen aning om någon av dessa gäller för din situation. Ibland är det en blandning av flera olika saker (eftersom livet oftast består av grötiga gråzoner). Kom ihåg att det nio gånger av tio som en grupp utser en syndabock inte är hos syndabocken som problemen finns och därför kan handla om andra saker än det vi först tror och tänker oss. Ibland inträffar dock den tionde gången och då behöver det hanteras genom samtalet ni kommer att behöva ha. Det beror dessutom också på hur personen är och hur er relation ser ut hur du kan adressera problemet i samtalet OCH om personen gör detta medvetet eller omedvetet.

Konflikt med en informell ledare

Om medarbetaren underpresterar eller hens attityd och beteende som brister är det vad som behöver stå i fokus i ert möte. Är det er relation som brister så är huvudfrågan hur ni ska kunna samarbeta bättre framåt. Om personen motarbetar dig medvetet behöver du troligen ha en tydligare ton i samtalet för vad som är acceptabelt beteende i ert team och inte jämfört med om du misstänker att detta sker omedvetet. Att ha en bra arbetsmiljö på jobbet är lika viktigt för dig som chef som för medarbetarna du leder och att ha det motsatta är inget du ska behöva stå ut med.

Min erfarenhet är att att det ibland kan vara nyttigt som ledare att erkänna den informella ledarens makt och påverkan över sina kollegor. Genom att berätta att du ser och värdesätter det, att ni därför behöver ha ett gott samarbete och uppmanar personen till att kliva in i ledarrollen som det informella ledarskapet innebär kan leda till att personen börjar ta mer ansvar för sin påverkansmakt. Många individer växer med det ansvar som vi får till oss och jag har sett detta göra stor skillnad på väldigt kort tid.

Oavsett vilket så är målet med samtalet att hitta vägar framåt så prata med din chef innan ni ses så du har hens stöd, prata med HR om det går och dokumentera mötet och skriv en handlingsplan på vad medarbetaren (och du) behöver göra framåt och vad som har tydliggjorts. Följ sedan upp det: blir det bättre eller sämre?

Om bättre, hurra och bra jobbat av er båda! Om sämre, följ upp med ytterligare samtal och vidta åtgärder om det fortsätter. Jag har genom åren fått ta del av både exempel som löst sig jättefint där chefen och medarbetaren har funnit bra samarbetsformer och andra där det har slutat desto sämre. En lärdom från de senare tillfällena är att om medarbetaren inte sköter sitt uppdrag och dessutom är kränkande eller gränslös i sitt beteende utan den minsta vilja att försöka förändra det: då är en omplacering eller ett utköp troligen mer skonsamt än att detta ska fortsätta och troligen förvärras över flera års tid. Men det är viktigt att alltid försöka lösa situationen först.

Även om en tycker olika, inte “klickar”, direkt ogillar eller konkurrerar med varandra så är det fortfarande viktigt att vara respektfull mot varandra på jobbet. Bild: Photo by Stillness InMotion on Unsplash

Du som yngre chef behöver inte “bevisa dig” för att få grundläggande respekt

Sist men absolut inte minst, ett ämne jag nog skulle kunna skriva en hel bloggserie om. Jag möter ofta funderingar kring hur en som yngre (och/eller kvinna) ska behöva “bevisa sig” eller sätta sig i respekt från personerna som en är eller blir chef för. Och vet du, så till vida du inte beter oförskämt eller illa, så ska inte du behöva vara eller göra något för att få grundläggande respekt för dig som person eller som chef. Såklart tar det tid att bygga tillit och förtroende och det är inget vi kan förvänta oss att bara få från våra medarbetare men att bli lyssnande på och bli tagna på allvar: det ingår i att vara vardagligt respektfull såsom en bör vara mot alla på jobbet. et är inget som vi ska se som “en bonus” på en arbetsplats. Du har fått det här jobbet eftersom någon tror att du kommer att göra ett bra jobb i den här rollen och det räcker - sedan kommer du att göra fel, misstag och lära dig massor på vägen. För det ingår i ledarskapet och ingen chef är perfekt, inte jag, inte du och ingen annan heller.

Du ska alltså inte tolerera gränslösa och respektlösa beteenden hur ny du än är som chef! Det är stor skillnad på det och att behöva argumentera för och motivera beslut, ståndpunkter och handlingar som du gör som ledare, det senare behöver alla ledare göra och det förstnämnda ska ingen behöva acceptera.

Som vanligt blev detta svar rätt så långt men ja, komplexa frågor behöver få ta plats tänker jag. Behöver du mer råd och stöd kring detta, boka en tid hos Bossakuten så kan jag hjälpa dig personligen. Men jag hoppas att detta svar ändå kan bidra med några tankar och nya perspektiv! Vad säger du som läser? Har du varit med om något liknande som beskrivs här i läsarfrågan?

Tecken på att medarbetare är på väg att sluta

Det “nya” hybrida arbetslivet är ett faktum för många nu och en av nackdelarna med distansarbetet är att det kan bli svårare för oss ledare att se nyanser och skiftningar i medarbetares beteenden. Men här är några tecken på att medarbetare är på väg att sluta som kan vara bra att hålla utkik efter, ursprungligen från Fast Company.

Läs mer: Leda på distans när alla jobbar hemifrån

På distans kan det vara svårare att lägga märke till hur medarbetare mår och har det men det finns några signaler att hålla ögonen öppna efter. Bild: Photo by Tarik Haiga on Unsplash

Tecken på att medarbetare är på väg att sluta

Det vi i grund och botten håller utkik efter är 1. beteenden som avviker från hur medarbetaren brukar uppföra sig och 2. signaler som tyder på att relationen mellan medarbetaren och er som arbetsgivare försvagas snarare än stärks fysisk eller psykiskt. Exempel på detta kan vara:

Ökande frånvaro

Ett starkt tecken är att medarbetaren blir mer frånvarande - både i tid men också mentalt. Produktiviteten sjunker, en slutar ge det där lilla extra i jobbet och presterar sämre eller mer oregelbundet. Det kan också yttra sig i nonchalans kring arbetstider, leveranser eller ökat behov av ledig tid och mer fokus på annat än jobbet.

En plötslig attitydskiftning

Att attityden plötsligt förändras är också något att vara uppmärksam på oavsett om det sker till det bättre eller det sämre. Är medarbetaren mer negativ än vanligt? Mer ouppmärksam eller obrydd? Eller mer uppsluppen och glad än tidigare? Det kan tyda på att medarbetaren antingen har ledsnat och börjat känna sig frustrerad på sin nuvarande position alternativt är lättad för att hen har hittat en ny väg framåt.

Sena svar på mejlen

Enligt en forskningsstudie så kan svarsfrekvensen och tiden det tar att svara på mejl hänga ihop med hur nära en person är att lämna sin arbetsplats. Även oregelbundenhet i ens mejlhantering kan skvallra om ens engagemang (eller brist på det) inför arbetsuppgiften. Det kan dock vara bra att ta in kontexten om du märker att en medarbetares mejlkontakt svajar, det kan ju bero på rätt många fler saker än en uppsägning.

Sena inloggningar

Ett annat tecken är ofta ett som missas enligt Fast Company och det är att personer som är på väg att sluta loggar in efter arbetstid för att spara ner data eller information som de vill ha med sig för framtiden eftersom de inte vill att aktiviteten ska spåras. Något som ironiskt nog gör det enklare att upptäcka beteendemönstret.

Ny aktivitet på LinkedIn

Skulle det vara så att du sett en eller flera av signalerna ovan och du samtidigt lägger märke till att personen uppdaterar sin LinkedIn eller börjar bli mer aktiv där kan det tala för att personen är på väg mot nya äventyr.

Vad du kan göra som chef

Vi har tidigare pratat om att en uppsägning inte är detsamma som en dödförklaring, med det i minnet är det inte upp till dig som chef att avgöra när det är dags för en medarbetare att gå vidare eller ej. Det du däremot kan göra är att försöka stärka relationen även om personen jobbar på distans, säkerställ att personen har det hen behöver för att kunna göra sitt arbete och var närvarande som chef. Beroende på er relation kan du också stämma av hur personen har det, trivs och hur hen ser på sin framtid. Skulle det sedan bli så att personen ändå säger upp sig? Då rekommenderar jag att du läser den här artikeln: när en medarbetare säger upp sig.

Vad säger du som läser? Har du något tips på hur en kan avgöra om en medarbetare är på väg att sluta att dela med dig av?

Leda i osäkra tider

Det brukar sägas att en sak är säker: att vi alla ska dö. Men i dagens näringsliv finns det ytterligare en sak som är säker: att ständig förändring är det nya normala. Samtidigt är ovisshet generellt en svår faktor för oss människor att hantera – så hur gör du då som chef för att leda tryggt trots att tiderna är osäkra?

Don’t! Var inte rädd för att inte veta eller ha koll på allt som ledare. Vi kan omöjligt ha det och därför är det viktigt att du arbetar med dig själv och din respons på ovisshet. Bild: Amy Moore från Pixabay

Don’t

Bara jobba målstyrt

Traditionellt sett så har många organisationer och arbetsgivare jobbat så att man sätter ett mål som man jobbar emot. Men nu när världen och omvärlden förändras så snabbt som den gör måste organisationer inse att de alltid kommer att befinna sig i osäkra och föränderliga tider menar Mariah Ben Salem Dynehäll, VD för Drivhuset Göteborg och författare till boken Tookig: att leda i osäkerhet, som i stället rekommenderar att företag ska jobba mer målsökande med ett syfte snarare än att formulera själva målet.

Mariah Ben Salem Dynehäll Foto: Privat

− Det kan låta konstigt att jobba så men genom att ni vet ert syfte och varför ni gör detta blir ni mer flexibla och kan ta er fram snabbare. Det är naturligt att uppleva osäkerhet, oro och frustration så genom att förvänta er att ni kommer att få svänga flera gånger genom hela arbetet, desto mer mentalt förberedda blir ni och desto lättare kommer ni att kunna anpassa er till vad som än händer på vägen, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Låt bli att leda

Ett av de största misstagen du kan göra som ledare är att skippa ditt ledaransvar och tänka ”det löser sig”, saker gör sällan det av sig själva och du behövs för att hjälpa teamet gå framåt trots att allt är ovisst. Som ledare måste du hålla helhetsperspektivet och hjälpa personalen att vidga sitt tunnelseende som de flesta av oss drabbas av när vi känner oss stressade och pressade.

− Det är naturligt att vara osäker i situationer som är jobbiga så prata med varandra om hur ni kan arbeta målsökande så tidigt som möjligt. Har ni pratat om det blir det lättare för dig som ledare att koppla tillbaka: kommer ni ihåg när vi pratade om det här igår? Då hjälper du medarbetarna att motverka tunnelseendet, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Gruppens mognadsgrad påverkar medarbetarnas förmåga att hantera olika utmaningar men också behov av dig som ledare. Minns det för att hjälpa dig att behålla din mentala distans som ledare.

− Den största utmaningen att vara ledare är att hålla huvudet kallt och inte smittas av starka känslor utan i stället välkomna de olika känslorna och se dem som ett verktyg att hjälpa gruppen framåt, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Blanda ihop fakta med åsikter

När vi inte riktigt vet vad som pågår är det lätt hänt att spekulationer, rykten och åsikter börjar tolkas som fakta trots att det inte alls är samma sak. Försök därför att se vart gränserna går och identifiera: vad vet ni respektive vad tror ni?

− Ibland är det väldigt svårt att veta vad som är fakta och inte och här behöver du som ledare vara tydligt både gentemot dig själv och medarbetarna i era diskussioner och när ni fattar olika beslut, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Do! Det må låta klyshigt - men påminn er om den kompetens och kapacitet ni har i teamet för hämta både styrka, stöd och uppmuntran. Bild: Alysha Rosly on Unsplash

Do

Bygg upp en tillåtande kultur i teamet

Ett viktigt sätt att bygga en tillåtande kultur i teamet är att föregå med ett gott exempel som chef. Erkänn att du kan göra fel, visa hur du ändrar dig, tänker om och ifrågasätter ditt eget arbete när ni arbetar tillsammans. Fortsätt våga prova nya saker även om det inte gick bra förra gången och uppmuntra både dina egna och andras framsteg, hur små de än är.

− Vi människor ser inte våra egna framsteg och där behöver du som ledare hjälpa medarbetarna med att uppmärksamma dem när de händer, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Kom ihåg att alla reagerar olika

Även om det finns gemensanna nämnare så reagerar vi alla olika på osäkerhet och ovisshet och här spelar du som ledare en viktig roll. Observera medarbetarnas känslolägen och känsloyttranden men också deras beteenden för att få en bättre förståelse för vad som behövs av dig.

− Lär dig hur medarbetarna uttrycker sina känslor och prata om det med varandra. Du vet inte ens om hur du själv reagerar alla gånger och då är det ännu svårare att veta hur andra ska göra det, Observera medarbetarnas känslolägen och känsloyttranden men också deras beteenden, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Kom ihåg det positiva som osäkerhet kan bidra med

Det är lätt hänt att tänka att osäkerhet bara är negativt men tvärtom finns det flera positiva aspekter med det. Om vi har en trygg grund att stå på får vi inte bara bättre förutsättningar att hantera ovisshet utan det kan också öka vår nyfikenhet, vårt engagemang och användas som en positiv kraft.

− Som ledare ska vi alltså inte ta bort osäkerhet utan ha en lagom nivå av den där teamet kan prestera trots att ni inte vet vad som komma skall. Då blir ni också mer innovativa och påhittiga och förhoppningsvis ännu starkare som team, säger Mariah Ben Salem Dynehäll och fortsätter:  

Vi ska inte sänka utmaningarna eller ta bort osäkerheten utan matcha utmaningen med rätt nivå av stöttning. Prata i stället om osäkerheten ni upplever! Desto mer man pratar om det innan desto enklare blir det att jobba vidare, säger Mariah Ben Salem Dynehäll.

Vad säger du som läser? Hur ser du på det här med att leda i osäkerhet - vad tycker du om det och hur förhåller ni er till osäkerhet i organisationen som du arbetar i?

Olika sorgereaktioner

Vi har pratat om ämnet med sorg på jobbet flera gånger förr här på bloggen men ett ämne vi inte har lyft är olika sorgereaktioner som kan vara viktiga för dig som ledare att känna till, både om du själv skulle drabbas men inte minst om en medarbetare skulle göra det.

Läs mer: När chefen mår dåligt på jobbet

Alla reagerar vi olika när det kommer till sorg och det är viktigt att minnas och respektera som chef.

Olika sorgereaktioner

Några vanliga sorgereaktioner är enligt 1177 exempelvis:

• Chock

• Känslan av overklighet

• Oförståelse inför vad som hänt

• Irritation

• Ilska

• Ångest

• Oro

• Förtvivlan

• Ledsamhet

• Tomhet

• Meningslöshet

Det är heller inte ovanligt att personen växlar mellan olika känslor snabbt, från chockad till ledsen, till arg eller har skuldkänslor till att vara ledsen igen. Hur vi sedan hanterar sorgen varierar från person till person och även från situation till situation och här gäller du att du som chef är lyhörd inför vad medarbetaren behöver. Ibland är sjukskrivning ett måste, ibland inte och fler saker du kan göra som chef går vi in på i poddavsnittet som du hittar nedan. Men några generella råd är att:

• Minns att allas sorg ser olika ut

• Men också att alla inte är bekväma med att ge uttryck för sin sorg på jobbet eller så att du ser den och det måste få vara okej.

• Minska arbetsbördan, även om personen vill fortsätta jobba som vanligt är det dumt att utgå från att hen ska kunna prestera och leverera som vanligt. Genom att justera arbetsmängden och deadlines kan du bidra till att personen får lite mer andrum i sitt sorgearbete.

Avsnittet finns såklart också ute på Podbean, Spotify, Acast eller iTunes och du är såklart varmt välkommen att gå med i vår LinkedIn-grupp med!

När Mentalt Starkt Ledarskap fyllde ett år

Först tänkte jag faktiskt att jag skulle hoppa över att dela det här inlägget när podden fyllde ett år för att det kändes lite… Meningslöst. “Vad gör vi här?” funderade jag, “kan detta vara kul att lyssna på såhär i efterhand?”. Så lyssnade jag på avsnittet och ändrade mig. Klart vi ska minnas tillbaka till detta! Är ändå för roligt att det som började som en idé på grund av pandemin, fick sitt startskott i mitt förråd och nu har lyssnare exakt varje dag. Det första poddåret var väldigt utvecklande för oss båda på olika sätt och jag är oerhört stolt över både min och Alex förmåga att tänka om och tänka nytt.

Det är ändå stort att podden funnits i helt år redan!

Vilka lärdomar har fått av och tack vare podden? Ja, det berättar vi i själva avsnittet. Men några andra saker som jag också uppskattar med den är:

Alla kloka och intressanta chefer och framtida ledare som vi har lärt känna tack vara att vi drog igång den!

Leendet och värmen i magen jag alltid får av att tänka på oss i poddstudion.

Alla utvecklande stunder och reflektionerna som för- och efterarbetet kräver. Jag har lärt mig så mycket om mig själv under det första året som gått!

Missa inte poddens LinkedIn-grupp och vill du hellre lyssna på den på Podbean, Spotify, Acast eller iTunes går det också jättebra!