Konflikthantering som #enriktigboss

Det sägs att svenskar är konflikträdda och att vi undviker konflikter allt vi kan. Huruvida det stämmer eller inte kan såklart diskuteras men en sak som är säker är att chefer och ledare inte bara behöver lära sig att tåla konflikter - vi måste också hantera dem. Så, hur gör man det? Hur gör man om en medarbetare blir arg eller börjar gråta? Hur gör man det på ett sätt som leder framåt?

Läs mer: Olika typer av konflikter

Att tycka olika eller att inte dra jämt alltid är både naturligt och sunt i en organisation. Men när det uppstår konflikter kan det vara bra att reda ut dem förr snarare än senare.

Konflikthantering som #enriktigboss

Det bästa vore såklart om medarbetare och kollegor som blir osams själva kan diskutera och lösa problemet som de har. Men om det inte går så är det upp till dig som chef att hjälpa dem med det. Konflikter som får ligga olösta över tid riskerar inte bara att växa och byggas på, de kan också bli otroligt infekterade och sprida både osämja och negativitet till andra medarbetare och delar av organisationen. I poddavsnittet om detta lyfter vi upp hur du som ledare både kan förbereda och genomföra en konflikthantering på ett bra sätt men andra saker som kan vara bra att ha med sig är:

• Genom att vara närvarande som ledare så blir det lättare att avgöra om konflikten är något som kommer att lösa sig av sig självt eller om du behöver kliva in. Är du osäker om du behöver hjälpa till? Fråga de som är inblandade: “är detta något ni löser själva eller finns det något jag kan hjälpa er med?”

• Sätt tydliga spelregler för samtalet redan i början av samtalet: framförallt om det är flera personer inblandade. Exempelvis att ni måste låta varandra tala till punkt och aktivt lyssna på varandra. Berätta också från början att du är med som samtalsledare och att din roll är hjälpa medarbetarna framåt vilket innebär att du kommer att fördela ordet och se till att samtalet rör sig framåt.

• Förbered dig före samtalet genom att prata med de som är inblandade individuellt för att få så god förståelse som möjligt för vad som har hänt och vad konflikten handlar om egentligen.

Som vanligt så hittar du också avsnittet på Podbean, Spotify, Acast eller iTunes. Dessutom är du givetvis varmt välkommen in till vår LinkedIn-grupp om du vill nätverka och lära känna andra som lyssnar på podden!

Chef med kontrollbehov och kollegor som lägger sig i

Läsarfråga:

Hej!  

Jag jobbar inom [XXX] och på min arbetsplats finns en kultur av att man lägger sig i vad andra gör precis hela tiden. Det handlar inte bara om att uppmärksamma kollegor på eventuella stavfel utan att man lägger sig och allt och ska ge sin egen subjektiva åsikt. Fast det inte är ens eget ansvarsområde. Devisen och det man lutar sig mot är att "vi ska leverera perfektion i alla led" och att det är "välmenat". Det går ner på detaljnivå som att man bör använda en synonym före den andra när båda är likvärdiga. Det tar enorm mkt tid att du varje gång du publicerar ngt som är inom ditt ansvarsområde, måste bemöta olika kollegors "synpunkter" på små detaljer. Det är som att allt man tänker ska delas vid varje ögonblick. Subjektiva synpunkter och åsikter ska tilläggas. Ibland skrivs texter om som är korrade och klara och när de är "omskrivna" av ngn som tycker sig veta bättre är det både stavfel och andra konstigheter. Detta agerande bidrar alltså inte till ngn som helst bättre kvalité. 

Att läsa igenom och bemöta dessa åsikter samt sitta i diskussioner kring vart ett kommatecken ska vara eller inte vid annonsering eller annat marknadsmaterial är inte effektivt på ngt sätt. Det jag personligen känner är att det inte alls bidrar till kvalité, effektivitet eller känslan hos den enskilde individen att det finns tillit till varandras arbete och ansvarsområden. 

Chefen är också oerhört harig och istället för att jobba mot "good enough" som de flesta andra arbetsplatser strävar mot - låt oss inte bränna ut oss, vi är ändå människor och människor felar, så vill min chef dubbelkolla allt hela tiden. Det är något hon uppmuntrar till. Hon vill alltid ha hängslen, bälte, fallskärm och säkerhetslina på. 

Jag har jobbat länge, sen jag var 16, och aldrig stött på detta beteende och agerande tidigare. Som jag ser det är det en enormt ohälsosam företagskultur och ledarskapsstil hos min chef som "smittat av sig" hos de anställda. När jag tar upp det med min chef, vilket jag gjorde under vårt medarbetarsamtal, vill hen oavsett vad jag säger vinkla det att "person x är bara snäll och omtänksam, jag vet att hen jobbar med kvalité ut i fingerspetsarna". Detta trots att personerna i fråga själva har stora kvalitetsbrister i sitt eget arbete och ansvarsområde. Det är undermåliga resultat och prestationer hos de som ger subjektiv kritik men ändå har de tid och energi att lägga på andras arbete. 

Jag vet snart inte ut eller in, är detta en ohälsosam företagskultur med dåligt ledarskap eller är det bara jag som är ovan vid detta beteende? Och om det är ohälsosamt, hur bemöter jag det, för jag personligen mår iaf inte bra av det. 

I.

Det är viktigt med teamwork och att tycka olika i arbetsgrupper men det innebär inte per automatik att goda råd alltid är goda även om de är menade som det. Foto: Andreea Avramescu från Unsplash

Svar:

Hej I!

Vet du vad? Den första tanken som slog mig när jag läste ditt mejl var ”oj, vem kan trivas i den här arbetsmiljön?” Sen insåg jag att klart att det finns de som trivs med att arbeta på det här sättet för annars hade det inte fortsatt eller låtits hållas. Så mitt korta svar är nej, detta låter inte alls som en hälsosam företagskultur och nej, det är inte fel av dig att inte trivas i att jobba så. Men jag ska såklart utveckla svaret mer än så och framförallt motivera det.

Kollegor som lägger sig i

Först och främst, jag är generellt sett ett stort fan av tvärfunktionella team. Det är bra och sunt att olika personer med olika erfarenhet, kompetens och ”blick” har insyn i olika processer. På det sättet ökar chanserna att fel upptäcks i god tid, att olika perspektiv får mötas och att slutresultatet blir bättre. Men några av förutsättningarna för att det ska fungera är att det finns en uttalad process för hur ni ska arbeta tvärfunktionellt, att det är uttalat vilka möten/uppgifter/forum där detta ska ske. Det är också viktigt att personerna i teamet har relevant koppling till arbetet ni gör. Ett extremt exempel bara för att visa min poäng:

Om jag och en snickare jobbar i samma kontorslokal så skulle jag absolut kunna ge input på hur hen ska sköta sitt jobb och vice versa. Frågan är hur kvalitativt mitt bidrag är om jag knappt kan hålla en hammare? Ibland är det grymt bra att ta in nya, friska ögon helt utifrån som frågar ”varför gör du såhär?” eller att ha en person som korrar det man gör. Men om jag konstant skulle påpeka minsta lilla detalj som snickaren gör så kommer jag förr snarare än senare bli ett störningsmoment.

Nu vet jag såklart inget om dig, hur bra du levererar på jobbet eller din förmåga att ta feedback eller kritik men den typen av synpunkter som du beskriver låter som fullt förståeliga att bli frustrerad över! Dock är det alltid bra att syna sin egen irritation i sömmarna, kan det finnas något här att jobba vidare med? Kanske, kanske inte. Efter du har gjort denna rannsakan behöver antingen prata med din kollega och/eller chef, jag återkommer till det nedan.

Det kan finnas många olika anledningar till att chefer har kontrollbehov och detaljstyr och det förtjänar faktiskt en egen bloggartikel. Men det är just därför det är så viktigt att prata med chefen om det för hen är ofta inte medveten om att hen gör det. Bild: Mimi Thian on Unsplash

Andra saker som jag bedömer som oroväckande är exempelvis devisen om att perfektion ska råda i alla led. En god tanke som istället tycks bli en ursäkt för att få utlopp för eventuella kontrollbehov. Jag behöver betydligt mer information för att kunna dra slutsatser kring uppkomsten men i allra högsta grad verkar det som att chefen (tillsammans med dina kollegor) både underhåller och förstärker detaljstyrandet. Som ledare har man en enorm påverkan med sitt beteende så det är inte alls omöjligt att hen ”smittar av sig” så som du tror. En annan varningssignal är bristen på insikt om hur ineffektivt arbetssättet är och en tredje är arbetsmiljörisken som ”perfektions-kulturen” innebär och effekterna den ger. Om det inte redan har skett så är det en tidsfråga innan majoriteten av er kommer att bli starkt negativt påverkade av osäkerheten, frustrationen och otryggheten som uppstår i organisationer där tilliten, tryggheten, kontrollbehovet och styrningen är extremt hög.

Vad kan en göra åt en chef med kontrollbehov och kollegor som lägger sig i?

Hade det varit chefen själv som skrivit in frågan så hade jag rekommenderat personen ett ledarskapscoachningspaket följt av löpande mentorskap för att verkligen jobba på djupet med hens ledarskap och stärka hen i sin roll. Men eftersom det är du som medarbetare som undrar så hade jag rekommenderat följande handlingar. Vissa av dessa har du redan gjort men jag skriver ut allt ändå för tydlighetens skull:

Är det en kollega som ständigt lägger sig, prata med kollegan och berätta hur hens beteende påverkar dig. Kan ni hitta andra arbetssätt för er feedbackkultur och ge det mer strukturerade former och arbetssätt? Dela också gärna med dig om vad som är rimlig och relevant feedback för dig att få i det arbete du gör och vad som inte är det, då underlättar du också för kollegan att förstå vad för information som är viktig och för arbetet framåt jämfört med råden som stjälper snarare än hjälper. Om detta inte funkar – prata med chefen.

Är detta något som alla kollegor gör med varandra: lyft upp det på ett arbetsplatsmöte om inte chefen gör det. 

Upplys chefen om problemet. Det har du ju redan försökt med under medarbetarsamtalet och eftersom du inte fick någon respons av det så hade jag, om jag var du – du avgör vad som passar din situation bäst – bokat in ytterligare ett möte med chefen. Detta är ett arbetsmiljöproblem som hen måste ta itu med eftersom det påverkar dig och din hälsa. Lägg fram hur det påverkar dig i din arbetsroll, tillsammans bör ni ta fram en handlingsplan och också dokumentera samtalet.

Beroende på organisationens storlek kan det också vara läge att prata med facket/ditt arbetsmiljöombud och/eller HR också. Mår du inte bra på jobbet på grund av företagskulturen så ska det tas på allvar av arbetsgivaren. Om det inte görs tycker jag att du ska överväga att göra en anmälan till Arbetsmiljöverket.

Fungerar inte allt detta som väckarklocka för organisationen… Ja, då är det läge att undersöka om du kan lämna arbetsplatsen. Helst genom att bli utköpt eller söka dig vidare. Ingen ska behöva må dåligt på jobbet och ingen ska behöva stå ut i en företagskultur eller med ett ledarskap som är ohälsosamt för en. Och visst, det finns personer som kan uppskatta att arbeta och leda på det här sättet men hållbart skulle jag inte kalla det. Därför är det viktigast av allt här att du tar hand om dig! Om du inte kan lämna arbetsplatsen så snart som du vill – försök hitta strategier för att stå ut till dess att det går. Men har du försökt att skapa förändring utan att det går, då har du gjort vad du kan och då kommer det förmodligen bli mer smärtfritt att lämna organisationen än att stanna i den.

Jag hoppas detta kan bidra till lite klarhet i din situation. Är det något som du vill att jag förtydligar eller utvecklar – hör av dig! Vill du ha än mer personlig rådgivning kan jag varmt rekommendera dig att boka in en tid på Bossakuten. Är alltid enklare att ställa följdfrågor och därmed ge ännu mer vässade råd över telefon än såhär i skrift. Har du som läser några tips eller råd att dela med dig av? Gör gärna det!

Högkänslighet och ledarskap

Ny vecka = nytt poddavsnitt och den här veckan så pratar vi om högkänslighet och ledarskap. Ett ämne som vi har lyft här på bloggen flera gånger om så för er är det knappast en nyhet att jag är högkänslig. Däremot var det väldigt roligt att få granska mig själv i sömmarna och undersöka: vad är vad i min HSP?

Förra veckans avsnitt: Resiliens som ledarskapsvertyg

Högkänslighet och ledarskap

Sedan vi spelade in avsnittet har som vanligt tankarna snurrat vidare om saker jag har tränat upp under åren. Vi pratade om i podden om hur viktigt det är att inte ta över andras känslor men inte om hur andras känslor kan färga en och sitta kvar efteråt. Som fastklistrade. Så upplevde jag i alla flal det som barn. Idag är jag någon helt annanstans på den fronten. Inte framme eller fullärd men jag har slutat absorbera andras känslor. I stället skiljer jag stenhårt på mina och andras känslor blir inte påverkad av omgivningen på alls samma sätt längre. Berörd blir jag absolut men jag uppslukas inte av dem längre. Några verktyg som jag använder mig för att lyckas med det är exempelvis att jag:

• Skiljer på mitt och ditt och bara att se den gränsen tycker jag gör det lättare att förhålla sig till andras känslor

• Duschar av mig mentalt efter varje möte, klientsamtal och uppdrag. Jag går mentalt igenom vad som hände, vad jag gjorde bra, vad jag har lärt mig och hur det här kändes och sedan lägger jag det till arkivet.

• Har en stadig grund att stå på i mig själv. Det hjälper mig mycket i vardagen och även om jag är en känslomänniska deluxe med popcornhjärna, tusen idéer och ett jäkla tempo så har jag med åren, terapi och träning grundat mig. jag vet att jag klarar av nästan vad som helst om det skulle behövas och den insikten bidrar med.

Men ja, nog om det! Lyssna in veckans podavsnitt nu. Här eller på Podbean, Spotify, Acast alternativt iTunes. Dessutom är du givetvis varmt välkommen in till vår LinkedIn-grupp!

Och vi vill såklart gärna veta vad du tycker om avsnittet! Någon annan högkänslig som känner igen sig eller har du som högkänslig ledare några andra erfarenheter att dela med dig av?

Sara Karlsson: “Du och teamet är ett och ni gör det här tillsammans”

Torsdag innebär såklart ännu en Bossbrudsintervju och den här veckan är det dags för ett nytt möte i en ny bransch. Sara Karlsson är enhetschef för Lunds Renhållningsverk och beskriver sig själv som ”kundservicemänniska uti fingerspetsarna”. Hur ser hennes ledaruppdrag ut? Varför är socker hennes hemliga verktyg? Och vad har varit hennes största ledarskapsläxa genom åren? Det och mer läser du om här!

Sara Karlsson Foto: Privat

Hej Sara, vem är du när du inte jobbar?

− Hej! Jag gillar att jobba, haha. Skämt åsido, när jag inte gör det så håller jag några klasser på gymmet varje vecka som inspiratör vilket är kul eftersom det bara handlar om att sprida glädje. Jag bor tillsammans med en restaurangägare vilket gör att mat är en stor del av våra liv och sedan umgås vi också mycket inom i familjen. Så träning, mat och familj är väldigt viktigt i mitt liv!

Vad gör du idag och vad innebär det uppdraget?

− Idag jobbar jag som enhetschef på Lunds renhållningsverk. Det är en förvaltning inom kommunen där jag anställd som chef för fem medarbetare, tre inom kundtjänst och två inom rådgivning. Jag har varit här sedan maj 2020 och vårt uppdrag är att möta Lunds medborgare i alla typer av frågor gällande deras avfallshantering. Jag är kundservicemänniska uti i fingerspetsar men det är första gången som jag jobbar inom kommunal verksamhet och avfallshantering. Det handlar givetvis om kunden i fokus men det är en skillnad på att jobba kommunalt och inte vara vinstdrivande. Vi har inga säljmål som jag varit van vid innan och det är också ovant för mig att ha en så liten arbetsgrupp. Man blir mer sårbar när man är så få. Men det är så roligt att få bygga något nytt, framförallt när man som jag i det här uppdraget har fått mycket stöd och stora möjligheter till att göra det!

Vilka är dina bästa ledarskapstalanger om du får skryta om dem?

− Jag är genuint intresserad av mina medarbetare, bryr mig om dem och att vi tillsammans ska göra resultaten. Det tror bidrar till känslan att jag har deras rygg. Sedan är jag driven och berättar mycket om vad jag vill. När man gör saker med hjärtat får man inspiration på köpet och då blir det roligare att jobba.

− Ett hemligt knep är också att socker är en av de bästa grejerna för att få personalen på din sida! Att göra det där lilla extra för personalen som att dela ut kexchoklad en helt vanlig tisdag för att de är värda det eller baka en kaka till ett möte är ett så enkelt sätt att stärka gemenskapen på. På en arbetsplats jag jobbade på innan hade ett tag jättemycket övertidsarbete, då kunde inte jag som chef kliva in och göra medarbetarnas jobb men jag kunde beställa pizza och ta hand om disken. Att vara prestigelös och hjälpa teamet att må bra är viktigt för mig som ledare.

Vad arbetar du på att förbättra?

− Just nu handlar det om att gå tillbaka till mig själv eftersom jag har fått en personlig coach via jobbet där vi jobbar med det personliga ledarskapet och jag får jobba från grunden med mina värderingar och lära känna mig själv. Det är jätteintressant att förstå varför man agerar som man gör beroende på vart man kommer ifrån. Jag blir också en bättre ledare eftersom nu bättre förstår hur andra fungerar olika och hur kan jag bemöta dem där de är.

Vad har varit den viktigaste ledarskapsläxan som du har fått hitintills?

− Mitt första chefsuppdrag gick inte så bra. Jag fick en chefsroll och var ung, kaxig och tyckte jag ägde världen vilket till slut ledde att en medarbetare ställde sig upp och skrek inför alla att jag var den värsta chef han någonsin haft. Det var fruktansvärt men också ett uppvaknande för han hade rätt. Där och då insåg jag att jag inte kan diktera vad andra ska göra eller styra och ställa hur som helst. Vi fick ha ett krissamtal med en annan chef för att reda ut det och dessutom var det bara att be om ursäkt inför hela teamet och erkänna: ”Jag förstår varför ni känner såhär för jag har inte gjort ett bra jobb. Hur ska vi göra tillsammans för att avdelningen ska bli bättre?”. Efter det kunde vi ta oss vidare och jag lärde mig min läxa tack vare det.

Vad är ditt bästa råd till den som vill bli chef i framtiden?

− Tro på dig själv! Förminska inte dina bedrifter utan visa vad du kan. Hitta en mentor som du kan bolla tankar med. En är lite Bambi på hal is när man blir chef för första gången och att få extra stöd då ger större trygghet. Sedan tycker jag också det är viktigt att komma ihåg att du och teamet är ett och ni gör det här tillsammans. Din roll som chef är att vara närvarande, förstå den vardagliga problematiken, ha medarbetarnas rygg och hjälpa till när du kan. Inte genom att ta över medarbetarnas problem utan att hjälpa personen att lösa problemet för det är då ni löser det tillsammans.

---

Veckans Bossbrud är en intervjuserie med medlemmar i Facebook-gruppen för kvinnor som är eller vill bli chefer och varje torsdag släpps ett nytt avsnitt här i bloggen. Är du medlem i gruppen och kan tänka dig att berätta om din ledarroll eller dina ambitioner till att bli chef? Mejla direkt till clara@bossbloggen.se!

Resiliens som ledarskapsverktyg

Ja, vad betyder det att vara resilient? Varför är det viktigt att vara det och hur kan du bygga upp din egen och andras resiliens som ledare? Det fokuserar vi på i veckans poddavsnitt! För resiliens som ledarskapsverktyg ska inte underskattas eller förenklas genom att kallas för motståndskraft.

Förra veckans avsnitt: Bygga starka team!

Resilience översätts ofta till motståndskraft och ja, det stämmer men bara till en viss del eftersom det är många olika betydelser som ryms i begreppet!

Resiliens som ledarskapsverktyg

Förutom alla de saker som vi nämner i podden som hjälper en att bli mer resilient i vardagen har jag funderat vidare och kommit fram till ytterligare tre saker som starkt bidrar till min egen resiliens. Den första är att:

Skratta åt det mesta

Jag är rätt glad som person i mitt grundläge men något som jag inte tror syns så mycket såhär i textformat är att jag har rätt så… svart humor. Framförallt privat. Jag skrattar såklart inte åt allt hela tiden men galghumor ska fasiken inte underskattas. Det gör det lättare att hantera saker, få perspektiv och lite andrum. För det finns ju ofta korn av humor i de allra flesta situationer och att se och ta tillvara på dem - det hjälper i alla fall mig i min vardag.

Det kan alltid bli värre

Insikten om att allt alltid kan bli värre låter kanske dyster men det var något jag insåg den hårda vägen när jag blev sjuk i min utmattning och alla möjliga (och omöjliga) saker bara rasade omkring mig. Det var liksom inget slut på saker som gick fel, sönder, gjorde ont och fördjupade smärtan inom loppet av några veckor. Till en början så försökte jag hitta tröst i att “nu kan det inte bli värre” men ja, sån tur hade jag inte. Till slut så landade jag i insikten att “fan, det kan alltid bli värre” och för mig var den nyttig eftersom det ger mig perspektiv på vad som inte gått fel än. Och det i kombination med följande insikt blir ändå bra:

Allt löser sig alltid

Nej, det löser sig kanske inte såsom du hade velat eller önskat och nej, det kommer förmodligen inte att lösa sig av sig självt. Man behöver att ta sitt ansvar, bearbeta det som bearbetas behöver och göra sitt bästa med att förändra det en förändra kan. Men till syvende och sist så får allt en lösning vilket ger dig ett nytt normaltillstånd som du kan utgå ifrån. Livet och tiden har sitt gilla gång hur gärna eller ogärna vi vill det.

Pjuh, det kändes djupt att konstatera men vad fasiken! Det är tjusningen med ledarskap och bloggen i min mening. Att vi kan prata om både ytligt och djupt och högt och lågt och undersöka allt däremellan. Och med det presenterar jag veckans podavsnitt:

Veckans avsnitt finns såklart både på Podbean, Spotify, Acast och iTunes och för dig som vill vara med i vår LinkedIn-grupp är du såklart innerligt välkommen. Det är bara roligt om vi blir flera! Och dela gärna med dig när du har lyssnat på podden vad du tycker om avsnittet! Väcker det några särskilda tankar? Skulle du säga att du är resilient?