Tips för att hantera din mejl

Mejlen, många gånger underlättar den vår vardag men det är inte heller ovanligt att den blir en tidstjuv som ständigt pockar på vår uppmärksamhet. Harvard Business Review har skrivit ett gäng tips för att hantera din mejl #likeaboss och här är de som är aktuella för dig som är eller vill bli ledare!

Gränslöst arbete kan vara otroligt givande och flexibelt men det kan också bli en belastning om man inte har tydliga riktlinjer eller vet vilka förväntningar som finns. Bild: rawpixel från Pixabay

Tips för att hantera din mejl

Var tydlig med din tillgänglighet

Det första tipset är att vara tydlig med hur tillgänglig du är via mejl. När är dina arbetstider och hur lång tid kan det ta innan mottagaren får ett svar? Genom att vara transparent så vet de som mejlar dig vad de kan förvänta sig av dig.

Använd dig av autosvar oftare

Det är inte ovanligt att mejlen är öppen och uppe i bakgrunden alltid. Men att våga lämna mejlen och använda sig av autosvar oftare är en annat tips från artikeln. Inte minst om du har projekt som kräver att du fokuserar på det. Då vet mottagaren om att du inte är tillgänglig och när du kan förväntas att vara tillbaka.

Ha ett standardsvar på vanliga frågor

Får du ofta samma frågor om och om igen? Ja, händer det som ledare så behöver du hjälpa personerna i fråga att få de kunskaperna som du behöver så de slipper behöva mejla dig. Är du i en annan position så kan du i stället tjäna på att ha ett standardsvar där de vanligaste frågorna är samlade.

Prata om hur ni ska kommunicera med varandra

En annan grundläggande faktor, som jag nog hade satt överst på listan, är att ni i teamet behöver prata om hur ni ska kommunicera med varandra. Vad mejlar ni varandra om? När ska ni ringa varandra i stället för att skicka mejl? Vilka tider ska ni vara tillgängliga och inte? vad ska ni ha för förväntningar på varandra med svarstider etcetera? Genom att prata med varandra tidigt så kan undvika både konflikter och tandgnissel som kan uppstå när alla har olika syn på vad exempelvis en snabb respons är.

Var ett gott föredöme

Alla kan vi jobba olika arbetstider och vara tillgängliga olika tider på dygnet. Men, att vara tillgänglig alltid oavsett om du jobbar eller är ledig är varken hälsosamt eller hållbart i längden. Här gäller det alltså att du är ett gott föredöme som ledare och inte själv kollar eller svarar på mejlen i tid och otid. Ha i stället som rutin att ni ringer eller sms:ar varandra om något akut eller brådskande. Då slipper du ha koll på mejlen när du är ledig på samma sätt.

Har du som läser några andra bra tips på lager när det gäller mejlhantering och hur vi kan använda detta fina verktyg på ett bra och hållbart sätt?

Hantera en kollega med kontrollbehov

Läsarfråga:

Hej och tack för en bra blogg! Jag är inte chef just nu men har ett problem som jag skulle vilja fråga om ändå, hoppas det är okej. Trivs jättebra på mitt jobb, kollegorna och chefen är trevliga men jag har en kollega med ett enormt kontrollbehov. Hen dubbelkollar allt. Inte bara sitt eget jobb utan också våra andras och vi andra får inte bara höra när vi gör fel utan hen tar lätt också över arbetsuppgifter eller gör om dem om de inte har gjorts exakt “rätt” sätt. Jag säger “rätt” för det är rätt ofta som det snarare är såsom personen själv hade gjort uppgiften… Inte att de bryter mot våra rutiner. Jag tycker att det var lättare att stå ut med det när vi jobbade på kontoret, för då kan man ändå se varandra och jag vet att hen inte menar något illa egentligen, men nu när vi jobbar hemifrån blir jag så irriterad och frustrerad vissa dagar. Vad tycker du att jag ska göra?

Tack på förhand!

N.

Svar:

Hej och klart att du ska ställa frågan! Ledarskap angår alla, inte bara de som för tillfället är anställda som chefer. Det är ledarskap att göra som du har gjort nu: att ta ansvar för hur personer/processer/händelser påverkar oss på jobbet och att agera för att lösa dem. Och det lär du behöva eftersom din kollega uppvisar ett väldigt gränslöst beteende även om hen säkerligen inte menar något illa med det.

Först några generella ord om kontrollerande beteenden på en arbetsplats. Det kan få många negativa bieffekter oavsett om det är en medarbetare eller chef som gör det även om det ofta har större påverkan om en ledare föredrar att ha kontroll framför koll. Några av de vanligaste effekterna är att man som medarbetare känner sig övervakad vilket i sin tur ofta leder till otrygghet, frustration, irritation eller att man blir rädd för att gör fel . I sämsta fall, om detta pågår över längre tid, är risken att medarbetare gör mindre, tar mindre ansvar eller gör minsta möjliga eftersom “det ändå inte är lönt”. Kontrollerande och detaljstyrande beteenden är alltså inget att sträva efter samtidigt som vi, i våra organisationer, behöver ha koll på vad och hur vi gör saker. Men åter till ditt dilemma. Här kommer mina tankar kring vilka steg du ta för att hantera en kollega med kontrollbehov.

Känslan av att vara kontrollerad och övervakad på jobbet är inte den som är den mest förlösande för kreativitet och initiativförmåga.

Hantera en kollega med kontrollbehov

Analysera läget

Det första du behöver göra är att rannsaka dig själv och analysera läget lite grand, en punkt som ofta missas i farten men är superviktig både för din egen skull men också för hur du ska gå vidare. Vad är det kollegan gör som är så kontrollerande? Hur påverkas du av kollegans beteende? Vad är det hen gör som skapar de här känslorna hos dig? Hur länge har detta pågått och när upplever du att hen gör detta? Vad är acceptabelt och vad är det inte? Lite som du har börjat göra redan i din fråga till mig men gör det ännu mer konkret. Känn också in hur nära, eller hur långt över, kollegan har gått över din smärtgräns för vad du kan tåla. Om den är långt bort, nära eller redan överskriden situationen på verkar såklart också situationen.

En annan värdefull fråga att ställa sig generellt är: har kollegan fog för att dubbelkolla det jag gör? Det är kanske inte så alls men tänk tanken ändå. Det kan kanske ge dig en insikt eller ett perspektiv som du kan ta med dig in i nästa steg. I situationen som du beskriver kan det också vara passande att fråga dig själv varför det är lättare att stå ut med detta på kontoret jämfört med nu? Vad gör skillnaden?

Dock ska du inte behöva “stå ut” med ett sådant här beteende. Ibland kan det här analysarbetet resultera i en tänker att det är enklare att låta kollegan hållas än att försöka göra något åt saken. Det behöver inte vara fel beroende på kollegans beteende eller situationen i ett större perspektiv. Men, om du inte försöker lyfta saken vidare kommer det högst troligen inte att förändras av sig självt och jag har genom åren sett hur den här typen av beteende kan spåra ur fullständigt om personerna får fortsätta utan att någon säger ifrån till dem.

Prata med kollegan

Här går det att diskutera om det är ditt jobb eller chefens att prata med din kollega och hjälpa hen att ändra sitt beteende. Vissa menar att man inte ska behöva göra det som medarbetare men i min värld tycker jag det är sjystaste är att ta snacket själv först. Tänk om det hade varit du som gör något fel? Hade du velat höra det från din kollega eller från chefen? Förmodligen (beroende på er relation och organisation) blir det mindre dramatiskt om du testar att göra det själv.

Be om att få prata med personen i enrum (går lika bra att göra digitalt) och var tydlig genom att säga något i stil med “jag vet inte om du är medveten om det här. Men när du gör X eller Y så upplever jag att jag blir kontrollerad och det får mig att må […] och […]”. Till exempel! Genom att säga såhär så visar du att du förstår att personen inte gör detta med flit eller av ondo och du är konkret samtidigt som du berättar hur din upplevelse ser ut. Gör det med välvilja, utan anklagelse och utan att blanda in andra kollegor och vad de tycker och tänker för att öka chansen för att ditt budskap landar så bra som möjligt. Kom också ihåg att kontrollbehov kan bero på många olika saker och att det inte alltid (om det inte handlar om maktutövande) används av illvilja.

Hur kollegan reagerar på detta… Ja, det kan vi bara resonera kring på förhand. Antingen blir detta ett wake up call och personen inser vad ens beteende får för effekter, ber om ursäkt och förbättrar sig. Kanske blir personen megadefensiv och känner antingen inte igen bekymret alls eller försöker slå bort det med ett “så jobbar jag” eller “det är sån jag är”. Sker det sistnämnda kan det vara klok att låta det gå någon vecka eller två, se om hens beteende förändras. Om inte, eller möjligtvis till det sämre - gå till chefen! Men förhoppningsvis kan det räcka med att du upplyste personen om hur hens beteende påverkar dig.

Det mesta är enklare i teorin än praktiken och självinsikt kan absolut kvala in i det området. Vi tror ofta att vi vet hur vi är som personer och hur vi beter oss. Men det behöver inte alltid stämma överens med hur andra uppfattar oss. Bild: Gerd Altmann from Pixabay

Prata med chefen

Om du har gjort ett ärligt försök med din kollega men problemen kvarstår, då ska du absolut lyfta detta med din chef. Beroende på hur närvarande chefen är och hur hens relationer ser ut med er medarbetare kommer det kanske som en överraskning, kanske inte. Oavsett vilket ingår det i hens ansvarsområde nu att lösa situationen, det vill säga att prata med dig, kollegan det berör och tillsammans med hen ta fram en handlingsplan.

Lyft problemet vidare

Får du inget gehör från chefen men kollegans beteende fortsätter och får dig att må dåligt? Ta det vidare! Till chefens chef, HR, ditt arbetsmiljöombud eller facket. Du ska inte behöva må dåligt, känna dig otrygg eller vantrivas på jobbet på grund av detta och det är ovan personers skyldighet att bidra till att du har en bra arbetsmiljö.

Om inte heller det fungerar… Försök hitta en ny arbetsplats alternativt hitta strategier för att må bättre trots din kontrollerande kollega. Du ska inte behöva stå ut med att känna dig övervakad på jobbet, men ibland är det inte alltid så enkelt att säga upp sig även om du kanske skulle må bättre i längden av att göra det.

Jag hoppas att detta kan bidra med perspektiv och konkreta verktyg till hur du ska hantera läget. Och! Jag hoppas framförallt att detta löser sig. Alla förtjänar att må bra på jobbet och genom att göra det du gör nu så tar du ansvar för din egen arbetsmiljö vilket är både viktigt, kraftfullt och mentalt starkt. Så jag hejar på dig och du får gärna höra av dig igen om du behöver vidare råd. Har du som läser någon input eller tankar att dela med dig av till frågeställaren? Dela gärna med dig!

Saker som bra ledare säger om och om igen

Vi har pratat flera gånger om hur du känner igen en riktigt bra chef. Men eftersom det är ett viktigt ämne att välja sin närmsta boss med omsorg så är den här artikeln i INC.com ett konkret verktyg att använda sig - både som medarbetare och chef. Här är åtta saker som bra ledare säger om och om igen, helst på daglig basis!

Det sägs ofta att kommunikation är A och O som ledare och ja, jag skriver både under på det och tänker att fraserna nedan kan vara ett bidrag på vägen. Bild: Trung Thanh on Unsplash

Saker som bra ledare säger om och om igen

"Jag har fullt förtroende för dig"

Att berätta och visa för dina medarbetare att du har förtroende för dem, deras kunskaper och förmågor är så viktigt och kan inte sägas nog ofta. Framförallt inte till medarbetare som är lite osäkra och behöver extra stöttning. Då är denna fras så bra samtidigt som det blir viktigt att du också visar att du lever som du lär, annars kommer ditt beteende säga något annat.

"Det här är vad jag vill att vi gör"

Den här frasen åsyftar betydelsen att prata om er vision, vad ni ska åstadkomma tillsammans. Men också varför det ni gör är betydelsefullt! Det finns också en poäng i att prata om er/ni/vi. Även om det finns en tydligt skillnad mellan ditt uppdrag som ledare och gruppens arbetsuppgifter så är ni ett team som ska lyckas tillsammans, prata om er som om ni är det också.

"Vad kan vi göra bättre nästa gång?"

Reflektion och utvärdering är lätt att tappa bort när allt går i full fart men det behöver inte vara mer avancerat än att fråga "vad kan vi göra bättre nästa gång?" och prata om det.

"Jag vill att vi använder dina styrkor"

Alla har vi olika talanger och förmågor och som ledare kommer ditt uppdrag att underlättas mycket om du 1. känner till dem och 2. uttrycker hur gärna du vill att personen ska använda just sina förmågor. Det kommer inte bara stärka medarbetaren som person utan också skapa en stämning av att ni är grymma på det ni gör. Ett bonustips är också att använda den här frågan när ni ska fördela arbetsuppgifter i ett möte: "om vi använder oss av våra olika styrkor, hur vill vi lägga upp jobbet?"

"Vad tycker du?"

En bra ledare är inte rädd för andras åsikter och än mindre för olika åsikter utan ser tvärtom värdet i dem och därför om dem löpande. Du som chef behöver inte kunna eller veta allt själv, ta hjälp av de kunskaperna som teamet har och engagera dem genom att efterfråga vad de tycker och vet.

"Hur kan jag stötta dig bättre?"

Ingen människa är tankeläsare och därför är det viktigt att du som ledare stämmer av om, och hur, du kan stötta medarbetarna i deras olika uppdrag. Och denna fråga är ett bra kommunikations-"hack" att använda sig av för att säkerställa att det du gör är relevant för personen ifråga.

"Låt mig veta om du har några frågor"

Kommunikation goes both ways, det är knappast en nyhet, och både du och medarbetarna ansvarar för att prata med varandra om saker som går fel, är otydliga eller händer i största allmänhet. Men då är det också viktigt att du visar, återigen med både ord och beteende, var du finns om medarbetaren behöver dig eller undrar något.

"Bra jobbat!"

Sist men som vanligt inte minst, de orden vars innebörd kostar så lite att säga men som gör så stor skillnad om de används i vardagen. "Bra jobbat!" "Grymt gjort!" "Så snyggt du löste det där" eller bara "tack!". Svårare än så behöver det inte vara men det har ett starkt signalvärde. Dels för att du som ledare visar att du är närvarande och ser vad medarbetarna gör och åstadkommer. Dels så blir er stämning bättre och mer peppande.

Bubblare: Motivera berömmet

En bubblare som jag vill lägga till är att motivera beröm oftare. Varför var det personen gjorde bra? Vad är det som hen bidrar positivt med? Och så vidare. Då blir berömmet mer genomtänkt och riktat och kommer att göra större skillnad.

Berätta gärna: har du något tips på något du som chef brukar säga alternativt något riktigt bra som du har fått höra av en ledare någon gång? Dela med dig!

Hur du kan skapa arbetsglädje för andra

Temat för veckans poddavsnitt är arbetsglädje, hur viktig den är och vad det här med flow betyder. Bland annat! Vi pratar såklart också om vilka beståndsdelar som är viktiga för att kunna känna arbetsglädje och något jag tänkte djupdyka ner i lite extra i detta blogginlägg är hur du som ledare kan skapa arbetsglädje för andra som ledare!

Arbetsglädje behöver inte innebära att vi ska glädjedansa på kontoret varje dag, men majoriteten av oss behöver känna sig trygg, bekräftad och uppskattad för det jobb vi gör!

Hur du kan skapa arbetsglädje för andra

Vi lyfter såklart upp rätt många olika aspekter av det här med arbetsglädje i poddavsnittet men några saker som jag vill lyfta fram lite extra inom det goda ledarskapet är, förutom att skapa en trygg och bra arbetsmiljö är också att bygga en organisationskultur där ni:

Bryr om varandra

Det kan låta banalt men det är verkligen asviktigt för arbetsglädjen att det också finns en stämning av att ni som jobbar ihop litar på och bryr er om varandra. Nej, man måste inte vara bästisar. Nej, man behöver inte umgås på fritiden eller tycka om allt med alla. Men ni behöver respektera och bry er om varandra på ett kollegialt och medmänskligt plan och du som ledare sätter definitivt ett exempel här med ditt beteende. Så syna gärna dig själv i sömmarna, bryr du sig om dina medarbetare (oftast är svaret ja) och hur visar du det i praktiken?

Har utrymme för att tänka och tycka olika

Det säga att lika barn leka bäst och så är det kanske - det är dock inte så att lika barn jobbar bäst. Tvärtom! Det behöver finnas plats för att tycka och tänka olika i organisationer för att vi ska utvecklas. Blir gruppen för homogen kommer ni att bli hemmablinda och stagnera hur kul ni än har.

Lever som ni lär

Ett klassiskt misstag som skapar osäkerhet, frustration och missnöje bland medarbetare är när det blir ett för stort glapp mellan den formella och den informella organisationen. Om ni säger en sak men i verkligheten gör något helt annat och det kommer definitivt ha en effekt på er arbetsglädje. Oftast negativt men ibland "positivt" kan tilläggas! Den typen av glappkontakt kan nämligen ena personalen i det faktumet att ni inte lever som ni lär vilket är stärkande för gemenskapen även om det bottnar i en sämre orsak. Men annars är känslan av att befinna sig i genuina sammanhang ofta en katalysator för glädje. Inte minst om det finns sunda värderingar i botten.

Bjuder på dig själv

Humor är ett bra redskap att använda sig som ledare och likaså självdistans. Genom att bjuda på dig själv, missar du gör, anekdoter och att bygga starka relationer med varandra kommer också att göra mycket för er arbetsglädje. Kom ihåg att du med ditt beteende ofta sätter tonen för stämningen i er arbetsgrupp!

Och ja, får nog bromsa mig där nu. Vill du lyssna på poddavsnittet? Då hittar du det som vanligt på både Spotify och Podbean!

Några av mina missar som ledare genom åren

Hallå! Hur är det? Med mig är det fint tack. Förra veckan när jag var sängliggande och hade tråkigt som fan låg jag och tänkte på det här med motgångar. Vilket i sin tur spann vidare i vilken utveckling jag har gjort som ledare under de senaste tio åren. För elva år sedan ville jag bli chef och trodde att det var det enda sättet att avancera i karriären. Kort in i mina studier så insåg jag att nä, det vill jag verkligen inte. I stället fann jag min roll vid sidlinjen där jag visade mig vara bäst på att hjälpa andra i sina ledarskapsroller. Men med åren har jag trots det ändå blivit bättre och idag vet jag att jag skulle klara av en chefsposition bra även om det förmodligen inte är där jag gör mig allra bäst. Det i sin tur fick mig att fundera på mina missar som ledare genom åren.

Och tro nu inte att det här är inte alla jag någonsin har gjort, haha. Om jag tillät det skulle jag nog kunna älta alla misstag och fel jag har gjort sedan 2005. Men eftersom jag vet att det inte tjänar något till försöker jag alltid att fokusera framåt och ta med mig lärdomarna jag fått på vägen i stället. Har gjort så många missar genom min karriär och lär väl göra tusen till framöver. Här är några av dem!

Känslan när man inser att man har gjort fel alltså. Den är ingen höjdare!

Några av mina missar som ledare genom åren

Alla gånger jag har varit för resultatorienterad

Det är en av mina styrkor att jag är leveransfokuserad, mån om att få saker att hända och skapa resultat. Absolut. Men ur ledarsynpunkt är det verkligen ingen höjdare alltid och jag har i mina tidigare yrkesverksamma år verkligen varit alldeles för snabb, för otålig och bara kört mitt egna race. Tydligast blev det när jag fick ansvaret för ett projekt där jag blev inkallad med informationen om att den ursprungliga projektgruppen hade kört fast. Och visst, chefens tanke var att jag skulle få saker att hända och det hände. Men det blev snudd på en one woman show av det till slut där jag gjorde allt själv och det är ju inte poängen med den ledande rollen och definitivt inte projektledarrollen.

Hur jag hade hanterat det idag: Detta var mitt första uppdrag som projektledare och efter det jobbade jag som det i åtta år. Rätt mycket blev annorlunda med tiden. Men i just den situationen hade jag nu, från början, säkerställt om det är rätt kompetenser och perspektiv som finns med i projektgruppen. Sedan hade jag också från början haft en helt annan ingångsvinkel, ett annat sätt att kommunicera och också delegerat och fördelat ansvaret på ett annat sätt jämfört med då. Fokuset hade definitivt varit på att teamet ska lösa situationen och inte ta över den helt själv.

Ta på mig för mycket jobb samtidigt

När jag arbetade mig in i utmattningen så var jag med och drev fyra stora förändringsprojekt samtidigt. De skulle ske på extremt kort tid och vi var flera projektledare men när de andra projekten, av olika anledningar, började halta klev jag in och lastade på mig själv för mycket ansvar och arbete samtidigt. Vilket med facit i hand var helt fel av mig eftersom jag blev utmattad på köpet. Där och då såg jag dock inte det utan jag vände ut och in på mig själv för att få allt att fungera. Ledarskapet i detta? Well, det var betydligt bättre jämfört med ovan exempel några år tidigare. Men den största missen här var att jag inte insåg kostnaden för att ta på mig för mycket jobb på en och samma gång.

Hur jag hade hanterat det idag: Idag hade jag haft en helt annan trygghet och ett helt annat mandat i att säga ifrån uppåt att förväntningarna som fanns på dessa projekt var orealistiska och orimliga. Jag hade inte heller tagit på mig andras arbetsuppgifter så lättvindigt som jag gjorde då. Såhär - jag tycker det är självklart att man ska hjälpa varandra som kollegor. Men det är skillnad på att hjälpa till och ta över och sedan också behålla ansvaret trots att det inte är ens eget. Jag kommer inte ta på mig så mycket jobb omedvetet eller utan någon som helst förståelse för pauser och återhämtning någonsin igen. Och min bedrift i våras med allt jag hade att göra då bevisade verkligen, för mig själv, att jag klarade av en period med extremt tung arbetsbörda utan att det för mycket.

Läs mer: Hur är en perfekt chef

En annan sak som hjälper mig igenom mina misstag är att vara noga med att be om ursäkt för fel som jag gör. Misstag och missförstånd är en del av vardagen. Det är därför vi inte kan ta dem (eller oss själva) på allt för stort allvar.

Anta att vi kommer att minnas saker

Jag har nog alltid gillar tydlighet och raka rör i min karriär. Men bara för att jag upplever att jag är tydlig behöver det inte betyda att andra förstår vad jag vill. Eller att vi pratar om samma sak. Well, det fattar jag ju nu men det var inte en självklarhet för mig när jag började arbeta som inköpare. Som tur var märktes det rätt snabbt när vi hade suttit i möten och diskuterat olika alternativ. Jag trodde en sak och som kom offerten eller underlaget och så visade det sig att leverantören trodde något helt annat. Tack vare dessa missar blev jag med tiden bättre på att ställa olika kontrollfrågor (så att jag fick förståelse för deras process) och sammanfatta våra möten så att alla hade samsyn på vad som skulle göras och sätta saker på pränt.

Så varför lyfter jag det här? Jo, det var nämligen så att jag inte tänkte på att använda den här kunskapen när leverantören bytte tak här förra året. Vilket ledde till att de kom med röda plåtdetaljer till taket som skulle vara svarta för att matcha med själva taket.

Hur jag hade hanterat det idag: 1. Dubbelkolla så att ni båda har förstått och skrivit ner vad som ska göras. När man gör många olika saker samtidigt är det så lätt hänt att prata om att "alla plåtdetaljer ska vara svarta" - men om det inte antecknas så är det lätt att glömma bort det. Och 2. var närvarande som ledare! Tack vare att jag var på plats så hade vi turen att upptäcka den stundande missen i tid. Dessutom var leverantören grymt service minded och löste det med bravur. Men det hade kunnat bli ett riktigt surt läge. Så bara för att du har lärt dig något en gång som ledare gäller inte den kunskapen om du inte fortsätter att använda dig av den!

Hade som sagt kunnat rada upp ett gäng saker till men jag tror ändå att vi nöjer oss med dessa tre saker. Har du någon miss som du vill och kan dela med dig av? Svara gärna anonymt om du vill det! Vore intressant att få höra fler anekdoter av det här slaget.