Vanliga anledningar till att inte delegera
Att delegera är viktigt som ledare men ibland är det faktiskt enklare sagt än gjort. Här är några vanliga anledningar till att inte delegera som ledare och min respons på några argument om att delegera kan vara svårt.
Vissa saker är enklare att säga än att göra och att det är viktigt att delegera som chef är helt klart en av dem! Bild: Pixabay
Vanliga anledningar till att inte delegera
Det känns otryggt
En vanlig känsla är att det känns otryggt att lämna i från sig arbetsuppgifter eller ansvarsområden. Ibland är det berättigat för att det är chansning om hur bra det kommer att bli eller hur det kommer att gå - men ofta ligger den känslan hos dig som är chef. Vad är det som känns otryggt? Och varför känns det otryggt? Det är viktigt att rannsaka dig här för det kommer att ge dig ett hum om huruvida din känsla av otrygghet är berättigad eller inte. Är den det - då finns det högst troligen saker som du behöver åtgärda. Om inte, då ligger det hos dig att arbeta med eventuella känslor av kontrollbehov och osäkerhet.
Medarbetarna tar inte egna initiativ
Det händer också att jag har fått höra att det inte går att delegera eftersom medarbetarna inte har något initiativförmåga eller kliver fram fastän det behövs. Och ja, det är en fråga om vad som är hönan och ägget. Vissa personer är mer initiativrika än andra men ibland så handlar det också om hur vana eller ovana medarbetarna är vid att få ta extra ansvar. Är de inte det är det kanske inte heller så konstigt om de inte gör det första, adnra eller tredje gången du hoppas på att det ska hända.
Andra aspekter som ofta spelar roll är: hur ser organisationskulturen ut? Hur självständigt är medarbetarna vana vid att arbeta? Och om du granskar dig själv lite extra i sömmarna: hur kommunicerar och agerar du som ledare? Ger du verkligen frihet under ansvar eller händer det att du snarare ger detaljerade orders på hur sakerna ska göras i detalj? Eller händer det att du rent utav gör medarbetarnas jobb åt dem? Om så är fallet är detta en process som kan ta lite tid att få bukt med.
Det tar tid
Ja, att delegera tar tid och det kan vara en rimlig anledning till att låta bli att göra det! Men här är det också viktigt att våga ifrågasätta sig själv. Kan det vara värt att det tar tid inledningsvis för att du sparar mer tid i slutändan? Oftast är svaret på den frågan ja. Dock förutsätter det att du kan ge medarbetaren tiden hen behöver för att sätta sig in i det som är nytt. Ett knep som kan hjälpa till här är att ifrågasätta: vad det är som är så himla bråttom? Är det bråttom egentligen eller känns det så alternativt är det av gammal (o)vana?
Att delegera handlar inte om att du som ledare bara ska ligga på Maldiverna och götta dig medan alla andra jobbar (om du inte är på semester vill säga). Däremot kommer du att frigöra din tid så att du kan fokusera ännu mer på att leda. Bild: romaneau från Pixabay
Det blir inte likadant eller lika bra som om du hade gjort det själv
Det är kanske också sant att det inte blir lika bra eller likadant gjort om någon annan gör det du brukar göra. Frågan är: är det hela världen? Kan det personen gör vara gott nog ändå? Kan det som är annorlunda kanske rent utav vara bättre? Som chef behöver du inte vara den som kan exakt allt och vet alla detaljer även om det ibland känns så och därför är det viktigt att kunna motivera varför ni gör vissa saker på vissa sätt. Fyller det en viktig funktion eller ett syfte? Ja, då behöver såklart medarbetaren följa de riktlinjerna. Men om det inte är så - då kanske det inte spelar så himla stor roll egentligen.
Svårt att delegera bara lite grand
Detta är en annan vanlig anledning till att det är svårt att delegera och den är fullt förståelig. Det är ofta svårt att stycka av enstaka arbetsuppgifter och delegera dem lite grand. Är det så även för dig rekommenderar jag att du istället delegerar hela ansvarsområdet som uppgiften ingår i. Ge medarbetaren så mycket mandat att fatta beslut och driva arbetsuppgiften som sin egen som möjligt. Låt medarbetaren vara med på mötena och breifa dig i efterhand om vad som har sagts och gjorts i stället. Ett viktigt verktyg för att underlätta detta på är att komma överens om era spelregler. Vilken typ av information behöver du ha? Vilka beslut behöver du ha information om? Har medarbetaren den kunskapen och de kontakterna som hen behöver för att kunna axla ansvaret? Om inte, ge personen det. Om ja, luta dig tillbaka och njut av spänningen som det innebär att se både människor och processer som du är ytterst ansvarig för växa vidare.
Viktigt kom ihåg!
Sist men inte minst, ett viktigt kom ihåg. Att delegera och göra sig mer umbärlig som chef innebär inte att du ska bli helt frånvarande: tvärtom kommer det krävas att du ändå är närvarande och visar att du finns i närheten om det skulle behövas. Var nyfiken, ställ frågor om hur det går och hur det känns och följ upp det du har delegerat både i informella och formella situationer. Visa med både ord och handling var du finns om det dyker upp frågor eller problem och när de gör det - försök att använda dig så långt som möjligt att svara på frågor med frågor. Det gör så stor skillnad för lärandet!
Vad säger du som läser om det här med att delegera? Är det lätt eller svårt? Finns det någon utmaning som jag inte har lyft upp här som du vill lägga till på listan?
Leda på distans när alla jobbar hemifrån
Läsarfrågan:
Hej! Jag jobbar, som många andra nu, hemifrån och hela teamet gör detsamma. Tycker att det har funkat helt okej, vi alla ser allvaret i situationen och har möten digitalt. Men jag märker än mer nu att detta sliter på oss och jag tycker det är svårt att leda hemifrån när alla jobbar på distans. Alla möten är redan digitala och vi kan inte ses utomhus på ett bra sätt. Har du några tips eller råd?
K.
Svar:
Hej K! Tack för att du skriver och heja alla oss som kämpar på i dessa tider. Jag läste faktiskt senast igår en studie från Remote Lab som visar att majoriteten av medarbetarna är positiva till att jobba på distans och vill fortsätta göra det i större utsträckning efter pandemin. Något som cheferna, enligt studien, är betydligt mindre förtjusta i eftersom det är svårare att leda på avstånd och att man som chef inte har samma koll på vad medarbetarna som gör. Detta trots att medarbetarna ofta överarbetar hemifrån. Jag säger inte att så är fallet för dig! Men det kan vara en relevant kontext som är bra att känna till.
Så, till din fråga som är rätt så brett ställd. Men jag ska givetvis göra mitt bästa för att svara på den och hoppas att det kan bidra med några nya tankar och perspektiv.
Läs mer: Led digitala möten som #enriktigboss
Leda på distans när alla jobbar hemifrån
Det finns hel del faktorer som kan underlätta ledarskap på distans. Den första av dem är att ni behöver:
Skaffa er en gemensam karta
En av fördelarna med ledarskapsmodellen Bosskartan är att den ger arbetsgruppen en gemensam grund att utgå ifrån. Och de två första hållpunkterna när man använder en skattkarta är att ni behöver ett mål - så att ni vet vart ni ska någonstans och sedan också veta varför ni ska dit. Detta behövs alltid men blir extra viktigt när teamet inte befinner sig på samma plats. För att hänvisa till den film som oftast får exemplifiera Bosskartan: Sagan om ringen. Brödraskapet som ska förstöra ondskans ring är bara samlade den första delen av sin gemensamma resa - sedan går de egna vägar men målet är fortfarande solklart. Ringen måste förstöras (och två stycken är delegerade att göra det) och övriga gruppen behöver hjälpa
De flesta har redan detta i sin vanliga verksamhet men nu är förutsättningarna annorlunda. Hur ser ert mål ut nu när alla jobbar på distans? Varför är det viktigt att ni når det? Vilka spelregler har ni för ert hemmaarbete? Exempelvis om det är särskilda tider och rutiner som gäller. Vilka olika behov har du som ledare och medarbetarna?
Tillit och förtroende
En annan viktig faktor i distansledarskap är såklart också tillit och förtroende. Känner vi inte det till medarbetarna är det både normalt och lätt hänt att ens behov av att känna kontroll ökar - man börjar kanske oro, fundersamhet och dubbelkolla saker. Och låt oss inte förringa att det finns medarbetare som har svårt att hantera distansarbete. Vissa jobbar mindre än vad de ska medan de flesta, enligt ovan studie, arbetar mer än vad de ska.
Här tänker jag att transparens är ett viktigt verktyg, både med förväntningar och ansvaret som den mer fria arbetsformen innebär. Prata om hur ni jobbar bäst och glöm inte bort det viktigaste: att jobbet blir gjort. Märker du som chef att det är si och så med resultatet som medarbetaren gör är det viktigt att följa upp och vara tydlig och transparent med vad som brister och fråga hur du kan hjälpa medarbetaren att lyckas.
Inled och avsluta veckan tillsammans
Nu vet jag inte hur stor arbetsgrupp du har men ett annat tips som kan bidra till att ni både sätter fokus och stärker teamkänslan är att inleda och avsluta veckan tillsammans med ett videomöte. Då blir det en naturlig arena för att gå laget runt och prata om vad som komma skall respektive vad som har hänt.
Använd telefonen
Jag vet inte hur väl du känner igen i detta - men ett vanligt scenario i dessa tider är att många chefer känner att det är svårt att hålla personlig kontakt med medarbetarna. På kontoret är det lättare att se hur andra mår och beter sig och det kan ibland gå att fånga upp i videosamtal. Men är man många och i ett möte kan det ändå vara svårt att avläsa. Därför vill jag slå ett slag för klassikern att lyfta på telefonluren!
Video i all ära, det kan vara jättebra format att läsa av varandra med. Men fördelen som telefonen kan ha är att den blir mer personlig och innerlig. Med lite träning går det rätt snabbt att höra hur personen på andra sidan mår och det kan ibland vara enklare att prata om saker när man inte måste titta på varandra när man gör det. Så ta för vana att faktiskt ringa dina medarbetare med jämna mellanrum för att stämma av läget och prata om allt och ingenting.
Hur länge ni sedan pratar och hur ofta du gör detta beror på dig och medarbetaren. Vissa uppskattar att få ett samtal varannan dag medan andra är nöjda med att få det varannan vecka. Det som också händer när ni har såna här "check-in"-samtal regelbundet är att du undviker en annan vanlig bieffekt av distansledarskap: att chefen bara hör av sig när något är fel. Då skapar det en naturlig samtalsmiljö för er. Och ja, det finns de som hatar att prata i telefon. Då kan det vara bra att fråga medarbetaren exempelvis: "Jag skulle vilja ha en samtalsyta där vi kan checka av läget på ett informellt och avslappnat sätt. Vilket sätt hade du föredragit, telefon eller video? Och hur ofta hade du velat att vi hörs?"
Ha tålamod
Sist men inte minst, ha tålamod! Med dig själv och med varandra. Det går kanske inte att prestera på topp eller maxat när omständigheterna ser ut som de gör? Alternativ så måste ni fokusera på saker som ni i vanliga fall inte gör? Oavsett vilket så är det viktigt att vara rimlig och kunna vara transparent som ledare med att du inte är på topp jämt. Det kommer, om ni har en sund organisationskultur, att stärka era relationer både nu och i längden.
Och ja, det är mina initiala tankar på det här med distansledarskap. Jag har egentligen en hel del mer på lager men det får bli en annan artikel. Men ett avslutande perspektiv är att detta med att fler vill jobba hemifrån även framöver är något som arbetsgivare behöver ta på allvar och förbereda sig för att ställa om till. För det går att leda på distans även om det är utmanande och ställer högre krav på oss ledare och arbetsgivare.
Jag hoppas innerligt att detta kunde bidra med några tankar och perspektiv på din fråga. Heja, heja dig och alla oss som sliter i dessa tider som både är svåra men också innebär utmaningar som vi inte har behövt hantera förut. Det är okej om det känns slitsamt och svårt och du är grym som fortsätter kämpa på! Behöver du ännu mer konkret hjälp utifrån situationen som du befinner dig i? Vänd dig till Bossakuten:
För att boka en tid hos Bossakuten, skicka ett mejl till: clara@bossbloggen.se
Management by Trump
Okej, än är han inte helt lämnat det vita huset men eftersom hans presidentskap ändå är på upphällningen kan vi nu studera detta fenomen närmare. Efter att ha sett Donald Trump leda USA i fyra års tid så har jag konstaterat att Trumps ledarskap, the Management by Trump, innehåller följande olika ingredienser!
Läs mer: Trump for president
Vad består Trumps ledarskap av? Oh vilka effekter får det? Bild: Tibor Janosi Mozes från Pixabay
Management by Trump
Tyck att du alltid är störst, bäst, vackrast och kan allt
Det trumpska ledarskapet genomsyras av övertron till egna jaget. Han är störst, bäst, vackrast och dessutom kan han allt - om allt. Vilket såklart är värt att ifrågasätta när både hans handlingar och forskare och sakkunniga tydligt visar att han har fel. Hur som helst är detta en stadig grundplåt att stå på. För vem kan ifrågasätta dig som ledare när du är så fullständigt övertygad om din egen förträfflighet?
Välj egna sanningar framför fakta
En annan sidoeffekt av att ha en övertro på sin egen kunskap är välja sina egna sanningar framför fakta som presenteras för dig. Som i det här klippet när Trump enkelt avfärdar sakkunnigas vädjan om att ta klimathotet på allvar för att skydda California-bor från framtida skogsbränder med kommentaren "It will start getting cooler, you just watch"... För visst är det enklare att ignorera effekterna av det som sker när de inte drabbar dig själv personligen?
Skyll alltid allt dåligt på någon annan
Ett annat beteendemönster är oförmågan att ha eller göra fel. Och om du inte kan göra fel blir det såklart alltid någon som gör det. Vilket i sin tur gör ditt jobb enklare eftersom du då alltid kan skylla allt dåligt på någon annan samtidigt som du låter bli att ta det yttersta ansvaret som ledare och lösa problemet ifråga. Jag tänker att det ändå måste vara rätt bekvämt att nyttja förmånerna som en hög ledande position innebär om man kan ignorera ansvaret som följer med dem?
Missbruka information som maktmedel
Jag är all for att vara transparent som ledare - det är viktigt för att skapa bra relationer och göra bra resultat. Men det är inte synonymt med alla ska veta allting hela tiden. Som ledare behöver du ibland hushålla med information och inom politiken anses det, rätt eller fel, vara extra viktigt att presentera den till din egen fördel. Information är ett maktmedel som du behöver förhålla dig till, använda dig av och ta ansvar för.
Men det är stor skillnad på det och strössla falskheter och lögner omkring sig vilket är något som Trump har kritiserats för löpande under åren som president. I klippet från Last Week Tonight från 2017 nedan kan vi se att ungefär en fjärdedel av Obamas uttalanden var helt eller delvis felaktiga eller falska. Trumps andel i samma mätning? Nästan 70 procent. Under en av de sista helgerna i valspurten gjorde CNN en faktagranskning av Trump och fann att han gjorde minst 66 falska eller vilseledande uttalanden under tre dagar. Slutsatsen vi kan dra här? Att missbruka information som maktmedel är ett effektivt använt verktyg i Trumps ledarskap.
Ignorera krisers allvar
Det är alltid lätt att i efterhand se vad som borde ha gjorts när kriser sker. Än lättare är det att peka ut fel och syndabockar till höger och vänster (vilket vi i och för sig har sett här är en viktig del av Management by Trump). Men ytterligare en aspekt av denna ledarskapsstils oförmåga att ta ansvar är att ignorera allvaret i kriser som uppstår och trots att det finns mycket att säga om allas olika agerande eller brist på agerande i Coronapandemin så är ändå Trumps ignorerande och förminskande av den extraordinär.
Rasistiskt och sexistiskt beteende
Att Trump är rasist och sexist var ingen nyhet ens när han blev president så att detta beteende kvarstår genom presidentkandidaturen är inte förvånande. Det är äckligt provocerade att höra honom säga "I am the least racist person in the world" men uttalandet också ett tydligt bevis på hur bristen på självinsikt är en avgörande del i hans ledarskap.
Extremt hög personalomsättning
Det är bra att ha en viss personalomsättning i alla organisationer för att de inte ska frysa fast. Men under Trumps ledning kan vi se att personalomsättningen i administrationen har varit historisk hög. Under de första två åren låg den på 62 procent enligt klippet från CNN nedan och redan då hade tre personer hunnit ha positionen som "chief of staff".
Så hög personalomsättning är ett av de tydligaste symptomen på att något inom en organisation är knas och ja, ledarskapet är ofta en starkt bidragande faktor där.
Användandet av härskartekniker
Sist, men inte minst, är härskartekniker ett vanligt inslag i Trumps kommuniaktion. Dels genom att ignorera, förminska, förlöjliga och gå på personangrepp i diskussioner, intervjuer eller debatter. Men han börjar också prata om annat eller avbryter personen. Ett klipp som visar det tydligt är detta från debatten med Clinton där han avbryter henne hela 25 gånger.
Bonus: Häng ut dina medarbetare inför alla andra
En bubblare i det Trumpska ledarskapet är också hur han hänger ut medarbetare inför alla andra. Både de som arbetar för honom men också tidigare medarbete. Nedan ser vi exempelvis en tweet från Trump om en av sin tidigare medarbetare... Och ja, detta är ett effektivt verktyg att använda sig av om man tycker det är bra att organisationer präglas av rädsla och osäkerhet. För vem vågar göra fel med en chef som beter sig såhär gränslöst?
Summa summarum, såhär lyder min sammanställning av Management by Trump. Ett ledarskap som jag hoppas att vi slipper se fler gånger framöver och att vi kan använda detta för att lära oss hur ledarskap inte ska gå till. Vad säger du som läser? Vad har du lärt dig av Trumps ledarskap?Och, har du upplevt något liknande själv någon gång?
Management by Millennials
Trots lite teknikstrul blev det såklart ett poddavsnitt den här veckan och denna gång snackar vi om millennials och närmare bestämt Management by Millennials. Jag har en föreläsning med exakt denna titel och var därför såklart extra pepp på att prata om det här. För det sker många förändringar nu. I samhället, i arbetslivet och vi som yngre generationer tar med oss mycket nytt allteftersom vi går in i arbetslivet och avancerar inom det.
Hur vill vi i generation Y och Z jobba egentligen? Det och mer pratar avhandlas i veckans poddavsnitt!
Management by Millennials
En sak som vi inte i slutändan inte berörde så mycket i podden som jag hade tänkt att vi skulle göra är faktiskt samma aspekt som Ledarskapsbrevet handlade om den här veckan var dock: värderingar. Något som studier har visat är att etik och moral är extra viktigt för oss i generation Y och Z och det kan vi se effekter av redan nu i arbetslivet.
Exempelvis eftersom vi, om vi kan undvika det, inte stannar på en arbetsplats som inte lever upp till de uttalade värderingar som finns. Redan i min B-uppsats så såg jag att ledarskapsrollen var villkorad för de kvinnor som jag intervjuade i det arbetet. Personerna där menade på att de hellre skulle låta bli att att kliva in i chefsrollen om inte de fick rätt förutsättningar att göra det eller om organisationens värderingar inte stämde överens med deras egna. Och det är inte bara här det mönstret framgår utan även andra rapporter påvisar att vi millennials är kritiska och kräsna och det tror jag är både viktigt och bra på många sätt. För hur ska annars arbetslivet utvecklas till det bättre?
Samtidigt kan vi såklart också tjäna på att skilja på kritik och att vara dömande. Ingen organisation eller person är perfekt och det är viktigt att komma ihåg det och i stället använda vår kritiska förmåga till att utveckla varandra och världen på ett sjyst sätt!
Men ja, mer om det senare. Vill du lyssna på avsnittet? Jaaaa - klart du vill! Du hittar det som alltid på Spotify och Podbean och så tycker jag såklart att du ska joina vår grupp på LinkedIn. Och dela gärna med dig! Känner du som millennial igen dig i de beskrivningar som görs av våra generationer?
Psykopatchefer
"Vilken psykopat!" ... "Hen måste vara psykopat?!" ... "Vilka psykopatchefer!"
Det har, tyvärr, blivit lite av en trend att slänga sig med uttryck som de ovan och tillskriva andra olika diagnoser. Något som är problematiskt och därför belyser vi det i dagens poddavsnitt: psykopatchefer.
Psykopatchefer är temat för denna veckas poddavsnitt och titeln till veckans avsnitt kommer från en Slabbath-låt hälsar Alexandra!
Psykopatchefer
I vanliga fall brukar jag ju alltid skriva mer om ämnet än vad vi pratar i de här blogginläggen men vet du vad? För en gångs skull vet jag inte vad jag ska skriva. Tycker vi får med allt jag har att säga i avsnittet. Är du nyfiken på vilken bloggartikel som jag åsyftar hittar du den här: mörka triadens ledare
Men annars är det nog bäst att du ger dig i kast med avsnittet. Som vanligt hittar du det både på Spotify och Podbean!
Och berätta gärna - är detta något som du själv har erfarenhet av?
Mer att läsa
Bossbloggen genom tiderna
- October 2025
- September 2025
- August 2025
- June 2025
- May 2025
- April 2025
- March 2025
- February 2025
- January 2025
- December 2024
- November 2024
- October 2024
- September 2024
- August 2024
- June 2024
- May 2024
- April 2024
- March 2024
- February 2024
- January 2024
- December 2023
- November 2023
- October 2023
- September 2023
- July 2023
- May 2023
- March 2023
- February 2023
- January 2023
- December 2022
- November 2022
- October 2022
- September 2022
- August 2022
- July 2022
- June 2022
- May 2022
- April 2022
- March 2022
- February 2022
- January 2022
- December 2021
- November 2021
- October 2021
- September 2021
- August 2021
- July 2021
- June 2021
- March 2021
- February 2021
- January 2021
- December 2020
- November 2020
- October 2020
- September 2020
- August 2020
- July 2020
- June 2020
- May 2020
- April 2020
- March 2020
- February 2020
- January 2020
- December 2019
- November 2019
- October 2019
- September 2019
- August 2019
- July 2019
- June 2019
- May 2019
- April 2019
- March 2019
- February 2019
- January 2019
- December 2018
- November 2018
- October 2018
- September 2018
- August 2018
- July 2018
- June 2018
- May 2018
- April 2018
- March 2018
- February 2018
- January 2018
- December 2017
- November 2017
- October 2017
- September 2017
- August 2017
- July 2017
- June 2017
- May 2017
- April 2017
- March 2017
- February 2017
- January 2017
- December 2016
- November 2016
- October 2016
- September 2016
- August 2016
- July 2016
- June 2016
- April 2016