Hantera starka känslor i svåra samtal

Svåra samtal är ett ämne vi har pratat om flertalet gånger förut. Något vi däremot inte har hunnit beröra än är hur en kan hantera starka känslor i svåra samtal. För det är inte alltid så enkelt att veta vad man ska göra om en medarbetare reagerar jättestarkt på det ni pratar om. Och det är oavsett om personen bryter ihop i tårar, blir asförbannad eller reagerar på något annat vis. Beroende på ämnet och relationen en har är inte alltid heller så enkelt att hålla sina egna känslor i schack heller för den delen. Så, vad kan vara bra att tänka på?

Läs mer: Att förbereda svåra samtal

Känslor och särskilt starka sådana kan upplevas som väldigt privata. Både för den som känner dem och den som får se dem. Därför är det viktigt att du som chef tar hand om det förtroende som du får när en medarbetare visar dem. Bild: Tom Pumford on Unsplash

Hantera starka känslor i svåra samtal

I teorin hade det kanske känts bekvämt om ingen av oss hade negativa känslor eller i alla fall alltid hade förmågan att alltid hålla dem borta från jobbet. Och visst, på de allra flesta arbetsplatser finns det en norm om hur vi bör uppföra oss och inte. Vilket ofta kan vara positivt! Det innebär dock inte alltid att vi alltid visar våra bästa sidor eller alltid har förmågan att lämna privatlivet hemma och jobbet på jobbet och så vidare. Känslor är fullt naturligt (och livsnödvändigt) och ja, ibland så reagerar vi starkt på saker som händer omkring oss.

I det svåra samtalet så är det ofta du som mötesledare och personen/personerna samtalet berör. Ibland kan det förstås behöva finnas andra med men för denna artikel tänker vi oss att du som chef och en medarbetare är själva och att medarbetaren blir ordentligt arg eller ledsen över det ni prata om. Vad ska du tänka på som chef?

Behåll lugnet

Oavsett vilken känslan medarbetaren reagerar med är det viktigt att du försöker hålla dig lugn. Det går inte i alla lägen, vilket är helt okej och vi kommer beröra det senare, men sträva efter det. Det kommer att hjälpa dig tänka klarare och lyssna på vad medarbetaren upplever.

Lyssna, lyssna, lyssna

När vi blir ledsna, arga eller upprörda är ofta det bästa vi som medmänniskor kan göra är att lyssna. Det är sällan rätt tid att komma med lösningar när medarbetaren är mitt inne i känslostormen. Förminska inte hens känslor, hen känner dem av någon anledning som du kanske inte har en aning om. Visa att du bryr dig genom att ställa öppna frågor och lyssna ordentligt på svaren. De kan hjälpa dig att förstå vad det här handlar om egentligen. Vilket i sin tur kan hjälpa er framåt när känslorna har stillats lite.

Ta inte över av personens känslor

Det är en sak att du som chef i det här läget påverkas av att personen reagerar, är medkännande och anpassar samtalet efter detta. Men det är en annan sak att ta över hens känslor och känna dem som om de vore dina. Din roll här är att hjälpa medarbetaren och att ni tids nog ska hitta en lösning på problemet som ni står inför och har det här samtalet kring.

Det finns lite olika tekniker för hur en kan göra detta. Men de förtjänar nog en egen bloggartikel om ni är intresserade av ämnet.

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Något som däremot är viktigt är att du som chef är medveten om ditt kroppsspråk och vad du förmedlar med det under ert samtal. Det spelar ingen roll att du säger att medarbetaren får ta sin tid om är du är sammanbiten och stressad. Bild: Christian Fregnan on Unsplash

Det är okej att visa känslor

Även om du inte ska att du inte ska ryckas med och känna allt medarbetaren känner så är det förstås okej att du visar känslor. Inte minst om det är något sorgligt som hänt. Du som chef varken kan eller behöver vara stoisk jämt. Tvärtom, kan det skapa en känsla av samhörighet och förståelse att visa vad du känner och inte ha ett ansikte fyllt av botox.

Fysisk kontakt kan både hjälpa och stjälpa

Ibland kan fysisk kontakt, en hand på underarmen eller en kram vara till hjälp för den som är upprörd. Men i det här sammanhanget kan det snabbt stjälpa mer än det hjälper beroende på vilken relation ni har och hur kulturen ser ut just på er arbetsplats. En bra tumregel är: känns det som om personen behöver en kram eller någon att, bokstavligen talat, hålla i handen. Fråga om personen vill ha det. Säger hen nej eller på något vis visar att de tycker detta är obehagligt - låt bli.

Låt de mest starka känslorna stilla sig innan ni går vidare

Beroende på anledningen till det svåra samtalet är kanske detta inget som medarbetaren kommer att komma över tills ert möte är klart. Det är helt okej. Det viktiga är att personen får utrymme för att låta de starkaste känslorna stillar sig. Ha inte för bråttom med att gå vidare i samtalet även om det kan kännas lockande att få det överstökat, eller känns obekvämt och jobbigt. Ha tålamodet att vänta ut hen. Sedan kommer ni förmodligen att ha ett betydligt mer konkret samtal om vad som komma skall.

Följ upp efteråt

Om det har varit ett samtal med en anledning som påverkar medarbetaren starkt är det både omtänksamt och betydelsefullt att du följer upp hur en mår eller vad som har hänt sedan ni pratades vid. Visa att du bryr dig även utanför mötesrummet, det kommer att uppskattas.

Om du själv är den som reagerar starkt

Ibland kan det hända det att man själv är den som förlorar fattningen om något svårt kommer på tal. Sker det, försök att hitta den igen eftersom detta samtal är inte för dig. Be om ursäkt om det behövs. Och kom ihåg att du också är mänsklig. Det behöver alltså inte vara hela världen att du gjorde detta. Däremot kan det vara nyttigt att i efterhand fundera över vad det var som triggade igång dina känslor och varför det blev som det blev. Det kan både leda till lite bättre självförståelse och bli en nyttig lärdom för framtiden.

Vad säger du som läser? Har du någon gång varit med om detta och hur löste ni situationen då?

The Johari window - ett sätt att skapa bättre självinsikt

På femtiotalet så tog psykologerna Joseph Luft och Harrington Ingham fram en modell som de döpte till Johari Window (på svenska kallad Joharifönster). Den har några olika användningsområden men den primära är att den kan bidra till att skapa bättre självinsikt, vilket är viktig del i ett hållbart ledarskap. Så, eftersom jag använder mig av den med mina klienter ibland tänkte jag att den kanske kan vara till nytta för er i bloggformat också.

Notera nu att denna teori kan vara ett sätt att fördjupa sin självinsikt med men det innebär inte att det är det enda verktyget eller att den alltid är perfekt.

Läs mer: Jaget och maskerna

The Johari Window - ett sätt att skapa bättre självinsikt

The Johari Window, en modell som kan bidra till större självinsikt. Grafik: Bossbloggen

I Johari Window så har vi fyra olika fält som illustrerar fyra olika perspektiv på det så kallade jaget. I grundmodellen är det information som står i fokus men jag har också använt den för att prata om egenskaper och beteenden. Men låt oss börja med att använda information som utgångspunkt.

Arenan

Arenan, även kallat det öppna jaget, är vad andra vet om mig och jag själv vet om mig.

Exempelvis: Jag vet att jag driven och ambitiös och att det är några av de vanligare orden jag beskrivs med. Annan information som (jag tror) vi alla vet är jag driver den här bloggen, är rödhårig etcetera.

Fasaden

Fasaden benämns också som det gömda jaget, är det som andra inte vet om mig men som jag känner till.

Exempelvis: Hehe, det skulle ni allt bra vilja veta va? Skämt åsido så känns det som om ni känner till det mesta om mig redan. Men en sak som jag inte har berättat förut är att jag har råkat skrämma likväl blivit skrämd (och därmed sprungit snabbare än någonsin) av en struts vid namn Felicia.

Det blinda fältet

Det blinda fältet och därmed det blinda jaget är vad andra vet om mig som jag själv inte känner till.

Exempelvis: Ja, hur tänker du på mig där på andra sidan skärmen? Eftersom jag inte vet det så faller ett exempel rätt platt här, haha.

Det okända fältet

Det okända fältet och det okända jaget är det som varken andra eller jag själv vet om mig.

Exempelvis: Hur väl du än känner dig själv så kommer det alltid att finnas saker du inte vet. Precis som att vi aldrig fullt ut kan känna en annan person.

Det jag uppskattar med Johari Window är hur tydligt det blir att de olika fönsterrutorna kan variera i storlek. Dels beroende på vilken situation vi befinner oss i men också beroende på vilka personer vi är omgivna utav. Det optimala läget ur teamperspektiv bedöms ofta vara att det är arenan, det öppna jaget, som är det största till storleken. Det vill säga att både du och kollegorna känner dig vilket i sin tur leder till att ni kan ha en mer öppen kommunikation med varandra.

Hur du kan använda dig av Johari Window

Jag har sett denna modell användas på flera sätt. Individuellt, i grupp eller både och. En kan exempelvis rita upp fönstret på en white board och ha ett gäng olika post it-lappar med förskrivna adjektiv. Så får personen reflektera över hur hen ser på sig själv och vad andra kan tänkas veta och se på en.

Man kan diskutera den ur olika perspektiv. Exempelvis med en kund eller kollegor som "de andra" och vad de ser och upplever om företaget eller chefen. Att ha den med i gruppdiskussioner kan vara ett sätt att uppmärksamma hur vi är olika. Du kan också testa att använda den på egen hand för att reflektera över hur du ser på dig själv och fråga hur personer i din omgivning upplever dig. Men också hur de olika fönsternas storlek kan variera beroende på vilken situation du är i.

Syftet med detta är att den kan hjälpa oss att lyfta blicken lite och bli mer medvetna. Både om oss själva och om vår relation till omvärlden. Det kan också väcka en del intressanta tankeprocesser och diskussioner.

Vad säger du som läser? Har du hört talas om modellen innan eller är den ny? Och om du har stött på den innan, hur använde ni den då? Dela gärna med dig bland kommentarerna!

Nu lanseras Bossbrudsträffar!

Vet du vad? Idag är det dags för ett av projekten som jag har haft rullandes här bakom kulisserna att kliva fram i scenljuset. Nu lanseras Bossbrudsträffar! Redan i våras började gruppmedlemmar att fråga efter möjligheten att träffas. Så under den sena våren och sommaren har jag kunnat börja jobba för att det ska bli verklighet. Därför känns det så himla, himla roligt att det sker nu!

Nu lanseras Bossbrudsträffar!

Den 10:e oktober, klockan 18:00, slås dörrarna upp till SkyBaren på Malmö Arena och kvällen bjuder på mingel, nätverkande, kunskapsutbyte och en energikick. Eftersom jag tycker det är viktigt att vi inte bara har det trevligt och mysigt när vi ses vill jag också ha med lite utvecklande inslag i träffarna. Därför kommer jag att intervjua juristen och bossbruden Sara Awayes om hennes ledarskapsresa. Men vi kommer också att ha en workshop kring ett dilemma som hon kommer att presentera under kvällen. Så är du medlem i Bossbrudar (och har råkat missa inlägget om detta) kan du anmäla dig här: Bossbrudsträffar

Vill du bli medlem i the one Facebook-grupp för kvinnor som är eller vill bli chefer? Klart du vill! Den hittar du här: Bossbrudar

Nu i oktober är det ett år sedan jag startade Bossbrudar och det ska bli så spännande att se vart den tar vägen. Bara under denna tid har vi blivit över 1200 medlemmar och förhoppningen är att vi ska kunna ha än fler träffar i andra städer i framtiden. Men en sak i taget. Nu blir Malmö först ut och så får vi se hur gruppen växer vidare.

Är du med i gruppen än och ses vi möjligtvis den 10:e oktober? Och förresten, om du inte kan det datumet. Skriv då upp den 21 november i din kalender på direkten för då kommer nästa träff att äga rum!

Så vinner du slaget om de bästa - en handbok i ledarskap

Vet inte om ni minns det men förra veckan så var jag på en releasefest för en bok. Närmare bestämt Så vinner du slaget om de bästa - en handbok i ledarskap som forskaren Ingrid Tollgerdt-Andersson har skrivit och nu släppt. Och jag är som vanligt exalterad över nya ledarskapsböcker men den här var extra spännande eftersom jag själv är med i den!

Jag och Ingrid Tollgerdt-Andersson, en av mina förebilder karriärmässigt med sin forskning och sina år som managementkonsult.

Så vinner du slaget om de bästa - en handbok i ledarskap

Jag har ännu inte hunnit läsa hela boken men den innehåller flera olika vinklar om ledarskap. Dels ur ett historiskt perspektiv, där några manliga ledares ledarstilar granskas. Men också om ledarskap ur ett internationellt perspektiv och hur olika syn, olika länder har på chefens roll och arbete. Dessutom lyfts jämställdhetsutvecklingen, nätverkandets viktiga funktion och Ingrid Tollgerdt-Andersson har också gjort en studie kring framtidens ledare. Kanske inte så förvånande, men likväl viktigt, är en av slutsatserna att framtidens ledare behöver vara kommunikativa och lyhörda för att skapa goda relationer och tillit.

Ett kapitel handlar om Lunicore, som du kanske minns från Möt en boss-intervjun med deras nu, tidigare, VD Sofie Bergdahl? Riktigt intressant hur deras organisation, som är platt med flera olika lager av strukturer, arbetar.

En inledande sneak peak på kapitlet där jag intervjuas. Så häftigt ändå att jag från att ha startat bloggen nu verkligen får jobba med att utveckla morgondagens ledare.

Och, under rubriken "Bloggar - nya vägar till utveckling" hittar vi en intervju med mig! Dels om den funktion som Bossbloggen har som en utvecklande plattform. Men också några av mina tankar kring umbärlighet och varför det är så viktigt att göra sig umbärlig som chef. Och, förstås, framtidens ledarskap och hur viktiga värderingar är.

Inte minst för oss millennials. Kan ju inte låta bli att prata om de sakerna när jag ändå gör det dagarna i ända. Riktigt mäktigt att se sitt eget namn i tryck och kul att jag får bidra med perspektiven som jag ser från mitt hörn av affärslivet.

Så är du ute efter en ledarskapsbok som innehåller lite av mycket och som sammanfattar många olika intressanta områden av det stora, vida ämnet ledarskap kan detta vara en bok att mysa ner sig i soffan med i höst.

Blir förstås också väldigt peppad efter att börja skriva min egen första bok. När vill ni att den kommer?

Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare

Som ledare är det så lätt hänt att bli oumbärlig. Du sitter i en position som har mycket ansvar och ofta är behövd. Men, att bli oumbärlig är inte sunt. Varken för dig som individ, för arbetsgruppen eller för organisationen som helhet. Detta eftersom det innebär att ni, på alla plan, kommer att bli mer sårbara och dessutom jobba på ett sätt som är ohållbart. Så, vilka vanliga anledningar finns till att bli oumbärlig som ledare och varför kan de vara så dåliga? Här är några av dem!

Läs mer: Myten om en oumbärlig chef

Att sträva efter att bli umbärlig som ledare är en av nycklarna i min ledarskapsmodell Bosskartan. Där blir det så tydligt att du, om du som ledare är oumbärlig och den enda som sett kartan, också kommer att lämna en väldigt vilsen grupp efter dig om du trillar ut för ett stup med kartan i innerfickan. Bild: Pexels från Pixabay

Vanliga anledningar till att bli oumbärlig som ledare

Det känns bra

En av de vanligaste anledningarna, och fällorna, när det gäller att bli oumbärlig är det det ofta känns bra att vara det. Inte minst till en början då det är trevligt att kunna svara på frågor, att hjälpa till och, inte minst, känna sig behövd. Vem gillar inte det? Och att hjälpa varandra är viktigt. Men det är skillnad på att hjälpa andra lösa sina problem själva och göra det åt dem. Risken är att det stjälper mer än hjälper om du som ledare börjar göra andras jobb åt dem och det kommer varken gynna dig eller dina medarbetare eftersom ingen av er gör det jobb ni är anlitade för.

Kontrollbehov

En annan vanlig anledning som jag har hjälpt många ledare med genom åren är att bli medveten om och släppa på är kontrollbehov. Att ha kontrollbehov är vanligt, fullt förståeligt och ibland också väldigt berättigat i en ledande roll. Är du den som är ytterst ansvarig för det arbete ni gör är det viktigt att du har koll på vad som händer och är en närvarande ledare. Men att ha koll är inte samma sak som att ha kontroll. Det senare brukar istället medföra är att medarbetares engagemang, kunskapsnivåer och resultat blir sämre eftersom de känner dig bakbundna och detaljstyrda. Det är också väldigt lätt hänt att ledaren med kontrollbehov också blir en flaskhals för information och beslut vilket i sin tur kan leda till en...

Orimlig arbetsbelastning

En orimlig arbetsbelastning kan både vara en effekt av oumbärlighet men också en bakomliggande orsak. Känner du igen tankarna "vill man ha något gjort får man göra det själv" eller "det går snabbast om jag gör det själv"? Det är du inte ensam om. Och ibland är det så. Vissa arbetsuppgifter är våra egna att göra och det är inte ovanligt att det känns mer effektivt och går snabbast. Men är det ett hållbart och långsiktigt sätt att arbeta på? Förmodligen inte om det beror på att du har för mycket att göra på den arbetstid som du är tänkt att ha.

Det kanske syns i lönekuvertet

Ett av de första karriärtipsen som jag minns att jag läste var att göra sig oumbärlig på jobbet för att få en fördel när det vankas löneförhandling. Och det lät ju bra! Tyvärr syntes det inte särskilt mycket i lönekuvertet när det kom till kritan och jag har sedan dess mött än fler som delar den erfarenheten. Att vara oumbärlig och vara den som kan allt brukar inte belönas ekonomiskt. Istället blir det svårare att gå hem från jobbet i tid, eller att vara ledig eller sjuk eftersom...

Du behöver vara på plats jämt

Ännu ett tecken på oumbärlighet är att du som ledare måste vara på plats ständigt för att saker ska fungera och rulla på som vanligt. Och det kan ju bra att jobba mycket övertid ett tag. Men det är absolut inte hållbart att du ska behöva göra det jämt. Alla behöver vi vår återhämtning och fritid för att må bra i det långa loppet.

Själv kunde jag bocka av alla dessa anledningar under åren som jag var oumbärlig och idag är det att gå från oumbärlig till umbärlig en av de vanligaste sakerna jag hjälper ledare med när jag coachar, är mentor eller rådgivare eftersom alla mår bättre att bli mer umbärliga.

Vad säger du som läser: är du oumbärlig på jobbet? Eller kan du känna igen att du har haft ledare eller kollegor som varit det?