Bra arbetsplatskultur ger enklare förändringsarbete

Vi har pratat om förändringsmotstånd tidigare. Idag följer vi upp det med att prata om arbetsplatskulturen och vilken betydelse den kan ha vid förändringsarbete och på vilka olika sätt den kan sätta käppar i hjulet för förändring. Men också hur du kan undvika dem!− Kulturen beskrivs ofta som det som sitter i väggarna på arbetsplatsen men är sällan något som vi pratar om till vardags trots att vi både är med och skapar den och påverkas av den varje dag, säger Andreas Ek-Sarfraz, arbetsplatsutvecklare och grundare av Arbetsplatspodden.Läs mer: Formella och informella organisationer

Bra arbetsplatskultur ger enklare förändringsarbete

Fälla: Att man glömmer bort varför förändringen ska göras

Lösning: Prata om det!Vi har nog alla någon gång upplevt att det, i konferensrummet, verkar som att alla förstår vad projektet ska handla om. Du som ledare kanske rent utav har upplevt att du är tydlig och att det verkar som att alla vet vad de ska göra. Men allt eftersom tiden går händer mindre och mindre och du märker att både tempot och motivationen påverkats.− Det är viktigt att vara transparent i förändringsprojekt. Alla måste veta svaren på frågorna: varför är jag här? Vad gör jag? Och vad är min roll? Ju mer vi vet, desto tryggare känner vi oss. Samtidigt är det viktigt att informationen vi får är relevant, säger Andreas Ek-Sarfraz.

Fälla: Att chefen gör allt

Lösning: Gör det tillsammansEn annan vanlig fälla är att förändringsarbetet slutar med att det är chefen som gör allt, alternativt att chefen hela tiden vill visa vägen. Risken med båda dess är dock att det blir ineffektivt och att kulturen säger att man måste vänta på chefens OK innan man gör något. Det kan i sin tur verka handlingsförlamande och att chefen blir en flaskhals.− Du varken kan eller ska ha koll på exakt vad alla individer gör. Ni behöver ha en plan för vem som ska göra vad men du ska inte behöva göra allting själv varje dag även om du är chef, säger Andreas Ek-Sarfraz och fortsätter:De flesta av oss mår bättre och växer av att få ta ansvar. Att göra det stärker också känslan av att vara behövd och känna att man gör nytta, vem gillar inte det?

Fälla: Man tappar arbetsmiljö-perspektivet

Lösning: Kom ihåg att arbetsmiljö är många olika sakerArbetsmiljön handlar både om den fysiska säkerheten och det psykosociala måendet på arbetsplatsen. Därför är det viktigt att alltid ha med det som aspekt oavsett vad projektet gäller. Lyft frågan, gör en riskanalys om det behövs och undersök vilka effekter arbetet kan få.− Utan en bra arbetsmiljö så kommer ingenting ni gör att bli bra. Oavsett om det gäller stolarna ni sitter på eller känslan man bär på vägen till jobbet så är arbetsmiljön viktig att ta hänsyn till, säger Andreas Ek-Sarfraz.

Fälla: Att man glömmer bort arbetsplatskulturens roll

Lösning: Gör inte det!På en arbetsplats med en sund och välmående arbetsplatskultur så blir det tiofalt gånger enklare att göra förändringar, både internt och externt eftersom medarbetarna är öppna för förändringar och är med i att få saker att hända. Om den däremot är dålig är risken stor att projekt rinner uti sanden, att förändringen motarbetas, att några få gör allt arbete eller att resultatet blir sämre och dyrare än vad det hade behövt bli.− Den kultur ni har kommer att påverka ert förändringsarbete vare sig du vill det eller inte. Därför är det viktigt att ni blir medvetna om er kultur och hur den påverkar er. Annars kan det bli svårt att arbeta runt den om problem uppstår, säger Andreas Ek-Sarfraz.

---

Du prenumererar väl på Ledarskapsbrevet?

Ledarskapsbrevet är för dig som vill vässa ditt ledarskap och utvecklas som ledare och skickas ut en till två gånger i månaden. Vill du också få det? Skicka ett mejl märkt “Ledarskapsbrevet” till clara@bossbloggen.se eller registrera dig i menyn så ordnar jag så att du får det.

Fem tips för mer effektiva möten

Å ena sidan är möten ofta värdefullt att ta sig tid till. Men ibland kan det bli för mycket av det goda. Är du en av dem som känner att mötena står dig upp i halsen och att du knappt hinner se ditt skrivbord (och än mindre kollegorna) om dagarna för att det är så mycket möten? Du är inte ensam. Enligt Arbetsmiljöupplysningen så är det inte ovanligt med att upp mot trettio procent av arbetstiden upptas av möten på många arbetsplatser. Här kommer därför några tips på hur du kan få, eller skapa, mer effektiva möten.

Möten är en del av de flesta våra arbetsliv och något som kan ta mycket stor del av vår arbetstid. Därför är det viktigt att de ger värde till arbetet och inte tvärtom - hålls bara för att. Bild: Pixabay

Fem tips för mer effektiva möten

Ifrågasätt: vad är syftet med mötet och måste vi ha det?

Att ha möten ”bara för att” är sällan produktivt så börja med att se sanningen i vitögat. Måste vi ha detta möte överhuvudtaget? Är svaret på den frågan ja, diskutera och skriv upp mötets syfte och agenda redan när ni bokar det. Då blir det förhoppningsvis solklart vad poängen med mötet är. Plus att ni bör också slippa frågor som ”vad skulle vi prata om idag?” eller ”behöver jag förbereda något?” strax före det börjar.

Testa att ha kortare möten

Om era möten känns ineffektiva och det inte är ett möte som är till för att diskutera viktiga frågor som behöver få tid: testa att korta ner mötestiden. Brukar ni träffas i en timme? Testa att göra det på en halvtimme i stället och utvärdera efteråt om det blev stressigt eller inte.Det är lätt hänt att vi drar ut på saker om vi vet att vi har två timmar på oss även om uppgiften egentligen tar en kvart. Vilket inte behöver vara fel, allt måste inte vara hypereffektivt alltid. Men har ni problem med långdragna möten kan det absolut vara värt att testa korta av dem för att se om ni blir mer effektiva och prioriterar bättre om ni vet att ni har mindre tid på er.

Genom att ha mötesregler blir mötet tydligare, mer effektivt och stärker er möteskultur. Bild: Pixabay

Ha mötesregler

Är det okej att ha telefonen påslagen? Är det okej att sitta och jobba i de stunder som man inte är aktiv? Vem är det som går på mötena? Är det de personerna som verkligen ska vara med eller finns det deltagare som är med ”bara för att”? Alla arbetsplatser gör olika men det viktiga är att ni vet hur ni vill ha det. Det kommer göra er möteskultur tydligare och förhoppningsvis att ni kan arbeta mer effektivt när ni väl sitter där.

Sammanfatta mötet och vad som ska göras

När ni är klara, ta en minut åt att sammanfatta mötet och gemensamt prata om vad det är som ni ska göra. Det behöver inte vara en regelrätt uppräkning av allas att-göra-listor men att gå laget runt så att varje person får säga sitt om det så bara är: ”Jag tycker detta låter bra och ordnar med detta och detta”. Då får ni också möjligheten att se så att ni alla är på samma ställe i frågan innan ni går vidare.

Ha luft mellan mötena

Att ha möten non stop en hel arbetsdag kan kännas väldigt effektivt och ibland behövas. Men ta bensträckare däremellan och ge dig och din hjärna en paus att bearbeta det som nyss hände, vila lite och sedan ladda om inför nästa möte. Det kommer att göra dig både mer klartänkt och närvarande i de olika mötena vilket också innebär att du blir mer effektiv. Själv tycker jag att det är en balansgång kring mötestid. Det är en konst att att veta när saker behöver få ta tid respektive när de kan speedas upp.

Har du som läser några bra tips och knep att dela med dig av? Något som ni har testat som funkat bra eller som inte har funkat alls?

När arbetsmiljön är dålig i arbetsgruppen

Fråga:

"Hej! Jag har en fråga som jag hoppas du kan besvara. Har du något tips på vad man kan göra när arbetsmiljön är dålig i arbetsgruppen? Det är mycket konflikter, många är negativa och det är så väldigt tråkigt fast chefen försöker och gör vad hen kan. Det påverkar inte mig så negativt än men jag märker att det inte är lika kul att gå till jobbet eftersom stämningen inte är så bra. Vad kan jag som medarbetare göra och hur skulle man kunna hantera detta som chef? Tack för en bra blogg!"

Svar:

Hej och stort tack själv för att du är här. Min spontana reaktion när jag läser ditt meddelande är "shit, vilken tråkigt läge". Nu vet jag ingenting om gruppen och personerna som ingår i den, ert uppdrag eller er historia men jag ska försöka bidra med det jag kan både för dig som medarbetare och för din chef.

När arbetsmiljön är dålig i arbetsgruppen, du som medarbetare

Först och främst så tycker jag att det är bra att du är medveten om hur du reagerar och påverkas av stämningen i gruppen. Då kan du värna om ditt välmående på ett helt annat sätt jämfört med om du inte skulle vara det. Nästa steg tänker jag är att försöka observera och reflektera över vad det är som är dåligt. Vad är det som drar ner stämningen? Varför mår ni dåligt? Att iaktta och försöka kartlägga vad som händer och hur gruppen mår från ditt perspektiv som en i gruppen kan hjälpa både dig för att du får en lite större förståelse men också din chef.Sedan skulle jag rekommendera att du 1. pratar med chefen och berättar vad du ser och upplever. Även om din chef verkar vara medveten om detta kanske ser du andra saker som chefen inte gör. Dessutom visar det att du tar arbetsmiljön på allvar (för det är allas ansvar att den är god, inte bara chefen och ledningens). Steg 2 är att prata med ert arbetsmiljöombud som också kan och bör vara med och arbeta med den här frågan.

Bidra med det du kan

En annan sak som kan vara bra är att fundera över din egen roll i er vardag. Hur reagerar och agerar du när kollegorna visar sitt missnöje? Rycks du med i stämningen eller kan du hålla en positiv attityd gentemot kollegorna ändå? Alla påverkas vi av varandra så det är helt naturligt att bli smittad av det negativa och det i sig är inget fel. Men det är nyttigt att rannsaka sig själv för att se om du kanske omedvetet bidrar till att stämningen bibehålls eller blir sämre, om du bidrar till att inte sprida den eller rent utav bidrar till att minska den.Notera att du varken kan eller ska göra allt - men alla kommer att behöva bidra för att motverka den dåliga stämningen. Kanske gör du redan det du kan? Kanske finns det mer eller annat du kan göra? Känner du dig osäker på hur du bör agera/reagera tycker jag att du ska fråga chefen vad hen anser - eller så skriver du till mig igen så bidrar jag gärna med det jag kan.

När arbetsmiljön är dålig i arbetsgruppen, du som chef

Som ledare förstår jag verkligen att det är en svår situation. Nu blir detta ett generellt svar på frågan men jag hoppas den kan klargöra vad jag tänker behöver göras i ett läge som detta.

Kartlägg

Det första du bör göra är att ta ett litet kliv tillbaka och observera gruppen:Vad beror detta på? Vad, konkret, är det som är dåligt/drar ner stämningen?  Vad är det som sägs respektive menas? Är det alla eller några få som inte trivs är missnöjda? Vilka symptom finns och vad får de för effekter? Och, viktigt, vad är den egentliga orsaken till den dåliga stämningen? Parallellt med att kartlägga gruppens beteendemönster bör du också prata med och lära känna medarbetarna. Ju mer du vet desto mer komplex kommer bilden att bli, men det kommer att hjälpa dig att genomföra rätt åtgärder längre fram.Var också noga med att låta det ta lite tid och att inte hoppa in i förhastade slutsatser - det är sällan så enkelt att det finns en enda anledning som magiskt kommer att göra allting bättre över en natt.

Agera

Alla, ledningen, cheferna och medarbetarna, har ansvar för arbetsmiljön och det innebär att du behöver ta ditt ansvar och agera för att den ska bli bättre. Kartläggningen är det första steget och när du väl har en någorlunda verklighetsförankrad bild är det dags att agera utifrån den. Och, eftersom handlingarna förstås beror på vad du hittar kan den här artikeln bli en roman om jag ska skriva om alla tänkbara scenarios. Därför tänkte jag i stället sammanfatta några generella hållpunkter som kan bidra i stället:

- Ta det på allvar

Först och främst, ta det på allvar. Den psykosociala arbetsmiljön är lika viktig som den fysiska och även om alla inte kan må bra på jobbet tjugofyra så är det så det ska vara mesta delen av tiden.

- Måendet

De personer som mår genuint bra på sin arbetsplats brukar sällan bidra till att stämningen blir dålig. Alltså, som chef har du verkligen nytta av att att ha bra, förtroendeingivande relationer med medarbetarna. Både för att du då, i all välmening, kan fråga rakt ut "hur mår du?" och för att du kan se om någon inte mår bra eftersom du vet hur personen brukar vara i normala fall.

- Stress

Stressreaktioner i kroppen stänger av vår hjärnas förmåga att känna empati och förståelse. Så, att försöka prata om den här typen av saker med superstressade personer kan vara rätt så tröstlöst och i det läget gäller det att hjälpa personerna att minska deras stressnivåer i första hand och sedan börja prata.

- Prata med varandra

För ni bör verkligen prata med varandra om detta. Om du exempelvis får signaler från flera medarbetare att stämningen är dålig, om det syns i medarbetarundersökningen etcetera. Lyft detta i gruppen! Låt medarbetarna, både individuellt och i grupp få sätta sina egna ord på hur de själva upplever stämningen.

- Arbeta på flera nivåer

Att arbeta på flera nivåer samtidigt kan vara utmanande, men att prata med medarbetarna på individnivå och gruppnivå samtidigt är viktigt och bör ske i linje med att ni åtgärdar de saker som har uppdagats under kartläggningen. Sist men inte minst, hur mår övriga organisationen? Hur mår och arbetar ledningen med dessa frågor?Avslutningsvis vill jag säga det att du, om detta fortgår och fortsätter spilla över på ditt mående, kanske ska överväga att byta avdelning eller företag. Det är inte värt att riskera sin egen hälsa för ett jobb. Men jag hoppas förstås att det inte behöver gå så långt och att ni kan reda ut detta tillsammans!Pjuh, det blev ett långt svar detta. Men jag hoppas innerligt att det dels kan bidra till att du får lite nya tankar och idéer. Framförallt hoppas jag att det ordnar sig för er. Lycka till och det är bara att återkomma om ni behöver mer input eller bidrag på vägen. Har du som läser några tips och erfarenheter att dela med dig av i ämnet? Gör gärna det!

Bakom den glittriga fasaden

Bloggar, sociala medier, galor, möten och föreläsningar. Alla vill vi förstås visa oss från vår bästa sida i det offentliga rummet. Visa upp det som går bra, känns bra och ser bra ut. Det är därför jag har gillat trenden om att visa upp sårbarhet och vara mer personliga i sociala medier det senaste året. Jag är så trött på glossiga fasader och ständiga leenden.Läs mer: Jaget och maskerna

Bakom den glittriga fasaden

Kanske mest för att jag inte orkar hålla uppe sånt själv alla dagar i veckan. Jag är inte entreprenören som är pigg, glad och superenergisk jämt. Vissa dagar vill jag helst linda in mig i en sjal och stå vid sidan, bara titta på min omvärld. Och det är förstås något som jag egentligen skulle kunna gömma undan bakom den glittriga fasaden men nä, det passar inte mig.Fick frågan för ett tag sedan hur man kan göra som ledare om man inte är extrovert och utåt jämt och hur man kan försöka bli det de dagar man känner sig lite off. Finns förstås inget svartvitt svar på det. Jag vet vissa ledare som väljer att låta bli att åka in på kontoret om de inte kan peppa upp sig själva till en hög energinivå. För min egen del har jag nog landat i att jag får vara off och med. I alla fall så länge jag inte påverkar andra negativt. Är man glittrig så kan man reflektera andras ljus och strålglans även om man inte har någon egen att bidra med för tillfället. Eller vad tänker du?

Millennials mer lojala mot chefen än företaget

Lojalitet är något som de flesta arbetsgivare värdesätter högt av de enkla anledningarna att lojala medarbetare stannar, levererar bra resultat och vill företagets bästa. Ett examensarbete utfört vid Linnéuniversitetet har genom en kvalitativ studie undersökt millennials syn på arbetslivet. Slutsatserna är flera men en av de mer intressanta i mitt tycke var denna: att de som intervjuades kände större lojalitet mot personen som är ens chef jämfört med företaget de är anställda hos. Vad innebär det och vad kan det få för konsekvenser för organisationen?Läs mer: Så känner du igen en lojal medarbetare

Millennials mer lojala mot chefen än företaget

Inte nog med det. Flera av dem anser dessutom lojalitet är något som arbetsgivaren får genom att förtjäna den. Exempelvis genom att ge bekräftelse och erkännande för arbetet de gör. Ett intressant perspektiv inte sant? Inte minst för att det påvisar chefens betydelse för att inte bara rekrytera rätt person till rätt plats utan också behålla dem.I studien så berättar en av intervjupersonerna att: "Jag har inte fått erkännande för uppgifter som jag har utfört utanför min arbetsbeskrivning. Inte blivit involverad i frågor där jag har god kompetens...". Resultatet? Medarbetaren sa att hens lojalitet var låg. Dessutom så ansåg intervjupersonerna att byte av arbetsgivare var legitimt om inte relationen med chefen fungerade.Så, utifrån den här studien kan vi se att följande saker ökar lojaliteten:

• En bra relation mellan chefen och medarbetaren!
• Ett tydligt ledarskap i form av feedback, erkännande och bekräftande från chefen sida. Både när medarbetaren har levererat bra eller rent utav mer än vad som är förväntat.
• Tydliga direktiv, riktlinjer och god stöttning från chefen men utan att för den sakens skull styra eller kontrollera medarbetaren.
• Att få bli involverad och få ansvar var också faktorer som höjde lojaliteten.

Själv har jag funderat fram och tillbaka nu på varuti min lojalitet är starkast. Hos chefen eller företaget som anställt mig? Svaret blir nog att det beror på, både på företaget och chefen ifråga. Jag är lojal av mig, men inte till vilket pris som helst. Vad säger du som läser? Hur lojal är du på en skala 1-10 och vem är du mest lojal mot?