Leda en anställningsintervju #likeaboss

I de flesta chefsuppdrag så ingår en arbetsuppgift som man sällan får testa på så mycket om man inte jobbat med det tidigare, nämligen: rekrytering. I teorin är det inte så svårt att hålla en arbetsintervju. Du ställer lite frågor och sedan är det klart. Men nja, riktigt så enkelt är det inte. Framförallt inte om man ska göra det första gången. Därför kommer här en do’s en dont’s med tips att ta med dig inför att du ska leda en anställningsintervju #likeaboss.

Don't

Skippa förberedelsen

Alla samtal innehåller någon form av improvisation men om det är en arbetsintervju, var förberedd. Gäller intervjun ett arbetsområde där intervjupersonen är mer senior än du själv? Försökt läsa in dig så du har en grundförståelse av uppdraget. Läs personens CV ansökan och CV och fundera i förväg på vilka frågor du kommer att kunna ställa.− Det är lätt att riva av ett gäng frågor men det är inte lätt att få ett bra utfall om du inte har övat och förberett dig innan, säger Linda Zettergren, HR-specialist och ägare till Linda Zettergren Consulting, och fortsätter:− Om du är förberedd kan du dessutom bli mycket mer precis i intervjun och ni kan prata mer om de tjänster och erfarenheter som kandidaten har som är relevanta för tjänsten. Så slipper ni slösa tid på att gå igenom hela CV:t uppifrån och ner.

Glöm bort att snacka värderingar

Värderingar blir allt viktigare på vår arbetsmarknad och likväl som vi som arbetskraft söker företag med sunda värderingar vill man som företag har medarbetare vars värderingar stämmer överens med de som man har satt upp för organisationen. Men hur tar man reda på vilka värderingar någon har? Vissa värderingar syns förstås bäst över tid men om det är en eller ett par värdeord som ni skattar högt i organisationen kan du ställa frågan under intervjun menar Linda Zettergren.− Vad betyder ärlighet för dig? Berätta om en situation när du upplevde att du var ärlig. Då får du hens tolkning om vad värderingen betyder och innebär. Berätta inte vad det innebär för dig och ert företag först bara. Det kan göra så att personen anpassar sitt svar efter vad du vill höra, säger Linda Zettergren.

Var rädd för att avbryta

En grej som man kanske drar sig för är att avbryta kandidaten när hen pratar. Men eftersom intervjutiden ofta är begränsad och du, för bådas er skull, vill få ut så mycket information som möjligt kan det bli svårt om personen drar ut på resonemang som inte alls är relevanta för intervjun.− Istället för att låta personen pladdra på, avbryt med vänligt men bestämt och be hen gå tillbaka och vara mer specifik eller berätta mer om det du vill veta. Det är okej att trevligt säga ”Ursäkta, jag behöver tyvärr avbryta dig nu och gå tillbaka till…”, säger Linda Zettergren.

Do

Skapa ett inbjudande samtalsklimat

Ett av de viktigaste inledande momenten är att skapa ett inbjudande samtalsklimat. Utan det ökar risken att kandidaten (och du själv) blir nervösa, stela och allt annat än produktiva. Så börja inte med de tuffaste frågorna direkt utan inled med lite småprat. Gick det bra att komma hit? Vill du ha kaffe? Du var precis på semester, hur var det? Med lite socialt småsnack i början ökar chanserna för att få ett mer avslappnat samtal.− Det är inte alls ovanligt att intervjuer blir knackigt på grund av nervositet. Så var extra vänlig med ditt kroppsspråk, signalera att du inte är farlig med hur du sitter och pratar och var gärna lite personlig. Berätta gärna om dig själv för att mjuka upp stämningen, säger Linda Zettergren.

Låt bli hypotetiska frågor

Att ställa hypotetiska frågor i intervjuer är inte ovanligt. Till exempel: vad skulle du göra om en konflikt uppstår i ditt team? Problemet med dem är att de inte säger något egentligen om hur personen har hanterat det förut. Därför är det ofta bättre att fråga om situationer som har hänt och be deltagaren att berätta om dem.− Hur personen har agerat tidigare är ofta mer talande än när man pratar hypotetiska framtidsscenarier. Det säger inte allt om hur personen kommer att vara och agera men det är en indikation som kan ge fingervisningar om vilka attityder som personen har, säger Linda Zettergren och fortsätter:− Många har säkert hört om intervjutekniken STAR som står för situation, target, action, result. Jag tycker egentligen att den är för odynamisk då den förutsätter att kandidaten måste svara efter en viss "modell". Själva kärnan, att ställa följdfrågor, är det mest viktiga. Jag brukar uppmana chefer eller andra jag tränar i intervjuteknik att verkligen öva på det. Slutmålet bör vara att ha skapat sig en bild av hur kandidaten konkret handlat i tidigare situationer, samt varför hen handlade på det sättet.

Ställ öppna frågor

Det är stor skillnad på att ställa öppna respektive stängda frågor även om de båda kan fylla sin funktion. Stängda frågor kan besvaras med ja eller nej men öppna frågor kräver mer utförliga svar. Följdfrågor är också en bra att ställa om du inte tycker du fick tillräckligt med information i det första svaret eller känner att du vill dubbelkolla informationen som du har fått tidigare stämmer.− Det kan också vara intressant att se hur en kandidat reagerar på att få samma fråga flera gånger även om den är omformulerad. Går hen i försvar eller utvecklas resonemanget och anpassas för att du ska kunna förstå det bättre? Säger Linda Zettergren.

Utvärdera varje intervju

Sist men inte minst, kom ihåg att leda arbetsintervjuer är en konst precis som så mycket annat inom ledarskap. Ta dig därför tiden att faktiskt gå igenom hur samtalet gick och vad du har lärt dig. Kändes det knackigt eller svårt? Försök analysera varför det kändes så och hur du hade kunnat göra annorlunda.− Ett annat tips är att genomföra intervjua med någon annan som är mer erfaren än du själv och be personen om feedback efteråt. Det är också nyttigt för att se om man tolkar kandidatens svar och beteende likadant, säger Linda Zettergren.Vad säger du som läser? Har du som blivande chef några frågor om det här med att hålla en anställningsintervju? Eller har du som chef några tankar, tips och reflektioner att dela med dig avi ämnet? Dela gärna med dig!

Jaget och maskerna

En sociologisk teori som jag har funnit intressant ända sedan jag introducerades till den första gången i min ledarskapsutbildning är Erving Goffmans om jaget och maskerna. I den så använder sig Goffman av teaterns värld för att analysera och förklara vår sociala interaktion och hur vi presenterar oss själva för varandra i vår vardag. Kom så kikar vi närmare på vad han menar!

Jaget och maskerna

Goffman liknar oss vid skådespelare och pratar om att vi gör framträdanden för varandra. I vilka vårt kroppsspråk, vår framtoning, vilka statussymboler vi har på oss och omger oss med bidrar till att berätta något om oss själva. Han myntar här begreppet intrycksstyrning. Detta eftersom vi kan anpassa detta beteende beroende på vilka olika situationer vi befinner oss i men också gör det för att passa in med de förväntningar som vi tror finns på vårt uppträdande. Publiken är människorna som omger oss och de kan förstås både tystlåtna statister såväl som aktiva medspelare.Som nämnt ovan så använder han sig av teaterns struktur för att beskriva vår interaktion med omvärlden. Publiken har sin givna plats. Framträdandet sker på scenen och mellan varje föreställning så drar vi oss tillbaka bakom kulisserna där man kan slappna av och vara sig själv. Nu är förvisso de olika rollerna som vi framför på scenen också olika sidor av oss själva enligt Goffman men bakom scenen pågår allt det som inte publiken ser. Han lyfter även att publiken ofta hyser stor respekt gentemot personen på scenen. Om man snubblar, gör fel eller något går snett så kan, beroende på händelsens art och relationen mellan publiken och personen på scenen, publiken också hjälpa till med att släta över eller förbise missar som görs i framträdandet.

Spelar vi teater för varandra?

Så, frågorna är: kan vi ha nytta av den här kunskapen på jobbet? Spelar vi bara teater för varandra om dagarna? Är livet en enda lång föreställning? Det korta svaret lyder i mitt tycke: ja, njä och nä. Absolut kan vi ha nytta av den här teorin i vårt arbete. Njä, vi spelar inte bara teater för varandra. Däremot så gillar gemene man att framstå som så bra, kompetenta och trevliga som möjligt inför varandra. Och nä, livet är till för att upplevas och inte bara spelas.

Hur du kan använda den i din vardag

Ett sätt som jag har använt mig av den här modellen är exempelvis i mitt arbete med bloggen. Jag har redan från början liknat den vid en teaterscen. Delvis på grund av denna modell men mest för att jag älskar gamla teatrar. Dock är orkesterdiket igenmurat här. Du som vill sitta i publiken och bara se vad som händer i bloggen kan få göra det. Den som vill vara med på scenen kan enkelt få komma upp och göra det och jag gillar att dela rampljuset med flera eftersom jag vill att bloggen ska vara en plattform för samtal. Dessutom så har jag medvetet gjort scenen rätt så stor i förhållande till utrymmet bakom kulisserna. Det här är ingen livstilsblogg där du som läsare får hänga med mig i vardagen alla dagar i veckan men här är en viktig mix där vi pratar både jobb och personligt.Anledningarna till det är flera men den viktigaste är faktiskt att jag inte pallar föreställa mig när jag är jobbar och inte. Jag orkar inte ha olika masker för olika framträdanden utan vill vara mig själv så mycket som det bara är möjligt. Vilket är något som du absolut kan applicera direkt på din ledarroll! Det är inte farligt att vara vän eller bygga bra relationer med sina medarbetare och kollegor. Tvärtom, kan du tjäna mycket på det. Du kan dessutom använda dig av den för att bli klokare på hur andra människor vill framstå i sin vardag. Vad säger deras ageranden om deras värderingar? Och så vidare.Så, jag hoppas att den här korta introduktionen till Goffman kan ge dig något att fundera kring. Vad tycker du om den? Kan du känna igen liknelsen vid teatern eller känns den helt främmande och ouppdaterad?

Så blir du mindre upptagen

Det har varit trendigt ett tag nu att vara upptagen. Ständigt uppbokad med mycket att göra och fulltecknad kalender. Jag ser det inte minst inom entreprenörssvängen där framgång och upptagenhet ofta kopplas samman för att om du är uppbokad så betyder det att det går bra för dig. Likadant i arbetslivet i stort. Så, när det blir skadligt att vara upptagen? Det har Harvard Business Review skrivit om och som bonus kommer vi även prata om vad du kan göra konkret för att bli mindre upptagen.

Så blir du mindre upptagen

Först och främst är det på plats att förtydliga att jag är partisk i frågan. Mitt mål är att ha en så tom kalender som möjligt och att verkligen kunna anpassa tempot efter humör och mående. Det fungerar förstås inte alltid men blir tveklöst ett mer hållbart sätt att arbeta på. Varför? Eftersom jag, precis som HBR, ser nedan riskerna med att vara för upptagen för sitt eget bästa:

Du jobbar av bara farten

Risken med att bara jobba, jobba och jobba lite till är att du inte stannar upp, reflekterar eller prioriterar över vad du gör. Vilket är det du egentligen behöver när det är mycket som händer på en och samma gång. Så ett första steg mot att bli mindre upptagen är att: börja reflektera över vad det är du gör som gör att din almanacka är så full. Vad behöver du göra? Vad kan göras av någon annan? Vad bör inte göras alls?

Du missar de enkla lösningarna

En av nackdelarna med att vara stressad är att vi inte har tillgång till vår förmåga att tänka rationellt. Eller alltså, behöver du fly från en sabeltandad tiger är det en bra funktion att reagera instinktivt och inte tänka efter. Men idag när det är ont om tigrar ställer det snarare till problem eftersom vi i stället missar de enkla lösningarna på problemen som vi har. I stället börjar vi ofta konstruera svåra, tekniska lösningar och modeller och fastnar i planering i stället för att få sakerna gjorda. Så, när du märker att att du börjar trassla in dig i ett problem, bryt mönstret: gå ut på en promenad eller gör någonting helt annat en stund. Lite miljöombyte och distans kan bidra till att se saker i ett nytt ljus och hjälpa dig hitta den enklare lösningen i stället.

Du släcker bränder i stället för att arbeta med brandsäkerheten

En annan klassisk situation som uppstår när kalendern är fullproppad är att bränder börjar uppstå. Framförallt om den är lite för fulltecknad för länge och du börjar halka efter lite. Då är det lätt hänt att saker samlas på hög och stressar en ännu mer. Som pricken över i:t dyker det alltid upp oanade saker som brinner som du inte hade räknat med eller har den minst tid för egentligen. Nackdelen med glödande problem? Det är att de kan sprida sig vidare. Och så är den onda spiralen igång där du ständigt släcker nya bränder i stället för att jobba med brandsäkerheten. Vilket i sin tur kan låta flummigt. Men, det symboliserar att ta tag i det som är det verkliga problemet i stället för att lösa problemen som skapas på grund utav det.Ett exempel: som ledare har du en medarbetare vars misstag leder till problem som hamnar i ditt knä. Då blir lösningen att ge medarbetaren alla kunskaper och förutsättningar hen behöver för att göra sitt jobb ordentligt och korrekt direkt. Inte att du löser problemen som uppstår i efterhand.Alltså, om det är så att du släcker många bränder på jobbet (och du inte är anlitad som brandman): försök att hitta kärnan till branden och släck den ordentligt i stället för att skvätta lite vatten överallt. Ja, det kommer att ta längre tid och kännas tyngre eftersom det ofta är ett tyngre jobb att göra det. Men det kommer vara värt det.

Du undviker, ignorerar eller flyr från stressen

Senast idag hade jag en otroligt intressant diskussion om det här med att ha för mycket att göra. Inte minst när det man samtidigt som det är roligt. Och precis som HBR lyfter i artikeln är risken att man i stället undviker, ignorerar eller flyr från stressen som den tunga att-göra-listan innebär på olika sätt. Ofta genom att jobba mer. Försöka hinna med mer. Bli mer effektiv. Men vet du? Det som behövs i det läget är nio gånger av tio en paus. Att vara lite ledig och ge dig själv möjlighet att återhämta dig. Det kommer att hjälpa dig att prestera bättre när du väl jobbar om du inte har varenda minut av ditt dygn uppbokat.Känner du igen dig i texten? Då är du inte ensam. Jag har varit en jäkel på att ha fullbokad kalender och mycket att göra jämt och jag möter dagligen andra människor som har samma dilemma. Men det går att förändra och det går att lära sig uppskatta allt det som en tom kalender innebär. Frihet, utrymme för spontanitet och inte minst sinnesro. Så våga göra tomma utrymmen i din kalender där noll och inga måsten finns inplanerade: att där är tomt behöver inte innebära att det inte händer något.Berätta gärna! Hur ser ditt förhållande ut till din kalender? Känner du dig upptagen i lagom dos eller är det i obalans åt något håll?

Så blir du mer kreativ som ledare

Att ha en arbetsstruktur som ledare är viktigt för att underlätta ens vardag men med personalansvar så är kreativitet ett inslag som inte ska underskattas. Varför? Jo, för när en jobbar med människor behöver du också vara på tårna mest hela tiden. Alla människor är olika, alla förändras och du kan inte lösa problem på samma sätt hela tiden.− All utveckling kräver att vi är kreativa, hittar på nya lösningar eller använder gamla lösningar på ett nytt sätt. Kommer vi inte framåt utvecklas vi inte och då hänger vi inte med när världen förändras runtomkring oss, säger Gunnar Söderberg, föreläsare och upplevelsedesigner på Lekreativ.Detta innebär inte att alla måste iklä sig rollen som idésprutor jämt men som ledare kan du verkligen ha stor nytta av mer kreativitet i din vardag. Så, då är frågan – hur lyckas man med det då? Här är några tips!

Så blir du mer kreativ som ledare

Lek mer

Alltså, givetvis bör vi ha någon form av seriositet på jobbet. Men det är stor skillnad på att vara professionell och ta det på för stort allvar. Att leka mer på jobbet kan alltså kännas barnsligt men om ni lägger den vuxna stoltheten åt sidan kan det bidra till en hel del skratt, avslappning och att ni får tänka på annat. Så prova gärna att spela något spel på lunchen, leka kurragömma, köra gissningslekar eller musikquiz.− Lek bidrar både till kreativitet och arbetsglädje och stärker i sin tur gemenskapen och förbättrar arbetsmiljön. Det finns med andra ord allt att tjäna på att leka mer på jobbet, säger Gunnar Söderberg.Uppmuntra all kreativitetEn annan viktig faktor är förstås att träna aktivt på att vara kreativ. Något som i sig varken behöver vara kreativt eller avancerat. Uppmuntra i stället alla former av kreativitet och våga prova på nya saker även om det blir fel.− Jag hade tidigare en chef som sa en klok sak. Nämligen att ”det är okej att misslyckas upp till 30 procent i sitt arbete för det innebär att vi gör nya saker och det som har 0 procent fel har oftast inte gjort något överhuvudtaget”. Det om något vittnar om ett kreativt ledarskap, säger Gunnar Söderberg.

Var tydlig med förutsättningarna

Samtidigt kan det ibland bli svårt att vara kreativ helt utan ramar och riktlinjer. Därför kan det vara bra att ha koll på vilka förutsättningar ni har oavsett om det gäller pengar, tidsram och resurser etcetera först och sedan spåna nya idéer och perspektiv. Vilka ramar behöver ni ta hänsyn till i situationen som ni står i? Ifrågasätt dem gärna men använd dem annars som utgångspunkt när ni ska lösa problem eller förbättra något. Sedan gäller det är att ha ett verkligen öppet sinne och uppmuntra all kreativitet.− Vår grundinstinkt är att tycka att alla idéer som inte är våra egna är hål i huvudet. Försök i stället att uppmuntra alla idéer till en början och tänk på att meningar som inleds med ”Ja, men…” ofta sänker en idé. Säger du i stället ”Ja, och…” så blir det en mer positiv klang! Säger Gunnar SöderbergSe upp med belöningarDet är inte helt ovanligt att företag har ett belöningssystem för idéer eller innovativa lösningar men det ska man vara försiktig med menar Gunnar Söderberg eftersom belöningar mycket väl kan hämma kreativiteten.− Det finns studier, exempelvis av Daniel H Pink, som visar att kreativiteten hämmas om du vet att du får en belöning för att komma på något. Då går vi nämligen ofta den ”trygga vägen” eftersom vi vill säkerställa att vi får en belöning samt att det tar längre tid att komma på något nytt. Därför är det ofta bättre att låta kreativiteten vara så kravlös som möjligt, säger Gunnar Söderberg.Vad säger du som läser? Hur kreativ skulle du säga att du är eller behöver vara i ditt arbete? 

När chefen inte ser ens kompetens

Fråga:

Hej Clara,Det är väldigt sällan jag tar mig tid att kontakta någon när jag känner att jag sprungit på något som fått tankarna att spinna. Det är något som jag borde göra oftare.Jag befinner mig i en ganska knepig sits på mitt jobb. Jag har sedan min utbildning  till personalvetare jobbat på en statlig myndighet. Där har jag haft flertalet anställningar. Samtliga har inneburit att bygga upp avdelningar, lära upp medarbetare, projektleda ett stort antal projekt och ha ett inofficiellt ledarskap, där många kollegor och medarbetare vänt sig till mig i förtroende.

När chefen inte ser ens kompetens

Nu till mitt dilemma. Det är egentligen två saker. Det ena är att jag för ett år sedan fick en ny chef, som grovt underskattar min kompetens och det arbete jag utför. Mina kollegor och medarbetare gör det dock inte utan påtalar ofta (ej påtvingat ;)) min kompetens, mitt driv, och erfarenhet. Det andra är att jag tycks ha fastnat i det inofficiella ledarskapet, fast att jag egentligen vill bli officiell ledare/chef.Så vad vill jag med det här mejlet? Egentligen skulle jag behöva få en knuff i rätt riktning. Hur tar jag mig från ett inofficiellt ledarskap till ett officiellt? Hur får jag min chef att se mitt arbete på liknande sätt som mina medarbetare och kollegor? Jag är inte ute efter att ändra andra, utan att arbeta med mig själv.Jag inspirerades av följande inlägg på din blogg:Jag har sagt upp migDå är det dags att söka nytt jobbAtt söka det första chefsjobbetFyra tips till dig som vill bli chefVänliga hälsningar,Maria

Svar:

Hej Maria,Vad glad jag blir att du skriver till mig i det läget! Det är en del av mitt jobb att hjälpa till i ett läge som detta så klart att jag bidrar med det jag kan.Först och främst låter det som en otroligt tråkig situation som du upplever med din chef. Det är aldrig roligt att känna att det man gör inte hörsammas eller syns. Vi kan såklart bara spekulera i vilka bakomliggande anledningarna till detta så därför tänker jag att vi fokuserar på hur du konkret kan förändra läget. Hade det varit jag så hade jag försökt att prata med chefen om detta.Be om ett enskilt samtal och berätta, gärna med konkreta exempel, om din upplevelse. Var noga med att inte skuldbelägga chefen det första du gör eftersom det inte är säkert att chefen är medveten om sitt egna beteende. Använd istället fraser i stil med "Jag förstår att du inte vill något illa men jag upplever att...". Använd också "jag-budskap" eftersom det är din upplevelse som du beskriver.

Förbered dig

Sedan kan såklart samtalet en massa, massa olika riktningar och det går såklart inte att kartlägga dem alla. Så försök att välja ut några riktlinjer för hur du ska agera beroende på vilken håll samtalet går åt:Exempel 1: Chefen kanske inte vill kännas vid sitt beteende eller tycker att "det är väl inte så farligt". Fokusera i så fall på konkreta lösningar för hur ni ska arbeta framåt och vad chefen kan tänka på i sitt sätt att arbeta och kommunicera.Exempel 2: Om chefen har fått fel uppfattning om dig och vad du går för så är det bra om du lugnt och sakligt kan berätta om det så att hen justerar den. Skulle det vara så otroligt att chefen inte håller med dig om dina kompetenser - be hen då att motivera och vara konkret vad det är hen inte instämmer i. Antingen så är det bra feedback för dig att få, vilken förstås vara i olika stora bitar av matnyttigheter, i form av lärdomar som du kan ta med dig och saker som du kan göra annorlunda. Sedan kan det också vara så att, även om vissa korn av lärdomar finns, är chefen helt ute och cyklar. Då får du fundera över om du kan strunta i det och jobba vidare eller om du ska vandra vidare.Men! Förhoppningsvis så har chefen inte gjort detta med flit, kan ta till sig din feedback på ett bra och sakligt sätt och allt blir frid och fröjd. Jag hoppas verkligen att så är fallet och att så blir utfallet av ert samtal!Här är några artikeltips som kanske kan vara till hjälp för att hjälpa dig med att förbereda samtalet:Konsten att ge kritikKonsten att ta kritikAtt förbereda svåra samtal

Att gå från informell till formell ledare

Den andra delen av din fråga: hur man går från informell till informell ledare var otroligt bra! Har fått den förr men inte tänkt på att skriva om den så nu gav du mig kicken till att göra det här: från informell ledare till formell ledare.Jag önskar dig verkligen all lycka till och hejar järnet på dig. Både i samtalet och på din ledarskapsresa. Det låter som att du har en fantastiskt bra kompetens och erfarenhetsgrund att stå på och det är definitivt något som din arbetsgivare borde ta till vara på. Är det något jag kan hjälpa dig med i framtiden eller om det skulle finnas ett behov av att du eller någon du känner vill anlita mig som ledarskapsrådgivare är det bara att du hör av dig!Är det någon av er som läser som har varit med om något liknande och har några tips och råd till Maria?