Att förbereda svåra samtal

De flesta samtal i vår vardag är inga konstigheter. Vi pratar med varandra i rena farten oavsett om det är vid kaffemaskinen eller i mer formella möten. Men så finns det de där samtalen som kan ge både en och två fjärilar i magen innan du ska ha dem. De där du måste säga något som är jobbigt eller som kommer att göra någon annan ledsen, arg, upprörd eller kanske sårad. Ett sätt att mildra de fjärilarna och göra samtalet lättare för dig att hålla: det är att förbereda dig.

Att förbereda svåra samtal

Det kanske kan låta som överkurs att förbereda sig inför ett samtal men det finns absolut en poäng med det. Varför? För att du förhoppningsvis kommer att känna dig lite lugnare och tryggare i samtalet och det kommer att märkas av den som du pratar med. Generellt hanterar vi jobbiga händelser och situationer bättre om vi känner oss trygga - därför är det viktigt att du som ledare skapar så mycket trygghet som möjligt även i svåra samtal.

Vad är anledningen till samtalet?

Steg ett: varför behöver du ha samtalet med din medarbetare, kollega eller chef? Vad är problemet? Har hen gjort eller sagt något? Vad är det som har hänt? Är det något som är känsligt eller personligt? I svåra samtal är det viktigt att skilja på sak och person och därför behöver du som ledare identifiera, för dig själv, varför ni måste prata om problemet som finns.

Vad är syftet med samtalet?

Det är skillnad på anledning och syfte. När du vet varför ni måste prata behöver du också fundera igenom vad du vill att samtalet ska leda till. Ändrade beteenden? En förändring eller insikt? Handlar det om att lösa en konflikt kanske du behöver hjälpa de inblandade att enas om hur de ska förhålla sig till varandra framöver?Ett  klassiskt exempel som används inom ledarskapsutveckling är att en chef ska berätta för en medarbetare att hen luktar illa. I det blir det ofta tydligt om samtalet fastnar i diskussioner kring varför medarbetaren luktar illa eller om samtalsledaren kan ta reda på orsaken och hitta en väg som löser problemet oavsett vad bakgrundsproblematiken är.

Vad är det viktigaste budskapet?

Om du får välja en sak som du vill att medarbetaren tar med sig från ert samtal: vad ska det vara? Svaret på den frågan är kärnan i ert samtal och det är den som du ska fokusera på när ni väl sitter i mötesrummet. Är det viktigaste att medarbetaren luktar illa? Eller är det att ni i ert team bryr er om varandra och därför pratar med varandra om saker som är jobbiga med?

Vilken känsla vill du att medarbetaren ska ha när hen lämnar rummet?

Det går inte att göra alla glada alltid. Vi är människor, vi bryr oss, tar illa vid oss, blir ledsna, arga, upprörda och sårade. Som ledare hamnar du i obekväma situationer och samtal, det är oundvikligt. Så därför kan det vara bra att fundera igenom hur du vill att den andra personen ska känna när hen lämnar rummet. Det handlar inte om att alla måste vara glada efter ett svårt samtal. Snarare om personen känner att hen har blivit lyssnad på. Om hen har fått ställa de frågor som hen har. Tänk igenom vad din ambition är som samtalsledare och ha med den in i samtalet - det kommer att göra det lättare.

Öva

Om du känner att det är ett samtal som känns extra svårt: öva på det. Låt någon som du känner vara din samtalspart och prova er fram med olika reaktioner och beteenden. Be sedan om feedback på vad du gjorde bra och vad som kan förbättras innan du ska det svåra samtalet på riktigt. Du kommer kanske inte kunna förbereda dig på alla olika tänkbara scenarios men det kan ge dig ett försprång och lite mer trygghet när du väl befinner dig där. Sedan, när du har haft ett par olika svåra samtal, så kommer du förmodligen att märka att det inte bara blir lättare att ha dem. Det kommer också vara lättare att förbereda sig.

Vad säger ni läsare? Vad tycker du om svåra samtal? Lätt eller svårt? Har ni något tips att dela med er av när det gäller att förbereda sig eller ha et svårt samtal?

Konsten att delegera: gör mindre och led mer

Förutom diverse andnings- och avslappningsövningar som du som ledare kan ta till för att sänka din puls en aning så finns det också en annan sak som du kan prova. Det är inte alltid enkelt, framförallt inte i början och framförallt inte om du älskar känslan av att ha kontroll. Men om du gör det ordentligt så kan du frigöra utrymme både i ditt huvud och i din kalender. Och ja, jag pratar givetvis om konsten att delegera, då du som chef ska göra mindre och istället leda mer.

Don't

Delegera bort chefsuppgifter

Innan vi kikar närmare på olika faktorer som kan bidra till en bättre delegering så är det jätteviktigt att betona att det som chef inte går att delegera bort alla sina arbetsuppgifter. En del saker som personfrågor, konflikthantering eller vissa strategiska frågor är det trots allt du som får betalt för att driva. Vissa av dem kan kanske delegeras i syfte att ge erfarenhet men då är också risken att medarbetarna också känner att de gör chefens jobb utan att få betalt för det, något som sällan skapar god stämning.

Glöm bort syftet

Gå igenom för dig själv det du delegerar och varför du gör det? Vem tjänar på att du delegerar saker? Du som får mer tid? Medarbetaren som får nya eller förbättrade kunskaper och färdigheter? Den interna eller externa kunden som får resultatet av arbetet? Se över dina olika arbetsuppgifter, vad du kan delegera och varför du ska göra det. Den motiveringen kan dels vara bra att ha i bakhuvudet om du får frågan av exempelvis din chef eller medarbetaren själv men också för dig själv så att du tar din egen delegering på allvar.

Detaljstyr

Det är nämligen inte helt ovanligt att man som ledare tänker att "detta kan jag delegera" och när man sedan kommer till punkten att man ska göra det får lite kalla fötter. Helt plötsligt kan det kännas mer lockande att göra det själv (det går ju trots allt snabbast) eller att man omedvetet börjar detaljstyra. Framförallt om det är en arbetsuppgift som känns värdefull är det lätt hänt att lämna lite extra instruktioner eller visa exakt hur olika saker ska gå till. Men försök låta bli att detaljstyra hur medarbetaren ska göra arbetsuppgiften. Så till vida det inte finns en exakt rutin av en viktig anledning förstås. Få saker dödar engagemang så snabbt som ett ständigt vakande öga över axeln så försök att undvika att hovra över medarbetaren.Läs mer: Myten om en oumbärlig chef

D0

Skilj på koll och kontroll

Samtidigt innebär det inte att du ska lämna medarbetaren helt vind för våg med sin nya arbetsuppgift. Det är bra att släppa kontrollen - men det innebär inte att du inte ska ha någon koll alls. Antingen om ni bestämmer från början hur ofta medarbetaren ska uppdatera dig eller att du regelbundet stämmer av hur det går och fungerar.

Delegera hela vägen

Det är en sak att delegera utförandet av en arbetsuppgift och en annan att delegera arbetsuppgiften med tillhörande ansvar och mandat. Kan medarbetaren få ansvaret och mandatet att fatta beslut i arbetsprocessen? Låt hen göra det i så stor utsträckning som möjligt. För gemene man så skapar det en större ansvarskänsla och därmed en större motivation och lust för arbetsuppgiften.

Ha tålamod

Det tar tid att lära sig nya saker - framförallt om man inte har gjort dem förut. Därför gäller det att du som delegerande chef har lite tålamod, tillåter missar och säkerställer att medarbetarna har den kunskap, kompetens och möjlighet som behövs för att kunna göra arbetet. Det är då som du som chef börjar leda i stället för att göra.Om du undrar över hur du ska kunna stötta medarbetaren när hen har kört fast utan att för den sakens skull ge hen ett facit kan du läsa artikeln: Fem gyllene regler för frågande chefer Vad säger ni om delegering? Är det något du jobbar med och vad tycker du om det? Bra, dåligt, svårt, lätt? Dela gärna med er!

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?

Hur administrativ bör man vara?

Denna regniga eftermiddag så sitter jag och skriver på min hemtenta om administration och så är jag problemlösare åt mina kunder däremellan. Ni hör, livet som studerande entreprenör är inte alltid kantat av glitter och glamour.När jag satt här i min lilla bubbla så tänkte jag att det kanske kan klarna lite för mig om jag pratar med er om ämnet som man inte märker när det finns och fungerar men kan bli vansinnig på om det saknas. Hur administrativ bör man vara egentligen?

Vad är administration?

Enligt min kurslitteratur för dagen, Administrationssamhället skriven av Anders Forsell och Anders Ivarsson Westerberg, så kan administration kortfattat och förenklat delas upp i fyra olika steg:Först och främst handlar det om att samla in information och bearbeta den. I nästa steg så adresseras den gentemot de personer, roller, organisationer som kan tänkas vilja ha informationen. Syftet med denna information är dock inte att skicka ut den till höger och vänster hejvilt. Den ska nämligen upprätthålla och styra en organisation och dess arbete så vi slipper oordning och oreda. I det sista steget så handlar det om att administrationen inte bara ska finnas här och nu. Den ska utgöra ett långsiktigt system där informationen finns tillgänglig både i rum och tid.Det korta svaret på varför administration kan vara bra att det ofta blir lättare att jobba när det är ordning och reda. När alla vet var och hur de kan hitta eller få information för att göra sitt arbete. Det finns flera olika typer av administration som jag inte ska gå in på här och nu. Men alla tycks i grund och botten handla om struktur och hur vi kommunicerar med varandra. Och utan struktur och tydliga riktlinjer, ja då blir vi ofta mer ovetande och mer stressade. Precis som frustration kan uppstå om högarna med administration växer sig allt högre och bromsar oss i vårt arbete.

Hur administrativ bör man vara?

En del av vår hemtenta består utav att en ska skriva en arbetsdagbok under en vecka. Det har jag gjort och jag nu i full färd med att analysera den. Jag är långtifrån klar än så jag kan inte dra några slutsatser än men en tanke som har slagit mig är hur enkelt det är glömma det här med struktur när en är ensam i sin verksamhet. Det är dels så himla lätt att bara tuta och köra eftersom det händer mycket saker samtidigt. Men också för att det bara är en själv som drabbas om man inte har ordning och reda.Eller alltså, det är väl i och för sig en sanning med modifikation. Om jag blir lugnare och mer effektiv av att ha en administrativ rutin så påverkas ju alla i min närhet positivt av det. Och tvärtom om jag har det stökigt eftersom jag då blir ineffektiv och ofta jobbar sämre.Därför är jag tacksam över att jag redan nu har en ambition att vi ska bli fler i företaget någon gång i framtiden. Det innebär att jag redan nu håller på att ta fram rutiner som ska göra mitt arbete mer lättillgängligt. Mest för min egen skull. Så att jag slipper ha allting i huvudet och kan jobba så smart och effektivt som möjligt.Samtidigt handlar det väl om den där berömda balansen? För jag tänker att man kan vara för administrativ och fastna i att administrera saker för administrationens skull även om man är ensam. Eller? Vad säger ni? Är administration en hiss eller ett onödigt måste? Och hur mycket administration är egentligen hanterbar tom man jobbar som chef? Det hade varit intressant att höra era tankar kring det medan jag fortsätter mata mig igenom detta intressanta om än kanske inte så spännande ämne.

Bra egenskaper när du är din egen chef

Alla är vi ju som tur var olika med våra olika styrkor och svagheter. Men, jag har funderat lite kring vilka egenskaper som är bra att ha när du är din egen chef. Vad kan det behövas för karaktärsdrag för att hålla ångan uppe, jobba mot sina mål och ändå må bra på vägen? Notera nu att det är inte är ett slags facit eller att man måste ha maxpoäng i allt för att lyckas som entreprenör och när du är din egen boss.

Det är också en fördel om du har förmågan att heja fram och uppmuntra dig själv (eller få saker gjorda ändå) för det kan vara ensamt i bland att vara sin egen chef. Bild: Pixabay

Bra egenskaper när du är din egen chef

"Jävlar anamma"

Ett visst mått av jävlar anamma är nog bra att ha för att få saker att hända. Om den drivkraften sedan ångas på av passion, ilska eller beslutsamhet i största allmänhet kan vi väl lämna osagt.

Fantasi

Kreativa förmågor kan te sig på många olika sätt men förmågan att kunna fantisera och tänka bortom saker som redan finns är nog ett ess för den som vill driva eget. Att göra saker som en alltid har gjort förut kanske inte är det mest optimala?

Social kompetens

Jag är inte av uppfattningen att alla ledare, oavsett om man är sin egen chef eller andras, måste vara extrovert. Verkligen inte. Ditt jobb kommer dock bli enklare om du är någorlunda social - framförallt om du behöver interagera med kunder och samarbetspartners.

Optimism

Optimism är kanske en egenskap som är mer nice-to-have än need-to-have. Men jag tror nog att det blir lite lättare att driva eget om man har "det ordnar sig"-tänket med sig. I för stora mått kan den förstås bli skadlig: även om saker alltid löser sig är det sällan som de gör det av sig självt.

Att vara sin egen boss är sällan en spring utan tvärtom ett maraton som kräver sin beskärda del av fokus, uthållighet och långsiktighet. Bild: Pixabay

Självdistans

En annan bra grej tror jag är att inte ta sig själv eller det man gör på det dödligaste allvaret. En ska vara seriös, ja. Men att ha självdistans nog att skilja på sak och person i ditt arbete kommer att göra ledarskapsrollen över dig (och andra) betydligt enklare.

Disciplin

Disciplin är inte heller en egenskap som är av godo i alltför stora doser och den är inte heller alltid alldeles enkel att uppbåda. Men en gnutta av den kan behövas - i alla fall till den dagen som du omsätter tillräckligt för att kunna anlita andra som hjälper dig med alla de sysslor som du tycker är tråkiga eller jobbiga.

Tålamod

Hehe, här kommer vi nog till min svagaste punkt... Men som mitt tålamod har prövats sedan jag blev min egen boss. Framförallt med mig själv! Dygnet har bara tjugofyra timmar, vi kan inte arbeta under dem alla. En del projekt och arbetsmoment tar längre tid än vad man tror och en kan omöjligt göra allt på samma gång.

Uthållighet

Både inom ledarskap och entreprenörskap så är uthållighet ett otroligt bra förhållningssätt att ha med sig. Jobbar du långsiktigt och hållbart så kommer du också behöva vara uthållig. Och när jag har frågat mer erfarna entreprenörer om vad de tror ligger bakom, både deras egen och andras, framgång så svarar många just uthållighet. Att fortsätta kämpa och leverera fastän man vissa dagar bara vill slänga igen laptopen och aldrig öppna den igen. Vad säger du? Vilken av dessa egenskaper har mest respektive minst utav? Har jag missat någon som är bra att ha om man är sin egen chef?

När du är chef på distans

Vi blir generellt sett alltmer flexibla i vårt arbetsliv. Men även om det finns en hel del yrkesroller som förutsätter att du går till din arbetsplats för att kunna jobb så blir det också allt fler som kan jobba hemifrån eller från annan ort. Vilket inte bara påverkar kulturen och klimatet i företaget. Det påverkar medarbetarna - både de som är kvar på kontoret och de som jobbar på distans.Enligt en studie som Harvard Business Review presenterar är en vanlig effekt bland medarbetarna som jobbar på distans att de upplever att de inte är lika mycket värda som kollegorna på kontoret. Men också att de blir lättare förbisedda och är mer stressade vilket kan påverka deras arbetsmiljö negativt. Hur kan du som ledare göra för att skapa en så bra arbetsmiljö som möjligt för dem? Och vad finns det för do's and dont's när du är chef på distans?

Don't

Ta allt på mejlen

När arbetet sker mer eller mindre på distans så är det lätt hänt att fastna i mejlkorgen. Men, som vi alla vet så kan text också vara ett väldigt trubbigt verktyg när det gäller att kommunicera eftersom kroppsspråk, tonfall och ögonkontakt inte finns med i de skrivna orden. Därför är viktigt att du ordnar så att du kan träffa dina medarbetare som jobbar på distans på regelbunden basis. Men också att ni, om detta inte är möjligt, allra minst pratar med varandra.

Kör samma teknik med alla

En vanlig fälla att hamna i är att du anpassar din kommunikation med medarbetarna på distans efter vad som passar dig bäst. Don't. Med all den teknologi som finns i dag finns också alla möjliga olika möjligheter att skapa samtalsytor. Använd dem som får respektive medarbetare att känna sig tryggast och mest avslappnad. En föredrar kanske Zoom eller Skype där ni kan se varandra medan ni pratar. En annan kanske föredrar att prata i telefon. Vi är alla olika så fråga medarbetaren vad hen föredrar, testa er fram och anpassa ert kommunikationsmedel efter det som fungerar bäst för er.

Ta det som det kommer

En annan vanlig miss en kan göra chef, framförallt i tider när allt flyter på som det ska, är att man tänker "hen hör av sig om det är något" och sysselsätter sig med annat. Ja, förhoppningsvis kommer medarbetaren att höra av sig om något inträffar men sluta inte prata med varandra för det. Det är när ni checkar av läget ofta och regelbundet som ni lär känna varandra och kan bygga tillit. Om du sedan föredrar att ha fasta tider för avstämning eller ej kan variera så länge du har som rutin att prata med dina distansarbetande medarbetare ofta och med jämna mellanrum. Tystnad skapar lätt ensamhet.Läs mer: Annelie Liljeqvist, "Jag har ett eget rum men sitter nästan aldrig där"

Do

Var tydlig

Ett av de enklaste sätten att skapa otrygghet på är att vara otydlig med vad man menar, vill och förväntar sig. Något som blir extra tydligt när man inte träffas fysiskt varje dag: därför gäller det att ni pratar med varandra om vilka förväntningar som finns, både från din och medarbetarens sida. Vad ska medarbetaren leverera, vilka resurser och vilket stöd behöver hen från dig som chef och hur ska ni jobba tillsammans på bästa sätt?

Visa tillit

När du är den som har det yttersta ansvaret är det lätt hänt att man känner ett behov att ha kontroll på vad som händer och sker. Men det är skillnad på att ha kontroll och koll. På distans blir det därför extra viktigt att du har tillit och känner dig trygg i dina medarbetares förmåga att göra jobbet. Ett kraftfullt sätt att göra det på? Undvik detaljstyrning.

Var tillgänglig

Sist men inte minst är tillgänglighet en viktig aspekt i ledarskap på distans. Det är få som inte känner sig tryggare när vi vet att det finns någon som har vår rygg och att vi kan kontakta den personen om det behövs. Sedan är klart det bästa om vi har kompetensen och färdigheten att möta situationer som vi ställs inför på egen hand och därmed inte behöver använda livlinan. Men det är skönt att ha den i bakgrunden: framförallt om vi vet att vi kan använda den mer än tre gånger.Läs mer: Favoriserande chefer, när relationen blir lite för braOch nu är jag givetvis nyfiken. Har någon av er här har en ledarroll där medarbetarna finns på distans? Har du någon rutin för hur ni kommunicerar då och hur ser den i så fall ut?

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?