Om SMART-modellen och mål

Att sätta mål är ett populärt och ofta mycket bra sätt att för att motivera sig till att åstadkomma saker. De kan också ge huvudvärk om man har ett mål som man vill nå men inte vet hur man ska göra det. Vad är egentligen skillnaden mellan bra och dåliga mål? Vad är den gamla klassiska SMART-modellen för verktyg och hur kan du använda den för att vässa dina mål?

Hur kan SMART-modellen hjälpa oss att formulera mål som vi vill nå och inte bara låta dem sättas och sedan glömmas bort? Bild: Pixabay

SMART-modellen

SMART-regeln som modell myntades från början som en projektledningsterm och är en idag en klassiker i målformuleringsteorin eftersom du kan använda den för att säkerställa att ditt mål är konkret. SMART står för:

S = Specifikt

Jämför målet "jag ska ut och springa" med "jag ska ut och springa fem kilometer". Det senare är betydligt mer specifikt medan den första kan handla om en mil likväl som ett pass runt kvarteret. Ju mer specifika mål är desto lättare blir att uppnå dem.

M = Mätbart

Mätbara mål är ofta en stötesten i arbetslivet eftersom inte allt går att mäta. Men desto mer mätbara dina mål är desto lättare kommer det att bli att motivera dig till att nå dem.

A = Acceptans

Att få en order i knät om att ge sig ut och springa tilltalar sällan någon. De flesta av oss behöver förstå varför målet ser ut som det gör och acceptera det för att vi ska vilja jobba mot att uppfylla det. Då kan en order vara en sporre till att pallra sig ut och iväg.

R = Realistiskt

Är det realistiskt att kunna springa fem kilometer på tio minuter? Kanske inte. När man sätter upp visioner är det otroligt bra att drömma stort men för att mål ska bli konkreta krävs det att de är realistiska. Annars kommer vi inte orka jobba för att nå dem i längden.

T = Tidsbestämt

Att ge sig själv en deadline är en effektiv klassiker för att bli mer motiverad till att nå sitt mål och den sista delen i SMART-modellen. Notera skillnaden mellan: "jag ska springa" och "jag ska springa fem kilometer, två gånger i veckan i en månad". Om det senare målet dessutom är realistiskt och accepterat är chansen betydligt högre att du kommer att hålla motivationen uppe så att du når det.

Läs mer: Tankar om mål för 2017

Jag ser mål som ett verktyg och sätt att hjälpa mig hitta vägen framåt, inte tvärtom. Bild: Pixabay

Allmänt om mål

Att sätta mål är oftast ganska enkelt. Att förankra dem hos sig själv, hos andra och sedan jobba för att nå dem är inte alltid lika tacksamt. Dessutom kan mål, även de är SMART:a, behövas delas upp i mindre delmål för att bli mer hanterbara. Till exempel kan arbetet med en bok underlättas om du vet att du ska skriva 1000 ord om dagen i tjugo dagar för att hinna klart till din deadline.

En tendens som jag kan se, både hos mig själv och andra, är också hur mål snabbt kan börja användas som en piska i stället för morot. Visst, ibland kan det behövas lite disciplin mot sin väg mot målet men det är inte primärt så de ska användas. Det brukar snarare leda till stress och press än motivation och inspiration. Själv undviker jag för tillfället att sätta upp mål eftersom jag då lätt överbemannas av min inre tävlingsidiot. Med det sagt jobbar jag inte planlöst utan försöker bara ta ett steg i taget. Använder du dig mycket av mål och målsättning i din vardag och i ditt arbetsliv?

Högkänsligt ledarskap: att vara chef och HSP

Våra tidigare diskussioner om högkänslighet fick mig att börja tänka på det här med att vara högkänslig och ledare. Vilka effekter kan ens högkänslighet kan ha på ens ledarskap? Högkänsliga personer beskrivs som mer inkännande och känsliga för omvärlden eftersom våra nervsystem är mer utvecklat. Något som gör det lättare för att ta emot och tolka sinnesintryck men också medför att vi känner mer än de flesta. Det uppskattas att ungefär en femtedel av Sveriges invånare har detta karaktärsdrag. Vilket torde innebära att det finns en del HSP:are som är chefer idag eller vill arbeta inom ledande positioner i framtiden.

Går det att vara högkänslig och chef? Absolut! Bild: Pixabay

Högkänsligt ledarskap: att vara chef och HSP

Några av de förmågor som brukar tillskrivas högkänsliga personer är att kunna känna av sinnesstämningar och andra människors mående. Men också att vara mer närvarande, har starkare känsloupplevelser och vara mer analytiska.

− Det kan kanske ta längre tid att processa information och fatta beslut för en högkänslig person, men i gengäld blir besluten mer genomtänkta och genomarbetade, säger Ulrika Hederberg, kursledare och föreläsare i högkänslighet.

Hon ser högkänslighet som en stark styrka. Framförallt om man vill bygga organisationer som främjar öppenhet. Men också ha ledare som kan snappa upp saker på djupet i organisationens kulisser för att sedan zooma ut och se helheten innan andra gör det.

− Folk öppnar ofta upp sig för den som är högkänslig eftersom de ofta är empatiska, se detaljer och uppfattar mer än vad som sägs. Det i kombination med ett intresse och att man värnar om arbetsgruppen är otroligt bra egenskaper att ha som ledare, säger Ulrika Hederberg.

Vad kan vara viktigt för ledaren som är högkänslig att komma ihåg och jobba med i sitt ledarskap? Här är några konkreta råd:

Ta hand om dig

Ulrika Hederberg Foto: Privat

Att du lättare tar in din omgivning kan innebära att du behöver fler små pauser och mer återhämtning jämfört med den som inte är högkänslig. Hitta verktyg och lär känna dina gränser för vad du orkar och inte. Undvik energitjuvar. Ulrika Hederberg menar även att högkänsliga personer ofta också extra känsliga för ljud, ljus och kan få svårt att fokusera om det händer för många saker samtidigt runtomkring oss. Öppna kontorslandskap kan vara extra påfrestande för högkänsliga.

− Är du dessutom högpresterande och sensitiv på samma gång är risken större att drabbas av utmattningssyndrom. Som högkänslig har du större behov av återhämtning och det behöver du ta hänsyn till om du ska ta hand om dig själv, säger Ulrika Hederberg och fortsätter:

− Kom även ihåg att du som högkänslig ofta presterar mer än gemene man när du väl är på topp. Återhämtningstid betyder alltså inte att du presterar mindre eller sämre än andra, snarare tvärtom.

Kom ihåg att du inte är ensam

Eftersom det inte är en del av normen att vara högkänslig kan det ibland vara tufft att vara starkskör. Precis som det ibland kan vara tufft att vara chef. Kom ihåg att du inte är ensam om någon av de två delarna. Våga prata med din egen chef om hur du är och hur din personlighet påverkar och påverkas utav jobbet. Kom också ihåg att HR-avdelningens grundläggande funktion är att stötta organisationens chefer. Ta hjälp av dem om det är jobbfråga som du behöver extra stöttning och råd inom.

Akta dig för terapeutrollen

Att som chef vilja ta hand om andra och att vara sympatisk är bra egenskaper. Men var noga med att inte låta andras problem med dina. Ta inte över andras arbeten och gör det åt dem och undvik rollen som terapeut.− Det kan vara lätt att halka in i en terapeutroll när man vill väl så var noggrann med att inte passera den gränsen. Du är ledare och inte psykolog, säger Ulrika Hederberg.

Som högkänslig ledare har kan du ha möjlighet att möta och arbete med medarbetare på ett sätt som andra kanske behöver träna på. Bild: Pixabay

Fastna inte i detaljer

För den som är högkänslig och därmed ser betydligt fler detaljer än gemene man så kan det också vara enkelt att fastna eller lägga för stort vikt vid dem. Kan den detaljen du ser göra någon skillnad om du lyfter upp den som ledare? Om ja, gör det. Om inte, låt den bero. Till exempel om du lägger märke till att en medarbetare uttrycker sig på ett sätt i samtal med kollegor som kan tolkas som mästrande. Far medarbetaren, arbetsgruppen och organisationen illa av detta beteende? Då kan det vara bra att prata med medarbetaren om det. Om kollegorna däremot inte gör det och det inte finns något att vinna på att medarbetaren ändrar sitt beteende – låt det vara.

Använd ditt högkänsliga ledarskap till att göra gott

Om du har en förmåga att känna in hur andra människor mår, använd den som kompass för att de ska kunna prestera så bra som möjligt på jobbet. Uppmuntra medarbetarna till att göra en sak i taget, ta pauser och gå hem i tid. Vi är alla olika och det är okej.

− Redan i skolan uppmuntras extroverta att ta mer plats och synas. Där ledaren till exempel fylla en viktig funktion och ta in alla i samtalet, inte bara de som hörs och syns mest, säger Ulrika Hederberg. Om energin hos dig själv eller dina medarbetare inte räcker till rekommenderar hon att du, om det går, försöker boka om mötet med gott samvete eller gå dit med lägre förväntningar på dig själv.

− Lyssna på kroppen och acceptera att det är okej att inte vara på topp jämt. Lär känna dig själv och hur mycket du kan maxa ditt schema. Anpassa livet efter din personlighet om du inte, annars försök skala av så mycket som möjligt av det som tar energi så du kan göra fler saker som ger energi i stället, säger Ulrika Hederberg.

Vad säger ni läsare som har erfarenhet av ledande roller och är högkänsliga? Har din högkänslighet varit till din fördel som ledare?

Så skriver du pitch-mejl #likeaboss

En fråga som jag har fått en läsare handlar om att skriva pitch-mejl. Vid första anblicken skulle en kunna tro att det bara är frilansare och egenföretagare som behöver sälja in sig själv men inte då. Syftet med ett pitch-mejl kan vara nästan vad som helst. Kanske vill du sälja i en idé? Inleda en dialog där du vill anlita någon eller bli anlitad? Eller så vill du kanske få till ett möte eller lunch med en nätverkskontakt? Att lyfta telefonluren är ofta ett bra knep men många föredrar att få frågor per mejl först, så de hinner och fundera och kan svara när det har möjlighet. Så oavsett ämne är det ett bra verktyg att ha i sin verktygslåda oavsett vad du jobbar med. Här är en guide i hur du kan lägga upp det:

Att ha en struktur för hur du skriver ditt pitch-mejl kommer också att göra ditt arbete med att skicka dem enklare!

Så skriver du pitch-mejl

Var så konkret som möjligt

Det alla mottagare undrar när de får ett pitch-mejl är: varför skriver denna person till mig? Vad vill hen? Vad vill hen att jag ska göra och vad får jag utav detta? Målet med ditt pitch-mejl är att besvara de frågorna så mycket som möjligt. Dels för att vara sjyst mot mottagaren - dels för att framställa dig själv i en så proffsig dager som möjligt. Ju tydligare du är desto mindre utrymme finns det för tvivel och funderingar vilket kommer att göra det mer tilltalande att prata med just dig. Skriv dina pitch-mejl så mycket som möjligt ur mottagarens perspektiv. Känner du inte personen: föreställ dig vad du själv hade velat veta om du var i mottagarens skor. Gör din research om företaget och personen för att säkerställa att du mejlar rätt person om rätt sak.

Relevant ämnesrad

Att skriva något annorlunda och käckt i ämnesraden kan visst vara uppseendeväckande men tydligast är att skriva ut vad det gäller. Till exempel: mötesförfrågan, samarbetsförfrågan eller liknande. Det känns kanske lite tråkigt men gör det enklare för mottagaren att förstå varför du skriver.

Genom att ha funderat på vad det är du vill åstadkomma med din pitch innan du börjar skriva det så kommer du att kommunicera tydligare - vilket alltid är uppskattat för mottagaren som därmed slipper gissa sig fram kring vad det är du vill.

Säg kortfattat vad du vill

Utöver ett inledande "hej" så tycker jag att det är trevligt att presentera vad det är du vill med en, två meningar varför du skriver till just den här personen och vad det är du vill. De flesta av oss får många mejl om dagarna och därför är det sjyst att på en gång vara tydlig med vad ditt mejl handlar om och varför du vill komma i kontakt med mottagaren.

Presentera dig kort

Efter att ha presenterat ärendet kan det vara trevligt med några rader om vem du är också - framförallt om du och mottagaren inte har träffats tidigare. Gäller det ett en förfrågan om samarbete eller sponsring kan en kort presentation av bloggen/företaget/eventet vara bra att ha med.

Var konkret

Yes. I tydlighetens tecken är det nu dags att presentera vad du vill och nej, att bara skriva att du vill ha ett förutsättningslöst möte eller att du skulle vilja samarbeta räcker inte. Var så konkret och påläst som möjligt. Vad kan du bidra med till mottagaren? Vill du bjuda på lunch och prata om ämnen som ni har gemensamt: skriv det. Vill du göra något samarbete: skriv ner minst tre olika förslag på hur ett samarbete skulle kunna se ut.Det kan kännas bakvänt när man pitchar in frilansuppdrag eller samarbetsförslag att skriva ut sina idéer det första man gör. Men det kommer i det här fallet påvisa att du är påläst om vad de gör förutsatt att du har tänkt på vinklar som verkligen kan passa dem.

Öppna upp för fortsatt dialog

Sist men inte minst så är ditt pitch-mejl förhoppningsvis bara startskottet för ett givande samtal. Därför kan det vara bra att du avrundar det med frågor. Men också att du ställer dig öppen till att svara på frågor om de skulle ha några och vart de kan nå dig för att fortsätta samtalet. Ha med telefonnummer, mejl, hemsida, mediekit, CV eller vad än för information mottagaren kan tänkas behöva: återigen för att göra det så enkelt för mottagaren som möjligt.

Ett exempel på hur det kan se ut! Här är det första mejlet som jag skrev till Alex för snart ett år sedan. Kände ingen annan bloggare i Malmö och blev så himla glad när jag såg att hon bodde härnere att jag hamrade i väg detta. Men ja, det behöver alltså inte vara så svårt eller avancerat att skriva pitch-mejl, det går att få in den här strukturen och tydligheten ändå.

Uppföljning

När mejlet väl är skickat så vill en ju nio gånger av tio helst ha svar med vändande post. Framförallt när det är något som för en själv är superviktigt. Men vad gör man då om svaret uteblir? Eller om det tar en, två kanske rent utav tre veckor och allt du hör är tystnad? Först och främst så bör du inte, om du kan undvika det, grotta ner dig i varför du inte har fått svar. Den överlägset vanligaste anledningen är tidsbrist och då är det ofta kanon om du skickar en liten påminnelse. Enklast är att vidarebefordra det mejl du redan har skickat och lägga till några trevliga rader där du visar förståelse för att personen kanske inte har hunnit med att svara men ändå vill höra dig för när hen har möjlighet att prata om detta.

Så ge inte upp bara för att du inte hör något, låt det gå ett par veckor men påminn sedan. Annars är risken att du går miste om en potentiell affär eller kontakt helt i onödan. Skulle personen inte svara alls trots påminnelser kanske det är läge att mejla en kollega i stället, slå hen en signal om du har telefonnumret eller helt enkelt hitta en annan lösning. Låt inte dina projekt fastna för länge på grund av en kontaktperson som inte svarar om du har råd att låta dem göra det.

Generella tips

Jag tänkte vi skulle avrunda detta med några generella tips. Det första är att hålla en glad och personlig ton i mejlet. Det är måhända att sparka in en öppen dörr men det är lätt att glömma bort det när man har bråttom i sitt mejlskrivande. En annan är att undvika mejlmallar. Ha en mall när det gäller strukturen men anpassa alltid mejlet till mottagaren. Sist men inte minst: tro på dig själv och ditt värde när du skriver mejlet. Visa förståelse för att mottagaren kanske har jättemycket att göra och inte hinner träffa dig men ursäkta dig inte för att du skriver till hen. Känn dig säker i att de idéer du pitchar är bra och genomtänkta. Du är trots allt kompetent och kunnig i det du gör och det ska du känna dig trygg  i. Vad säger ni andra som skriver pitch-mejl? Vilket är ditt bästa pitch-knep?

Så känner du igen en lojal medarbetare

Med en arbetsmarknad där det sägs bli svårare och svårare att hitta rätt kompetens gäller det att hålla hårt i de medarbetare som vill stanna kvar i företaget och göra ett bra jobb. INC.com har listat sex tecken på att en medarbetare är lojal och hur du känner känner igen dem i din egna organisation.

Alla arbetsgivare och chefer bör ta väl hand om sina lojala medarbetare, det och de behövs! Bild: Pixabay

Så känner du igen en lojal medarbetare

De tänker på företagets bästa

En lojal medarbetare bryr sig genuint om företaget och arbetsplatsen. I det så ingår det att dela med sig av sina kunskaper och färdigheter. Men lika viktigt är det att medarbetaren bryr sig mycket nog för att säga obekväma sanningar. Så om du tror att de som håller med dig i ur och skur är lojala - tänk om. Det är de som tar bladet från munnen med organisationens, kollegornas och kundernas bästa framför ögonen som är lojala på riktigt.

Läs mer: Så är en framgångsrik ledare

Inte nog med att de vill företagets bästa, de bryr sig också om människorna hen jobbar med. Bild: Pixabay

De ser människan bakom chefsrollen

När vi är barn så ser vi ofta våra lärare som just det: lärare. Hur personen är utanför klassrummet eller privat finns ofta inte med i den världsbilden. Det är inte helt ovanligt att denna syn på ledare tas med in i yrkeslivet. Vilket kan bidra till en klassiskt, auktoritär makthierarki med en rätt så omänsklig syn på både ledare och ledarskap. Inte minst för att chefen då ofta får förväntningar om att vara perfekt och felfri. Lojala medarbetare accepterar inte bara dig som chef utan att du är mänsklig, med dina styrkor och tillkortakommanden. Precis som alla andra.

Läs mer: När chefen mår dåligt på jobbet

De skvallrar inte bakom din rygg

Att medarbetare pratar om och analyserar chefens beteende, agerande och ledarskap är knappast något nytt. Men det som urskiljer lojala medarbetare från mängden är att de ger feedback om dig och ditt ledarskap direkt till dig. Ett av de bästa betygen till dig som ledare är att har odlat en kultur medarbetarna känner sig trygga nog att prata med dig istället för med andra.

Läs mer: Konsten att ta kritik

Att tycka olika och säga ifrån när vi gör det är en styrka i en organisation. Bild: Pixabay

De håller inte alltid med dig

Debatter, diskussioner och rum för olikheter är hälsosamma tecken i en organisation. Riktigt bra medarbetare är därför de som inte alltid håller med dig som chef, vågar yttra sin åsikt samtidigt som de kan lyssna in andras åsikter och argument och diskutera utifrån det.

Läs mer: Konsten att ge kritik

De stöttar dina beslut inför andra

I stället för att bevisa för omvärlden att du som chef har fel så stöttar den lojala medarbetaren upp din beslut och, inte minst, gör de det inför sina kollegor. Det kommer inte bara att göra ditt jobb som ledare enklare - om den lojala medarbetaren dessutom är en informell ledare så kan det påverka både klimatet och arbetsmiljön positivt.

Läs mer: Informella ledare

De berättar för dig att de är på väg att lämna innan de gör det

Att vara lojal innebär inte att en medarbetare stannar i all evighet - det innebär att hen stannar så länge som hen är rätt person på rätt plats. Det någon som är lojal mot dig som chef gör är att de ger dig en förvarning så att inte uppsägningsbrevet kommer som en blixt från klarblå himmel.

Läs mer: Varför medarbetare slutar

Vad säger du som läsare: känner du igen dig själv eller dina medarbetare i dessa beskrivningar?

Konsten att ge kritik

Intervjuas i dag i tidningen Metro om att kunna ta kritik på ett bra sätt (ett ämne vi även berörde i bloggen förra veckan). Så idag tänkte jag att vi vänder på steken och pratar konsten att ge kritik. För det är inte heller alltid det lättaste att göra det sjyst utan att för den sakens skull linda in den i bomull.

Don’t! Ge kritiken inför andra om du kan låta bli. Bild: Pixabay

Don't

Ta det inför alla

Kritik bör alltid tas direkt med personen som kritiken berör och helst enskilt. Dels av artighets skull, dels för att det högst troligen kommer att göra personen som får kritiken mer benägen att lyssna och ta till sig av den. Det är sällan som god arbetsstämning och en hälsosam arbetsmiljö sprids i ett kontorslandskap där kritiken levereras inför kollegorna eller än värre, pratas om till andra än den som kritiken faktiskt handlar om.

Var oförberedd

Den sämsta kritiken är ofta vagt formulerad och ogenomtänkt. Så innan du börjar tala om det som gått eller blivit fel. Fundera igenom varför är det viktigt att personen får veta att hen har gjort fel? Varför är hens sätt att bete sig olämpligt och vad kan det få för konsekvenser? Vem är det som tjänar på att personen ändrar sitt beteende? Att vara förberedd kommer både göra det lättare för dig att leverera kritiken men förmodligen också göra den mer konstruktiv och lättare för mottagaren att ta till sig.

Strunta i hur kritiken ges

Att ge kritik är inte alltid enkelt och därför är det viktigt att tänka hur du ger den. Vilket tonfall använder du? Hur säger du det? Vad har du för kroppsspråk? Att säga allvarlig kritik samtidigt som du ler och pratar glättigt kommer att ta bort effekten från budskapet. Precis som att leverera kritik om mindre detaljer med gravallvarlig stämma och mördande blickar kan sprida onödig rädsla och oro.

Läs mer: Konsten att ta kritik

Do! Kom ihåg att vi alla är olika och att vi alla tycker att olika saker är olika viktiga eller känsliga. Bild: Pixabay

Do

Använd jag-budskap

En vanlig fälla när man ska ge kritik är att säga att ”det är flera som har sagt att” eller att ”vi har sett” eftersom det känns tryggare för en själv. Men det kan göra mer skada än nytta. Framförallt om den du talar med inte är förtjust i att få kritik och effekten kan bli att personen blir defensiv och känner sig trängd. Tänk dig själv hur du skulle reagera om en person pratade med dig jämfört med om tio personer trycker upp dig i ett hörn. Därför är jag-budskap ett viktigt verktyg att använda sig av när man ger kritik. Det är mer avväpnande och mer korrekt att använda jag-budskap eftersom det är din egen upplevelse av situationen som du beskriver. Mottagaren kanske har en helt annan syn på vad som hänt.

Kritisera beteenden eller handlingar – inte personen

Det är skillnad på sak och person och det är viktigt att du har koll på det när du ger kritik. Det finns möjligheter för oss alla att utveckla våra personligheter men på jobbet är det snarare våra beteenden som ska stå i fokus.Jämför till exempel att säga ”du är dum i huvudet” med att säga ”det där var dumt gjort för att…”. Rätt stor skillnad. Likadant med exempel som ”du är alltid sen” jämfört med ”det har hänt flera gånger att du kommer försent”.  Kritik kan vara tydlig även om den är neutral och inte sätter stämplar på mottagaren.

Mena väl

Sist men absolut inte minst: använd kritik med välmening. Det bör användas för att uppmärksamma eller korrigera felaktiga beteenden eller beslut. Alternativt att hjälpa personen att må eller prestera bättre. Våga ifrågasätt din intention och syftet med kritiken och våga också att ge den. Hur ska någon kunna ändra ett tokigt eller felaktigt beteende om de inte är medvetna om att de gör fel eller hur deras beteende påverkar andra?

Vad tycker du om att ge kritik: är det enkelt eller svårt? Har du något knep som du använder dig av när du är i situationen då du måste ge kritik till en kollega eller medarbetare?