Tankearbete är också jobb

“Men vadå? Att sitta och tänka räknas väl inte som jobb?!”

Det är sällan ovan nämnda mening sägs högt på detta vis men normen är stark och präglas de flesta av oss. Man måste göra fysiska, synliga saker för att det ska räknas som jobb. Sitta i möten. Mejla en massa. Rapportera. Skriva presentationer. Medan tankearbete - oavsett om det handlar om strategier eller reflektion ska göras utöver det vanliga heltidsjobbet. Att sitta på kontoret och stirra rakt ut i luften? Nä, men då gör man inget. En promenad på arbetstid för att tänka på ett problem man behöver lösa? Skolk!

Oavsett om det rör sig om en brain dump, att marinera strategiska frågor eller reflektera så är tankearbete också jobb som ska göras på arbetstid och/eller fås betalt för. Bild: Thought Catalog on Unsplash

I jakten på ständig produktion och ökande tillväxt är det lätt hänt att tappa riktningen. Bara släcka bränder och till slut är de så många och dränerande att man inte hinner förebygga dem alls. Det är här tankearbetet spelar roll och ska absolut vara inkomstbringande.

• Vad gör jag?

• Vad ska jag göra?

• Vad borde jag göra?

• Vad ska jag strunta i att göra?

• Vad händer och sker runt omkring mig?

• Hur mår personerna i min omgivning?

• Hur mår jag själv?

• Vad ser jag för utvecklingsmöjligheter för verksamheten/arbetsgruppen/medarbetarna framåt?

Du ser, tankearbete är också jobb. Och detta är bara några exempel på frågor som är viktiga att ställa sig själv som ledare då och då och genom att göra det oftare snarare än sällan brukar ge resultat förhållandevis snabbt. Alla behöver och mår bra någon form av fokustid under sin arbetsdag för att kunna samla ihop sig, reflektera och sedan ta upp tråden igen.

Kan vi enas om att detta ska få vara en självklarhet i framtidens arbetsliv? Att du inte bara tycker att tankearbete är jobb utan att du 1. prioriterar för din egen del och 2. uppmuntrar andra till detsamma?

Tack!

Ps. Det gäller såklart bara tills vi använder oss av frasen “jag ska tänka på det“ för att skjuta på saker. Eller där tankearbetet används som ursäkt för att slippa ta tag i det som är jobbigt eller undvika att ta beslut. Det är en helt annan sak.

Berätta, hur mycket värdesätter du dina tankar? Får du lön för att tänka?

Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Det är, rätt ofta, en sak att säga att man jobbar hållbart och en annan att faktiskt göra det. Jag är den första att erkänna det högt eftersom jag vet både hur utmanande det kan vara att ställa om men också att bibehålla den hållbara takten. Likväl är den viktig för att vi ska kunna hålla hela vår karriär! Vilka vanliga utmaningar med att jobba hållbart finns och hur kan en hantera dem?

Att jobba hållbart ligger i allas vårat intresse men också i chefens och organisationens eftersom välmående personal presterar bättre. Bild: Surface on Unsplash

Vanliga utmaningar med att jobba hållbart

Vi arbetar för kortsiktigt

Som ledare och företagare är det otroligt lätt hänt att fastna i det dagliga och bränderna som behöver släckas här och nu. Vi blir reaktiva snarare än proaktiva och kan, rätt så snabbt, gå in i ett läge där kortsiktiga saker styr agendan och arbetsdagen.

Hur du kan hantera det: Det finns tyvärr inga genvägar här utan du behöver avsätta tid till att också tänka och agera långsiktigt. Men, i gengäld behöver detta inte innebära att du har tre dagar i veckan som bara handlar om strategiarbete. Vad är din vision för arbetsgruppen och verksamheten? Vad av det du gör idag som kommer att bidra till att den uppnås?

Orimlig arbetsbelastning

Först och främst tänker jag att det är en viktig skillnad på att ha mycket att göra i perioder och mycket att göra jämt. Att jobba hållbart behöver inte innebära att man sitter och rullar tummarna hela dagarna eller att en aldrig har det intensivt på jobbet. Tvärtom går det jättebra att jobba hållbart och ha hög arbetsbelastning ibland. Men att ständigt ha för mycket att göra, inte hinna med sitt jobb eller vara stressad jämt på grund av en för stor arbetsbelastning - det är en annan sak.

Hur du kan hantera det: Först och främst behöver du syna din arbetsbelastning i sömmarna. Är det mycket just nu eller har “just nu” blivit en cykel som ständigt upprepas och pågår? Det är också viktigt att ifrågasätta om det faktiskt är en så hög arbetsbelastning som det känns? Är det rimligt att hinna med allt ska göra på den arbetstid du har? Om det är så men att du ändå inte hinner runt - då är det dags att sätta din arbetsbelastning i förhållande till dina förutsättningar.

Vi glömmer bort våra förutsättningar

De allra flesta av oss tenderar att planera och sätta förväntningar på våra arbetsdagar utifrån att vi mår toppen jämt, kan prestera maxat och är i vårt esse. Och det vore ju toppen om så vore fallet! Synd då att vi alla är människor, har dåliga dagar och att livet tenderar att komma och lägga sig i ibland. Vilka förutsättningar har du just idag? Vilka förutsättningar har du i ditt arbete? De behöver också vägas in i kalkylen även om människor generellt kan klara av mycket under hård press när det behövs.

Hur du kan hantera det: Ge dig själva så sjysta förutsättningar som möjligt! Ät ordentligt, sov och motionera. Var allra minst medveten om dina förutsättningar och träna på att se dina prestationer i förhållande till dem. Påminn andra om deras förutsättningar som ledare, det kommer att göra dig mer grundad, medveten och balanserad i vardagen.

För lite eller för dålig återhämtning

Återhämtning är ett ständigt återkommande tema här just för att det är så väldigt viktigt. Stress i sig är inte farligt men bristen på återhämtning är det definitivt. Hur ofta känner du dig avslappnad i vardagen? Hur mycket återhämtning och vila kan du få och hur mycket ger du dig själv? Och när det sker, vad för återhämtning är det då?

Hur du kan hantera det: Utgå från dina förutsättningar och prioritera vila, aktiv som passiv, på de sätt som passar dig i din vardag och se till att göra det flera gånger i veckan - inte bara på sommarsemestern.

“Jag ska bara”

Hur lätt är det inte att hamna i den här fällan där man börjar tänka “jag ska bara” eller än hellre “jag ska bara göra detta också”. Och ja, kanske är det något som är litet eller går snabbt. Men gör vi detta tio gånger om dagen så ökar risken att all arbetstid äta upps av saker som egentligen inte ska stå högst upp på prioriteringslistan.

Hur du kan hantera det: När något “jag ska bara” dyker upp, ifrågasätt hur lång tid det kommer att ta och hur brådskande den egentligen är. Om den är brådskande eller tar mindre än fem minuter att göra - gör den direkt. Annars? Boka in tid för den längre fram.

Det tar längre tid att jobba hållbart

En insikt som ibland är jobbig för mig själv att acceptera är att det, beroende på vad det är såklart, också kan innebära att det tar längre tid och går långsammare när man jobbar hållbart. Ja, kvalitén på arbetet blir bättre men det tar ofta också längre tid att göra saker grundligt inledningsvis.

Hur du kan hantera det: Det finns såklart flera saker en kan göra - utrusta sig med lite mer tålamod kan vara en. Det som brukar fungera bäst för mig är dock att se det som en investering på lång sikt, att tiden jag investerar nu kommer att gynna mig längre fram och det kan bidra till att det känns lättare att investera tiden här och nu även om det känns tråkigt eller onödigt.

Vad säger du som läser? Hur hållbart skulle du säga att du kan jobba idag?

Nya tider väntar

Jag vet inte riktigt vad jag ska säga egentligen. Sitter på ett café inne i stan med en smoothie och en kardemummabulle i magen och tittar ut på storstadspulsen längs med Kungsgatan. Liten rör sig i magen och jag är innerligt tacksam över att graviditeten går bra och att jag får känna Knytt. Mäktigt och intimt. Det har som jag nämnt varit mycket som hänt på alla livets fronter samtidigt nu. Mycket jobb, företagandet, bebis, sjukdomar, sjukhus och annat som gjort en lätt vimmelkantig. Inte på ett sätt att någon behöver känna sig orolig för mig - jag mår okej och står stadigt i allt. Men jag är också den första att erkänna att många saker i varierande svårighetsgrad har skett exakt samtidigt under ett gäng veckors tid och det enda jag har kunnat göra är att försöka räcka till.

Det känns som om jag befinner mig i framkanten av något nytt utan att ha den minsta aning om vad som väntar framåt. Spännande och lite läskigt på samma gång.

Nya tider väntar

Det som är ironiskt är att det redan, nu när vi är inne på upploppet med sista veckan av extra stor arbetsbelastning och när det andra för tillfället har lugnat ner sig, börjar kännas lite tomt? Vi pratar en del om det i projektledarkurserna jag leder om hur projektavslutet kan innehålla olika känslor och nu är jag själv där. Kommer jag bli rastlös nu? Hur kommer det att bli framåt? Vad ska jag göra med all tid jag får över när jag inte behöver jobba tio till tolv timmar om dagen? Vem är jag när jag inte jobbar såhär? Ni hör, rena rama tramstankarna. Har levt så här i fyra veckor så det är knappast någon stor livsförändring vi pratar om. Men en är ju inte alltid så rationell som man hade kunnat önska - det står helt klart, haha.

Nya tider väntar alltså redan från nästa vecka och även om jag är kluven inför det på ett sätt ska det också bli skönt att återgå till en vardag som må vara lugnare men allt annat än tråkig. Kommer, vad jag vet, inte åka till Stockholm inom det närmaste igen men i gengäld flänga runt i Skåne desto mer och köra lite andra utflykter uppåt i landet. Fler utbildningar ska byggas och hållas framåt. Det nya gänget med projektledare ska fortsätta drillas. Mentorsklienter och chefsrådgivningar pågår som vanligt “bakom kulisserna”.

Att livet sedan kommer att förändras desto mer med bebis är en annan femma. Låt oss ta en sak i taget och då är det första steget att ställa om till det lugnare arbetslivet igen och njuta av det. Hur har du det där du är?

H som i Hållbarhet

Det kanske låter naivt att säga att jag vill vara till med att bidra ett hållbarare arbetsliv - samtidigt är det prick det som en av mina stora visioner. För hållbarhet är viktigt ur många perspektiv och ligger i allas vårat intresse att vi gör det. Inte minst om vi ska hålla hela vårt arbetsliv. Sjukskrivningarna för reaktioner på svår stress ligger till största del bakom de senaste årens stora ökning av sjukskrivna enligt Försäkringskassan och sju av tio chefer är stressade och lider av brist på återhämtning enligt Unionen. Är detta hållbart? Knappast. Detta kan givetvis granskas, ifrågasättas och diskuteras ur flera olika perspektiv men i dag tänkte jag att vi ska hålla oss på individnivå. Hur kan vi leda oss själva, och andra, lite mer hållbart här och nu? Här är tre exempel:

H som i Hållbarhet

Planeringen

För ett par avsnitt sedan så pratade vi om förväntningar och hur viktigt det är att dessa ska vara rimliga. Det blir aktuellt här igen med frågan: vad är rimligt att hinna med på en arbetsdag? För det är trots allt här som ens arbetsbelastning ofta börjar. Är kalendern fullspäckad med möten? Bågnar att-göra-listan? Ja, då är det inte konstigt heller att det är svårt att sluta arbeta. Jag arbetar själv med den balansen och mina viktigaste verktyg där är lång framförhållning på deadlines med en generös och luftig planering som tillåter att saker dyker upp. Och när det kommer perioder av att det är överbelastat? Ja, då har jag mina strategier för att hantera dem på ett hållbart sätt.

Arbetstid vs fritid

När jobbar du och när är du ledig? Läser du mejlen om kvällarna? Så många som en tredjedel läser mejlen på semestern enligt en undersökning som Sifo gjort – ett beteende som i längden varken är hälsosamt eller hållbart. Att arbeta mycket är en sak och att arbeta ständigt utan återhämtning är en annan och vi behöver alla vår fritid. Du med och jag med.

Vad prioriterar du först: lönsamhet eller välmående?

Utan någon som helst lönsamhet finns det sällan möjlighet att ens fundera över välmående. Men om lönsamheten är där, när arbetet rullar på, vad prioriterar du först då: lönsamhet eller välmående? Om vi på bekostnad av vårt välmående ökar lönsamheten så kommer lönsamhetsutvecklingen att avta förr eller senare och om vi dränerar vår produktionsförmåga helt… Ja, då försvinner också möjligheten till att kunna producera alls.

Det är därför det är så fruktansvärt viktigt att också prioritera sitt välmående i vardagen - aktivt, medvetet och löpande. Det är nämligen ingen annan som kommer att göra det åt dig. Eller hur?!

Kalenderutvärdering

Ni som hängt med här ett tag vet att jag föredrar analog framför digital kalender alla dagar i veckan och att jag varje år lägger ner ett par timmars letande efter en kalender som motsvarar alla mina önskemål och behov. I år köpte jag en från ett, för mig, helt okänt märke tack vare en rekommendation från Jennifer och jag tänkte att det nu, några månader in, är dags för en utvärdering. Hur bra är den egentligen?

Det korta svaret är: Fruktansvärt jäkla as-bra! Ursäkta svordomarna men ja, det är så jag känner. Den lite längre versionen, utan svordomar, kommer här.

Vill väldigt gärna ha enfärgade, diskreta kalenders så denna mörka grå med guldprägling passar mig perfekt.

Är fortfarande grymt nöjd med att jag präglade kalendern och jag gillar fortfarande att den är stilren och elegant. Att den är tjockare än alla andra kalenders jag någonsin ägt trodde jag först kunde bli ett minustecken men faktiskt inte. Dess tyngd och tjocklek vägs nämligen upp rejält av faktumet jag inte längre behöver jag med mig ett eller två anteckningsblock eftersom allt ryms här!

Den här typen av målblock har jag inte arbetat med innan men nu när jag testat det i ett par månader måste jag säga att jag gillar det. Det blir tydligt vilka stora aktiviteter och projekt som behöver få ta utrymme under månaden.

Varje månad har sin månadsöversikt där en först får formulera fyra fokusområden för månaden och följt av ett uppslag med en månadsöversikt. Det är bra! Jag behöver det för att snabbt kunna se om det är några resor eller större happenings som sker när jag bokar in uppdrag och planerar in min arbetstid. Har dessutom i marginalen börjat föra in i vilka månader som vilka avtal förnyas så att jag slipper hålla det i huvudet (de är för få ännu för att få en egen databas).

Okej, citaten är lite klyschiga ibland men där tycker jag ändå att designen förlåter dem.

Sedan har varje vecka sitt blad med tre övergripande mål, en to-do-list för jobbet och en för det personliga och en “habit and exercise”-tracker och det är detta blad som redan har hunnit underlätta mitt liv med en hög tvåsiffrig procentsats. Att ha allt detta på ett och samma ställe är guld värt i stället för att (som ajg gjorde innan) använda olika anteckningsblock. Träningsschemat är kanske egentligen lite överkurs men… Nu när jag tänker tillbaka så fyller den också en bra funktion eftersom jag med hjälp av den lättare kan få överblick över mitt mående. Det är den svåraste delen att fylla i löpande men den hjälper mig att hålla koll på att jag verkligen gör sjukgymnastiken tre gånger i veckan och varken mer eller mindre.

Glada stunder, tacksamhet, utmanande stunder och lärdomar är fyra väldigt bra rubriker att reflektera kring varje vecka.

Varje vecka utvärderas sedan vilket är ett fint sätt att sammanfatta veckan på. Inget stort eller avancerat men ändå en bra reflektion som jag ändå hade gjort i ett annat block annars. Extra plus för doodle-utrymmet där man kan rita (läs: kladda) lite på egen hand.

Plus:

Det finns så mycket som jag gillar med den här kalendern som jag inte ens visste att jag ville ha:

• Att ha allt i samma block! Tidsplanering, to-do’s, anteckningar och utrymme för reflektion på samma ställe är fantastiskt.

• Generöst med anteckningssidor

• Luftig design men ändå plats för allt

• Det blir tydligt vilka arbetsuppgifter som behöver göras under veckan

• Jag blir mer effektiv eftersom planeringsformatet finns men samtidigt är kortfattat och koncist. Bulletpoints är lagom för mig!

• Bra överblick över arbetsbelastningen

• Insprängda bullet point-fält som ändå uppmuntrar lite kreativitet

• Varje vecka innehåller samma reflektionsrubriker som jag annars brukar använda så det är klockrent

• En ficka i bokfodralet där jag kan förvara visitkort samt i några hopvikta blanka papper som jag använder för att kladda på.

Minus:

Nu är vi inne och petar på små, små detaljer. Men om det är något jag skulle lyfta fram som svaga minus för den här kalendern så är det:

• Ingen veckoangivelse vilket gör att jag är fullständigt vilse i vilken vecka det är nu eller när någon frågar mig om vecka 17. Är inne på vecka.nu säkert två gånger per vecka för att kolla när något är. Något som såklart kunna avhjälpas med att jag själv börjar skriva veckonummer i kalendern (inser jag nu när jag skriver detta) men ja, klart det vore bekvämt om det redan fanns.

• Den kan bli lite solkig när man suddar. Vet inte om det beror på papperskvaliteten, mina pennor eller mig som suddare - kanske lite av allt - men det kan bli lite störigt kladdigt på sina ställen.

Men ja, det är det! Hitintills är det alltså den bästa kalender jag någonsin haft och om det inte dyker upp något annat som är ännu bättre kommer jag nog beställa den här igen om det går. Den extra hundralappen den kostar jämfört med de jag haft innan är så värt det - inte minst för att jag slipper betala för en massa anteckningsblock som jag glömmer hemma.

Vad säger du om den kalenderlösning som du har? Fixar den allt du behöver eller är det något som du skulle vilja behöva eller ha?