Ett närvarande ledarskap = på plats jämt. Eller?

Närvaro - närmare bestämt att vara närvarande som chef - är den femte bossnyckeln i ledarskapsmodellen Bosskartan och den finns med för att det är ett viktigt verktyg du som ledare måste använda dig av i din vardag. Varför? Jo, bland annat för att:

• Din närvaro är det som är relationsbyggande inom organisationen, med arbetsgruppen och medarbetarna på ett individuellt plan. Forskning visar exempelvis att medarbetarna presterar bättre när relationen mellan medarbetare och chef är bra samt att en ledare kan använda sin närvaro för att påverka engagemanget hos medarbetare positivt.

• När du är närvarande ser du hur verksamheten och arbetet fungerar med egna ögon

• Du hör hur snacket går och lär känna den informella organisationen vilket är A och O för du kommer att behöva leda utifrån lika mycket som den formella

Men vad innebär det att vara närvarande? Och innebär detta att man måste vara på plats tjugofyrasju?

Den sista frågan kan vi besvara på en gång: nej, du varken kan eller ska vara tillgänglig dygnet runt som ledare. Att göra dig umbärlig är inte detsamma som att lämna allt vind för våg och hoppas att det går bra, okej?

Läs mer: Från informella ledare till formell ledare

Att vara närvarande som ledare är enkelt för en del men för många är det faktiskt en förmåga att öva upp. Det är nämligen inte så enkelt att lyckas vara det när vi lever händelserika liv och har ett arbetsliv som kräver mycket av oss på samma gång. Bild: Canva

Ett närvarande ledarskap

De främsta, om inte alla, beståndsdelarna i ett närvarande ledarskap, baserat på både forskning, utbildning samt erfarenheter som ledarskapsutvecklare, är följande:

Din fysiska närvaro

Såklart att din fysiska närvaro som ledare spelar roll. Den klassiska sägelsen “när katten är borta dansar råttorna på bordet” har sin poäng för det är generellt så det funkar, än mer i organisationer med skiftarbete där cheferna endast jobbar dagtid. Det är därför organisations- och ledarkulturen är så extremt viktig för med en stark sådan skapas en slags närvaro som kan bidra till vilken sorts musik råttorna ska dansa till eller hur vilt dansen går till. Och här råder dessutom en balansgång mellan kvantitativ och kvalitativ närvaro där den ena inte är den ända rätta över den andra.

Din psykiska närvaro

Din fysiska närvaro kommer inte ge samma, och ibland rent utav motverka det du sönkar uppnå, om du inte samtidigt är psykiskt närvarande. Nej, du kan inte vara hundra procent meganärvarande varje sekund av arbetsdagen som ledare men eftersom det märks på ditt kroppspråk, din mimik och utstrålning om du har huvudet någon annanstans behöver du öva upp din förmåga i att koppla på din mentala närvaro och att stänga av den vid behov för den spelar större roll än vad många tror.

Strukturerna i verksamheten

Hur ser era formella processer och rutiner ut? Hur efterlevs dem, det vill säga vad händer i den informella organisationen, i vardagen? Vad har ni för mötesstruktur? Vilka slags möten har ni, varför har ni dem och hur produktiva och värdeskapande är de egentligen? Hur har och använder du dig av era medarbetarsamtal?

Läs mer: Saker som gör skillnad i medarbetarsamtalet

Måluppföljning

Vilka mål har verksamhet, avdelningen respektive medarbetaren? Och vad har de med närvaron att göra? Jo, ett konkret exempel på hur du visar din närvaro som ledare är att inte ni inte bara har mål på dessa olika nivåer utan att du också följer upp dem och hur du gör det. En liten detalj som gör stor skillnad i hur ditt ledarskap uppfattas.

Formella respektive informella samtal

Vilka typer av samtal har du med dina medarbetare, arbetsgruppen och dina kollegor om dagarna? Både de formella och de informella samtalen kommer att påverkas av din närvaro och tvärtom - de kan också vara ett verktyg som du använder dig av för att säkerställa att du är närvarande i dem. Det är också här du reglerar ditt:

Informations- och kommunikationsflöde

En viktig del av det din närvaro ska bidra med är att du får så mycket information som möjligt ty det kommer dels bidra till att du blir upppdaterad om vad som händer och sker, det blir lättare att fatta beslut och du kommer att kunna ha koll snarare än kontroll. Det är här du får information om hur ni mår, hur gruppen har det och vilka potentiella risker eller förebyggande åtgärder du som ledare kanske kan behöver göra framåt. En annan är din möjlighet att påverka gruppen/medarbetarna så att de jobbar åt rätt håll med informationen och kommunikationen du delar.

“Ska jag då vara närvarande hela tiden som chef?” kanske någon tänker nu. Nej. För det som riskerar att hända då är att medarbetarna och teamet inte får utrymmet och möjlighet att göra jobbet självständigt eller hantera det som dyker upp på egen hand - något som på sikt tenderar att göra dem beroende av chefer och det kan ganska snabbt bli en ond spiral av beroende som inte är hälsosam för någon. Så:

Din närvaro betyder mycket och spelar roll och att du inte är på plats eller tillgänglig jämt är lika viktigt (vilket är vad det umbärliga ledarskapet handlar om).

Vad säger du som läser? Hur närvarande strävar du efter att vara som ledare och hur väl upplever du att du lyckas med det?

Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

En intressant frågeställning som kom från en läsare nyligen är: vad är viktigast när det kommer till att vara närvarande som chef, kvalitet eller kvantitet? Det jobbiga svaret? Det beror på.

Dels beror det på ditt chefsuppdrag, vissa chefsroller kräver att du är på plats en stor del av tiden (samtidigt är dessa uppdrag ofta färre än vad många tror och är vana vid).

Dels beror det på er organisationskultur. Inte för att du slaviskt måste göra som alla andra ens som chef, men du behöver vara lyhörd inför vad organisationens ledarskapskultur är. Kör ni kontorstvång för alla medarbetare? Då är det ganska tondövt att själv jobba hemifrån eller vara iväg fyra dagar i veckan som regel.

Dels beror det på arbetsgruppen och var de befinner sig i sin utvecklingsresa. Om vi utgår från FIRO-modellen:

• Är gruppen ny och befinner sig i tillhörighetsfasen behöver du vara mer närvarande för att få medarbetarna att känna sig trygga och välkomnade.

• Befinner ni er i rollsökningsfasen? Då ställs det ännu större krav på din närvaro och att du, både fysiskt och mentalt, är närvarande för att stötta och hjälpa gruppen ur detta steg. Notera dock att du inte behöver vara på plats tjugofyrasju för det! Men de ramar och strukturer som ni sätter här, ditt ledarskap och din närvaro är det som möjliggör att gruppen kan jobba igenom den här fasen.

• Har ni gjort detta och gruppen har nått samhörighetsfasen? Grattis! Då kommer du tjäna på att luta dig mer tillbaka och låta gruppen göra det de är bäst på.

Vilket väger egentligen tyngst när det kommer till att vara närvarande som ledare, kvalitet eller kvantitet? Bild: Photo by Tingey Injury Law Firm on Unsplash

Lägg dessutom dimensionen att alla medarbetare har olika förväntningar på och behov av din tillgänglighet som ledare. Samtidigt, om du arbetar med tydlighet och har en genomtänkt kommunikationsstruktur som ledare så brukar detta gå bra att tillgodose utan att du ska vara tillgänglig dygnet runt (för det behöver du inte).

Och! Du behöver också ta hänsyn till dina egna förutsättningar här. Hur vill du leda och arbeta? Vad passar dig och ditt liv bäst? Det måste du också väga in och den väger tungt om du frågar mig. Ingen kommer att tacka dig för att du arbetar på ett sätt som inte är hållbart för dig i längden.

Kvalitet eller kvantitet som närvarande chef - vad är viktigast?

Med ovan i bakhuvudet vill jag också betona att du både behöver vara kvantitativt närvarande över tid och din närvaro behöver vara kvalitativ när du väl är där och det finns inte en enda perfekt balanserad formel för proportionerna här. Desto mer kvalitativ den är desto mindre tid tenderar att behövas på plats - samtidigt, som chef kommer du aldrig få höra eller se allt som händer när du inte är där och därför behöver du vara närvarande om du ska undvika att odla en alltför skuggorganisation med ett skuggledarskap som verkar i din frånvaro.

Does this makes sence? Är alltid svårare med frågor som inte har de här enkla, raka svaren, haha. Vill du att jag utvecklar detta ytterligare? Säg till i så fall och dela gärna dina egna tankar och perspektiv!

Ps. Notera att närvaron inte behöver vara analog eller fysisk! Du kan vara närvarande digitalt med men med lite andra vanor och strukturer jämfört med om ni ses på kontoret. Det viktigaste är alltså att du strävar efter att vara en närvarande ledare och har en medveten strategi för det som du också aktivt verkställer.

Vård av husmus

Sköra dagar. Liten är småfebrig och hängig efter vaccinsprutorna och undertecknad känner sig mör hon med. Passar på att tänka på våra garderober och leta efter vettiga tillskott eftersom det är ungefär det som jag har hjärnkapacitet till just nu. Ja, det och att vårda den lilla husmusen såklart. Längtar dock efter att jobba och känna mig duglig och kunnig. Få saker gjorda. Första gången ändå på nära tre månader? Imponerande att jag klarade mig så länge, haha! Men det får såklart vänta, plikten som huvudkudde är det som gäller här och nu.

N som i Närvaro

En av nycklarna i min ledarskapsmodell Bosskartan är närvaro. Varför? För att ett ledarskap som är närvarande ökar både välmåendet och engagemanget i arbetsgruppen. Men hur enkelt är det att vara närvarande när många saker händer samtidigt för dig som ledare? Ibland plättlätt, ibland lite mer utmanade. Går det att vara supernärvarande dygnet runt? Nja, det är kanske inte går att göra jämt. Men det är inte bara medarbetarna som mår bättre av att du är närvarande som chef utan också du själv och därför kan det vara klokt att sträva efter att vara så närvarande som möjligt. Här är tre faktorer som påverkar hur närvarande vi upplever att någon är - som du då kan dra nytta av i ditt ledarskap!

N som i Närvaro

Kroppsspråket

Hur står du? Hur rör du dig? Tittar du på personen du pratar med eller gör du andra saker samtidigt? Ditt kroppsspråk kan förråda dig och visa om du verkligen är på plats eller på språng. Se till så att det matchar det du faktiskt säger. Så om någon frågar dig om ni kan talas vid och du säger ja, visa med ditt kroppsspråk att du är där i nuet. 

Läs mer: Vardagsretorik för ledare

Aktivt lyssnande

Att lyssna aktivt är ett hantverk i sig och kan kräva sin beskärda del av övning men i grunden handlar det om att lyssna: vad det är som sägs egentligen? Hur sägs det? Vad betyder det? Och att lyssna – tänka – svara istället för att vänta på att svara.

Läs mer: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Tillgängligheten

Reflektera en stund: hur tillgänglig är du som chef? Sitter du i möten hela dagarna, de flesta dagarna i veckan? Hur stor del av dagen är din dörr öppen respektive stängd? Hur mycket hinner du småprata med dina medarbetare och kommer de till dig eller är du också aktiv och letar upp dem? Det påverkar också hur närvarande du upplevs vara.

Läs mer: Så bli du mer umbärlig som chef

Själv har jag under många år tränat upp min förmåga med att vara närvarande men framförallt färdigheten i att kunna slå på respektive slå av den när det behövs i min yrkesroll. Idag sker det per automatik och då blir det också mycket lättare överlag att vara mer närvarande i vardagen.

Har du något knep som du använder dig av för att vara mer närvarande? Dela gärna med dig!