Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Svåra samtal är ett ständigt återkommande tema både här och i ledarskapsutbildningarna som jag gör just för att de ofta är vad de heter: svåra. Av olika anledningar såklart! Men det finns några viktiga saker som du behöver göra före ett svårt samtal oavsett varför du behöver ha det och med avstamp i denna artikel från HBR plus egna tillägg tänkte jag att vi skulle kika på några dem!

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Det må vara ett citat av det klyschigare slaget men när det gäller svåra samtal är förberedelserna viktiga och det finns flera saker som du bör göra före ett svårt samtal. Bild: Brett Jordan on Unsplash

Viktiga saker att göra före ett svårt samtal

Vad är felet egentligen?

Misstag, konflikter, missförstånd och fel kan vara prick så enkla som de ser ut att vara vid första anblicken. Men de kan också vara symptom för något annat och det behöver vi som ledare vara lyhörda inför. Var alltså inte för snabb med att döma ut någon handlingar eller agerande innan du vet vad som har hänt och försök dessutom undersöka vad rotorsaken till medarbetarens beteende kan vara. Exempelvis är otydliga spelregler på jobbet eller otrygghet i arbetsgruppen sådana saker som kan ställa till det för medarbetarna utan att hen är medveten om det.

Tips! Försök att kartlägga situationen så sakligt och objektivt som möjligt. Undvik förhastade slutsatser utan se det som att du söker efter en möjlig förklaring snarare än att det finns en enda sanning. Det gör det troligen inte!

Ha rätt motiv

När vi står i en svår situation som behöver lösas med hjälp av ett samtal är det viktigt att dubbelkolla sina motiv för samtalet. Varför behöver ni ha detta? Och, vad hoppas du att ni ska uppnå? Det är nämligen lätt hänt att fastna i kortsiktiga mål när man har ett problem. Exempelvis: “om medarbetaren bara börjar komma i tid löser sig allt annat” eller “om medarbetaren gör si istället för så”.

Tips! Checka dina egna motiv, varför är detta samtal viktigt att ha? För vem? Är det motiv som gör skillnad på lång eller kort sikt?

Syna ditt känsloläge

När ett svårt samtal behövs är det ovanligt att man som chef känner sig stressad, frustrerad och ibland rent utav irriterad eller arg. Problemet om du går in i samtalet med de känslorna är dock att de kommer att färga av sig och försvåra samtalet för er båda. Undvik att stämpla en situation, eller medarbetare, med olika epitet och försök skilja på sak och person.

Tips! Prata om situationen med någon annan som du litar på, din chef, en mentor eller extern person, som du vet inte sprider det du säger vidare. Då kan du få chansen att ventilera ur dig de största känslorna innan du går in i själva samtalet.

Samla ihop den fakta som finns

Att förbereda sig inför det svåra samtalet är A och O och genom att samla ihop den fakta som finns kommer samtalet att bli enklare att genomföra, tydligare och troligtvis också ge bättre resultat. Vad är det som har hänt? Vem har gjort eller sagt vad och när? Vilka effekter har det fått?

Tips! Genom att göra kartläggningen och försöka sätta samman en tidslinje så kan du hjälpa dig själv av skapa en bild av situationen. Kom bara ihåg att du inte har all fakta förrän du också har pratat med medarbetaren.

Plocka fram nyfikenheten

Sist men inte minst, plocka fram nyfikenheten inför samtalet och gå in i det med ett öppet sinne. Genom att ställa frågor och lyssna in vad medarbetaren säger kommer du att få mer information och kunna leda samtalet på ett bättre sätt.

Tips! Jag brukar tänka att det svåra samtalet är det sista steget i kartläggningen för att säkerställa att jag inte på förhand bestämmer mig för vad som har hänt och sedan låta den största delen av samtalet fokusera på det framåtblickande. Vad ska vi göra/förändra/tänka på framåt? Annars är risken stor att man fastnar i skuldbeläggande eller detaljer kring vad som har trots att samtalet, för att bli riktigt konkret, bör fokusera på vad som sker framåt.

Och ja, det var några av de viktiga saker att göra före ett svårt samtal. Dela gärna med dig av dina egna tankar och erfarenheter kring svåra samtal!

Tio år senare…

Vet inte vad jag ska säga om valet. Har varit arg och frustrerad länge över hur rasism normaliserats mer och mer i samhället och hur större partier aktivt har banat väg för det vi ser nu. Vidrigt. Det innebär att det är viktigare nu än någonsin att arbeta vidare för ett samhälle och arbetsliv där alla liv är lika mycket värda. Plus att det behöver arbetas än mer för att försöka råda bot på den klimatförnekelse som råder. Vi har liksom ingen annan planet än denna och klimatförändringarna kommer inte att ”lösa sig självt” hur gärna vi än vill tro det.

Två andra, långt ifrån lika viktiga markörer för mänskligheten, men som har mening för mig personligen är att det igår var 1. Tio år sedan jag gick in i väggen och 2. Två år sedan jag tog min examen!

Det förstnämnda känns nästan som en livstid sedan eftersom så mycket har hänt sedan dess. Är jag frisk nu? Ja, det skulle jag ändå säga. Visst finns det några rester kvar, inte minst eftersom graviditeten hitintills har eliminerat alla former av träning men nä, jag känner mig klar med utmattningen nu. Det kommer alltid vara viktigt för mig att arbeta hållbart och jag kommer troligtvis fortsätta vara uppmärksam om var mina gränser går men det borde i gengäld alla göra. Årsdag nummer två är såklart desto roligare men också en påminnelse om att jag borde ta tag i det där med att beställa mitt examensbevis.

Dimman låg tät över sjön i morse.

Das arbetsvecka

Arbetsveckan då? Det har börjat med en måndag jag helst lägger till handlingarna faktiskt. Vilket pyssel den här dagen har varit och kvällen kommer dessutom att spenderas på tåget på väg norröver. Inte optimalt eftersom jag helst reser på dagtid men på grund av banarbete och mina sena semester var det den här avgången som fanns till buds.

I morgon, på onsdag och på torsdag utbildar jag halvdagar på teman som sorg på jobbet, svåra samtal och projektledarskap så det blir en rolig mix. Ska dessutom ha en del möten, analoga och över telefon, fortsätta planeringsarbetet för Bossbrudsträffarna och vara lite social. Ser å ena sidan fram emot storstadshäng och längtar å andra sidan hem redan. Haha, preggohormoner gör det inte lättare att lämna sin flock samtidigt som jag ser fram emot de kommande arbetsdagarna.

Nu väntar ungefär två timmars skrivstuga, tänker mig att jag ska lyckas få ihop två olika bloggtexter i alla fall. Tågresor är trots allt min bästa skrivtid och när det väl är dags att börja skriva på min första bok kanske det får bli en tågresa Sverige runt för att få ihop den?

Hur ser dina planer ut för veckan och - viktigast - hur mår du idag?

Redan lördag

God morgon! Hur mår du? Med mig är det fint. Lite trött trots att denna partypingla stupade i säng redan klockan åtta igårkväll. Men så kan det ju få vara! Som vanligt har veckan gått fort och den har definitivt haft en bra tempoväxling och jag känner mig tillfreds med arbetsinsatsen som är gjord även om jag såklart inte nådde slutet på att-göra-listan för det, haha.

Har haft två dagar där jag inte lämnat pyjamasen eller mjukiskläderna när jag har jobbat hemifrån och det har varit väldigt lyxigt.

Tillbakablick

Vissa dagar har varit intensivare medan andra har varit lugnare och den blandningen har varit bra. Bra planerat av mig! Jag gillar att göra mycket men luften i kalendern är verkligen ett måste för att prestera och må bra på jobbet.

Veckans bästa

Veckans olika utbildningar! Roliga uppdrag med fantastiskt trevliga grupper. Är nöjd med både min och deras insatser. Har dessutom haft trevligt bloggflyt, haft bra mentorssamtal, gjort några surdegar som stört mig länge och fått viktig rådgivning för mitt företag. Sedan var det mysigt att få hänga hos mamma i torsdags med och, och, och…! Jag har fått ha tre migränfria dagar - på raken! Det har verkligen varit skönt.

Lite behind the scenes från styrelseutbildningen innan deltagarna kom i tisdags.

Veckans sämsta

Allt kräkande på alla möjliga olika ställen? Har börjat bli ett skämt att jag spyr Skåne runt numera.

Veckans utmaning

Well, fick tummen ur och utmanade mig med att ringa samtal och skicka mejl som jag har dragit mig för eftersom det känns så ovant och obekvämt. Och som vanligt var det lättnaden som var störst efteråt att jag pushade mig utanför min komfortzon.

Framåtblick

Jag har fått order om att vila extra mycket i helgen av min barnmorska och idag blir en väldigt avslappnad, social dag med bullfika och kompishäng medan morgondagen mest lär bestå av att vila och att packa inför Stockholmsresan.

Kunde inte låta bli att snabbt fota Åkersbergs entré, den var så prunkande och fin i solljuset.

Veckans ledarskapstanke

Hur viktigt det är att göra en nulägesanalys då och då där man stämmer av vilka förutsättningar som faktiskt råder snarare än går på hur det ha varit innan eller hur det borde vara. Annars är det lätt hänt att besluten som fattas blir tokiga efter förutsättningarna tenderar att förändras ideligen.

Preggo vecka #17

Den sjuttonde veckan inleds idag och häromdagen fick jag mig en insikt om prick hur behjälpligt, snällt och stöttande det var att ringa till barnmorskan. Fick jag superbra hjälp och råd kring migränen och hur vi ska testa att behandla illamåendet framåt vilket lämnade mig med frågan: varför har jag inte ringt dem tidigare? Urbota dumt men känns skönt att ha gjort det så vi kan testa oss fram med behandling.

Annars är jag mest amazed över att Knytt kan höra mig nu? Det känns väldigt innerligt och fint att jag blir gråtfärdig varje gång jag tänker på det och just det, de första tvillingskämten har redan börjat höras eftersom min mage är så pass stor tidigt.

Så lyder alltså denna lördagslista om min arbetsvecka och nu ska det bli skönt med helg. Hur har det varit hos dig?

Ett stycke torsdagslista

Blev sugen på att blogga lite kvickt i nuet när jag såg den här torsdagslistan hos Elsa. Så här kommer den som ett litet bonusinlägg denna höstiga torsdag!

Hej från nuet!

Hej Clara, var är du nu?

Jag sitter i tornrummet hemma. Det är molnigt och blåsigt ute så ser hur löven börjar spridas över trädgården.

Vad längtar du efter?

Att få renovera klart det sista med fönstrena!

Vad åt du till lunch?

Kokalosasos -mackor! Den enda traditionella maträtten som härstammar från mitt Löfvenhamnska släktträd och ett arv från min matlagningshatande mamma som en gång i vår barndom gav oss en stekt macka med stekt ägg och ketchup till middag. Om jag inte minns helt galet – och det kan jag göra – så var dess tjusning också att vi fick äta den som picknickmat i vardagsrummet framför en film där de pratar rövarspråket och har en sång som går ”kokalosos fofinontot” och det var urspunget till namnen som på svenska betyder kalasmacka. Var så god för anekdot, haha!

Vilket humör är du på?

Jag känner mig glad! Har haft kursstart nu på förmiddagen och den gick bra.

Har du pratat i telefon med någon idag?

Inte än men det är bara en tidsfråga innan det händer. Pratar mycket i telefon om dagarna och framför allt de gånger jag kör bil.

Vad ska du göra nu?

Ska strax köra i väg och vaccinera mig, sedan ska jag till Sjöbo för ett möte och äta middag med mamma.

Vad har du alltid i kylskåpet?

Ägg, fetaost, parmesan och olika sorters soya. Just nu under graviditeten är det dessutom livsavgörande att ha Royal Gala-äpplen och mjölk hemma med. Äpplena för att det är vad jag kan äta när jag mår illa och mjölken pga har sådana sjuka mjölkcravings för tillfället. Har nog aldrig druckit så mycket mjölk som jag gör nu.

Vad vill du göra i jul?

I jul? Oj, det är ju långt bort. Men ha jullov, äta gott, vila mycket och umgås med familj och vänner antar jag.

Har du någon bästis?

Är lyckligt lottad med flera bästisar som står mig nära och som jag kan prata om allt med. Stort som smått, ytligt som djupt.

Beskriv dig själv med 3 ord

Driftig, drömmande och optimistisk.

Vad är du minst och mest nöjd med i ditt utseende?

Jag jobbar aktivt och medvetet med att undvika att dissekera mitt eget utseende på det viset eftersom jag en ungdom där jag varit sjuk och behandlades för anorexi och ortorexi. Lyckas såklart inte alltid och har dåliga dagar jag med men jag försöker verkligen fokusera på att och hur kroppen fungerar snarare än att se ut på ett visst sätt. Jag är liksom tre äpplen hög, kurvig och yvig och har mycket utstrålning och försöker att tänka att jag är jag och det får vara så.

Vad ser du fram emot?

Min middagsdejt med mamma, vi ska äta sushi och det ska bli gott!

Vad bävar du inför?

För tillfället inte så mycket. Men såklart snurrar det en hel del tankar kring bebisen och graviditeten. Kommer det gå bra? Hur kommer våra liv förändras? Hur kommer mitt företagande att påverkas? Och det är en blandad känsla av glädje, nyfikenhet, spänning, bävan och nervositet i det!

Och tjoff, sprang tiden i väg så måste smita vidare. Men tack för denna fina bloggstund!

Ledarskapets ABC: B som i Balans

De senaste årens modeord är väl ändå balans? Men som med så många andra klyschor så finns det en god poäng med att ha det som ledare eftersom vi så ofta jobbar och rör oss i och med olika gråzoner. Här är tre saker som en ledare ofta behöver balansera:

Lönsamhet och välmående

Vi kan absolut har lönsamma organisationer som inte funderar så mycket på det där med hur medarbetarna mår. Frågan är bara hur länge de goda resultaten håller i sig? I de värsta fallen dröjer det ett till två år innan sprickorna i fasaden börjar synas men det kan självklart variera. Flertalet studier visar trots allt på att vi gör bäst ifrån oss när vi är trygga och mår bra på jobbet så kika dig omkring bland dina kollegor under dagen idag. Hör du skratt runt fikabordet? Känn in stämningen idag och jämför den med hur det känns på måndag. Är temperaturen iskall och tystnaden total kanske det är läge att smyga in lite nöje på dagordningen?

Jobb och fritid

Att bara göra en sak dygnets alla timmar är påfrestande för oss alla i längden - även när det gäller jobb som är bär epitetet ROLIGT. Men om du inte skulle kunna jobba: vad skulle du göra då? Vad har du för hobbys och intressen som berikar vardagen?

Livet går inte ut på att jobba och vår fritid är viktig som energipåfyllare i vardagen. Sedan har vi såklart mer eller mindre av fritidsmöjligheter i olika perioder av livet men den är viktig att prioritera för majoriteten av oss. Hur prioriterar och balanserar du ditt arbete och din fritid?

Aktivitet och återhämtning

Den eviga tangon dansar väl på knivseggen mellan aktivitet och återhämtning? Men precis som den odrägliga sommarplågan antydde är det pausen som gör dansen. Luta dig tillbaka någon gång under dagen för att inte göra någonting i en minut eller två. Gör det nu när du läst detta. Ta din lunch. Se till att du får någon återhämtning utöver sömnen varje dag och allra minst någon gång varje vecka. Du kommer inte att hålla över tid om du inte prioriterar din återhämtning mellan de olika aktiviteter som du gör om dagarna.

Dela gärna med dig av dina tankar kring det här med balans? Vad tycker du är utmanande att balansera som ledare?