Skriv leverantörsavtal som #enriktigboss

En viktig men ofta underskattad komponent i alla organisationer, oavsett hur stora eller små de är, är inköp. Vad vi köper in och hur vi gör det har inte bara påverkan på budgetkalkylen utan också er som arbetar i företaget. Därför kan det som chef vara nyttigt att ha en förståelse för hur du kan skriva leverantörsavtal som #enriktigboss oavsett om det är du själv eller någon annan som gör inköpen. Hanna Notmeijer, senior rådgivare inom inköp och supply chain och grundare av klädmärket New Odd Things, delar med sig av sina bästa kunskaper om vad du ska tänka på och undvika.

− Inköp är mer komplext än vad man kanske tror och har framförallt större effekt eftersom de val som du gör har direkt påverkan på sista raden för bolaget. Att öka försäljningen kan låta bra men tar tid har du inte koll på dina marginaler kan det bli förödande, medan om du gördu en besparing på inköpssidan syns det hela besparingen direkt på resultatet, säger Hanna Notmeijer.

Don’t! Glöm inte bort att företagets inköp är mer än siffror i ett excelark och underskatta inte den betydelse som era inköp har för hela organisationen. Bild: Photo by Sharon McCutcheon on Unsplash

Don’t

Hasta igenom upphandlingar

Ofta är det bråttom och ofta kan det kännas lockande att ta första bästa lösning som känns bra. Men risken med att hasta sig igenom upphandlingar är att det ofta dyker upp en massa merkostnader efteråt.

− Ge den tiden det tar att göra bra upphandlingar. Tänk igenom ordentligt vad det är som ni behöver och ta in flera offerter så att ni kan jämföra olika leverantörer och upplägg, säger Hanna Notmeijer.

Hanna Notmeijer Foto: Privat

Tänk bara på dig själv

En viktig del av det nya sättet att göra affärer på är att samarbete, hållbarhet och win-win är det som räknas. Något som Hanna Notmeijer också trycker hårt på. Den som bara tänker på sig själv kommer inte kunna bygga långsiktiga relationer med sina leverantörer.

− Det är ett förlegat sätt att göra affärer på för det gynnar ingen i längden. Inköp, framförallt de som sträcker sig över tid, är ett partnerskap. Utan fullt engagemang från din leverantör kommer du inte få det du behöver. I pandemin har det ofta varit leverantörsrelationer som har avgjort att om man kan kunnat lösa problem tillsammans eller istället få förödande konsekvenser, säger Hanna Notmeijer.

Fokusera bara på priset

Det är lätt att gå i fällan att inköp och avtal bara handlar om pris. Men en viktig fråga är: vad betalar du för?  Glöm inte bort perspektiv som: kvalitet, leverans, service, socialt ansvarstänkande ansvarstagande och etiska aspekter. Många slutkonsumenter ställer högre krav på det idag för hela företagsverksamheten och inte bara den produkt eller tjänst som ni säljer.

− Som företag har ni en maktposition och ett ansvar och dessa områden blir mer komplexa allteftersom de efterfrågas mer och mer. Därför kan ni inte längre bara tänka på prislappen, säger Hanna Notmeijer.

Do! Ha en rutin för att gå igenom alla era avtal varje år, då undviker ni risken att de blir liggandes, utdaterade eller onödigt dyra. Bild: Photo by Romain Dancre on Unsplash

Do

Läs alltid avtalen noga

Ett annat viktigt råd som Hanna Notmeijer delar med sig av är att alltid läsa avtalen noga hur tråkig den finstilta texten än verkar vara.

− Ja, jag tycker det är väldigt viktigt! Har du inte ett formellt avtal på din affär är det en stor risk för både dig och din leverantör, säger Hanna Notmeijer och fortsätter:

− Det är så lätt att man bara signerar pappret men då riskerar ni att få problem längre fram. Orkar du inte läsa det finstilta själv – ta hjälp med att göra det och se till att du förstår hur avtalet och er uppgörelse fungerar. Antingen av någon internt som tycker att sådant här är roligt och är kompetent inom området eller en jurist.

Skriv tydliga avtal

En vanlig myt är att avtal måste vara så krångliga som möjligt. Men nej, så är det verkligen inte. Det viktigaste är att det är tydligt och skrivet på ett vis att någon som inte varit med i upphandlingen kan läsa och förstå upplägget för ert samarbete.

− Simplifiera ert avtal så mycket som det går och skriv det så att båda parter förstår vad som ingår och inte. Och! Tänk på att också ta med vem som ansvarar för vad om saker inte fungerar som det ska, säger Hanna Notmeijer.   

Se över era avtal regelbundet

En annan vanlig sak är att avtal blir liggandes år efter år och riskerar att snabbt bli utdaterade, något som kan ställa till med stora bekymmer och risker om något går fel.

− Gör det till en vana att gå igenom alla avtal varje år för att se efter om något behöver ändras, uppdateras eller omförhandlas, säger Hanna Notmeijer. 

Soligt ute och inne

Goddagens! Mår du bra? Jag hoppas det! Här är det soligt ute och inne och jag har under förmiddagen gått från att vara seg och trött till seg och lösningsorienterad. En fin förflyttning ändå! Får se vart eftermiddagen tar oss, hehe. Skämt åsido så har jag en bra känsla i kroppen. Jag har sett till att de kommande dagarna är väldigt obokade som kompensation för förra veckan och jag behöver fixa massa saker så det passar perfekt.

Är så fint här i Höör idag, soligt och svalt!

Saker som jag ska hitta på:

Skriva, skriva, skriva! Mest till bloggen men också två olika ansökningar. Sedan ska jag också ha mentorssamtal, intervju till veckans Bossbrud och möten. Den största frågan är alltså om jag kommer att ta mig ur mjukiskläderna en enda dag den här veckan? Jag behöver ju inte klä upp mig för att starta min jobbhjärna och eftersom jag ofta börjar min morgon med att promenera så är det ofta träningskläder, mjukisbyxor eller underställ som får bli uniformen för resten av dagen. Men jo! Insåg just att jag kommer köra livesändning i Bossbrudar i morgon och då skärper jag mig givetvis. Eventuellt också på onsdag när jag kanske kommer att behöva vara iväg hela dagen. Sådär! Nu fick vi svaret på den livsavgörande och viktiga frågan med, haha. Ni hör - jag är ingenstans och överallt idag. Och med det konstaterat är det dags att jag beger mig in i veckan. Hur ser dina planer ut för veckan som kommer?

Ett rivjärn till vecka

God morgon! Hur står det till? Med mig är det förhållandevis bra tack. Är aningens sliten efter den här veckan men det är inte så konstigt med tanke på vilket rivjärn till vecka det här har varit. Shit! Jaa! FAN! Jippi! Typ så har jag låtit om vartannat, haha.

Har varit skurknut och fullt ös nästan hela veckan!

Tillbakablick

Ja, ni minns kanske från mitt inlägg i onsdags där jag berättade om frontalkrocken som jag lyckades ordna för mig själv i början på veckan. Inte helt optimalt och resten av veckan har liksom gått åt att återhämta mig och jobba ikapp på samma gång. Dagarna har varit intensiva men jag har ändå haft en skön känsla i kroppen. Mest för att jag varit så lättad över att min ofrivilliga cykeltur inte gjorde mig fullt så dålig som jag hade kunnat bli. Har liksom tre nivåer av bakslag när jag överanstränger mig.

Den första är att jag behöver sova några timmar extra en eller ett par nätter. Den andra är att jag får migrän, från mild till så svår att jag ligger utslagen och nästan vill dö. I den tredje och värsta får jag en smärtvärk som gör så fruktansvärt ont i hela kroppen. Du vet den känslan när man är riktigt kall om fötterna och de börjar tina igen? Eller när foten har somnat och börjar vakna? Så känns det. Fast i hela kroppen på högsta volym. Alla nerver i kroppen brinner och ibland toppas det med migrän också. Som tur var händer det inte ofta längre för det är riktigt vidrigt. Så att komma undan måndagens ansträngning och dessutom leverera massa jobb med en mild migrän i ett par dagar var över förväntan!

Veckans bästa

Att det första BossMaster-gruppen är igång! Att jag kommer att få börja träna igen så smått! Alla grymma möten och intervjuer jag har haft! Är så pepp på allt som kommer att hända.

En annan fin grej är att snön har kommit tillbaka! Tycker vår trädgård blir så mysig och fluffig i detta vita.

Veckans sämsta

Det får nog bli alla klantigheter jag har gjort på grund av trötthet och allmän förvirring, haha. Inget stort eller allvarligt (vad jag vet om än i alla fall) men jag bjuder på det!

Veckans utmaning

Får vara cykelturen. Glömde nämna det då men hade alltså med mig fika och stannade och pausade på vägen bara för att jag skulle få förutsättningar att orka hela vägen, hähä. Sjukt bra beslut! Är övertygad om att det också bidrog till att det gick så bra.

Att få börja dagen med en promenad är verkligen det bästa sättet för mig att komma igång på och en morgon var soluppgången extra vacker.

Framåtblick

Den här helgen blir som vanligt lugn! Varför byta ett vinnande koncept? Skämt åsido, efter en tuff vecka är det verkligen den bästa formen av återhämtning för mig. Tänker bara spela Civ, gå på massage och slappa.

Veckans ledarskapstanke

Den här veckan har jag verkligen fått praktisera min förmåga för självrannsakan extra mycket just för att det har hänt så många olika saker på en gång på alla fronter. Och det är bra för det hjälper mig att hålla huvudet kallt och liksom ändå vara i nuet. Jag har lyckats bra med att prioritera det som är viktigt vilket inte alltid är så enkelt när det är fullt ös.

Pjuh, men nu mina vänner. Nu tar jag helg! Vi ses på måndag igen och until then, berätta gärna hur du mår och hur du har haft det!

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

I know, det känns himla meta att döpa ett poddavsnitt till Mentalt starkt ledarskap när podden i sig heter detsamma. Men! Det är av en bra anledning. Efter att ha resonerat och bollat fram och tillbaka under ett gäng månader har vi nämligen landat i den slutliga definitionen av vad mentalt starkt ledarskap är. Och det var vi såklart tvungna att berätta om för er i ett alldeles eget avsnitt! Vi delar dessutom också med oss konkret hur vi själva har arbetat för att bli mentalt starka ledare.

Förra veckans avsnitt: Mentalt starka mål

Jag pratar om ledarskap som en resa många gånger men ja, det är ju för att det är så!

Definitionen av mentalt starkt ledarskap

En tanke som vi också berör som jag reflekterat över än mer efter att vi spelade in avsnittet är hur tydligt det är att en som mentalt stark ledare aldrig blir klar. Inte heller jag och Alex som har tränat i flera år är varken färdiga och fullfjädrade. Vi kommer alla ständigt att utsättas för nya situationer, möta nya personer och behöva utmana vår komfortzon och det ingår som ledare att acceptera det. Men mer om det kan du såklart höra i podden! Som vanligt hittar du den på Podbean, Spotify, Acast och iTunes och du är såklart varmt välkommen att joina vår LinkedIn-grupp också.

Och berätta gärna vad du tycker om vår definition! Är den rimlig? Är den bra? Upplever du att du är en mentalt stark ledare?

Helen Izzeddine: ”Jag vill vara en ledare som tar the leap of faith”

Äntligen är dags att få möta Veckans Bossbrud och idag får vi träffa ledarskapstalangen Helen Izzeddine. Hon har flera olika uppdrag samtidigt och beskriver sig själv som ”flera Helen”. Anledningen till det är att hon upplever att hon blir som mest närvarande både på jobbet och hemmaplan om hon är sig själv men anpassar sig efter situationen hon befinner sig i – som en kameleont.  

Läs förra veckans avsnitt med Sebila Dervisevic: “Du vet aldrig vad någon annan går igenom”

Helen Izzedine Foto: Privat

Hej, vem är du när du inte jobbar?

− Hej! Jag läser på heltid till civilekonom, blir klar våren 2023 och vill läsa både ledarskap och juridik parallellt med det. Som person är jag familjär, sprallig, glad och älskar äventyr och utmaningar. Tycker om träning och spontana aktiviteter och tog mitt pick och pack och flyttade från Helsingborg till Markaryd i början på 2020 för att bli sambo med världen finaste människa.

Vad gör du idag och vad innebär det uppdraget?

− Utöver mina studier har jag två jobb. 2016 fick jag sommarjobb på passexpeditionen dit jag kom tillbaka året därpå. Efter det så sökte gränspolisen personal och eftersom jag just då var lite vilse med vad jag skulle göra och plugga sökte jag mig dit. Idag jobbar jag på 60 procent samtidigt som jag pluggar.  

− I mitt andra jobb jobbar jag på Aurix juristbyrå, först var jag projektledare för podden #baraframåt och nu som utbildare inom personalekonomi. Jag är rastlös som person så jag gillar verkligen att få jobba med olika saker där jag får lära mig mycket.

Vilka är dina bästa ledarskapstalanger om du får skryta om dem?

− Tack vare jobbet på gränspolisen har jag lärt mig att se människor och läsa av situationer. Alla händelser behöver inte ha en reaktion och i det uppdraget behöver du veta när du ska agera och när du ska låta bli. Jag har respekt för allt och alla och att vi alla är olika och tycker olika. Dessutom är jag öppen och ärlig av mig och förväntar mig det av mina medarbetare också, annars trivs jag inte.

Vad arbetar du på att förbättra?

− Mitt tålamod! Jag är ganska effektiv och snabbtänkt och det är inte så enkelt för alla att hänga med i det jämt. Idag vet jag att det jag tänker inte alltid är självklart för alla andra men också att allting både tar tid och har sin rätta tid. Men det är inte alltid så enkelt när man vill hoppa tio steg fram och göra allting på en gång, haha.

Vad har varit den viktigaste ledarskapsläxan som du har fått hitintills?

− Det är nog det här med tålamodet och att vänta in omvärlden. Det var en viktig väckarklocka för mig när jag drev ett projekt där vi skulle lyfta tabubelagda ämnen för unga tjejer genom föreläsningar och workshops. Då blev det så tydligt att jag kunde göra allting själv i min egen takt utan att jag som ledare behövde se till att alla i teamet skulle vara med på vägen. Vissa saker behöver få landa och vissa saker behöver få ta tid.

Vad för chefsroll skulle du vilja ha i framtiden?

− Jag är väldigt öppen för möjligheter och utmaningar när det gäller framtiden! Jag har inte alltid varit det. Som yngre var jag mindre spontan och gjorde saker som jag visste att jag kunde eftersom det kändes tryggt och jag hade det här "duktig flicka-syndromet". Idag vill jag hellre utmanas och tar hellre en tjänst där jag inte kan något alls och kan suga åt mig som en svamp, än ett jobb där jag redan kan allting och bara trampar vatten.

− Det jag vet är att jag vill vara en ledare som tar the leap of faith och rekryterar på potential istället för att begränsas av tidigare erfarenheter, ålder, kön och andra bakgrundsfaktorer. Mångfald är så viktigt av så många anledningar och borde vara en självklarhet redan.  

---

Veckans Bossbrud är en intervjuserie med medlemmar i Facebook-gruppen för kvinnor som är eller vill bli chefer och varje torsdag släpps ett nytt avsnitt här i bloggen. Är du medlem i gruppen och kan tänka dig att berätta om din ledarroll eller dina ambitioner till att bli chef? Mejla direkt till clara@bossbloggen.se!