Hur får man tid till att leda?

Läsarfråga:

Hej och tack för en bra blogg med mycket intressant läsning. Jag undrar om du kan hjälpa mig med en fråga. Har nyligen fått mitt första chefsuppdrag men tycker det är svårt att räcka till eftersom jag jobbar mycket operationellt. Hur får jag tid till att leda och vara chef när mina arbetsuppgifter tar större delen av dagen?

Tack på förhand,

P.

Svar:

Hej och tack för att du skriver. Först och främst: grattis till din nya roll! Superkul och klart att jag vill bidra med det jag kan. Nu vet jag inget om din bransch eller ditt arbete men jag ska försöka ge ett svar som kan vara matnyttigt även om det är generellt. Något som är lika för oss alla är dock att:

Dygnet bara har tjugofyra timmar och ingen av oss mår bra av att jobba för mycket eller för intensivt utan att få någon återhämtning.

Det gäller alltså att du redan från början tar ansvar din arbetsmiljö såsom du tar ansvar för medarbetarnas! Och det är viktigt att göra det så tidigt som möjligt, annars är risken är du skapar dig arbetsmönster som, desto mer van du och din omgivning blir vid dem, kan bli kämpigare att byta och bryta. Klart det går att göra det senare också men det kommer förmodligen att ta lite längre tid utöver att du kanske riskerar att jobba mer än vad du mäktar med.

Läs mer: Utmaningar för blivande kvinnliga chefer

Går det tidsmässigt att både vara chef och samtidigt ha operationella arbetsuppgifter? Absolut! Dock är det viktigt att det sker på ett sjyst sätt för både dig och din omgivning för att ni ska kunna ha ett happy face majoriteten av era arbetsdagar i stället för att slita ihjäl er. Bild: Tereza Flachová från Pixabay

Hur får man tid till att leda?

Först och främst vill jag ställa frågan: är det rimligt att jobba fullt ut operationellt och vara ledare utöver det? Inom vissa chefstjänster går det hur bra som helst. Inom andra inte alls. Det beror helt och hållet på er organisation och vilka ansvarsområden som du har. Ett sätt att bli klok på det kan vara att skriva en lista över alla arbetsuppgifter och ansvarsområden som du har. Skriv upp alla former av övertid och om du jobbar övertid - vad du gör då?

Notera också hur du mår, hur rimlig arbetsbördan känns och hur pigg eller trött du känner dig när du går hem från jobbet. Vissa dagar är vi såklart alla trötta när vi slutar jobba. Men det ska inte vara standard att du är helt slut när du kommer hem eller inte orkar ha något annat liv än att jobba om det inte är en specifik och tidsbegränsad period som du vet kommer att ta slut inom en rimlig framtid.

Det kan också vara värdefullt att reflektera över hur krävande ledarskapsbiten i din nya roll känns. Upplever du att det räcker? Hur verkar teamet må och fungera med nuvarande insats? Behövs det kanske mer tid nu när du är ny eller har du enkelt för att sätta dig in i allt det nya? När du vet det och har lite bättre koll på ditt nuläge så bör nästa steg bli att...

Prata om förväntningarna som finns

Det kan finnas många olika potentiella anledningar till stressad och dålig arbetsmiljö. Men några vanliga är när vi känner oss otrygga, inte vet som förväntas av oss eller när förväntningarna eller arbetsbördan är omöjliga att uppnå eller orimliga att hinna med. Något som kan förekommas genom att prata om vilka förväntningar som finns. Dels med din chef, vad förväntar sig hen av dig och din yrkesroll?

Har chefen noll koll eller är helt uppe i det blå så kan du använda dig av det du har sammanställt och på så vis argumentera för eventuella förslag på ändringar som ni behöver göra för att du ska ha en dräglig arbetsmiljö. Kom ihåg att det är ingår i din chefs jobb och lagstadgade ansvar att se till att du har en bra arbetsmiljö och visst, du kanske inte har samma arbetsvillkor eller ansvarsområden som en medarbetare utan personalansvar. Men det innebär inte att du ska "behöva tåla" en arbetsmiljö som är negativ eller skadlig för dig i längden.

Det är också viktigt att du pratar med teamet och medarbetarna om vilka förväntningar de har på dig som chef och vad du behöver från dem för att kunna göra ditt uppdrag så bra som möjligt. Sist men inte minst gäller det att du går igenom dina egna förväntningar med dig själv. Vilka krav är rimliga att du ställer på dig själv som ledare? Vilka krav och behov måste du leva upp till och vilka är saker som du hade velat leva upp till? Försök, genom dialog, se till så att allas era förväntningar är förankrade i verkligheten snarare än fixa idéer om hur saker och ting ska eller borde vara.

En annan, också väldigt viktig faktor är om du och medarbetarna i teamet gör samma arbetsuppgifter. Om så är fallet kan det nämligen vara bra att du är extra tydlig mot dig själv och övriga när du har på dig chefsmössan och inte. Bild: Pixabay

Be om hjälp, ställ krav och delegera

Vi har pratat om hur en kan göra sig umbärlig som ledare förr (och lär fortsätta göra det så länge jag jobbar med detta, haha). Men det är verkligen ett viktigt tips om din tid till att leda är begränsad! Be också om hjälp och delegera så mycket som möjligt när det behövs. Och ställ krav på din chef och organisationen om rimlig arbetsbelastning. Det är deras skyldighet och din rättighet även om det inte alltid låter så i praktiken.

Be om utbildningsstöd om du behöver det

Be också, speciellt om det är ditt första chefsuppdrag, om utbildningsstöd och det så snart som möjligt. Jag har skrivit massor om att vara ny som chef här på bloggen så läs gärna på här. Men jag kan inte nog rekommendera utbildningsinsatser utöver det. Om det sedan är en ledarskapsutbildning, ledarskapsocachning eller att ha en mentor kan variera beroende på dina behov. Oavsett vad du väljer kommer ditt arbete att bli lättare. Jag vågar garantera det.

Jag hoppas att detta kan hjälpa dig på vägen att hitta balansen i din nya roll. Hör gärna av dig igen om det dyker upp frågor på vägen eller om det finns något annat jag kan bidra med. Lycka till!

Let's get to work

Hejsan! Hur står det till? Med mig är det bra trots att förkylningen hänger med. Nu är det dock sista veckan före jullovet så det är bara att kämpa på i så sakta mak som möjligt. Let's get to work!

Suddig kvalla plus varmt, gult ljus är det värsta jag vet i fotoväg. Men hej från nuet i alla fall!

Måndag

Vaknade redan vid fem i morse så har låtit den här förmiddagen bli stillsam. Först med ett fint snack med syrran och sedan en fika med Tess. Nu väntar snart ett besök hos optikern och sedan ska jag jobba undan järnet och ha möte i eftermiddag.

Tisdag

Kommer jobba hemifrån med ett gäng blandade grejer.

Onsdag

Oklart än om det blir jobba hemifrån på dagen eller om jag åker till Lund. Men eftermiddagen tillbringas på hemmakontoret i alla fall eftersom jag ska få besök av Hanna.

Torsdag

Åker till Sjöbo för att jobba för Innovationscenter.

Fredag

Kan jag vara ledig på fredagen vore det kul men annars får det bli dagen där jag knyter ihop de sista lösa trådarna som hösten lämnat efter sig.

Och ja, mer spännande än så blir det nog tyvärr inte den här veckan. Vilket i och för sig känns skönt. Har som vanligt lite ont i magen inför att vara ledig så känns skönt att få jobba undan allt det där som helst inte ska följa med i bakhuvudet under semestern.

Hur ser dina planer ut för veckan? Har du redan gått på jullov eller jobbar du också några dagar till?

Första halvåret i huset

Ja, vart tar tiden vägen egentligen? Nu har vi levt det första halvåret i huset. Jag går fortfarande runt här och undrar vad jag har gjort för att förtjäna att bo såhär fint. Även om huslivet inte är lika rosenskimrande nu som när vi flyttade in, hehe, så är vi båda rungande överens om att detta var ett fantastiskt beslut.

Före:

När vi flyttade in såg det ut såhär. Till exempel trodde vi att vi hade en stenrabatt som ramlat ihop framför altanen. Det lilla taket över altanen läckte in, de låg en kabel över hela taket och det mesta av plattorna var övervuxet.

Nu-isch:

Lite skillnad va? Dels har vi upptäckt att det fanns plattor inte bara framför ytterdörren och hela vägen till grinden och framför altanen. Sedan är taket bytt, rännorna rensade och så vidare.

Första halvåret i huset

Såhär såg det ju ut när vi flyttade in och vi var, såsom en ofta är, lätt överoptimistiska med hur mycket vi skulle hinna med under sommaren när vi flyttade in. Men mycket blev gjort! Den lilla pärlan har ju stått tom och varit eftersatt i ett par år minst så den första sommaren och hösten har verkligen mest bestått av att städa och röja upp. Otaliga släp har gått till tippen med grenar, ris och skräp. Vi har grävt fram gångar ingen kunde ana att de fanns. Inrett hyfsat ordentligt även om vi samtidigt är långtifrån klara. Taket är bytt. Utemöblerna på gång att renoveras. Kaminen är invigd och prepperförrådet har så sakteliga börjat skapas.

Vår mysiga soffhörna. Är en bild från i somras men det är ungefär likadant fortfarande.

Vi börjar så smått också landa i hur vi vill ha det. Jag vet inte hur ni har det hemma hos er, men jag och min bättre hälft har i alla fall väldigt olika smak om mycket. Dessutom så bryr vi oss båda mycket om hur vi har det vilket innebär att det mesta behöver diskuteras fram. Som tur var blir det typ alltid bra i slutändan då också!

Matsalsdelen är ändå rätt så klar. Vi ska väl klura ut hur vi vill göra med gardinstänger och gardiner men annars tror jag vi är rätt så nöjda med det här hörnet. Garderobsblomman på skåpet stormtrivs i alla fall och har snudd på exploderat sedan vi flyttade in.

Den största skillnaden syns dock från tornrummet. Innan såg det ut såhär:

Medan det nu ser ut såhär i stället:

Här ser man också rätt tydligt skillnaden mellan sommar och vinter i det gröna. Samtidigt är det också himla mysigt att sitta här uppe i tornet och lyssna på vinden som ljuder.

Och bara för det dog precis strömmen! Ska bli spännande att se hur länge den är borta. Förhoppningsvis inte alltför länge eftersom vår prepping bara är påbörjad men ja, i gengäld kan det bli roligt att se vad nästa steg i det projektet får bli. Kan ju fint nog skriva klart detta inlägg tack vare mobilen men vi får nog hålla det här. Summa summarum: huslivet är mycket jobb men awesome på samma gång och jag är sjukt glad att vi flyttade hit.

Vad tycker ni om det vi har hunnit göra hitintills?

Status quo

Hallå! Hur är det? Här är det dessvärre status quo som gäller sedan i måndags. Eller ja, kanske inte helt för jag mår lite bättre men förkylningen är fortfarande ett faktum för hushållet. Vi har legat däckade större delen av veckan båda två och bara gjort det absolut nödvändigaste jobbmässigt. Sjukt trist!

I vanliga fall brukar det vara den här lilla damen som är mest nöjd om sjuka råder här hemma. Men denna gång har dem båda varit extremt keliga och legat med/på oss mest hela dagarna. Himla mysigt!

Status quo

Det största som tuggar i min hjärna nu är plugget. Har faktiskt fått lite gjort under veckan men det ligger ju tyvärr ständigt i bakhuvudet och pockar på uppmärksamhet ändå. Framförallt för att jag ännu inte vet vad min uppsats ska handla om. Eller jo, nu har jag nog landat i ett ämne men jag vet inte om det är görbart och möjligt att få ihop ännu. Hoppas på att bli klokare på det nu under helgen.

Jag har dessutom fått veta lite mer om hur mitt 2020 kommer att se ut. Visste nämligen inte förrän nu i torsdags om mitt sidouppdrag för Innovationscenter skulle fortsätta under nästa år men roligt nog blir det så. Får träffa så otroligt många grymma personer därigenom men också lära mig mycket om just företagande på landsbygden och inom kommunal verksamhet så är väldigt glad för det.

Den stora frustrationen, som ofta uppstår hos mig när jag är sjuk, är ju känslan av att allting man inte hinner göra läggs på hög. Men den här veckan har jag ändå lyckats hålla den rätt bra på stången. Tänker att jag efter att ha skrivit klart detta ska ta och skriva ner alla de sakerna som surrar runt som olösta i skallen så jag har en lista att beta av under nästa vecka. Vill inte gå på semester med en massa lösa trådar omkring mig om det kan undvikas.

Några fina höjdpunkter med veckan som gått är vår nya grej att lösa korsord tillsammans och fikastunderna som gårdagen bjöd på. Hjärngympa och kompishäng är verkligen som balsam för själen.

Och ja, det var min vecka i stora drag det! Hur har du haft det?

När medarbetare säger upp sig

När medarbetare säger upp sig är det inte ovanligt att en som chef blir besviken och frustrerad. Inte nog med att det kan sabba planeringen som ni gjort och därmed skapa merjobb. Det kan också vara tråkigt och ledsamt att en person vill fortsätta sin utveckling någon annanstans. Hur kan du hantera detta på bästa sätt som chef? Och vad bör du undvika att göra?

Läs mer: Varför medarbetare slutar

Don't! Även om du blir arg, ledsen, frustrerad och upprörd när en medarbetare som du investerat mycket tid för säger upp sig oväntat. Visa det inte för starkt utåt. Bild: Santa3 från Pixabay

Don't

Ignorera eventuella negativa känslor

Det kan förstås vara så att det är på grund av ditt ledarskap som medarbetaren slutar men hoppa inte till den slutsatsen utan att veta om det faktiskt är så. Jag har sett och mött chefer som känner sig bedragna eller svikna när medarbetare som säger upp sig och vet du vad: det är okej att känna så. En arbetsgrupp förändras när medarbetare slutar och det kan vara en välkommen och ovälkommen förändring. Dock är det en milsvid skillnad på att tillåta sig att känna negativa känslor som ledsamhet och frustration och att...

Ta ut den över medarbetaren som slutar

Tyvärr är det inte ovanligt att medarbetare som sagt upp sig upplever att chefen och kollegorna börjar behandla en annorlunda. Kanske rent utav otrevligt eller tar ut sin frustration över dem. Gör inte det och har det råkat inträffa: be om ursäkt. Det är okej att känna saker som chef men det är inte okej att uppföra sig hur som helst hur ledsen, arg och upprörd du är blir i det här läget. Framförallt inte om personen ska jobba kvar under sin uppsägningstid*.

Glöm bort att vi bara har medarbetare till låns

En hård sanning är att du som uppdragsgivare bara har dina medarbetare till låns. Och ja, det kan kännas supertråkigt att du investerar tid, resurser och omtanke i en person som sedan går till ett annat företag: men vet du vad? Det är så det fungerar och det är därför det blir extra viktigt att vi rår om varandra så väl som möjligt under den tid som vi jobbar tillsammans. Få positioner på dagens arbetsmarknads är livstidskontrakt och alla organisationer mår bra av en viss (om än inte för hög) personalomsättning.

Läs mer: Så känner du igen en lojal medarbetare

Do! Kom i håg att vi bara har medarbetare till låns och bland de bästa betyg du kan få som chef är att medarbetare kan rekommendera dig som ledare till andra oavsett hur väl ni har "klickat" eller ej. Bild: Santa3 från Pixabay

Do

Respektera medarbetarens beslut

Ibland kan det absolut finnas ett värde i att försöka få medarbetaren att stanna kvar i organisationen. Men om medarbetaren har bestämt sig för att söka sig vidare så är ofta det enklaste du kan göra för allas er skull att acceptera och respektera det beslutet.

Ställ frågor och be om feedback

En annan vanlig miss många gör att inte ta till vara på möjligheten att be medarbetaren om feedback. Ofta på grund av att det känns läskigt eller obehagligt men det kan vara väldigt utvecklande för dig i din ledarroll att ställa frågor om hur personen har upplevt dig som chef, hur organisationen funkar, vilka utvecklingsområden hen ser och så vidare. Förhoppningsvis har ni haft en så pass god relation att ni har kunnat diskutera sådana här frågor löpande i er vardag. Men när medarbetaren vet att hen ska sluta så kan det hända att du får reda på information eller får feedback som du inte hade fått annars.

Försök lämna ett så bra avtryck som möjligt

Sist men inte minst, försök att lämna ett så bra avtryck som möjligt som chef och arbetsgivare, även under uppsägningstiden. Nej, du behöver kanske inte investera i de dyraste utbildningsinsatserna för personen som har sagt upp sig, Men vi minns hur vi har behandlats under uppsägningsperioden. Alla som jobbat och er och slutar kan fungera som ambassadörer för er organisation vilket också innebär att de kan rekommendera (eller avråda) andra från att söka jobb hos er. Eller minnas dig som chef i framtiden. Detta innebär inte att du ska ligga sömnlös om nätterna och undra vad dina medarbetare minns och säger om ditt ledarskap eller ert företag. Men det är viktigt att vara medveten om i dagens, och framtidens, arbetsliv där vi gör research på vår nya chef och arbetsgivare.

Tumme upp: För alla ni kloka chefer som bryr er om era medarbetare och tar hand om den!

Tumme ner: För de arbetsgivare som konstaterar att "det är naturligt med personalomsättning" oavsett hur många det är som slutar. Och dessutom inte frågar varför de slutar. En viss personalomsättning är ofta hälsosam för en organisation men om ett större antal personer slutar plötsligt inom en kort tid. Då är det ett symptom på att något inte är helt okej.

*) Givetvis finns det också medarbetare som "förändras", slutar att jobba och uppföra sig professionellt under uppsägningstiden. Men det krävs två för att dansa tango och det gäller att du som arbetsgivare allra minst tar dina danssteg och gör dem någorlunda ordentligt. Så att du vet att du i alla fall gjorde vad du kunde när du blickar tillbaka.